Curso a Medida

“GESTIÓN DOCUMENTAL, ARCHIVO

E HISTORIAS CLÍNICAS ”

Dirigido a los servidores del Sistema Metropolitano de la Solidaridad

Luis Enrique Cárdenas Almonacid

Docente
Marco Normativo
 El estudio de las principales directivas
y normas en materia archivística
emitidas por el ente rector del Sistema
Nacional de Archivos, el Archivo
General de la Nación y normas que
tienen mucha relación con la Gestión
MARCO Documental y archivos que soportan
NORMATIVO además la adecuada gestión de las
instituciones públicas como son Ley
de Transparencia y Acceso a la
Información Pública y la Ley de
Protección de Datos Personales.
 Normativa del Sistema Nacional de Archivos

Directiva N°11- Directiva N°12- Directiva Directiva

Directiva Directiva Directiva Directiva 2019-AGN- N°01-2019- N°001-2020-
N°001-2018- N°002-2019- N°009-2019- N°10-2019- 2019-
AGN/DDPA DDPA AGN/DC AGN/DDPA
AGN/DAI AGN/DDPA AGN/DDPA AGN/DDPA Norma para la Norma para Norma para
Norma para Normas para Norma para la Normas para Norma para la
descripción valoración la servicios
la la administració la documental en conservación archivístico
eliminación transferencia n de archivos Organizació archivística en
la entidad la entidad de s en la
de de en la entidad n de pública documentos entidad
documentos documentos pública documentos pública
archivísticos pública
de archivo archivísticos archivísticos en la entidad
del Sector de las en la pública
Público entidades entidad
públicas pública
Directiva N°001-2018-AGN/DAI
Norma para la eliminación de documentos de archivo del Sector
Público
La eliminación es un procedimiento que consiste en la destrucción de
documentos, previa autorización del Archivo General de la Nación y los
Archivos Regionales en el ámbito de su competencia. Los documentos de
archivo que se propone a eliminar son aquellos que tienen valor temporal en
tanto son imprescindibles y sin trascendencia una vez cumplido el fin
administrativo, fiscal, contable o legal que los originó.

Directiva N°002-2019-AGN/DDPA
Normas para la transferencia de documentos archivísticos de las
entidades públicas
Procedimiento archivístico que consiste en el traspaso de la fracción de
serie documental remitida desde el Archivo de Gestión o periférico al
Órgano de Administración de Archivos o Archivo Central para su custodia, al
vencimiento de su período de retención establecido en el Programa de
Control de Documentos Archivísticos o de acuerdo al Cronograma de
Transferencia de documentos aprobado por la entidad pública.
Directiva N°009-2019-AGN/DDPA
Norma para la administración de archivos en la entidad
pública.
Es el conjunto de funciones y actividades para generar los
archivos y otras instituciones archivísticas por los órganos que
tiene competencia para ello.

Directiva N°10-2019-AGN/DDPA
Normas para la Organización de documentos
archivísticos en la entidad pública.
Establecer las pautas y recomendaciones para la correcta
organización de documentos archivísticos en las Entidades
Públicas de acuerdo a las normas de obligatorio cumplimiento
del Sistema Nacional de Archivos.
Directiva N°11-2019-AGN/DDPA
Norma para la descripción archivística en la entidad
pública
Es un proceso archivístico en el que se representa en forma
objetiva y estructurada la información contenida en cada pieza
documental o sus agrupaciones documentales para acceso,
recuperación y control.

Directiva N°12-2019-AGN-DDPA
Norma para la valoración documental en la entidad
pública
Es un procedimiento archivístico que consiste en identificar y
establecer el valor y el período de retención de toda serie
documental del PCDA. Solo se valoran documentos
archivísticos.
Directiva N°01-2019-AGN/DC
Norma para la conservación de documentos
archivísticos en la entidad pública
La conservación de documentos es un proceso técnico
archivístico a que ejecuta acciones preventivas y
correctivas para la protección del soporte o medio físico e
integridad de información del documento archivístico.

Directiva N°001-2020-AGN/DDPA
Norma para servicios archivísticos en la entidad
pública
El servicio archivístico es una actividad que consiste en
brindar acceso al ciudadano de manera moderna,
transparente, oportuna y efectiva de los documentos
archivísticos para los ciudadanos.
 Normativa del Sistema Nacional de Archivos

Directiva N°002- Directiva N°001- Directiva N°005- Directiva N°006-

2008- 2019-AGN/DDPA 2019-AGN/DDPA 2019-AGN/DDPA
AGN/DNAH Normas para la Norma para la Lineamientos
Prevención de elaboración del Plan elaboración de para la foliación
siniestros por Anual de Trabajo documentos de de documentos
incendio en Archivístico de las gestión archivísticos de
archivos Entidades Públicas archivística para las Entidades
las entidades del Públicas
sector público
Directiva N°002-2008-AGN/DNAH
Prevención de siniestros por incendio en archivos
Proteger y asegurar la integridad física del Patrimonio
Documental mediante la aplicación de un Plan de Prevención
de Siniestros por incendio en los archivos integrantes del
Sistema Nacional de Archivos.

Directiva N°001-2019-AGN/DDPA
Normas para la elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivístico de
las Entidades Públicas
Disponer de un instrumento de gestión que permita desarrollar óptimamente
las actividades archivísticas en la Entidad Pública. Garantizar que la
planificación archivística de la Entidad Pública sea efectiva y orientada
hacia la protección del documento archivístico, asegurando el uso racional
de recursos humanos, equipos, mobiliario y espacios físicos. Evaluar
periódicamente el funcionamiento del Órgano de Administración de Archivos
o Archivo Central de la Entidad pública.
Directiva N°005-2019-AGN/DDPA
Norma para la elaboración de documentos de gestión
archivística para las entidades del sector público
Uniformizar criterios en la estructura y contenido de
documentos de gestión archivística para las entidades del
sector público, a fin de lograr la mayor eficiencia y eficacia en
su aplicación.

Directiva N°006-2019-AGN/DDPA
Lineamientos para la foliación de documentos
archivísticos de las Entidades Públicas
Orientar la acción de foliación
Mantener la integridad del documento archivístico en las
entidades públicas.
 PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVISTICOS

VALORACIÓN
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
DOCUMENTAL

CONSERVACIÓN
DOCUMENTAL
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL

SERVICIO
ARCHIVÍSTICO
Organización Documental
Es una acción mediante la cual se agrupa los documentos de un
determinado fondo de una manera jerárquica, yendo desde lo general a lo
específico respetando siempre los principios de procedencia y orden
original.
De Wally, (1861) estableció que la documentación creada por la entidad
no deberían mezclarse con otros pues deriva del principio de procedencia,
el principio de respeto al orden natural de clasificación interna al que
pertenece el documento. De tal manera se establece los siguientes
principios:
(a) Principio de procedencia: Es aquello mediante el cual la
documentación debe estar instalado en el fondo documental del que
proviene, considerando que debe
anteponerse la unidad e independencia de cada fondo y en éste la
totalidad y el carácter seriado de las diversas secciones, series
documentales y tipo documental.
(b) Principio de Orden natural: Es el orden en que se preservan la
documentación dentro de las carpeta o expediente situándolos de manera
correlativa así como se dieron las actuaciones administrativas que dieron
inicio a su creación
ETAPAS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

01 CLASIFICACIÓN

02 ORDENAMIENTO

03 SIGNATURA
La clasificación de documentos archivísticos

Consiste en una operación intelectual que a su vez permite

aglutinar la documentación de forma jerárquica, a través de
grupos o clases, también sostuvo que para realizar la
clasificación documental es primordial que se respete el
principio de procedencia de los documentos.
Consiste en separar o dividir la documentación en grupos
que sean aptos de subdivisiones, considerando la
estructura orgánica y las funciones institucionales.
 Agrupaciones Documentales

Conformado
por los
documentos
en la Toda la
resolución documentación
de un caso o generada por
proceso.
DOCUMENTO SERIE
una unidad FONDO
orgánica /
Testimonio proceso.
Generado en el
documental y
cumplimiento EXPEDIENTE continuo de
Toda la
de funciones
actividades y las diversas SECCIÓN documentación
generada por
procesos. actividades una entidad u
que pueden organización en
ser el cumplimiento
repetitivas y de sus
desarrollados funciones.
por una
entidad en
virtud de sus
funciones.
Ordenamiento

Consiste en anexar y relacionar las piezas de cada grupo, a través del

sistema más conveniente; pudiendo ser el ordenamiento alfabético, el
numérico, el alfanumérico, el cronológico.

• Cronológico: Es la data de la documentación, siguiendo los tres

elementos de la misma de mayor a menor: el año, el mes y el día.
• Alfabético: Se aplica usando las letras del abecedario como método
de ordenación, y su posición en la palabra o frase sobre la que se
fundamenta.
• Numérico: dispone la ordenación de la documentación siguiendo la
serie de las cifras desde el uno en adelante.

Signatura

Consiste en asignar símbolos de codificación para poder identificar los

documentos (ya sea por unidades orgánicas, series documentales, etc.).
Pudiendo ser letras o números, o la mezcla de los dos.
Cuadro de Clasificación
Instrumento de gestión
archivística que muestra
de manera jerárquica la
relación que existen entre
las series documentales,
secciones y el fondo
documental.

Tipo de Cuadro de
Clasificación
▪ Orgánico
▪ Funcional
▪ Procesos
Ley de Transparencia
y Acceso a la
Información Pública Ley de Protección de
LEY Nº 27806 Datos Personales
LEY Nº 29733

Norma Técnica para la

gestión de la Calidad
de Servicios en el
Sector Público
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública: a 11 años
de la publicación de un importante mecanismo de prevención de la
Corrupción
El acceso a la información constituye un mecanismo importante de
prevención de la corrupción. Esta afirmación cobra aún más importancia
cuando estamos frente a procesos penales seguidos contra funcionarios
públicos por delitos de corrupción. En esta medida, el artículo 139°
numeral 4° de la Constitución reconoce el principio de publicidad, de
manera que todo proceso por responsabilidad de funcionarios del Estado
es siempre público. En otras palabras, esta norma reconoce la publicidad
externa de todos los procesos relacionados con la responsabilidad de
funcionarios públicos. La Defensoría del Pueblo, en su Informe Defensorial
N° 96, señala que a esta clase de publicidad se le conoce como externa o
extraprocesal y se caracteriza por permitir el conocimiento a terceros que
no son parte del proceso.
En este sentido, la aplicación del principio de publicidad sobre los
procesos por delitos contra la administración pública constituye una
herramienta importante de prevención de situaciones que pueden
favorecer la corrupción en la administración de justicia.

Julio Rodríguez Vásquez

La Ley de Protección de Datos Personales (LPDP), tiene como objeto garantizar
el derecho fundamental a los datos personales realizando un adecuado tratamiento
a los mismos. Ello implica el respeto a los derechos fundamentales reconocidos por
nuestra Constitución Política, así como aquellas normas contempladas en la LPDP
y su reglamento.
Dentro de las principales obligaciones de los titulares de los bancos de datos
personales están: efectuar el tratamiento solo previo consentimiento del titular de
los datos personales (salvo las excepciones); recopilar datos personales que sean
actualizados, necesarios, pertinentes y adecuados, con relación a finalidades
determinadas, explícitas y lícitas; almacenar los datos personales de manera que
se posibilite el ejercicio de los derechos de su titular; tramitar la inscripción ante el
Registro Nacional de Protección de Datos Personales (RNPDP) en caso se creen,
modifiquen o cancelen bancos de datos personales; y, guardar confidencialidad de
los datos personales respecto de los que se realice el tratamiento.
La Dirección General de Protección de Datos Personales es el órgano encargado
de ejercer la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales. En ese
sentido, ejerce las funciones administrativas, orientadoras, normativas, resolutivas,
fiscalizadoras y sancionadoras a efectos de hacer cumplir las disposiciones
contenidas en la LPDP y su reglamento.
El Documento de Archivo
 Este concepto simple de documento
se vio afectado por efecto de la
globalización y la influencia de otras
lenguas, especialmente del inglés
(único idioma que tiene tres términos
diferentes para nuestro concepto
documento: document, que es el
equivalente de documento en su
significado genérico, como mera
EL DOCUMENTO información registrada; records, que
DE ARCHIVO designan de manera específica a
aquella información producida como
prueba y reflejo de las actividades de
una organización; y archives, que se
reserva los documentos de carácter
histórico).
Carlota Bustelo
Documento Archivístico,
información contenida en cualquier
soporte (físico y electrónico),
producida y conservada como
evidencia y como activo por una Información creada,
organización o individuo, en el recibida y conservada
ejercicio de sus funciones o en el como evidencia y como
desarrollo de su actividad o en activo por una
virtud de sus obligaciones. organización o individuo, en
Directiva N° 009-2019-AGN/DDPA el desarrollo de sus
actividades o en virtud de
La combinación de un soporte y la sus obligaciones legales.
información registrada en él, que NTP 15489 - 1
puede ser utilizado como prueba o
para consulta.
Consejo Internacional de
Archivos
Elementos del documento
El registro, o sea, la
fijación de la información
en el soporte, ya sea
mediante tinta, impulsos
electromagnéticos u otro
cualquiera.

La información,
es decir, la noticia
que transmite.

El soporte que le
confiere corporeidad
física, y puede ser
desde una tablilla de
barro hasta un disco
óptico.
Elementos diferenciadores

Carácter seriado: los Génesis: se producen dentro

documentos se producen de un proceso natural de
actividad, surgen como
uno a uno y con el paso producto y reflejo de las tareas
del tiempo constituyen de su productor, no son algo
series. ajeno a él.

Exclusividad: la Interrelación: como principio

general las piezas aisladas
información que contiene (documentos sueltos) no tienen
rara vez se encuentra en sentido o tienen muy poco, su
otro documento con razón de ser viene dada por su
pertenencia a un conjunto -la
idéntica extensión e unidad archivística o expediente- y
intensidad, es exclusiva.. por las relaciones establecidas
entre sí.
 Otros elementos diferenciadores
Autenticidad: un documento Fiabilidad: sus contenidos
auténtico es aquel que puede probar pueden ser creídos como una
que: representación exacta y completa
- es lo que pretende ser, de las transacciones, actividades
- ha sido creado o enviado por la o hechos de los cuales dan fe y
persona que se presume, y seguridad, así durante su
- ha sido creado o enviado en el desarrollo, como en
tiempo presumido. producen uno a transacciones o acciones futuras.
uno y con el paso del tiempo Sus contenidos son fidedignos.
constituyen series.

Integridad: está completo Manejabilidad: es

e inalterado. accesible, puede ser
localizado, recuperado,
presentado e interpretado.
Caracteres de los documentos

Fue el mismo Schellenberg quien sistematizó los

caracteres de los documentos, tanto los relativos
a su estructura física (caracteres externos) como
a su contenido sustantivo (caracteres internos).
Caracteres externos
La clase: está determinada por el procedimiento empleado para
transmitir la información, así tenemos documentos:

• Textuales: transmiten la información mediante texto escrito, sea

manuscrito, mecanografiado o impreso. Son el producto por excelencia
de las administraciones y los más abundantes en los archivos.
• Iconográficos: emplean la imagen, signos no textuales, colores... para
representar la información: mapas, planos, dibujos, fotografías,
diapositivas, transparencias, microformas.
• Sonoros: permiten grabar y reproducir cualquier sonido, casi siempre
palabras en el caso de los archivos: discos, cintas magnéticas, discos
compactos.
• Audiovisuales: combinan la imagen en movimiento y el sonido, aunque
los primeros ejemplos carecían de este último aspecto: filmes, cintas de
video, videodiscos.
• Electrónicos o informáticos: son los generados en el entorno de los
ordenadores: fichas perforadas, cintas magnéticas, diskettes, CD ROM...
El tipo: es una característica que va más allá de lo meramente
físico o externo, por cuanto revela tanto el contenido como su
estructuración en el documento, y deriva de la acción representada.

El formato: está en función de la forma de reunirse los documentos

y del soporte, así, por ejemplo, en el caso del papel hablamos de
legajos, volúmenes... DIN A3, A4, etc., si se trata de un diskette
podrá ser de 5 1/4 o de 3 1/2 pulgadas, etc.

La cantidad: se refiere al número de unidades (volúmenes,

legajos, documentos...) y al espacio que ocupan los documentos
(metros lineales).

La forma: más conocida con el término diplomático de tradición

documental, consiste en la ingenuidad, es decir, la condición de
original o copia y sus distintas variantes: copia simple, certificada...
Caracteres internos

La entidad productora: es decir, el autor del documento, que

puede ser una persona física o moral, pública o privada.

Los orígenes funcionales: las razones por las que se ha

producido un documento, tomando en consideración, y por
este orden, la función, la actividad y el trámite por los que ha
sido realizado.

La fecha y el lugar de producción: también denominado

datación crónica y tópica del documento, que lo sitúa en el
tiempo y en el espacio.

El contenido sustantivo: el asunto o tema de que trata un

documento, o sea, los fines u objetivos perseguidos con su
redacción.
Valores del documento
El valor es un concepto intrínseco al documento, aunque se suele referir
en plural por las diversas connotaciones que adquiere. Los valores del
documento dependen del fin por el cual ha sido creado, lo que se
denomina valor primario, y, además, de la utilidad que se pueda
deducir con posterioridad, conocido como valor secundario. Todo
documento posee un valor primario desde su nacimiento, en cuanto
tiene por objetivo principal la gestión de una actividad determinada, el
desarrollo de una función que se manifiesta fehacientemente por medio
de la redacción escrita: es el valor administrativo. Mas este valor inicial
va perdiendo vitalidad con el tiempo desde el punto de vista de la gestión
administrativa. Sin embargo comporta un valor paralelo, el valor legal,
jurídico o probatorio, cuyo plazo de prescripción varía desde unos pocos
años en unos documentos, hasta lo imprescriptible en otros. Todo
documento, aunque no contenga un hecho de naturaleza jurídica, puede
tener un valor legal. Cumplido ya un periodo vital, el documento cobra
un nuevo valor, acrecentado con el tiempo, el de servir como fuente
para la investigación histórica y para la acción cultural, es el valor
secundario, también denominado histórico o permanente.
El Ciclo de Vida de los Documentos
(Records Lifecycle, en su acepción original) tuvo su origen en
los Estados Unidos de Norteamérica como resultado del
proceso de configuración del sistema archivístico federal,
cuyo primero hito fue la creación del los National
Archives en 1934.
El documento, en efecto, atraviesa por distintas fases, desde
que se elabora y durante un periodo habitualmente corto es
objeto de un uso intensivo para la resolución de los asuntos,
de las actividades, que recoge y testimonia; con el paso del
tiempo cada vez se utiliza menos, pierde su valor originario y
es eliminado, o bien adquiere un nuevo valor de futuro, que
puede añadirse al inicial sin sustituirlo, y se decide su
conservación permanente. Esto quiere decir que los
documentos pueden pasar de la actividad a la desaparición,
pero que conservándose no quedan inactivos, lo que cambia
es la perspectiva desde la que se les da utilidad.
El Concepto de la continuidad de los documentos (Records
continuum concept, en su acepción original).
Este nuevo paradigma surge en la comunidad archivera australiana y fue
enunciado por Frank Upward en 1996 y 1997. En esencia viene a decir
que no existen etapas separadas en la vida de los documentos, como
enfatiza el ciclo de vida, sino que es una continuidad.
• El eje archivístico: se ocupa de los vehículos de almacenamiento de la
información registrada sobre actividades humanas. Sus coordenadas son las del
documento, la serie, el fondo y el archivo.
• El eje probatorio: consiste en el rastro de las acciones, la prueba que el
documento puede proporcionar y su papel en la memoria corporativa y colectiva.
• El eje transaccional: “presenta como coordenadas el acto, las actividades, las
funciones y los propósitos. Este eje refleja y enfatiza los documentos como registro
de actividades realizadas en la conducción de los asuntos, y en la forma en que
esas actividades crean vínculos entre los documentos. Refleja, básicamente,
funciones de las organizaciones, y la forma en que se descomponen de acuerdo
con subcategorías de actividad, o se desarrollan a partir de los propios actos”.
• El eje identitario: “representa el actor, la unidad de trabajo a la que el actor está
asociado (puede ser el actor solo), la organización a la que la unidad está
asociada (que también puede serlo el actor o la unidad) y la manera de
institucionalizar la identidad de esos elementos a través de un reconocimiento
social más amplio. Este es el eje de la procedencia estructural, y de las
autoridades y responsabilidades con las que los archivos son hechos y usados.
Explica dos grandes temas de la archivística, la noción de que un archivo debe
estar unido al creador de los documentos, y de que los documentos reflejan las
autoridades y las responsabilidades que sustentan un acto”.
• Primera dimensión. Crear: los documentos como reflejo
de un acto del cual forman parte.

• Segunda dimensión. Capturar: los documentos como

prueba, vinculando las transacciones, actos, decisiones o
comunicaciones que documentan, y su contexto social o de
actividad inmediato; en forma de expedientes y de series
documentales, habría que añadir para aclararlo.

• Tercera dimensión. Organizar: los documentos en el

contexto del archivo.

• Cuarta dimensión. Pluralizar: los documentos como

memoria y hacerlos accesibles.
Archivo
El diccionario de terminología archivística del
Consejo Internacional de Archivos, lo define
con tres acepciones: “(1) Conjunto de
documentos sean cuales sean su fecha, su
forma y su soporte material, producidos o
recibidos por toda persona física o moral, y
por todo servicio u organismo público o
privado, en el ejercicio de su actividad, y son,
ya conservados por sus creadores o por sus
sucesores para sus propias necesidades, ya
trasmitidos a la institución de archivos
competente en razón de su valor archivístico.
(2) Institución responsable de la acogida,
tratamiento, inventariado, conservación y
servicio de los documentos. (3) Edificio o
parte de edificio donde los documentos son
conservados y servidos”.
“Son documentos acumulados
por un proceso natural en el
curso de la tramitación de los
asuntos de cualquier tipo,
público o privado, en cualquier
fecha, y conservados después “Son aquellos documentos de
para su consulta, bajo la cualquiera institución pública o
custodia de las personas privada que hayan sido
responsables de los asuntos considerados ameritar para su
en cuestión o por sus preservación permanente con
sucesores” fines de investigación o para
Sir Hilary Jenkinson22 (1947) referencia y que han sido
depositados o escogidos para
guardarse en una institución
archivística”.
Theodor Roosevelt
Schellenberg (1956)
Sistema de Archivos
Conjunto de normas, unidades de organización,
procedimientos y metodología para la dirección, seguimiento,
coordinación e inspección de las actividades archivísticas
(conservación, tratamiento, servicio y difusión del Patrimonio
Documental Archivístico) de la Entidad Pública.
Directiva N° 009-2019-AGN/DDPA
Niveles de Archivo

A nivel central, los archivos que conforman el sistema de archivos de la

entidad son:
- El Archivo de Gestión
- El Archivo Central

▪ Archivo de Gestión, es el archivo de oficina que se forma con los

documentos producidos en cada unidad de organización (órgano,
unidad orgánica, área o dependencia), y en el que se custodian los
documentos archivísticos, conformando series documentales de
acuerdo a los períodos de retención establecidos en el PCDA vigente.
▪ Es responsable de la identificación, descripción, conservación,
acceso (préstamos y consultas), separación del material no
archivístico y remisión de los documentos archivísticos (transferencia)
al siguiente archivo de acuerdo a su ciclo vital (Archivo Central).
▪ Toda unidad de organización o funcional debe contar con su archivo
de gestión.
El Archivo de Gestión

Los documentos en fase de tramitación, así como los que son de uso
frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la
responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas, de ahí
que sea más conocido como archivo de oficina. Tradicionalmente se
consideraba que los documentos debían de permanecer en esta fase
durante cinco años una vez finalizada su tramitación, sin embargo, y a la
luz de la experiencia, este plazo resulta excesivamente amplio, por varias
razones. La información útil para la gestión prescribe cada vez en plazos
más cortos, de modo que pasado un año, en un noventa por ciento de los
casos, los documentos y expedientes conclusos no son empleados; por
otra parte, las administraciones producen en cinco años muchos más
documentos de los que razonablemente pueden alojar en sus oficinas, así
como en las plataformas informáticas de gestión (work flow).
Archivo Central

La entidad debe contar con un Archivo Central como unidad de

organización o funcional específica, siguiendo los lineamientos de gestión
de la estructura del Estado Peruano y del presupuesto que sele debe
asignar.
Es el archivo encargado de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar,
ejecutar, controlar los procesos, procedimientos y las actividades
archivísticas a nivel institucional, así como de la conservación y uso de los
documentos provenientes de los archivos de gestión y ejecutar la
transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el Archivo
General de la Nación o el Archivo Regional.
El Archivo Central
Tan pronto como los documentos dejan de ser utilizados con
frecuencia, de acuerdo con los plazos y procedimientos
establecidos por el archivero, las oficinas la remiten al archivo
central. Ésta es la etapa de concentración de los documentos
cuyo uso para la gestión es hipotético, pero no seguro y se
caracteriza por garantizar la instalación masiva de documentos
a bajo coste. Las tramitaciones están conclusas, pero un
recurso o el regreso sobre un asunto determinado puede
hacerlas tornar a la fase anterior. A partir de esta fase, y en
adelante, los documentos están bajo la responsabilidad y
manejo directo del archivero.
Función de los archivos

- Organizar y poner en servicio la documentación

de la organización.
- Asegurar la transferencia periódica al archivo de
los documentos.
- Establecer una clasificación de los fondos y
mantener ordenada la documentación,
respetando el principio de procedencia y el
orden según fue creada.
- Describir la documentación, a través de los
instrumentos de descripción, de manera que se
posibilite el acceso y consulta de la misma.
Función de los archivos

- Determinar los plazos de vigencia y períodos

de utilización de manera que transcurrido el
tiempo solo perduren aquellos que adquieran
la condición de históricos.
- Acondicionar la documentación mediante las
instalaciones y equipamiento adecuados, de
manera que se garantice su conservación.
- Procurar que las funciones a desempeñar en
cada uno de los archivos aparezcan,
recogidas y desarrolladas en un reglamento o
norma técnica que venga a sancionar estas
actividades.
Elementos del Sistema de Archivo
Recursos Humanos, como bien dice Vicente Cortés
Alonso, sin archiveros no hay archivos. De nada serviría
disponer de centros archivísticos, normativa de
funcionamiento y órganos administrativos que la ejecuten,
si esto no va acompañado de los medios humanos
necesarios y adecuados a los objetivos planteados. Era
necesario e imprescindible contar, pues con el personal
especializado que participase en el proceso.
Elementos del Sistema de Archivo
La Infraestructura y el
equipamiento, las primeras
infraestructuras archivísticas
creadas como tales consistieron
en la conversión de los depósitos
de archivo ya existentes en
centros archivísticos propiamente
dichos. A medida que se avanzaba
en el tratamiento técnico de los
documentos se planificaban las
infraestructuras necesarias en los
depósitos para la instalación y
puesta en servicio de la
documentación.
Elementos del Sistema de Archivo
La aplicación de las nuevas tecnologías, es obvia
la consideración de los archivos como centros de
información. El documento de archivo nace con la
finalidad de documentar actos jurídicos,
administrativos, económicos, etc. Como tal, constituye
testimonio y es, por tanto objeto de información, por
cuanto no podrá haber testimonio si no hay
información.
Las demandas de información generadas por la
sociedad actual como consecuencia del desarrollo de
las actividades y de los derechos y libertades
públicas, y por la consideración de la información
como derecho constitucional provoca la necesidad de
llevar a cabo la sistematización de esa información,
ante el riesgo de convertirse en incontrolada. La
solución pasa por la aplicación de nuevas tecnologías
que nos permitan resolver el problema básico, es
decir el control, la sistematización y los procesos de
acceso a la información.
Elementos del Sistema de Archivo
El desarrollo normativo, todo sistema de archivo de estar
regulado por un conjunto de normas, entre las que debemos
distinguir dos clases. La primera de ellas es la formada por
el conjunto de normas legales que hay que aplicar en la
gestión del sistema, puesto que obedecen al marco legal del
estado. A la segunda clase corresponden las normas
técnicas para la organización y gestión del sistema de
archivos, es decir, para el tratamiento archivístico de los
fondos documentales, así como de todos los aspectos del
funcionamiento de los archivos. Estas normas quedan
reflejadas en el correspondiente Reglamento, que podrá ser
posteriormente desarrollado por instructivos de naturaleza
técnica concreta.
Gestión Documental
Procesos
1. Creación de documentos
La gestión documental comienza en el momento en que deben definirse cuáles
son los documentos (o evidencias) que hay que crear en cada actividad o proceso
de negocio. En la mayor parte de los casos, esta es una reflexión que surge en
una organización cuando se plantea emprender acciones como la automatización,
simplificación o reingeniería de procesos o la sustitución de los documentos en
papel por documentos electrónicos.
Cuando se describen o se pintan los procesos de trabajo propios del objeto de
negocio –no nos referimos solo a los de gestión de documentos–, habría que
cuestionarse cuáles son las evidencias que debemos dejar para entender cómo
ha sido el proceso, las decisiones que se han tomado y las acciones realizadas.
En el entorno digital, podemos considerar que estas evidencias pueden quedar
reflejadas:
- en documentos electrónicos capturados en ficheros de diferentes formatos
(PDF, DOC, etc.), o
- en registros de información almacenados en una base de datos.
2. Captura y registro de documentos
Por lo general, en el proceso de captura confluyen varios procesos
documentales. Por ejemplo, lo habitual es que en el proceso de captura
se produzca la clasificación, que a su vez permite la asignación de
permisos de acceso y el establecimiento de los calendarios de
disposición, así como la identificación de los documentos esenciales.
En la interpretación más amplia, la captura sería el momento en que una
determinada información se fija en un determinado soporte como
evidencia de una decisión o de una acción. En otros casos se determina
que la captura se produce cuando un documento entra en un sistema de
gestión documental.
Objetivos del proceso de captura
El proceso de captura de los documentos, independientemente de cómo
se haya definido, debería cumplir con los siguientes objetivos:
- Establecer una relación entre el documento, su productor y el contexto
en que se originó.
- Almacenar el documento en el lugar que se haya definido.
- Asociar o agrupar el documento con otros documentos que forman
parte de un mismo trámite (expediente) o de una misma función (serie
documental).

Registro como proceso documental

En muchos casos, la operación de registro puede considerarse la
formalización del proceso de captura.
En la implantación del procedimiento de registro:
1) un documento se registra cuando se incorpora al sistema;
2) no puede desarrollarse ningún proceso que afecte al documento hasta
que se complete su registro
3. Clasificación
El proceso de clasificación para los documentos en papel es uno de los
pilares de la práctica archivística moderna. Trasladarlo a la gestión de los
documentos electrónicos implica nuevas aproximaciones y nuevos
aspectos que iremos estudiando sin perder de vista los objetivos que se
persiguen y para entender cómo se han abordado estas cuestiones en
distintas circunstancias. También dedicaremos especial atención a los
distintos instrumentos utilizados para la aplicación del proceso de
clasificación.
El proceso de clasificación siempre supone la existencia de un esquema
previo de clasificación. Es decir, las distintas categorías o clases se han
definido de antemano, y el acto de clasificar supone la asignación del
objeto clasificado a una determinada clase.
En esta forma de entender la clasificación, en el momento de la
asignación de la clase estamos proporcionando una información
normalizada de ciertas características del documento. Posteriormente, la
clase asignada puede servir para múltiples propósitos, como una
recuperación de la información u otros cuyo efecto se ve a posteriori del
proceso de clasificar.
4. Seguridad y acceso
En principio, establecer el acceso a los documentos podría
parecer una tarea sencilla. Se deben establecer unas
categorías de acceso, que se asignan a los documentos o a
cualquiera de sus agrupaciones, y esto determina la
capacidad de acceder a determinados documentos.
En el mundo en papel, este proceso se puede establecer –y
de hecho así se establece en muchos casos– con unas
categorías de acceso genéricas (por ejemplo, “Abierto”,
“Restringido”, “Confidencial”) que, aplicadas a los
documentos, indican el nivel de protección que requieren.
Cuando se hace una petición de un documento en papel,
antes de prestarlo o entregarlo, quién custodia debe
determinar si la persona que pide la documentación puede
tener acceso a ella según sus categorías de acceso.
Carlota Bustelo
5. Valoración y disposición
La valoración de documentos, proceso por el cual se define el valor de
tales documentos y las distintas acciones a las que puede dar lugar la
aplicación de dicha valoración, que en general se conoce como
disposición. La disposición comprende la eliminación, la trasferencia o
el cambio de almacenamiento. Haremos especial hincapié en las
diferencias y dificultades de aplicar este proceso a los documentos
electrónicos.
La valoración se ha venido practicando durante muchos años como
una función archivística básica que se aplicaba en el mundo papel. Las
instituciones archivísticas que recogen los documentos en papel
producidos por otros necesitan imperiosamente un método sistemático
para identificar los documentos que realmente vale la pena conservar y,
sobre todo, destinar los recursos necesarios para su tratamiento. Ello
permite reducir el volumen de los documentos producidos, siempre
ingente y mayor que sus capacidades y recursos, al eliminar los que ya
no se necesitan.
6. Preservación de documentos electrónicos
Desde el mismo momento en que se determina que una
organización va a producir y gestionar documentos
electrónicos, asume la premisa de que para leer la
información contenida en los documentos necesita una
determinada tecnología y uso de un ordenador. En este
contexto, debemos entender que si mediante el proceso de
valoración se ha determinado que existen documentos que
son de conservación permanente o de muy largo plazo, es
seguro que tendremos que establecer planes de
preservación digital.
El objetivo de la preservación digital es realizar de forma
preventiva las acciones necesarias sobre los objetos
digitales para evitar que la obsolescencia tecnológica impida
su utilización e interpretación.
7. Metadatos
La definición clásica, muchas veces repetida es “datos sobre
los datos”. Sin embargo, esta definición no satisface a casi
nadie cuando se empieza a descubrir la complejidad que
puede tener la gestión de los metadatos aplicados a la
gestión de documentos electrónicos, así que se ha intentado
dar otras explicaciones que ayuden a la comprensión:
- Los metadatos describen el contexto, el contenido y la
estructura de los documentos.
- Los metadatos son información estructurada o
semiestructurada asociada a una información no
estructurada (los documentos).
- Los metadatos son toda la información que nos ayuda a
entender qué significa un determinado dato.
- Los metadatos nos ponen en contexto y nos hacen
entender lo que significa la información.