La Gestión Por Procesos
La Gestión Por Procesos
La Gestión Por Procesos
Ley 27658
PROCESO:
Solo a través de estos procesados se puede dinamizar la entidad y crear valor a los clientes
ACTIVIDADES DE UN PROCESO
- Recursos
- salidas / resultados
- controles / indicadores
- entradas / insumos
3. SALIDAS / PRODUCTOS: Son los resultados del proceso, aquí se aprecia el valor
agregado, son entradas del siguiente proceso
Ejemplo: En el paso 3, se señala como actividad que el “el informe debe contener la
descripción del diagnóstico situacional de la entidad”
PROCEDIMIENTO:
Es la forma específica de llevar a cabo una actividad o un proceso, es la descripción
documentada de cómo deben de ejecutarse
Interrelacionados entre sí
La relación entre S y E,
La salida del proceso A es el recurso del proceso
C que da un resultado de una salida S que en
simultáneo es la entrada del proceso D
- Los proveedores
- los inputs o entradas
- las actividades del proceso
- los outputs o las salida
- la identificación de los clientes
- Los controles
- recursos, equipos e infraestructuras
- los formatos adjuntos
- los indicadores del proceso
- los riesgos
LA HERRAMIENTA SIPOC
Saber como puedo mejorar esa producción, generación de valor a la hora que yo entrego mi
producto. y monitorear la materia de valor,
este tema es tan implante que hoy en día se usan otras metodologías para poder
determinar el SIPOC de la entidad,
tiene unas iniciales en inglés, y es lo más estudiado y se hace un esquema metodología y
tiene un sistema atrás que es el modelo CANVA y describirlo a tal punto de saber cómo se
desarrolla.
DIAGRAMA DE FLUJOS
Permite graficar la secuencia de actividades que le da origen
al producto o servicio que estamos entregando, o una mirada
más amplia de toda la ruta para entregar el servicio de
calidad.
Representación gráfica que desglosa como voy a abordar en la organización y se grafica
con unos software especializados
La norma que es el marco teórico y técnico señala que hay 3 fases para implementar
procesos
Para que una organización pública señale que ha implementado procesos tiene que señalar
esas 3 etapas.
¿CÓMO HA SIDO LA EVOLUCIÓN DE LOS SERVICIOS QUE SE DA AL CIUDADANO?
MAX WEBER: (1864 - 1920) Sociólogo, padre de administración pública vio problemas y
busco crear una organización pública para satisfacer al ciudadano y sus popular se
resumen.
Cuando más especializó este la administración pública, mucho más valor se agregaba al
trabajo o a la actividad.
Si se tenía que ver planilla no solo podía ser uno varias personas, uno ve los sellos, otro
afp, etc cada uno con su tema especializado.
Especializar cada una de las funciones en personas y crear un conjunto de áreas en las que
estaban estas personas que él denominó UNIDADES ORGÁNICAS
¿Y QUIEN CONTROLA A ESTAS PERSONAS? max weber crea el JEFE que ejerce el
control pero como él no puede con todas las personas, pues max weber menciona eu s
podrá a través de las denominadas FUNCIONES, ada una de las personas especializadas
en su tema tenían una serie de funciones y el jefe podía controlar si se estaba haciendo
bien o no el trabajo
Cuanto más detallado y más funciones tenga, mucho mejor para poderlas controlar,
funciones como elemento clave para poder determinar que esté produciendo servicio al
ciudadano.
Organización ya con un organigrama y con un jefe que los controla,es seguir Weber
produce un bien que era entregado al ciudadano.
El ciudadano era visto como el fin último para que el cual entidad producía servicios, era del
estado al ciudadano y así se conceptuaba una eficaz administración pública
Weber comete 2 enfoques que no era consciente de lo que iba a suceder más adelante:
Por lo que se entregarán servicios completamente diferentes a los que el cliente pide, el
modelo weberiano comienza a tener problemas y sale una nueva corriente de pensadores
de gestión pública.
Tenemos que superar las expectativas del cliente, no solo lo que la norma hace sino un
poco más, no solo satisfacer necesidades sino superar expectativas del ciudadano.
Si lo menciona la norma.
Los servicios empiezan con un verbo, ejemplo los de soporte tan servicios, por tanto
se tiene que listar.
Para identificar al cliente también se tiene que adecuar a sus
necesidades.(necesidades real)
Para buscar y ajustarlo al servicio se tiene que dar un ajuste de producto o servicio
ofrecido con necesidad real del cliente
Tras recopilar una serie de información, bienes, servicios, procesos, inventario, ficha de
caracterización, diagrama de flujo, para el manual de procedimiento y procesos.
Ya está identificado el proceso pero ¿por qué hacerse seguimiento, verlo, guiarlo?
y se necesita saber si se cumple con las metas del proceso.
Objetivos estratégicos tipo II: Orientado a las mejoras internas de la institución (soporte o
estratégicos)
El verbo refleja la dirección del cambio que se espera lograr, puede ser positiva (mejorar un
situación), negativa (reducir una situación) o neutra (mantener o asegurar una situación)
Para iniciar se tiene que hacer primero la población, luego el verbo para no condicionar
porque el verbo puede ser accesorio o supletorio.
INDICADORES DE PROCESOS
Es una herramienta de gestión que se utiliza para hacer seguimiento y evaluar una o más
variables que están relacionadas con el nivel de cumplimiento de un objetivo determinado.
El indicador va en medio, porque no se puede poner un indicador sin un objetivo de tras.
Parámetro de medición: Magnitud que se utiliza para medir el indicador (tasa, porcentaje,
ratio)
Sujeto: Lo que se está buscando análisis, no el cliente
Característica: cualidad que le quiero dar a eso
METAS DE PROCESOS:
Las metas presentan el valor numérico esperado que permite evaluar el cumplimietno de los
objetivos definidos en un periodo de tiempo determinado, controlados mediante un indicador
de gestión
Gestionar por metas: la meta debe estar redactado en el punto de vista del cliente, redactar
metas en enfoque desde el punto de vista a los que reciben el servicio
Un proceso tiene una oportunidad de mejora cuando no se cumple la meta de uno o varios
de los indicadores de procesos, o aun cumpliendo se identifica que es posible mejorar el
resultado del indicador.
Entre la situación actual y la situación deseada tiene que haber una aplicación de
metodología y herramientas para la mejora de procesos.
Se comparan los resultados de la mediación y seguimiento contra las metas definidas por
cada Indicador a fin de cuantificar el desempeño de los procesos.
El análisis se realiza a intervalos planificados y periódicos en función a cada proceso, con el
propósito de identificar tendencias así como evaluar los progresos de la entidad en el logro
de sus objetivos para tomar decisiones de impacto relevante para la entidad
Del análisis de los resultados se identifican las brechas de cumplimiento de las metas de
donde se desprenden los potenciales problemas a resolver en los procesos.
Es una metodología que permite realizar acciones de mejora de los procesos mediante la
repetición del ciclo.
- planear: causas y plan de acción
- hacer: ejecutar plan de acción
- verificar: verificar le cumpliemito de objetivos
- actuar: se puede mejorar?
También conocida como el ciclo de la mejora continua.
cual es le problema ¿porque no cumple con los objetivos?, cuáles son las causas, esta
metodología busca atacar las causas y cómo modificar los elementos del proceso, entradas,
recursos,para encauzar los europeos hacia esa actividad.
Todo el esfuerzo se traduce en la gestión de calidad que es muy similar a la gestión por
procesos y parte con conceptos o terminologías propias de calidad.
CALIDAD: Grado en las características inherentes del producto o servicio cumplen con los
requisitos del cliente
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE: Percepción del cliente sobre el grado en que se han
cumplido sus requisitos
MEJORA CONTINUA: Acción recurrente que aumenta la capacidad para cumplir con los
requisitos, Aumento de la probabilidad de satisfacer a los clientes
Si ya se pasaron valor s procesos de mejora se puede decir que los procesos están bien
cimentados y está funcionando todo como un sistema.
REFLEXIONES
- procesos de reclutamiento o selección de personal: Para tener procesos
transparentes,
- Actos preparatorios, no está regulada por contrataciones y realmente se está
aplicando procesos o los requisitos son tan simples o a dedo,
- proceso de monitoreo y evaluación de indicadores, para que en su día a día genere
valor. (el valor tiene que decirlo el cliente)