Nicolas Sanez Gonzalez
Nicolas Sanez Gonzalez
Nicolas Sanez Gonzalez
14.
Cargo/Rol
15. Fecha
16. Notas
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO
Nombre del expediente: diligencie con el nombre del rotulo de la carpeta. El nombre del expediente debe
necesarios para garantizar la recuperación del expediente, se pueden incluir numeros de expedientes, pe
1 (trimestre 1, peridos 2 etc.), rangos, nombres e identificaciones de personas, Razones Sociales consecuti
Perez CC 80187830. Contrato de Prestación de Servicios No 1201-2023 CAFAM. Resoluciones de 1 hast
Nombre de la serie documental: registre el nombre de la serie documental, establecido en la tabla de reten
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cuadro de clasificación documental. Ejemplo: Historias Sociales; Historias Laborales; Contratos; Planes; P
Código serie documental: registre el código de la serie documental, establecido en la tabla de retención do
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clasificación documental.
Nombre de la subserie documental: registre el nombre de la Subserie documental, establecido en la tabla
Remitase al Cuadro de clasificación documental según corresponda. Ejemplo: historias Sociales de Prime
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Código subserie documental: Registre el código de la Subserie documental, establecido en la tabla de rete
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Remitase al cuadro de clasificación documental y seleccione el código de la Subserie según corresponda.
6 No: Diligencie el número de Item de manera consecutiva del documento que hace parte del expediente.
7 Fecha del documento: Registre la fecha del documento que esta describiendo en la hoja de control. Form
Descripción del tipo documental: Registre la descripción del tipo documental. Ejemplo: Comunicación ofici
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magnetico CD que contiene informes de supervisión de contratos. Ficha SIRBE Cabezote y Variables Esp
9 Folio(s): Registre el folio ó el rango de folios definidos para el documento. Ejemplo: 1, 5, Rango: 1-10, 25-
Fecha de incorporación: Registre la fecha en la cual se incluye el documento en la hoja de control y se arc
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Formato dd/mm/aaaa
11 Responsable de la incorporación: Registre el nombre de la persona que realiza la incorporación de los doc
Observaciones: registre observaciones en las que se incluye características internas o externas del docum
12 Formatos, Ubicación del documento, o el enlace del repositorio cuando se generen expedientes hibridos.
documentos (rasgaduras, manchas, defectos).
Registre el nombre completo del funcionario / Contratista que elabora, revisa y aprueba (respectivamente)
14 Registre el cargo o rol del funcionario / Contratista que elabora, revisa y aprueba (respectivamente) el do
15 Registre la fecha en la que se elabora el documento. Formato dd/mm/aaaa
16 Registre comentarios u observaciones sobre los documentos relacionados en la hoja de control.
Código: FOR-GD-013
Versión: 2
Fecha: Memo I2023023863 - 14/08/2023
Página: 1 de 1
O
del expediente debe contener los datos
os de expedientes, periodos de tiempo
es Sociales consecutivos etc. Ejemplo Juan
esoluciones de 1 hasta 5 de 2023.
espectivamente) el documento.
a de control.