Pdet-634 Material

Gestión Empresarial
MATERIAL TÉCNICO
DE APOYO
TAREA N°01
Formatos Avanzados
Formato de números
Al ingresar un número en Excel se le aplicará de manera predeterminada el formato
General, es decir, en pantalla observaremos la secuencia de dígitos que hemos
ingresado sin mucho formato.
Si queremos agregar un separador de miles, aumentar o disminuir la cantidad de

decimales o agregar el símbolo de moneda, entonces debemos aplicar formato a los
números.
CÓMO APLICAR FORMATO A LOS NÚMEROS EN EXCEL

Existen tres métodos para aplicar un formato a los números:
Usar la lista de formatos predefinidos que se encuentra en la pestaña Inicio dentro

del grupo Número.
Fig. 1: vista de lugar de pestaña
Usar los botones de comando del grupo Número en la pestaña Inicio.
Fig. 2: vista de acceso rápido
2
Abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas y usar las opciones de la pestaña

Número.
Fig. 3: Vista de cuadro de diálogo
El cuadro de diálogo Formato de celdas lo podemos abrir haciendo clic derecho sobre
la celda y eligiendo la opción Formato de celdas o también podemos pulsar el atajo
de teclado Ctrl + 1.
De igual manera podemos usar el indicador de cuadro de diálogo que se encuentra

en la pestaña Inicio y dentro del grupo Número.
Fig. 4: Acceso a cuadro de dialogo
Este indicador abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas en la pestaña Número

donde podemos ver el listado de formatos predefinidos.
3
EL SEPARADOR DE MILES
En la siguiente imagen observas algunos números que han sido ingresados y que
tienen el formato General.
Fig. 5: vista de numero generales
Para pedir a Excel que coloque el carácter separador de miles en esos números
podemos usar el botón Estilo millares que se muestra como un grupo de tres ceros y
se encuentra a la derecha del botón de porcentaje.
Fig. 6: vista de opción miles
En versiones anteriores de Excel, este botón tenía la apariencia de una coma, pero
la funcionalidad será la misma.
IMPORTANTE: El separador de miles utilizado por Excel dependerá de la

configuración regional del equipo. En algunos países de habla hispana se usa la
coma, en otros se usa el punto. Excel en inglés usará la coma como el separador de
miles.
Después de seleccionar las celdas y pulsar el botón Estilo millares tendremos el

siguiente resultado.
4
Fig. 7: Resultado de vista de miles
Puedes observar que el separador de miles se ha insertado efectivamente después

de cada tercer dígito hacia la izquierda.
Adicionalmente se insertó el separador de decimales y tenemos dos posiciones a la

derecha del punto.
Los decimales se deben a que en realidad el comando Estilo millares ha cambiado el

formato de las celdas a Contabilidad que puedes observar como la opción
seleccionada en la lista de formatos.
Excel nos da la posibilidad de elegir la cantidad de decimales que queremos mostrar

y para eso tenemos los comandos Aumentar decimales y Disminuir decimales que se
encuentran en la pestaña Inicio y dentro del grupo Número.
Fig. 8: Vista acceso a miles
5
También podemos controlar los decimales desde el cuadro de diálogo Formato celdas
que abrimos pulsando el atajo de teclado Ctrl + 1.
En la siguiente imagen se observan los detalles del formato Contabilidad que ya

incluye el separador de miles de manera predeterminada pero que nos permite elegir
la cantidad de decimales, así como el uso de un símbolo de moneda.
Fig. 9: Detalle formato contabilidad
Al momento de pulsar el botón de Estilo porcentual, se dejará de mostrar el valor

como un decimal y se mostrará como un porcentaje.
Fig. 10: estilo porcentual
Además, puedes ver que dentro de la lista desplegable de Formatos se ha

seleccionado el estilo Porcentaje.
Si quieres evitar el paso de pulsar el botón de estilo porcentual, será suficiente con
ingresar el valor 15% en la celda y Excel reconocerá de inmediato que estamos
intentando ingresar un porcentaje y aplicará dicho formato en la celda.
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Para controlar un poco más el estilo Porcentaje podemos abrir el cuadro de diálogo
Formato de celdas y en la categoría Porcentaje podremos ver que será posible
indicarle a Excel la cantidad de decimales que queremos mostrar en los porcentajes.
EL SÍMBOLO DE MONEDA
Si tienes un número que quieres desplegar con un símbolo de moneda, puedes usar
el comando Formato de número de contabilidad que mostrará el símbolo
predeterminado para tu configuración regional.
Fig. 11: Vista de símbolo moneda

También puedes hacer clic en el menú de dicho botón para desplegar otras opciones
de símbolo que puedes utilizar.
Si abrimos el cuadro de diálogo Formato de celdas tendremos el listado completo de

símbolos de moneda.
Fig. 12: Desde aquí también podremos controlar las posiciones decimales.
7
EL CUADRO DE DIÁLOGO FORMATO DE CELDAS

Como has visto hasta ahora, los botones de comando que se encuentran dentro del
grupo Número de la pestaña Inicio nos permiten aplicar rápidamente un formato a los
números.
De igual manera, la lista de formatos predefinidos que se encuentra en ese mismo

grupo nos da acceso rápido a varios de los formatos disponibles.
Fig. 13: Formatos e Excel
Pero si queremos acceder a todas las opciones para el formato de números, debemos
abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas en su pestaña Número.
A continuación, describiremos cada una de las categorías enlistadas en este cuadro

de diálogo para el formato de números.
Formato Número
El formato Número nos permite configurar tres características:
• Posiciones decimales: Podemos decirle a Excel la cantidad de decimales a

mostrar.
• Separador de miles: Nos permite incluir el carácter separador de miles.
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• Formato de números negativos: Podemos configurar un formato especial para

los números negativos. 1) Muestra el símbolo negativo y deja el color de fuente
predeterminado. 2) No muestra el símbolo negativo y cambia el color de la
fuente a rojo. 3) Muestra el símbolo negativo, deja el color de fuente
predeterminado e inserta un espacio a la derecha del número. 4) Muestra el
símbolo negativo, cambia el color de la fuente a rojo e inserta un espacio a la
derecha del número.
Formato Moneda
El formato Moneda ya incluye el separador de miles de manera predeterminada por
lo que no nos ofrece la opción de desactivarlo. Las opciones que podemos configurar
son las siguientes:
• Posiciones decimales: Indicamos la cantidad de posiciones decimales a

mostrar.
• Símbolo de moneda: Se inserta el símbolo de moneda de nuestra preferencia.
• Formato de números negativos: Mismas opciones que el formato de Número
con la diferencia que se incluirá el símbolo de moneda y el separador de miles.
Formato Contabilidad
El formato Contabilidad también incluye de manera predeterminada el separador de
miles y las opciones que podemos configurar son las siguientes:
• Posiciones decimales: Indicamos la cantidad de posiciones decimales a

mostrar.
• Símbolo de moneda: Se inserta el símbolo de moneda de nuestra preferencia.
En este caso no es posible indicar un formato para los números negativos como en
el caso del formato Número o Moneda.
Formato Porcentaje
Para el formato porcentaje podemos indicar la cantidad de decimales a utilizar.
Formato Fracción
Este formato se comporta de una manera especial y nos permite elegir la cantidad de
dígitos que queremos mostrar en la fracción o si queremos mostrar el valor como
medios, cuartos, octavos, dieciseisavos, décimas o centésimas.
Formato Científica
Cuando ingresamos un número de 12 o más dígitos, Excel aplicará automáticamente
el formato de notación científica.
Bajo este formato solo podemos configurar la cantidad de decimales.
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TAREA N°02
Funciones Lógicas y de Texto
Funciones Lógicas
Las funciones lógicas en Excel se utilizan en la toma de decisiones. Nos permiten

evaluar el cumplimiento de una condición, y en base al resultado, decidiremos si se
debe ejecutar una determinada acción.
En esta tabla mostramos las funciones más básicas y más recurrentes:

FUNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN
FALSO FALSE Devuelve el valor lógico FALSO.
Cambia FALSO por VERDADERO y VERDADERO

NO NOT
por FALSO.
Comprueba si alguno de los argumentos es

VERDADERO y devuelve VERDADERO o FALSO.
O OR
Devuelve FALSO si todos los argumentos son
FALSO.
Comprueba si se cumple una condición y devuelve

SI IF un valor si se evalúa como VERDADERO y otro
valor si se evalúa como FALSO.
Devuelve un valor si la expresión es un error y otro

SI.ERROR IFERROR
valor si no lo es.
Devuelve el valor que específicas, si la expresión

SI.ND IFNA se convierte en &N/A. De lo contrario, devuelve el
resultado de la expresión.
VERDADER
TRUE Devuelve el valor lógico VERDADERO.
O
Devuelve una “Exclusive Or” lógica de todos los

XO XOR
argumentos.
Comprueba si todos los argumentos son

VERDADEROS y devuelve VERDADERO o
Y AND
FALSO. Devuelve FALSO si alguno de los
argumentos es FALSO.
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Funciones de Texto
Las funciones de texto en Excel permiten concatenar cadenas de caracteres, remover

los espacios en blanco, reemplazar ciertos caracteres por otros y muchas cosas más
que te permitirán manipular las cadenas de texto para obtener los resultados
deseados.
En esta tabla mostramos las funciones básicas y más recurrentes:
UNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN
Devuelve el carácter especificado por el

CARACTER CHAR número de código a partir del juego de
caracteres establecido en su PC.
Devuelve el número de código del primer

CODIGO CODE carácter del texto del juego de caracteres
usados por su PC.
CONCATEN
AR
CONCATENATE Une varios elementos de texto en uno solo.
Redondea un número al número

DECIMAL FIXED especificado de decimales y devuelve el
resultado como texto con o sin comas.
Devuelve el número especificado de

DERECHA RIGHT
caracteres del final de una cadena de texto.
ENCONTRA Devuelve la posición inicial de una cadena

R
FIND
de texto dentro de otra cadena de texto.
Quita todos los espacios del texto excepto

ESPACIOS TRIM
los espacios individuales entre palabras.
Devuelve los caracteres del centro de una

EXTRAE MID cadena de texto, dada una posición y
longitud iniciales.
Devuelve el número de caracteres en el cual

se encuentra un carácter en particular o
HALLAR SEARCH
cadena de texto, leyendo de izquierda a
derecha.
11
Comprueba si dos cadenas de texto son

IGUAL EXACT exactamente iguales y devuelve
VERDADERO o FALSO.
Devuelve el número especificado de

IZQUIERDA LEFT caracteres del principio de una cadena de
texto.
Devuelve el número de caracteres de una

LARGO LEN
cadena de texto.
Quita todos los caracteres no imprimibles del

LIMPIAR CLEAN
texto.
Convierte una cadena de texto en letras

MAYUSC UPPER
mayúsculas.
Convierte todas las letras de una cadena de

MINUSC LOWER
texto en minúsculas.
Convierte un número en texto usando

MONEDA DOLLAR
formato de moneda.
Convierte una cadena de texto en

mayúsculas o minúsculas, según
NOMPROPI
PROPER corresponda; la primera letra de cada
O
palabra en mayúscula y las demás letras en
minúscula.
REEMPLAZ Reemplaza parte de una cadena de texto

AR
REPLACE
por otra.
Repite el texto un número determinado de

REPETIR REPT
veces.
Reemplaza el texto existente con texto

SUSTITUIR SUBSTITUTE
nuevo en una cadena.
Comprueba si un valor es texto y devuelve el

T T
texto si lo es, o comillas dobles si no lo es.
Convierte un valor en texto, con un formato

TEXTO TEXT
de número específico.
TEXTOBAHT BAHTTEXT Convierte un número en texto (baht).
Devuelve el carácter Unicode al que hace

UNICAR UNICHAR
referencia el valor numérico dado.
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Devuelve el número (punto de código) que

UNICODE UNICODE
corresponde al primer carácter del texto.
Convierte un argumento de texto que

VALOR VALUE
representa un número en un número.
VALOR.NUM Convierte texto a número de manera

ERO
NUMBERVALUE
independiente a la configuración regional.
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TAREA N°03
Funciones de Búsqueda y Referencia
Funciones de Búsqueda, índice o coincidir.
Las funciones de búsqueda y referencia en Excel nos permiten encontrar valores dentro
de nuestra hoja de acuerdo a los criterios establecidos en la búsqueda. También nos
ayudan a obtener información de referencia de las celdas.
En esta tabla mostramos las funciones básicas y más recurrentes:
FUNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN
Devuelve el número de áreas de una referencia. Un

AREAS AREAS área es un rango de celdas contiguas o una única
celda.
Busca valores de un rango de una columna o una

BUSCAR LOOKUP
fila o desde una matriz.
Busca en la primera fila de una tabla o matriz de

BUSCARH HLOOKUP valores y devuelve el valor en la misma columna
desde una fila especificada.
Busca un valor en la primera columna de la

izquierda de una tabla y luego devuelve un valor en
BUSCARV VLOOKUP la misma fila desde una column especificada. De
forma predeterminada, la tabla se ordena de forma
ascendente.
Devuelve la posición relativa de un elemento en una

COINCIDI
MATCH matriz, que coincide con un valor dado en un orden
R
especificado.
COLUMNA COLUMN Devuelve el número de columna de una referencia.
COLUMNA Devuelve el número de columnas en una matriz o

COLUMNS
S referencia.
Devuelve una referencia a un rango que es un

DESREF OFFSET número especificado de filas y columnas de una
referencia dada.
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DIRECCIO Crea una referencia de celda en forma de texto una

ADDRESS
N vez especificados los números de fila y columna.
Elige un valor o una acción de una lista de valores a

ELEGIR CHOOSE
partir de un número de índice.
FILA ROW Devuelve el número de fila de una referencia.
Devuelve el número de filas de una referencia o

FILAS ROWS
matriz.
FORMULA FORMULA
Devuelve una fórmula como una cadena.
TEXTO TEXT
Crea un acceso directo o salto que abre un

HIPERVIN HYPERLIN
documento guardado en el disco duro, en un
CULO K
servidor de red o en Internet.
IMPORTA
GETPIVOT
RDATOSD Extrae datos almacenados en una tabla dinámica.
DATA
INAMICOS
Devuelve un valor o referencia de la celda en la

INDICE INDEX intersección de una fila y columna en particular, en
un rango especificado.
INDIRECT Devuelve una referencia especificada por un valor

INDIRECT
O de texto.
Recupera datos en tiempo real de un programa

RDTR RTD
compatible con automatizaciones COM.
TRANSPO TRANSPO Devuelve un rango vertical de celdas como un rango

NER SE horizontal, o viceversa.
Buscar valores con BUSCARV, INDICE o COINCIDIR
Supongamos que tiene una lista de números de ubicación de la oficina y que necesita
saber qué empleados están en cada oficina. La hoja de cálculo es enorme, por lo que
puede pensar que es una tarea difícil. En realidad, es bastante fácil de hacer con una
función de búsqueda.
Las funciones BUSCARV y BUSCARH, junto con INDICE y COINCIDIR, son algunas
de las funciones más útiles de Excel.
15
Este es un ejemplo de cómo usar BUSCARV.
=BUSCARV(B2,C2:E7,3,VERDADERO)
En este ejemplo, B2 es el primer argumento, un elemento de datos que la función

necesita para funcionar. Para BUSCARV, este primer argumento es el valor que
desea buscar. Este argumento puede ser una referencia de celda o un valor fijo como
"smith" o 21.000. El segundo argumento es el rango de celdas, C2-:E7, en el que
buscar el valor que desea buscar. El tercer argumento es la columna de ese rango
de celdas que contiene el valor que busca.
El cuarto argumento es opcional. Escriba VERDADERO o FALSO. Si introduce

VERDADERO, o deja el argumento en blanco, la función devuelve una coincidencia
aproximada del valor que especifica en el primer argumento. Si introduce FALSO, la
función coincidirá con el valor proporcionado por el primer argumento. En otras
palabras, dejar el cuarto argumento en blanco (o escribir VERDADERO) le ofrece
más flexibilidad.
En este ejemplo se muestra el funcionamiento de la función. Cuando escribe un valor

en la celda B2 (el primer argumento), BUSCARV busca en las celdas del rango C2:E7
(segundo argumento) y devuelve la coincidencia aproximada más cercana de la
tercera columna del rango, columna E (3er argumento).
Fig. 14: Vista ejemplo
El cuarto argumento está vacío, por lo que la función devuelve una coincidencia
aproximada. Si no la encuentra, tendría que introducir uno de los valores en las
columnas C o D para obtener un resultado.
Cuando se siente cómodo con BUSCARV, la función BUSCARH es igualmente fácil

de usar. Escriba los mismos argumentos, pero busca en filas en lugar de columnas.
16
Usar INDICE y COINCIDIR en lugar de BUSCARV
Hay ciertas limitaciones con el uso de BUSCARV: la función BUSCARV solo puede
buscar un valor de izquierda a derecha. Esto significa que la columna que contiene el
valor que busca siempre debe estar situada a la izquierda de la columna que contiene
el valor devuelto. Ahora, si la hoja de cálculo no está creada de esta manera, no use
BUSCARV. Use la combinación de las funciones INDICE y COINCIDIR en su lugar.
En este ejemplo se muestra una pequeña lista en la que el valor en el que desea
buscar, Chicago, no está en la columna situada más a la izquierda. Por lo tanto, no
podemos usar BUSCARV. En su lugar, usaremos la función COINCIDIR para buscar
Chicago en el rango B1:B11. Se encuentra en la fila 4. A continuación, INDICE usa
ese valor como argumento de búsqueda y encuentra la población de Chicago en la
4ª columna (columna D). La fórmula usada se muestra en la celda A14.
Fig. 15: Vista de ejemplo índice
17
TAREA N°04
Funciones Avanzadas
LA FUNCIÓN CONTAR.SI.CONJUNTO EN EXCEL

La función CONTAR.SI.CONJUNTO en Excel nos permite contar los elementos de
un rango que cumplen con los criterios definidos. Esta función nos permite especificar
hasta 127 criterios.
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN CONTAR.SI.CONJUNTO

La función CONTAR.SI.CONJUNTO tiene dos argumentos obligatorios y los demás
opcionales.
Fig. 16: Ventana de argumentos
• Rango_criterios1 (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado con el

Criterio1.
• Criterio1 (obligatorio): El criterio con que se evaluará el Rango_criterios1.
• Rango_criterios2 (opcional): El rango de celdas que será evaluado con el
Criterio2.
• Criterio2 (opcional): El criterio que evaluará el Rango_criterios2.
A partir del Rango_criterios2, todos los argumentos son opcionales y se permiten

hasta 127 rangos y criterios a evaluar por la función CONTAR.SI.CONJUNTO. Cada
rango especificado debe tener la misma cantidad de filas (o columnas) que los
anteriores.
18
LA FUNCIÓN SUMAR.SI.CONJUNTO EN EXCEL

La función SUMAR.SI.CONJUNTO en Excel nos permite sumar los valores de un
rango de celdas que cumplen con varias condiciones. A diferencia de la función
SUMAR.SI que permite un solo criterio, la función SUMAR.SI.CONJUNTO permite
hasta 127 criterios.
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN SUMAR.SI.CONJUNTO

La función SUMAR.SI.CONJUNTO tiene dos argumentos:
Fig. 17: ventana de argumento sumar
• Rango_suma (obligatorio): El rango de celdas que contiene los valores a

sumar.
• Rango_criterios1 (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado por el
Criterio1.
• Criterio1 (obligatorio): El criterio que deben cumplir las celdas del
Rango_criterios1.
• Rango_criterios2 (opcional): El segundo rango de celdas que será evaluado
por el Criterio2.
• Criterio2 (opcional): El criterio que deben cumplir las celdas del
Rango_criterios2.
Los valores de las celdas del rango_suma se sumarán solamente si cumplen con los
criterios especificados. Los criterios pueden utilizar caracteres comodín como el signo
de interrogación (?) para indicar un solo carácter o un asterisco (*) que indicará una
secuencia de caracteres.
Solo el Rango_criterios1 y Criterio1 son obligatorios, a partir de ellos podemos

especificar múltiples combinaciones de Rango_criterio y Criterio hasta un máximo de
127.
19
Funciones en Excel para sumar y contar valores condicionales
Cuando trabajamos con hojas de cálculos grandes, con cientos de datos, llega el
momento en que tenemos que realizar conteo y sumas de valores que cumplan
determinadas condiciones.
Esto puede ser un proceso simple si usamos las funciones adecuadas. Para ayudarte
en la tarea, compartimos algunas funciones con ejemplos en Excel, para que apliques
en tus propios proyectos.
Cómo sumar valores solo si cumplen condiciones específicas.
En este caso, hay dos fórmulas que podemos usar:

• Una de ellas es =SUMAR.SI() (En inglés aparece como =SUMIF())
Pero la segunda fórmula es mucho más potente y flexible a la hora de trabajar con
múltiples condiciones y elegir los valores que queremos sumar.
• Se trata de la función =SUMAR.SI.CONJUNTO() (En inglés lo encontramos
como =SUMIFS())
Veamos un ejemplo para ver el potencial de estas funciones, tomando una hoja de
cálculo sencilla, como se ve en la imagen siguiente:
Fig. 18: Ejemplo de en la hoja de calculo
20
Verás que en la imagen hay unos círculos rojos con números, esos son las tareas
que vamos a realizar a modo de ejemplos. La primer tarea es obtener la suma total
de las ventas realizadas en el mes de noviembre, abarcando a todos los
productos.
En el paso 1, vamos a usar la función =SUMAR.SI(). Esta función nos pide completar
3 datos:
=SUMAR.SI(rango;criterio;[rango_de_suma])
Así podemos armar la fórmula en la celda donde mostraremos la suma:
• El primer dato («rango») que tenemos que indicar es el bloque donde

buscaremos, en este caso las celdas «A2:A13» corresponde a los meses de
ventas.
• Luego, indicamos el «criterio» de búsqueda, es decir el dato que queremos
usar como filtro para la suma posterior. Aquí es la celda «F5», que hace alusión
al mes de ‘Nov(iembre)’.
• Y por último, seleccionamos el «rango de suma», el bloque que corresponde
a los valores de las ventas (los € vendidos), en el ejemplo las celdas «D2:D13».
Así quedaría construida la fórmula con =SUMAR.SI() en base a los datos anteriores:
=SUMAR.SI(A2:A13;F5;D2:D13)
Este mismo proceso lo podemos realizar con =SUMAR.SI.CONJUNTO(). Pero hay

unos ligeros cambios en este último, que, a la vez, la convierten en una herramienta
más potente.
La fórmula se construye de la siguiente manera:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma;rango_criterio1;criterio1;[rango_suma;ra
ngo_criterio1;criterio1;])
• El «rango_suma» son los valores que vamos a tomar para la suma, es la

columna ‘Valor’ en la hoja.
• El segundo concepto, «rango_criterio1», son las celdas que se corresponden
con los datos entre los que queremos seleccionar los datos que necesitamos
identificar.
• El siguiente dato, «criterio1», es el dato filtro. Es el dato que queremos buscar
y/o usar para hacer la suma de los valores.
Tomando como base la imagen del ejemplo, esta fórmula es tan sencilla como
escribirla de la siguiente forma:
=SUMAR.SI.CONJUNTO($D$2:$D$13;$A$2:$A$13;F5)
21
Como ves, la flexibilidad y superioridad de =SUMAR.SI.CONJUNTO(), sobre

=SUMAR.SI, se nota mucho más cuando trabajamos con múltiples condiciones para
seleccionar los valores a sumar.
Retomando el ejemplo, como tarea 2 pediremos que sume el total de las ventas
de noviembre, y que esas ventas correspondan a los productos: ‘Perfumes’.
En este caso, ya tendríamos que hacer malabares con la función =SUMAR.SI (es
decir que podríamos, pero la complejidad hacen ineficiente su uso). Así es que vamos
a echar mano de la función =SUMAR.SI.CONJUNTO.
Para ello, solo tenemos que añadir un criterio más a la fórmula, quedando de esta
forma:
=SUMAR.SI.CONJUNTO($D$2:$D$13;$A$2:$A$13;F7;$B$2:$B$13;$G$7)
En color rojo está la nueva instrucción (o «criterio2») con la que le pedimos a la

función que sume los ‘Perfumes’ vendidos en ‘Nov(iembre)’. Y así, podemos añadir a
la función nuevos criterios para incluir más valores para sumar.
Fig. 19:Desarrollo del ejemplo 2
Para ejemplificar esto haremos una tercer tarea: obtener la suma de Euros
obtenidos por los productos ‘Perfumes’, vendidos en ‘Nov(iembre)’ cuyo origen
es España.
La fórmula final tenemos que escribirla como vemos a continuación (en rojo el criterio
nuevo, añadido a la fórmula anterior):
=SUMAR.SI.CONJUNTO($D$2:$D$13;$A$2:$A$13;F9;$B$2:$B$13;$G$9;$C$2:$
C$13;$H$9))
22
La simpleza para construir una fórmula compleja con =SUMAR.SI.CONJUNTO(),

hacen de esta función la ideal para sumar valores basados en condiciones múltiples.
23
TAREA N°05
Manejo de Base de Datos
Importar o vincular a los datos de un libro de Excel
Puede incluir los datos de un libro de Excel en bases de datos de Access 2010 de
varias formas. Puede copiar los datos de una hoja de cálculo abierta y pegarlos en
una hoja de datos de Access, importar una hoja de cálculo a una tabla nueva o
existente o crear un vínculo a una hoja de cálculo desde una base de datos de
Access.
En este tema, se explica detalladamente cómo importar datos de Excel o crear

vínculos que redirijan a estos desde bases de datos de escritorio de Access.
Comprender la importación de datos de Excel

Si su objetivo es guardar parte o todos los datos de una o varias hojas de cálculo de
Access, debe importar el contenido de la hoja de cálculo a una base de datos de
Access nueva o existente. Al importar datos, Access crea una copia de los datos en
una tabla nueva o existente sin alterar la hoja de cálculo de origen de Excel.
Escenarios comunes para importar datos de Excel a Access

• Es usuario de Excel desde hace tiempo pero para seguir avanzando desea
utilizar Access para trabajar con estos datos. Desea moverlos de las hojas de
cálculo de Excel a una o varias bases de datos nuevas de Access.
• Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access pero recibe ocasionalmente

datos en formato de Excel que se deben combinar con sus bases de datos de
Access. Desea importar estas hojas de cálculo de Excel a su base de datos a
medida que las va recibiendo.
• Utiliza Access para administrar los datos pero los informes semanales que
recibe del resto de su equipo son libros de Excel. Desea agilizar el proceso de
importación para garantizar que se importan datos cada semana a una hora
determinada a su base de datos.
Si es la primera vez que importa datos de Excel.
No existe ninguna forma de guardar un libro de Excel como base de datos de Access.
Excel no proporciona ninguna funcionalidad para crear una base de datos de Access
a partir de datos de Excel.
24
Al abrir un libro de Excel en Access (en el cuadro de diálogo Abrir archivo, cambie el
cuadro de lista Tipo de archivo a Archivos de Microsoft Office Excel y seleccione el
archivo que desea), Access crea un vínculo al libro en lugar de importar los datos. La
vinculación a un libro es algo sustancialmente distinto de importar una hoja de cálculo
a una base de datos. Par obtener más información sobre la vinculación, vea la sección
Vincular a datos en Excel, posteriormente en este artículo.
Importar datos de Excel

Los procedimientos de esta sección explican cómo se debe preparar y ejecutar una
operación de importación, así como la forma de guardar la configuración de
importación para usarla más adelante. A medida que proceda, recuerde que puede
importar datos solo desde una hoja de cálculo cada vez. No puede importar todos los
datos de una hoja de cálculo al mismo tiempo.
Preparar la hoja de cálculo

• Busque el archivo de origen y seleccione la hoja de cálculo que contiene los
datos que desea importar a Access. Si desea importar solo una parte de una
hoja de cálculo, puede definir un rango con nombre que incluya solo las celdas
que desea importar.
Definir un rango con nombre (opcional)
• Vaya a Excel y abra la hoja de cálculo que contiene los datos que desea
importar.
• Seleccione el rango de celdas que contenga los datos que desee importar.
• Haga clic con el botón secundario en el rango seleccionado y, a continuación,

haga clic en Asignar nombre a un rango o en Definir nombre.
• En el cuadro de diálogo Nombre nuevo, especifique un nombre para el rango

en el cuadro Nombre y haga clic en Aceptar.
Tenga en cuenta que puede importar solo una hoja de cálculo a la vez durante una
operación de importación. Para importar datos de varias hojas de cálculo, repita la
operación de importación para cada hoja de cálculo.
25
• Revise los datos de origen y ejecute una acción tal como se describe en esta
tabla.
Elemento Descripción
Número de columnas El número de columnas de origen que
desea importar no puede ser superior a
255 porque Access no admite más de
255 campos en una tabla.
Omitir columnas y filas Es una buena costumbre incluir solo las
filas y columnas que desea importar en
la hoja de cálculo o el rango con
nombre de origen.
Filas No puede filtrar ni omitir filas
durante la operación de importación.
Columnas No puede omitir columnas
durante la operación si elige agregar los
datos a una tabla existente.
Formato de tabla Asegúrese de que las celdas estén en
formato de tabla. Si la hoja de cálculo o
el rango con nombre incluyen celdas
combinadas, el contenido de la celda se
coloca en el campo que corresponde a
la columna más a la izquierda y los
otros campos se dejan en blanco.
Columnas, filas y celdas en blanco Elimine todas las columnas y filas en
blanco innecesarias de la hoja de
cálculo o del rango. Si la hoja de cálculo
o el rango contienen celdas en blanco,
intente agregar los datos que faltan. Si
prevé agregar los registros a una tabla
existente, asegúrese de que el campo
correspondiente de la tabla acepta
valores nulos (que faltan o
desconocidos). Un campo aceptará
valores nulos si su propiedad de
campo Requerido está establecida
en No y si el valor de la
propiedad ReglaDeValidación no impide
los valores nulos.
Valores de error Si una o varias celdas de la hoja de
cálculo o del rango contienen valores de
error, como #NUM y #DIV, corríjalos
26
antes de comenzar la operación de

importación. Si una hoja de cálculo o un
rango de origen contienen valores de
error, Access coloca un valor nulo en
los campos correspondientes de la
tabla. Para obtener más información
acerca de las formas de corregir estos
errores, vea la sección Solucionar
valores que faltan o son incorrectos,
más adelante en este artículo
Tipo de datos Para evitar errores durante la
importación, asegúrese de que cada
columna de origen contiene el mismo
tipo de datos en cada fila. Access
explora las ocho primeras filas de origen
para determinar el tipo de datos de los
campos de la tabla. Recomendamos
que se asegure de que estas filas no
mezclen valores de tipos de datos
distintos en ninguna de las columnas.
De lo contrario, Access podría no
asignar el tipo de datos correcto a la
columna.
Asimismo, es una buena costumbre dar
formato a cada columna de origen en
Excel y asignar un formato de datos
específico a cada columna antes de
comenzar la operación de importación.
Se recomienda dar formato si una
columna incluye valores de distintos
tipos de datos. Por ejemplo, la columna
Nºvuelo de una hoja de cálculo puede
contener valores numéricos y de texto,
como 871, AA90 y 171. Para evitar
valores incorrectos o que faltan, siga
este procedimiento:
Haga clic con el botón secundario en el
encabezado de columna y después
haga clic en Formato de celdas.
En la pestaña Número, en Categoría,
seleccione un formato. Para la columna
NºVuelo, elegirá Texto probablemente.
Haga clic en Aceptar.
27
Si las columnas de origen tienen

formato, pero siguen teniendo valores
combinados en las filas que siguen a la
fila ocho, la operación de importación
puede omitir valores o convertirlos de
forma incorrecta. Para obtener
información de solución de problemas,
vea la sección Solucionar valores que
faltan o son incorrectos.
Primera fila Si la primera fila de la hoja de cálculo o
el rango con nombre contiene los
nombres de las columnas, puede
especificar que Access trate los datos
de la primera fila como nombres de
campo durante la operación de
importación. Si la hoja de cálculo o el
rango de origen no incluye los nombres,
es conveniente agregarlos al origen
antes de iniciar la operación de
importación.
Nota: Si piensa anexar los datos a una
tabla existente, asegúrese de que el
nombre de cada columna coincide
exactamente con el nombre del campo
correspondiente. Si el nombre de una
columna es diferente del nombre del
campo correspondiente de la tabla, la
operación de importación no se
realizará correctamente. Para ver los
nombres de los campos, abra la tabla
en la vista Diseño en Access.
Cierre el libro de trabajo de origen si está abierto. Mantener abierto el archivo de

origen puede producir errores de conversión de datos durante la operación de
importación.
28
Preparar la base de datos de destino

• Abra la base de datos de Access en la que se guardarán los datos importados.
Asegúrese de que la base de datos es de solo lectura y de que tienen los
permisos para realizar cambios en la base de datos.
O bien:
Si no desea guardar los datos en ninguna de las bases de datos existentes,

cree una base de datos en blanco. Siga este procedimiento:
o Haga clic en la pestaña Archivo, en Nuevo y, a continuación, haga clic

en Base de datos en blanco.
• Antes de iniciar la operación de importación, decida si desea guardar los datos

en una tabla nueva o existente.
o Crear una nueva tabla Si elige guardar los datos en una nueva tabla,
Access crea una tabla y agrega los datos importados a esta tabla. Si ya
hay una tabla con el nombre especificado, Access sobrescribe el
contenido de la tabla con los datos importados.
o Anexar a una tabla existente Si elige agregar los datos a una tabla
existente, las filas de la hoja de cálculo de Excel se anexan a la tabla
especificada.
Recuerde que la mayor parte de los errores se producen durante la

operación de anexión porque los datos de origen no coinciden con la
estructura y la configuración de campos de la tabla de destino. Para evitar
esto, abra la tabla de destino en la vista Diseño y revise lo siguiente:
• Primera fila Si la primera fila de la hoja de cálculo o del rango

con nombre de origen no contiene encabezados de columna,
asegúrese de que la posición y el tipo de datos de cada columna
de la hoja de cálculo de origen coincidan con los del campo
correspondiente de la tabla. Si la primera fila contiene
encabezados de columna, el orden de las columnas y campos no
tiene por qué coincidir pero el nombre y el tipo de datos de cada
columna deben coincidir exactamente con los de su campo
correspondiente.
29
• Campos faltantes o adicionales Si uno o varios campos de la

hoja de datos de origen no aparecen en la tabla de destino,
agréguelos antes de comenzar la operación de importación. No
obstante, si la tabla contiene campos que no existen en el origen,
no es necesario que los elimine de la tabla si aceptan valores
nulos.
Sugerencia: Un campo aceptará valores nulos si su propiedad Requerido está

establecida en No y si el valor de la propiedad ReglaDeValidación no impide los
valores nulos.
• Clave principal Si la tabla contiene un campo de clave principal,

la hoja de cálculo o el rango de origen debe tener una columna
que contiene valores compatibles con el campo de clave principal
y los valores de clave importados deben ser únicos. Si un registro
importado contiene un valor de clave principal que ya existe en la
tabla de destino, la operación de importación muestra un mensaje
de error.
• Campos indizados Si la propiedad Indizado de un campo de la

tabla está establecida en Sí (Sin duplicados), la columna
correspondiente en la hoja de cálculo o el rango de origen debe
contener valores únicos.
Vaya a los pasos siguientes para ejecutar la operación de importación.
Iniciar la operación de importación

• La ubicación del asistente para la importación o vinculación es ligeramente
diferente según la versión de Access. Elija los pasos que coincidan con su
versión de Access:
o Si usa la versión más reciente de la versión de suscripción de Microsoft

365 de Access, Access 2021 o Access 2019, en la pestaña Datos
externos , en el grupo Importar & vínculo , haga clic en Nuevo origen de
datos > Desde archivo > Excel.
o Si usa Access 2016 o Access 2013, en la pestaña Datos externos, en

el grupo Importar & vínculo, haga clic en Excel.
Nota: La pestaña Datos externos no está disponible a menos que esté abierta una
base de datos.
30
• En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Hoja de cálculo de Excel, en

el cuadro Nombre de archivo, especifique el nombre del archivo de Excel que
contiene los datos que desea importar.
O bien:
Haga clic en Examinar y use el cuadro de diálogo Abrir archivo para localizar
el archivo que desee importar.
• Especifique cómo desea guardar los datos importados.
Para almacenar los datos en una tabla nueva, seleccione Importar el origen de
datos en una nueva tabla de la base de datos actual. Se le pedirá que dé un
nombre posteriormente a esta tabla.
Para anexar los datos a una tabla existente, seleccione Anexar una copia de
los registros a la tabla y seleccione una tabla en la lista desplegable. Esta
operación no está disponible si la base de datos no contiene ninguna tabla.
Para vincular al origen de datos creando una tabla vinculada, consulte la

sección Vincular a datos en Excel, que aparece más adelante en este artículo.
• Haga clic en Aceptar.
31
TAREA N°06
Resumen de Base de Datos
Filtro avanzado
Filtrar datos en Excel es una de las grandes funcionalidades que esta potente
herramienta tiene, pero poder hacer filtros avanzados es aún mejor.
Un filtro avanzado en Excel es un filtro en el que los criterios se encuentran en otro

lado de la hoja de Excel y cuyo resultado del filtro avanzado podemos llevar a otro
lugar de la hoja de Excel o, incluso, a otra hoja de Excel. En otras ocasiones ya hemos
visto como filtrar datos en Excel pero este tipo de filtrado puede ser útil si queremos
seleccionar sólo una parte de la información en un rango diferente al de nuestra tabla.
UTILIZAR EL FILTRO AVANZADO

Para utilizar el filtro avanzado en Excel primero tenemos que tener una tabla de datos
como la de la imagen y, en otro sitio, poner los criterios con los que queremos filtrar
con las mismas cabeceras que tiene la tabla en la que queremos usar el filtro
avanzado. En la siguiente imagen podemos ver un ejemplo para usar el filtro
avanzado en Excel.
Fig. 20: Filtro avanzado
Como puede verse, el filtro que vamos a utilizar es el “nombre”. Para activar el filtro
avanzado en Excel deberemos ir a:
Pestaña Datos >> Grupo Ordenar y Filtrar >> Avanzadas
32
En la siguiente imagen, el botón de filtro avanzado lo hemos resaltado mediante un

recuadro en rojo.
Fig. 21: acceso al filtro avanzado
Una vez que hayamos hecho click en el botón de filtro avanzado aparecerá una
ventana como la de la siguiente imagen:
Fig. 22: Pestaña de filtros
En esta ventana seleccionaremos el rango de nuestra lista de datos (nuestra tabla),

el rango donde hemos puesto los criterios aparte, incluyendo los criterios (en nuestro
caso el nombre Javier) y después la posición donde queremos copiar el resultado
(aunque Excel puede hacerlo sobre la misma hoja) y si queremos que sólo conserve
registros únicos de la lista.
La ventana, con todas sus opciones rellenas y seleccionadas quedará de la siguiente

manera:
33
Fig. 23: información rellenada del filtro
Una vez que demos al botón Aceptar, el filtro avanzado actuará y copiará los datos
filtrados en nuevo rango (si así se lo hemos indicado). En la siguiente imagen se
muestra el resultado del filtro avanzado.
Fig. 24: Resultado de filtro
34
FILTRO AVANZADO EN EXCEL CON DOS CRITERIOS

Si queremos hacer un filtro con más de un criterio será muy fácil. Haremos igual que
en el caso anterior, pero añadiremos los criterios que queramos. En nuestro caso
hemos añadido la ciudad “Valencia” al filtro avanzado en Excel como nos muestra la
siguiente imagen.
Fig. 25: Resultado de filtro avanzado

Como vemos en la imagen anterior tenemos dos filtros y al hacer el filtro avanzado
con estos criterios obtendremos el siguiente resultado:
Fig. 26: Doble filtro avanzado
Con esto ya hemos conseguido utilizar el filtro avanzado en Excel con dos criterios y
el resultado será nuestra tabla filtrada sin mayor dificultad que la que hemos visto.
35
TAREA N°07
Funciones de Bases de Datos
Funciones de base en Excel

Las funciones de base de datos, que en general son poco conocidas. Estas
funciones nos sirven cuando necesitamos realizar cálculos que cumplan con una o
más condiciones. Serían el complemento perfecto a las funciones
condicionales como lo son contar.si y sumar.si.
Podríamos decir que serían una segunda opción a las funciones si.conjunto que hace
poco tiempo las tenemos incorporadas en su totalidad. Antes de la versión 2019, solo
contábamos con suma, contar y promedio.si.conjunto y desde esta versión(2019) se
agregaron el máximo y mínimo.
Cubriremos lo mas básico de las funciones.

• BDSUMA
• BDPROMEDIO
• BDMAX
• BDMIN
FUNCION BDSUMA
En síntesis esta función hace lo mismo que la función sumar.si pero puedo usar más
de una condición por lo tanto se asemeja a la función sumar.si.conjunto.
Solamente que su sintaxis y los argumentos son diferentes, veamos que se compone
esta función:
BDSUMA(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)

La sintaxis de la función BDSUMA tiene los siguientes argumentos:
Base_de_datos (Obligatorio) El rango de celdas que compone la lista o base de

datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de
información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista
contiene los rótulos de cada columna.
Nombre_de_campo (Obligatorio) Indica qué columna se usa en la función. Escriba

el rótulo de la columna entre comillas, como por ejemplo «Edad» o «Rendimiento», o
un número (sin las comillas) que represente la posición de la columna en la lista: 1
para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente.
36
Criterio (Obligatorio) Es el rango de celdas que contiene las condiciones

especificadas. Puede usar cualquier rango en el argumento Criterios mientras este
incluya por lo menos un rótulo de columna y al menos una celda debajo del rótulo de
columna en la que se pueda especificar una condición de columna.
Observaciones:
• Cualquier rango se puede usar como argumento criterios, siempre que incluya
por lo menos un nombre de campo y por lo menos una celda debajo del nombre
de campo para especificar un valor de comparación de criterios.
Por ejemplo, si el rango G1:G2 contiene el encabezado de columna Ingresos

en la celda G1 y la cantidad 10.000 $ en la celda G2, el rango podría definirse
como CoincidirIngresos y ese nombre podría usarse como argumento de
criterios en las funciones para bases de datos.
• Aunque el rango de criterios puede ubicarse en cualquier parte de la hoja de

cálculo, no coloque el rango de criterios debajo de la lista. Si agrega más
información a la lista, la nueva información se agrega a la primera fila debajo
de la lista. Si la fila de debajo no está vacía, Microsoft Excel no podrá agregar
la nueva información.
• Asegúrese de que el rango de criterios no queda superpuesto a la lista.
• Para realizar una operación en toda una columna de la base de datos, inserte
una línea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios.
EJEMPLOS:
Fig. 27: base de datos ejemplo

Aquí tenemos una base de datos, y necesitamos calcular la cantidad de kilómetros
correspondientes a la sucursal Centro(Columna A).
37
Utilizaremos la función BDSUMA para resolver este ejercicio de la siguiente manera:
Fig. 28: Ejemplo de la formula
Fig. 29: Interpretación de los argumentos
Para el argumento “Nombre_de_campo” podemos también en lugar de poner la

celda, se puede poner el texto que aparece en la celda(rotulo o título) pero deberá
estar entre comillas.
Fig. 30: vista de argumento con comillas
38
FUNCION BDPROMEDIO
Ahora haremos lo mismo, pero para calcular el promedio.
Los argumentos son los mismos que para la función BDSUMA.
Fig. 31: Vista de la formula
Fig. 32: Interpretación del argumento
FUNCION BDMAX
Ahora haremos lo mismo, pero para calcular el máximo.
Los argumentos son los mismos que para las funciones BDSUMA y BDPROMEDIO.
Fig. 33: Vista de la formula Max
39
Fig. 34: interpretación de los argumentos Max
FUNCION BDMIN
Ahora haremos lo mismo, pero para calcular el mínimo.
Los argumentos son los mismos que para las funciones BDSUMA, BDPROMEDIO y
BDMAX.
Fig. 35: Formula Min
Fig. 36: Argumentos de BDMIN
40
TAREA N°08
Gráficos y Minigráficos
TIPOS DE GRÁFICOS EN EXCEL

Elegir entre los diferentes tipos de gráficos en Excel para mostrar la información
adecuadamente es de suma importancia. Cada tipo de gráfico desplegará la
información de una manera diferente así que utilizar el gráfico adecuado ayudará a
dar la interpretación correcta a los datos.
TIPOS DE GRÁFICOS MÁS UTILIZADOS

Estos son los tipos de gráficos más utilizados en Excel:
Gráficos de columna. Este tipo de gráfico hace un énfasis especial en las

variaciones de los datos a través del tiempo. Las categorías de datos aparecerán en
el eje horizontal y los valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo
de gráfico con los gráficos de barra, donde la diferencia principal es que en los
gráficos de barra las categorías aparecen en el eje vertical.
Fig. 37: Tipos de gráficos de columna
Gráficos de línea. Un gráfico de línea muestra las relaciones de los cambios en los
datos en un período de tiempo. Este gráfico es comparado con los gráficos de área,
pero los gráficos de línea hacen un énfasis especial en las tendencias de los datos
más que en las cantidades de cambio como lo hacen los gráficos de área.
Fig. 38: Gráficos de línea
41
Gráficos circulares. También conocidos como gráficos de pie (en inglés) o gráficos
de pastel. Estos gráficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran
los porcentajes de cada una de las partes respecto al total.
Fig. 39: Gráficos circulares
Gráficos de Barra. Un gráfico de barra hace un énfasis en la comparación entre

elementos en un período de tiempo específico. Este tipo de gráfico incluye cilindros,
conos y pirámides.
Fig. 40: Gráficos de barra
Gráficos de Área. Los gráficos de área muestran la importancia de los valores a

través del tiempo. Un gráfico de área es similar a un gráfico de línea, pero ya que el
área entre las líneas está rellena, el gráfico de área le da una mayor importancia a la
magnitud de los valores que lo que puede hacer un gráfico de línea.
Fig. 41: Gráficos de área
42
Gráficos XY (Dispersión). Los gráficos de dispersión son útiles para mostrar la

relación entre diferentes puntos de datos. Este tipo de gráfico utiliza valores
numéricos para ambos ejes en lugar de utilizar categorías en alguno de los ejes como
en los gráficos anteriores.
Fig. 42 Gráficos X.Y
Existen otros tipos de gráficos en Excel como los de superficie, anillos, burbuja,
pero los analizaremos en una publicación posterior. Los gráficos presentados el día
de hoy son los tipos de gráficos más utilizados en Excel y pronto aprenderás a obtener
el mayor provecho de cada uno de ellos.
PARTES DE UN GRÁFICO DE EXCEL
PARTES DE UN GRÁFICO DE EXCEL

Un gráfico de Excel está formado por diferentes partes que incluyen el área del
gráfico, las series de datos, ejes, leyendas, rótulos del eje, entre otros. El siguiente
gráfico muestra las partes de un gráfico de Excel que necesitas conocer:
Fig. 43: Partes del Grafico
43
Área del gráfico. Esta es el área que se encuentra definida por el marco del gráfico
y que incluye todas sus partes.
Título del gráfico. Texto descriptivo del gráfico que se coloca en la parte superior.
Puntos de datos. Es un símbolo dentro del gráfico (barra, área, punto, línea) que
representa un solo valor dentro de la hoja de Excel, es decir que su valor viene de
una celda.
Series de datos. Son los puntos de datos relacionados entre sí trazados en un

gráfico. Cada serie de datos tiene un color exclusivo. Un gráfico puede tener una o
más series de datos a excepción de los gráficos circulares que solamente pueden
tener una serie de datos.
Ejes. Un eje es la línea que sirve como referencia de medida. El eje Y es conocido
como el eje vertical y generalmente contiene datos. El eje X es conocido también
como el eje horizontal y suele contener las categorías del gráfico.
Área de trazado. Es el área delimitada por los ejes e incluye todas las series de
datos.
Líneas de división. Son líneas opcionales que extienden los valores de los ejes de
manera que faciliten su lectura e interpretación.
Título de eje: Texto descriptivo que se alinea automáticamente al eje

correspondiente.
Leyenda. Un cuadro que ayuda a identificar los colores asignados a las series de
datos.
44
TAREA N°09
Tablas y Gráficos Dinámicos
Tablas dinámicas
Una tabla dinámica es una herramienta avanzada para calcular, resumir y analizar
datos que le permite ver comparaciones, patrones y tendencias en ellos. Las tablas
dinámicas funcionan de forma un poco distinta dependiendo de la plataforma que use
para ejecutar Excel.
Modo de Ejecución.
• Seleccione las celdas a partir de las que quiera crear una tabla dinámica.
Nota: Los datos deben organizarse en columnas con una sola fila de
encabezado. Consulta la sección Trucos y sugerencias sobre el formato de datos
para obtener más información.
Seleccione Insertar > Tabla dinámica.
Fig. 44: insertar tabla
• De este modo, se crea una tabla dinámica basada en una tabla o rango
existente.
Fig. 45: Cuadro de ingreso de datos
45
Nota: Al seleccionar Agregar estos datos al modelo de datos, se agrega la tabla o

el rango que se usa para esta tabla dinámica en el modelo de datos del libro.
• Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica. Seleccione Nueva

hoja de cálculo para colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo
u Hoja de cálculo existente y seleccione dónde desea que aparezca la nueva
tabla dinámica.
• Seleccione Aceptar.
Tablas dinámicas de otros orígenes
Al hacer clic en la flecha abajo del botón, puede seleccionar entre otros orígenes
posibles para la tabla dinámica. Además de usar una tabla o rango existente, hay
otros tres orígenes entre los que puede seleccionar para rellenar la tabla dinámica.
Fig. 46: Inserción de tablas dinámicas
Nota: Según la configuración de TI de su organización, es posible que vea el nombre

de la organización incluido en la lista. Por ejemplo, "Desde Power BI (Microsoft)".
46
Obtener desde un origen de datos externo
Fig. 47: Cuadro de inserción de origen de datos
Obtener del modelo de datos

Use esta opción si el libro contiene un modelo de datos y desea crear una tabla
dinámica a partir de varias tablas, mejorar la tabla dinámica con medidas
personalizadas o si está trabajando con conjuntos de datos muy grandes.
Fig. 48: modelos de inserción.
Obtener de Power BI
Use esta opción si su organización usa Power BI y desea descubrir y conectarse a
conjuntos de datos en la nube a los que tiene acceso.
47
Fig. 49: Cuadro Power Bi
Actualización de tablas dinámicas

Si agrega nuevos datos al origen de datos de tabla dinámica, tendrá que actualizar
las tablas dinámicas que se integraron en ese origen de datos. Para actualizar solo
una tabla dinámica, puede hacer clic con el botón derecho en cualquier lugar del
rango de tabla dinámica y, a continuación, seleccionar Actualizar. Si tiene varias
tablas dinámicas, seleccione primero cualquier celda de cualquier tabla dinámica y,
después, en la cinta de opciones, vaya a Analizar tabla dinámica > seleccione la
flecha situada debajo del botón Actualizar y, después, seleccione Actualizar todo.
Fig. 50: iconos de actualización
48
TAREA N°10
Análisis de Ventas con Tablas Dinámicas
Análisis de datos con Excel

Con mucha frecuencia me encuentro con gente que usa Excel como una calculadora.
Siempre pienso… “ay si supieran usar Excel para análisis de datos”. Pero ¿qué es el
análisis de datos? Pues muy sencillo. Según Wikipedia es: “inspeccionar, limpiar y
transformar datos con el objetivo de resaltar información útil, lo que sugiere
conclusiones, y apoyo en la toma de decisiones.”
¿POR QUÉ HACER ANÁLISIS DE DATOS CON EXCEL?

Excel fue creado básicamente para poder analizar datos. Si te fijas, su configuración
no es la de una calculadora, sino la de una tabla. Es decir, lo que ves en Excel es una
hoja (o varias hojas) con filas y columnas… lo que divide la hoja en celdas. Esta es
una visión normal de Excel según abrimos el programa.
La idea de Excel es poder usar grandes cantidades de datos. Pero para ello habrá
que procesarlos, limpiarlos y analizarlos. A continuación, vamos a ir viendo los
principales pasos que hay que dar para hacer un análisis de datos correcto.
PROCESAR DATOS (OBTENCIÓN Y VOLCADO DE DATOS EN EXCEL)

El procesamiento de datos es algo que va desde muy sencillo hasta muy complicado.
Podemos procesar datos de las siguientes maneras:
• Crear los datos nosotros mismos: para ello iremos alimentando filas y
columnas de Excel insertando los datos manualmente. Esto, en muchas
ocasiones es lo único que podremos hacer. Si, es un rollo pero es lo que hay.
• Copiar y pegar datos: en ocasiones podremos copiar los datos de alguna

fuente de datos. Una tabla de Excel de otro sitio, datos de una página web,
etc.
• Obtener datos de una BBDD en Excel: por ejemplo, podremos obtener datos
de una tabla de Access o de una query de Access. Con estos sencillos pasos
aprenderás a traer datos de una tabla de Access en un abrir y cerrar de ojos..
También podremos obtener datos de otros libros de Excel o de otras fuentes
de datos accesibles online. Para llevar a cabo este proceso tenemos multitud
de opciones. En mi caso, yo suelo descargarme directamente datos de mi
BBDD (según la empresa en la que trabaje) para poder crear los cuadros de
mando de Excel. Las opciones disponibles son:
49
Fig. 51: Vista de Opciones
TRABAJAR CON DATOS EN EXCEL: LAS TABLAS

Si trabajamos con grandes cantidades de datos, o si trabajas con pequeñas
cantidades siempre será bueno que crees tablas de datos. ¿Por qué crear tablas en
Excel? Muy sencillo, hay poderosas razones que te ayudarán a decantarte por ello.
Algunas de estas razones son:
• Crear fórmulas es mucho más intuitivo

• Puedes personalizar la manera en la que se visualizan los datos.
• Es un objeto en Excel por lo que tiene entidad propia (nombre, rango
definido…) y esto es ideal para trabajar con tablas dinámicas.
• Al moverse de arriba a abajo con la hoja, si tienes muchos datos, la cabecera
siempre estará visible.
50
LIMPIAR DATOS EN EXCEL

Quizás sea una de las peores tareas a las que deba enfrentarse un analista de datos.
La limpieza de los datos en Excel es clave para poder realizar cualquier análisis
decente. ¿Por qué? Porque si tus datos no están claros o están desestructurados
será muy difícil que saques conclusiones interesantes.
El típico caso es aquel en que un mismo dato puede estar escrito de manera muy
similar pero no es exactamente igual. Por ejemplo: Terminado y Terminada. La
diferencia está en la última letra pero para Excel esto no es la misma palabra y por lo
tanto, si queremos analizar información deberemos unificar todos estos datos en
Excel.
Hay das maneras de hacerlo como veremos.

Buscar y reemplazar
Mediante la funcionalidad de buscar y reemplazar. En la siguiente imagen puedes
encontrar las opciones disponibles… y no son pocas.
Fig. 52: Lista de opciones

Filtrar datos
Esta opción es muy buena y permite ir haciendo un pequeño análisis de nuestra tabla
de datos para ir modificando los valores que necesitemos poco a poco.
En este tutorial puedes ver todo lo que necesitas saber sobre el filtrado de datos.
51
Ordenar y filtrar: pequeños trucos que harán tú vida, en cuanto al uso de tablas se
refiere, mucho más sencilla. Todo lo que necesitas para ordenar y filtrar.
Plus: creación limpia de datos en Excel
Otras herramientas de Excel que pueden resultarte útiles en la limpieza de datos son;
• Eliminar duplicados: cuando descubres esta pequeña funcionalidad, trabajar

con listas de Excel es mucho más sencillo.
• Validación de datos: ¿sabías que… puedes utilizar listas predefinidas en

desplegables en Excel?
• Tipos de validación de datos: todos los tipos de validación de datos que

existen y cómo usarlos.
ANÁLISIS DE DATOS
Una vez que todos nuestros datos están limpios y ordenados es cuando deberemos
empezar a llevar a cabo nuestros análisis. Pero ojo, no hagas muchos análisis sin
saber hacia dónde quieres llegar.
52
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFÍCAS
Referencias
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https://exceltotal.com/la-funcion-contar-si-conjunto-en-excel/
Excel Total. (2023). FORMATO DE NÚMEROS EN EXCEL.

https://exceltotal.com/formato-de-numeros/
Excel Total. (2023). FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA.

https://exceltotal.com/funciones/busqueda-y-referencia/
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https://exceltotal.com/funciones/logicas/
Excel&VBA. (2023). Filtro avanzado. https://excelyvba.com/filtro-avanzado/
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https://exceltotal.com/funciones/texto/
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EXCELTOTAL. (s.f.). LA FUNCIÓN SUMAR.SI.CONJUNTO EN EXCEL.

https://exceltotal.com/la-funcion-sumar-si-conjunto-en-excel/
Geikko. (2023). Funciones de Base de datos en Excel.

https://geikko.com/funciones-de-base-de-datos-en-excel/
Microsoft. (2021). Buscar valores con BUSCARV, INDICE o COINCIDIR.

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coincidir-68297403-7c3c-4150-9e3c-4d348188976b
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https://support.microsoft.com/es-es/office/funci%C3%B3n-contar-si-conjunto-
dda3dc6e-f74e-4aee-88bc-aa8c2a866842
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https://support.microsoft.com/es-es/topic/importar-o-vincular-a-los-datos-de-un-
libro-de-excel-a1952878-7c58-47b1-893d-e084913cc958
tusequipos.com. (2022). valores condicionales.

https://www.tusequipos.com/2020/01/17/funciones-excel-sumar-contar-valores-
condicionales/
53
REFERENCIAS DE IMÁGENES
Fig. 1: vista de lugar de pestaña
https://cdn.exceltotal.com/2023/09/formato-numeros-excel-01.webp
Fig. 2: vista de acceso rápido

Fig. 3: Vista de cuadro de diálogo

Fig. 4: Acceso a cuadro de dialogo

Fig. 5: vista de numero generales

Fig. 6: vista de opción miles

Fig. 7: Resultado de vista de miles

Fig. 8: Vista acceso a miles

Fig. 9: Detalle formato contabilidad

Fig. 10: estilo porcentual

Fig. 11: Vista de símbolo moneda

Fig. 12: Desde aquí también podremos controlar las posiciones decimales.
Fig. 13: Formatos e Excel

54
Fig. 14: Vista ejemplo

https://support.content.office.net/es-es/media/634143ac-5562-4c20-ad45-
f5b2321ba989.jpg
Fig. 15: Vista de ejemplo índice

https://support.content.office.net/es-es/media/3a7d4623-0217-41b4-afee-
6c7ecc74111a.png
Fig. 16: Ventana de argumentos

https://cdn.exceltotal.com/wp-content/uploads/2012/07/la-funcion-contar-si-conjunto-
en-excel-01.png
Fig. 17: ventana de argumento sumar

https://cdn.exceltotal.com/wp-content/uploads/2012/07/la-funcion-contar-si-conjunto-
en-excel-01.png
Fig. 18: Ejemplo de en la hoja de calculo

https://www.tusequipos.com/wp-content/uploads/2020/01/planilla-sumar-
condicional.jpg
Fig. 19: Desarrollo del ejemplo 2

https://www.tusequipos.com/wp-content/uploads/2020/01/planilla-sumar-condicional-
formula.jpg
Fig. 20: Filtro avanzado

https://cdn3.excelyvba.com/wp-content/uploads/2015/04/1-tabla-de-ejemplo-y-
criterios-de-filtro-avanzado-en-excel-600x381.png
Fig. 21: acceso al filtro avanzado

https://cdn3.excelyvba.com/wp-content/uploads/2015/04/0-botones-de-filtro-
avanzado-en-excel.png
Fig. 22: Pestaña de filtros

https://cdn3.excelyvba.com/wp-content/uploads/2015/04/2-filtro-avanzado-en-
excel.png
Fig. 23: información rellenada del filtro

https://cdn1.excelyvba.com/wp-content/uploads/2015/04/3-opciones-de-filtro-
avanzado-en-excel.png
Fig. 24: Resultado de filtro

https://cdn2.excelyvba.com/wp-content/uploads/2015/04/4-resultado-del-filtro-
avanzado-en-excel-600x380.png
55
Fig. 25: Resultado de filtro avanzado

https://cdn1.excelyvba.com/wp-content/uploads/2015/04/6-resultado-del-filtro-
avanzado-en-excel-con-dos-criterios-600x429.png
Fig. 26: Doble filtro avanzado

https://cdn3.excelyvba.com/wp-content/uploads/2015/04/5-filtro-avanzdo-en-excel-
con-dos-criterios-600x470.png
Fig. 27: base de datos ejemplo

https://geikko.com/wp-content/uploads/2022/07/word-image-5526-1.png
Fig. 28: Ejemplo de la formula

Fig. 29: Interpretación de los argumentos

Fig. 30: vista de argumento con comillas

Fig. 31: Vista de la formula

Fig. 32: Interpretación del argumento

Fig. 33: Vista de la formula Max

Fig. 34: interpretación de los argumentos Max

Fig. 35: Formula Min

Fig. 36: Argumentos de BDMIN

Fig. 37: Tipos de gráficos de columna

https://cdn.exceltotal.com/wp-content/uploads/2011/04/tipos-de-graficos-en-excel-
01.png
56
Fig. 38: Gráficos de línea

02.png
Fig. 39: Gráficos circulares

03.png
Fig. 40: Gráficos de barra

04.png
Fig. 41: Gráficos de área

05.png
Fig. 42 Gráficos X.Y

06.png
Fig. 43: Partes del Grafico

https://cdn.exceltotal.com/wp-content/uploads/2011/04/partes-de-un-grafico-de-
excel-01.png
Fig. 44: insertar tabla

https://support.content.office.net/es-es/media/dae34049-97db-4aab-8f32-
6fb17bb32b2a.png
Fig. 45: Cuadro de ingreso de datos

https://support.content.office.net/es-es/media/69492290-77e8-4acf-82f1-
4ad44a37cf14.png
Fig. 46: Inserción de tablas dinámicas

https://support.content.office.net/es-es/media/a1183eab-4541-4407-8f7c-
1d81ce14256f.png
Fig. 47: Cuadro de inserción de origen de datos

https://support.content.office.net/es-es/media/3de008ea-10dd-477c-b799-
d4054f143a3d.png
Fig. 48: modelos de inserción.

https://support.content.office.net/es-es/media/8d871a8c-0063-4bdf-b8a2-
c998cec28722.png
57
Fig. 49: Cuadro Power Bi

https://support.content.office.net/es-es/media/02c7867c-094f-45c5-a1d7-
14c78e100e3b.png
Fig. 50: iconos de actualización

https://support.content.office.net/es-es/media/2474d5b6-4efd-4cb1-bed2-
360268e03e34.png
Fig. 51: Vista de Opciones

https://cdn1.excelyvba.com/wp-content/uploads/2018/07/consultas-bbdd-volcar-
datos-excel.jpg
Fig. 52: Lista de opciones

https://cdn3.excelyvba.com/wp-content/uploads/2018/07/buscar-y-reemplazar-
excel.jpg
58

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Gestión Empresarial

Si queremos agregar un separador de miles, aumentar o disminuir la cantidad de

CÓMO APLICAR FORMATO A LOS NÚMEROS EN EXCEL

Usar la lista de formatos predefinidos que se encuentra en la pestaña Inicio dentro

Fig. 1: vista de lugar de pestaña

Usar los botones de comando del grupo Número en la pestaña Inicio.

Fig. 2: vista de acceso rápido

Abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas y usar las opciones de la pestaña

Fig. 3: Vista de cuadro de diálogo

De igual manera podemos usar el indicador de cuadro de diálogo que se encuentra

Fig. 4: Acceso a cuadro de dialogo

Este indicador abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas en la pestaña Número

Fig. 5: vista de numero generales

Fig. 6: vista de opción miles

IMPORTANTE: El separador de miles utilizado por Excel dependerá de la

Después de seleccionar las celdas y pulsar el botón Estilo millares tendremos el

Fig. 7: Resultado de vista de miles

Puedes observar que el separador de miles se ha insertado efectivamente después

Adicionalmente se insertó el separador de decimales y tenemos dos posiciones a la

Los decimales se deben a que en realidad el comando Estilo millares ha cambiado el

Excel nos da la posibilidad de elegir la cantidad de decimales que queremos mostrar

Fig. 8: Vista acceso a miles

En la siguiente imagen se observan los detalles del formato Contabilidad que ya

Fig. 9: Detalle formato contabilidad

Al momento de pulsar el botón de Estilo porcentual, se dejará de mostrar el valor

Fig. 10: estilo porcentual

Además, puedes ver que dentro de la lista desplegable de Formatos se ha

Fig. 11: Vista de símbolo moneda

Si abrimos el cuadro de diálogo Formato de celdas tendremos el listado completo de

EL CUADRO DE DIÁLOGO FORMATO DE CELDAS

De igual manera, la lista de formatos predefinidos que se encuentra en ese mismo

Fig. 13: Formatos e Excel

A continuación, describiremos cada una de las categorías enlistadas en este cuadro

• Posiciones decimales: Podemos decirle a Excel la cantidad de decimales a

• Formato de números negativos: Podemos configurar un formato especial para

• Posiciones decimales: Indicamos la cantidad de posiciones decimales a

• Posiciones decimales: Indicamos la cantidad de posiciones decimales a

Funciones Lógicas y de Texto

Las funciones lógicas en Excel se utilizan en la toma de decisiones. Nos permiten

En esta tabla mostramos las funciones más básicas y más recurrentes:

FALSO FALSE Devuelve el valor lógico FALSO.

Cambia FALSO por VERDADERO y VERDADERO

Comprueba si alguno de los argumentos es

Comprueba si se cumple una condición y devuelve

Devuelve un valor si la expresión es un error y otro

Devuelve el valor que específicas, si la expresión

Devuelve una “Exclusive Or” lógica de todos los

Comprueba si todos los argumentos son

Las funciones de texto en Excel permiten concatenar cadenas de caracteres, remover

En esta tabla mostramos las funciones básicas y más recurrentes:

UNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN

Devuelve el carácter especificado por el

Devuelve el número de código del primer

Redondea un número al número

Devuelve el número especificado de

ENCONTRA Devuelve la posición inicial de una cadena

Quita todos los espacios del texto excepto

Devuelve los caracteres del centro de una