Manual de Trazabilidad

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COPERATIVA AGRARIA SANGARENI Elaborado por : Gerente


General
Versión: 1.1

Manual de Trazabilidad Fecha : 05/03/2022


Vigencia: 30/12/2022
Código: CAS-015 Página : 1 de 18

MANUAL DE
TRAZABILIDAD
PANGOA-JUNIN
2022

MANUAL DE TRAZABILIDAD

GENERALIDADES

En la comercialización de productos orgánicos certificados se tiene que


contar con un sistema de trazabilidad que permita rastrear el origen y pasos

SISTEMA INTERNO DE CONTROL –GESTION SIC/SIG


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en el flujo de la cadena productiva del café por ello se presenta el presente


documento reglamenta el conjunto de técnicas, normas y procedimientos
que se utilizan para administrar los puntos de control de riesgos y prevenir la
pérdida de la integridad orgánica así como de otros riesgos, durante la
recepción, control de calidad, secado, almacenaje y transporte, por lo tanto,
es una parte primordial de cualquier operación productiva el contar con un
Plan de trabajo y tomar en cuenta los estándares que gobiernan las Normas
de Producción Orgánica del Departamento de Agricultura de los Estados
Unidos (NOP-USDA), Reglamento de Agricultura Ecológica de la Unión
Europea (EU) y las Normas privadas de las agencias certificadoras, con las
que la COOPERATIVA viene trabajando como son el sello: ORGÁNICO,
RAINFOREST ALLIANCE,FAIRTRADE Y C.A.F.E. PRACTICES.
La consecución de un aceptable nivel de calidad en industrias está basada
en la rigurosa aplicación de medidas eficaces y en el momento oportuno. En
este sentido se hace necesario conocer aquellos puntos de las instalaciones
que presentan una más elevada probabilidad de originar un riesgo de perder
la integridad orgánica del producto o la inocuidad del alimento, para adoptar
tanto medidas preventivas, revisiones u operaciones de mantenimiento,
como de protección tendentes a reducir el riesgo de las operaciones de
trabajo.

Por otra parte, de las fincas se producen cafés pergaminos de baja calidad
que generalmente ocurren por la falta de educación y capacitación de los
empleados al momento de operar las maquinarias y zonas de proceso.

1.1. OBJETIVOS:
 Reglamentar el control administrativo de recepción, control de
calidad, almacenaje, transporte del producto.
 Asegurar la implementación de la política de operaciones activas
de acopio y asegurar la captación, mantenimiento y ampliación del
volumen de café.

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 Asegurar un proceso adecuado para la producción café de calidad.


 Permitir la aplicación de un Sistema de Control Interno y la
trazabilidad del proceso productivo hasta la exportación.
 Permitir cumplir con las Leyes estatales de los Países
consumidores al cual se exporta el producto, cumplir con las leyes
privadas de las agencias certificadoras y cumplir con el
Reglamento Interno de la COOPERATIVA.
 Rastrear el 100% de la producción de los socios acopiado.

1.2. METAS
Acopiar durante la cosecha 2022, en volumen de 1,300,000 kg de
café con certificación Comercio Justo, orgánica, RA y C.A.F.E.
Practices.

1.3. TRAZABILIDAD Y CERTIFICACIONES


COOPERATIVA AGRARIA SANGARENI, para el periodo 2022, tiene
proyectado contar con las siguientes certificaciones orgánicas y
sostenibles.

ORGANICO:
 EU 843/2007, 889/2008
 NOP - UE - USDA
 RTPO
CAFÉ PRACTICES
RA
FAIRTRADE

DESCRIPCION DEL PROCESO DE ACOPIO

UNIDAD ACOPIO PANGOA (CAFE)

Verificación del
RECEPCION
STATUS.

SISTEMA INTERNOPESADO
DE CONTROL(Café ) SIC/SIG
–GESTION GUIA DE INGRESO
Y CANCELACION
DEL PRODUCTO
CON EL MISMO
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CONTROL DE CALIDAD
(Café)

ALMACENAJE

ETIQUETADO

EMPACADO

ANÁLISIS DE RIESGO EN EL FLUJO DE LA UNIDAD DE ACOPIO

I. PRESENTACIÓN
El Presente análisis de Riesgo de la cadena de Producto constituye un pilar
importante dentro de nuestra COOPERATIVA, para identificar puntos críticos y
Mitigar Riesgo de Contaminación de la integridad orgánica del producto ya sea
por contaminación física, Química, o Biológica, durante las diferentes etapas
de Recepción, procesamiento, mezcla, almacenamiento, empaque, envió,
transporte y reventa.

II. OBJETIVOS:

 Mitigar Riesgo de contaminación del café con sustancias toxicas, y


asegurar la integridad del producto certificado.
 Evitar la mezcla de productos certificados con productos no
certificados.

III. POLÍTICA:
Desarrollar políticas de Transporte libre de sustancias contaminantes, para
mantener la integridad orgánica del producto, y Generar confianza de consumo
hacia los consumidores. En toda la cadena de suministro del producto.

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IV. FLUJOGRAMA DEL CAFÉ – COOPERATIVA AGRARIA SANGARENI


1. CULTIVO: Inicia con la selección de la semilla, luego se germina
(germinador), luego pasa al vivero (bolsas plásticas), luego la instalación a
campo definitivo (para ello el terreno debe estar ya preparado), luego se
realiza en mantenimiento, abonamiento y control de plagas y enfermedades
mediante prácticas de producción Orgánica bajo las normas RTPO,USDA
NOP, EU,JAS,RA, CAFÉ PRACTICES Y COMERCIO JUSTO.
2. COSECHA Y PROCESO DE POST COSECHA: Es la parte que determina la
calidad final del café, se hace la recolección de todos los granos maduros
para luego ser despulpado, fermentado (8 a 12 horas dependiendo de los
m.s.n.m, temperatura, etc), luego es lavado y secado.
3. SECADO: Generalmente se realizan en mantadas, pero pueden realizarlo en
secadoras solares, tarimas y/o parihuelas; a fin de evitar contaminación.
Además el área de secado debe estar cercado para que obstaculice el
tránsito de animales menores y mascotas.
4. TRASLADO: El traslado se realiza en camionetas que antes deben de ser
limpiados y se debe retirar cualquier cosa que pueda perjudicar la integridad
de la calidad del café, así mismo, se debe retirar lo que pueda causar
contaminación químico. El traslado se realiza generalmente desde la finca del
productor a las instalaciones de la COOPERATIVA.
5. VERIFICACIÓN DEL LPA: Luego se verifica el status orgánico u otro del
socio, para poder hacer la primera separación del producto. Y poder
determinar el precio
6. PESADA: Cuando el café del productor llega a las instalaciones de la
COOPERATIVA, se procede trasladar los sacos a la balanza previamente
calibrada, para ser pesado.
7. ANÁLISIS FÍSICO: Después de la pesada se procede a recolectar una
muestra para determinar su rendimiento (porcentaje de MCM, segunda,
descarte y cascara); esto determina el precio, acompañado del status.
8. NOTA DE INGRESO: Después de determinar el precio (incluido los 0.40
céntimos de prima), rendimiento y estatus, se procede a emitir el documento
de acopio (3 copias, 1 para socio, 1 para caja y 1 control administrativo).
9. CAJA: El socio pasa al área de caja para poder hacer efectivo el cobro con la
nota de ingreso.
10. ALMACEN: El café pasa a almacén donde se separara de acuerdo a su
status y la calidad de su café. Aquí se organizan los lotes para luego ser
despachados.
11. DESPACHO: Una vez que un lote esta completado se procede a enviar a la
planta de proceso o a la venta, para ello se emite una Guía de Remisión
Remitente (pesos, cantidad de sacos, destino, etc) y de parte de la
COOPERATIVA de transportes se emite una Guía de Remisión del
Transportista.
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12. TRANSPORTE: El traslado de café se realiza generalmente de 30TN, desde


la oficina de la COOPERATIVA hasta la planta de proceso en Lima o a las
instalaciones del Cliente.
13. VENTA: Cuando ya se determinó la venta en pergamino (generalmente
Orgánico) el café es trasladado hasta las oficinas del cliente o hasta donde
este nos indique con GUIA DE REMISION, LISTA DE PRODUCTORES,
DECLARACION DE LIMPIEZA para después ser FACTURADO.
14. PLANTA DE PROCESO: Cuando se vende en café Verde, se traslada a la
Planta de Proceso (CAFÉ PERU S.A.C Y EXPOCAFE), aquí se obtiene un
nota de ingreso al momento de ingresar el café.
15. TRILLA: donde se realiza trillado, pulido, selección por peso y por color,
ensacado para poder ser embarcado. De aquí pasa a la exportación o venta
nacional en café MCM, dependiendo del contrato en planta certificada
garantizando la cadena de producto.

16. EXPORTACIÓN: Una vez empacado los sacos, están listos para partir
de la planta de proceso al puerto para poder ser exportado con los
documentos (DAM) y con los permisos y evaluaciones fitosanitarias
correspondiente.

TRAZABILIDAD EN EXPORTACIONES

Después del acopio con los documentos y procedimientos ya descritos para


garantizar la inocuidad del producto se seguirán los siguientes pasos al
momento de la exportación:

PASO 01.- TRASLADO DE PRODUCTO.- El producto es trasladado a la


planta de procesamiento en vehículos limpiados anteriormente y verificados
que no contengan material contaminante, se cargan los carros y son cerrados y
tapados con toldos impermeables, en el proceso se generan los siguientes
documentos de control:
 LISTA DE LOTE
 GUIA DE REMISION
 DECLARACION JURADA DE LIMPIEZA

PASO 02.- PLANTA DE PROCESO.- El producto es recepcionado en planta y


se encuentra almacenado en la planta hasta completar el lote o cantidad
requerida para cumplir con el contrato, existe un personal veedor contratado
por COOPERATIVA AGRARIA SANGARENI, quien está a cargo de

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VERIFICAR el correcto procesamiento, el encargado del SIC es el responsable


de verificar que cada procesador cumpla con las normativas de certificación
orgánica y es por ello que antes de ir a una planta de proceso se firma un
acuerdo de procesador más la validación con los certificados vigentes del
procesador, al término del proceso (café oro en sacos de yute de 69kg
marcados de acuerdo a detalle de contrato y cliente) se generan los siguientes
documento:
 GUIA DE REMISION (CANTIDAD DE PRODUCTO INGRESANTE)
 RESULTADOS DE PROCESO (DETALLES DE MERMAS Y
RESULTADOS)

PASÓ 03.- CARGADO DE CONTENEDOR.- Los contenedores son llenados


con los sacos de café procesado y contabilizados, el veedor verifica y constata
que el proceso se realice con normalidad al termino son sellados.

PASÓ 04.- TRASLADO DE CONTENEDOR.- Previa coordinación con la


naviera, los permisos requeridos se procede a trasladar el contenedor.
PASÓ 05.- El contenedor pasa por un canal de control (ROJO o NARANJA) de
ser Rojo requieren un reconocimiento físico, usualmente en la zona designada
del terminal portuario.

PASO 06.- El camión se traslada a puerto para pasar por pesaje y poder ser
cargado los contenedores con ayuda de grúas y equipos de muelle.

PASO 07.-FACTURACION.- Se emite la factura por el concepto del producto


vendido, este tiene que estar acorde al contrato y normativas vigentes.

PASO 08.- Solicitud de CERTIFICADO DE TRANSACCION.- Se procede a


solicitar el TC a la certificadora para poder completar el procedimiento de la
venta de exportación.

ACOPIO:
ANEXOS:

REGISTRO DE CONTROL: LIMPIEZA DE LOCAL Y MANTENIMIENTO


DE MAQUINARIAS
JEFE DE PLANTA/RESPONSABLE: …………………….…………………………….………………… DNI:

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MATERIALES USADOS
METODO DE
FECHA MANTENIMIENTO DE FIRMA
CONTROL LIMPIEZA DE LOCAL
MAQUINARIA

MANUAL

MANUAL

MANUAL

MANUAL

MANUAL

MANUAL

MANUAL

MANUAL

MANUAL

MANUAL

MANUAL

MANUAL

MANUAL

REGISTRO DE ASISTENCIA DE TRABAJADORES

REGISTRO DE ASISTENCIA DE TRABAJADORES

Nombre del Nombre del


JOSE PARDO SIVIPAUCAR
empleador: COOPAERATIVA AGRARIA SANGARENI empleado:
Mes: Mes: ENERO
ENERO
Salario Salario S/. 1,700.00
S/. 1,700.00

MAÑANA TARDE MAÑANA TARDE


SEMANA 1 SISTEMA trabajado
INTERNO
Horas
DE CONTROL
Firma del empleado –GESTION
SEMANA 2 SIC/SIG Horas
trabajado
Firma del empleado
Iniciar la sesion Finalizar la sesion Iniciar la sesion Finalizar la sesion Iniciar la sesion Finalizar la sesion Iniciar la sesion Finalizar la sesion

Lunes 0 Lunes 08:00 a.m. 01:00 p.m. 03:00 p.m. 06:00 p.m. 8

Martes 0 Martes 08:00 a.m. 01:00 p.m. 03:00 p.m. 06:00 p.m. 8
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FORMATO DE REGISTRO DE PLANTA

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REGISTRO DE PLANTA

STATU INGRESO SALIDA

N COD. PRODUCTOR LUGAR S SACO


FECHA FECHA KILOS
° S

DOCUMENTOS DE TRAZABILIDAD DEL CAFÉ EN


COOPERATIVA AGRARIA SANGARENI

LISTA DE PRODUCTORES ORGANICOS: El productor trae el café de campo


en sacos de polietileno, antes de ingresar a planta se verifica el estatus del
productor, solo si el productor cuenta con su unidad certificada con status

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orgánico puede ingresar a planta; posterior a ello se verifica que la unidad de


transporte se encuentre limpia, libre de olores extraños y/o contaminación;
este proceso lo desarrolla el responsable de acopio en coordinación con el
responsable del SIC.
F.01 LISTA DE PRODUCTORES SOCIOS DE COOPERATIVA AGRARIA
SANGARENI /SEGÚN ESTATUS
Agricultor/Socio Área cultivo Café
Grower/Member Crop Area Ha
Área

Producción
producción
total

Development

desarrollo

estimada,
Total

production

ESTATUS
CODIG
APELLIDOS Y NOMBRES Area Ha
O / DNI

stage

stage

Kg
En

En
GUIA DE INGRESO: Se procede a pesar el producto orgánico y emite la nota
de ingreso de almacén en donde se registra (NUMERO DE SACOS,
PRODUCTOR, ZONA, FECHA DE INGRESO, ESTATUS DL PRODUCTO, KG
BRUTO, KG NETO.) Después del pesado se realiza el análisis físico del
producto, posterior a ello se realza el pago correspondiente por el producto
entregado con este comprobante.

ETIQUETA: Se acomodan los sacos en el almacén y etiquetan según


productor ingresado Y se considerara el estatus del productor.

KARDEX DE ACOPIO: Al término del acopio se genera KARDEX DE ACOPIO


según notas de ingreso existentes.
KARDEX DE ACOPIO 2022
CONST
ANCIA
TO
APELLIDO SA KG KG PRE DE
NOTADE FECH TA ZO TA LO
N° S Y CO BRU NE CIO CIERRE
INGRESO A RA NA L TE
NOMBRES S TOS TO KG DE
S/.
ENVAS
E

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1
2
3
4
5
6
7
.
.
.
10
0
10
1
10
2
10
3
GUIA DE TRANSPORTES: La guía de remisión es emitida para trasladar el
producto orgánico, está correctamente rellenada considerando el tipo de
producto en traslado.
DECLARACION JURADA DE LIMPIEZA DE VEHICULO: Este documento se
emite después de haber realizado la limpieza correspondiente al vehículo en el
cual se está cargando el producto orgánico.
LISTA DE PRODUCTORES / LOTES: L a lista se presenta por lote de
despacho según guía de remisión.

LISTADEPRODUCTORES
Fecha deRemisión:

Comprador:

G. R e m i s i ó n :

T i p o de P R O D U C T O :

N APELLIDOS NOMBRE D N Z O N S A C O K g N E T
º S I A S O
1

3
FACTURA: La factura es correctamente emitido, especificando el producto
orgánico comercializado, esta será emitida al realizar la venta como
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ORGANICO /RA,/CAFE PRACTICES Y/O FAIRTRADE se tiene que incluir el


código de certificación asignada y considerar en la factura kg comercializa tipo
de producto y envases.

PROCEDIMIENTO PARA RETIRAR PRODUCTO


CONTAMINADO
PRESENTACIÓN

El Presente procedimiento es para evitar Riesgos de la cadena de Producto ello


constituye un pilar importante dentro de nuestra COOPERATIVA, para identificar
puntos críticos y Mitigar Riesgo de Contaminación de la integridad orgánica del
producto ya sea por contaminación física, Química, o Biológica, durante las diferente
etapas de Recepción, procesamiento, mezcla, almacenamiento, empaque, envió,
transporte y reventa.

1. OBJETIVOS:

 Mitigar Riesgo de contaminación del café pergamino con sustancias toxicas, y


asegurar la integridad del producto certificado.
 Evitar la mezcla de productos certificados con productos no certificados.
 Comunicar a la certificadora sobre algún riesgo de contaminación del producto.
 Retirar producto contaminado y comunicar a los clientes, proveedores y
certificadora del suceso.

2. POLÍTICA:

Desarrollar políticas de Transporte libre de sustancias contaminantes, para mantener la


integridad orgánica del producto, y Generar confianza de consumo hacia los
consumidores. En toda la cadena de suministro del producto.

3. PROCEDIMIENTO:

 IDENTIFICACION
El sistema interno de control es la encargada de identificar los riesgos y posibles
contaminaciones según:
CAMPO: El encargado de identificar la contaminación es el productor y el técnico
responsable de la Asistencia Técnica.
ALMACEN: El responsable es el encargado de acopio, quien velara por la
garantía de la inocuidad del producto, ante posibles derrames, mesclas con
productos no orgánicos.
TRANSPORTE: El responsable es el encargado del SIG, quien deberá realizar
antes del envió las limpieza del vehículo y si el producto es contaminado

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identificara el lote contaminado para su respectivo retiro según el procedimiento.


PROCESO: Es responsabilidad de la planta de proceso la identificación de los
riesgos y posibles contaminación, se firma un acuerdo de procesador en el que se
estipula las condiciones del trabajo y COOPERATIVA AGRARIA SANGARENI
enviara un responsable de velar como se están desarrollando los procedimientos.

 COMUNICACION
CAMPO: El productor y el técnico comunican a la COOPERATIVA sobre la
contaminación y está a la certificadora.
ALMACEN: El responsable de acopio comunica AL GERENTE y este mantiene
un registro de todo el lote contaminado para su comunicación con la certificadora.
TRANSPORTE: El transportista en coordinación con el responsable del SIG
comunica la contaminación dada del producto a gerencia, cliente Y certificadora
para posterior a ello ordenar su retiro del producto.
PROCESO: El responsable de verificación enviado por la COOPERATIVA
comunica la contaminación con productos que ponen en riesgo la integridad del
producto certificado a la gerencia, cliente y certificadora.

 DESTINO :
De inmediato se le comunica al comprador (cliente), que la muestra ha sido
contaminada y que proceda al retiro del producto.
Se comunica de la misma forma a la certificadora, para que realice la la futura
inspección del acontecimiento.

 RETIRO
CAMPO: El productor por orden del SIG y el principio de agricultura orgánica
retiran el producto contaminado obteniendo un registro de la cantidad y peso del
producto retirado para su comercialización como convencional.
N
CODIGO APELLIDOS DNI ZONA SACOS Kg NETO
º

ALMACEN: El responsable de acopio retira el producto contaminado


manteniendo un registro del producto, volumen, origen.

N
CODIGO APELLIDOS DNI ZONA SACOS Kg NETO
º

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LISTA DE PRODUCTORES DEL LOTE

Fecha de Remisión:
Comprador :
G. Remisión:
Tipo de PRODUCTO:

Nº CODIGO APELLIDOS NOMBRES DNI ZONA SACOS Kg NETO

PROCESO: El responsable de verificación en coordinación con gerencia retira el


producto contaminado y mantienen registros del producto puesto en custodia y
comercio como convencional.

LISTA DE PRODUCTORES DEL LOTE

Fecha de Remisión:
Comprador :
G. Remisión:
Tipo de PRODUCTO:
Nº CODIGO APELLIDOS NOMBRES DNI ZONA SACOS Kg NETO

ANÁLISIS DE CADENA DE PRODUCTO

PROBABILID
TIPO DE
AD DE CORRECCIÓ ACCIÓN
RIESGO CONTAMINACI
OCURRENCI N CORRECTIVA
ÓN
A.
Venta Compra y
como café facilitación de
Sacos deteriorados Física Baja convencion sacos nuevos.
al

Presencia de Limpieza Limpieza


envase de inmediata oportuna del
Física Baja. del vehículo tanto
combustible.
vehículo de de LA

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transporte. COOPERATIVA
Venta o de terceros
como
convencion
al
Separación Evitar durante
definitivo el traslado
de envases que
Derrame de producto, contenga o
Química Media
combustible utilización hayan sido
como en usados con
secadora combustible.
guardiolas.
Separación Capacitación
de la responsable
producto de acopio.
Confusión y/o
mezclado Almacén
Mezcla de producto
Física Baja venta como separado
orgánico/convencio
café debidamente
nal
convencion rotulado su
al estatus

Separación
de Reforzar bien
Presencia de agua producto el cerco para
en almacén debido Biológica Baja Venta inicios de la
a la lluvias. como café campaña de
convencion café.
al.
Evitar el
almacenamie
nto de
Separación
productos que
Almacenamiento de
puedan
de productos. Bilógico Media producto
acusar riesgo
(abonos orgánicos) almacenad
de
o
contaminació
n al producto
(café)
Mescla de producto Venta Realizar el
en secadora Física Media como café secado solo
guardiolas convencion de producto
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orgánico/convencio al orgánico.
nal
Separación . Limpieza
definitiva General
de recurrente del
producto. local de
Utilización acopio.
Presencia de como
roedores y aves pajilla en
Bilógica Media
(Contaminación por secadora
eses) Guardiola.
Venta
como café
convencion
al

Realizar
Separación drenajes y
de muros de
producto contención de
agua
Filtración de agua a venta como Asegurar las
Física Baja
causa de las lluvias café entradas de
convencion tal manera
al evitar el
ingreso de
aguas
pluviales.
Verificación
Separación de lote a
Transporte hacia la
de enviar,
planta de proceso
producto Etiquetar con
TRASLADO DE
Física Baja venta como código y
PRODUCTO
convencion estatus del
ORGANICO Y/O
al productor, no
CONVENCIONAL
se acopia
convencional.
Separación Empaque,
y venta Etiquetado
Mezcla de producto Física Baja como con código y
convencion estatus del
al productor.

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