Act. Seguros USAC Aprobado

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
Dirección General Financiera
ACTUALIZACIÓN DEL
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PARA LA ADMINISTRACIÓN DE SEGUROS DE LA
Guatemala, Junio 2015

DIRECTORIO
Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo

Rector
Dr. Carlos Enrique Camey Rodas

Secretario General
Dr. Axel Popol Oliva

Director General de Docencia
Msc. Gerardo Leonel Arroyo Catalán

Director General de Investigación
Ing. Agr. Álvaro Amílcar Folgar Portillo

Director General de Extensión Universitaria
Lic. Urías Amitaí Guzmán García

Director General Financiero
Arq. Alenka Irina Barreda Taracena

Director General de Administración
Licda. Betzy Elena Lemus de Bojórquez

Jefa, División de Desarrollo Organizacional
Elaboración
M.A. Ana Alejandrina Marroquín de García
Profesionales de Desarrollo Organizacional
Colaboración
M.s.c. Vidal Ramírez Escalante
Dirección General Financiera
División de Desarrollo Organizacional

Edificio de la Dirección General de Administración –DIGA-
Segundo Nivel, Ala Oeste
Correo electrónico: ddo@usac.edu.gt
Teléfono: 24187910 y 24187920
ÍNDICE
PRESENTACIÓN .................................................................................... 3
I. Objetivos del Procedimiento............................................................. 4
II. Normas de Aplicación General .......................................................... 4
III. Disposiciones Legales .................................................................... 5
IV. Descripciones y Flujogramas de los Procedimientos .............................. 6
A. SEGURO DE VEHÍCULOS ................................................................ 7
1. Normas de Aplicación General para seguro de vehículos ...................... 7
2. Procedimiento para la Inclusión de vehículos en la Póliza de Seguro ......... 9
3. Procedimiento para la Exclusión de vehículo de la Póliza de Seguro ........ 15
4. Procedimiento para la Re-inclusión de vehículos en la Póliza de Seguro ... 18
5. Procedimiento General para Reclamo de la Póliza de Seguro en caso de
siniestro (accidente menor, destrucción total o robo) ........................... 23
B. SEGURO DE VIDA Y GASTOS MÉDICOS............................................. 40
1. Administración del Seguro de Vida y Gastos Médicos ......................... 41
2. Procedimiento para Reclamo del Seguro de Vida .............................. 49
C. SEGURO CONTRA TODO RIESGO EN INCENDIO, TERREMOTO Y LÍNEAS
ALIADAS PARA EDIFICIOS ............................................................. 56
1. Procedimiento para la Administración del Seguro contra todo riesgo en
incendio, terremoto y líneas aliadas para Edificios de la Universidad ........ 57
2. Procedimiento para Reclamo del Seguro contra todo riesgo en incendio,
terremoto y líneas aliadas para Edificios de la Universidad .................... 60
D. SEGURO DE CAUCIÓN/FIANZA DE FIDELIDAD O MANEJO DE VALORES
(INGRESOS) ................................................................................ 63
1. Procedimiento para la Administración del Seguro de Caución/Fianza de
Fidelidad o Manejo de Valores (Ingresos) ........................................ 64
2. Procedimiento para Reclamo del Seguro Caución/Fianza de Fidelidad o
Manejo de Valores................................................................... 71
AUTORIZACIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
2
PRESENTACIÓN
El Rector de la Universidad de San Carlos de Guatemala, ante la necesidad de

documentar y agilizar los procesos sobre la administración de seguros de la Universidad
de San Carlos de Guatemala, pone a disposición de las Unidades Académicas y
Administrativas de la Universidad, el Manual de Normas y Procedimientos para la
Administración de los Seguros de la Universidad, con el objetivo principal de orientar,
facilitar y coordinar la gestión técnica administrativa en la Universidad.
Esta herramienta administrativa describe la secuencia de los pasos a seguir por

las diferentes unidades académicas y administrativas de la Universidad, para tramitar la
inclusión o exclusión de vehículos en la póliza de seguro y reclamo de seguro por
accidente menor, destrucción total o robo del mismo, el reclamo de seguro de vida y
gastos médicos, el reclamo por algún siniestro en algún inmueble de la Universidad por
incendio o terremoto, así mismo, la inclusión, exclusión y reclamo en el seguro de
Caución/Fianza de Fidelidad y Caución/Fianza de Manejo de Valores, respetando
aspectos de orden legal que deben cumplirse por parte de los responsables de la
ejecución del procedimiento.
El documento contiene objetivos, normas de cumplimiento general, disposiciones

legales, normas específicas, descripción y flujogramas de los procedimientos, que
contribuyen a facilitar su efectiva ejecución.
3
I. Objetivos del Procedimiento
a. Contar con una herramienta administrativa que contenga en forma ordenada,

secuencial, detallada y respetando aspectos de orden legal, los pasos a seguir y
responsables en la administración de los seguros de la Universidad de San Carlos
de Guatemala.
b. Orientar a las unidades académicas y administrativas de la Universidad de San
Carlos de Guatemala, en los procesos de inclusión, exclusión y reclamo de los
seguros que se manejan en la Institución.
II. Normas de Aplicación General
a. La Dirección General Financiera es la encargada de la administración de las

pólizas de seguro siguientes: vehículos, de vida y gastos médicos, contra todo
riesgo en incendio, terremoto y líneas aliadas para edificios, Caución/Fianza de
fidelidad o manejo de valores de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
b. La adquisición de los seguros mencionados en la literal anterior la efectuará la
Dirección General Financiera a través del Departamento de Proveeduría y debe
cumplir con lo establecido en el Sistema Integrado de Compras –SIC-, Módulos I y
II.
c. Las Unidades académicas y administrativas de la Universidad, deben ingresar la
información correspondiente a la aplicación de administración de seguros de la
Dirección General Financiera, sobre vehículos en circulación, miembros del
Consejo Superior Universitario, Directores de Centros Regionales Universitarios,
Directores de Escuelas no Facultativas, estudiantes del programa de Ejercicio
Profesional Supervisado, listados de inmuebles, los datos de los trabajadores
responsables del manejo del fondo fijo y de recepción de ingresos para la gestión
de la adquisición de los seguros respectivos.
4
III. Disposiciones Legales
a. Código de Comercio de Guatemala -Decreto 2-70-.

b. Ley de la Actividad Aseguradora -Decreto No. 25-2010-.
c. Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento –Decreto 57-92-.
d. Sistema Integrado de Compras –SIC- de la Universidad de San Carlos de
Guatemala.
e. Proyecto de Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Universidad de San Carlos
de Guatemala, según inciso de Normas Específicas de Ejecución del Presupuesto
General de Ingresos y Egresos.
f. Pólizas de seguro vigentes entre la Universidad de San Carlos de Guatemala y la
empresa aseguradora.
g. Acta No. 5-98 del Consejo Superior Universitario, Punto VIGÉSIMO OCTAVO, de
fecha 11 de marzo de 1998.
h. Acta No. 05-2007 del Consejo Superior Universitario, Punto CUARTO, inciso 4.2
de fecha 14 de marzo de 2007.
i. Acta No. 22-2013 del Consejo Superior Universitario, Punto CUARTO, inciso 4.7
de fecha 27 de noviembre de 2013.
5
IV. Descripciones y Flujogramas de los Procedimientos
Los procedimientos que se desarrollan en la administración de seguros de la

Universidad de San Carlos de Guatemala, se presentan a continuación:
A. Seguro de vehículos
1. Inclusión de vehículos en la póliza de seguro.
2. Exclusión de vehículos en la póliza de seguro.
3. Re-inclusión de vehículos en la póliza de seguro.
4. Reclamo de seguro de vehículos por siniestro (accidente menor,
destrucción total o robo) de la póliza de seguro.
B. Seguro de vida y gastos médicos

1. Re-inclusión a la póliza de seguro de vida y gastos médicos.
2. Inclusión a la póliza de seguro de vida y gastos médicos de miembros del
Consejo Superior Universitario, Piloto Automovilista y Agente de Vigilancia
del Rector, Directores de Centros Regionales Universitarios.
3. Inclusión a la póliza de seguro de vida para estudiantes del Ejercicio
Profesional Supervisado –EPS- de la Universidad.
4. Reclamo de seguro de vida.
5. Reclamo de gastos médicos.
C. Seguro contra todo riesgo en incendio, terremoto y líneas aliadas para Edificios de
la Universidad
1. Administración del seguro contra todo riesgo en incendio, terremoto y
líneas aliadas para Edificios.
2. Reclamo de seguro contra todo riesgo en incendio, terremoto y líneas
aliadas para Edificios.
D. Seguro de Caución/Fianza de Fidelidad o manejo de Valores

1. Inclusión en el Seguro de Caución/Fianza de fidelidad o manejo de valores.
2. Exclusión del Seguro de Caución/Fianza de fidelidad o manejo de valores.
3. Reclamo del Seguro de Caución/Fianza de fidelidad o manejo de valores.
6
A. SEGURO DE VEHÍCULOS
1. Normas de Aplicación General para seguro de vehículos
a. Será estricta responsabilidad de las autoridades competentes de las unidades

académicas y administrativas velar por la aplicación y cumplimiento del presente
manual de normas y procedimientos y de instruir a los trabajadores que tengan
bajo su responsabilidad vehículos propiedad de la Universidad de San Carlos de
Guatemala, o a su servicio según instrumento de cooperación1. Así como, son los
encargados de enviar la información relacionada en caso de siniestro de los
vehículos a las instancias correspondientes. El incumplimiento conllevará a
deducir responsabilidades pertinentes y todo problema que resulte debe ser
solucionado por las autoridades competentes.
b. Cuando se dé un siniestro en un vehículo de la Universidad de San Carlos de

Guatemala, la persona que conduzca el mismo debe dar aviso inmediato a la
empresa aseguradora (disponible las 24 horas), a las autoridades de su unidad
académica o administrativa (inmediatamente) y a la Dirección General Financiera
de la Universidad de San Carlos de Guatemala (en horario laboral).
c. Las unidades académicas y administrativas que tienen vehículos propiedad de la

Universidad o a su servicio según instrumento de cooperación, deben velar por
que los mismos se utilicen adecuadamente para que puedan ser cubiertos por la
póliza de seguro y no deben incurrir en lo siguiente:
1. Que el vehículo sea utilizado para carreras, aprendizaje de conducción,
para remolcar o arrastrar.
2. Que el vehículo sea conducido por una persona en estado de ebriedad o
bajo efecto de drogas o fármacos que afecten las facultades mentales y/o
volitivas del conductor.
3. Que el conductor carezca de Licencia de Conducir o que esté vencida.
4. Que el conductor sea menor de 25 años de edad.
5. Que se compruebe que los daños se hicieron intencionalmente.
6. Que el conductor se dé a la fuga del lugar del siniestro.
1
Se refiere a documentos de cooperación que se firman con otras instituciones como convenios,
cartas de entendimiento, entre otros.
7
7. Cuando el vehículo se utilice para transportar explosivos u otros
materiales de esa naturaleza.
8. En caso de motín, huelgas o disturbios populares, explosiones y daños
maliciosos a la propiedad.
9. Cuando se compruebe responsabilidad penal del conductor del vehículo.
d. La Dirección General Financiera debe proporcionar a las autoridades de las

unidades académicas y administrativas, la información para el Reclamo
correspondiente en caso de siniestro a un vehículo de la Universidad de San
Carlos de Guatemala (accidente menor, destrucción total y robo).
e. El cumplimiento de lo descrito en el presente manual, no exime la observancia

de la legislación vigente de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
f. Es responsabilidad de la unidad académica o administrativa propietaria de un

vehículo de la Universidad, mantener el listado de vehículos en circulación
actualizado, en la aplicación de administración de seguros de la Dirección
General Financiera ingresando a la página http://www.usac.edu.gt/dgf/seguros
y solicitando la creación de un usuario para el efecto.
8
2. Procedimiento para la Inclusión de vehículos en la Póliza de Seguro
A. Título del procedimiento:
Inclusión de vehículos en la Póliza de Seguro.
B. Objetivo del Procedimiento
Que los vehículos de la Universidad de San Carlos de Guatemala que se

encuentren en circulación estén protegidos y con cobertura de seguro de
vehículos.
C. Normas Específicas
1) La Unidad Académica o Administrativa de la Universidad, debe ingresar a la

página http://www.usac.edu.gt/dgf/seguros y actualizar el listado e información de
sus vehículos para la inclusión en la póliza de seguros, solicitando la creación de
un usuario en la Dirección General Financiera.
2) Para la inclusión de un vehículo, debe presentarse a la Dirección General

Financiera la documentación siguiente:
a. Certificación de disponibilidad presupuestaria emitida por el Tesorero de cada
unidad, para el pago de la primera prima de seguro en la partida del programa
o subprograma que corresponda.
b. Fotocopia legible de la tarjeta de circulación.
c. Fotocopia de la factura de compra.
d. Nombre del vendedor y su número de teléfono para efectos de inspección.
e. Transcripción del Punto de Acta de aceptación de la Unidad Académica o
Administrativa (en caso de vehículos donados).
f. Fotocopia de tarjeta de responsabilidad de inventarios.
g. Impresión del listado de vehículos emitido por la aplicación de administración
de seguros de la Dirección General Financiera.
3) La unidad académica o administrativa propietaria del vehículo, debe efectuar el

primer pago de la prima de inclusión, para lo cual, la Dirección General Financiera
al momento de recibir la factura correspondiente, la remitirá a la unidad interesada
para que efectué el pago de acuerdo a lo que establece el Sistema Integrado de
9
Compras –SIC-, informando por escrito a la Dirección General Financiera e
incluyendo copia de la factura cancelada, en un plazo perentorio.
4) La unidad académica o administrativa debe prever que cuando la compra de

maquinaria y/o equipo implique la contratación de seguros, la asignación del gasto
para el primer pago de la prima del seguro, será soportado por la Unidad y su
estimación será del 10% sobre el valor del equipo, en el renglón 191 del
subprograma correspondiente.
5) La unidad académica o administrativa que ha adquirido el vehículo no debe retirar

el mismo de la agencia vendedora, sin que el mismo este asegurado.
6) Todo equipo o accesorio extra instalado al vehículo, que no sea de fábrica o de la

agencia, debe ser mencionado y listado para que cuente con la cobertura del
seguro.
7) La Dirección General Financiera proporcionará a la Unidad Académica o

Administrativa una calcomanía o sticker de la empresa aseguradora, la cual debe
ser ubicada en un lugar visible con los números telefónicos para comunicarse
cuando suceda algún siniestro.
10
D. Descripción del Procedimiento de Inclusión de Vehículos en la Póliza de Seguro
Nombre de la Unidad: Dirección General Financiera
Título del Procedimiento: Inclusión de vehículos en la Póliza de Seguro
Hoja No. 1 de 2 No. de Formas: Ninguna

Inicia: Unidad Académica o Termina: Dirección General Financiera
Administrativa
Puesto Paso
Unidad Actividad
Responsable No.
Solicita código de usuario en la aplicación de
Personal administración de seguros a la Dirección
Unidad Académica o 1
designado General Financiera.
Administrativa
Dirección General Asistente Recibe solicitud de código de usuario, lo crea
2 en la aplicación y proporciona la información
Financiera Ejecutivo
al interesado.
Recibe código de usuario y procede a
Personal ingresar información en la aplicación del
Unidad Académica o 3
designado vehículo para su inclusión, imprime reporte y
Administrativa traslada
Recibe reporte de la aplicación de
Recepcionista 4 administración de seguros y traslada.
administración de seguros, revisa la
documentación adjunta, de lo que puede
resultar:
5.1 Si es vehículo nuevo: Verifica que la

documentación esté completa, elabora
providencia de inclusión dirigida a la
Dirección General Oficinista empresa aseguradora. Continúa paso
5
Financiera No. 6
5.2 Si es vehículo donado: Verifica que la
documentación este completa y que
incluya copia de la Transcripción del
Punto de Acta de la autoridad
competente que acepta la donación.
Elabora providencia de inclusión dirigida
a la empresa aseguradora para
inspección general. Continúa paso No. 7
Recibe documentación, valida en la
Asistente
6 aplicación y autoriza inclusión mediante firma
Ejecutivo
y traslada. Continua paso No. 8.
11
Nombre de la Unidad: Dirección General Financiera Hoja No. 2 de 2
Título del Procedimiento: Inclusión de vehículos en la Póliza de Seguro
Recibe providencia, verifica que el vehículo esté
en la agencia, de lo que puede resultar:
7.1 Si no está en la agencia, realiza el proceso
de inspección general, por lo que el
interesado de la Unidad Académica y
Empresa Personal Administrativa debe comunicarse con la
7
Aseguradora Designado empresa aseguradora para el trámite
correspondiente.
7.2 Si esta en agencia, procede a la inclusión
del vehículo en póliza de seguro la cual se
autoriza en 3 días hábiles, continúa en
paso No. 9.
Realiza el proceso de inspección continua el
8 proceso de inclusión.
Empresa Personal Notifica la inclusión por medio de Inciso o

Aseguradora Designado Certificación de Póliza a la Dirección General
9 Financiera en un término de cinco días,
adjuntando Boleta de Cobro respectivo y tarjeta
de identificación.
Recibe notificación de inclusión, documentos
correspondientes y factura de cobro. Elabora
providencia para notificar a las unidades
Dirección General académicas o administrativas la inclusión y
Oficinista 10
Financiera adjunta tarjeta de identificación de póliza,
calcomanía y traslada factura para efectuar el
pago.
Recibe documentación y factura. Realiza el

pago de la primera prima de inclusión de
Unidad Académica o
Tesorero (a) 11 acuerdo a lo que establece el Sistema Integrado
Administrativa
de Compras –SIC- y traslada copia del pago
realizado a la Dirección General Financiera
Dirección General Recibe copia de pago realizada y archiva.
Oficinista 12
Financiera
12
E. Flujograma del Procedimiento de Inclusión de Vehículos en la Póliza de Seguro
Universidad de San Carlos de Guatemala
Título del procedimiento: Inclusión de vehículo en la Póliza de Seguro
Elaborado por: Profesional de Desarrollo Organizacional Página 1 de 2
Personal Recepcionista Asistente Ejecutivo

Oficinista Personal Designado
Designado (DIRECCIÓN GENERAL (DIRECCIÓN GENERAL
(DIRECCIÓN GENERAL FINANCIERA) (ASEGURADORA)
(UNIDAD INTERESADA) FINANCIERA) FINANCIERA)
INICIO
Solicita código de Recibe solicitud de

usuario en la código y lo crea en la
aplicación aplicación e informa
Recibe código de Recibe reporte,

usuario, ingresa
Recibe reporte, revisa la
información para
inclusión, imprime revisa y traslada documentación
reporte y envía adjunta
¿Tipo de
vehículo?
Donado Nuevo
Verifica que la
Recibe
documentación este Verifica que la documentación, Recibe providencia
completa, elabora documentación valida en la y verifica que el
providencia de este completa y aplicación autoriza vehículo esté en la
inclusión dirigida a la traslada inclusión mediante agencia
compañía aseguradora firma y traslada
¿Está en la
agencia?
No Sí
Realiza el proceso de Procede a la

inspección general, por inclusión del
lo que el interesado
debe comunicarse con la
vehículo en póliza
aseguradora para el de seguro en 3 días
trámite correspondiente hábiles
Notifica la inclusión
por medio de Inciso o
Certificación de Póliza
a la Dirección General
Financiera en un
término de cinco días,
adjuntando Boleta de
Cobro respectivo y
tarjeta de identificación
13
Título del procedimiento: Inclusión de vehículo en la Póliza de Seguro
Oficinista Tesorero
(DIRECCIÓN GENERAL FINANCIERA) (Unidad Académica o Administrativa)
Recibe notificación
de inclusión y
documentos
correspondientes y
factura de cobro,
Elabora providencia
para notificar a las
unidades ejecutoras
Adjunta tarjeta de
identificación de
póliza, calcomanía y
traslada factura para
efectuar pago
Recibe documentación
y factura. Realiza el
pago de la primera
prima de inclusión,
traslada copia del
pago a la Dirección
General Financiera
Recibe copia de
pago realizada y
archiva
FINAL
14
3. Procedimiento para la Exclusión de vehículo de la Póliza de Seguro
Exclusión de vehículo de la Póliza de Seguro.
Minimizar pagos por cobertura de seguro de vehículos que ya no se encuentren en

circulación.
C. Norma Específica
Las unidades académicas o administrativas deben solicitar a la Dirección General

Financiera, la autorización para realizar modificaciones en la aplicación de
administración de seguros para la exclusión de un vehículo de la Póliza de Seguro,
por no encontrarse en circulación.
15
D. Descripción del Procedimiento Exclusión de vehículo de la Póliza de Seguro
Título del Procedimiento: Exclusión de vehículo de la Póliza de Seguro
Inicia: Unidad Académica o Termina: Empresa Aseguradora

Administrativa
Puesto Paso
Unidad Actividad
Responsable No.
Solicita modificación en la aplicación de
Unidad Académica o Personal administración de seguros a la Dirección
1
Administrativa Designado General Financiera para la exclusión de un
vehículo, imprime reporte y traslada.
Recibe reporte de exclusión de vehículos,
Recepcionista 2 revisa y traslada.
Recibe reporte de exclusión, valida
Asistente información en la aplicación y solicita
3
Financiero providencia para remitir a empresa
Dirección General
aseguradora. Traslada.
Financiera
Recibe solicitud de providencia, la elabora y
Oficinista 4 traslada para firma.
Asistente Recibe providencia y documentos, traslada a

5 la empresa aseguradora la exclusión del
Financiero
vehículo.
Recibe solicitud de la Dirección General
Empresa Personal Financiera de la Universidad, realiza
6
aseguradora Designado exclusión del vehículo en la póliza de seguro
y traslada endoso.
Recibe endoso de exclusión y traslada.
Recepcionista 7
Dirección General Asistente Recibe endoso, revisa y traslada.

8
Financiera Financiero
Recibe endoso y archiva en póliza.
Oficinista 9
16
E. Flujograma del Procedimiento de Exclusión de Vehículos de la Póliza de Seguro
Título del procedimiento: Exclusión de vehículo en la Póliza de Seguro
Personal Designando Recepcionista Asistente Financiero Oficinista

(DIRECCIÓN GENERAL (DIRECCIÓN GENERAL
Personal Designado
(UNIDAD ACADÉMICA O (DIRECCIÓN GENERAL
(ASEGURADORA)
ADMINISTRATIVA) FINANCIERA) FINANCIERA) FINANCIERA)
INICIO
Solicita modificación en
la aplicación de
administración de
seguros a la Dirección
General Financiera para
la exclusión de un
vehículo, imprime
reporte y traslada
Recibe reporte de
Recibe reporte de exclusión, valida Recibe solicitud de
exclusión de información en la providencia, la
vehículos, revisa y aplicación y solicita elabora y traslada
providencia para remitir para firma.
traslada. a empresa aseguradora.
Recibe solicitud de la
Dirección General
Recibe providencia y
Financiera de la
documentos, traslada a
Universidad, realiza
la empresa aseguradora
exclusión del vehículo
la exclusión del vehículo.
en la póliza de seguro y
archiva.
Recibe endoso de
Recibe endoso, Recibe endoso y
exclusión y
revisa y traslada. archiva en póliza.
traslada.
FINAL
17
4. Procedimiento para la Re-inclusión de vehículos en la Póliza de Seguro
Re-inclusión de vehículos en la Póliza de Seguro.
1. Contar con una programación financiera del gasto de seguro de los vehículos de la
Universidad de San Carlos de Guatemala por la Dirección General Financiera.
2. Contribuir con las unidades académicas y administrativas para que conozcan el

procedimiento a seguir para que los vehículos que tienen asignados, cuenten con
cobertura de seguro.
1. Es responsabilidad de las unidades académicas y administrativas que tienen a su

cargo vehículos de la Universidad, que los mismos se encuentren cubiertos por el
seguro, por lo que deben mantener actualizada la información en la aplicación de
administración de seguros de la Dirección General Financiera en la página
http://www.usac.edu.gt/dgf/seguros, para su re-inclusión en el seguro del año
siguiente.
2. La Dirección General Financiera debe programar el gasto para la re-inclusión al

seguro de vehículos del Presupuesto General de la Universidad de San Carlos de
Guatemala.
3. La Dirección General Financiera es responsable de iniciar con el trámite de

adquisición de seguro de vehículos del año siguiente, trasladando las
especificaciones técnicas y los listados de vehículos que aparecen vigentes en la
aplicación de administración de seguros al Departamento de Proveeduría, para
que elaboren las bases de contratación y realicen la adquisición del seguro para
los vehículos de la Universidad según lo establece el Sistema Integrado de
Compras –SIC-.
4. Debe depender de la política de cada empresa aseguradora a la cual se le

adjudique el seguro, la emisión de tarjetas de identificación ya que no es
obligatoria la misma.
18
D. Descripción del Procedimiento Re-inclusión de Vehículo en la Póliza de Seguro
Título del Procedimiento: Re-inclusión de vehículo en la Póliza de Seguro

Administrativa
Puesto Paso
Unidad Actividad
Responsable No.
Personal Solicita código de usuario en la aplicación de
Unidad Académica o
1 administración de seguros a la Dirección
Administrativa Designado
General Financiera para su actualización.
Asistente Recibe solicitud de código de usuario, lo crea
Dirección General
2 en la aplicación y proporciona la información
al interesado.
Recibe código de usuario y procede a
Unidad Académica o Personal ingresar información en la aplicación de
3
Administrativa Designado alzas y bajas del vehículo para su re-
inclusión, imprime reporte y traslada.
Recepcionista 4 administración de seguros para la re-
inclusión y traslada.
Dirección General
Recibe cuadro con listado de vehículos,
Financiera
Asistente revisa, valida en la aplicación de
5
Ejecutivo administración de seguros, elabora
especificaciones técnicas. Traslada.
Recibe listado de vehículos y
especificaciones técnicas, elabora bases de
6 contratación y realizar proceso de
Departamento de Personal adquisición de seguros según lo establecido
Proveeduría Designado en el Sistema Integrado de Compras.
Notifica a la Dirección General Financiera
7 sobre la empresa aseguradora adjudicada y
nombre del personal enlace y traslada.
Recibe notificación de empresa aseguradora
Dirección General Asistente adjudicada, contacta al enlace de la empresa
8
Financiera Ejecutivo aseguradora para la administración de la
póliza.
Recibe información de enlace responsable y
Empresa Personal emite original y copia de póliza de seguro de
9
aseguradora Designado vehículos para la Universidad de San Carlos
de Guatemala y traslada.
19
Título del Procedimiento: Re-inclusión de vehículos en la Póliza de Seguro
Puesto Paso
Unidad Actividad
Responsable No.
Recibe póliza de vehículos y copia, revisa y
traslada por medio de providencia con Vo.
Bo. del Asistente Ejecutivo, la
documentación siguiente:
10.1 Tarjeta de identificación del vehículo a

cada Unidad Académica o
Dirección General
Oficinista 10 Administrativa para su conocimiento y
Financiera
revisión (Continúa Paso No. 11).
10.2 Copia certificada de Póliza al

Departamento de Proveeduría
(Continúa Paso No. 15).
Archiva póliza de seguro original.

Recibe tarjeta de identificación
correspondiente, revisa de lo que puede
resultar:
Personal 11.1 Si esta correcta, guarda en cada

Unidad Académica o
11 vehículo.
11.2 No está correcta, devuelve a la
Dirección General Financiera para
que soliciten corrección a Empresa
aseguradora.
Recibe copia tarjeta de identificación de
Dirección General Asistente unidades académicas o administrativas con
12
Financiera Ejecutivo observaciones y solicita las correcciones a
la Empresa aseguradora.
Recibe copia tarjeta de identificación con
Empresa Personal observaciones y corrige los incisos
13
aseguradora Designado correspondientes a la póliza de vehículos.
Traslada.
Recibe tarjeta de identificación corregida y
traslada por medio de providencia, con Vo.
Dirección General Oficinista 14 Bo. del Asistente Ejecutivo, a las unidades
Financiera
académicas o administrativas para su
conocimiento y archivo.
Recibe copia certificada de póliza de
Departamento de Personal vehículo, realiza liquidación y traslada de
15
Proveeduría Designado acuerdo a lo que establece el Módulo II del
Sistema Integrado de Compras.
20
E. Flujograma del Procedimiento de Re-inclusión de Vehículos de la Póliza de Seguro
Título del procedimiento: Re-inclusión de vehículo en la Póliza de Seguro
Personal Personal
Recepcionista Asistente Ejecutivo Personal Designado
Designando (DIRECCIÓN GENERAL (DIRECCIÓN GENERAL
Designando
(UNIDAD ACADÉMICA O (DEPARTAMENTO DE (ASEGURADORA)
FINANCIERA) FINANCIERA)
ADMINISTRATIVA) PROVEEDURÍA)
INICIO
Recibe solicitud de
Solicita código de
código de usuario, lo
usuario en la aplicación
crea en la aplicación y
de administración de
proporciona la
seguros para su
información al
actualización
interesado.
Recibe cuadro con

Recibe código de
listado de vehículos,
usuario y procede a Recibe reporte de la
revisa, valida en la
ingresar información en aplicación de
aplicación de
la aplicación de alzas y administración de
administración de
bajas del vehículo para seguros para la re-
seguros, elabora
su re-inclusión, imprime inclusión y traslada.
especificaciones
reporte y traslada.
técnicas. Traslada.
Recibe listado de
vehículos y
especificaciones
técnicas, elabora bases
de contratación y
realizar proceso de
adquisición de seguros
según lo establecido en
el Sistema Integrado de
Compras.
Notifica a la Dirección
General Financiera
sobre la empresa
aseguradora
adjudicada y nombre
del personal enlace y
traslada.
Recibe información de
Recibe notificación de
enlace responsable y
empresa aseguradora
emite original y copia
adjudicada, contacta al
certificada de póliza de
enlace de la
seguro de vehículos
aseguradora para la
para la Universidad de
administración de la
San Carlos de
póliza
Guatemala y traslada.
21
Título del procedimiento: Re-inclusión de vehículo en la Póliza de Seguro
Personal Personal
Oficinista Personal Designando Asistente Ejecutivo
(DIRECCIÓN GENERAL (DIRECCIÓN GENERAL Designado Designando
(UNIDAD ACADÉMICA O ADMINISTRATIVA) (DEPARTAMENTO DE
FINANCIERA) FINANCIERA) (ASEGURADORA)
PROVEEDURÍA)
Recibe póliza de
vehículos, revisa y
traslada por medio de
providencia con Vo.
Bo. del Asistente
Ejecutivo, la
documentación según
la dependencia que
corresponda
Recibe tarjeta de
identificación
correspondiente y
revisa
¿Tarjeta
correcta?
No Sí
Devuelve a la Guarda
Dirección General en
vehícuo
Financiera para que
soliciten corrección a
Aseguradora
Recibe copia tarjeta

de identificación con
observaciones y
solicita las
correcciones a la
Empresa
Aseguradora
Recibe copia tarjeta
de identificación con
observaciones y
Recibe tarjeta de corrige los incisos
identificación correspondientes a
corregida y traslada la póliza de
por medio de vehículos. Traslada.
Recibe copia
providencia, con Vo. certificada de póliza
Bo. del Asistente de vehículo, realiza
Ejecutivo, a las liquidación y traslada
unidades de acuerdo a lo que
académicas o establece el Módulo
administrativas para II del Sistema
su conocimiento y Integrado de
archivo. Compras.
FINAL
22
5. Procedimiento General para Reclamo de la Póliza de Seguro en caso de
siniestro (accidente menor, destrucción total o robo)
Reclamo de la Póliza de Seguro en caso de Siniestro (accidente menor,

destrucción total o robo).
Orientar a los usuarios de los vehículos de la Universidad, sobre qué pasos seguir
al momento de tener un percance o en caso de siniestro, para tener la cobertura
del seguro de vehículos.
Para poder realizar el reclamo de la Póliza de Seguro en caso de siniestro del

vehículo que puede darse por accidente menor del mismo, destrucción total o
robo, es necesario tomar en cuenta las normas siguientes:
1. Se debe reportar inmediatamente a la empresa aseguradora el accidente para

asesoría, asistencia y si requiere mensajes urgentes, médico, abogado,
ambulancia, presencia de autoridades o cualquier otro trámite debe indicarlo.
2. Cuando se dé un siniestro en un vehículo de la Universidad de San Carlos de

Guatemala, la persona que conduzca el mismo debe dar aviso inmediato a la
empresa aseguradora (disponible las 24 horas), a las autoridades de su unidad
académica o administrativa (inmediatamente) y a la Dirección General Financiera
de la Universidad de San Carlos de Guatemala (en horario laboral).
3. Se debe permanecer en el lugar del accidente hasta que llegue el Ajustador o

Asesor de Seguros, no negociar con la persona, pero si debe anotar el número de
placa, nombre del conductor y datos del otro vehículo afectado.
4. No debe hacer ninguna gestión sin el apoyo del Ajustador o Asesor de Seguros.
5. Si no se da el aviso correspondiente a la empresa aseguradora, el responsable del

percance es directamente el conductor.
23
6. La Unidad Ejecutora que tiene a su servicio el vehículo debe darle seguimiento al
caso ante la empresa aseguradora para el pago del siniestro o reparación del
vehículo, previa cancelación del deducible correspondiente, por parte del
responsable del vehículo objeto del accidente, destrucción o robo. En ningún
caso debe efectuar negociaciones con el taller.
7. Para que pueda hacerse efectivo el pago del deducible en caso de accidente
menor o destrucción total del vehículo, se debe contar con el expertaje del
Ajustador. De no darse el aviso respectivo a la empresa aseguradora, el deducible
debe pagarlo el firmante de la Tarjeta de Responsabilidad de Control de Bienes de
Inventario del Vehículo.
8. Todo trámite para reclamo de siniestro de un vehículo (destrucción total o robo)

prescribe a los dos años. Se interrumpe dicha prescripción únicamente con la
presentación del reclamo con la documentación completa descrita en el presente
manual de normas y procedimientos.
9. En caso de Accidente Menor del vehículo, se debe presentar a la Dirección

General Financiera reclamo de la póliza dentro de los cinco días de ocurrido el
accidente, adjuntando según requerimiento de la empresa aseguradora la
a. Solicitud de pago del deducible.

b. Presupuesto de reparación.
c. Copia del formulario de Reclamo de Accidente de Automóvil.
d. Fotocopia de Tarjeta de Circulación.
e. Fotocopia de Tarjeta de Responsabilidad de Inventario.
f. Fotocopia del convenio de pago de deducible (si hay responsabilidad).
g. Fotocopia de Licencia de conducir del piloto.
h. Aval de la Autoridad Competente sobre la responsabilidad del accidente con
base al expertaje del Ajustador o Asesor del Seguro.
i. Expertaje por parte del Ajustador o Asesor del Seguro de la Empresa
aseguradora, el cual debe solicitarse a la Dirección General Financiera.
j. Comprobante original de gastos médicos (si fuera necesario).
k. Otra que requiera la empresa aseguradora con aval de la Dirección General
Financiera.
10. En caso de Destrucción total del vehículo se debe presentar a la Dirección

General Financiera, dentro de los cinco días de ocurrido el accidente, adicional a lo
24
solicitado en el numeral anterior según requerimiento de la empresa aseguradora,
la documentación siguiente:
a. Título de propiedad con endoso.
b. Original de Tarjeta de circulación.
c. Original de la solvencia de remisiones PMT/EMETRA.
d. Original de la solvencia de remisiones PNC y/o del Organismo Judicial.
e. Original del recibo de pago de impuesto de circulación y placas del año si
fuese el caso particular.
f. Original y/o copia de las llaves del vehículo.
g. Fotocopia certificada por el Departamento de Contabilidad de la factura de
compra.
h. Reporte de inactivación del vehículo en la aplicación de administración de
seguros de la Dirección General Financiera.
11. En caso de Robo del Vehículo de la Universidad de San Carlos de Guatemala, la

unidad académica o administrativa que tiene a su servicio el vehículo debe cumplir
con lo siguiente:
a. Dar aviso inmediato a la empresa aseguradora e informar si el vehículo

cuenta con sistema de localización.
b. El Conductor debe presentar inmediatamente la denuncia a la Policía

Nacional Civil y al Ministerio Público.
c. Previo a presentar la documentación de reclamo de la póliza ante la

Dirección General Financiera, la unidad académica o administrativa debe
realizar el cambio de placas de oficiales a particulares si fuera el caso, con
apoyo del Departamento de Proveeduría, para cumplir con el requisito
solicitado por la empresa aseguradora.
d. Presentar la documentación según requerimiento de la empresa aseguradora

a la Dirección General Financiera, dentro de los quince días siguientes al
robo:
1. Fotocopia legible de la siguiente documentación:

a) Del certificado de póliza (el cual será proporcionado por la Dirección
General Financiera).
b) Del formulario de Reclamo de la empresa aseguradora.
c) Tarjeta de Responsabilidad de Control de Bienes de Inventario.
d) Del convenio de pago del deducible (si existe responsabilidad).
e) De la licencia de conducir del piloto.
f) Inscripción de Representante Legal ante la SAT.
2. Fotocopia autenticada de los siguientes documentos:

a) Nombramiento de Representante Legal (Rector).
b) Documento Personal de Identificación –DPI- (Rector).
3. Documentos originales siguientes:

a) Tarjeta de circulación.
b) Título de propiedad (en placas particulares).
25
c) Solvencia de remisiones PMT/EMETRA.
d) Solvencia de remisiones PNC y/o Organismo Judicial.
e) Recibo de pago de impuesto de circulación y placas del año si fuera
placas particulares o constancia de ser oficial.
f) Denuncia por robo del vehículo ante la Policía Nacional Civil
ratificada en el Ministerio Público.
4. Solicitud del pago de deducible a la Dirección General Financiera.
5. Aval de la Autoridad sobre la responsabilidad del percance.
6. Comprobante de gastos médicos (si fuera necesario).
7. Formulario de inactivación de vehículo, ingresado y sellado en la
Superintendencia de Administración Tributaria –SAT- y Policía Nacional
Civil -PNC-, si no fuere inactivado por el Ministerio Público.
8. Original y/o copia de llaves del vehículo.
9. Copia certificada de la factura de compra del vehículo extendida por el
Departamento de Contabilidad.
10. Reporte de inactivación del vehículo en la aplicación de administración
e. La Dirección General Financiera debe indicar el monto del deducible al

responsable del vehículo para el pago correspondiente.
f. La Autoridad de la unidad académica o administrativa debe solicitar a la

Dirección General Financiera, que el deducible del vehículo objeto del
percance, sea cubierto por la Universidad de San Carlos de Guatemala
(cuando no exista responsabilidad por parte del piloto), acompañando la
1. Fotocopia del formulario de aviso del siniestro de la empresa
aseguradora.
2. Fotocopia de la tarjeta de circulación.
3. Fotocopia de la tarjeta de responsabilidad de inventario.
4. Fotocopia de la licencia de conducir del piloto.
5. Aval de la autoridad superior de la unidad académica o administrativa
sobre la responsabilidad del accidente con base al PUNTO CUARTO,
Inciso 4.2 del Acta No. 05-98 y PUNTO CUARTO, inciso 4.2 del Acta 05-
2007, del Consejo Superior Universitario.
6. Reporte de inactivación del vehículo en la aplicación de administración
g. La unidad académica o administrativa propietaria del vehículo objeto de

siniestro debe inactivarlo en la aplicación de administración se seguros e
imprimir el reporte respectivo.
h. La unidad académica o administrativa propietaria del vehículo es la

responsable de presentar la solicitud de desactivación del vehículo ante la
Superintendencia de Administración Tributaria –SAT- en el caso de
destrucción total o robo del vehículo, para evitar la continuidad del impuesto
de circulación, así como, efectuar el proceso de baja de inventarios de
acuerdo a lo que establece el Manual de Normas y Procedimientos de
Bienes de Inventario de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
26
D. Descripción del Procedimiento Reclamo por Accidente Menor del Vehículo
Título del Procedimiento: Reclamo por Accidente Menor del Vehículo
Hoja No. 1 de 2 No. de Formas: 1

Administrativa
Puesto Paso
Unidad Actividad
Responsable No.
Da aviso del percance a la empresa
aseguradora, a la autoridad de su Unidad
Unidad Académica o Conductor 1 Académica o Administrativa inmediatamente
Administrativa
y a la Dirección General Financiera en
horario laboral.
Se presenta en el lugar del percance y se
2 hace cargo del trámite correspondiente.
Ajustador o Evalúa que se cumpla con los requisitos,
Empresa Asesor de toma declaración de los hechos, elabora
aseguradora croquis del accidente, realiza expertaje y
Seguro 3
solicita firma en formulario de reclamo al
conductor, traslada el vehículo al taller de la
Red para su reparación.
Realiza inactivación del vehículo en la
aplicación de administración de seguros,
4
imprime reporte y completa documentos de
reclamo.
Unidad Académica o Personal
Presenta a la Dirección General Financiera
los documentos para realizar el reclamo por
5 accidente menor del vehículo de acuerdo a
lo que establece la Norma No. 9.
Recibe documentos, revisa que estén

Oficinista 6 completos y traslada
Dirección General
Financiera Recibe documentos, valida en el sistema y
Asistente
7 solicita expertaje a la empresa aseguradora,
Ejecutivo
traslada.
Empresa Personal Recibe solicitud y traslada el expertaje
8 correspondiente.
aseguradora Designado
27
Título del Procedimiento: Reclamo por Accidente Menor del Vehículo
Puesto Paso
Unidad Actividad
Responsable No.
Recibe expertaje y traslada a la autoridad
Dirección General competente de la Unidad Académica o
Oficinista 9
Financiera Administrativa para que lo avale.
Unidad Académica Autoridad Recibe expertaje, conoce, autoriza y

10 traslada.
o Administrativa Competente
Recibe expertaje con la autorización de la
autoridad competente y verifica de quien
es la responsabilidad para pago de
deducible, de lo que puede resultar:
11.1 Si la responsabilidad es del

Conductor: Realiza Pago Directo
del deducible a la empresa
aseguradora o suscribe convenio
Oficinista 11 de pago en la Sección de Cobros
de la Universidad. Envía copia del
Dirección General recibo de pago a la Dirección
Financiera General Financiera. Continua paso
No.14
11.2 Si la responsabilidad no es del

Conductor, el deducible lo cancela
la Universidad, continúa paso No.
12
Recibe expertaje de la no responsabilidad
Asistente del piloto, solicita trámite de pago según lo
12
Ejecutivo establece el Sistema Integrado de
Compras –SIC- y traslada.
Realiza procedimiento de pago conforme lo
Departamento de Personal
13 establece el Sistema Integrado de
Proveeduría Designado
Compras –SIC-.
Recibe copia de Recibo o Convenio de
pago, envía por medio de correo
Asistente electrónico a la empresa aseguradora
14
Dirección General Ejecutivo autorización para liberar el vehículo del
Financiera taller ya reparado y lo traslada para
archivo.
Oficinista 15 Recibe expediente y archiva.
28
E. Flujograma del Procedimiento Reclamo por Accidente Menor del Vehículo
Título del procedimiento: Reclamo por Accidente Menor del Vehículo
Personal Designando o Ajustador o Asesor de Oficinista Asistente Ejecutivo

Autoridad Competente Seguro (DIRECCIÓN GENERAL (DIRECCIÓN GENERAL
(UNIDAD ACADÉMICA O
(ASEGURADORA) FINANCIERA) FINANCIERA)
ADMINISTRATIVA)
INICIO
Conductor
Da aviso del percance a

la empresa aseguradora
y a la autoridad de su Se presenta en el
Unidad Académica o lugar del percance y
Administrativa se hace cargo del
inmediatamente y a la trámite
Dirección General correspondiente
Financiera en horario
laboral.
Evalúa que se cumpla

con los requisitos,
toma declaración de
los hechos, elabora
croquis del accidente,
realiza expertaje y
solicita firma en
formulario de reclamo
al piloto, traslada el
vehículo al taller de la
Red para su
reparación
Realiza inactivación
del vehículo en la
aplicación de
administración de
seguros, imprime
reporte y completa
documentos de
Designado
Personal
reclamo.
Presenta a la
Dirección General Recibe Recibe documentos,
Financiera los documentos, revisa valida en el sistema y
documentos para que estén solicita expertaje a la
realizar el reclamo completos y empresa aseguradora,
traslada.
por accidente menor traslada
del vehículo
Recibe solicitud y
traslada el
expertaje
correspondiente
Recibe expertaje y
traslada a la
autoridad
competente en la
Unidad para que
Competente
avale el expertaje
Autoridad
Recibe expertaje,
conoce, autoriza y
traslada.
29
Título del procedimiento: Reclamo por Accidente Menor del Vehículo
Asistente Ejecutivo Personal Designando

Oficinista (DEPARTAMENTO DE
(DIRECCIÓN GENERAL
(DIRECCIÓN GENERAL FINANCIERA)
FINANCIERA) PROVEEDURÍA)
Recibe expertaje con

el aval de la autoridad
competente y verifica
de quien es la
responsabilidad para
pago de deducible
¿Responsabilidad
No del piloto? Sí
El deducible lo
cancela la
Universidad ¿Forma de
pago?
Suscribe convenio Pago Directo del

de pago en la deducible a la
Sección de Cobros empresa
de la Universidad. aseguradora. Envía
Envía copia del rebio copia del recibo de
de pago a la DGF. pago a la DGF.
1 Recibe expertaje de la
no responsabilidad del
Realiza procedimiento
piloto, solicita trámite
de pago conforme lo
de pago según lo
establece el Sistema
establece el Sistema
Integrado de Compras.
Integrado de Compras
y traslada.
Recibe copia de
Recibo o Convenio de
pago, envía por medio
de correo electrónico a
la Aseguradora
autorización para
liberar el vehículo del
taller ya reparado. Y
Recibe expediente el Expediente lo
traslada para archivo
y archiva
FINAL
30
F. Descripción del Procedimiento de Reclamo por Destrucción Total del Vehículo
Título del Procedimiento: Reclamo por Destrucción Total del Vehículo
Hoja No. 1 de 3 No. de Formas: 1
Inicia: Unidad Académica y Termina: Dirección General Financiera

Administrativa
Puesto Paso
Unidad Actividad
Responsable No.
Da aviso del percance a la empresa aseguradora,
Unidad Académica o Conductor a la autoridad de su unidad académica o
Administrativa 1
administrativa inmediatamente y a la Dirección
General Financiera en horario laboral.
Se presenta en el lugar del percance y se hace
2 cargo del trámite correspondiente.
Ajustador o
Evalúa que se cumpla con los requisitos, toma
Empresa aseguradora Asesor de
declaración de los hechos, elabora croquis del
Seguro 3 accidente, realiza expertaje y solicita firma en
formulario de reclamo al conductor, traslada el
vehículo al taller de la Red para su evaluación.
Recibe el vehículo, evalúa y determina que la
Taller Red de Seguros 4 destrucción es total y envía informe a la empresa
aseguradora. Traslada
Recibe informe del taller e informa a la Dirección
Personal
Empresa aseguradora 5 General Financiera indicando que la destrucción
Designado
es total. Traslada
Recibe informe de la destrucción total y traslada
Asistente
6 para que elaboren providencia para solicitar
Ejecutivo
requisitos.
Recibe informe, elabora providencia a la unidad
académica o administrativa para que reúna los
requisitos para el reclamo correspondiente y el
pago del deducible, de lo que puede resultar:
7.1 Si la responsabilidad es del Conductor:

Realiza Pago Directo del deducible a la
Dirección General
Oficinista 7 empresa aseguradora o suscribe convenio
Financiera
de pago en la Sección de Cobros de la
Universidad. Envía copia del recibo de pago
a la Dirección General Financiera. Continua
paso 10.
7.2 Si la responsabilidad no es del Conductor,
el deducible lo cancela la Universidad,
continúa paso No. 8
Recibe expertaje de la no responsabilidad del
Asistente
8 piloto, solicita trámite de pago según lo establece
Ejecutivo
el Sistema Integrado de Compras y traslada.
31
Nombre de la Unidad: Dirección General Financiera Hoja No.2 de 3
Puesto Paso
Unidad Actividad
Responsable No.
Departamento de Personal Realiza procedimiento de pago conforme lo

9 establece el Sistema Integrado de Compras.
Recibe informe de la destrucción total del
vehículo, realiza inactivación del vehículo en la
Unidad Académica o
Personal Designado 10 imprime reporte y presenta a la Dirección
Administrativa
General Financiera los documentos para
realizar el reclamo de acuerdo a lo que
establece la Norma No. 10.
Recibe formulario de reclamo y requisitos,
revisa de lo que puede resultar:
11.1 Requisitos completos, cada hoja debe
Dirección General estar foliada y las fotocopias deben ser
Oficinista 11
Financiera autenticadas, integra el expediente y
elabora providencia. Traslada.
11.2 Requisitos incompletos, no se recibe e
indica motivo. Continúa Paso No. 10.
Asistente Recibe, revisa expediente y providencia da
12 visto bueno, valida en la aplicación y traslada.
Ejecutivo
Recibe expediente y providencia, realiza
Personal trámite de pago y traslada escritura pública de
Empresa aseguradora 13
designado la liquidación del accidente, Título de
Propiedad de Vehículo y cheque voucher.
Recibe escritura pública de la liquidación del
accidente, Título de Propiedad de Vehículo y
cheque voucher. Distribuye de la manera
siguiente:
Dirección General Asistente 14.1 La escritura pública de la liquidación del
14
Financiera Ejecutivo accidente para firma y Título de
Propiedad de Vehículo lo remite a
Rectoría para endoso. Continua paso 15.
14.2 El cheque voucher lo remite a Caja.
continúa paso No. 17
Recibe escritura pública de la liquidación del
Personal
Rectoría 15 accidente y Título de propiedad, requiere firma
designado
al Rector y traslada.
Recibe Título de Propiedad del vehículo y
Dirección General Asistente Contrato de la liquidación del accidente
16
Financiera Ejecutivo firmado, adjunta a expediente, traslada a
empresa aseguradora y archiva copia.
Recibe cheque voucher, realiza trámite interno
y emite Recibo 101-C-CCC, del cual:
Personal 17.1 El original lo envía a la Dirección General
Departamento de Caja 17
designado Financiera.
17.2 Remite copia a la unidad académica o
administrativa para solicitar el reembolso.
32
Puesto Paso
Unidad Actividad
Responsable No.
Recibe original del Recibo 101-C-CCC, remite
Dirección General providencia informando a la unidad académica
Oficinista 18
Financiera o administrativa la conclusión del trámite de
reclamo. Archiva copia en el expediente.
33
G. Flujograma del Procedimiento de Reclamo por Destrucción Total del Vehículo
Título del procedimiento: Reclamo por Destrucción Total del Vehículo
Ajustador o Asesor Personal Personal

Conductor Asistente Ejecutivo Oficinista
(UNIDAD ACADÉMICA de Seguro Designado (DIRECCIÓN GENERAL
Designando
(DIRECCIÓN GENERAL FINANCIERA) (DEPARTAMENTO
O ADMINISTRATIVA) (ASEGURADORA) (TALLER DE SEGURO) FINANCIERA)
DE PROVEEDURÍA)
INICIO Se presenta en el
lugar del percance y
se hace cargo del
trámite
Da aviso del percance correspondiente
a la empresa
aseguradora, a la
autoridad de su unidad Evalúa que se cumpla
académica o con los requisitos,
administrativa toma declaración de
inmediatamente y a la los hechos, elabora Recibe el vehículo,
Dirección General croquis del accidente,
evalúa y determina
Financiera en horario realiza expertaje y
que la destrucción es
laboral. solicita firma en
formulario de reclamo total y envía informe
al conductor, traslada a la aseguradora
el vehículo al taller de
la Red para su
evaluación.
Recibe informe,
Recibe informe del Recibe informe de la elabora providencia a
taller e informa a la destrucción total y la unidad para que
Dirección General traslada para que reúna los requisitos
Financiera indicando elaboren providencia para el reclamo
que la destrucción es en la que solicitan correspondiente y el
total requisitos pago del deducible.
Traslada
¿Responsabilidad
del piloto?
No Sí
Si la responsabilidad
El deducible lo es del Conductor:
cancela la Realiza Pago Directo
Universidad del deducible a la
empresa aseguradora
o suscribe convenio
de pago en la Sección
de Cobros de la
Universidad. Envía
1 copia del recibo de
Recibe expertaje de la pago a la Dirección
no responsabilidad del General Financiera.
piloto, solicita trámite
de pago según lo
Recibe informe de la establece el Sistema
destrucción total del Integrado de Compras
vehículo, desactiva en y traslada. 1
la aplicación e imprime
reporte y presenta a la
Dirección General
Financiera los Realiza procedimiento
documentos para de pago conforme lo
realizar el reclamo establece el Sistema
Integrado de Compras.
34
Título del procedimiento: Reclamo por Destrucción Total del Vehículo
Personal Personal
Oficinista Asistente Ejecutivo
(DIRECCIÓN GENERAL Designado Designando Personal Designado
(DIRECCIÓN GENERAL FINANCIERA) (DEPARTAMENTO DE (RECTORIA)
FINANCIERA) (ASEGURADORA)
CAJA)
Recibe formulario
de reclamo,
requisitos y los
revisa
¿Requisitos
No completos? Sí
Verifica que cada hoja

Rechaza esté foliada y fotocopias
expediente e autenticadas, integra el
incida los motivos expediente, registra
ingreso y elabora
del rechazo providencia. Traslada
Recibe expediente,
Recibe, revisa realiza trámite de pago
y traslada escritura
expediente y
pública de la
providencia da visto
liquidación del
bueno, valida en la accidente, Título de
aplicación y traslada Propiedad de Vehículo
y cheque voucher
Recibe escritura
pública de la
liquidación del
accidente, Título de
Propiedad de Vehículo
y cheque voucher
Recibe Minuta del

Contrato de la
Traslada escritura pública liquidación del
y Título de Propiedad de accidente y Título de
Vehículo a Rectoría propiedad, requiere
firma de endoso al
Recibe cheque Rector y traslada
voucher, realiza
trámite interno y
emite Recibo 101-C-
CCC, del cual:
17.1 El original lo
Traslada cheque
envía a la Dirección
voucher a Caja
General Financiera.
17.2 Remite copia a
la unidad académica
o administrativa para
solicitar el
reembolso.
Recibe Título de
Propiedad del vehículo
y Minuta del Contrato
de la liquidación del
accidente firmado,
adjunta a expediente,
Recibe original del traslada a aseguradora
Recibo 101-C-CCC, y archiva copia
remite providencia
informando a la unidad
académica o
administrativa la
conclusión del trámite de
reclamo. Archiva copia
en el expediente.
FINAL
35
H. Descripción del Procedimiento de Reclamo por Robo de Vehículo
Título del Procedimiento: Reclamo por Robo de Vehículo

Administrativa
Puesto Paso
Unidad Actividad
Responsable No.
Da aviso inmediato del robo a la empresa
1 aseguradora, Policía Nacional Civil y
Ministerio Público.
Conductor
Simultáneamente informa a la autoridad de
Unidad Académica o
2 la Unidad Académica o Administrativa de lo
Administrativa
ocurrido.
Conductor o Informa por medio de nota después de
Personal transcurridos un máximo de dos días hábiles
3
del incidente a la Dirección General
Designado Financiera y al ajustador.
Recibe nota, revisa y traslada.
Oficinista 4
Dirección General Recibe nota, adjunta el Formulario de
Financiera Asistente Reclamo y requisitos que debe adjuntar de
5
Ejecutivo acuerdo a lo que establece la Norma No. 11
literal e, por medio de providencia. Traslada
Recibe formulario de Reclamo, inactiva en la
imprime reporte y entrega en la Dirección
Administrativa Designado 6
General Financiera con los documentos
completos para realizar el reclamo por robo
del vehículo. Traslada
Recibe Formulario de Reclamo y requisitos,
Oficinista 7 revisa que estén completos, elabora
providencia, y traslada.
Dirección General
Recibe providencia con documentos de
Financiera
Asistente reclamos, da visto bueno, valida en la
8
Ejecutivo aplicación de administración de seguros y
traslada.
Recibe expediente, realiza trámite de pago,
Empresa Personal
9 emite cheque restando el deducible
aseguradora Designado
correspondiente y traslada.
36
Título del Procedimiento: Reclamo por Robo del Vehículo
Puesto Paso
Unidad Actividad
Responsable No.
Recibe escritura pública de la liquidación
del Robo, Título de Propiedad de Vehículo
y cheque voucher. Distribuye de la manera
siguiente:
10.1 Traslada a Rectoría la Minuta de
Dirección General Asistente
10 Contrato de la liquidación del robo
para firma y Título de Propiedad de
Vehículo para endoso. Continua
paso No. 11.
10.2 El cheque lo remite al Departamento
de Caja. Continúa paso No. 13.
Recibe escritura pública de la liquidación
Personal
Rectoría 11 del robo y Título de Propiedad, requiere
designado
firma al Rector y traslada.
Recibe Título de Propiedad del vehículo y
Dirección General Asistente escritura pública de la liquidación del robo
12
Financiera Ejecutivo firmado, traslada a empresa aseguradora y
adjunta copia al expediente para archivo.
Recibe cheque voucher, realiza trámite
interno y emite Recibo 101-C-CCC, del
cual:
Departamento de Personal 13.1 Remite original a la Dirección General
13
Caja designado Financiera.
13.2 La copia lo envía a la Unidad
Académica o Administrativa para que
solicite el reembolso.
Recibe original del Recibo 101-C-CCC,
remite providencia informando a la unidad
Dirección General
Oficinista 14 académica o administrativa la conclusión
Financiera
del trámite de reclamo. Archiva copia en
el expediente.
37
I. Flujograma del Procedimiento de Reclamo por Robo de Vehículo
Título del procedimiento: Reclamo por Robo de Vehículo
Oficinista Asistente Ejecutivo Personal Designado

(UNIDAD ACADÉMICA O (DIRECCIÓN GENERAL
ADMINISTRATIVA) FINANCIERA)
INICIO
Da aviso inmediato
del robo a la
aseguradora,
Policía Nacional y
Conductor
Ministerio Público
Simultáneamente
informa a la
autoridad de la
Unidad Académica o
Administrativa de lo
ocurrido
Informa por medio de Recibe nota, adjunta el

nota después de Formulario de
transcurridos un Reclamo y requisitos
máximo de dos días Recibe nota, revisa y que debe adjuntar de
del incidente a la traslada. acuerdo a lo que
Dirección General establece la Norma
Financiera y al No. 11 literal e, por
Ajustador medio de providencia.
Personal Designado
Recibe formulario de
Reclamo, inactiva en la
aplicación de seguros e
imprime reporte y
entrega en la Dirección
General Financiera con
los documentos
completos para realizar
el reclamo por robo del
vehículo. Traslada
Recibe Formulario de Recibe expediente,
Recibe providencia realiza trámite de
Reclamo y requisitos,
con documentos de
revisa que estén pago, emite cheque
reclamos, da visto
completos, elabora restando el deducible
bueno, valida en el
providencia, obtiene correspondiente y
sistema y traslada.
visto bueno y traslada traslada
Recibe, escritura
pública de la
liquidación del robo,
Título de Propiedad
de Vehículo y
cheque voucher
Traslada escritura
pública y Título de A
Propiedad de Vehículo a
Rectoría
Traslada cheque
voucher a Caja
38
Título del procedimiento: Reclamo por Robo de Vehículo
Personal Designado Personal Designando Asistente Ejecutivo Oficinista

(DIRECCIÓN GENERAL (DIRECCIÓN GENERAL
(DEPARTAMENTO DE CAJA) (RECTORÍA)
B A
Recibe cheque voucher,

realiza trámite interno y Recibe escritura
emite Recibo 101-C-
pública de la
CCC, del cual:
13.1 Remite original a la liquidación del robo y
Dirección General Título de propiedad,
Financiera. requiere firma de
13.2 La copia lo envía a endoso al Rector y
la Unidad Académica o traslada
Administrativa para que
solicite el reembolso. Recibe Título de
Propiedad del
vehículo y Minuta
del Contrato de la
liquidación del robo
firmado, traslada a
empresa
aseguradora y
adjunta copia al
expediente para
archivo.
Recibe original del

Recibo 101-C-CCC,
remite providencia
informando a la
unidad académica o
administrativa la
conclusión del
trámite de reclamo.
Archiva copia en el
expediente.
FINAL
39
B. SEGURO DE VIDA Y GASTOS MÉDICOS
40
1. Administración del Seguro de Vida y Gastos Médicos
A. Objetivos del Procedimiento
1) Cubrir a los miembros del Consejo Superior Universitario, Directores de

Centros Universitarios y Escuelas No Facultativas con un seguro de vida y
gastos médicos.
2) Cubrir a los estudiantes del Ejercicio Profesional Supervisado –EPS- de la

Universidad de San Carlos de Guatemala con un seguro de vida durante la
ejecución del mismo.
B. Normas Generales
1) El Seguro de Vida aplica para los miembros del Consejo Superior

Universitario, Directores de Centros Universitarios, Escuelas No Facultativas,
Piloto Automovilista y Agente de Vigilancia del Rector, y los estudiantes de las
unidades académicas que realizan su Ejercicio Profesional Supervisado
–EPS- de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
2) El beneficio de gastos médicos aplica únicamente para los miembros del

Consejo Superior Universitario, Directores de Centros Universitarios, Escuelas
No Facultativas, Piloto Automovilista y Agente de Vigilancia del Rector.
3) Secretaria General debe mantener actualizada en la aplicación de

administración de seguros de la Dirección General Financiera la información
de la fecha de toma de posesión, alza y baja de los miembros que conforman
el Consejo Superior Universitario, para la inclusión en la póliza de seguro de
vida y gastos médicos.
4) Los Centros Universitarios o Escuelas No Facultativas deben mantener

actualizada en la aplicación de administración de seguros de la Dirección
General Financiera, la información de la fecha de toma de posesión, alza y
baja de los Directores, para la inclusión en la póliza de seguro de vida y
gastos médicos.
41
5) La Secretaría Adjunta de Rectoría debe mantener actualizada en la aplicación
de administración de seguros de la Dirección General Financiera la
información del Piloto Automovilista y Agente de Vigilancia del Rector para la
inclusión en la póliza de seguro de vida y gastos médicos.
6) Es estricta responsabilidad de las unidades académicas que los estudiantes

que realizan Ejercicio Profesional Supervisado –EPS- estén incluidos en la
póliza de seguro de vida.
7) Las Unidades Académicas de la Universidad de San Carlos de Guatemala

deben crear el listado con la información de los estudiantes en la aplicación de
administración de seguros en la pestaña de EPS, e imprimir el reporte para la
inclusión en la póliza de seguro de vida y enviarla a la Dirección General
Financiera.
8) La Dirección General Financiera debe realizar la validación de los listados de

todos los procesos en la aplicación de administración de seguros.
9) Para la adquisición del seguro de vida y gastos médicos, la Dirección General

Financiera debe iniciar con el trámite para el año siguiente trasladando las
especificaciones técnicas y los listados de las personas a asegurar que
aparecen vigentes en la aplicación de administración de seguros al
Departamento de Proveeduría, para que elaboren las bases de contratación y
realicen la adquisición del seguro según lo establece el Sistema Integrado de
Compras –SIC-.
42
C. Descripción del Procedimiento de Re-inclusión a la póliza de Seguro de Vida y
Gastos Médicos
Título del Procedimiento: Re-inclusión a la póliza de Seguro de Vida y Gastos Médicos
Inicia: Dirección General Financiera Termina: Departamento de Proveeduría
Puesto Paso
Unidad Actividad
Responsable No.
Ingresa información en aplicación de
1 administración de seguros de vida y gastos
médicos, imprime listado y traslada.
Recibe listado de seguros de vida y gastos
Recepcionista 2
médicos, revisa y traslada.
Dirección General
Financiera Recibe listados para adquisición de seguro de
Asistente
3 Vida y Gastos Médicos, valida en la aplicación,
Ejecutivo
elabora especificaciones técnicas. Traslada.
Recibe listados y especificaciones técnicas para
elaborar las bases de contratación y realizar el
4 proceso de adquisición de seguro de vida y
Departamento de Personal gastos médicos según lo establecido en el
Proveeduría Designado Sistema Integrado de Compras.
Notifica a la Dirección General Financiera sobre
5 la empresa aseguradora adjudicada y nombre
del personal enlace y traslada.
6
Financiera Ejecutivo aseguradora para la administración de la póliza
de seguro de vida y gastos médicos.
Personal Emite póliza de seguro de vida y gastos médicos
Empresa Aseguradora 7 y traslada.
Designado
Recibe póliza y tarjeta de inclusión de seguro de
vida y gastos médicos, revisa y realiza lo
siguiente:
1. Recibe tarjeta de inclusión, entrega con

Dirección General
Oficinista 8 providencia al beneficiario y traslada copia de
Financiera
ésta para archivo.
2. Envía copia de póliza de seguro al
Departamento de Proveeduría para
liquidación. Continua paso 9.
3. Archiva póliza de seguro original.
Departamento de Personal Recibe copia de póliza de seguro, realiza
9 liquidación y Archiva.
43
D. Flujograma del Procedimiento de Re-inclusión a la póliza de Seguro de Vida y
Gastos Médicos
Título del Procedimiento: Re-inclusión a la póliza de Seguro de Vida y Gastos Médicos
Elaborado Por: Profesional de Desarrollo Organizacional Página 1 de 1
Recepcionista Oficinista Asistente Ejecutivo Personal Designado Personal Designado

Personal Designado (DIRECCIÓN GENERAL (DIRECCIÓN GENERAL (EMPRESA
(DIRECCIÓN GENERAL (DEPARTAMENTO DE
(UNIDAD ACADÉMICA)
FINANCIERA) FINANCIERA) FINANCIERA) PROVEEDURÍA ) ASEGURADORA)
INICIO
Recibe listados para Recibe listados y

adquisición de especificaciones
Ingresa información en
aplicación de
Recibe listado de seguro de Vida y técnicas para realizar
seguros de vida y proceso de adquisición
administración de Gastos Médicos,
de seguro de vida y
seguros de vida y gastos gastos médicos, valida en la gastos médicos según lo
médicos, imprime listado aplicación, elabora
y traslada.
revisa y traslada. establecido en el
especificaciones Sistema Integrado de
técnicas. Traslada. Compras.
Notifica a la
Dirección General
Financiera sobre la
empresa
aseguradora
adjudicada y
nombre del personal
enlace y traslada.
de empresa
aseguradora
adjudicada, contacta
Emite póliza de
al enlace de la
seguro de vida y
empresa
gastos médicos y
aseguradora para la
traslada.
póliza de seguro de
vida y gastos
médicos.
Recibe tarjeta de
inclusión, entrega
con providencia al
beneficiario, traslada
copia de ésta para
archivo y envía copia
de póliza al Depto.
Proveeduría para
liquidación.
Recibe tarjeta de Recibe copia de

inclusión en el póliza de seguro,
seguro realiza liquidación y
Archiva.
FIN
44
E. Descripción del Procedimiento Inclusión a la póliza de Seguro de Vida y Gastos
Médicos
Título del Procedimiento: Inclusión a la póliza de Seguro de Vida y Gastos Médicos

Inicia: Secretaria General Termina: Dirección General Financiera
Puesto Paso
Unidad Actividad
Responsable No.
Secretaria General o Personal Solicita usuario en la aplicación de

1 administración de seguros a la Dirección
Unidad Académica Designado
General Financiera.
Dirección General Asistente Recibe solicitud de usuario, lo crea en la

2
Financiera Administrativo aplicación e informa.
Ingresa con usuario a la aplicación y completa

Secretaria General o Personal información de toma de posesión, alza y baja
3 de beneficiarios para su inclusión en la póliza
Unidad Académica Designado
de seguro de vida y gastos médicos, imprime
listado y traslada.
Recepcionista 4 Recibe listado, revisa y traslada.
Dirección General
Recibe listado, revisa, contacta al beneficiario y
Financiera Oficinista 5 traslada formularios para la inclusión en la
póliza de seguro.
Beneficiario Recibe formulario de inclusión en la póliza de

6
seguro y gastos médicos, completa y traslada.
Recibe formularios, fotocopia documentos
Oficinista 7 para archivo, elabora providencia y traslada.
Dirección General Recibe formularios y providencia, valida
Financiera Asistente información en la aplicación, autoriza inclusión
8
Ejecutivo en la póliza de seguro mediante firma y
traslada.
Recibe providencia, emite carnet de inclusión e
Empresa Personal
9 incluye en la póliza de seguro de vida y gastos
Aseguradora Designado
médicos y traslada.
Recibe carne de inclusión, entrega con
Dirección General
Oficinista 10 providencia al beneficiario y traslada copia de
Financiera
ésta para archivo.
45
F. Flujograma del Procedimiento Inclusión a la póliza de Seguro de Vida y Gastos
Médicos
Título del Procedimiento: Inclusión a la póliza de Seguro de Vida y Gastos Médicos
Asistente
Personal Designado Recepcionista Oficinista Personal Designado
Administrativo
(SECRETARÍA GENERAL (DIRECCIÓN GENERAL (DIRECCIÓN GENERAL
(DIRECCIÓN GENERAL
Beneficiario (EMPRESA
O UNIDAD ACADÉMICA) FINANCIERA) FINANCIERA) ASEGURADORA)
FINANCIERA)
INICIO
Solicita usuario en
la aplicación de Recibe solicitud
administración de de usuario, lo crea
seguros a la en la aplicación e
Dirección General informa.
Financiera.
Ingresa con usuario a la

aplicación y completa Recibe listado,
información de toma de Recibe formularios
revisa, contacta al
posesión, alza y baja de de Inclusión en la
Recibe listado, beneficiario y
beneficiarios para su póliza de Seguro y
inclusión en la póliza de revisa y traslada. traslada formularios
Gastos Médicos,
seguro de vida y gastos para la inclusión en
completa y traslada.
médicos, imprime listado la póliza de seguro.
y traslada.
Recibe formularios y
Recibe formularios, Recibe providencia,
providencia, valida
fotocopia emite carnet de
información en la
documentos para inclusión a la póliza
aplicación, autoriza
archivo, elabora de seguro de vida y
inclusión en la póliza
providencia y gastos médicos y
de seguro mediante
traslada. traslada.
firma y traslada.
Recibe carne de
inclusión, entrega
con providencia al
beneficiario y
traslada copia de
ésta para archivo.
FIN
46
G. Descripción del Procedimiento Inclusión a la póliza de Seguro de Vida para
Estudiantes del Ejercicio Profesional Supervisado -EPS-
Título del Procedimiento: Inclusión a la póliza de Seguro de Vida para Estudiantes del
Ejercicio Profesional Supervisado –EPS-.

Inicia: Unidad Académica Termina: Dirección General Financiera
Puesto Paso
Unidad Actividad
Responsable No.
Solicita a la Dirección General Financiera
Personal usuario en la aplicación para la inclusión a la
1
Unidad Académica Designado póliza de Seguro de Vida de los Estudiantes
del EPS.
Dirección General Asistente Recibe solicitud de usuario, lo crea en la
2
Financiera Ejecutivo aplicación e informa al solicitante.
Ingresa con usuario a la aplicación y completa
Personal información de estudiantes de EPS para su
3
Unidad Académica Designado inclusión en la póliza de seguro de vida,
imprime listado y traslada.
Recepcionista Recibe listado, revisa y traslada.
4
Recibe solicitud de inclusión con listado,
Dirección General Oficinista 5 revisa, elabora providencia de inclusión a la
Financiera póliza de seguro y traslada.
Recibe solicitud, listado y providencia, valida
Asistente
6 en la aplicación, autoriza inclusión en la
Ejecutivo
póliza de seguro a través de firma y traslada.
Recibe providencia, emite lista de endoso de
Empresa Personal
7 inclusión a la póliza de seguro de vida y
boleta de pago y/o nota de cobro. Traslada.
Recibe lista de endoso de inclusión a la
póliza de seguro de vida y boleta de pago y/o
nota de cobro y realiza las acciones
siguientes:
Dirección General
Oficinista 8 8.1 Elabora solicitud de compra y traslada
Financiera
para firma y continuar trámite de
acuerdo al SIC. Continúa paso 9.
8.2 Archiva lista de endoso de inclusión.
Recibe Solicitud de Compra, requiere

factura a la empresa aseguradora con visto
Departamento de Personal
9 bueno del Director General Financiero para
pago y liquida de a cuerdo a lo que establece
el -SIC-.
47
Flujograma del Procedimiento Inclusión a la póliza de Seguro de Vida para
Estudiantes del Ejercicio Profesional Supervisado -EPS-
Título del procedimiento: Inclusión a la póliza de Seguro de Vida para Estudiantes del Ejercicio Profesional Supervisado -EPS-
Personal Personal Personal

Recepcionista Oficinista Asistente Ejecutivo
Decano o Director (DIRECCIÓN GENERAL Designado
(DIRECCIÓN GENERAL (DIRECCIÓN GENERAL Designado Designado
(UNIDAD CADÉMICA) (EMPRESA
FINANCIERA) FINANCIERA) FINANCIERA) (PRESUPUESTO) (PROVEEDURÍA)
ASEGURADORA)
INICIO
Solicita a la Dirección
General Financiera
usuario en la aplicación Recibe solicitud de
para la inclusión a la usuario, lo crea en la
póliza de Seguro de aplicación e informa.
Vida de los Estudiantes
del EPS.
Ingresa con usuario a Recibe solicitud, Recibe providencia,

la aplicación y Recibe solicitud de
listado y providencia, emite lista de endoso
completa información inclusión con listado,
valida en la de inclusión a la
de estudiantes de EPS Recibe listado, revisa, elabora
aplicación, autoriza póliza de seguro de
para su inclusión en la revisa y traslada. providencia de
inclusión en la póliza vida y boleta de pago
póliza de seguro de inclusión a la póliza
vida, imprime listado y de seguro a través y/o nota de cobro.
de seguro y traslada.
traslada. de firma y traslada. Traslada.
Recibe lista de endoso

de inclusión a la póliza
de seguro de vida y
boleta de pago y/o
nota de cobro
Recibe Solicitud de
Elabora Solicitud de Compra, revisa,
Recibe Solicitud de
Compra y Archiva registra y certifica
Compra, firma y
listado de endoso de disponibilidad
traslada
inclusión presupuestaria y
traslada.
Recibe Solicitud de
Recibe Solicitud de
Compra con
Compra, requiere
certificación de
factura a la empresa
disponibilidad
aseguradora con visto
presupuestaria, solicita
bueno del Director
y obtiene firma del
General Financiero
Director Financiero y
para pago y liquida.
Traslada para pago.
FIN
48
2. Procedimiento para Reclamo del Seguro de Vida
Reclamo del Seguro de Vida
Orientar a los beneficiarios con respecto al trámite para realizar el reclamo del
seguro de vida.
1) Se entiende por Beneficiario a la persona que ha sido declarada por el

asegurado en la póliza de seguro de vida.
2) El beneficiario para realizar cualquier trámite de reclamo de seguro de vida,

debe presentar documentos de identificación legalizados y los requisitos que
sean solicitados por la empresa aseguradora.
3) La Dirección General Financiera debe iniciar el trámite de Reclamo de Seguro

de Vida a requerimiento únicamente del beneficiario.
49
D. Descripción del Procedimiento para Reclamo Seguro de Vida
Título del Procedimiento: Reclamo del Seguro de Vida
Hoja No. 1 de 1 No. de Formas: Formulario Reclamo Seguro de

Vida
Inicia: Beneficiario (s) Termina: Dirección General Financiera
Puesto Paso
Unidad Actividad
Responsable No.
Solicita a la Dirección General Financiera el
Beneficiario (s) 1 formulario de Reclamo de Seguro de Vida.
Recibe y verifica nota, entrega formulario e
Dirección General Oficinista 2 informa que acompañe documento de
Financiera
identificación legalizado.
Recibe formulario, completa y adjunta
Beneficiario (s) 3 documentos requeridos por empresa
aseguradora y traslada.
Recibe formulario y documentos, registra el
Oficinista 4 ingreso, elabora providencia y traslada para
Dirección General visto bueno.
Financiera Recibe providencia, revisa documentos,
Asistente
5 autoriza reclamo mediante firma y envía a la
Ejecutivo
Recibe providencia y documentos, realiza
Empresa Personal
6 trámite interno y posteriormente envía
Aseguradora designado
cheque a la Dirección General Financiera.
Dirección General Asistente Recibe cheque y contacta a beneficiario para
7 la entrega del mismo.
Se presenta a la Dirección General
Beneficiario (s) 8 Financiera, recibe cheque y firma de
recibido en copia de voucher, devuelve.
Dirección General Recibe copia de voucher firmado y archiva.
Oficinista 9
Financiera
50
E. Flujograma del Procedimiento para Reclamo Seguro de Vida
Título del procedimiento: Reclamo del Seguro de Vida
Oficinista Asistente Ejecutivo Personal Designado

Beneficiario (DIRECCIÓN GENERAL (DIRECCIÓN GENERAL
(ASEGURADORA)
INICIO
Solicita por medio de Recibe y verifica nota,

nota a la Dirección entrega formulario e
General Financiera informa que acompañe
el formulario de documento de
Reclamo de Seguro identificación
de Vida legalizado
Recibe formulario,
completa y adjunta
documentos
requeridos por
empresa aseguradora
y traslada
Recibe providencia, Recibe providencia y

Recibe formulario y
revisa documentos, documentos, realiza
documentos, registra
autoriza reclamo trámite interno y
el ingreso, elabora
mediante firma y envía posteriormente envía
providencia y traslada
a la empresa cheque a la Dirección
para visto bueno
aseguradora General Financiera
Recibe cheque y
contacta a
beneficiario para la
entrega del mismo
Se presenta a la
Dirección General
Financiera, recibe
cheque y firma de
recibido en copia de
voucher, devuelve
Recibe copia de
voucher firmado y
archiva
FINAL
51
F. Procedimiento para Reclamo de Gastos Médicos
Reclamo de Gastos Médicos.
Orientar a los miembros del Consejo Superior Universitario, Directores de Centros

Universitarios y Escuelas no facultativas, sobre el trámite a realizar para el reclamo
por concepto de gastos médicos.
1) Si el reclamo de gastos médicos es un reembolso directo, el asegurado debe

utilizar los servicios de la red de hospitales, centros de diagnósticos, médicos
o farmacias afiliados a la empresa aseguradora y debe presentar el carné de
identificación ante la Red de Servicios Médicos.
2) Cuando el asegurado utilice la Red de Servicios Médicos de la empresa
aseguradora, no habrá intervención de la Dirección General Financiera, por
ser un servicio de póliza de uso directo.
3) Si el reclamo de gastos médicos es un reembolso convencional, el asegurado
puede seleccionar cualquier médico, hospital, farmacia y centro de diagnóstico
y debe pagar la cuenta total y posteriormente presentar a la empresa
aseguradora la documentación respectiva para la devolución del importe en
función de las condiciones de su póliza.
4) En el caso de Reclamos por reembolso convencional, el asegurado debe
presentar la siguiente documentación:
a. Formulario de Reclamo firmado por el médico.
b. Adjuntar las recetas extendidas por el médico tratante, donde se
especifique claramente el nombre del paciente, cada uno de los
medicamentos recetados, la duración del tratamiento y su dosis
correspondiente.
c. Adjuntar las órdenes de exámenes de diagnóstico (radiología y laboratorio)
extendidas por el médico tratante y los resultados de los mismos. En
ambos debe aparecer el nombre del paciente tratado.
52
d. Adjuntar todas las facturas de los gastos incurridos por servicios de
hospitales, médicos, farmacias y/o centros de diagnósticos los cuales
deben:
1. Ser originales y cumplir con los requisitos legales.
2. Ser emitidas con el nombre y NIT del asegurado titular.
3. Indicar el nombre del asegurado que recibió el tratamiento en el
detalle de la factura.
4. En caso de ser farmacia, detallar cada uno de los medicamentos
adquiridos.
5. En caso de hospitalización, la factura debe detallar los diferentes
rubros (encamamiento, laboratorio, rayos X, sala de operaciones,
medicamentos, etc.) y adjuntar un desglose de cada uno de los
medicamentos suministrados.
53
D. Descripción del Procedimiento para Reclamo de Gastos Médicos
Título del Procedimiento: Reclamo de Gastos Médicos por Reembolso Convencional
Hoja No. 1 de 1 No. de Formas: Formulario de Reclamo de

Gastos Médicos
Inicia: Asegurado Termina: Dirección General Financiera
Puesto Paso
Unidad Actividad
Responsable No.
Presenta a la Dirección General Financiera
Consejo Superior Asegurado reclamo de gastos médicos por reembolso
1
Universitario convencional, llenando el formulario
correspondiente.
Recibe formulario con documentación de
Oficinista soporte y elabora providencia para remitirlo a
2
Dirección General la empresa aseguradora. Traslada para
Financiera visto bueno.
Asistente Recibe formulario y providencia, revisa, da
3 visto bueno y traslada.
Ejecutivo
Recibe providencia, formularios de reclamo
Empresa Personal de gastos médicos por reembolso
4
Aseguradora Designado convencional, realiza trámite interno y emite
cheque. Traslada.
Dirección General Recibe cheque, contacta al asegurado y
Oficinista 5 entrega.
Financiera
Se presenta con documento de identificación
Consejo Superior
Asegurado 6 personal, recibe cheque, firma copia de
Universitario
voucher y devuelve.
Dirección General Recibe voucher de cheque firmado y archiva.
Oficinista 7
Financiera
54
E. Flujograma del Procedimiento para Reclamo de Gastos Médicos
Título del procedimiento: Reclamo de Gastos Médicos por Reembolso Convencional
Asegurado Oficinista Asistente Ejecutivo Personal Designado

(CONSEJO SUPERIOR (DIRECCIÓN GENERAL
UNIVERSITARIO) FINANCIERA)
INICIO
Presenta a la
Dirección General
Financiera reclamo de
gastos médicos y llena
formulario
correspondiente
Recibe formulario con

documentación de
soporte, elabora
providencia para
remitirlo a la empresa
aseguradora y traslada
Recibe formulario
y providencia,
revisa, da visto
bueno y traslada
Recibe providencia,
formularios de
reclamo de gastos
médicos por
reembolso
convencional, realiza
trámite interno, emite
cheque y traslada
Recibe cheque,
contacta al
asegurado y
entrega
Se presenta con
documento de
identificación
personal, recibe
cheque, firma copia
de voucher y
devuelve
Recibe voucher de
cheque firmado y
archiva
FINAL
55
C. SEGURO CONTRA TODO RIESGO EN INCENDIO, TERREMOTO Y LÍNEAS
ALIADAS PARA EDIFICIOS
56
1. Procedimiento para la Administración del Seguro contra todo riesgo en
incendio, terremoto y líneas aliadas para Edificios de la Universidad
Administración del Seguro contra todo riesgo en incendio, terremoto y líneas

aliadas para Edificios de la Universidad.
Velar por que los edificios de la Universidad cuenten con un seguro contra todo
riesgo en incendio, terremoto y líneas aliadas
1) La División de Servicios Generales, en el mes de agosto de cada año, debe

actualizar la información de los Edificios de la Universidad de San Carlos de
Guatemala, en la aplicación de administración de seguros de la Dirección
General Financiera, en la página http://www.usac.edu.gt/dgf/seguros, en la
pestaña de edificios, para la adquisición del seguro contra todo riesgo en
incendio, terremoto y líneas aliadas y enviar los cuados a la Dirección General
Financiera.
2) La Unidad Ejecutora USAC/BCIE es la responsable de mantener actualizada

las alzas y bajas de todas las adquisiciones y construcciones a su cargo, en la
aplicación de administración e seguros de la Dirección General Financiera,
para su inclusión en el seguro contra todo riesgo en incendio, terremoto y
líneas aliadas.
3) Para la adquisición del seguro contra todo riesgo en incendio, terremoto y

líneas aliadas para los edificios de la Universidad, la Dirección General
Financiera debe iniciar con el trámite para el año siguiente, trasladando las
especificaciones técnicas y los listados de inmuebles que aparecen vigentes en
la aplicación de administración de seguros al Departamento de Proveeduría,
para que elaboren las bases de contratación y realicen la adquisición del
seguro según lo establece el Sistema Integrado de Compras –SIC-.
57
D. Descripción del Procedimiento Administración Seguro contra todo riesgo
en incendio, terremoto y líneas aliadas para Edificios de la Universidad
Título del Procedimiento: Administración de Seguro contra todo riesgo en incendio, terremoto y líneas
aliadas para Edificios de la Universidad
Inicia: Unidad Académica o Administrativa Termina: Dirección General Financiera
Puesto Paso
Unidad Actividad
Responsable No.
Personal Ingresa información sobre edificios en la
División de
1 aplicación de administración de seguros,
Servicios Generales Designado
imprime listados y traslada.
Recepcionista 2 Recibe listados, revisa y traslada.
Dirección General Recibe listados para adquisición de seguro,
Financiera Asistente
3 valida información en la aplicación y elabora
Ejecutivo
especificaciones técnicas. Traslada.
Recibe listados de inmuebles y
especificaciones técnicas para elaborar bases
4 de contratación y realizar el proceso de
Departamento de adquisición del seguro según lo establecido en
Personal Designado
Proveeduría el Sistema Integrado de Compras.
adjudicada, contacta al enlace de la empresa
6 aseguradora para la administración del seguro
contra todo riesgo en incendio, terremoto y
líneas aliadas para Edificios de la Universidad.
Empresa Personal
7 emite original y copia certificada de póliza y
traslada.
Recibe póliza y copia certificada de seguro
revisa y traslada por medio de providencia con
Dirección General
Oficinista 8 Vo. Bo. del Asistente Ejecutivo, copia al
Financiera
liquidación y archiva el original.
Recibe copia certificada de póliza de seguros
Departamento de Personal contra todo riesgo en incendio y terremoto
9
Proveeduría Designado para Edificios de la Universidad, realiza
liquidación y Archiva.
58
E. Flujograma del Procedimiento Administración Seguro contra todo riesgo
en incendio, terremoto y líneas aliadas para Edificios de la Universidad
Título del procedimiento:Administración de Seguro contra todo riesgo en incendio y terremoto para Edificios
de la Universidad
Personal
Personal Designado Asistente Ejecutivo Personal Designado
(DIVISIÓN DE SERVICIOS (DIRECCIÓN GENERAL (DIRECCIÓN GENERAL
Designando
(DEPARTAMENTO DE (ASEGURADORA)
GENERALES) FINANCIERA) FINANCIERA)
PROVEEDURÍA)
INICIO
Recepcionista
Recibe listados
Ingresa para adquisición
información sobre de seguro, valida
edificios en la información en la
Recibe listados,
aplicación de aplicación y
revisa y traslada.
administración de elabora
seguros, imprime especificaciones
listados y traslada. técnicas. Recibe listados de
Traslada. inmuebles y
especificaciones
técnicas para Elaborar
bases de contratación y
realizar el proceso de
adquisición del seguro
según lo establecido en
el Sistema Integrado de
Compras.
Notifica a la
Dirección General
Financiera sobre la
empresa
aseguradora
adjudicada y
nombre del personal
enlace. Traslada
de empresa
aseguradora
al enlace de la
empresa
aseguradora para la
Oficinista administración del
seguro Recibe información
de enlace
responsable y emite
póliza de seguro y
Recibe póliza y copia traslada
certificada de seguro
revisa y traslada por
medio de providencia,
copia al Departamento
de Proveeduría para
liquidación y Archiva el
original Recibe copia certificada
de póliza de seguros
contra todo riesgo en
incendio y terremoto
para Edificios de la
Universidad, realiza
liquidación de acuerdo a
procedimiento interno y
Archiva
FINAL
59
2. Procedimiento para Reclamo del Seguro contra todo riesgo en incendio,
terremoto y líneas aliadas para Edificios de la Universidad
Reclamo del Seguro contra todo riesgo en incendio, terremoto y líneas aliadas
para Edificios propiedad de la Universidad.
Orientar al personal de las unidades académicas y administrativas para

realizar el reclamo sobre un siniestro por incendio o terremoto en los edificios de la
Universidad de San Carlos de Guatemala.
1. Las autoridades de las unidades académicas y administrativas deben dar

aviso inmediato a la Dirección General Financiera de un siniestro ocurrido
en algún edificio de la Universidad.
2. Las unidades académicas y administrativas deben entregar en la Dirección

General Financiera los documentos de respaldo sobre las pérdidas
reportadas en el siniestro y dar el seguimiento correspondiente ante la
3. Los requisitos que se deben presentar para un reclamo serán los

estipulados por la empresa aseguradora contratada.
4. El seguro contra todo riesgo en incendio, terremoto y líneas aliadas abarca

únicamente los rubros de incendio, robo y atraco en los montos
establecidos por la Dirección General Financiera para cada una de las
propiedades.
60
D. Descripción del Procedimiento para Reclamo del seguro contra todo riesgo en
Título del Procedimiento: Reclamo de Seguro contra todo riesgo en incendio, terremoto y líneas
aliadas para Edificios de la Universidad
Hoja No. 1 de 1 No. de Formas: Formulario de Reclamo
Inicia: Beneficiario Termina: Dirección General Financiera
Puesto Paso
Unidad Actividad
Responsable No.
Autoridad Informa inmediatamente a la Dirección General

Unidad Académica o
1 Financiera sobre el siniestro ocurrido vía
Administrativa Competente
telefónica y por escrito.
Recibe notificación, contacta a la empresa
Dirección General Oficinista aseguradora, completa el formulario de Reclamo
2
Financiera correspondiente, obtiene visto bueno del
Asistente Ejecutivo y traslada.
Recibe formularios de reclamo y solicita
Personal
Empresa Aseguradora 3 documentación de soporte de las pérdidas.
designado
Traslada
Recibe información y procede a solicitar mediante
Dirección General providencia a la Unidad Académica o
Oficinista 4
Financiera Administrativa los documentos que acreditan las
pérdidas.
Unidad Académica o Personal Recibe solicitud, procede a documentar pérdidas
5 y traslada.
Dirección General Asistente Recibe documentación y traslada a la empresa
6
Financiera Ejecutivo aseguradora.
Personal Recibe documentación, evalúa, realizan el trámite

Empresa Aseguradora 7 interno y emite cheque voucher. Traslada.
Designado
Recibe cheque voucher y lo remite al
8 Departamento de Caja para realizar el depósito
respectivo.
Recibe cheque voucher, y emite Recibo 101-C-
CCC, del cual:
Personal 9.1 Remite original a la Dirección General
Departamento de Caja 9
designado Financiera.
9.2 La copia la envía a la Unidad Académica o
Administrativa para que solicite el rembolso.
Recibe original del Recibo 101-C-CCC. Procede
a enviar a la Unidad Académica o Administrativa
Dirección General
Oficinista 10 el finiquito de reclamo con el cual la unidad
Financiera
solicita al Departamento de Caja el reembolso
respectivo. Archiva expediente.
61
E. Flujograma del Procedimiento para Reclamo del seguro contra todo riesgo en
Título del procedimiento: Reclamo de Seguro contra todo riesgo en incendio y terremoto para Edificios de la Universidad
Personal
Personal Designado Oficinista Personal Designado Asistente Ejecutivo
(UNIDAD ACADÉMICA O (DIRECCIÓN GENERAL (DIRECCIÓN GENERAL
Designando
(ASEGURADORA) (DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVA) FINANCIERA) FINANCIERA)
DE CAJA)
INICIO
Recibe notificación,
Informa
contacta a la empresa Recibe formularios de
inmediatamente a la
aseguradora, completa reclamo y solicita
Dirección General
formulario de documentación de
Financiera sobre el
Reclamo, obtiene Vo. soporte de las
siniestro ocurrido vía
Bo. del Asistente pérdidas. Traslada
telefónica y por escrito
Ejecutivo y traslada
Recibe información y
solicita mediante
providencia a la
Unidad Académica o
Administrativa los
documentos que
acreditan las pérdidas
Recibe solicitud,
procede a
documentar
pérdidas y traslada
Recibe
documentación y
traslada a la
empresa
aseguradora
Recibe
documentación,
evalúa, realizan el
trámite interno, emite
cheque voucher y
traslada Recibe cheque voucher,
y emite Recibo 101-C-
Recibe cheque CCC, del cual:
voucher y lo remite al 9.1 Remite original a la
Dirección General
Departamento de Financiera.
Caja para realizar el 9.2 La copia la envía a la
depósito respectivo Unidad Académica o
Administrativa para que
Recibe original del solicite el rembolso.
Recibo 101-C-CCC.
Procede a enviar a la
Unidad Académica o
Administrativa el finiquito
de reclamo con el cual la
unidad solicita al
Departamento de Caja el
reembolso respectivo.
Archiva expediente.
FINAL
62
D. SEGURO DE CAUCIÓN/FIANZA DE FIDELIDAD O MANEJO DE VALORES
(INGRESOS)
63
1. Procedimiento para la Administración del Seguro de Caución/Fianza de
Fidelidad o Manejo de Valores (Ingresos)
Administración del Seguro de Caución/Fianza de Fidelidad o Manejo de Valores

(Ingresos)
1) Asegurar la fidelidad del manejo del fondo fijo por parte de los trabajadores de
la Universidad de San Carlos de Guatemala.
2) Constar con una garantía en el resguardo de los ingresos de la Universidad de
San Carlos de Guatemala.
C. Normas Generales del Seguro de Caución/Fianza de Fidelidad
1) Es responsabilidad de las unidades académicas y administrativas que cuentan

con asignación de fondo fijo o ingreso de valores, ingresar la información a la
aplicación de administración de seguros, en la página electrónica
http://www.usac.edu.gt/dgf/seguros, en la pestaña de fianza y manejo, los
cambios correspondientes de alzas y bajas de trabajadores, así como,
ampliación y disminución de fondos fijos y dar aviso por escrito a la Dirección
General Financiera.
2) Es responsabilidad de la Dirección General Financiera iniciar el trámite de

adquisición del seguro Caución/Fianza de Fidelidad o Traslado de Valores para
la cobertura del año siguiente, de acuerdo a lo que establece el Sistema
Integrado de Compras –SIC-.
3) Para la adquisición del seguro Caución/Fianza de Fidelidad o Traslado de

Valores para la cobertura del año siguiente, la Dirección General Financiera
debe iniciar con el trámite trasladando las especificaciones técnicas y los
listados de las unidades académicas y administrativas que cuentan con
asignación de fondo fijo o ingreso de valores, que aparecen vigentes en la
aplicación de administración de seguros al Departamento de Proveeduría, para
64
que elaboren las bases de contratación y realicen la adquisición del seguro
según lo establece el Sistema Integrado de Compras –SIC-.
4) La Dirección General Financiera es la encargada de realizar el trámite de la

solicitud de inclusión o exclusión de un trabajador de una unidad académica o
administrativa de la Universidad al seguro Caución/Fianza de Fidelidad o
Manejo de Valores ante la empresa aseguradora, de acuerdo a la solicitud de
las unidades.
5) Todo cambio de información dentro de la aplicación de administración de

seguros debe ser solicitado por las unidades académicas y administrativas a la
Dirección General Financiera.
D. Normas Específicas del Seguro de Caución/Fianza de Fidelidad
1) Es responsabilidad de las autoridades de las unidades académicas y

administrativas que el personal que tiene a su cargo el manejo del fondo fijo se
encuentre cubierto por el Seguro de Caución/Fianza de Fidelidad.
2) El seguro Caución/Fianza de Fidelidad asegura a los trabajadores de la
Universidad de San Carlos de Guatemala, responsables del manejo del fondo
fijo que asigna la Dirección General Financiera a una unidad académica o
administrativa y que tienen firma registrada en los bancos de dicho fondo.
3) El monto máximo de resguardo por el seguro de Caución/Fianza de Fidelidad
es por un monto de quinientos mil quetzales exactos (Q500,000.00).
E. Normas Específicas del Seguro de Caución/Fianza de manejo de valores
1) Es responsabilidad de las autoridades de las unidades académicas y

administrativas que el personal que tiene bajo su responsabilidad la recepción
de ingresos se encuentre cubierto por el seguro de Caución/Fianza de manejo
de valores.
2) El monto máximo de resguardo por el seguro de Caución/Fianza de manejo de
valores es por un monto de cinco mil quetzales exactos diarios (Q5,000.00).
65
F. Descripción del Procedimiento Re-inclusión del Seguro Caución/Fianza
de Fidelidad o Manejo de Valores
Título del Procedimiento: Re-inclusión del Seguro Caución/Fianza de Fidelidad o Manejo de Valores
Puesto Paso
Unidad Actividad
Responsable No.
Solicita a la Dirección General Financiera un
código de usuario para ingresar a la aplicación
Personal de administración de seguros la información
Unidad Académica o
1 de alzas y bajas de trabajadores encargados
del fondo fijo o manejo de valores (ingresos),
así como ampliación o disminución de fondos
fijos, imprime y traslada.
Asistente Recibe solicitud y asigna código de usuario.
Ejecutivo 2
Personal Recibe código de usuario y procede a ingresar

Unidad Académica o
3 la información requerida en el sistema ya sea
para Fianza de Fidelidad o Manejo de Valores.
Imprime el reporte y saca firma de visto bueno
de la autoridad competente y traslada a la
4
Dirección General Financiera para la inclusión
al seguro.
Dirección General Recibe listados, revisa y traslada.
Recepcionista 5
Financiera
Recibe listados, revisa, valida en el sistema,
Asistente Ejecutivo 6 elabora especificaciones técnicas y traslada.
Recibe listados y especificaciones técnicas

para elaborar bases de contratación y realizar
el proceso de adquisición del seguro
7
Caución/Fianza de Fidelidad o Manejo de
Departamento de
Personal Designado Valores según lo establecido en el Sistema
Proveeduría Integrado de Compras.
66
Título del Procedimiento: Re-inclusión del Seguro Caución/Fianza de Fidelidad o Manejo de
Valores
Puesto Paso
Unidad Actividad
Responsable No.
9
Financiera Ejecutivo aseguradora para la administración del
seguro.
Empresa Personal
10 emite original y copia certificada de póliza y
traslada.
Recibe póliza y copia certificada de seguro
revisa y traslada por medio de providencia
Dirección General
Oficinista 11 con Vo. Bo. del Asistente Ejecutivo, copia al
Financiera
liquidación y archiva el original.
Departamento de Personal Recibe copia certificada de póliza de seguros,
12 realiza liquidación y archiva.
67
G. Diagrama de flujo del Procedimiento Re-inclusión del Seguro
Caución/Fianza de Fidelidad o Manejo de Valores
Título del Procedimiento: Re-inclusión del Seguro Caución/Fianza de Fidelidad o Manejo de Valores
Recepcionista Oficinista Asistente Ejecutivo Personal Designado Personal Designado

Personal Designado (DIRECCIÓN GENERAL (DIRECCIÓN GENERAL (EMPRESA
(DIRECCIÓN GENERAL (DEPARTAMENTO DE
(UNIDAD ACADÉMICA)
FINANCIERA) FINANCIERA) FINANCIERA) PROVEEDURÍA ) ASEGURADORA)
INICIO
Solicita a la Dirección
General Financiera un
código de usuario para
ingresar a la aplicación
de administración de
seguros la información Recibe solicitud y
de alzas y bajas de asigna código de
trabajadores encargados
usuario.
del fondo fijo o manejo
de valores (ingresos),
así como ampliación o
disminución de fondos
Recibe código de Recibe listados y

usuario y procede a especificaciones
ingresar la técnicas para Elaborar
información Recibe listado de Recibe listados bases de contratación y
seguros de Fianza valida en la realizar proceso de
requerida en el
adquisición de seguro
sistema ya sea para de Fidelidad o aplicación, elabora Caución/Fianza de
Fianza de Fidelidad Manejo de Valores , especificaciones Fidelidad o Manejo de
o Manejo de Valores revisa y traslada. técnicas. Traslada. Valores según lo
y traslada listado a la establecido en el
Dirección General Sistema Integrado de
Compras.
financiera
Notifica a la
Dirección General
Financiera sobre la
empresa
aseguradora
adjudicada y
nombre del personal
enlace y traslada.
de empresa
aseguradora
Recibe información
de enlace
al enlace de la
responsable y emite
empresa
original y copia
aseguradora para la
certificada de póliza
y traslada.
póliza de seguro de
Fianza de Fidelidad
o Manejo de Valores
Recibe póliza y copia

certificada de seguro
revisa y traslada por
medio de providencia
con Vo. Bo. del
Asistente Ejecutivo,
copia al Departamento
de Proveeduría para
liquidación y archiva el
original.
Recibe copia de
póliza de seguro,
realiza liquidación y
Archiva.
FIN
68
Título del Procedimiento: Inclusión del Seguro Caución/Fianza de Fidelidad o Manejo de Valores
Puesto Paso
Unidad Actividad
Responsable No.
Solicita a la Dirección General Financiera un
código de usuario para ingresar a la aplicación
Personal de administración de seguros la información
Unidad Académica o
1 de alzas y bajas de trabajadores encargados
del fondo fijo o manejo de valores (ingresos),
así como ampliación o disminución de fondos
Dirección General Asistente Recibe solicitud y asigna código de usuario.
Ejecutivo 2
Financiera
Recibe código de usuario y procede a ingresar
3 la información requerida en el sistema ya sea
para Fianza de Fidelidad o Manejo de Valores.
Imprime el reporte y saca firma de visto bueno
de la autoridad competente y traslada a la
4
Dirección General Financiera para la inclusión
al seguro.
Secretaria Recibe reporte, revisa y traslada.
5
Recepcionista
Asistente Recibe reporte, revisa, valida en el sistema y

6 solicita elaboración de providencia. Traslada
Dirección General Ejecutivo
Financiera Recibe reporte, elabora providencia para
Oficinista 7 aseguradora. Traslada.
Asistente Recibe providencia, firma y traslada a

8 empresa aseguradora para la inclusión.
Ejecutivo
Empresa Personal Recibe providencia, realiza la inclusión y
9 emite factura correspondiente.
Recibe factura de la inclusión y traslada al
Dirección General Oficinista 10 Departamento de Proveeduría para realizar el
Financiera
pago.
Personal Recibe factura y realiza procedimiento de
Departamento de
11 pago conforme lo establece el Sistema
Integrado de compras. Archiva.
69
A. Flujograma del Procedimiento Inclusión a la póliza de seguro
Caución/Fianza Fidelidad o Traslado de Valores
Título del procedimiento: Inclusión a la póliza de Seguro Caución/Fianza Fidelidad o Traslado de Valores
Secretaria
Personal Designado
Recepcionista
Asistente Ejecutivo Oficinista Personal Designado Personal Designado
(Unidad Académica o (DIRECCIÓN GENERAL (DIRECCIÓN GENERAL (DEPARTAMENTO DE
(DIRECCIÓN GENERAL (ASEGURADORA)
Administrativa) FINANCIERA) FINANCIERA) PROVEEDURÍA)
FINANCIERA)
Inicio
Solicita a la Dirección General

Financiera un código de
usuario para ingresar al
Recibe solicitud y asigna
sistema informatizado de
seguros la información del código de usuario.
trabajador encargado del fondo
fijo o transporte de valores.
Recibe código de usuario y

procede a ingresar la
información requerida en el
sistema ya sea para Fianza de
Fidelidad o Transporte de
Valores.
Imprime el reporte y saca firma Recibe reporte, revisa y

de visto bueno de la autoridad Recibe reporte, elabora
Recibe reporte y solicita elaboración de
competente y traslada a la providencia para
Dirección General Financiera traslada. providencia a secretaria.
aseguradora y traslada.
para la inclusión al seguro. Traslada
Recibe providencia, firma y

Recibe providencia, realiza
traslada a empresa
la inclusión y emite factura
aseguradora para la
correspondiente.
inclusión.
Recibe factura de la inclusión y

traslada al Departamento de
Proveeduría para realizar el
pago.
Recibe factura y realiza

procedimiento de pago
conforme lo establece el
Sistema Integrado de compras.
Archiva.
Fin
70
2. Procedimiento para Reclamo del Seguro Caución/Fianza de Fidelidad o
Manejo de Valores
Reclamo del Seguro Caución/Fianza de Fidelidad o Manejo de Valores
Orientar al personal de las unidades académicas y administrativas para realizar el

reclamo sobre un siniestro, robo o fraude.
1. Los documentos que deben ser presentados a la Dirección General Financiera

y que son requisitos para realizar un reclamo del seguro Caución/fianza de
fidelidad o manejo de valores son:
a. Acta Administrativa donde se haga constar el siniestro, robo o fraude.
b. Aviso a Auditoría Interna del percance.
c. Denuncias ante la Policía Nacional Civil y Ministerio Público según
corresponda.
d. Solicitud expresa de la autoridad competente de la unidad académica o
administrativa del fondo fijo o traslado de valores según corresponda.
e. Copia del proceso judicial en cualquiera de sus fases (si existiese).
f. Otra que sea requerida por la empresa aseguradora.
2. Las autoridades de las unidades académicas y administrativas al momento de

identificar un siniestro, robo o fraude en el manejo del fondo fijo o manejo de
valores, deben faccionar un Acta Administrativa, realizar las denuncias
correspondientes (Policía Nacional Civil y Ministerio Público) y dar aviso a la
Dirección General Financiera.
3. Las autoridades de las unidades académicas y administrativas son

responsables de presentar toda la documentación a la Dirección General
Financiera para realizar un reclamo, ya que la empresa aseguradora no recibe
solicitudes con documentación incompleta.
4. La Dirección General Financiera es responsable de presentar la solicitud de

reclamo ante la empresa aseguradora al momento de recibir la información y
documentos de las unidades académicas o administrativas.
71
D. Descripción del Procedimiento para Reclamo del seguro Caución/Fianza
de Fidelidad o Manejo de Valores
Título del Procedimiento: Reclamo de Seguro Caución/Fianza de Fidelidad o Manejo de Valores
Hoja No. 1 de 1 No. de Formas: Formulario de Reclamo

Administrativa
Puesto Paso
Unidad Actividad
Responsable No.
Autoridad Facciona Acta Administrativa del siniestro, robo o

1
Competente fraude, presenta las denuncias correspondientes
Unidad Académica o
Administrativa
Personal Da aviso a la Dirección General Financiera y
2 adjunta documentación requerida para realizar el
Designado
reclamo ante la empresa aseguradora.
Recibe documentación, revisa que este completa
de lo que puede ocurrir:
Recepcionista 3.1 Esta incompleta y devuelve para que lo
3
completen. Regresa Paso 2.
Dirección General
3.2 Esta completa: recibe y continúa con el
Financiera
trámite de reclamo. Traslada
Asistente Recibe documentación de reclamo y traslada
4 para elaboración de providencia.
Administrativo
Elabora providencia y traslada
Oficinista 5
Asistente Recibe providencia, da visto bueno y traslada

6 para el trámite en empresa aseguradora.
Administrativo
Recibe documentación, evalúa y califica
argumentos del caso de lo que puede ocurrir:
7.1 Si los argumentos son aceptados, indemniza
Empresa Personal de acuerdo a su procedimiento interno, emite
7
Aseguradora Designado cheque y traslada a la Dirección General
Financiera. Continua paso 8.
7.2 Si los argumentos no son aceptados emiten
nota de rechazo y trasladan.
Recibe cheque voucher y lo remite al
8 Departamento de Caja para realizar el depósito
respectivo.
72
Título del Procedimiento: Reclamo de Seguro Caución/Fianza de Fidelidad o Manejo de Valores
Puesto Paso
Unidad Actividad
Responsable No.
Recibe cheque voucher, y emite Recibo 101-C-
CCC, del cual:
9.1 Remite original a la Dirección General
Departamento
Personal designado 9 Financiera.
de Caja
9.2 La copia la envía a la Unidad Académica
Administrativa para que solicite el
rembolso.
Recibe original del Recibo 101-C-CCC.
Procede a enviar a la Unidad Académica o
Dirección General
Oficinista 10 Administrativa el finiquito de reclamo con el
Financiera
cual la unidad solicita al Departamento de Caja
el reembolso respectivo. Archiva expediente.
73
A. Flujograma del Procedimiento para Reclamo del seguro Caución/Fianza
de Fidelidad o Traslado de Valores
Título del procedimiento: Reclamo de Seguro Caución/Fianza Fidelidad o Traslado de Valores
Autoridad Personal
Oficinista Asistente Ejecutivo
Competente (DIRECCIÓN GENERAL
Personal Designado Designando
(DIRECCIÓN GENERAL
(UNIDAD ACADÉMICA O (EMPRESA ASEGURADORA) (DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVA) DE CAJA)
INICIO
Facciona Acta
Administrativa del
siniestro, robo o
fraude, presenta las
denuncias
correspondientes
Da aviso a la Dirección
General Financiera y
Recibe
adjunta
documentación, revisa
documentación
que este completa de
requerida para realizar
lo que puede ocurrir:
el reclamo ante la
NO SI
Esta completa
Recibe
Recibe
Recibe y documentación,
devuelve para documentación y
continua con evalúa y califica
que lo
el trámite de
traslada a la
completen argumentos del
reclamo. empresa
caso de lo que
aseguradora
puede ocurrir
NO SI
Argumentos
aceptados
Indemniza de
acuerdo a su
procedimiento
emiten nota de
1 rechazo
interno, emite
cheque y traslada a
la Dirección General
Financiera
Recibe cheque voucher,

y emite Recibo 101-C-
Recibe cheque CCC, del cual:
voucher y lo remite al 9.1 Remite original a la
Dirección General
Departamento de Financiera.
Caja para realizar el 9.2 La copia la envía a
Recibe original del
Recibo 101-C-CCC.
depósito respectivo la Unidad Académica
Procede a enviar a la Administrativa para que
Unidad Académica o solicite el rembolso.
Administrativa el finiquito
de reclamo con el cual la
unidad solicita al
Departamento de Caja el
reembolso respectivo.
Archiva expediente
1 FINAL
74

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

Dirección General Financiera

Guatemala, Junio 2015

Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo

Dr. Carlos Enrique Camey Rodas

Dr. Axel Popol Oliva

Msc. Gerardo Leonel Arroyo Catalán

Ing. Agr. Álvaro Amílcar Folgar Portillo

Lic. Urías Amitaí Guzmán García

Arq. Alenka Irina Barreda Taracena

Licda. Betzy Elena Lemus de Bojórquez

División de Desarrollo Organizacional

El Rector de la Universidad de San Carlos de Guatemala, ante la necesidad de

Esta herramienta administrativa describe la secuencia de los pasos a seguir por

El documento contiene objetivos, normas de cumplimiento general, disposiciones

a. Contar con una herramienta administrativa que contenga en forma ordenada,

II. Normas de Aplicación General

a. La Dirección General Financiera es la encargada de la administración de las

a. Código de Comercio de Guatemala -Decreto 2-70-.

Los procedimientos que se desarrollan en la administración de seguros de la

B. Seguro de vida y gastos médicos

D. Seguro de Caución/Fianza de Fidelidad o manejo de Valores

1. Normas de Aplicación General para seguro de vehículos

a. Será estricta responsabilidad de las autoridades competentes de las unidades

b. Cuando se dé un siniestro en un vehículo de la Universidad de San Carlos de

c. Las unidades académicas y administrativas que tienen vehículos propiedad de la

d. La Dirección General Financiera debe proporcionar a las autoridades de las

e. El cumplimiento de lo descrito en el presente manual, no exime la observancia

f. Es responsabilidad de la unidad académica o administrativa propietaria de un

A. Título del procedimiento:

Inclusión de vehículos en la Póliza de Seguro.

B. Objetivo del Procedimiento

Que los vehículos de la Universidad de San Carlos de Guatemala que se

1) La Unidad Académica o Administrativa de la Universidad, debe ingresar a la

2) Para la inclusión de un vehículo, debe presentarse a la Dirección General

3) La unidad académica o administrativa propietaria del vehículo, debe efectuar el

4) La unidad académica o administrativa debe prever que cuando la compra de

5) La unidad académica o administrativa que ha adquirido el vehículo no debe retirar

6) Todo equipo o accesorio extra instalado al vehículo, que no sea de fábrica o de la

7) La Dirección General Financiera proporcionará a la Unidad Académica o

Nombre de la Unidad: Dirección General Financiera

Título del Procedimiento: Inclusión de vehículos en la Póliza de Seguro

Hoja No. 1 de 2 No. de Formas: Ninguna

5.1 Si es vehículo nuevo: Verifica que la

Empresa Personal Notifica la inclusión por medio de Inciso o

Recibe documentación y factura. Realiza el

Universidad de San Carlos de Guatemala

Nombre de la Unidad: Dirección General Financiera

Título del procedimiento: Inclusión de vehículo en la Póliza de Seguro

Elaborado por: Profesional de Desarrollo Organizacional Página 1 de 2

Personal Recepcionista Asistente Ejecutivo

Solicita código de Recibe solicitud de

Recibe código de Recibe reporte,

Realiza el proceso de Procede a la

Nombre de la Unidad: Dirección General Financiera

Título del procedimiento: Inclusión de vehículo en la Póliza de Seguro

Elaborado por: Profesional de Desarrollo Organizacional Página 2 de 2

A. Título del procedimiento: