Fundación escuela tecnológica de Neiva Jesús Oviedo Pérez

Bryan Stevens Yusunguaira Florez

Electiva profesional: InventarShop

Ing. Software

IX semestre

Michael Hernan Montilla Gualy

Marzo de 2024

Neiva, Huila
 1. PROPUESTA CONTROL DE INVENTARIO

Se propone el desarrollo de una aplicación integral de control de inventario y ventas

que aborda desafíos clave en la gestión empresarial. En la actualidad, las empresas

enfrentan dificultades para mantener un seguimiento efectivo de su inventario y evaluar

de manera rápida y visual sus resultados financieros. La falta de una herramienta

integrada puede conducir a pérdidas, dificultades en la identificación de tendencias y

una respuesta lenta ante devoluciones.

La aplicación propuesta ofrecerá un sistema de control de inventario eficiente, permitiendo

a las empresas rastrear en tiempo real sus existencias, gestionar pedidos y prevenir

pérdidas por inventario desactualizado. La integración con el módulo de ventas facilitará el

proceso, permitiendo a los usuarios registrar transacciones de manera automática y acceder

a datos precisos sobre las ventas realizadas.

Uno de los elementos clave de esta propuesta es la capacidad de generar informes gráficos

y análisis visuales. La aplicación proporcionará gráficos interactivos que mostrarán

claramente las ventas y las tendencias de inventario del mes actual. Estos gráficos también

resaltarán pérdidas, devoluciones y ganancias, brindando a los usuarios una visión

completa de su desempeño financiero.

Además, la aplicación permitirá acceder a registros detallados de meses anteriores,

facilitando la comparación de datos y la identificación de patrones estacionales.

Esta función será crucial para que las empresas ajusten sus estrategias y tomen

decisiones informadas basadas en el historial de rendimiento.

2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Desarrollar un sistema integral de control de inventario y ventas que aborde los

desafíos actuales de la gestión empresarial y proporcione a las empresas una

herramienta eficaz para el seguimiento de inventario en tiempo real, la gestión de

pedidos y la evaluación visual de los resultados financieros.

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Reunión con los clientes para determinar los módulos y usuarios que llevara

el sistema.

 Creación del módulo de inventario el cual permite rastrear en tiempo real las

existencias y gestionar de manera eficiente pedidos y el módulo de ventas

para automatizar el registro de transacciones.

 Integración de gráficos que sean interactivos en el sistema que destaquen

claramente las ventas mensuales y el desempeño mensual del inventario,

proporcionando una interfaz intuitiva.

 Comparar meses para saber cuál fue más productivo.

 Implementación del sistema y capacitación de los usuarios.

3. CONTENIDO

3.1 Fase análisis y requisitos:

 Reunión con el cliente para realizar el levantamiento de requerimientos,

los módulos que llevara a cabo el software y los usuarios que serán

requeridos.

3.2 Fase de diseño del sistema:

 Crear un prototipo el cual llevará los módulos solicitados por el cliente el cual

se estudiará el comportamiento de los productos.

 Según en base al cliente se crean los prototipos de usuarios para mirar

el desempeño.

3.3 Fase de desarrollo.

 Desarrollar el módulo de inventario para el rastreo en tiempo real de

los productos y la gestión de pedidos eficientes.

 Desarrollo de módulo de ventas para automatización de registros

de transacciones.

3.4 Fase de integración.

 Implementación de gráficos interactivos que resalten las ventas mensuales y

el desempeño del inventario.

3.5 Fase de implementación y capacitación:

 Implementación del sistema en el área de producción.

 Capacitación de usuarios para garantizar la productividad y adaptación efectiva.

3.6 Fase de pruebas y ajustes:

 Realización de pruebas para identificar y corregir posibles errores.

 Ajustes finales basados en la retroalimentación de los usuarios.

3.7 Fase de soporte y evaluación

 Proporcionar soporte continuo para abordar cualquier problema que

surja después de la implementación.

4. SPRINT
 5. REQUISITOS

5.1 Requisitos Funcionales:

Registro de Productos:

Permitir a los usuarios registrar nuevos productos en el sistema, incluyendo información

detallada como nombre, descripción, categoría, precio, proveedor, y cantidad inicial en

inventario.

Gestión de Inventarios:

Facilitar el seguimiento en tiempo real de las existencias de productos en el inventario,

incluyendo la capacidad de realizar ajustes manuales de inventario (agregar, modificar, eliminar

productos).

Gestión de Pedidos:

Permitir a los usuarios generar, procesar y gestionar pedidos de clientes, incluyendo la

capacidad de ver el estado del pedido, actualizar inventario automáticamente al procesar

pedidos, y generar facturas.

Registro de Transacciones:

Automatizar el registro de todas las transacciones de ventas y compras realizadas en el sistema,

incluyendo detalles como fecha, hora, productos vendidos/comprados, cantidad, precio unitario,

etc.

Generación de Informes:
Proporcionar herramientas para generar informes detallados sobre las ventas, el inventario y el

desempeño financiero, con opciones de filtrado y personalización según las necesidades del

usuario.

Interfaz de Usuario Intuitiva:

Diseñar una interfaz de usuario intuitiva y fácil de usar que permita a los usuarios navegar de

manera eficiente por el sistema y acceder rápidamente a la información relevante.

Personalización de Informes:

Permitir a los usuarios personalizar los informes generados según sus requisitos específicos,

incluyendo la capacidad de seleccionar rangos de fechas, productos específicos, etc.

5.2 Requisitos No Funcionales:

Rendimiento:

El sistema debe ser capaz de manejar cargas de trabajo pesadas y responder rápidamente a las

solicitudes de los usuarios, incluso durante períodos de alta actividad.

Disponibilidad:

El sistema debe estar disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, con un tiempo de

inactividad mínimo planificado para mantenimiento y actualizaciones.

Fiabilidad:

El sistema debe ser confiable y estar libre de errores, minimizando la posibilidad de fallos y

pérdida de datos.
Usabilidad:

La interfaz de usuario debe ser fácil de entender y utilizar, con una curva de aprendizaje mínima

para los nuevos usuarios.

Seguridad:

Se deben implementar medidas de seguridad sólidas para proteger la integridad y

confidencialidad de los datos del sistema, cumpliendo con estándares de seguridad y privacidad.

Escalabilidad:

El sistema debe ser capaz de crecer y adaptarse a medida que la empresa y sus operaciones

crezcan, sin necesidad de realizar cambios significativos en la arquitectura del sistema.

 6. ACTIVIDADES Y TAREAS

Realizar un Estudio de Mercado

Detallado:

Investigar las soluciones de control de inventario y ventas disponibles en el mercado.

Analizar las necesidades específicas y los desafíos que enfrentan las empresas en la gestión de su

inventario y ventas.

Identificar las tendencias actuales en la gestión de inventarios y ventas, así como las tecnologías

emergentes.

Documentar las características y funcionalidades clave que ofrecen las soluciones existentes en el

mercado.

Duración estimada: 20 horas.

Definir Objetivos del Proyecto y Requisitos Específicos:

Realizar reuniones con los stakeholders para comprender sus expectativas y requisitos para el

sistema.

Establecer los objetivos generales del proyecto, como mejorar la eficiencia en la gestión del

inventario y aumentar la precisión en las previsiones de ventas.

Identificar los requisitos específicos del sistema, como el seguimiento en tiempo real del

inventario, la gestión automatizada de pedidos y la generación de informes detallados.

Priorizar los requisitos del sistema en función de su importancia para el éxito del proyecto y su

impacto en los objetivos comerciales.

Duración estimada: 15 horas.

 7. METODOLOGÍAS

La metodología en espiral se basa en el principio de realizar ciclos repetitivos de planificación,

análisis, desarrollo y evaluaciones a lo largo del proyecto mejorando con forme a las ideas del

cliente que surjan con el tiempo.

Teniendo en cuenta lo siguiente se utilizará el método en espiral en base al proyecto para las

mejoras, sugerencias y testeos a futuro en base al software realizado, lo cual surgirán nuevas

funcionalidades parches de seguridad y mejoras en base al sistema.

La metodología en espiral nos ayudará a definir los objetivos con lo cual podemos y generar unos

objetivos adaptativos ayudando a priorizar los objetivos comerciales, por ende será de gran

utilidad utilizar la metodología en espiral.

8. HISTORIAS DE USUARIO:

Historia de usuario Descripción técnica Palabras del usuario Rol

Historia de usuario 1: Utilizar técnicas de "Queremos anticipar Analista de Datos

Como usuario quiero análisis predictivo y las necesidades de

el análisis predictivo y machine learning para nuestros clientes y

recomendaciones prever demandas y optimizar la gestión

ofrecer de inventarios y

recomendaciones ventas."

inteligentes para la

gestión de inventarios.

Historia de usuario 2: Desarrollar API's de "Queremos que Usuario de Ventas

Como usuario quiero integración para nuestra tienda en línea

la integración con sincronizar la esté conectada con

plataformas de E- aplicación con nuestro inventario

Commerce plataformas de e- físico."

commerce y mejorar

la gestión de

inventarios en línea.

Historia de usuario 3: Implementar un "Necesitamos Administrador de TI

Como usuario, sistema de asegurarnos de que

quiero la seguridad y autenticación y solo las personas

acceso de los roles autorización para autorizadas accedan a

controlar el acceso a datos confidenciales."

datos sensibles y

garantizar la seguridad

de la información.

Historia de usuario 4: Configurar alertas "Quiero recibir alertas Usuario de

Como usuario quiero automáticas para cuando nuestro Operaciones

poder tener las notificar cuando los inventario esté bajo

alertas de Inventario niveles de inventario para evitar escasez."

Bajo de un producto estén

por debajo de un

umbral crítico.

Historia de usuario 5: Integrar un sistema de "Necesitamos una Usuario de Compras

Como usuario quiero gestión de forma eficiente de

gestionar los proveedores para gestionar proveedores

proveedores y las realizar pedidos de y pedidos de compra."

compras compra y registrar

transacciones

financieras.

Historia de usuario 6: Permitir acceso a "Quiero poder Usuario de Análisis

Como usuario quiero registros detallados de comparar los datos de

acceso a registros meses anteriores para este mes con los

anteriores análisis comparativo y meses anteriores para

toma de decisiones entender mejor

informadas. nuestras operaciones."

Historia de usuario 7: Integrar gráficos "Necesito ver Usuario Gerencial

Como usuario quiero interactivos para visualmente cómo

la generación de mostrar ventas, estamos progresando

informes gráficos tendencias de en ventas y control de

inventario y inventario."

desempeño financiero.

Historia de usuario 8: Desarrollar "Quiero poder hacer y Usuario de Ventas

Como usuario quiero funcionalidades para seguir el seguimiento

la gestión de pedidos gestionar pedidos, de los pedidos de

incluyendo registro forma sencilla."

automático y
 seguimiento de

estados.

Historia de usuario 9: Implementar un "Necesito ver Usuario de

Como usuario quiero sistema que permita exactamente qué Operaciones

el seguimiento de rastrear las existencias productos están

inventario en tiempo de manera automática disponibles en este

real y en tiempo real. momento."

9. CASOS DE USO

 Análisis predictivo y

recomendaciones Actores: Analista de Datos

Descripción: Utilizar técnicas de análisis predictivo y machine learning para prever demandas y

ofrecer recomendaciones inteligentes para la gestión de inventarios.

 Integración con plataformas de E-Commerce

Actores: Usuario de Ventas

Descripción: Desarrollar API's de integración para sincronizar la aplicación con plataformas de e-

commerce y mejorar la gestión de inventarios en línea.

  Seguridad y acceso de los roles

Actores: Administrador de TI

Descripción: Implementar un sistema de autenticación y autorización para controlar el acceso a

datos sensibles y garantizar la seguridad de la información.

 Alertas de Inventario Bajo

Actores: Usuario de Operaciones

Descripción: Configurar alertas automáticas para notificar cuando los niveles de inventario de un

producto estén por debajo de un umbral crítico.

  Gestión de proveedores y

compras Actores: Usuario de Compras

Descripción: Integrar un sistema de gestión de proveedores para realizar pedidos de compra y

registrar transacciones financieras.

 Acceso a registros anteriores

Actores: Usuario de Análisis

Descripción: Permitir acceso a registros detallados de meses anteriores para análisis comparativo

y toma de decisiones informadas.

 Generación de informes gráficos

Actores: Usuario Gerencial

Descripción: Integrar gráficos interactivos para mostrar ventas, tendencias de inventario y

desempeño financiero.

 Seguimiento de inventario en tiempo real

Actores: Usuario de Operaciones

Descripción: Implementar un sistema que permita rastrear las existencias de manera automática y

en tiempo real.

 Gestión de pedidos

Actores: Usuario de domicilio

Descripción: Desarrollar funcionalidades para gestionar pedidos, incluyendo registro automático

y seguimiento de estados.

10. BASES TEORICAS

10.1 antecedentes:
Antecedentes Nacionales:

En Colombia, las empresas enfrentan desafíos en la gestión de inventario y ventas debido a la

falta de herramientas integradas y la respuesta lenta ante cambios en el mercado local. Aunque

se han implementado iniciativas para mejorar la gestión empresarial, aún existe una necesidad de

soluciones más eficaces y tecnológicamente avanzadas.

 Antecedentes Internacionales:

A nivel internacional, se observa una tendencia hacia la adopción de tecnologías avanzadas para

la gestión empresarial, incluyendo el control de inventario y ventas. Empresas de diferentes

países han implementado soluciones exitosas que han mejorado su eficiencia operativa y su

rentabilidad, destacando la importancia de la innovación en este campo.

10.2 Marco Legal:

Legislación Comercial y Tributaria:

En Colombia, las empresas están sujetas a regulaciones específicas relacionadas con la gestión de

inventario y ventas, incluyendo normas contables y tributarias que afectan la forma en que se

registran y reportan los activos y pasivos relacionados con el inventario.

Protección al Consumidor:

Las leyes colombianas de protección al consumidor establecen derechos y responsabilidades tanto

para las empresas como para los clientes en relación con las transacciones comerciales. Esto incluye

disposiciones para garantizar la calidad y seguridad de los productos, así como para proteger a los

consumidores de prácticas comerciales engañosas o injustas.

10.3 Marco Teórico:

Teorías de Gestión Empresarial:

Diferentes teorías de gestión empresarial, como la teoría de sistemas y la teoría de contingencia,

proporcionan marcos conceptuales para comprender la complejidad de las organizaciones y las

interacciones entre sus diferentes componentes.