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GESTIÓN DE PROYECTO, MEDICIÓN DE LA

MADUREZ EN UNA EMPRESA MEDIANA

Article · April 2011

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Aníbal N. Cassanelli
Universidad Nacional de Mar del Plata
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GESTIÓN DE PROYECTO, MEDICIÓN DE LA MADUREZ EN UNA

EMPRESA MEDIANA

Cassanelli, Aníbal, N.

Muñoz, Maximiliano.

Universidad Nacional de Mar del Plata, Argentina

Resumen

La aplicación de un gerenciamiento profesional de proyectos que maximice la generación de

valor requiere de la aplicación sistemática, integrada y extendida de metodologías de
gerenciamiento durante el ciclo de vida de los proyectos.

Con objeto de desarrollar acciones para la consolidación de la gestión de proyecto profesional

en una organización se requiere medir el grado de madurez de sus recursos en esta área de
competencia para establecer objetivamente el escenario de inicial.

La metodología utilizada para la medición de la madurez en este trabajo se materializa

mediante una encuesta a los responsables de los equipos de proyecto y los principales
stakeholders de la organización.

Para el diseño del instrumento de medición se revisó la bibliografía encontrándose que en

general las experiencias reportadas involucran a organizaciones de mayor tamaño al de una
Pyme.

Tomando como base las referencias bibliográficas se diseñó una encuesta que tiene en
consideración las condiciones en las cuales desarrollan sus actividades las Pymes y en
particular en Argentina, adoptando como base para su desarrollo la metodología propuesta por
Kerzner de cinco niveles de madurez.

Palabras clave: gestión de proyectos, modelos de madurez, oficina de gerencia de proyectos

(OGP), medición de la madurez.

Abstract

The application of a professional project management to maximize value creation requires the
systematic, integrated management methodologies extended during the life cycle of projects.
  
 
In order to develop actions for the consolidation of professional project management in an
organization is required to measure the degree of maturity of its resources in this area of
competence to establish objectively the initial stage.

The methodology for measuring the maturity in this work is expressed through a survey of
those responsible for project teams and key stakeholders of the organization.

For the design of the measuring instrument were also reviewed found that in general the
reported experiences involving larger organizations to an SME.

Based on references designed a survey that takes into account the conditions under which they
operate and in particular SMEs in Argentina, taking as a basis for developing the
methodology proposed by Kerzner five maturity levels.

Keywords: project management maturity models, project management office (PMO),

measurement of maturity.
  
 
1. Introducción

La actividad por proyecto es una de las responsables de generar valor en los resultados de las
organizaciones, en este sentido y como referencia podemos citar los datos de referencia del
Project Management Institute (i) que establece para año 2009 hubo $12 trillones de dólares de
inversión en proyectos de infraestructura y capital a nivel mundial. Para tener una referencia
relativa de la magnitud que expresa esta cantidad es equivalente al 20% del producto bruto
mundial en ese periodo.

En esta misma dirección en la bibliografía se hace referencia a la razón por la cual resulta
crítica la ejecución de técnicas de gestión de proyectos y se destaca que la mayoría de las
actividades de valor agregado en las organizaciones modernas provienen del desarrollo de
proyectos (ii,iii,iv). Para poner de manifiesto la relevancia en los resultados se establece una
relación entre demora y rentabilidad de tal manera que durante la ejecución un 10% de
aumento en la duración del proyecto, se podría traducir en una pérdida estimada de 30% de su
rentabilidad (iv).

Tal como lo explica Crawford (v), la mayoría de los factores están relacionados con las causas
principales del fracaso de los proyectos y de las organizaciones en su conjunto. Entre las
razones refiere que los gerentes de proyectos desconocen la dirección estratégica de la
organización y tienen dificultades para alinear las decisiones que toman en los proyectos con
las mismas.

2. Medición de la madurez

En el caso de los proyectos, la madurez puede interpretarse como el estado en el cual una
organización está preparada perfectamente para tratar exitosamente con sus proyectos.

De la experiencia con proyectos es claro, que las organizaciones tienen dificultades con el
desarrollo de los mismos y cobra sentido referirse respecto a la madurez mediante una escala o
grado (vi,vii,viii,ix,x,xi,xii).

De los modelos de madurez disponibles y revisados para el análisis de la Pyme bajo estudio se
seleccionó el modelo desarrollado por Kerzner (xiii) como marco de referencia para establecer
los niveles de madurez y como base para el desarrollo de los instrumentos de medición.

Este modelo de madurez que se vincula estrechamente con el planeamiento estratégico en el

área de proyectos de la organización tiene una definición de los niveles que es posible ajustar
al entorno de las empresas de característica Pyme. Además, cuenta con la ventaja que para
cada nivel posee instrumentos de medición desarrollados por el autor.
  
 
El instrumento utilizado para la medición de la madurez es la encuesta a los recursos
involucrados en las actividades de proyectos que desarrolla la PyME objeto de la medición.

Esta tiene en cuenta el tipo de organización, tamaño, cantidad de recursos, soporte de

información a la gestión, etc.

Teniendo en cuenta que los recursos de la organización tienen práctica frecuente en las áreas
de planificación y ejecución de proyectos y una escasa formación estructurada en la disciplina
de proyectos y gerenciamiento.

Se adopta como supuesto de partida que la PyME bajo estudio cuenta con recursos en el nivel
uno de la escala definida por Kerzner (xiii).

Este nivel está caracterizado por un lenguaje común en proyectos, la organización reconoce la
importancia del gerenciamiento de proyectos y la necesidad de una buena compresión de los
conocimientos básicos, el lenguaje y terminología correspondiente.

Teniendo en cuenta los antecedentes de la empresa se considera conveniente mediante la

encuesta estudiar dentro de este nivel las fortalezas y debilidades de los recursos.

El cuestionario de evaluación, utilizado para la medición del grado de madurez incluye

preguntas sobre las distintas áreas de conocimiento propuestas por el Project Management
Institute (PMI) en el PMBoK (xiv) y sobre el sistema de información de gerenciamiento de
proyectos.

El cuestionario es del tipo múltiple choice con un total son 30 preguntas y por cada pregunta
tiene 5 opciones de respuesta de las cuales una es correcta.

3. Encuesta de medición

Previo a la ejecución de las actividades con la encuesta con cada uno de los recursos de la
organización, se realizaron ensayos con el cuestionario para revelar los puntajes obtenidos por
recursos con diferentes conocimientos de metodologías y herramienta de soporte para la
gestión de proyectos.

La prueba se realizó modelando la encuesta y utilizando el método de Montecarlo para la

simulación de grupos de encuestados con diferentes competencias en las áreas evaluadas por
el cuestionario.

El grupo de estudio fue dividido en cuatro niveles que representa diferente grado de
competencia sobre los conocimientos de cada uno de los temas de la encuesta, estos son Alto,
Medio, Regular y Bajo.
  
 
El nivel de conocimiento “Alto” se asocia a personas que han recibido capacitación en
metodologías y herramientas de gestión de proyectos y poseen experiencia como gerente de
proyectos.

El nivel de conocimiento “Medio” es para personas que tienen conocimientos metodológicos y

de herramientas de gestión del alcance, del tiempo y de costos y general sobre las otras áreas.
Este grupo no alcanza el nivel de un gerente de proyectos.

El nivel de conocimiento “Regular” describe a aquellos que manejen algunos temas tanto
metodológicos como de herramientas sobre las áreas principales de conocimiento (alcance,
tiempo y costos) o tengan un nivel considerable respecto de algún área secundaria.

El nivel de conocimiento “Bajo” se reserva para aquellos recursos que no hayan recibido
capacitación en gestión de proyecto y/o no manejen de manera fluida los conceptos
involucrados en cada área de conocimiento.

Teniendo en cuenta estos niveles de conocimiento se elaboraron los siguientes escenarios:

• Escenario 1: Participantes con un conocimiento amplio en Gestión de Proyectos. (Nivel

“Alto”)
• Escenario 2: Participantes con un enfoque marcado hacia aspectos económicos del
proyecto. (Nivel “Medio”)
• Escenario 3: Participantes con un enfoque marcado hacia la Gestión del Alcance y el
Tiempo del Proyecto. (Nivel “Medio”)
• Escenario 4: Participantes con un conocimiento “Regular” en temas de Gestión de
Proyectos.
• Escenario 5: Participantes con un conocimiento “Bajo” en temas de Gestión de Proyectos.

El puntaje obtenido en la resolución de la encuesta depende de la cantidad de respuestas

correctas, se supone que el resultado es función de 30 variables, una por cada pregunta, cuyos
valores posibles pueden ser 1 ó 0, en caso de responder correcta o incorrectamente.

Se aproxima el comportamiento de cada variable por medio de una distribución de

probabilidad del tipo Sí/NO o “Distribución de Bernoulli”, la cuál describe un conjunto de
observaciones que tienen uno de dos valores. El parámetro que la describe es la probabilidad
(p) de obtener un Sí, siendo 1-p la probabilidad de obtener un No.

Se utiliza el valor del parámetro p para describir el nivel de conocimiento de cada participante
con respecto a cada pregunta. Por ejemplo, cuando se simula la situación de un participante
cuyo conocimiento se considera bajo respecto a cierta pregunta, p tomará el valor 0.2, que
resulta de la probabilidad de acertar una de las cinco opciones de respuesta a cada pregunta.

La Tabla 1 muestra el valor asignado a p para los diferentes niveles de conocimiento del
participante:
  
 

Tabla de Asignación de Probabilidad

Nivel de Conocimiento Probabilidad p

1 Alto 0.90

2 Medio 0.60

3 Regular 0.40

4 Bajo 0.20

Tabla 1

Siendo Xi la variable correspondiente a cada pregunta, la función que se pronostica es el

puntaje obtenido en la resolución del cuestionario:

P= Σ 10 Xi con Xi={1,0}, i=1,…,30

Ec. 1

El factor corresponde a la respuesta correcta igual a 10 puntos, la posible puntuación de la

encuesta tiene un rango desde 0 a 300 puntos.

Como resultado de las pruebas de la encuesta con los cinco escenarios definidos previamente
se define la escala de evaluación del cuestionario en función del puntaje obtenido como se ve
en la Tabla 2 :
  
 
Escala de Medición de la Encuesta

Puntaje Obtenido Nivel de Conocimiento

1 ≥240 Alto

2 150 – 230 Medio

3 90 – 140 Regular

4 ≤ 80 Bajo

Tabla 2

4. Resultados y discusión

La estructura de la organización es de tipo matricial fuerte, con una plantilla de personal

superior a cien. Los recursos que tienen responsabilidad en la toma de decisión de proyecto
son dentro de la plantilla del orden del 30% y son profesionales con estudio de grado en
distintas disciplinas.

La muestra incluida en el cuestionario es de veintitrés personas en total, se seleccionaron

aquellos que tienen responsabilidades con alguna de las áreas de conocimiento y los procesos
definidos por el PMI en cualquiera de sus etapas teniendo en cuenta los diferentes niveles de la
estructura de la organización de la empresa.

Se incluyen gerentes funcionales, gerentes de proyecto, responsables de paquetes de trabajo,

etc. La encuesta se procesó con aproximadamente el 60% de las entrevistas realizadas
descartando el resto por diferentes circunstancias.

Los resultados muestran que los recursos de la organización incluidos en este relevamiento
tienen en promedio un nivel regular a medio de conocimientos en las áreas consultadas.

Como se puede ver en el histograma de la Figura Nº 1 en promedio el nivel de conocimientos

es levemente superior a regular dentro del nivel uno de la escala de madurez.

Cuando se evalúa los promedios en las distintas áreas de conocimiento para los recursos de la
organización incluidos en este relevamiento, los resultados muestran un comportamiento
particular en función del área consultada.

Como se puede ver en el gráfico de la Figura Nº 2, la primera área consultada, alcance, tiene
en promedio un nivel levemente superior al 50%, el área de tiempos, tiene una disminución en
  
 
su desempeño y la tercera área de conocimiento costo, resulta con una marcada disminución
en los recursos consultados.

Cuando se abordan temas de calidad, riesgos y compras los resultados experimentan un

crecimiento relativo con respecto a los puntos anteriores y en proporción al puntaje máximo
para los mismos. Los conocimientos en el sistema de información de gestión de proyecto
mantienen un nivel próximo al puntaje máximo para este punto.

Las dos últimas áreas consultadas, recursos humanos y comunicación, tienen una tendencia en
promedio a valores regulares.

De los resultados obtenidos del relevamiento de la madurez en estas áreas de conocimiento se

observa la necesidad de la organización de realizar acciones de mejora para el fortalecimiento
de sus recursos y la madurez en gestión de proyectos.

Las áreas de alcance, tiempo y costos surgen como aquellas a fortalecer en primera instancia.

En particular el área de costos muestra en el universo encuestado un desempeño regular con

respecto al conocimiento de proyecto.

Los mejores desempeños observados en la encuesta se encuentran sobre las áreas de compras
y la utilización del sistema de información de gestión de proyecto, representando estas
fortalezas de la organización.

Las áreas de recursos humanos y comunicación tienen una participación menor en el puntaje
de la encuesta y los resultados acompañan el desempeño general de los recursos de esta
organización.

5. Conclusiones

En este trabajo se presentan el desarrollo de una encuesta para la medición de la madurez en el

área de gestión de proyectos de una empresa del tipo PyME que desarrolla sus actividades en
Argentina.

De la revisión bibliográfica se seleccionó para este proyecto el modelo de madurez de cinco

niveles presentado por Kerzner (xiii). En esta escala se adoptó como supuesto que la
organización tiene un nivel de madurez de uno.

Se diseñó la encuesta de acuerdo a este nivel y tomando las áreas de conocimiento del
definidas por el PMI en el PMBoK (xiv) y el sistema de información de gestión de proyecto.

Para las pruebas de la encuesta se realizaron ensayos mediante simulación de Montecarlo con
diferentes universos de madurez que son posibles de encontrar en la organización.
  
 
Mediante esta metodología se ajustó la escala cualitativa de medición de la encuesta de cuatro
niveles, alto, medio, regular y bajo con los rangos cuantitativos que devuelve la misma una
vez procesada.

Se estableció que la métrica utilizada en la encuesta define la madurez del entrevistado e

indica sus fortalezas y debilidades en las áreas de conocimiento establecidas dentro del nivel
uno de la escala elegida.

De las mediciones con este instrumento se estableció que dentro del nivel uno de la escala de
Kerzner (xiii) los recursos de la organización se encuentran levemente por encima de.

Dentro de este nivel de madurez, se detecta una tendencia en disminución de conocimiento

desde la gestión del alcance hasta la gestión de costo pasando por gestión de tiempo, áreas de
gran relevancia en la gestión de proyectos y con impactos directos en los resultados de la
organización.

Las otras áreas evaluadas dentro de la encuesta encuentran promedios con tendencias regulares
dentro del nivel evaluado.

De acuerdo a los resultados alcanzados hasta el momento y con la tendencia observada en el

trabajo de campo durante la encuesta esta organización es de nivel uno en la escala de
madurez utilizada para su evaluación y dentro de este nivel tiene un esfuerzo importante para
consolidarse con mejor calificación. Las líneas de acción deben estar fuertemente orientadas a
la capacitación y formación de los recursos en estas áreas, la difusión dentro de la
organización a todos los niveles de la actividad de gestión de proyectos con el respaldo de la
alta dirección.

6. Agradecimientos

Los autores desean agradecer a la Facultad de Ingeniería de la Universidad Nacional de Mar

del Plata, Argentina por el generoso soporte para la realización de este trabajo.

7. Autores

Dr. Aníbal Cassanelli. Facultad de Ingeniería. Universidad Nacional de Mar del Plata.
Argentina. acassane@fi.mdp.edu.ar. www.fi.mdp.edu.ar
  
 

Medición de Madurez en PyME

Posición Empresa

350 Empresa
Rango de Madurez
300

250

200

150 300
230
100
140 156
50 80

Empresa

Medio
Regular
Bajo

Alto
Figura Nº 1

Medición de Madurez en PyME

Resultado Encuesta por Área
70.00
Puntaje Máximo
60.00 Puntaje Encuesta

50.00

40.00

30.00

20.00

10.00

0.00
Tiempo

RRHH
Calidad
Alcance

MS Project
Compras
Costos

Riesgos

Comunicaciones

Figura Nº 2
  
 
Referencias

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