2022

Manual de Excel básico

Curso de excel básico

Liliana
 1. Introducción

Excel es una de las herramientas más potentes y versátiles de la paquetería de

Office de Microsoft, debido a que combina la estadística con la visualización de los
gráficos, facilitando la interacción para el análisis de información y llegar a
conclusiones.
Microsoft Excel permite realizar todo tipo de operaciones con datos que se
clasifican y organizan. Es, además, el programa más utilizado para presentar
resultados de trabajo de forma gráfica.
El Instituto GASCOM ha diseñado este curso con la finalidad de que los
participantes trabajen con el programa y realicen desde operaciones básicas hasta
el manejo complejo de los formatos de Excel así como a presentar resultados a
partir de los mismos.
Conocer el programa Microsoft Office Excel es fundamental para el desarrollo
profesional y de habilidades competitivas de las personas. Uno de los principales
objetivos de este curso es ofrecer las herramientas necesarias para lograr una
mayor productividad en las distintas áreas de la empresa.
Así, los estudiantes de nuestro curso desde principiantes hasta avanzados tendrán
más confianza para trabajar con hojas de cálculo, ya que el curso facilita el
conocimiento de las funciones existentes en Excel y les desarrolla las habilidades
para detectar errores, aprovechando siempre que Excel está diseñado sobre la
base de la sencillez y la intuición.
Con este curso esperamos que los colaboradores de Gas Com trabajen más
eficientemente el Excel, usando como profesionales las herramientas que
necesitan para administrar información y tomar decisiones.
Índice
1. Introducción...............................................................................................................................2
...........................................................................................................................................................4
2. Plan de estudios.........................................................................................................................4
3. Contenido del curso.................................................................................................................14
Introducción al Excel........................................................................................................................14
Conceptos Básicos............................................................................................................................28
Tareas Básicas..................................................................................................................................34
Validación de datos..........................................................................................................................39
Tablas...............................................................................................................................................42
Segmentación de datos....................................................................................................................45
Tablas dinámicas..............................................................................................................................48
Gráficos............................................................................................................................................49
Trabajar con múltiples hojas de cálculo...........................................................................................58
Metacomandos................................................................................................................................60
Conclusión........................................................................................................................................61
Bibliografía.......................................................................................................................................62
2. Plan de
estudios
 Instituto Gas Com
Introducción al Excel
Modalidad No Escolarizada
Vigencia: 2021
Antecedente Académico: NA
Área de estudios: Sistemas Computacionales
Clave del Plan de Estudios:
Diseño Curricular: Flexible

FIN DE APRENDIZAJE O FORMACIÓN

Que el personal conozca cómo gestionar datos numéricos que pueden ser
utilizados para un sin fin de operaciones, tenga las competencias y habilidades
necesarias para incrementar la productividad disminuyendo los errores en la
administración.
El participante conocerá los procedimientos de las herramientas de visualización,
conocimientos básicos y estadísticas avanzadas de Excel para un desempeño
eficiente y de alta calidad.
PERFIL DE EGRESO
El egresado tendrá la capacidad de:

 Generar documentos de calidad de manera ágil en excel

 Interpretará datos analíticos y estadísticos.
 Logrará generar tablas dinámicas para la elaboración de informes.
 Obtendrá cualidades para desarrollar y maniobrar bases de datos.
 Dominará la habilidad de modificar las hojas de cálculo, desde tamaños y
colores, además de introducir información y manipularla.
 PERFIL DE INGRESO
Personal administrativo de GasCom con:

 Estudios de nivel superior.

 Actitud positiva para aprender
 Capacidad de trabajo en equipo.
 Manejo correcto del idioma.
 Capacidad de trabajo bajo presión y resistencia a la frustración.
 Organizado

ADMINISTRACIÓN Y OPERATIVIDAD DEL PLAN DE ESTUDIOS

Áreas temáticas:

 Introducción al Excel
 Conocimientos básicos
 Validación de datos
 Como crear tablas en Excel
 Tablas dinámicas
 Gráficos
 Trabajar con múltiples hojas de calculo
 Atajos de teclado básicas en Excel
 Utilidades

Principios Rectores del plan de estudios:

Nos basamos en los siguientes principios:

Enseñamos para la vida
Les enseñamos a adultos
Los adultos se involucran para aprender
Desarrollamos competencias y habilidades para el trabajo
Promovemos actitudes de servicio excepcionales para la satisfacción de nuestros
clientes.

SUSTENTO TEÓRICO DEL MODELO CURRICULAR

Guía este programa la educación por competencias que contiene 5 elementos:

SABER
(Conocimientos)
SABER HACER
(Habilidades y destrezas)
HACER
SABER ESTAR
(Competencias)
(Actitudes e intereses)
PODER HACER
(Medios y recursos)
QUERER HACER
(Motivación)

Fuente: (Pagliarulo, 2010)

 JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA CURRICULAR
EN LA MODALIDAD NO ESCOLARIZADA O MIXTA

El Instituto Gas Com está diseñado para atender a trabajadores en activo, que
requieren conocimientos y destrezas para laborar con seguridad, eficiencia y
eficacia.

Como todo el personal está cumpliendo una jornada de trabajo, se requiere de la

flexibilidad necesaria para lograr los tiempos de estudio combinados con los de la
rutina diaria.

Solo un modelo flexible que combine horas de clase presenciales con el trabajo
autónomo del colaborador, permite que los objetivos de aprendizaje se puedan
lograr.

Por eso la mejor opción en la capacitación para el trabajo consiste en la modalidad

mixta, que se presenta en esta propuesta curricular, lo cual abre la posibilidad
para la enseñanza presencial así como el uso de las plataformas virtuales.

PROPUESTA DE EVALUACIÓN PERIÓDICA DEL PLAN DE ESTUDIOS

La evaluación del plan de estudios se hará cada dos años, se usaran diversas
metodologías para dar certeza y validez a las conclusiones de las evaluaciones.
 MAPA CURRICULAR
DISEÑO CURRICULAR FLEXIBLE

Asignatura o unidad de Clave Seriación Horas Instalaciones

aprendizaje
Introducción al Excel. E001 4
1.1. ¿Qué es Excel?
1.2. ¿Por qué es importante?
1.3. ¿Para qué sirve?
1.4. Recorrido de Herramientas
1.5. Barra inferior

Conocimientos básicos. E002 4

1.1. Libro de trabajo
1.2. Hojas de cálculo
1.3. Celdas y columnas
1.4. Tipos de datos
1.5. Errores de datos
Tareas básicas. E003 4
1.1. Insertar y eliminar filas y
columnas
1.2. Sumar
1.3. Restar
1.4. Dividir
1.5. Multiplicar
1.6. Promedio
1.7. Insertar y eliminar celdas
1.8. Migración de datos de archivos
a Excel
Trabajar con múltiples hojas. E004 4
1.1. Seleccionar hojas de calculo
1.2. Manejar hojas de cálculo
agrupadas
1.3. Desagrupar hojas de calculo
1.4. Copiar y mover hojas de
calculo
1.5. Insertar y eliminar hojas
Validación de datos. E005 4
1.1. Importancia
1.2. Comando de validación
1.3. Como aplicar la validación
Como crear tablas en Excel. E006 4
1.1. Procedimientos
1.2. Beneficios
Tablas dinámicas. E007 4
1.1. ¿Qué son?
1.2. Cuando usar una tabla
dinámica
1.3. Como crear una tabla
dinámica
1.4. Campos de la tabla dinámica
Gráficos. E008 4
1.1. Crear gráficos
1.2. Tipos de gráficos
Utilidades. E009 4
1.1. Metacomandos
1.2. Retroalimentacióm
1.3. Evaluación Final

_____________________________________________________
NOMBRE Y CARGO DE LA PERSONA FACULTADA PARA
AUTORIZAR EL PLAN DE ESTUDIOS
 NOMBRE DE LA ASIGNATURA O UNIDAD DE APRENDIZAJE

Introducción al Excel

CLAVE DE LA ASIGNATURA

OBJETIVO GENERAL DE LA ASIGNATURA

Brindar los conceptos básicos del entorno de Excel, así como su uso y aplicación
con un enfoque estadístico.

TEMAS Y SUBTEMAS
1. Introducción al Excel.
1.1. ¿Qué es Excel?
1.2. ¿Por qué es importante?
1.3. ¿Para qué sirve?
1.4. Recorrido de Herramientas
1.5. Barra inferior
2. Conocimientos básicos.
2.1. Libro de trabajo
2.2. Hojas de cálculo
2.3. Celdas y columnas
2.4. Tipos de datos
2.5. Errores de datos
3. Tareas básicas.
3.1. Insertar y eliminar filas y columnas
3.2. Sumar
3.3. Restar
3.4. Dividir
3.5. Multiplicar
3.6. Promedio
3.7. Insertar y eliminar celdas
3.8. Migración de datos de archivos a Excel
4. Trabajar con múltiples hojas.
4.1. Seleccionar hojas de cálculo
4.2. Manejar hojas de cálculo agrupadas
4.3. Desagrupar hojas de calculo
4.4. Copiar y mover hojas de cálculo
4.5. Insertar y eliminar hojas
5. Validación de datos.
5.1. Importancia
5.2. Comando de validación
5.3. Como aplicar la validación
6. Como crear tablas en Excel.
6.1. Procedimientos
6.2. Beneficios
7. Tablas dinámicas.
7.1. ¿Qué es?
7.2. Cuando usar una tabla dinámica
7.3. Como crear una tabla dinámica
7.4. Campos de la tabla dinámica
8. Gráficos.
8.1. Crear gráficos
8.2. Tipos de gráficos
9. Utilidades.
9.1. Metacomandos
10. Evaluación Final

Actividad de aprendizaje
Lectura y análisis de datos estadísticos.
Seminarios de intercambio de ideas y experiencias de los participantes.
Prácticas y ejercicios de datos.

Criterios y procedimientos de evaluaciones:

Lectura y análisis de datos estadísticos. %
Seminarios de intercambio de ideas y experiencias de los participantes. %
Prácticas y ejercicios de datos. %

Presentación:
No hay duda de que Excel es una aplicación fantástica que suele ocupar un lugar
secundario, detrás de Word en la paquetería de Office de Microsoft debido a la
enorme flexibilidad de este software, aunque está principalmente diseñada para
trabajar con cifras y lo hace muy bien, su estructura de celdas hace que cualquier
contenido sea realmente sencillo. Además permite importar imágenes y
personalizar los textos de maneras diferentes. Si sólo utilizas Excel para sumar
unas cifras estás desaprovechando el software. En cualquier caso, la
manipulación de datos es el punto fuerte de Excel, gracias al enorme número de
fórmulas que incluye, sus fabulosas funciones de creación de gráficos, el uso de
tablas y la capacidad de añadir complementos externos. Excel resulta ser perfecto
para trabajar con cualquier tipo de datos que utilices.
Finalmente llegó el momento de practicar lo aprendido hasta ahora y adquirir las
destrezas para desempeñarlo con calidad en nuestro trabajo, esta sección incluye
un glosario de términos, la descripción del software “Excel” y su operación.
2. Contenido del curso
Introducción al Excel.

¿Qué es Excel?
Excel es un programa de hoja de cálculo que permite realizar operaciones con
números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples
sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios.

¿Por qué es importante Excel?

Excel permite mejorar la productividad al facilitar la compresión de números y
datos con funciones como ordenación, filtros, búsqueda, etc.
Nos ofrece mucho más que cálculos matemáticos, beneficios, tablas y gráficos
correspondientes. Excel te resultará mucho más útil para realizar tus tareas
porque te permite vincular sus celdas, proporcionándote mucho más espacio de
trabajo.
La estructura de celdas también se muestra particularmente adecuada para
gestionar tus proyectos, en los que además puedes integrar todo tipo de gráficos,
separando los diferentes elementos o añadir otros nuevos, lo que hace que Excel
sea ideal para todas tus tareas o proyectos.
Una ventaja en Excel es poder combinar varias hojas de cálculo en un mismo
archivo. Esto te permite, por ejemplo guardar versiones ligeramente diferentes del
mismo elemento.

¿Para qué sirve?

La hoja de cálculo sirve para trabajar con números de forma sencilla e intuitiva.
Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda se pueden introducir
números, letras y gráficos. Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo
tienes que introducirlos uno debajo de otro, como harías en un papel, colocarte en
la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo
que tienes encima.
Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero
piensa qué ocurre si te equivocas al introducir un número en una suma de 20
números, tienes que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa
si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges y automáticamente te lo
vuelve a calcular todo.
Esta característica de recalculo automático te permite hacer simulaciones
fácilmente. Por ejemplo, si estás calculando lo que tendrás que pagar al mes al
pedir un préstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes
cantidades en el importe del préstamo para que veas lo que tendrías que pagar en
cada caso.
Así de fácil e intuitivo es Excel. Seguro que ya estás deseando seguir el resto del
manual para aprender a utilizarlo.

Acceso a Excel.

Desde el buscador de Windows escribe “Excel” y automáticamente te aparecerá el

software.
1. Haz clic en el programa “Excel”
2. Crea un nuevo libro dándole clic en “Libro en blanco” como se muestra en
la imagen.

3. A continuación se explicará la barra de herramientas

Barra de herramientas.
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta (imagen), vamos a ver sus
componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y pestañas que contiene.
La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que
contiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar
sobre una pestaña, accedemos a los formatos. Las pestañas principales son
Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se
encuentran los distintos elementos con opciones disponibles.
Pestaña de inicio

Esta pestaña tiene el 80% de los comandos y elementos cotidianos que

necesitaras, mientras trabajas en tus hojas de cálculo. Esto incluye el
portapapeles, tamaños y tipos de fuentes, así como la alineación de los datos en
las celdas. Las opciones de formato numérico te permiten cambiar la forma en que
se muestran los números, mientas que las opciones de estilo ayudan a cambiar el
aspecto de las celdas. A continuación se describe cada una de las opciones en la
barra de menú.
1. Portapapeles:

El portapapeles es una zona de memoria donde se

almacena la información copiada o cortada de una
aplicación Windows. Los métodos más rápidos para utilizar
el portapapeles son los siguientes metacomandos.
(Ctrl + C) = copiar, (Ctrl + X) = cortar, (Ctrl + V) = pegar
2. Fuente:

Permite personalizar el texto para concederle el

aspecto que desea. Para agregarle varios estilos y
colores al texto, así como afectos visuales.

3. Alineación:

Nos ayuda a darle la orientación

adecuada al texto dentro de cada
celda así como combinar celdas
independientes para formar una sola
celda.
4. Número:

El formato de números en Excel es utilizado para

cambiar la apariencia de los números que se
muestran como valores de las celdas. Al cambiar o
modificar el formato no cambiamos el valor del
numero sino solamente su apariencia.

5. Estilos:
El formato de estilos facilita el proceso de resaltar
celdas o rangos de celdas interesantes, destacar
valores inusuales y ver datos empleando barra de datos, también contiene
características de tamaños de fuentes, formatos de número y bordes de celda.
6. Celdas:

Permite insertar filas y columnas así mismo eliminarlas,

puedes cambiar y manipular el formato de celdas.

7. Modificar:

Permite ordenar datos, para facilitar las búsquedas,

realiza una suma automática, rellena una serie de
números y sirve para buscar texto.
Pestaña de Insertar

En términos generales esta cinta te permite insertar varios tipos de elementos en

tus hojas. Esto incluye tablas, ilustraciones, gráficos, texto, símbolos, minigráficos
e incluso hipervínculos que pueden conducirte a una página web, por ejemplo.
También puedes usar un filtro interactivo en la hoja para cambiar fácilmente las
tablas dinámicas. Estas te permiten resumir datos complicados de forma sencilla y
fácil.
1. Tablas:

Permite ordenar filas y dar formato.

2. Ilustraciones:

El formato de ilustraciones inserta imágenes, figuras y

mapas conceptuales.

3. Gráficos:

Elabora graficas que te permiten interpretar datos de tus

tablas.
 4. Minigráficos:

Es un formato de gráficos pequeños situado en una celda

de hoja de cálculo que proporciona una presentación visual
de datos.

5. Filtros:

Permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con

ciertos criterios.

6. Vínculos:

Crea un vínculo en los documentos para el acceso rápido a

páginas web y archivos.
Los hipervínculos también te pueden llevar a otros lugares de
los documentos.

7. Texto:

Da estilos a los textos, dibuja un cuadro de texto en

cualquier parte. El contenido del encabezado y pie de página
se repite en la parte superior e inferior de cada página
impresa. Esto es útil para presentar información como por
ejemplo, el nombre del archivo, la fecha y la hora.
 8. Símbolos:

Agrega ecuaciones matemáticas comunes al documento,

como el área de un circulo a la formula cuadrática. También
puede crear sus propios ecuaciones con la biblioteca de
estructurales y símbolos matemáticos de Word. Así mismo
agregas símbolos que no están en el teclado. Permite elegir
entre muchas opciones, incluyendo símbolos matemáticos
de moneda y símbolos de copyright.

Pestaña de diseño de página

Puedes concentrarte en el aspecto de tu hoja de cálculo, tomándote un tiempo

para adaptarla a tus necesidades. Los “temas” afectan al aspecto general,
incluyendo colores y fuentes, mientras que la “configuración de página” afecta al
tamaño y la orientación de la misma. “Ajustar área de impresión” cambia el
tamaño, anchura y escala de la página, mientras que la “opciones de la hoja”
cambian las líneas de división y los encabezados.

1. Temas:

Los temas de documento hacen que sea fácil coordinar

colores, fuentes y efectos de formato de gráficos en word,
Excel y PowerPoint documentos y actualizarlos rápidamente.
Puede cambiar todo el tema o simplemente personalizar
fuentes, colores o efectos del tema.
 2. Configurar página:

Proporciona a la página un diseño

horizontal o vertical, establece los tamaños
de margen de todo el documento o de la
sección actual.

3. Ajustar área de impresión

hgfj

4. Opciones de la hoja

Las líneas de cuadrícula son las líneas débiles que aparecen entre las celdas de
una hoja de cálculo. De forma predeterminada, las líneas de cuadrícula se
muestran en hojas de cálculo con un color asignado por Excel. Ver los
encabezados de fila y columna. Los encabezados de columna son las letras o
números que aparecen encima de las columnas de una página.

5. Organizar
Pestaña de formulas

Esta pestaña es el cuarto de máquinas de la hoja de cálculo, afectando a la

generación de predicciones calculadas y otras fórmulas en la biblioteca de
funciones. “nombres definidos” te permite escribir etiquetas en las formulas,
“Auditoria de formula” registra que parte de la formula afecta a que valor. Las
“opciones de cálculo” te dirán cuando se activa una formula y también hay algunas
opciones de moneda que puedes usar.
1. Biblioteca de funciones:

Las funciones de hojas de cálculo se categorizan según su función. Podemos

hacer clic en una categoría para explorar sus funciones. O bien, presionar Ctrl+F
para buscar una función escribiendo las primeras letras o
una palabra descriptiva. Para obtener información
detallada sobre una función, haga clic en su nombre en la
primera columna.
2. Nombres definidos:

Crea, edita, elimina y busca todos los nombres usados en el libro. Los nombres se
pueden usar en fórmulas como sustitutos para referencias a celdas.
 3. Auditoría de fórmulas

Esta herramienta nos permite realizar un seguimiento de las formulas y los

datos, así como la localización y control de errores de cálculo que se
produzcan en las hojas de nuestro libro.

4. Ventana de inspección

Supervisa los valores de determinadas celdas al mismo tiempo

que se realizan cambios en la hoja. Los valores se muestran en una ventana
separada que se mantiene visible, independientemente del área que se muestre
del libro.

5. Cálculo
Permite elegir si desea calcular las formulas automatica o
manualmente.
Si realiza un cambio que afecte a un valor, Excel lo voveré a calcular
automáticamente.

Pestaña de datos

Esta seccion te permite obtener imprtándolos desde otros programas como

Acces, mientras qye “conexiones” te dice donde vienen los datos que ya tienes
“ordenar y filtrar” permite organizar y reordenar la información y “herramienta
de datos” te ayuda a manipular esos datos. “Esquema” contiene funciones para
 agrupar celdas y “analisis” dispone de herramientas para analizar
especializando de informaciom financiera y cientifica.

1. Obtener datos externos:

La principal ventaja de conectarse a

datos externos es que puede analizar
periódicamente estos datos en Microsoft Office Excel sin copiar
repetidamente los datos, que es una operación que puede llevar mucho
tiempo y ser propensa a errores.

2. Conexiones:

Muestra todas las conexiones de datos para el libro.

Las cuales son vinculados a datos externos asi
mismo se pueden actualizar si los datos de origen
cambian.

3. Ordenar y filtrar:

Ordenar los datos es una parte esencial del análisis. Se puede ordenar alfabético,
compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u
ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a
comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a
tomar decisiones más eficaces.
Los filtros se pueden utilizar para ocultar temporalmente algunos de los datos de
una tabla para poder concentrarse en aquellos que desea ver.

4. Herramie
ntas de
datos:

Es una opción
útil para analizar, consolidar, validar y quitar elementos contenidos en las tablas y
considerado como información.

5. Esquema

Consta de aplicaciones útiles para agrupar o no, los datos contenidos en las
tablas.

Pestaña revisar
Esta pestaña te ofrece varios sistemas de corrección que incluye ortografia,
sinonimos y acceso a enciclopedias. El apartado de “idioma” dispone de ayudas a
la traducción y el apartado “comentarios” te permite agregar notas a la hoja de
calculo. El apartado “cambios sirve para controlar los cambios o compartir tu
información con otros, para que puedan modificar tus hojas a través de una red de
comunicación.

Barra de fórmulas

Muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos

situados. Cuando se corrige el contenido de la celda, los datos de la barra variará
ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.

Conceptos Básicos
Libro de Excel
Un libro de trabajo (imagen) es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo
que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo. Los
libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que el ordenador los
reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de
trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la
pantalla de Excel, en la barra de título en la parte superior de la ventana verás
cómo pone Libro1 – Excel.

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá
variando dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Si empezamos
otro trabajo, el nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así
sucesivamente. Cuidado que el nombre asignado sólo sirve como referencia para
identificar los trabajos mientras no se hayan guardado, en ningún caso significa
que el archivo ya se encuentra guardado.
Hoja de cálculo
Un libro de trabajo está formado por varias hojas pero cuando abrimos Excel
podemos observar que solo una hoja contiene el libro aunque el número de éstas
puede variar entre 1 y 3, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel
encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas
de la forma Hoja1, Hoja2...

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un
libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que
trabajen con gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones
con ellos. Es como una gran hoja cuadriculada formada por columnas y filas.
Columna
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna
se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.
Con los siguientes comandos puedes ver hasta dónde llega la última columna.

Fila
Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un
conjunto de celdas de una hoja de datos.
Para poder revisar hasta donde termina la última fila utiliza los siguientes
comandos:

Celda
La intersección de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con la
columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la
primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.
Si observas la ventana de Excel podrás comprobar todo lo explicado
anteriormente. Cuando el cursor está posicionado en alguna celda, dicha celda se
denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las
demás. Una forma rápida para identificar la celda en donde estamos trabajando es
la barra de fórmulas, como se muestra en la
siguiente imagen.

Tipos de datos
Los datos que se pueden introducir en una celda son de diferentes tipos y valores
como por ejemplo: texto, número, fecha u hora. Cada uno de los cuales se
caracteriza por los siguientes aspectos:
Fórmulas:
Es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis
de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de
cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc.
Texto:
Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras,
números y símbolos), es decir, es de naturaleza alfanumérica y puede tener hasta
un máximo de 32.000 caracteres. Cualquier serie de números mezclados con
otros caracteres, por ejemplo 98+56, se toman como un dato de tipo texto. Los
textos más usuales son las palabras, títulos, rótulos, letreros, etc. Un texto que no
ocupe el ancho total de la celda queda alineado, por defecto, a la izquierda de
ésta. Si el texto es demasiado largo, aparecería sobre las celdas de la derecha, de
lo contrario se encuentra contenido únicamente en la celda en la cual fue
introducido.

Numero:
Un dato de tipo número puede incluir dígitos del 0 al 9, junto a cualquiera de los
siguientes caracteres:
• Signos + ó – delante del número, indicando un valor positivo (por defecto si no se
coloca ninguno de los símbolos) o un valor negativo (Ej: -34).
• Paréntesis, que indican un valor negativo, equivale al signo -. por ejemplo (34)
significa que es negativo.
• Los signos "." y "," que indican la separación entre miles y la separación decimal,
respectivamente.
• Signo "/" para indicar una fracción mixta. Su nomenclatura es la siguiente:
1. Si se quiere expresar un número decimal, mayor de la unidad, mediante un
número entero y la fracción correspondiente a la parte decimal: se escribiría
18 3/4, correspondiendo al número 18,75 ó 7 1/2 correspondiente al 7,5.
2. Si se quiere expresar un número decimal, menor de la unidad, mediante un
número entero y la fracción correspondiente a la parte decimal: se escribiría
0 3/4, correspondiendo al número 0,75 ó 0 1/2 correspondiente al 0,5.
Nunca se escribirá la fracción como 3/4 ó 1 /2, ya que sería considerado
como una fecha.
• Símbolo "%" detrás del número indica un porcentaje, por ejemplo 65% equivale a
0,65. (¡Ojo! En este caso, vemos un 65% pero en la celda tenemos un 0,65)
Fecha y Hora:
Son tratadas como números, correspondiendo a cada fecha el número equivalente
al de días transcurridos desde el 1 de Enero de 1900 hasta la fecha en cuestión. A
la hora le corresponde la fracción resultado de dividir el número de segundos
transcurridos desde las 0 horas, por el número de segundos que tiene un día
(86.400). De este modo el número 10 equivale en formato fecha al día 10-Enero-
1900, y el número 10,75 equivale en formato fecha al día 10-Enero-1900 a las
18:00 horas. De esta forma es posible realizar operaciones matemáticas con
celdas que contengan fechas u horas. Las fechas, por ejemplo se pueden restar
(fecha de hoy - fecha de nacimiento = días vividos).

Excel tiene una manera fácil de cambiar el valor a un tipo de dato, es aplicando
“formato de número” de la siguiente manera:
1. Seleccione las celdas de los valores que desea cambiar el formato.
2. Haga clic en inicio, en la sección Número.
3. Haga clic en la flecha del cuadro General como se ve en la imagen.

4. Seleccione un formato de número.

Errores de datos
Cuando introducimos una formula en una celda puede ocurrir que se produzca un
error. Dependiente del tipo Excel nos avisa o no por ejemplo:
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece en la celda un
símbolo en la esquina superior izquierda similar a esto:
También aparecerá un cuadro con la simbología de un signo de admiración que
nos permitirá saber más sobre el error.
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá cuadro como se ve en la siguiente imagen

Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre
diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la formulas de la
celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás formulas adyacente.
Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción de Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la fórmulas para saber si hay que modificarla o
no, podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se utiliza la opción Omitir error para que desaparezca el
símbolo de la esquina de la celda.

Tipos de errores de datos

#¿NOMBRE?: Es cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A: Cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF!: Se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM!: Es cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o
función.
#¡NULO! Se produce cuando se especifica una intersección de dos áreas que no
se intersectan. También en estos casos, la celda, como en el caso anterior,
contendrá además un símbolo en la esquina superior izquierda tal como está en la
imagen….

Tareas Básicas

Introducir funciones
Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con
uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la
celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función (argumento1; argumento2; ...; argumentoN )

Reglas para introducir una función en la hoja de cálculo:

1. Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera.

2. Siempre se debe empezar por el signo = seguido de la función a utilizar.
3. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No
dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
4. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas
o funciones.
5. Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:A5)
Función suma:
Tiene como resultado la suma de sus argumentos. Como vimos en el ejemplo
anterior el operador “:” nos identifica un rango de celdas, así que A1:A5 indica
todas las celdas incluidas entre A1 y la A5, así la función anterior equivale:
= A1+A2+A3+A5
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las formulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones
anidadas dentro de la formula.
Ejemplo: =SUMA (A1:B4)/SUMA (C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo
que realizan. Asi hay funciones matemáticas, trigonométricas, estadísticas,
financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y
referencia y de información.

También podemos sumar con la autosuma, es una herramienta que Excel dispone
para facilitarte la tarea. Un modo más rápido de sumar los datos.
 1. Seleccione las celdas, dependiendo de los números que desea agregar.
2. Haga clic en la pestaña de Inicio y después clic en Autosuma que lo
encontramos en el elemento de Modificar (imagen…)

Función resta:
1. Seleccione la celda donde ira el resultado y escriba un signo de igual (=).
2. Seleccione el primer valor que restara.
3. Luego escriba el signo menos (-).
4. Seleccione el segundo valor a restar
5. Presione Enter para calcular el resultado.
Ejemplo:
Función suma-resta:
1. Seleccione la celda donde ira el resultado y escriba un signo de igual (=).
2. Escribe SUMA y abra paréntesis.
3. Seleccione los datos a sumar y cierre paréntesis.
4. Luego escriba el signo menos (-).
5. Seleccione el valor a restar
6. Presione Enter para calcular el resultado.
Ejemplo:
Función multiplicar:
1. Seleccione la celda donde ira el resultado y escriba un signo de igual (=).
2. Escribe la función PRODUCTO y abra paréntesis.
3. Seleccione los datos a multiplicar y cierre paréntesis.
4. Presione Enter para calcular el resultado.
Ejemplo:

Función dividir:
1. Seleccione la celda donde ira el resultado y escriba un signo de igual (=).
2. Seleccione el primer valor a dividir.
3. Luego escriba el signo diagonal (/).
4. Seleccione el segundo valor para dividir.
5. Presione Enter para calcular el resultado.
Ejemplo:

Función promedio:
 1. Seleccione la celda donde ira el resultado y escriba un signo de igual (=).
2. Escribe la función PROMEDIO y abra paréntesis.
3. Seleccione los datos a promediar y cierre paréntesis.
4. Presione Enter para calcular el resultado.
Ejemplo:

Validación de datos
La validación de datos se usa para restringir el tipo de datos o los valores que los
usuarios pueden escribir en una celda. Es sumamente útil cuando quiere compartir
un libro con otros usuarios y quiere que los datos que se escriban en él sean
exactos y coherentes. Puede usarse para lo siguiente:
 Limitar las entradas a elementos predefinidos en una lista: por ejemplo,
puede limitar las elecciones de departamento de un usuario a contabilidad,
nominas o RR. HH., etc.
 Limitar los números a un rango específico: ejemplo, puede especificar una
entrada de porcentaje máxima para el aumento anual de un empleado, un
3%, o permitir que sea solo un número entero.
 Limitar las fechas a un período de tiempo específico: por ejemplo, en una
solicitud de vacaciones de un empleado, puede evitar que alguien
seleccione una fecha antes de la del día actual.
 Limitar las horas a un periodo de tiempo específico: por ejemplo, puede
especificarse la programación de una reunión entre las 8:00 y las 17:00.
 Limitar el número de caracteres de texto: por ejemplo, puede imponer un
límite al texto permitido en una celda a 10 o menos caracteres.
 Validar datos según formulas o valores de otras celdas: por ejemplo, puede
usar la validación de datos para establecer un límite máximo para
comisiones y bonificaciones, en función del valor de nómina general
proyectado. Si los usuarios escriben un valor superior al límite, aparecerá
un mensaje de error.
Mensajes de error y de entrada de validación de datos
Los mensajes de entrada se usan normalmente para ofrecer instrucciones a los
usuarios sobre el tipo de datos que quiere que escriban en la celda. Este tipo de
mensaje aparece cerca de la celda. Se puede mover este mensaje, si quiere, y
permanece visible hasta que lo mueva a otra celda.

Puede configurar el mensaje de entrada en la segunda pestaña de validación de

datos.

También puede hacer que se muestre un mensaje de error que solo aparecerá
cuando el usuario escriba datos no válidos.
 Puedes elegir entre tres tipos de mensajes de error:
ICONO TIPO USO
Detención Impide que los usuarios escriban datos no
válidos en una celda.
Un mensaje de alerta de detención tiene dos
opciones: Volver a intentar o cancelar.
Advertencia Advierte a los usuarios de que los datos
indicados no son válidos, pero sin evitar que los
escriban.
Cuando aparece un mensaje de advertencia,
los usuarios pueden hacer clic en Sí para
aceptar la entrada no válida, No para editarla o
cancelar para quitar la entrada no válida.
Información Informa a los usuarios de que los datos
indicados no son válidos, pero sin evitar que los
escriban. Este tipo de alerta de error es el más
flexible.
Cuando aparece un mensaje de información,
los usuarios pueden hacer clic en aceptar para
aceptar el valor no válido o cancelar para
rechazarlo.

Aplicar la validación de datos a celdas

Use la validación de datos para restringir el tipo de datos o los valores que los
usuarios escriben en una celda. Uno de los usos más comunes de la validación de
datos.
1. Seleccione las celdas para las que quiere crear una regla.
2. Seleccione la pestaña Datos
3. Ve a la sección de Herramientas de datos.
4. Seleccione Validación de datos.

5. En Permitir de la pestaña Configuración, seleccione una opción:

Número entero: se restringe la celda para aceptar solo números enteros.

Decimal: se restringe la celda para aceptar solo números decimales.

Lista: permite elegir datos de una lista desplegable.

Fecha: se restringe la celda para aceptar solo fechas.

Hora: se restringe la celda para aceptar solo valores de hora.

Longitud del texto: se restringe la longitud del texto.

Personalizado: permite crear fórmulas personalizadas.

6. En Datos, seleccione una condición.

7. Defina el resto de valores obligatorios de Permitir y Datos según su
elección.
8. Seleccione la pestaña Mensaje de entrada y personalice el mensaje que
verán los usuarios al escribir datos.
9. Seleccione la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la
celda para mostrar el mensaje cuando el usuario seleccione las celdas
seleccionadas o mantenga el mouse sobre estas.
10. Seleccione la pestaña Alerta de error para personalizar el mensaje de
error y elegir un Estilo.
11. Seleccione Aceptar.

A partir de ese momento, cuando el usuario intente escribir un valor que no sea
válido, aparecerá una Alerta de error con el mensaje personalizado.

Tablas
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registrados, en
la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas los nombres de los
campos, y las demás filas los datos almacenados. Es una tabla de base de datos,
también denominada lista de base de datos.
Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyendo
una serie de operaciones que permiten analizar y administrar los datos de forma
intuitiva.
Cuando se crea una tabla en una hoja de cálculo de Excel, no solo es más fácil
que administre y analice, sino que también puede usar el filtrado, la ordenación y
el sombreado de fila integrados.
Crea una tabla.
1. Seleccione el rango de celdas que desea incluir en la tabla.
2. En la pestaña Inserta, haga clic en Tabla.

3. Si la fila superior del rango seleccionado incluye datos que desea usar
como encabezados de tabla, seleccione la casilla La tabla tiene
encabezados.
También puedes presionar las siguientes teclas para un acceso rápido y crear una
tabla.
1. Selecciona los datos.
2. Presiona las teclas ctrl + t al mismo tiempo.

Crea una tabla con el estilo que deseas.

1. Selecciona el rango de celdas que desea incluir en la tabla.
2. En la pestaña de Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Dar formato
como tabla.
Cuando se usa la función Dar formato como tabla, Excel automáticamente
inserta una tabla.
3. En Claro, Medio u Oscuro, haga clic en el estilo de tabla que desea usar,
si el rango seleccionado contiene datos que desea usar como encabezados
de tabla, haga clic en un estilo de tabla que incluya una fila de encabezado.
4. Si la tabla tiene encabezados, seleccione la casilla Mi tabla contiene
encabezados y después haga clic en Aceptar.
5. Tras crear una tabla, aparecerán las herramientas de la tabla y verá la
pestaña Diseño puedes usar sus herramientas para personalizar o
modificar la tabla.
6. Después de crear y seleccionar la tabla, aparece el botón Análisis rápido
en la esquina inferior derecha de la tabla. Haga clic en este botón para ver
herramientas que pueden ayudar a analizar los datos de la tabla, como
formato condicional, minigraficos, gráficos y formulas.
7. Para agregar una fila seleccione la última celda de la última fila de la tabla y
presione la tecla Tab.
Beneficios
 Actualiza automáticamente el formato de las celdas.
 Agrega automáticamente una fila de totales y otras funciones.
1. Selecciona una celda de la tabla.
2. En la pestaña Herramientas de la tabla en el grupo Opciones de estilo
de tabla.
3. Seleccione Fila de totales.
 Arrastra las columnas.
 Elimina columnas sin borrar tus datos que están fuera y por debajo de la
tabla.
1. Selecciona una celda de la columna que quieras eliminar.
2. Clic derecho > Eliminar.
3. Selecciona Columnas de la tabla.
1. Relleno de fórmulas automáticamente y formulas intuitivas.

Segmentación de datos

Las segmentaciones de datos proporcionan botones en los que puede hacer

clic para filtrar tablas o tablas dinámicas. Además del filtrado rápido, las
segmentaciones de datos también indican el estado de filtrado actual, lo que
facilita comprender qué se muestra exactamente en ese momento.
Crear una segmentación de datos para filtrar datos:

1. Haz clic en cualquier lugar de la tabla o tabla dinámica.

2. En la pestaña Inicio, vaya a Insertar > segmentación de datos.

3. En el cuadro de diálogo Insertar segmentaciones de datos, seleccione

las casillas de los campos que desea mostrar y, a continuación,
seleccione Aceptar.

Se creará una segmentación de datos para cada campo seleccionado. Al hacer

clic en cualquiera de los botones de segmentación de datos, ese filtro se aplicará
automáticamente a la tabla vinculada o tabla dinámica.
 Notas:

 Para seleccionar más de un elemento, mantenga presionada la tecla CTRL y,

después, seleccione los elementos que quiera mostrar.
 Para borrar los filtros de una segmentación de datos, seleccione Borrar filtro
en la segmentación de datos.

4. Puede ajustar las preferencias de segmentación de datos en la pestaña

Herramientas de la Segmentación de datos.
5. Si desea conectar una segmentación de datos a más de una tabla
dinámica, vaya a Segmentación de datos > Conexiones de
informe > compruebe las tablas dinámicas que desea incluir y, a
continuación, seleccione Aceptar.

Tips de segmentación de datos

Quitar encabezado:
1. Seleccione la Segmentación de datos.
2. En la pestaña de Herramientas de la Segmentación de datos.
3. Seleccione Configuración de Segmentación de datos.

4. Deshabilite en Mostrar encabezado.

5. Clic en Aceptar.
Quitar Bordes:
1. Seleccione la Segmentación de datos.
2. En la pestaña de Herramientas de la Segmentación de datos.
3. Seleccione el Estilo de Segmentación que quiera.
4. Clic derecho en el Estilo > Duplicar.
 5. Clic en Formato > Borde > Ninguno.
6. Selecciona Aceptar y Aceptar.
7. En la pestaña de Herramientas de la Segmentación de datos.
8. Seleccione el Estilo de Segmentación que se acaba de crear
Personalizada.
Quitar duplicados:
1. Seleccione una celda de tu tabla.
2. En la pestaña Herramientas de la tabla en el grupo Herramientas.
3. Clic en Quitar duplicados.

4. Selecciona la columna en donde deseas quitar los duplicados.

5. Selecciona Aceptar.
Tablas dinámicas

Una tabla dinámica sirve para resumir los datos que hay en una hoja de cálculo.
Lo mejor de todo es que puedes cambiarla fácil y rápidamente para ver los datos
de una manera diferente, es una herramienta avanzada para calcular, resumir y
analizar datos que le permite ver comparaciones, patrones y tendencias en ellos.
Crear una tabla dinámica
1. Haz clic en cualquier celda de los datos de origen.
2. Ve a la pestaña Insertar y haz clic en el botón Tabla dinámica.
3. Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica

4. En Tabla o rango, compruebe el rango de celdas.

5. En Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, seleccione
Nueva hoja de cálculo para colocar la tabla dinámica en una nueva hoja
de cálculo u Hoja de cálculo existente y, después, seleccione la ubicación
en la que quiera que aparezca la tabla dinámica.
6. Seleccione Aceptar.
7. Para agregar un campo a la tabla dinámica, active la casilla del nombre del
campo en el panel Campos de tabla dinámica.
Nota: Los campos seleccionados se agregan a sus áreas predeterminadas: los
campos no numéricos se agregan a Filas, las jerarquías de fecha y hora se
agregan a Columnas y los campos numéricos se agregan a Valores.
8. Para mover un campo de un área a otra, arrastre el campo al área de
destino.
Agregar una columna con una formula.
1. Selecciona una celda de la tabla dinámica.
2. En la pestaña Analizar en el grupo Cálculos.
3. Clic en Campos, elementos y Conjuntos.
4. Seleccione Campo calculado.

5. En Fórmula ve seleccionando los campos y luego clic en insertar

hasta terminar tu ecuación.

Gráficos
Un gráfico en Excel es una representación de valores numéricos que mejora la
comprensión de los datos que se encuentran en nuestra hoja. Los gráficos son
una excelente herramienta para resumir la información e identificar fácilmente
cualquier tendencia en los datos.
La información de cada serie está almacenada en una columna diferente. La línea
azul representa los datos de la columna ingresos y la línea roja los datos de la
columna Egresos. Además, cada pequeño círculo sobre la línea representa el
valor de cada una de las celdas en los datos. Es así como un gráfico está
vinculado a la información contenida en una hoja de Excel y si modificamos los
datos, entonces el gráfico se actualizará automáticamente para reflejar los
cambios.
Tipos de gráficos.
Gráfico de columnas:
Es el más utilizado en Excel, despliega una columna para cada uno de los datos.
La altura de la columna dependerá del valor numérico asociado y la escala de
dichos valores se mostrará en el eje vertical.

Gráfico de barras:
Muestra lo mismo que un gráfico de columnas solo que con los ejes invertidos.
Una ventaja de utilizar este tipo de gráfico en Excel es que las etiquetas pueden
ser leídas con mayor facilidad al presentarse sobre el eje vertical.

Gráfico de líneas:
Es de mucha utilidad para identificar visualmente tendencias en nuestros datos a
través del tiempo. Generalmente colocamos la unidad de tiempo en el eje
horizontal y los valores en el eje vertical.
El gráfico circular:
Es ampliamente conocido como gráfico de pastel (torta) y es útil cuando queremos
mostrar la proporción de varias partes respecto a un todo. Este tipo de gráfico
utiliza solamente una serie de datos y es recomendable utilizarlo cuando dicha
serie tenga como máximo cinco o seis valores o de lo contrario se comenzará a
dificultar su visualización.

El gráfico de áreas:
No es más que un gráfico de líneas donde el área que se encuentra por debajo de
ella se rellena con un color sólido. En el siguiente ejemplo puedes observar una
gráfica de área apilada.

El gráfico de dispersión:
Tiene una característica muy peculiar entre todos los tipos de gráficos en Excel y
es que, tanto el eje horizontal como el vertical muestran valores numéricos y por lo
tanto es frecuentemente utilizado para desplegar la relación que existe entre dos
variables.
El gráfico de burbujas:
Es de cierta manera, muy similar al gráfico de dispersión ya que muestra valores
numéricos en ambos ejes pero además puede representar una seria de datos
adicional que será representada por el tamaño de la burbuja.

Gráfico radial:
Es un tipo de gráfico especializado y no es muy común su uso pero es útil para
mostrar valores relativos a un punto central. El gráfico radial también es conocido
como gráfico de araña por su similitud visual con una telaraña. En el siguiente
ejemplo haré la comparación de la cantidad de envíos que hace una empresa a
diferentes países del mundo.

Gráfico de superficie:
Nos permite graficar funciones matemáticas de dos variables de una manera
sencilla, solo debemos generar los datos para ambas variables y obtendremos el
resultado esperado.

Crea un gráfico en Excel

Utiliza el comando Gráficos recomendados de la pestaña Insertar para crear con
rapidez un gráfico que sea justo el adecuado para sus datos.
1. Elije los datos que deseas incluir en el gráfico.
2. Haz clic en Insertar en el grupo de Gráficos.
3. Clic en Gráficos recomendados te desplazará una lista de tipos de
gráficos que Excel recomienda para tus datos.
4. Selecciona cualquier tipo de gráfico.

5. Cuando encuentres el tipo de gráfico ideal, haz clic en Aceptar.

6. Use los botones Elementos de gráfico y filtros de grafico que hay junto a
la esquina superior derecha del grafico para crear elementos como títulos
de ejes o etiquetas de datos, para personalizar el aspecto del gráfico o para
cambiar los datos que se muestran en el mismo.
Sugerencias:
 Usa las opciones de las pestañas de Diseño y Formato para personalizar el
aspecto del gráfico
 También puedes usar el siguiente comando como acceso rápido para
obtener un gráfico de columna.

Minigráficos.
Ahora que ya sabes cómo utilizar gráficos, vamos a hablar de los minigráficos. Se
trata de una novedad de Excel son pequeños gráficos que se ajustan
dentro de celdas individuales en una hoja. Debido a su tamaño
condensado, los minigráficos pueden revelar patrones en
conjuntos de datos de gran tamaño de una forma concisa y muy visual.
Utiliza minigráficos para reflejar las tendencias de una serie de valores, como
aumentos o reducciones periódicos y ciclos económicos, o para resaltar valores
mínimos y máximos. Un minigráfico produce su mayor efecto cuando se encuentra
cerca de los datos que representa.
El grupo Minigráficos se encuentra también en la pestaña Insertar.

Disponemos de tres posibles tipos de gráfico: de línea, de columna y de ganancia

o pérdida.

Crear un minigrafico
1. Seleccione el rango de datos para los minigraficos
2. En la pestaña Insertar, haga clic en minigraficos.
3. Clic en el tipo de minigrafico que desee.
4. Te aparecerá la siguiente imagen.

5. Seleccione las celdas donde quiera colocar los minigráficos.

6. Haz clic en Aceptar.
Utiliza la barra de Herramientas para minigráficos para personalizar tu minigráfico.

Tips de Gráficos
Colocarle su respectiva unidad a los datos del eje vertical.
1. Seleccione el eje a modificar.
2. Clic derecho > Dar formato al eje.
3. En opciones del eje, haz clic Unidades de visualización.
4. Selecciona la unidad que desees.

Colocar etiquetas de datos estilo “Llamada de datos”

1. Seleccione la serie que quieres colocarle las etiquetas.
2. Clic en el signo más (+) > Etiqueta de datos.
3. Clic en la flecha.
4. Seleccione Llamada de datos.
Nota: Para que solo te quede el porcentaje o la cantidad sin la fecha, realizamos
lo siguiente:
1. Clic derecho en la etiqueta
2. Seleccione Formato de etiquetas de datos > Opciones de etiquetas >
Contenido de la etiqueta.
3. Deshabilite la opción de Nombre de categoría.
Quitar o esconder las etiquetas del eje vertical.
1. Seleciona el eje a quitar.
2. Clic derecho > Dar formato al eje > Opciones de texto.
3. Clic en Etiquetas > Posición de etiquetas.
4. Selecciona Ninguno.

Personalizar el contenido de la leyenda del Gráfico (eliminar leyenda).

1. Selecciona las leyendas.
2. Clic en solo la leyenda a eliminar y
3. Da clic en la tecla Suprimir.

Pon linea de Meta a tu Gráfico.

1. Agrega la columna de Meta en tu base de datos.
2. Seleciona tu gráfico.
3. Clic derecho > Cambiar tipo de gráfico > Cuadro combinado.
 4. Selecciona el Gráfico de Líneas.
Superpocisión de un grafico de columnas.
1. Clic derecho en cualquiera de las columnas.
2. Selecciona Dar formato a la serie de datos > Opciones de serie
3. Agregale el 100% en Superposión de series.

Trabajar con múltiples hojas de cálculo.

En Excel, puede escribir los mismos datos en varias hojas de cálculo sin volver a
escribir ni copiar y pegar el texto en cada una de ellas. Por ejemplo, desea colocar
el mismo texto de título en todas las hojas de cálculo del libro. Una forma de
hacerlo es escribir el texto en una hoja de cálculo y, después, copiar y pegar el
texto en las otras hojas de cálculo. Si tiene varias hojas de cálculo, esto puede ser
muy tedioso.

Una forma más sencilla de hacerlo es usar la tecla CTRL para agrupar hojas de
cálculo. Cuando se agrupan hojas de cálculo, lo que se haga en una de ellas
afectará a las demás.

1. Inicie Excel. Aparecerá un nuevo libro en blanco.

2. Haz clic en el botón Nueva hoja en la parte inferior de la pantalla (Puedes
crear tantas hojas como deseas).
 3. Mantenga presionado la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en la
Hoja1, Hoja2 así sucesivamente hasta que termines de seleccionar todas
las hojas de cálculo o bien puedes usar la tecla Shift y clic hasta la última
hoja.
4. Haga clic en la celda A1 en la hoja 1 y, a continuación, escriba:

Estos datos aparecerán en cada hoja.

Sugerencia: para pegar en varios hojas al mismo tiempo, pegue primero los
datos en una de las hojas, a continuación, seleccione el rango que contiene los
datos que desea pegar en las otras hojas y use Rellanar > entre hojas de
cálculo. Los valores se rellenarán en todas las hojas seleccionadas.

5. Haz clic en Hoja2 observe que el texto que acaba de escribir en Hoja1
también aparece en la celda A1 de Hoja2 en todas las demás hojas de
cálculo.

Sugerencia: Para desagrupar hojas de cálculo, simplemente haga doble clic

en cualquier hoja de cálculo de libro.

Traer referencias de una hoja a otra

En la celda de la tabla donde realizaras las referencias:

1. Primero escribe la función a utilizar.

2. Selecciona el primer dato de la primera hoja.
3. Con la tecla shift presionada, colócate hasta la última hoja que usaras para
seleccionar todas las hojas.

Nota: Todas las tablas deben estar colocadas en la misma columna y celda y no
puede a ver una hoja sin seleccionar, por ejemplo:

Tengo la Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3, Hoja 4 y Hoja 5 con bases de datos y quiero traer
información de esas hojas, la selección tiene que ser seguida, no puedo
seleccionar Hoja 1, Hoja 3, Hoja 5 porque nos marcara error.
Metacomandos

Los Metacomandos son la combinación de 2 o más teclas para realizar una

acción dentro de un programa.
Ctrl+1 Muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas.
Ctrl+2 Aplica o quita el formato en negrita.
Ctrl+3 Aplica o quita el formato en cursiva.
Ctrl+4 Aplica o quita el formato de subrayado.
Ctrl+A Abre la ventana de Libros recientes.
Ctrl+C Copia las celdas seleccionadas.
Ctrl+D Usa el comando Rellenar hacia abajo para copiar el contenido y el formato
de la celda situada más arriba de un rango seleccionado a las celdas de abajo.
Ctrl+E Agrega más valores a la columna activa con los datos que la rodean.
Ctrl+G Guarda el libro de trabajo.
Ctrl+I Muestra el cuadro de diálogo Ir a.
Ctrl+J Copia una fórmula hacia abajo sobre el rango seleccionado.
Ctrl+K Aplica formato de cursiva al texto seleccionado.
Ctrl+L Muestra el cuadro de diálogo Reemplazar.
Ctrl+N Aplica formato de negrita al texto seleccionado.
Ctrl+P Muestra el cuadro de diálogo Imprimir.
Ctrl+R Cierra el libro de trabajo.
Ctrl+S Subraya el texto seleccionado.
Ctrl+T Muestra el cuadro de diálogo Crear tabla.
Ctrl+U Nuevo libro de trabajo.
Ctrl+V Pega el contenido del portapapeles.
Ctrl+X Corta las celdas seleccionadas.
Ctrl+Y Rehace la última acción deshecha.
Ctrl+Z Deshace la última acción.
Conclusión

Durante la elaboración de este manual se llegaron a encontrar grandes retos para

su creación, desde el total desconocimiento de los temas básicos hasta los
comandos que se puedan utilizar en Excel.
Fue así como se decidió plantear un esquema basado en unidades para
compensar las competencias en las cuales los alumnos no tenía nociones
basándonos en los principios fundamentos de Excel hasta el uso de
metacomandos, cada tema está pensado para que el alumno visualice y se adapte
al entorno de Excel así mismo le permita entender las funciones con las cuales
ellos se enfrentarán en su día a día, el manual busca simplificar esa brecha de
desconocimientos enfocados a las necesidades de cada cargo.
Con esto buscamos que el lector comprenda los temas simplificados con la cual
pueda razonar los temas y practicar de manera autodidacta. Nuestra meta con
este manual se logra gracias a la implantación de documentación y fuentes
enfocadas en el tema. A la hora de su elaboración nos dimos a la tarea de
simplificar estas brechas utilizando un lenguaje más amigable con el empleado.
Sabemos que Excel es un software con infinidades de funciones y usos, lo que
buscamos resaltar en este manual son los conocimientos básicos y las actividades
más cotidianas usadas en el programa de tal manera que el lector pueda calificar
como un usuario promedio.
En la búsqueda de capacitar al personal, se estudio al publico al que va dirigido
este manual siendo el sector administrativo nuestra principal prioridad, el dominio
y manejo de este programa dará resultado con conocimientos a nuestros
trabajadores, con la intención de siempre ir mejorando.
Para finalizar con el proceso de capacitación el manual esta realizado de manera
que el alumno se lleve los conocimientos para ocuparlos en el área y pueda hacer
uso de ellas en su vida cotidiana, puesto que Excel es utilizado mas frecuente en
las empresas y en la cual nosotros trabajamos en afán de mejorar nuestros
resultados.
Bibliografía
fronteras, E. s. (2009). aulaclic. Obtenido de
https://www.aulaclic.es/index.htm#colaboradores
Ortiz, M. (Enero de 2011). Excel Total. Obtenido de https://exceltotal.com/acerca/
Rico, A. (s.f.). Miscrosoft Excel 2016 "Manual avanzado". Rico Soft informatica
profecional.