Estrategia de Uso y Apropiación TI

ESTRATEGIA DE USO Y APROPIACIÓNDE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS

2020
Carrera 10 No 15-22, Bogotá, D.C.
VERSIÓN 08 CÓDIGO UAEOS-FO-GDO-17 FECHA EDICIÓN 09/10/2019
Contenido
1. INTRODUCCIÓN..........................................................................................................................2
2. OBJETIVO.....................................................................................................................................2
3. ALCANCE.....................................................................................................................................3
4. DEFINICIONES............................................................................................................................3
5. ESTRATEGIA DE USO Y APROPIACIÓN................................................................................4
5.1. Iniciativas................................................................................................................................6
6. GESTIÓN DEL CAMBIO.............................................................................................................7
7. Medición de Resultados.................................................................................................................7
_______________________________________________________________________________
Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 327 5252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:01 8000 122020
www.orgsolidarias.gov.co - atencionalciudadano@orgsolidarias.gov.co - Bogotá D.C, Colombia
1. INTRODUCCIÓ N
El Dominio de uso y apropiación se estructura alrededor de ámbitos, lineamientos e instrumentos

(Guías y Mejores Prácticas); su propósito es definir la estrategia y practicas concretas que apoyan la
adopción del Marco y la gestión TI que requiere las instituciones para implementar la Arquitectura.
En la medida que brinda herramientas, instrumentos, definiciones que orientan a las entidades en la
definición de estrategias para la optimización del uso, apropiación y aprovechamiento de las
tecnologías de la información y comunicaciones (TIC).
El uso y la apropiación de la tecnología, consiste en el uso adecuado, oportuno, pertinente y eficiente

de la tecnología (productos soportados con herramientas tecnológicas, procesos y sistemas de
información) con el fin de facilitar la realización de las actividades, el desarrollo de los procesos y la
productividad de los diferentes usuarios en sus respectivas organizaciones.
Por lo tanto, es necesario implementar programas que faciliten que diversos grupos de trabajo
dentro y fuera de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, adquieran los
conocimientos para el uso y aprovechamiento de las tecnologías, para transformar las experiencias
de los funcionarios, la ciudadanía encontrando mejores oportunidades y con ello mejorar el papel de
las Entidades de Gobierno, como gestoras de transformación
2. OBJETIVO
Definir la estrategia de uso y apropiación de TI, Fortaleciendo el conocimiento y promover el uso

eficiente de las herramientas tecnológicas con que cuenta la entidad, en pro de asegurar resultados de
los proyectos de implementación de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la
Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias.
3. ALCANCE
El presente documento está determinado para la aplicación de TI en los 15 procesos definidos en el

mapa de procesos SIGOS y con base en la caracterización de usuarios, comprende la
implementación de TI en la prestación de trámites y servicios a los tres grupos de usuarios
identificados:
_______________________________________________________________________________
4. DEFINICIONES
 TI: Tecnologías de la Información.
 SIGOS: Sistema Integrado de Gestión de la Unidad Administrativa Especial de

Organizaciones Solidarias
 Caracterización de usuarios: Se refiere a la identificación de grupos de usuarios de la

Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias que comparten características
similares.
 Interesados: Un interesado es un individuo, grupo u organización que puede afectar, verse

afectado, o percibirse a sí mismo como afectado por una decisión, actividad o resultado de un
proyecto. (Tomado del PMBOK 5 edición).
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 Stakeholders: Son los personajes que intervienen en un cambio. Un Stakeholder es una

entidad, persona o un grupo de personas que serán afectados, directa o indirectamente, por el
proyecto de cambio.
 Workshops: Son Talleres de trabajo intensivo (una semana 8-10 horas diarias de trabajo); se
desarrollan en grupos interdisciplinarios conformados habitualmente por: diseñadores,
arquitectos, artistas, comunicadores, ecólogos, etc.
 Matriz RACI: Matriz de la asignación de responsabilidades. Es una herramienta de

alineamiento de expectativas y comunicación. La misma debe ser elaborada, siempre que ello
se posible, de forma participativa, para ampliar el compromiso de los Stakeholders con su
papel y además debe ser comunicada y ampliamente divulgada para despejar todas las dudas.
 Kick-off del proyecto: El Kick-off es el marco de inicio para la ejecución del proyecto. A
partir su ejecución, toda la planificación realizada en las fases anteriores estará en acción. El
kickoff es como un baile de presentación en sociedad o como una primera cita: es la primera
vez que nos ven gestionando el trabajo.
 Feedback del equipo del proyecto: Información entregada en respuesta al comportamiento

o desempeño de una persona, que provee un indicativo de cómo ésta es percibida y define
camino a la mejora. El Feedback puede ser positivo o negativo, permite verificar el
desempeño del equipo (Tareas), las relaciones del equipo (Personas)
5. ESTRATEGIA DE USO Y APROPIACIÓ N

La Unidad Administrativa de Organizaciones Solidarias, viene desarrollando la presente
estrategia para el Uso y Apropiación de las tecnología, con el fin de lograr su sensibilización,
involucramiento, compromiso, liderazgo de las iniciativas TI y a su vez una adecuada gestión
del cambio en los proyectos que se deseen implementar y brindando oportunidades para el
conocimiento, uso y aprovechamiento de las tecnologías en el desarrollo de las labores.
El Grupo Tecnologías de la Información, ha diseñado una estrategia para el uso y

apropiación de la tecnología y Sistemas de información consistente en:
o Realizar el diagnostico de todos los sistemas de información existentes y

determinar su uso y apropiación.
o Renovación Gradual de la infraestructura tecnológica:

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Contribuir con la prestación de los servicios de calidad tanto internos como a la

ciudadanía y al fortalecimiento de los procesos, junto con la utilización de
herramientas tecnológicas actualizadas (hardware y software) más amigables y
seguras.
o Formación:
Con el Apoyo del Grupo de Gestión Humana establecer un Programa o Plan de
formación para aumentar las capacitaciones de los funcionarios o contratistas de
acuerdo con las necesidades, a través de:
 Charlas presenciales o virtuales

 Sensibilización
 Publicaciones (Tips Realizados por Publicaciones en la intranet, carteleras o
correos enviados a los funcionarios)
 Cursos
 Apoyo de expertos
El grupo de Tecnologías de la información tiene implementado el plan de

comunicación y sensibilización donde se establecen las actividades a realizar como
capacitaciones, sensibilizaciones, Tips entre otros. Estas capacitaciones estarán a
cargo de los funcionarios del Grupo de Tecnologías de la información.
o Gestión del cambio:

Cada proyecto nuevo que se implementa en la entidad involucra el componente que
apoye la adopción de las nuevas tecnologías para la mejora de los procesos según la
necesidad, donde se realizan capacitaciones a los funcionarios de la entidad para el
manejo y uso del proyecto implementando y para que a la medida de su utilización el
funcionario se parare el cambio y el impacto del mismo.
o Medición:
Con la implementación de cada proyecto, se están evaluando algunos criterios de
aceptación, conocimiento y crecimiento del equipo de trabajo en relación con el uso
de la tecnología.
o Capacidades Institucionales:
Con la infraestructura que tiene la entidad y el apoyo del grupo tics las actividades
como:
 Video Conferencias (Reuniones)
 Transmisión en vivo (foros)
 Teletrabajo
 Automatización de Procesos (Desarrollo de sistemas de información)
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5.1. Iniciativas
El Grupo de Tecnologías de la información tiene unas iniciativas en buscar fortalecer el

conocimiento informáticos de los funcionarios para el uso de Herramientas tecnológicas en el
desarrollo de sus tareas y el uso de la información de acuerdo con su clasificación.
o Seguridad de la información:
Busca Orientar y formar a los funcionarios de la entidad sobre las buenas prácticas y
el papel que desempeña la seguridad en el uso de las tecnologías información; para
esto se cuentan con una de Seguridad De la información y buenas practicas para
proteger los activos de información y de esta forma contribuir con el Sistema de
Gestión de la Seguridad de la Información.
o Herramientas Ofimáticas
Con el uso y capacitación sobre estas herramientas, se está logrando fortalecer el
conocimiento de los funcionarios; además de otros beneficios como resultado de la
apropiación como son: El trabajo colaborativo, protección y almacenamiento de
información institucional, reuniones virtuales.
o Sistemas de Información
Incentivar el uso y apropiación con sensibilizaciones y capacitación sobre los
sistemas de información de la entidad, para apoyar los diferentes procesos de la
Entidad.
o Portal Web
La Entidad cuenta con un canal de comunicación interna y externa, en donde se tiene
publicada la información de interés de acuerdo con su clasificación y sus
destinatarios. Entre estos se encuentra el portal de la Entidad, que próximamente se
integrara a GOV.CO, la intranet y los sitios de servicios internos. Esta información es
actualizada regularmente por las áreas responsables.
o Lineamientos para el uso y propiación de TI
 Definir la características de los usuarios de las TI, perfil, experiencia y

conocimiento para determinar el impacto de la implementación de las TI,
nuevos servicios y nuevas plataformas.
 Analizar los indicadores del uso de TI para medir la satisfacción y uso.
 Minimizar los impactos de la implementación de los nuevos proyectos de
sistemas o servicios.
 Diseñar acciones de mejora respecto a los resultados del uso de Tecnologías
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6. GESTIÓ N DEL CAMBIO

De acuerdo con el desarrollo del Plan Estratégico de Tecnología PETI el grupo de
Tecnologías de Información viene incorporando las mejores prácticas para la gestión de
tecnología en sus procesos, con el fin de liderar y coordinar la implementación de nuevos
productos, servicios y herramientas, los ajustes o mejoras a los mismos y la innovación en
servicios que puedan beneficiar a los diferentes Grupos y usuarios.
Se tiene establecido el desarrollo de software, el soporte y mantenimiento de los sistemas de

información que requiera la Entidad, con el acompañamiento de los desarrolladores para el
apoyo y acompañamiento en la capacitación, documentación según las obligaciones del
contrato.
A través de las actividades de capacitación, el Grupo de Tecnologías de la Información,

busca evaluar el nivel de aceptación, satisfacción y uso de la tecnología implementada al
interior de la Entidad, lo que permitirá fortalecer la metodología y establecer acciones que
permitan el aprovechamiento de las inversiones, teniendo en cuenta estas etapas:
o Preparación para el cambio: Corresponde al proceso de divulgación, preparación y
participación de los funcionarios y del grupo técnico para el desarrollo de los
proyectos.
o Nivel de adopción: Se busca la apropiación del conocimiento y la puesta en práctica
de las actividades desarrollas dentro de la estrategia.
o Gestión de impacto: Verifica la mejora y el cambio en el desarrollo de las
actividades y procesos, haciéndolas más amigables, seguras y productivas.
7. Medició n de Resultados
Se definirá algunos indicadores de uso y apropiación, se está evaluando el impacto de la
estrategia definida a través de la siguiente batería:
o Uso de TIC:
En este aspecto se tienen un cubrimiento cercano al 100% de los funcionarios y

contratistas que utilizan los recursos de TIC, de acuerdo con su perfil a excepción del
personal operativo.
 Uso de PC = Cantidad de funcionarios que usan PC como apoyo en el

desarrollo de sus labores.
 Uso de Internet 100% = Cantidad de funcionarios que usaron Internet como
apoyo en el desarrollo de sus labores.
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o Apropiación TIC
En cuanto a la apropiación de la tecnología, se encuentran diversos niveles de
habilidades, de acuerdo con el cargo, perfil e interés; situación que se refleja en la
forma como se realizan las actividades cotidianas.
 Habilidades en el uso de PC
*Alto: experiencia con varias herramientas
*Medio: conocimiento de unas herramientas.
*Bajo: básico con ayuda.
 Habilidades en el uso de Internet

*Alta: Maneja Internet sin dificultad.
*Media: busca información simple.
*Baja: manejo de Internet es casi nulo.
 Actividades planeadas = # actividades Realizadas.
o Capacitación TI
 Funcionarios capacitados = Cantidad de funcionarios beneficiados con las
acciones de capacitación por año o tema.
 Aplicabilidad de la capacitación en el Trabajo = Número de capacitados que
ha aplicado el conocimiento adquirido / funcionarios capacitada.
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UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS

El Dominio de uso y apropiación se estructura alrededor de ámbitos, lineamientos e instrumentos

El uso y la apropiación de la tecnología, consiste en el uso adecuado, oportuno, pertinente y eficiente

Definir la estrategia de uso y apropiación de TI, Fortaleciendo el conocimiento y promover el uso

El presente documento está determinado para la aplicación de TI en los 15 procesos definidos en el

 SIGOS: Sistema Integrado de Gestión de la Unidad Administrativa Especial de

 Caracterización de usuarios: Se refiere a la identificación de grupos de usuarios de la

 Interesados: Un interesado es un individuo, grupo u organización que puede afectar, verse

 Stakeholders: Son los personajes que intervienen en un cambio. Un Stakeholder es una

 Matriz RACI: Matriz de la asignación de responsabilidades. Es una herramienta de

 Feedback del equipo del proyecto: Información entregada en respuesta al comportamiento

5. ESTRATEGIA DE USO Y APROPIACIÓ N

El Grupo Tecnologías de la Información, ha diseñado una estrategia para el uso y

o Realizar el diagnostico de todos los sistemas de información existentes y

o Renovación Gradual de la infraestructura tecnológica:

Contribuir con la prestación de los servicios de calidad tanto internos como a la

 Charlas presenciales o virtuales

El grupo de Tecnologías de la información tiene implementado el plan de

o Gestión del cambio:

El Grupo de Tecnologías de la información tiene unas iniciativas en buscar fortalecer el

o Lineamientos para el uso y propiación de TI

 Definir la características de los usuarios de las TI, perfil, experiencia y

6. GESTIÓ N DEL CAMBIO

Se tiene establecido el desarrollo de software, el soporte y mantenimiento de los sistemas de

A través de las actividades de capacitación, el Grupo de Tecnologías de la Información,

En este aspecto se tienen un cubrimiento cercano al 100% de los funcionarios y

 Uso de PC = Cantidad de funcionarios que usan PC como apoyo en el

 Habilidades en el uso de Internet

 Actividades planeadas = # actividades Realizadas.

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