ENTREGA FINAL GERENCIA DE PROYECTOS - Grupo - 7 - Entrega 3

PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
MEJORAMIENTO DEL PLAN DE ROTACIÓN Y MATERIALES INMOVILIZADOS PARA
LA REDUCCIÓN DE COSTOS DE INVENTARIOS DE LAS EMPRESAS PÚBLICAS DE
MEDELLÍN
Fecha:
05/05/2020
Autores:
DIANA SACRISTAN CASTAÑEDA
CÓDIGO 1111640060
RICARDO POSADA MONSALVE
CÓDIGO 1321980127
YAZMÍN PILAR BERMÚDEZ URREGO
CÓDIGO 1922010394
GISELA RAYO BONILLA
CÓDIGO 1511021824
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
2020
Contenido
INTRODUCCION
1. Plan de gestión de proyecto 4
1.1 Ciclo de vida del proyecto 4
1.1.1 Fase 1-Levantamiento de información 4
1.1.2 Fase 2 – Consolidación y análisis 7
1.1.3 Fase 3 – Documentación 8
1.1.4. Fase 4 – Entrega y ajustes 11
1.1.5. Fase 5 – Capacitación 11
1.1.6. Fase 6 – Aprobación 11
2. Plan de gestión del alcance: 14
27
3.Plan de Gestión del tiempo 28
3.1. Herramienta para elaboración del cronograma o programación. 28
3.2 Grado de precisión de las estimaciones que estoy definiendo al tiempo 28
3.3 Estimación de la reserva de contingencia. 29
3.4 Proceso para actualizar línea de tiempo y periodicidad para actualizar línea base de tiempo.
29
3.5 Rangos de tolerancia definidos en caso de desvíos que se presenten al cronograma 1
3.6 Medición del avance de cada actividad 1
3.7 Cuentas de control para hacer seguimiento al tiempo 1
3.8 Metodología, forma y periodicidad definida para reportar avances, incluyendo las fórmulas
que usare. 2
3.9 Cronograma (incluye, duraciones, recursos humanos, materiales requeridos y fechas) 2
4. Plan de Gestión del costo 4
4.1 Línea base de costos 4
4.2 Soporte de cálculo de los costos del proyecto y moneda 5
4.3 Nivel de precisión o exactitud que se va a utilizar en las estimaciones de los costos y
variación % en ella, limites si el costo varía. 1
4.4 Técnicas se usarán para el control y monitoreo de los costos (valor ganado) 1
4.5 Plan por activar si las variaciones sobrepasan los límites 2
4.6 Formato(s) a usar para los informes de seguimiento de costos 3
INTRODUCCIÓN
En la actualidad, dada la globalización de los mercados uno de los factores trascendentales para
el éxito de una empresa es la Calidad de sus productos o servicios. En las últimas décadas existe
una tendencia mundial por parte de los clientes hacia requisitos más exigentes respecto a la
Calidad, al mismo tiempo se está produciendo una creciente toma de conciencia relacionada con
el rendimiento económico visto desde el mejoramiento sistemático de los procesos. De esta
manera los productos y servicios presentan estándares de comercialización y fabricación lo cual
les permite cumplir con requisitos y normas en el mercado donde incursionan. Cada día crece la
exigencia de estos estándares en todos los países, motivo por el cual una certificación
internacional se plantea como una necesidad a fin de permanecer competitivos e incursionar en
nuevos nichos de mercado. El análisis y desarrollo de la metodología bajo los procesos de
planificación de la guía PMI, está orientado a diez áreas del conocimiento como la integración,
alcance, cronograma, costo, calidad, recursos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones e
interesados, permitiendo la programación y el control de las actividades del proyecto durante la
realización y ejecución del mismo. Estos conceptos establecen la base para coordinar los recursos
humanos, equipos, materiales y sistema financiero, brindando una ayuda al momento de
administrar, analizar, planificar, dirigir, controlar, evaluar y modificar cualquier actividad
relacionada con el proyecto, logrando así los objetivos planteados. (Castellanos, 2013)
Como caso de estudio se presenta la empresa EMPRESA PÚBLICAS DE MEDELLÍN- EPM,

para el análisis y desarrollo de la metodología bajo los procesos de planificación de la guía PMI,
donde se estudiará el estado actual de la empresa y su entorno; logrando diagnosticar los aspectos
internos (Fortalezas y Debilidades) y externos (Oportunidades y Amenazas). Para el análisis y
desarrollo de la metodología, se evaluará su estructura organizacional teniendo en cuenta que se
inicia estableciendo las necesidades del cliente y realizando un pre-diseño de gestión de calidad;
una vez aprobado por parte de los interesados, se elaboran los entregables necesarios, para luego
organizar un presupuesto y finalmente ejecutarlos. Para la elaboración del análisis y desarrollo de
la metodología de la empresa, se tendrá como guía el libro denominado PMBOK (Guía de los
fundamentos para la dirección de proyectos), que ha sido desarrollado por el PMI y corresponde a
la guía que “identifica lo que constituye el cuerpo de conocimiento en gerencia de proyectos
generalmente reconocido como buenas prácticas, cuyo conocimiento es aplicable a la mayoría
de los proyectos y cuyos lineamientos y prácticas pueden mejorar el éxito de los proyectos…”
(Guerrero Moreno G. , 2013)
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Realizar el análisis y desarrollo de la metodología bajo los procesos de planificación de la guía
PMI para el mejoramiento del plan de rotación y materiales inmovilizados para la dirección de
costos de inventarios de EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
● Diagnosticar las condiciones actuales cumplimiento de estándares, métricas y estructura
de EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN, en su plan de gestión de calidad.
● Analizar y determinar el estado actual de cumplimiento de los estándares de gestión de
calidad a EMPRESAS PUBLICAS DE MEDELLIN para elaborar la metodología bajo
los procesos de planificación de la guía PMI, teniendo en cuenta las áreas de
conocimiento alcance, cronograma, costo, calidad, recursos, comunicaciones, riesgos,
adquisiciones e interesados.
● Desarrollar la metodología bajo los procesos de planificación de la guía PMI para
determinar la estructura y asegurar la calidad de acuerdo a resultados obtenidos del
diagnóstico y el análisis del proceso en EPM.

1. Plan de la Gerencia de la Calidad
1.1 CRONOGRAMA
Para la elaboración y ejecución del plan de la Gerencia de la Calidad “análisis y desarrollo de la
metodología bajo los procesos de planificación de la guía PMI para la empresa EMPRESAS
PUBLICAS DE MEDELLIN ”, se elaboró el siguiente cronograma
Tabla 1.
Cronograma del Proyecto
Cronograma Planificación, aseguramiento y Control de la Calidad en el proyecto EPM

Diagrama de barras
Fase Actividad Abr May Jun Jul Ago

Acta de constitución del
Planificación proyecto
Aseguramiento
Control
Lista de Actividades
Lista de actividades Fecha Inicio Fecha Fin

Sesión definición constitución
del proyecto Abr 05 Abr 05
(este es un ejemplo de lo que podemos hacer ABRIL A OCTUBRE/2020)

El diagrama de flujo del cronograma del proyecto “análisis y desarrollo de la metodología bajo
los procesos de planificación de la guía PMI para la empresa ” EMPRESAS PUBLICAS DE
MEDELLÍN -EPM.”
La Gestión de la Calidad del Proyecto
Incluye los procesos y actividades de la organización ejecutora que establecen las políticas de
calidad, los objetivos y las responsabilidades de calidad para que el proyecto satisfaga las
necesidades para las que fue acometido. La planificación de la gestión de la calidad es el proceso
que identifica los requisitos y/o estándares de calidad para el proyecto y sus entregables, así como
de documentar cómo el proyecto demostrará el cumplimiento con los mismos. El beneficio clave
de este proceso es que proporciona guía y dirección sobre cómo se gestionará y validará la
calidad a lo largo del proyecto.
CRONOGRAMA: Abril de 2020 – Agosto de 2020

ESPACIO: EMPRESA PÚBLICAS DE MEDELLÍN - EPM /Se encuentra ubicada en el sector
industrial y comercial del Estado, domiciliada en la ciudad de Medellín, Colombia, Carrera 58 #
42-125 es una empresa industrial y comercial del Estado del orden municipal.
TEMÁTICA: Administración de Calidad. Contemplando todos los procesos de la compañía.
FIGURA 2: CIFRAS DE CERTIFICACIONES ISO 9001 AVALADAS EN CENTRO Y SUR AMÉRICA DEL AÑO 1993 AL AÑO 2016.
FUENTE: ISO (2017) 2
2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
La implementación de un sistema de gestión de calidad se ha convertido en una exigencia
estratégica para toda empresa que quiera ser reconocida en el mercado y adquirir un elevado nivel
de competitividad. Por tal motivo, la implementación de la norma ISO 9001:2015 se convierte en
una herramienta básica de toda gestión empresarial que permitirá a la organización establecer una
metodología para la mejora continua, conducirá a la satisfacción de las necesidades del cliente, y
servirá como punto de partida para la implementación de otros sistemas de gestión como el
medioambiental o la prevención de riesgos laborales

Para EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN, la implementación de un Sistema Gestión de
la Calidad no se concibe como un fin, sino como un medio para el desarrollo de una dinámica de
mejora continua dentro de la organización.
● ¿Cuenta la empresa con una política de calidad definida?
● ¿Puede la empresa asegurar la calidad de los productos y/o servicios que ofrece en
conformidad con un estándar internacional que genere seguridad y confianza en sus
clientes?
● ¿Ha perdido la organización oportunidades de negocio por falta de un Sistema de Gestión
de Calidad certificado?
● ¿Ha difundido la empresa el direccionamiento estratégico enfocado hacia la calidad a
todos los integrantes que conforman los procesos de la compañía?
● ¿Es la empresa competitiva frente a los estándares de calidad exigidos actualmente en el
mercado?
● ¿Existen indicadores que permitan medir la calidad de los servicios que se prestan?
● ¿Tiene la empresa definidos sus objetivos de calidad?
● ¿Cuenta la compañía con un manual de calidad en el cual se contempla la gestión de la
empresa y el compromiso de ésta frente a la calidad?
2.1 Fundamentación del proyecto
2.1.1. Marco contextual
EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P.: Se encuentra ubicada en el sector industrial y
comercial del Estado, domiciliada en la ciudad de Medellín es una empresa industrial y comercial
del Estado del orden municipal, y en cuyo pensamiento estratégico se define desde su misión y
visión (grupo EPM, 2014, pg 7):
Misión: Somos un grupo empresarial multi-latino, de origen colombiano y naturaleza
pública, que genera bienestar y desarrollo con equidad en los entornos donde
participa, mediante la prestación responsable e integral de soluciones en energía,
aguas, aseo y tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC)
Visión: En el 2022 el Grupo EPM habrá logrado posicionarse entre las 50 primeras
multilatinas por ingresos, con énfasis en Colombia, Centroamérica, Brasil, Chile,
Perú y México, siendo referente en excelencia operativa, reputación y transparencia;
ofreciendo a los clientes y al mercado un portafolio integral de soluciones
competitivas en energía, aguas, aseo y tecnologías de la información y las
comunicaciones (TIC), fundamentadas en prácticas socialmente responsables con
todos los grupos de interés.
Su objeto social, consiste en: “la prestación de servicios públicos domiciliarios de acueducto,
alcantarillado, energía, distribución de gas combustible, telefonía pública básica conmutada y
telefonía local móvil en el sector rural, y demás servicios de telecomunicaciones y prestar el
servicio público domiciliario de aseo, así como las actividades complementarias de todos y cada
uno de estos servicios públicos y el tratamiento y aprovechamiento de las basuras.
Su patrimonio y sus rentas son propios y están totalmente separados de los bienes y de los fondos
comunes del Municipio de Medellín. EPM no cuenta con aportes externos diferentes a la
facturación por la prestación de sus servicios.

Sus transferencias anuales al Municipio de Medellín, su dueño, son destinadas íntegramente a
inversión social. Por su dinámica empresarial, EPM se ha convertido en una de las mayores
empleadoras de la región.
Gracias a las transferencias económicas que entrega por ley y a la protección de los recursos
naturales, progresan los municipios localizados en las zonas de influencia de sus obras y
proyectos. También aporta a la calidad de vida de los sectores más desprotegidos de la población
a través de los subsidios por tarifas y de programas con gran impacto social.
Por sus ejecutorias en el campo de los servicios públicos y por su sólida proyección nacional e
internacional, EPM fue elegida la mejor empresa del siglo XX en Colombia.
Propósito: Aportar al desarrollo de territorios sostenibles y competitivos en las áreas de
influencia, actuales y potenciales del Grupo EPM, a través de programas y proyectos de gestión
social y ambiental que propicien el cuidado de los recursos naturales y el uso de los servicios
públicos.
En Aguas: El compromiso de EPM con la calidad de vida de las comunidades servidas ha sido
total, y ello ha incentivado la búsqueda de la excelencia en cuanto a disponibilidad y calidad de
las aguas suministradas por la entidad.
Desde su creación, EPM ha desarrollado los procesos de gestión de cuencas, captación,
transporte, tratamiento y distribución de agua potable, para garantizar el suministro de agua de la
más alta calidad a sus usuarios.
Avanzando en su concepto el ciclo del agua, EPM asumió el gran reto del Programa de
Saneamiento del Río Medellín y sus quebradas Afluentes. Este inició con una obra altamente
innovadora para la época: la planta de aguas residuales El Retiro, situada en el Oriente
antioqueño, planta de aguas residuales San Fernando, en el municipio de Itagüí, al Sur del Valle
de Aburrá y planta de tratamiento de aguas residuales San Fernando fue pionera en Colombia en
la tecnología de tratamiento de aguas residuales y aprovechamiento de los subproductos
generados en sus instalaciones, como la producción de energía eléctrica a partir del metano
proveniente de la biodigestión de los lodos.
En Energía: EPM avanza en la investigación para el aprovechamiento de las distintas fuentes
energéticas del país y en la búsqueda de opciones para su crecimiento nacional e internacional, se
ha enfocado en garantizar los requerimientos de la demanda a través de la construcción de
proyectos hidroeléctricos y termoeléctricos, de redes de transmisión y distribución, con la más
avanzada tecnología.
Además, ha sido pionera en exigentes procesos asociados a estos desarrollos, como los centros de
Control de Energía, el mantenimiento en línea viva y los sistemas para el control de pérdidas,
medición y prepago de energía por parte del usuario.
Caso especial lo constituye el parque eólico Jepírachi, en La Guajira, primero y único en su
género en el país, un paso adelante en la exploración de nuevas alternativas energéticas.
En el campo de la investigación se constituyó ARTICA, Alianza Regional para la Investigación
en Tecnologías Informáticas y de Comunicaciones Aplicadas, en la cual participan también EPM
Telecomunicaciones UNE, la IPS Universitaria y las universidades de Antioquia, Nacional sede
Medellín, Pontificia Bolivariana, EAFIT e ICESI.

De otro lado, se creó el centro de Investigación e Innovación en Energía (CIIEN), un modelo de
alianza estratégica emprendido con la Universidad Pontificia Bolivariana, la Universidad
Nacional sede Medellín, la Universidad de Antioquia y el Instituto tecnológico Metropolitano,
enfocado en la Investigación y Desarrollo de soluciones para el mercado energético.
EPM cree en la ciencia y en la tecnología como agente fundamental de cambio en la sociedad
actual y por eso se involucró de lleno en este proyecto. Ruta N ya es una realidad. Con su
constitución se dio un salto gigantesco no sólo para propiciar ese cambio de manera decidida,
sino, lo más importante, para darle sostenibilidad en el tiempo.
El compromiso principal de dicha empresa es el de prestar un servicio de calidad a sus clientes,
mediante la adaptación, absorción y adecuación de tecnologías de última generación en todos sus
servicios, y ha incursionado en el desarrollo de Ciencia, Tecnología e Innovación de manera
decidida y directa.
Para diseñar la estrategia que garantice una eficiente gestión de inventarios en la empresa por
medio de la cual se puedan reducir los costos totales de los mismos e identificar la causa raíz de
la baja rotación y aumentar el número de veces la rotación e identificar los factores internos y
externos del costo de almacenamiento, a continuación, se presenta el plan integral de gestión de
proyecto:
1.1.1 Fase 1-Levantamiento de información
El levantamiento de información para el presente proyecto se realizará en los diferentes de la
compañía Empresas Públicas de Medellín a través de la cadena del ciclo de suministro de bienes
y servicios, dónde la información será recopilada como fuente primaria a través de la entrevista
con los dueños de cada proceso y complementada con investigación de fuentes secundarias, o
consulta de fuentes secundarias, de tal manera que se pueda con ello tener una visual del
funcionamiento interno de la compañía, el cómo esto afecta directamente el nivel de rotación los
materiales inmovilizados y por ende los costos generales de inventarios, para con ello presentar
una adecuada propuesta de mejoramiento acorde a las necesidades actuales de la compañía.
En ese sentido se levantará información en primera instancia sobre las metodologías de
planeación en el proceso Suministro de bienes y servicios, y como afecta esto la gestión de
materiales. Posteriormente, se evaluará el proceso de gestión de categorías y la perfilación de los
grupos de materiales, para pasar luego a la gestión de proveedores donde se recabará información
sobre los abastecimientos, políticas de la compañía de manejo, negociaciones en general,
documentos técnicos y legales requeridos por ambas partes. A sí mismo, se estudiará y recopilará
información sobre entrada y gestión de materiales, así como la gestión de su negociación, de tal
manera que se permita reconocer en gran medida la gestión del proceso y todos los eslabones que
le compongan recabando información útil y que permita el establecer un plan de mejoramiento
sobre la rotación y materiales inmovilizados para la reducción de costos.
En la presente figura es posible observar el ciclo de suministro de bienes y servicios de la
compañía, aspecto sobre el cual se pretende levantar la información pertinente para el logro del
presente proyecto:
Fuente: Empresas Públicas de Medellín. Mapa de procesos. Consultoría externa contratada por
EPM. Medellín, 2016 - actualmente.
1.1.1.1 Matriz de entrevistas y dueños de procesos para el levantamiento de información
Proceso Dueño Objetivo
Planificación Áreas operativas: Identificar las metodologías de
operativa Hernando Cuartas -Negocios de planeación, para comprender su
agua interacción con la gestión de los
Jorge Robledo -Negocios de materiales
energía
Gestión de Hugo Cárdenas Identificar cómo gestionan el
categorías conocimiento de bienes y servicios,
como hacen las definiciones de los
perfiles de categorías -grupos
especializados de materiales-
Gestión de Hugo Cárdenas Conocer los procedimientos que

proveedores realizan para medir el
desempeño de los proveedores y su
relacionamiento
Gestión de Mónica Hechell Conocer la estrategia de negociación
abastecimiento de bienes y servicios para atender las
necesidades de los clientes
Gestión de Gabriel Ramírez Comprender la gestión relacionada
materiales con los materiales desde su recibo,
hasta su abastecimiento, control,
ajustes de novedades, bajas de
bienes, e inmovilidad etc.
Fuente: Producción propia. Matriz de entrevistas
Para la etapa inicial del proceso de investigación, se realizaron reuniones con la gerencia
de la compañía y las personas que intervienen en todo el proceso del control de los inventarios.
En estas reuniones se acordaron fechas y responsabilidades del proyecto que se iba a realizar para
la empresa. Para ese entonces se hizo un primer recorrido por la empresa haciendo énfasis en la
bodega de almacenamiento.
1.1.2 Fase 2 – Consolidación y análisis
En esta fase, se reunirá, organizará y se analizará la información levantada en la fase 1, de
acuerdo con el cronograma propuesto a continuación:

Fuente: Producción propia. Cronograma de consolidación y análisis de la información.
1.1.2.1 Métodos y técnicas de recolección de información
Para este trabajo se utilizarán los siguientes métodos de recolección de información:
Documentación bibliográfica: Se realizarán lecturas de varias fuentes bibliográficas, de esta
información recopilada se seleccionó aquella que tenía mayor relación con los temas a tratar y se
hizo un resumen de esta. En algunos casos puntuales, por la importancia en el contenido se
sacaron datos textuales citando las fuentes de estos.
Diagrama de flujo: Por medio del análisis del diagrama de flujo se analiza y detalla el proceso
del manejo de los inventarios desde la entrada de los materiales, pasando por su almacenamiento
hasta sus órdenes de salida.

Fuente: EPM. Proceso de gestión de materiales -Documentos de trabajo-. Medellín, 2015.
1.1.2.2. Instrumentos de recolección de la información
Para recopilar y estructurar la información del manejo de la bodega de inventarios, se diseñará un
formato técnico en el cual se registrarán los datos más relevantes, aquellos que podrían llevar a
concluir premisas que se tenían.
Dicho formato tiene información sobre el tipo de producto, procedencia, usos, datos del proceso y
datos del responsable, con el fin de tener una visión más clara del proceso, así como las
dificultades que surgen en este.
1.1.3 Fase 3 – Documentación
1.1.3.1. Producción de documentos: Los documentos que se producirán en el desarrollo del
proyecto se construirán, asegurarán y se controlarán de conformidad con la siguiente tabla de
control de documentos:
Fuente: Politécnico Gran colombiano. Especialización en gerencia de proyectos en inteligencia
de negocios. Unidad 2. Escenario 3. Plan integral para la dirección de proyectos. Figura 6:
Tabla de control de documentos para el proyecto. Definición del plan de gestión de seguridad de
la información.
Características de la tabla de control:
a- Documento en Excel
b- El versionamiento de los documentos se realizará con las siguientes convenciones
Fuente: Politécnico Gran colombiano. Especialización en gerencia de proyectos en inteligencia
de negocios. Unidad 2. Escenario 3. Plan integral para la dirección de proyectos. Figura 6:
Tabla de control de documentos para el proyecto. Definición del plan de gestión de seguridad de
la información.
c- Repositorios, los documentos se ubicarán en una carpeta compartida con el equipo de proyecto
en el drive creado por el equipo en la siguiente ruta:
https://drive.google.com/drive/folders/1D0T57HWNDZi2xFT5VLmMYpc9GQJ_nyxK
d- Gestión de la configuración, para el control documental se ha establecido la metodología a
seguir en los numerales 1 (producción de documentos) y 2 (aprobación de documentos) de la
presente entrega.
1.1.3.2. Aprobación de documentos
Los documentos del proyecto se clasifican en dos categorías según su nivel de aprobación:
categoría facilitativos y categoría estratégicos.

Los facilitativos, como su nombre lo indica, son aquellos que se producen a lo largo del
proyecto y acompañan su gestión, desarrollo y entendimiento, sin afectar o impactar acciones
fundamentales. Estos documentos no requieren aprobación del comité, ni del patrocinador.
Los documentos estratégicos, son el conjunto de políticas, normas y metodologías a
implementar que impactarán la forma de hacer las cosas y que pueden producir cambios, entre
estos se encuentran los entregables del proyecto, tales como: el informe de causas, el flujo de
procesos y el diseño de la estrategia, entre otros.
Para estos documentos, el primer nivel de aprobación, será a cargo del patrocinador del
proyecto, el segundo nivel el gerente del proyecto y el tercer nivel de aprobación estará a cargo
del equipo de proyecto.
1.1.3.3. Plan de gestión de seguridad de la información
Los documentos y la información producida en desarrollo del presente proyecto tendrán niveles
de consulta y de seguridad conforme a los niveles de aprobación:
a- Documentos facilitativos: información restringida dentro de la empresa.
b- Documentos estratégicos de procesos: información confidencial
c- Documentos públicos: información de consulta para el desarrollo del proyecto.
1.1.4. Fase 4 – Entrega y ajustes
La entrega se realizará en una reunión de socialización, en la cual se aclaran dudas y se
recibe la solicitud de ajustes de acuerdo con la retroalimentación del patrocinador y su equipo.

El patrocinador y su equipo tendrán un tiempo de 5 días hábiles para analizar y aprobar, después
de haber recibido los ajustes solicitados en la retroalimentación.
1.1.5. Fase 5 – Capacitación

En cada reunión de socialización de cada uno de los entregables, el patrocinador y su
equipo deben indicar las personas de la compañía a las cuales se les debe presentar la
socialización del entregable y capacitarlos según aplique.
Dichas capacitaciones deben ser acordadas previamente y programadas por la compañía,
para asegurar la participación de las personas seleccionadas.
1.1.6. Fase 6 – Aprobación
En esta fase se obtiene la aprobación del producto u entregables finales y se obtienen
registros de aprobación para proceder a cerrar el proyecto.
La aprobación de cada uno de los entregables por parte de la compañía debe ser formalizada
mediante una comunicación escrita en la cual mencione el nombre del documento y su versión,
firmada por el patrocinador del proyecto.
1.1.6.1. Plan de gestión de cambios
En la gestión de cambios para la compañía se definirá en primera instancia el comité de cambios,
quienes se encargarán de aprobar o rechazar los cambios solicitados, conformado como agente
externo de control en el proceso y compuesto por:
● Director del proyecto: Designado entre los estudiantes participantes
● Cliente final: Compañía Empresas Públicas de Medellín
● Patrocinador: Agente externo con interés y participación en el proyecto

Ahora, los cambios se administrarán de acuerdo con las restricciones de alcance, cronograma,
costo y calidad, entre otros. Para realizar la herramienta de control de cambios se tomarán como
entradas: El presente plan de proyecto, sirviendo como insumo de dirección, informes de
desempeño, solicitudes de cambios y/o ajustes que serán recibidas por el equipo quien analizará
en los comités de seguimiento estas solicitudes y su impacto para definir riesgos, oportunidades,
métricas, ampliación de cronograma y/o recursos, según aplique.
El comité de seguimiento, asignará un espacio de su sesión para la gestión de cambios
donde a partir de dichos encuentros y compartir un juicio sobre los mismos, y revisando la
herramienta de control se permitirá aprobar o no dichas solicitudes.
El comité de cambios sesionará de manera extraordinaria cada vez que se requiera, de
conformidad con las solicitudes de cambio del cliente, este comité estará conformado por el
patrocinador, el director de proyecto y el cliente representado en un directivo de la unidad de
almacenes de EPM.
Las aprobaciones se formalizarán mediante el acta de dicho comité.
1.1.6.1.1 Plantilla para solicitudes y aprobación de cambios.

Fuente: Elaboración propia a partir de Información brindada en clase. Figura 7: plantilla
herramienta base para la solicitud y aprobación de cambios.

1.1.6.1.4 Acciones por ejecutar para evaluar el impacto de los cambios solicitados (con énfasis
en alcance, cronograma, costos y calidad).
Alcance:
● Revisión en torno a los resultados obtenidos frente a los objetivos planteados: ¿fue
alcanzada la población esperada? ¿se realizó el cubrimiento geográfico esperado?
Cronograma:
● Evaluar el tiempo real de la ejecución versus el tiempo esperado antes del cambio.
● Revisar cambios generales en ejecución del cronograma.
Costos:
● Análisis de resultados financieros, contables y económicos del proyecto. Medición de
resultados en torno a la variación de los resultados esperados (VAN, TIR, utilidades,
estados de resultado, flujos de caja)
Calidad
● Estado de proyecto, medición cuantificable de la eficacia
. Formato de cambios aprobados.
● Revisión de cierres administrativos y notas finales.
2. Plan de gestión del alcance:

2.1 Planear la gestión del alcance:
2.1.1. Enunciado o declaración del alcance
Una vez finalizada la ejecución de la fase 1 de levantamiento de la información y con los
resultados de las entrevistas y la observación del sistema de administración del inventario, así
como la metodología implementada actualmente por EPM, se podrá validar el siguiente alcance
propuesto y ser plasmado definitivamente en la declaración del alcance:
Alcance del proyecto: El presente proyecto tiene alcance en el ciclo de suministros de
bienes y servicios de la compañía Empresas Públicas de Medellín teniendo incidencia directa
sobre las áreas: Planificación operativa, Gestión de categorías, Gestión de proveedores, Gestión
de abastecimientos, Gestión de materiales, Gestión de cuentas por pagar, seguimiento y mejora a
la gestión.
Alcance del producto: Como funcionalidad y producto final el presente proyecto pretende
convertirse en una herramienta insumo para la reducción de costos de inventarios de la compañía
Empresas Públicas de Medellín a través de la creación de un plan para el mejoramiento de
rotación y materiales inmovilizados
Para lo anterior se realizará procedimiento para preparar una segunda acta de constitución que la
llamaremos “declaración de alcance” construida a través de
Establecido a través de encuentros y entrevistas con personal de la compañía, y
levantamiento de información teniendo en cuenta el propósito del proyecto y los objetivos de la
organización. Se definirán a groso modo los objetivos del proyecto y los factores críticos de éxito
del mismo, se plasmarán propuestas y definirán entregables y se tendrán en cuenta también temas
de limitaciones del proyecto con el objetivo de mejorar la contextualización del mismo:
Alineamiento del proyecto Objetivos estratégicos de la compañía: Tal cual como enuncia
en su página web, el principal objetivo de Grupo Epm es

incrementar valor para los grupos de interés ello a través del
crecimiento en mercados y negocios y fortalecer relaciones
con los grupos de interés.
Frente a operaciones se encuentra: optimizar la gestión de
activos, atender integralmente al cliente, optimizar procesos y
fortalecer la gestión de proyectos.
Propósitos del proyecto: Mejorar el plan de rotación y
materiales inmovilizados para la reducción de costos de
inventario. Se apunta al objetivo estratégico optimizar
procesos.
Objetivos del proyecto Costo: Reducción de costos de inventarios
Tiempo: Mejorar la rotación de inventarios, reducción de
tiempos en el manejo del mismo.
Alcance: Ciclo de bienes y suministros compañía EPM
Calidad: Mejorar eficacia del proceso
Factores críticos de éxito del

● Reducción de costos.
proyecto
● Conocimiento de la compañía.
● Equipo de trabajo.
● Ciclo de bienes y suministros eficiente.

● Conocimiento de la empresa
Desarrollo de la propuesta Generación de las mejoras al enunciado del alcance
previamente propuesto.
Descripción de los Arranque del sistema, documentación del proyecto y alcance,
entregables gestión del proyecto.
Contexto del proyecto Limitaciones geográficas: Empresa Empresas públicas de
Medellín, en su proceso Ciclo de bienes y suministros.
Limitaciones de información: de acuerdo a lo suministrado en
las entrevistas y restricciones por información confidencial.
2.1.2 Creación y aprobación de la EDT - estructura de desglose de trabajo
Para la creación de la estructura de desglose de trabajo se debe de tomar en cuenta que
todo el equipo de trabajo debe involucrarse en su elaboración, en ese sentido se buscará dividir el
proyecto en diversos entregables para facilitar la planeación. En ese sentido, para la compañía
EPM y el presente proyecto se realiza la EDT posterior a una definición clara del proyecto a
elaborar donde de acuerdo a las necesidades detectadas se definen las siguientes fases y proyectos
de trabajo.
Estructura de desglose de trabajo

Fuente: elaboración propia, basada en Ingenio Soluciones Integrales. Documentación de
Proyectos. Recuperado el 9 de febrero de 2020, de
https://ingeniosolucionesintegrales.files.wordpress.com/2012/02/edt.png
2.1.3 Proceso para validar y controlar el alcance
2.1.3.1 validación del alcance
Para realizar la validación del alcance en primera instancia se deberán tener las siguientes
entradas de proceso
Entradas de proceso Proceso salidas
● Plan de gestión del ● Verificación de que el ● Aceptación de los
proyecto: Enunciado del proyecto cumpla con lo entregables: en el cual se
pactado con la compañía

alcance y el alcance apunte al valida el alcance
cumplimiento de los
● Requerimientos iniciales ● Solicitudes de mejora: En
objetivos estratégicos
de la compañía. caso de ser requeridas.
● Inspección del proyecto
● Información de
desempeño del trabajo

● Toma de decisión: se
tomará la decisión sobre ● Mejora de documentos
si se acepta o no el
alcance.
Fuente: Elaboración propia a partir de la información contenida en:
https://www.gladysgbegnedji.com/validar-el-alcance/
2.1.3.2 control del alcance
Para realizar el control del alcance y verificar con ello entonces que exista una
implementación de todas las solicitudes aprobadas, y con ello realizar un adecuado control de
calidad del mismo.
Entradas de proceso Proceso salidas
● Plan de gestión del ● Se analizan las ● Información del
proyecto: Enunciado del variaciones y cambios desempeño del trabajo.
alcance presentados, su
● Actualizaciones y
pertinencia o no y las
● Datos de desempeño del solicitudes de cambio
cifras recabadas
trabajo generadas
● Información sobre
desempeño del trabajo.
● Informes de desempeño
de trabajo
● Estado de la organización
y análisis de impactos
Fuente: elaboración propia a partir de la información recogida en:
https://www.gladysgbegnedji.com/controlar-el-alcance/
2.1.3.3 Documentación y seguimiento
Para realizar la documentación y seguimiento a los cambios se propone el presente
formato, registrando entonces tanto los cambios solicitados como la gestión de los mismos y las
actividades adicionales solicitadas debido a ello, el presente servirá de como insumo al plan
subsidiario de gestión de requisitos

Fuente: Elaboración propia
Plan de Gestión de Requisitos
Mejoramiento del Plan de Rotación y Materiales Inmovilizados para la

Proyecto
reducción de costos de Inventarios de las Empresas Públicas de Medellín
Gerente del Gilberto Zapata González
Proyecto
Aprobación Carlos Andrés Puerta
PLAN DE GESTIÓN DE REQUISITOS
Actividades Los requisitos se establecen de acuerdo a los interesados del proyecto, durante
el proceso de iniciación y planificación del mismo.
1. Acceso a la información de inventarios de EPM
2. Identificar como EPM viene administrando su gestión de inventarios, ya

que actualmente tienen inmovilizados por más de 10 años.
3. Identificar qué métodos manejan para el control de inventarios como:
Costeo ABC (método consiste en identificar tres grandes grupos los cuales se
nombrarán A, B y C). Método UEPS (Últimos en entrar, primeros en salir)
entre otros.
4. Identificar los métodos eficientes y eficaces para la toma de inventarios.
Entre otros.
5. Realizar visitas mensuales a la compañía o reuniones quincenales para
consolidar la información que se vaya recogiendo de la empresa, en nuestro
caso está el Gerente de proyecto quien nos retroalimenta esta información.
6. Establecer Indicadores, a través de los que se evalúa la eficiencia del
proceso de gestión de inventarios (Rotación de inventarios, para conocer el
tiempo que se demora la mercancía en la bodega y definir la eficiencia en
ventas; tiempo de despacho, con el fin de identificar si la distribución de la
mercancía dentro de la bodega es eficiente, precisión de inventarios a fin de
analizar las afectaciones).
7. Calcular el indicador de utilización de la bodega, con el cual se espera
determinar el espacio real de la bodega ocupado por los diferentes productos
que conforman el inventario de la empresa.
Configuración Para las actividades de cambio a los requisitos se realizará lo siguiente:

1. Los interesados dentro del proyecto, se acercará a EPM en la oficina del
proyecto, y presentará la Solicitud de cambio, con las especificaciones
requeridas.
2. El comité de control de cambios estudia en qué afecta el cambio ya sea
positiva o negativamente en cualquier nivel y genera la respuesta de
aprobación o no.
3. De ser aprobado se establecerá el cambio con su respectiva versión
actualizada.
4. Finalmente se realiza el debido seguimiento sobre el cambio generado.
Priorización La priorización de los requisitos se ejecutará de acuerdo al nivel de duración y
estado de cada requisito.
Este proceso será elaborado por el equipo de gestión del proyecto durante la
planificación del mismo, y será aprobado por el patrocinador del proyecto el
señor Carlos Andrés Puerta.
Estructura En la matriz de trazabilidad se vinculan el origen de los requisitos y se
monitorean a lo largo de todas las fases del proyecto.
En el control de cambios se evidenciará:
Versión Fecha Realizada por Revisada por Motiv Aprobada por
o
2.1.4 Diccionario de la EDT
PROYECTO: Mejoramiento del Plan de Rotación y Materiales Inmovilizados para la Reducción de
Costos de Inventarios de las Empresas Públicas de Medellín.
Descripción: Se detalla claramente todo el proceso de la

Entregable/Fase 1: Gestión del
gestión que se desarrollará, mediante un conjunto de
Proyecto
metodologías para planificar y dirigir el proyecto.
Tiempo
Asignado a: Gilberto Zapata Fecha de Entrega:11 de febrero de 2020 Estimado:1
mes
Entregable: Plan de gestión del proyecto
Paquete 1.1 Planificación: se concretan todas las necesidades para la elaboración de la planificación
de la propuesta de mejoramiento, estableciendo el impacto que tendrá cada una de ellas dentro del
desarrollo del proyecto.
Paquete 1.2 Requisitos de Alcance: Se determinará el trabajo que se necesita para lograr o desarrollar
el mejoramiento del plan de rotación con las características de este producto.
Paquete 1.3 Necesidades y requisitos de costo: Evaluación de los costos durante cada una de las fases
y cumplir con los requisitos del proyecto, se establece esta gestión con los cálculos iniciales del acta de
constitución.
Paquete 1.4 Cronograma: Se lleva a cabo para establecer los procedimientos, las políticas y los
documentos necesarios de acuerdo al tiempo
Paquete 1.5 Riesgos Asociados: mediante una lluvia de ideas, se realizarán tareas que permitan
evidenciar, impedir o minimizar un riesgo que pongan en peligro la ejecución de los objetivos y de los
entregables propuestos.
Paquete 1.6 Gestión de Calidad: se llevará a cabo por el gerente del proyecto para certificar que se
respeten los procedimientos que hacen parte del sistema de gestión de calidad (SGC).
Costos de Inventarios de las Empresas Públicas de Medellín
Descripción: Se realiza el análisis de la información
Entregable/Fase 2: Consolidación y derivada de las fuentes consultadas en EPM, con el fin de
Análisis de datos consolidar un documento que contenga todo el avance del
proyecto.
Tiempo Estimado:2
Asignado a: Jefaturas Fecha de Entrega: 27 marzo 2020
meses
Entregable: Documento con los avances del proyecto
Paquete 2.1 Requisitos del proyecto: Durante este proceso se definen y se documentan las
características del proyecto y de la propuesta de mejoramiento útiles para el avance del proyecto.
Paquete 2.2 Alternativas: Con ella el equipo del proyecto presenta todas las alternativas de
mejoramiento identificadas y que previamente se han analizado todas las opciones disponibles para
ejecutar y desarrollar el trabajo mediante una lluvia de ideas.
Paquete 2.3 Alternativas evaluadas: está definida para realizar la evaluación de las alternativas
seleccionadas de acuerdo al conocimiento de los expertos en gestión de inventarios, entre otros.
Entregable/Fase 3: Elecciones y Descripción: De acuerdo a las alternativas seleccionadas

con unas características definidas, se realiza la selección de
la herramienta o diseño de la estrategia de gestión de

recomendaciones
inventarios y proceder con pruebas que ayude a evidenciar
un mejoramiento de la misma.
Tiempo
Asignado a: Jefaturas Fecha de Entrega: 27 abril de 2020 Estimado:1
mes
Entregable: Documento de las herramientas o diseños seleccionados y check list con pruebas
realizadas
Paquete 3.1 Herramienta Adecuada: se selecciona el diseño que concuerde y cumpla con las
especificaciones necesarias para implementar una estrategia sólida de mejoramiento del Plan de
Rotación y Materiales Inmovilizados en EPM.
Paquete 3.2 Prueba Herramienta: se realizan las respectivas pruebas que queden consignados en un
check list para ir evidenciando los avances o correcciones de errores dentro del plan.
Descripción: Se determinan los servicios de apoyo con el
fin de dar a conocer mediante capacitaciones del uso

Entregable/Fase 4: Servicios de apoyo
eficiente del diseño de la estrategia de mejoramiento del
plan de inventarios y materiales inmovilizados.
Asignado a: Gerente del proyecto Fecha de Entrega: 27 de mayo de 2020 Tiempo
Estimado:1
mes
Entregable: Manual de uso del diseño de la estrategia del, plan de rotación y materiales inmovilizados
Paquete 4.1 Personal idóneo capacitado: Capacitar al personal directamente relacionado en el
proceso de inventarios de las Empresas Públicas de Medellín dando a conocer el diseño de la estrategia
para generar buenas prácticas en la implementación.
Paquete 4.2 Manual de uso de la herramienta: se construye un documento con el manual de uso del
diseño seleccionado y se cuente con las huellas del paso a paso de cómo utilizarla.
Descripción: Implementación del diseño de Mejoramiento
del Plan de Rotación y Materiales Inmovilizados para la

Entregable/Fase 5: Instalación
Reducción de Costos de Inventarios de las Empresas
Públicas de Medellín.
Fecha de Entrega: 31 de junio Tiempo Estimado:2

Asignado a: Jefaturas-Proveedores
de 2020 meses
Entregable: Diseño de la estrategia, sistema con cambios en su ejecución con bases de datos
actualizadas.
Paquete 5.1 Mejora del Sistema de acuerdo a la Herramienta Seleccionada: Se identifican todas
aquellas innovaciones en el sistema que logren optimizar la búsqueda de materiales.
Paquete 5.2 Base de Datos: Se realizará la instalación y configuración de la base de datos con la
información necesaria de acuerdo al tipo de material, usuarios autorizados, versiones actualizadas y
lograr una eficiencia en la búsqueda y comparaciones físico vs sistema.

Paquete 5.3 Instalación de la Herramienta Seleccionada: De acuerdo al diseño de la estrategia para
el mejoramiento del plan de gestión de inventarios seleccionado, se procede a la implementación en el
proceso.
2.2 Declaración del alcance
El alcance del proyecto está establecido en el diseño de una propuesta de solución para el
mejoramiento del control de los inventarios de Empresas Públicas de Medellín con inmovilidad
mayor a 10 años, mediante el análisis de datos, que permita reducir los costos totales del mismo,
orientado como una estrategia de la compañía.
El Proyecto se llevará a cabo en el departamento de Antioquia, en la ciudad de Medellín
en la Carrera 58 # 42-125.
En el desarrollo del proyecto se presentan los siguientes supuestos y restricciones:
Supuestos:
Acceso a la información requerida y en línea, apoyo de un buen patrocinador, permisos de
interacción con bases de datos, acceso libre a la empresa, equipo de proyecto consolidado,
aprobación del presupuesto, recursos tecnológicos y de telecomunicaciones, personal operativo a
disposición del proyecto.
Restricciones:
Pérdida de patrocinio del proyecto, normatividad interna que no permita la disminución
de inventarios, controles de auditorías que impidan a los directivos la toma de decisiones sobre el
inventario, gestión del cambio y cultura de los empleados que administran el inventario de la
compañía superar el presupuesto aprobado del proyecto, pérdida de tiempo del equipo de
proyecto, retraso en el cronograma por factores internos o externos.
Exclusiones del proyecto:
Dentro del alcance del proyecto no se contempla otras sedes de la compañía ubicadas en
otra ciudad, departamento o caso de extensión internacional, no se contemplan áreas adicionales
de aquellas con impacto directo para con el manejo de inventarios, no se excederá el tiempo de
trabajo acordado inicialmente para con la compañía, el presupuesto acordado no podrá
modificarse a menos que sea una causa justificable y aprobada por todos los grupos de interés del
proyecto.
3.Plan de Gestión del tiempo
3.1. Herramienta para elaboración del cronograma o programación.
Para la elaboración del cronograma del presente proyecto y con ello la programación se
realizará a través de un Diagrama de Gant que permita establecer tiempos de los procesos, si la
actividad se encuentra en ejecución, en proceso o aún no se ejecuta y el estado de la misma, a su
vez permitirá visualizar actividades claves de la ejecución.
3.2 Grado de precisión de las estimaciones que estoy definiendo al tiempo
Con una duración total de 8 meses para el proyecto comprendido en 5 fases se espera una
precisión mayor al 75% en la estimación del tiempo, de este modo se estiman tiempos adicionales
para las tareas en caso de improvistos, sin embargo, la gestión ideal del tiempo debe garantizar
que el proyecto se complete con la duración estimada inicialmente motivo por el cual se hace
necesario realizar gestiones sobre recursos de las actividades en caso de ser necesario para
alcanzar los objetivos.
3.3 Estimación de la reserva de contingencia.
Para la estimación de reserva de contingencia en el presente proyecto se estima el 25%
adicional de la duración programada en días para de dicho modo tomar en cuenta tiempo para
improvistos.
3.4 Proceso para actualizar línea de tiempo y periodicidad para actualizar línea base de
tiempo.
Es recomendable realizar revisiones periódicas sobre la ejecución de las fases y paquetes
del cronograma, en ese sentido deberá evaluarse semanalmente el cumplimiento de las
actividades o estado de alcance de los entregables para de dicho modo realizar las actualizaciones
de la línea base necesarias con prontitud.
Para realizar dicho proceso de actualización se tendrá entonces cuales son las actividades
de la ruta crítica, para de dicho modo determinar si el retraso tendrá incidencia o no sobre el
cumplimiento de objetivos de la fase. Posterior entonces, a detectar la anomalía de cumplimiento
se tendrá cuenta revisar el estado de cumplimiento de todas las actividades en ejecución en el
cronograma para de dicho modo si el retraso influye sobre la ruta crítica realizar un traslado de
recursos de las actividades que se encuentran en ejecución temprano u oportuna para realizar el
cambio, y generando nuevos hitos de ser necesario. El encargado de actualizar dichas cronograma
es el director del proyecto.

3.5 Rangos de tolerancia definidos en caso de desvíos que se presenten al cronograma
3.6 Medición del avance de cada actividad
Posterior a la definición de las fases, paquetes y actividades del proyecto, así como a
designar personal y recursos (incluyendo tiempo) a los mismos se procederá a trazar la línea base.
Durante la ejecución del proyecto de determinará entonces tomando en cuenta el Estimed Method
Valued utilizado al interior del diagrama de Gantt programado se comparará el tiempo de avance
versus el tiempo programado para determinar el porcentaje de ejecución del proyecto.
3.7 Cuentas de control para hacer seguimiento al tiempo
Las cuentas de control como agrupación de los paquetes de trabajo y puntos de integración
para el alcance, costo y recursos del proyecto son:
● Gestión del proyecto
● Consolidación y Análisis de datos
● Elecciones y recomendaciones
● Servicios de apoyo
● Instalación
3.8 Metodología, forma y periodicidad definida para reportar avances, incluyendo las
fórmulas que usare.
Se propone reportar avances semanales a través de la siguiente plantilla, estos serán
realizados por los encargados de cada fase y entregados al director de proyecto. El porcentaje de
ejecución se calcula como la proporción porcentual en días ejecutados frente a los días estimados
de ejecución
Días reales de ejecución *100 = Porcentaje de ejecución
Días programados de ejecución
Fuente: Elaboración propia.
3.9 Cronograma (incluye, duraciones, recursos humanos, materiales requeridos y fechas)

Fecha de
Fecha de
finalizació Enero Febrero Marzo Abril
inicio
n
S S S S S S S S S S S S S S S S
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Entregable/Fase 1: Gestión del
Responsable 12/01/2020 11/02/2020
Proyecto
Planificación
Entrevistas con Director del
dueños de procesos proyecto 12/01/2020 12/01/2020
Tabulación de Auxiliar del
información proyecto 13/01/2020 15/01/2020
Evaluación de la
Auxiliar del
Paquete metodología actual de
proyecto
1.1 inventarios 16/01/2020 16/01/2020
Investigación sobre
Auxiliar del
otras metodologías de
proyecto
manejos de inventario 17/01/2020 19/01/2020
Análisis de la Director del
información reunida proyecto 20/01/2020 20/01/2020
Junta para concretar Director del
necesidades proyecto 21/01/2020 21/01/2020
Redacción del plan de Director del
gestión del proyecto proyecto 12/01/2020 11/02/2020
Requisitos de
Alcance
Paquete Levantamiento de la Auxiliar del
1.2 información proyecto 22/01/2020 28/01/2020
Junta para definir Director del
requisitos de alcance proyecto 29/01/2020 29/01/2020
Necesidades y
Requisitos de costo
Paquete Evaluación de Director del
1.3 recursos del programa proyecto 30/01/2020 31/01/2020
Director del
Concretar costos
proyecto 1/02/2020 1/02/2020
Cronograma
Paquete
1.4 Elaboración de Director del
cronograma proyecto 12/01/2020 21/01/2020
Riesgos asociados
Director del
Lluvia de ideas
proyecto 1/02/2020 1/02/2020
Paquete Definición de tareas
1.5 para evidenciar, Director del
impedir o minimizar proyecto
riesgo 1/02/2020 4/02/2020
Acciones de Director del
mitigación de riesgos proyecto 4/02/2020 7/02/2020
Requisitos de
calidad
Paquete
Verificación del
1.6 Director del
cumplimiento de
proyecto
requisitos de calidad 8/02/2020 11/02/2020
Entregable/Fase 2: Consolidación
28/01/2020 27/03/2020
y Análisis de datos
Paquete Requisitos del

2.1 proyecto
Definición y Director del 28/01/2020 28/02/2020
documentación de proyecto
características del
proyecto
Redacción propuesta
de mejoramiento para Director del
el avance del proyecto
proyecto 1/03/2020 1/03/2020
Alternativas
Paquete Presentación de
2.2 alternativas Director del
previamente proyecto
analizadas 2/03/2020 2/03/2020
Alternativas
Evaluados
Evaluación de las
Paquete Director del
alternativas por parte
2.3 proyecto
del experto 3/03/2020 26/03/2020
Entregable de la Auxiliar del
evaluación proyecto 27/03/2020 27/03/2020
Entregable/Fase 3: Elecciones y
28/03/2020 27/04/2020
recomendaciones
Herramienta
Paquete Adecuada
3.1 Selección del diseño Director del
de la herramienta proyecto 28/03/2020 11/04/2020
Prueba de
Herramienta
Elaboración del check
Paquete Auxiliar del
list de requisitos de la
3.2 proyecto
herramienta 13/04/2020 13/04/2020
Ejecución de pruebas Auxiliar del
de la herramienta proyecto 14/04/2020 27/04/2020
Entregable/Fase 4: Servicios de
28/04/2020 27/05/2020
apoyo
Personal Idóneo
capacitado
Planear la
Auxiliar del
capacitación del
proyecto
personal 28/04/2020 30/04/2020
Paquete
Ejecutar la
4.1
capacitación del Auxiliar del
personal en el diseño proyecto
de la estrategia 5/05/2020 19/05/2020
Evaluar la Director del
capacitación proyecto 20/05/2020 27/05/2020
Manual de uso de la
herramienta
Redacción del manual
Auxiliar del
de diseño de la
proyecto
Paquete herramienta 28/04/2020 30/04/2020
4.2 Revisión y
Director del
aprobación del
proyecto
manual 1/05/2020 3/05/2020
Impresión de la Auxiliar del
versión final proyecto 4/05/2020 4/05/2020
Entregable/Fase 5: Instalación 30/04/2020 31/06/2020
Mejora de sistema
de acuerdo a la
herramienta
seleccionada
Identificación de
Paquete innovaciones para Auxiliar del
5.1 optimizar la búsqueda proyecto
de materiales 30/04/2020 15/05/2020
Definir innovaciones
apropiadas para las Director del
necesidades de la proyecto
compañía. 16/05/2020 18/05/2020
Paquete Base de datos
Instalación y
Auxiliar del
5.2 configuración de la
proyecto
base de datos 19/05/2020 1/06/2020
Instalación de la
herramienta.
Instalación de la
Auxiliar del
herramienta
proyecto
Paquete seleccionada 19/05/2020 5/06/2020
5.3 Evaluación de
Director del
resultados de la
proyecto
instalación 6/06/2020 21/06/2020
Implementación del Director del
proceso proyecto 22/06/2020 30/06/2020
Recursos humanos
Entregable o fase Recursos físicos
requerido
Experto en inventarios, Equipo de cómputo, espacios
Gestión del Proyecto director de proyecto, auxiliar locativos, material de
de proyecto papelería
Equipo de cómputo, espacios
Consolidación y Análisis de datos Director y auxiliar de locativos, material de
proyecto papelería
Director y auxiliar de Equipo de cómputo, espacios
Elecciones y recomendaciones proyecto, ingeniero en locativos, material de
sistemas papelería
Servicios de apoyo Director, auxiliar de proyecto, locativos, material de
ingeniero en sistemas papelería,
Instalación Director, auxiliar de proyecto, locativos, material de
ingeniero en sistemas papelería, software
4. Plan de Gestión del costo
4.1 Línea base de costos
Costo Reserva de
Fecha de Fecha de
proyectado Reserva de gestión
Entregable o fase planificada finalización
antes contingencia (10% del
inicio Planificada
reservas proyecto)
$ $ $
Gestión del Proyecto 12/01/2020 11/02/2020
5.626.860 1.361.337 562.686
$ $ $
Consolidación y Análisis de datos 28/01/2020 27/03/2020
6.881.333 1.720.333 688.133
Elecciones y recomendaciones 28/03/2020 27/04/2020 $ $ $
6.982.329 1.689.273 698.233
$ $ $
Servicios de apoyo 28/04/2020 27/05/2020
5.605.669 1.401.417 560.567
$ $ $
Instalación 30/04/2020 31/06/2020
18.600.684 4.500.166 1.860.068
Costo total del proyecto $43.696.875 $ 10.672.526 $ 4.369.688
4.2 Soporte de cálculo de los costos del proyecto y moneda
Recu
rso
huma
no
Recur
Dedic
sos
ación CV
físico
en
s
horas
al
proye Reser
cto vas
Adquis
Dire Valor Total
Fech Auxi Inge ición Valor
Fech ctor Total Costos Adquisi Estimad proyect
a de R liar niero de Arrend total
a de de Recurs de ción de o de
inici
finali D C
proy
de en
o
equipo amient
papele softwar
Recurs
servicios
o antes
zació D proy siste de o os de la
o ecto human ría e públicos
n ectos mas comput físicos reserva
s o
o
Entregable/
12/0
Fase 1: 11/02 3.207.
1/20 3 7,
Gestión del /2020 500 1.710. 5.626.86
20 1 5
Proyecto 913 708.447 0
Paq
uet 1.2
Planificación 3 702.17 2.249.58
e 57.500
1 0 289.918 9
1.1
Entrevis
tas con
1
dueños
1 8 8 - 60.000
de 12/0
proceso 1/20 12/01
s 20 /2020 39.830 43.597 727 84.153 34.877 279.031
Tabulac
1
ión de 13/0
3 - 18 - 35.000
informa 1/20 15/01
ción 20 /2020 46.452 49.046 817 96.315 39.237 270.552
Evaluac
ión de
la
metodol 1
ogía 1 8 4 - 30.000
actual
de 16/0
inventar 1/20 16/01
ios 20 /2020 29.507 32.698 545 62.750 26.158 218.908
17/0 19/01 3
Investig 1/20 /2020 3 18 18 - 60.000 89.617 98.093 1.635 189.34 78.474 627.819
ación 20 5
sobre
otras
metodol
ogías
de
manejos
de
inventar
io
Análisis
de la 1
informa 20/0 1 8 - - 00.000
ción 1/20 20/01
reunida 20 /2020 19.185 21.798 363 41.346 17.439 158.785
Junta
para
concret
ar 21/0 1 2 2 - 40.000
necesid 1/20 21/01
ades 20 /2020 9.957 10.899 182 21.038 8.719 69.758
Redacci
ón del
plan de 3
gestión 3 32.500
8 31 -
del 12/0 1
proyect 1/20 11/02 207.22
o 20 /2020 99.185 106.267 1.771 3 85.014 624.736
Requisi
4
tos de 260.00
8 27.500
Alcance 1 106.812 794.313
Levanta
miento 3
Paq
de la 22/0 7 10 35 - 87.500
uet
informa 1/20 28/01 114.30 238.96
e
ción 20 /2020 3 122.616 2.044 3 98.093 724.555
1.2
Junta
para
definir
requisit 29/0 1 2 2 - 40.000
os de 1/20 29/01
alcance 20 /2020 9.957 10.899 182 21.038 8.719 69.758
Necesid
ades y
2
Requisi
3 40.000
tos de 126.23
costo 0 52.316 418.546
Paq Evaluac
uet ión de
1
e recurso
2 8 8 - 60.000
1.3 s del 30/0
progra 1/20 31/01
ma 20 /2020 39.830 43.597 727 84.153 34.877 279.031
Concret
ar 1/02/ 1/02/ 1 4 4 - 80.000
costos 2020 2020 19.915 21.798 363 42.077 17.439 139.515
Cronog
rama 1
Paq 77.500
0 47.793 19.619 144.911
uet
e Elabora
1.4 ción de 12/0 1
cronogr 1/20 21/01 2 7 - 77.500
0
ama 20 /2020 22.861 24.523 409 47.793 19.619 144.911
7
Riesgos asociados 343.66 1.242.53
Paq 55.000
3 143.869 2
uet
e Lluvia 1/02/ 1/02/
1.5 de ideas 2020 2020 1 4 4 - 80.000 19.915 21.798 363 42.077 17.439 139.515
1/02/ 4/02/ 2
Definici
ón de
tareas
para
evidenci
ar, 4 20 - - 50.000
impedir
o
minimiz
ar 103.36
riesgo 2020 2020 47.962 54.496 908 6 43.597 396.963
Accione
s de 4
mitigaci 4 28 10 - 25.000
ón de 4/02/ 7/02/ 198.22
riesgos 2020 2020 92.953 103.542 1.726 1 82.834 706.054
4
Requisitos de calidad 231.05
50.000
6 95.913 776.969
Paq Verifica
uet ción del
e cumpli
4
1.6 miento
4 24 20 - 50.000
de
requisit
os de 8/02/ 11/02 109.16 231.05
calidad 2020 /2020 7 119.891 1.998 6 95.913 776.969
Entregable/
Fase 2: 28/0
27/03 4.145.
Consolidación 1/20 6 1
/2020 000
y Análisis de 20 0 5 1.929. 6.881.33
datos 794 806.540 3
1.4
Requisitos del proyecto 757.37 2.511.27
40.000
8 313.896 5
Definici
ón y
docume
ntación
1.2
de 3
64 64 - 80.000
caracte 2
rísticas
Paq del 28/0
uet proyect 1/20 28/02 318.63 673.22 2.232.24
e o 20 /2020 9 348.774 5.813 5 279.019 4
2.1
Redacci
ón
propues
ta de
mejora 1
miento 1 8 8 - 60.000
para el
avance
del
proyect 1/03/ 1/03/
o 2020 2020 39.830 43.597 727 84.153 34.877 279.031
Paq 1
uet Alternativas
60.000 84.153 34.877 279.031
e 2/03/ 2/03/ 1
2.2 Present 2020 2020 60.000 39.830 43.597 34.877 279.031
1 8 8 - 727 84.153
ación
de
alternat
ivas
previam
ente
analiza
das
2.5
Alternativas Evaluados 1.088. 4.091.02
45.000
262 457.766 8
Evaluac
ión de
las
2.4
Paq alternat 2
192 8 - 60.000
uet ivas por 4
e parte
2.3 del 3/03/ 26/03 481.07 1.035. 3.931.08
experto 2020 /2020 7 544.959 9.083 119 435.967 6
Entrega
ble de
la 27/0 1 2 8 - 85.000
evaluac 3/20 27/03
ión 20 /2020 25.441 27.248 454 53.143 21.798 159.942
Entregable/
Fase 3: 28/0
27/04 3.700.
Elecciones y 3/20 3 7,
/2020 000
recomendacio 20 1 5 2.362. 6.982.32
nes 438 919.891 9
1.3
Herramienta Adecuada 833.30 2.479.32
12.500
8 333.515 3
Paq
uet Selecció
e n del
1 1.312.
3.1 diseño 1 24 05 24 500
de la 28/0 5
herrami 3/20 11/04 409.46 416.893 6.948, 833.30 2.479.32
enta 20 /2020 6,05 ,73 23 8 333.515 3
2.3
Prueba de Herramienta 1.529. 4.503.00
87.500
130 586.376 6
Elabora
ción del
check
147.
list de
Paq 1 1 8 8 500,00
requisit
uet
os de la 13/0
e
herrami 4/20 13/04 50.024, 46.321,
3.2
enta 20 /2020 69 53 772,03 97.118 37.057 281.675
Ejecuci
ón de
1 1 2.240.
pruebas 1 28 12 12 000,00
de la 14/0 4
herrami 4/20 27/04 733.91 686.648 11.444 1.432. 4.221.33
enta 20 /2020 8,84 ,50 ,14 011 549.319 0
Entregable/
28/0
Fase 4: 27/05 3.030.
4/20 3 7,
Servicios de /2020 625 1.853. 5.605.66
20 0 5
apoyo 518 721.526 9
paq
Personal Idóneo 2.4
uet 1.547. 4.636.77
capacitado 87.500
e 641 601.635 6
4.1 28/0 30/04 1
Planear 4/20 /2020 3 6 6 2 38.750 36.618 38.147 636 75.401 30.518 244.668
la 20
capacit
ación
del
persona
l
Ejecuta
r la
capacit
ación
del 1.4
persona 1 93.750
16 60 90
l en el 5
diseño
de la
estrateg 5/05/ 19/05 496.74 956.60 2.812.20
ia 2020 /2020 9 452.316 7.539 4 361.853 7
Evaluar
8
la 20/0
8 24 64 8 55.000
capacit 5/20 27/05 249.69 515.63 1.579.90
ación 20 /2020 7 261.580 4.360 7 209.264 1
Manual de uso de la 5
305.87
herramienta 43.125
7 119.891 968.893
Redacci
ón del
manual
2
de
3 9 8 9 56.875
diseño
de la 28/0
Paq
herrami 4/20 30/04 144.60
uet
enta 20 /2020 72.582 70.845 1.181 7 56.676 458.158
e
4.2
Revisió
ny 2
aprobac 3 9 1 9 04.375
ión del 1/05/ 3/05/ 107.15
manual 2020 2020 54.518 51.771 863 1 41.417 352.943
Impresi
ón de la
versión 4/05/ 4/05/ 1 1 8 1 81.875
final 2020 2020 26.416 27.248 454 54.118 21.798 157.791
Entregable/ 30/0
30/06 7.713.
Fase 5: 4/20 6 1 9.243. 1.643.59 18.600.6
/2020 750
Instalación 20 2 5 338 7 84
Paq Mejora de sistema de
1.8
uet acuerdo a la herramienta 993.83 3.274.92
80.000
e seleccionada 7 401.090 7
5.1
Identific
ación
de
innovac
iones
1.3
para 1
64 64 8 55.000
optimiz 6
ar la
búsqued
a de 30/0
materia 4/20 15/05 345.62 722.36 2.373.82
les 20 /2020 0 370.572 6.176 8 296.458 6
Definir 16/0 18/05 5
innovac 5/20 /2020 3 24 - 24 25.000 138.49 130.790 2.180 271.46 104.632 901.100
iones 20 8 8
apropia
das
para las
necesid
ades de
la
compañ
ía.
5
Base de datos 1.844. 2.491.07
25.000
002 122.071 3
Paq
Instalac
uet
ión y
e
configu 5
5.2 1
ración - - 56 25.000
de la 19/0 4
base de 5/20 1/06/ 188.87 1.500.0 1.844. 2.491.07
datos 20 2020 0 152.589 2.543 00 002 122.071 3
Instalación de la 5.3
6.405. 1.120.43 12.834.6
herramienta. 08.750
499 6 85
Instalac
ión de
la 3
herrami 1 93.750
- - 42
enta 19/0 8
seleccio 5/20 5/06/ 141.65 3.500.0 3.758. 4.243.30
Paq
nada 20 2020 3 114.441 1.907 00 001 91.553 5
uet
e
Evaluac
5.3
ión de
2.8
resultad 1
128 - 128 00.000
os de la 6
instalac 6/06/ 21/06 738.65 1.447. 4.805.86
ión 2020 /2020 8 697.548 11.626 831 558.038 9
Implem
2.1
entació 22/0
9 72 72 72 15.000
n del 6/20 30/06 601.30 1.199. 3.785.51
proceso 20 /2020 1 588.556 9.809 666 470.845 1
Salario mes Valor

Salario hora de Recursos físicos y de
incluida carga presupuestad c
trabajo infraestructura
prestacional o
Adquisición de equipo de $
Director de proyectos 3.000.000 12.500 computo 2.000.000 3
$
Auxiliar de proyectos 1.800.000 7.500 Arrendamiento 1.000.000 1 mes
$
Ingeniero en sistemas 2.250.000 9.375 Costos de papelería 100.000 1 mes
$
Adquisición de software 5.000.000
$
Estimado servicios públicos 800.000
4.3 Nivel de precisión o exactitud que se va a utilizar en las estimaciones de los costos y
variación % en ella, limites si el costo varía.
Los costos presentados, si bien se relacionan en el presente trabajo en base a precios
reales del mercado estos pueden estar sujetos a una variación durante la ejecución, como por
ejemplo reducción en costos debido a actividades simultaneas o unión de recursos en fases que se
realizan durante el mismo periodo de tiempo, en ese sentido se espera que los costos de la línea
base tengan un nivel de exactitud del 70% teniendo una variabilidad del 30%
Para variaciones del costo se admite por debajo del valor presupuestado cualquier cifra y
por encima hasta $66.544.668 de pesos colombianos.
4.4 Técnicas se usarán para el control y monitoreo de los costos (valor ganado)
Para controlar los costos y realizar el monitoreo se realizará la técnica del valor ganado,
en ese sentido se realiza una proyección intuitiva para tener una visual de los posibles resultados
con el método valor ganado durante el proyecto

Medición Bac Valor Valor Costo Real
Planificado Ganado
Medición 1 $6.142.585 $4.725.065 $7.985.360
Medición 2 $18.427.75 $14.175.196 $23.956.080
4
Medición 3 $24.570.33 $18.900.261 $31.941.441
9
Medición 4 $35.319.86 $27.169.125 $45.915.821
2
Medición 5 $50.676.32 $38.981.788 $65.879.221
4
Medición 6 $51.188.20 $51.188.20 $39.375.543 $66.544.668
6 6
En ese sentido se tendrá en cuenta el valor de la línea base (BAC) como medida de
control, el valor ganado como la valía de los costos hasta la fecha y el costo real como el valor
que ha tenido hasta el momento de la medición el proyecto. Con los porcentajes se tendrá control
sobre el gasto del mismo para tomar medidas en caso de ser necesario.
Se espera que según la duración del proyecto entre Enero – Junio que el porcentaje del
costo real total no sobrepase el 17% el primer mes, y aumente no más de esta cifra para los meses
siguientes.
4.5 Plan por activar si las variaciones sobrepasan los límites
Es importante mantener al director del proyecto informado de los costos constantemente
con el objetivo de realizar medición y control oportuna, de dicha manera si los costos sobrepasan
las variaciones permisibles es importante gestionar sobre la línea base reduciendo costos futuros,
sin embargo, de acuerdo a la situación será éste quien determine la mejor acción correctiva de
cuerdo
4.6 Formato(s) a usar para los informes de seguimiento de costos

ENTREGA FINAL GERENCIA DE PROYECTOS - Grupo - 7 - Entrega 3

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ENTREGA FINAL GERENCIA DE PROYECTOS - Grupo - 7 - Entrega 3

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PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

MEJORAMIENTO DEL PLAN DE ROTACIÓN Y MATERIALES INMOVILIZADOS PARA

LA REDUCCIÓN DE COSTOS DE INVENTARIOS DE LAS EMPRESAS PÚBLICAS DE

DIANA SACRISTAN CASTAÑEDA

RICARDO POSADA MONSALVE

YAZMÍN PILAR BERMÚDEZ URREGO

GISELA RAYO BONILLA

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

Como caso de estudio se presenta la empresa EMPRESA PÚBLICAS DE MEDELLÍN- EPM,

Realizar el análisis y desarrollo de la metodología bajo los procesos de planificación de la guía

costos de inventarios de EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN.

● Diagnosticar las condiciones actuales cumplimiento de estándares, métricas y estructura

de EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN, en su plan de gestión de calidad.

● Analizar y determinar el estado actual de cumplimiento de los estándares de gestión de

calidad a EMPRESAS PUBLICAS DE MEDELLIN para elaborar la metodología bajo

los procesos de planificación de la guía PMI, teniendo en cuenta las áreas de

conocimiento alcance, cronograma, costo, calidad, recursos, comunicaciones, riesgos,

● Desarrollar la metodología bajo los procesos de planificación de la guía PMI para

determinar la estructura y asegurar la calidad de acuerdo a resultados obtenidos del

diagnóstico y el análisis del proceso en EPM.

Para la elaboración y ejecución del plan de la Gerencia de la Calidad “análisis y desarrollo de la

PUBLICAS DE MEDELLIN ”, se elaboró el siguiente cronograma

Cronograma del Proyecto

Cronograma Planificación, aseguramiento y Control de la Calidad en el proyecto EPM

Fase Actividad Abr May Jun Jul Ago

Lista de actividades Fecha Inicio Fecha Fin

(este es un ejemplo de lo que podemos hacer ABRIL A OCTUBRE/2020)

los procesos de planificación de la guía PMI para la empresa ” EMPRESAS PUBLICAS DE

La Gestión de la Calidad del Proyecto

calidad a lo largo del proyecto.

CRONOGRAMA: Abril de 2020 – Agosto de 2020

industrial y comercial del Estado, domiciliada en la ciudad de Medellín, Colombia, Carrera 58 #

TEMÁTICA: Administración de Calidad. Contemplando todos los procesos de la compañía.

FUENTE: ISO (2017) 2

2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

La implementación de un sistema de gestión de calidad se ha convertido en una exigencia

de competitividad. Por tal motivo, la implementación de la norma ISO 9001:2015 se convierte en

medioambiental o la prevención de riesgos laborales

mejora continua dentro de la organización.

● ¿Cuenta la empresa con una política de calidad definida?

conformidad con un estándar internacional que genere seguridad y confianza en sus

● ¿Ha perdido la organización oportunidades de negocio por falta de un Sistema de Gestión

● ¿Ha difundido la empresa el direccionamiento estratégico enfocado hacia la calidad a

todos los integrantes que conforman los procesos de la compañía?

● ¿Es la empresa competitiva frente a los estándares de calidad exigidos actualmente en el

● ¿Tiene la empresa definidos sus objetivos de calidad?

● ¿Cuenta la compañía con un manual de calidad en el cual se contempla la gestión de la

empresa y el compromiso de ésta frente a la calidad?

2.1 Fundamentación del proyecto

2.1.1. Marco contextual

EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P.: Se encuentra ubicada en el sector industrial y

visión (grupo EPM, 2014, pg 7):

Misión: Somos un grupo empresarial multi-latino, de origen colombiano y naturaleza

participa, mediante la prestación responsable e integral de soluciones en energía,

aguas, aseo y tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC)

multilatinas por ingresos, con énfasis en Colombia, Centroamérica, Brasil, Chile,

Perú y México, siendo referente en excelencia operativa, reputación y transparencia;

ofreciendo a los clientes y al mercado un portafolio integral de soluciones