Documentos Empresariales

Documentos empresariales: 7 consejos
para organizarlos adecuadamente

La organización de los documentos empresariales requiere cuidado, normalización y
tecnología. Comprende cómo gestionar tu documentación empresarial.
SYDLE
Actualizado el 13/03/2023
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Resumen
Los documentos empresariales demuestran la regularidad de la empresa, así que
mantenerlos organizados es vital para la salud de la empresa.
Los documentos empresariales son informes, contratos, comprobantes,
licencias y otros archivos que estructuran la creación y el funcionamiento
de una empresa.
Al igual que las personas, las empresas necesitan documentos que
demuestren su origen, así como autorización para operar y llevar a cabo sus
actividades. Además, cada proceso empresarial genera nueva información,
que es necesario documentar.
El volumen de archivos es enorme. Por lo tanto, realizar una buena gestión
de documentos es fundamental para la organización y el cumplimiento.
En este artículo, conoce los principales tipos de documentos que se exigen a
una empresa y consejos de oro para almacenar y compartir la documentación
corporativa.
¿Qué son los documentos empresariales y por
qué son importantes?
Como ya hemos dicho, los documentos corporativos son las declaraciones
que una empresa debe obtener para poner en marcha sus actividades de
conformidad con la legislación vigente.
Los empresarios y directivos deben conocer a fondo los documentos exigidos.
Al fin y al cabo, prueban que la sociedad es regular y capaz de desempeñar su
función, en la ubicación establecida y con el personal actual.
Garantizar una buena organización de los documentos corporativos es otro
punto que los dirigentes deben evaluar cuidadosamente. Esto se debe a que
deben estar disponibles siempre que un inspector los solicite.
La organización es la base de una buena gestión empresarial y debe
aplicarse en todas las etapas de la empresa.
¿Cuáles son los principales tipos de documentos
empresariales?
Y si lideras una empresa o está pensando en iniciar tu propio negocio, es
importante conocer los principales tipos de documentos
comerciales requeridos hoy en día.
Contrato social
El contrato social funciona casi como un certificado de nacimiento de la
institución. El documento contiene informaciones sobre los socios –
incluyendo deberes y derechos –, dirección de trabajo, actividades
principales, objetivo, entre otros.
Sin este contrato, la empresa no puede operar legalmente y no podrá abrir
una cuenta bancaria ni participar en ningún proceso de licitación.
Licencia
La licencia comercial es un documento municipal que regulariza la propiedad
de la empresa para realizar las actividades establecidas en sus estatutos. El
periodo de validez lo establece el ayuntamiento.
Licencias específicas para operar
Algunos tipos de negocios pueden requerir licencias específicas para
funcionar. Es el caso de los restaurantes y las farmacias, que deben tener
un permiso sanitario, y de los fabricantes e industrias de cosméticos, que
deben obtener un permiso medioambiental.
Facturas
Las facturas son comprobantes obligatorios de compra y venta. Además
de registrar la entrada y salida de productos, controlan los intercambios,
los valores y todo el movimiento de un producto, lo que garantiza la correcta
recaudación de impuestos.
Registros contables
Los registros contables también proporcionan pruebas de las transacciones
financieras de la empresa, como pagos y cobros. Deben archivarse con
suficiente organización, ya que prueban la legalidad de las transacciones y
la legalidad de la gestión financiera.
Registros fiscales y de la seguridad social
Cada mes, el empresario debe recaudar una serie de impuestos
relacionados con la contratación de trabajadores y otros temas - y deben
conservarse los comprobantes de estos pagos.
Recursos Humanos
Junto con los impuestos de la seguridad social, la empresa debe registrar otra
información relativa a sus empleados, como pagos, hojas de asistencia,
nuevas contrataciones, despidos de empleados, etc.
Medicina y Seguridad en el Trabajo
También es importante mantener al día la documentación corporativa
relacionada con las políticas de Medicina y Seguridad en el Trabajo, como
los Certificados de Salud Ocupacional y los informes de Equipos de Protección
Individual (EPIs).
¿Cómo organizar la documentación de una
empresa?
La documentación de la empresa debe archivarse durante un periodo
determinado para cada tipo de declaración.
Pero es importante recordar que conservar la documentación va más allá
de dejarlo todo en carpetas en una habitación. Es importante estar todo
organizado, para que el documento pueda encontrarse fácilmente siempre
que se necesite.
Con eso en mente, hemos enumerado a continuación 7 consejos sobre cómo
organizar y archivar documentos.
1. Clasifica los documentos de tu empresa
Clasifica los documentos que necesita tu empresa, definiendo fechas de
creación, áreas a las que pertenecen o incluso abreviaturas.
Al mismo tiempo, establece un plan de organización, con fechas, etapas y
órdenes de prioridad. Al fin y al cabo, cuanto mayor sea el volumen de
documentos existentes, más compleja será la tarea.
2. Digitaliza los archivos físicos
Con la planificación en la mano, empieza a digitalizar los archivos físicos. Si no
es posible hacer la digitalización, opta por microfilmar los documentos. Y sé
consciente de qué documentos deben seguir archivándose en formato
papel.
3. Crea normas de documentación
Para facilitar la organización, crea normas que deban seguir todos los
responsables de la documentación. De esta forma, además de optimizar los
archivos que existen actualmente, los documentos futuros seguirán la misma
lógica de archivo.
4. Almacena los documentos en la nube
Almacenar los documentos de la empresa en nube es una forma sencilla y
eficaz de "guardarlos" y facilitar el acceso.
La computación en nube no requiere acceso en una máquina específica. El
usuario puede buscar documentos utilizando cualquier dispositivo, siempre
que tenga el nivel de acceso requerido para un archivo determinado. Esto
desburocratiza los procesos y agiliza el día a día de la empresa.
5. Utiliza firmas digitales
Las firmas digitales están mejorando la organización de los documentos en
las empresas. Ahora es posible firmar contratos de forma 100% digital,
eliminando la necesidad de imprimir en papel y garantizando el
almacenamiento y la organización automáticos.
6. Evalúa continuamente la organización
Con todo organizado, es imprescindible evaluar periódicamente los
procesos para valorar si realmente tienen sentido para la realidad actual del
negocio.
7. Opta por la automatización de procesos
Por último, cabe destacar la automatización de procesos en la digitalización
y gestión de documentos. Además de centralizar los archivos, estandarizar la
organización, realizar tareas automáticamente y facilitar la rutina empresarial.
¿Por qué es importante tener un buen proceso
de organización?
Valorar la organización de los documentos empresariales debería ser una
práctica en todas las empresas, independientemente de su tamaño o giro.
Esto se debe a que los documentos organizados:
• Simplifican el día a día y aumentan la productividad
• Facilitan el cumplimiento de la normativa y las pruebas legislativas
• Garantizan la protección de datos
• Evitan la duplicación de pagos
• Proporcionan pruebas de la propiedad de determinados activos
• Mitigan el riesgo de conflictos laborales y/o contractuales
• Facilitan la expansión
• Optimizan los balances
¿Cómo garantiza la tecnología esta organización?

El sistema ECM - Enterprise Content Management – o Gestión de Contenidos
Empresariales – gestiona la información empresarial de forma completa.
A través de métodos sistematizados, optimiza el uso de la información, a
través de 5 pasos:
• Capturar
• Almacenar
• Gestionar
• Conservar
• Entregar
En la práctica, la plataforma ECM organiza y protege la información, define

distintos niveles de acceso y facilita el intercambio de datos, según las
necesidades de la institución.
Con ECM también es posible crear un control para poder localizar de una
manera más fácil dónde está archivado físicamente un documento. En este
caso, por ejemplo, podemos tener el documento escaneado y el control físico
para saber dónde están cuando se necesiten.

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