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Fase 3 Diseño y Estructura; Distribución y Orientación del Trabajo en una

Empresa.

Edwin Pulido Barrera

Luis Alejandro Salas Vásquez

Jennifer Ortiz Pineda

Valentina Rojas Cachoca

Roger Leomar Ojeda

Universidad Nacional Abierta y Distancia – UNAD

Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios ECACEN

Proceso Administrativo

Grupo 10003A_1701

Abril de 2024
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Introducción

Una estructura y diseño de una empresa es un paso crucial que define cómo se

distribuirán y orientarán las tareas y responsabilidades entre los empleados. Un

diseño efectivo debe considerar la misión y visión de la empresa, así como sus

objetivos estratégicos, para asegurar que cada miembro del equipo comprenda su rol

y cómo contribuye al éxito general.

Objetivos.

 Conceptualizar la estructura y organización de una empresa o negocio

reconocer la estructura que va a colaborar en el proyecto con el fin de

asignar los cargos y presupuesto que necesitamos.

 Optimizar tiempos y gastos contratando personal que pueda y tenga las

capacidades de apoyarnos en diferentes funciones ya que en cuanto la

empresa está en expansión necesitamos personal que apoye las áreas que

aún están en crecimiento y ayudar así en equipo a la expansión de la

organización.

Objetivos específicos.

 Estandarizar la eficiencia de los procesos de una empresa o un negocio.

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Desarrollo De Guía De Actividades

A continuación, se desarrollan cada uno de los puntos de la guía fase 3 Diseño y

estructura; distribución y orientación del trabajo en una empresa. Según las indicaciones

dadas por la UNAD

1. Responder en el foro ¿Por qué es importante la organización de recursos y

talento humano para la proyección de una idea de negocio o la transformación de un

producto o servicio?

RTA: La Optimización de los Recursos Permite el uso eficiente de recursos,

reduciendo costos y maximizando beneficios. Al Mejorar el Rendimiento de Equipos bien

organizados tienden a tener un mejor desempeño, lo que se traduce en productos o servicios

de mayor calidad.

El talento humano adecuadamente gestionado fomenta la innovación y la

creatividad, esenciales para la transformación y mejora continua. Contribuye a una

ejecución más ágil y eficaz, lo que puede ser un diferenciador.

Es fundamental para la implementación exitosa de cambios organizacionales y la

transformación de ideas en realidades tangibles.

2. Realizar un organigrama para el proyecto de idea de negocio planteado,

teniendo en cuenta las áreas funcionales con las que cuenta la empresa o desea

proponer para esta. Para diseñar el organigrama, utilice PowerPoint, Office, Canva u
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otra aplicación de su preferencia y luego guarde la imagen en formato PNG o JPG y

compártala en el foro de la actividad.

diagrama

Gerente
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Gerente General.

Es uno de los más altos rangos de ejecutivos en la estructura jerárquica del mundo

empresarial, es la persona con máxima autoridad y responsable de la visión estratégica de la

empresa, el gerente general es sobre quien recae la mayoría de las responsabilidades de la

empresa Su papel es crucial para el éxito y la dirección estratégica de la organización.

Esta persona debe poseer un nivel de formación como licenciatura en administración de

empresas o campos relacionados, así como también debe tener una experiencia mínima de 6 años

ocupando puestos de gerencia, altos conocimientos en planificación, organización y supervisión

general, así como también visión empresarial, liderazgo y tener excelentes habilidades

comunicativas.

Recursos humanos.

Son las personas encargadas de proporcionar a la empresa el capital humano

necesario para su correcto funcionamiento, esta persona debe tener un nivel educativo o título

profesional en Relaciones laborales y recursos humanos o psicología con una experiencia mínima

de 2 años ocupando puestos similares algunos de las funciones a cargo del área de recursos
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humanos son: selección y reclutamiento, administración de beneficios, gestión del desempeño,

relaciones laborales.

Administración financiera.

Son las personas responsables del manejo de los recursos financieros de la empresa,

teniendo en cuenta su rentabilidad y liquidez, esta persona debe poseer un pregrado universitario

en Administración financiera o Economía y finanzas. Se requieren al menos 5 años de

experiencia en roles relacionados con finanzas o contabilidad, así como también debe tener

excelentes habilidades como liderazgo, resolución de problemas y conocimientos tecnológicos,

algunas de sus funciones son: gestión de inversiones, financiamientos, presupuestación y

proyección, así como también garantizar un mantenimiento adecuado de los recursos.

Compras.

Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad crucial de gestionar la adquisición de

productos y mercancías necesarios para el funcionamiento de la organización. Son las personas

encargadas de adquirir la materia prima y proveer todo lo que requiere la empresa y estar en

relación con los proveedores, el área de compras también se relaciona con otras áreas de la

empresa, como ventas, logística, administración y finanzas. Las personas que ocupen este cargo

deben tener una licenciatura o grado en Administración de Empresas, Economía, Comercio

Internacional u otras disciplinas relacionadas, como cursos de formación en gestión de compras,

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negociación y logística, con una experiencia de 2 a 3 años en cargos o roles iguales o similares.

Tener habilidades en negociación, comunicación, análisis

Tesorería.

Es la persona encargada de administrar el dinero de la empresa, gestionar todo lo

relacionado con los movimientos de dinero el flujo de caja. Su papel es crucial para

la supervivencia y continuidad de la empresa, para este cargo se requiere una persona con un

nivel de formación a nivel de licenciatura en finanzas, contabilidad o administrador de empresas

con conocimientos en legislación financiera y fiscal con al menos 2 a 3 años en cargos como

finanzas, tesorería y roles relacionados con estos, habilidades como, análisis financiero,

planificación y organización, algunas de sus funciones son: planificar la política de cobros y

pagos, controlar los recursos monetarios, tomar medidas correctoras en caso de desviaciones de

dinero.

Diseño.

El diseño en una empresa va más allá de lo visual, abarca desde la estructura

organizacional hasta la experiencia del cliente. Esta persona lidera y coordina el equipo de

diseño, asegurándose de que se cumplan los plazos y se alcancen los objetivos del proyecto. Esta

persona debe tener título en diseño gráfico o áreas a fines, con experiencia mínima de 1 año. Las
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habilidades requeridas para este cargo son creatividad, manejo y dominio de herramientas de

diseño, el área de diseño es esencial para la imagen de la empresa, la experiencia del cliente y la

innovación.

Producción.

Son los encargados de transformar los insumos en productos finales y que se ejecuten

tal cual lo plante al área de diseño, algunas de las funciones de esta área son: planificar la

producción, controlar la calidad, minimizar costos y colaborar en el diseño de productos y en la

optimización de los procedimientos. para este cargo no se requiere nivel de formación superior,

se necesita por parte del personal de producción destrezas manuales, atención a los detalles,

control de calidad y trabajo en equipo.

Técnico de mantenimiento.

Esta persona es un profesional encargado de garantizar el correcto funcionamiento de los

equipos, maquinarias y sistemas en una empresa, ayudando a maximizar la eficiencia en la

operación esta persona debe tener un técnico o tecnólogo en mantenimiento, mecatrónica

industrial y carreras a finas, también se requiere una experiencia en campo de 2 años.

Esta persona será la encargada de realizar inspecciones y diagnostico de las maquinas,

mantenimientos preventivos, reparación y resolución de problemas, debe tener habilidades como

conocimientos técnicos, reparaciones, solución de problemas y trabajo en equipo.

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Calidad y servicio.

Desempeñan un papel fundamental para garantizar la excelencia en los productos o

servicios ofrecidos. Verifica que los productos cumplan con los estándares de calidad

establecidos y Atiende las consultas y mantiene la satisfacción de los clientes ya que un servicio

excepcional puede marcar la diferencia de la empresa ante la competencia. Todo esto también

estableciendo estándares, auditorías internas y un estricto control de la calidad tanto en procesos

como en productos finales.

Estas personas deben tener formación en control de calidad para comprender los

estándares de calidad y cómo evaluar y mejorar los procesos. De igual forma poseer

conocimientos en servicio al cliente para saber cómo manejar situaciones difíciles en cuanto a

quejas o reclamos con respecto a la calidad del producto. Se requiere entre 1 a 2 años de

experiencias en cargos iguales o similares.

Área Comercial.

Son los que están en contacto directo con los clientes. En esta área se establecen las

estrategias de ventas, marketing, relaciones públicas y todos los esfuerzos necesarios para

alcanzar la mejor posición en el mercado, estas personas son las responsables de vender,

promocionar y posicionar el producto, realizando estudios de mercados, marketing, postventa

entre otras responsabilidades.

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Esta persona debe poseer estudio o pregrado en marketing administración de empresas o

carreras a fines con al menos de 1 a 2 años en cargos relacionados en ventas y atención al cliente,

algunas de sus funciones son ventas, negociación y orientación al cliente, debe poseer excelentes

habilidades comunicativas y trabajo en equipo.

Marketing.

Se encargan de las estrategias de venta y promoción de las chaquetas. Analizando

tendencias y preferencias de los consumidores, proporcionando así información valiosa para

adherirlas a las estrategias de marketing para así poder diseñar planes para hacer más visible el

producto a través de publicidad por medio de redes sociales o relaciones públicas.

Se requiere para este cargo grado profesional en marketing, publicidad o áreas a fines con

conocimientos en marketing digital, con por lo menos 2 o 3 años de experiencia laboral en

publicidad y cargos similares, esta persona debe tener habilidades como creatividad,

conocimientos digitales y trabajo en equipo.

Publicidad.

Son lo que utilizan los medios para el producto pueda llegar a miles de personas, cuyo

objetivo es divulgar el producto transmitiendo conocimientos claros, brindando información

relevante y detallada con respecto al producto, creando así una imagen positiva del producto y a

su vez creando una necesidad de deseo por adquirirlo.

Estas personas deben tener un nivel de formación de pregrado en marketing,

publicidad, así como también conocimientos en gestión de campañas publicitarias se requiere

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como mínimo 2 años de experiencias en cargos iguales o similares con habilidades creativas,

comunicativas y amplios conocimientos digitales algunas de sus funciones son, generar ideas

innovadoras para campañas publicitarias, investiga los mercados y tendencias haciendo uso de la

tecnología.

Empresa de aseo y mantenimientos locativos.

Es de gran importancia contratar una empresa responsable del aseo dentro de las

instalaciones de la empresa para conservar un lugar limpio y en óptimas condiciones brindando

así una excelente imagen de la compañía. Para seleccionar la empresa encargada del aseo y

mantenimientos locativos se hizo necesario realizar una cotización entre varias empresas para así

poder determinar cuál de ellas se ajustaba al presupuesto de la empresa, también se tuvo en

cuenta los servicios que ofrecía y su calidad, se realizó una cotización con 3 empresas las cuales

fueron Sodexo, casa blanca y Diamante, siendo esta ultima la seleccionada ya que tienen

excelente recomendación y el costo de sus servicios se ajusta al presupuesto de la empresa. Cabe

resaltar que este personal solo deberá realizar el aseo en todas las instalaciones de la empresa

como baños, pasillos, escaleras, oficina, exceptuando el área de producción ya que por

reglamento interno y seguridad la o las personas designadas por áreas deben mantenerlo limpio y

aseado.

Seguridad y vigilancia.
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La seguridad juega un papel fundamental en la sociedad y en las empresas ya que estas

ofrecen protección integral para las organizaciones sus empleados y sus bienes.

Dicho esto, también se realizó una cotización de 3 empresas dedicadas a ofrecer estos

servicios las cuales fueron Fortox, Atlas y Vise, en este caso se selecciono fortox debido a que

sus servicios son mas completos ofreciendo personal completamente capacitado, con amplia

experiencia laboral, también el costo de sus servicios es el adecuado para la empresa. El personal

designado por la empresa fortox serán los encargados de salvaguardar los bienes muebles e

inmuebles de la compañía, así como también controlar el acceso del personal dentro de la

compañía, brindando así seguridad a la empresa y a sus empleados.

Conclusiones.

Tomando en cuenta las necesidades la organización de recursos y talento humano son

primordiales para el crecimiento de la empresa ya que es el área que se encarga de distribuir el

personal de la manera más efectiva. Permite el uso eficiente de recursos, reduciendo costos y

maximizando beneficios.

Al mejorar el rendimiento de equipos bien organizados tienden a tener un mejor

desempeño, lo que se traduce en productos o servicios de mayor calidad. Es primordial para el

éxito de una empresa tener en cuenta los objetivos y los recursos que necesitamos para llevar a

cabo un proyecto, el personal que se va a contratar es un factor importante ya que son las

personas que llevaran a cabo el trabajo por lo tanto si elegimos un personal idóneo y si

tenemos en cuenta el presupuesto que cada una representa tenemos gran parte de la base del

negocio.
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Se debe tener en cuenta también que empezando una empresa este personal nos puede ayudar a

realizar varias funciones a la vez por lo que una buena gestión de talento o recursos humanos

nos va a guiar sobre las capacidades, habilidades y posibilidades tenemos para hacer buen

provecho del presupuesto y podemos asignar cargos que correspondan al perfil de la persona y

así sacar el mayor provecho a su vez también podemos tener en cuenta propuestas dadas por el

personal para el mejoramiento del proyecto genera motivación y confianza entre todo el equipo

de trabajo.

Tenemos en cuenta también el personal que se debe contratar a medida que la empresa

avances que por el momento puede ser por horas o días y a lo largo se puede establecer un

cargo fijo para las funciones como seguridad, aseo, técnicos encargados de la reparación de las

maquinas, transportadoras, despachadores, operarios entre otros.

Referencias Bibliográficas

 Aceves Salmón, P. (2018). Administración de proyectos: enfoque por

competencias. (capítulo 4) Grupo Editorial Patria. https://elibro-

net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/40534?page=166

 Hernández Ortiz, M. J. (2021). Administración de empresas (capítulo 7).1.

Difusora Larousse – Ediciones Pirámide. https://elibro-

net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/215444?page=321
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 Guía RRHH: Formación y desarrollo de empleados (kenjo.io)