3.1 Proced - Firma - Digital

Edición No: 0
PROCEDIMIENTO PARA IMPLEMENTAR LA FIRMA

ELECTRÓNICA Fecha de Aprobación: 24/04/2020
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Procedimiento para implementar

la firma electrónica mediante
aplicativo FirmaEC
0
Edición No: 0
Contenido
OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................................. 2

POLÍTICA DE CALIDAD ......................................................................................................................... 2
ÁMBITO DE APLICACIÓN ..................................................................................................................... 2
PROCEDIMIENTO PARA IMPLEMENTAR LA FIRMA ELECTRÓNICA ...................................................... 3
1. DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y DIGITALES............................................................... 3
1.1 Sistema Informático Integrado de Gestión Documental y Archivo. ...................................... 3
1.2 Aspectos de una transacción de documentos con firma digital. ......................................... 3
1.3 Requisitos para el Proceso de implementación de la Firma Digital. .................................... 4
1.4 Almacenamiento de la documentación e información. ....................................................... 4
2. CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS ....................................................................................... 5
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Edición No: 0
OBJETIVO GENERAL
Establecer y estandarizar los lineamientos para implementar la firma electrónica

mediante el aplicativo FirmaEC como nueva vía de comunicación con todos los
usuarios ciudadanos, de forma más ágil, garantizando seguridad, con acceso
rápido y precautelando su salud.
POLÍTICA DE CALIDAD
La Agencia de Regulación y Control Fito y Zoosanitario, es la Autoridad Nacional

Sanitaria, Fitosanitaria y de Inocuidad de los Alimentos, encargada de la
regulación y control sanitario agropecuario, con la finalidad de mantener y mejorar
el estatus fito y zoosanitario; procurar la inocuidad de la producción primaria;
apoyar los flujos comerciales; y, contribuir a la soberanía alimentaria.
Nos comprometemos a impulsar una cultura de calidad basada en la honestidad,
respeto, lealtad y responsabilidad, asignando los recursos necesarios y
cumpliendo con todos los requisitos legales y reglamentarios que satisfagan las
necesidades y expectativas de nuestros clientes y partes interesadas entregando
servicios de calidad, mejorando continuamente el desarrollo de nuestros procesos
internos y del talento humano.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Lo establecido en este procedimiento, es de aplicación obligatoria para todas las

autoridades, funcionarios y servidores públicos que en el ejercicio de sus
funciones suscriban documentos en la Agencia de Regulación y Control Fito y
Zoosanitario.
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Edición No: 0

ELECTRÓNICA
1. DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y DIGITALES
1.1 Sistema Informático Integrado de Gestión Documental y Archivo.
Los documentos electrónicos y digitales de la Agencia de Regulación y Control

Fito y Zoosanitario que hayan sido producidos en cualquier época y soporte
diferente al papel forman parte del Sistema Institucional de Gestión Documental y
Archivo.
Para la gestión de documentos electrónicos deben tener las siguientes
características:
a) Omniaccesible. - Capacidad de acceder a la información en todo tiempo y lugar
de manera casi instantánea y eficiente.
b) Interactivo. - Permite que se pueda llegar a la información desde diferentes
sistemas informáticos.
c) Recuperable. - Los documentos digitales tienen la posibilidad de consulta y
búsqueda de una manera rápida y fácil, independientemente de su volumen.
d) El aplicativo para la inserción de la firma electrónica en documentos con
extensión .pdf, será con el aplicativo del Ministerio de Telecomunicaciones –
MINTEL; denominado FirmaEC.
1.2 Aspectos de una transacción de documentos con firma digital.
La firma electrónica permite la transacción de documentos y la operación en

sistemas informáticos garantizando los siguientes aspectos: Identidad, Integridad,
No repudio, Confidencialidad y Validez.
La firma electrónica garantiza la identidad del firmante manteniendo altos niveles
de seguridad, puede ser usada en múltiples sistemas y ámbitos.
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Edición No: 0
1.3 Requisitos para el Proceso de implementación de la Firma Digital.
Con el fin de realizar una eficiente implementación y aplicación de la firma digital,

se debe cumplir con los siguientes requisitos:
a) Los funcionarios de la Agencia de Regulación y Control Fito y Zoosanitario,
deberán ingresar al enlace https://www.firmadigital.gob.ec/ la descarga del
aplicativo y el respectivo manual de usuario.
b) Las autoridades de Nivel Jerárquico Superior (NJS) de la institución, tienen
la obligación de gestionar el token correspondiente, ante la entidad
certificadora nacional del Ecuador, para hacer uso de la firma digital y todos
los funcionarios y servidores de la Institución que deberán contar
obligatoriamente con un certificado de firma electrónica válido serán sin
excepción, todos aquellos que se enmarquen en la disposición general
segunda del Decreto Ejecutivo 981“
c) Las autoridades de Nivel Jerárquico Superior (NJS) funcionarios y
servidores de la institución, tienen la obligación de utilizar el aplicativo
FirmaEC para la firma de documentos electrónicos.
1.4 Verificación de autenticidad de la firma electrónica del documento
La verificación de la autenticidad de la firma electrónica en documentos con

extensión .pdf, se realizará mediante la visualización del documento con cualquier
software lector de pdf, de acuerdo a las siguientes instrucciones:
a) Seguir los procedimientos establecidos en el Manual de FirmaEC para
firmar documentos, verificar documentos firmados y validar el certificado de
la firma.
b) El Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información
pondrá a disposición de las entidades la aplicación FirmaEC así como
su código fuente a fin de que las instituciones puedan adecuar sus
procedimientos y sistemas informáticos.
c) El sistema oficial para validación de documentos firmados
electrónicamente será el sistema provisto por el Ministerio de
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Edición No: 0
Telecomunicación y de la Sociedad de la Información denominado

FirmaEC.
d) Todo documento que atribuya responsabilidad de elaboración, revisión,
aprobación, emisión y/o certificación, deberá ser firmado
electrónicamente. Las autoridades, funcionarios y servidores públicos
que se nieguen a aceptar documentos firmados electrónicamente,
validados en el sistema oficial. Serán sancionados conforme a la
normativa vigente".
1.5 Almacenamiento de la documentación e información.
La Agencia de Regulación y Control Fito y Zoosanitario a través de la Dirección de

Tecnologías de la Información y Comunicación proporcionará el acceso y espacio
de almacenamiento, con los recursos informáticos suficientes, en los servidores de
la Institución, para la gestión de carpetas digitales, las mismas que deben
ajustarse al Estatuto Orgánico de la Institución.
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha anterior Cambios o modificaciones Fecha del cambio Autor

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PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

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