EXCEL

La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas
las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a
la ficha.

Las fichas principales son Insertar, Diseño de página Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En
ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán
pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que
deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando
vayamos a modificar el contenido

La barra de etiquetas

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Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay
que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

La barra de estado

Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom
sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones y -. También dispone
de tres botones para cambiar rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro).
Profundizaremos en las vistas más adelante.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar
diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una
fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones.
La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Selección de celdas

Selección de una celda: Solo tienes que hacer clic sobre ella.

Selección de un rango de celdas:

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en la
primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta

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la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás como las celdas seleccionadas aparecen
con un marco alrededor y cambian de color.

Selección de una columna: Hacer clic en el identificativo superior de la columna a seleccionar.

Selección de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila.

Selección de una hoja entera:

Hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna
A y el de la fila 1 o pulsar la combinación de teclas Ctrl+E.

Fuente

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la
fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente.

Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas, y más concretamente, la pestaña Fuente.

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Alineación

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u
orientados de una forma determinada.

Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.

Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.

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 Los botones de alineación vertical (superior, medio e inferior). Si nos situamos en
una celda con texto se marcará la que esté siendo utilizada.

Los botones de alineación horizontal (izquierda, centrado y derecha).

La opción para ajustar el texto en la celda que amplía la celda si el texto no

cabe.

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 Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en
horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo: desde 90º en sentido
opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. ajusta
automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije
explícitamente la altura de ésta.

Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las
celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el
contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta. Para ello, incrementará la
altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.

Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se

reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.

Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.

Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda.

En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas
de las opciones vistas anteriormente de forma más rápida, como:

El botón Combinar y centrar, unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una
sola celda y, a continuación, nos centrará los datos. Pulsando en la pequeña flecha de la derecha
se puede acceder a otras opciones de combinación.

BORDES

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Insertar filas y columnas en una hoja

En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos daremos cuenta de que nos falta
alguna fila en medio de los datos ya introducidos.

Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva, ya que las filas siempre se añaden por
encima de la seleccionada.
2. Seleccionar el menú Insertar del apartado Celdas en la pestaña Inicio.

3. Elegir la opción Insertar filas de hoja.

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Pegado Especial

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la
fórmula, o copiar la fórmula, pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los
elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.

Para utilizar esta posibilidad:

Copia las celdas, y luego, en vez de pulsar el botón Pegar de la pestaña Inicio, haz clic en la
pequeña flecha que hay bajo él. Se desplegará un menú con más opciones para pegar. Deberás
elegir Pegado especial....

Autosuma y funciones más frecuentes

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma

que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

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Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del
botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar
otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética),
(obtiene el valor máximo) o Mín. (obtiene el valor mínimo).

También se puede obtener por medio del menú Fórmulas

Formato de los valores numéricos

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los
siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números.

Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección
Número.

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Dando un clic en la flecha de parte inferior derecha saldrá la siguiente ventana

 General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza

Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial
 Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de
decimales. También permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar
los números negativos.
 Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales.
Se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los
números negativos.
 Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las
comas decimales en una columna.
 Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede
escogerse entre diferentes formatos de fecha.

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  Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre
diferentes formatos de hora.
 Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda
por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales
muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.
 Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
 Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el
número de decimales.
 Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se
encuentre algún número en la celda.
 Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el
número de teléfono, etc.
 Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato. Aprende cómo definir formatos
numéricos personalizados en el siguiente avanzado: .

Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el

símbolo %).

Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineación).

Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

Crear gráficos

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 Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la
sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el
gráfico. De esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se
mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.

Como puedes ver, existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar
un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de
los que se encuentran disponibles.

Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se
muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.

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Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles. Selecciona uno y pulsa Aceptar para
empezar a crearlo.

Aparecerá un cuadro que contendrá el gráfico ya creado (si seleccionaste los datos previamente) o
un cuadro en blanco (si no lo hiciste).

Añadir una serie de datos

Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que
aparezcan en el gráfico. Si observamos la pestaña Diseño, encontraremos dos opciones muy útiles
relacionadas con los Datos:

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Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el siguiente cuadro de
diálogo:

Utiliza el botón Modificar dependiendo del eje, para modificar el nombre que se mostrará en la
leyenda de series del gráfico,

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En la sección Diseños de gráfico podrás agregar o modificar la presentación de los elementos del
gráfico, o bien escoger un Diseño rápido. Estos diseños rápidos incluyen aspectos como incluir
un título al gráfico, situar la leyenda en uno u otro lado, incluir o no las etiquetas descriptivas
en el propio gráfico, etc.

Si, por ejemplo, escoges Líneas de la cuadrícula, podrás escoger entre distintas opciones sobre
las líneas a mostrar o la escala de valores a manejar.

Si el gráfico está seleccionado, también podrás realizar estas acciones a partir de los botones que
nos aparecen a la derecha de éste.

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En la pestaña Diseño, también puedes dar un estilo a tu gráfico rápidamente.

En función del tipo de gráfico que hayas insertado (líneas, barras, columnas, etc.) te propondrá
unos u otros.

Estos estilos de diseño incluyen distintas presentaciones que cambiarán su aspecto, mediante la
variación tanto de los colores como del estilo de algunos de los elementos del gráfico.

Para terminar de configurar tu gráfico puedes ir a la pestaña Formato, donde encontrarás la

sección Estilos de forma

Estas opciones te permitirán aplicar diversos estilos sobre tus gráficos.

Para ello, simplemente selecciona el área completa del gráfico o de uno de sus componentes
(áreas, barras, leyenda...) y, luego, haz clic en el estilo que más se ajuste a lo que buscas.

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Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos, puedes utilizar las listas Relleno de forma/texto,
Contorno de forma/texto y Efectos de forma/texto para personalizar aún más el estilo del
gráfico.

Al aplicar estilos, normalmente hablamos de un estilo genérico para todo el gráfico, pero también
podemos personalizar cada uno de sus elementos: el área de trazado, la leyenda, las líneas de
división principales, etc.

El formato condicional

El formato condicional sirve para que, dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un
formato especial o no sobre esa celda.

El formato condicional suele utilizarse para resaltar valores que cumplan una determinada
condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc.

Cómo aplicar un formato condicional a una celda:

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- Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional.

- Accedemos al menú Formato condicional de la pestaña Inicio.

Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relación con otras,
o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro.

Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de icono para aplicar
diversos efectos a determinadas celdas.

AGREGAR COMENTARIOS

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Una vez que tenemos un comentario sin texto, debes hacer clic derecho sobre el borde del
comentario y seleccionar la opción Formato de comentario. Dentro de la sección Colores y líneas
abre la lista de color de relleno y selecciona la opción Efectos de relleno.

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