ADMINISTRACIÓN I – 4º AÑO A

Eje Nº 2: Dinámica y Estructura Organizacional

✓ Diseño Organizacional: estructura. División del trabajo: horizontal y vertical.
✓ Pirámide Organizacional. Delegación. Centralización y Descentralización.
✓ Tipos de estructura: lineal, funcional, por comités.
✓ Departamentalización. Principios Básicos de Organización.
✓ Herramientas de diseño organizacional: organigrama y manuales.
✓ Gestión del microemprendimiento
Diseño Organizacional: estructura. División del trabajo: horizontal y vertical.
El crecimiento en el tamaño de las empresas ante la llegada de la revolución industrial
provocó una serie de cambios en la forma de ver la producción. Uno de ellos, tal vez el
más importante fue la división del trabajo ya que con ello se producen resultados
beneficiosos desde el punto de vista de la eficiencia y la eficacia.
Las personas que integran una organización entonces se dividen el trabajo para realizar
las actividades de manera ordenada y eficiente, dando origen además a la
especialización en las tareas.
La estructura organizacional es el sistema formal que permite a los administradores
asignar el trabajo, coordinar las tareas, delegar autoridad y responsabilidad para
conseguir el cumplimiento de los objetivos y metas de una organización.
La existencia de una estructura formal unida a una red comunicación eficiente favorece
la coordinación y evita confusiones y problemas en la ejecución de tareas.
Cada organización necesita de una estructura organizacional determinada acorde a sus
necesidades según los objetivos que desee alcanzar.
Un sistema formal se refiere a la distribución de cargos entre sus miembros de manera
explícita estableciendo claramente las responsabilidades y autoridad de cada uno de
ellos.
En cambio, una organización informal se da cuando, cumpliendo las características
mencionadas en un sistema formal, no tiene una distribución de actividades,
responsabilidades y autoridad de forma explícitamente definida. Las relaciones entre
sus integrantes son muy dinámicas, el número de sus integrantes y el liderazgo entre
ellos varia constantemente y hay un continuo proceso de formación y disolución de
grupos. Podemos mencionar como ejemplos un conjunto de amigos que organiza un
campamento o se reúne para juntar fondos para el viaje de estudios.
Al diseñar la estructura de una organización se deben tener en cuenta los siguientes
criterios:
✓ Que todas las funciones necesarias para cumplir con los objetivos de la organiza-
ción se encuentren cubiertas.
✓ Que cada unidad esté en condiciones y con capacidad de cumplir con las funciones
asignadas a ella.
✓ Que la asignación de tareas a cada unidad y, dentro de ella, a cada persona bus-
que la eficiencia, es decir, que cada persona tenga asignada una cantidad de tareas

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tal que las pueda cumplir y, a la vez, que ocupe la totalidad de su tiempo disponible.
Asimismo, se deben balancear los siguientes aspectos que pueden ser opuestos, en
función de las características de cada organización en particular, su cultura y su
entorno:
✓ Que las tareas homogéneas sean asignadas a la misma unidad, a los efectos de
obtener economías por especialización.
✓ Que las interacciones entre las distintas unidades sean las mínimas necesarias. a
los efectos de facilitar la coordinación y el cumplimiento de los objetivos.
De lo antes expuesto podemos decir que:
La estructura de la organización es el conjunto de las unidades en que se divide el
trabajo, así como también las relaciones de jerarquía y subordinación entre sus
integrantes, que se manifiestan en actividades de supervisión y control.
Entonces, hablamos de estructura cuando hablamos de dividir o particionar el trabajo
en tareas. Por otro lado, hablamos de procesos cuando definimos cómo hacer cada
tarea y cómo cada tarea se vincula con la siguiente en una cadena de actividades.
La estructura debe reflejar:
✓ Los objetivos y planes de la organización.
✓ La autoridad asociada a cada tarea o actividad asignada.
✓ La cultura organizacional
Elementos básicos de una estructura.
Existen dos divisiones en una estructura organizacional:
✓ División horizontal: que se refiere a particionar el trabajo en tareas. Por ejemplo,
área compras, ventas, producción, etc. Es decir, según la especialización.
✓ División vertical: que se refiere a la división de poder o de las tareas de decisión. Es
decir, según el grado de jerarquía.
Esta estructura se conoce con el nombre de PIRÁMIDE ORGANIZACIONAL.

Pirámide Organizacional. Delegación. Centralización y Descentralización.

Su representación gráfica es la siguiente:

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El nivel superior o estratégico, es el nivel integrado por las personas de mayor poder de
decisión y de mando dentro de la organización. Este nivel es el encargado de ver el
negocio, vislumbrar las oportunidades que se presenten y mantener el funcionamiento
de la organización como una unidad integrada. Se ocupa de hacer cumplir los objetivos
de la organización y determinar cuáles serán las estrategias y políticas que se aplicarán.
Este nivel puede estar representado por una o varias personas, como por ej. Directorio,
presidente, gerente general, comisión directiva, etc.
Las estrategias son el resultado de la elección de alternativas que se consideren
adecuadas para cumplir con los objetivos propuestos. Ej. Ofertas 2x1, descuentos, etc.
Las políticas son lineamientos generales sobre la cultura de la empresa que guían y
unifican criterios. Son las que van determinando la imagen que quiere trasmitir la
empresa.
La línea media o gerencial, también denominado táctico es el nivel que se encuentra
entre el núcleo de operaciones y el nivel estratégico. Aquí comienza la especialización
y la responsabilidad individual representado por un gerente capacitado para una tarea
específica. Ej. Gerente de comercialización, de producción, de administración, etc.
El núcleo de operaciones o nivel operativo, está formado por aquellas personas que
realizan las operaciones básicas de la empresa. Se ocupa de cumplir las tareas que le
fueron asignadas y con las normas establecidas. Su tarea suele ser rutinaria. Aquí se
realizan las operaciones concretas de cada una de las especialidades. Está integrado
por empleados, obreros, operarios, vendedores, auxiliares, etc.
A los costados de la pirámide se encuentran funciones adicionales que también forman
parte de la pirámide organizacional. Ellas son conocidas como tecnoestructura y staff
de apoyo.
Tecnoestructura: esta estructura colateral está formada por especialistas que aportan
información al nivel estratégico y a nivel táctico sobre distintos temas por ejemplo en
procesos de producción, planificación estratégica, capacitación, etc. Son
asesoramientos que están relacionados directamente con el objetivo de la organización.
Están fuera de la pirámide porque solo cumplen tareas de asesoramiento y no poseen
autoridad para tomar decisiones. “Están fuera de la autoridad de línea”, es decir no
posee autoridad formal dentro de los niveles jerárquicos establecidos.
Staff de apoyo: incluye otro tipo de apoyo, también fuera de la autoridad de línea, pero
muy necesario para mejorar las condiciones. En general se trata de servicios indirectos.
Ejemplos: mantenimiento, relaciones públicas, servicios de emergencias, cafetería
dentro de la organización, etc.
Diferencias entre delegar, descentralizar y departamentalizar.
En la medida que la organización crezca se hace imposible que una o pocas personas
se hagan cargo de distintas tareas, por lo que surge la delegación de tareas.

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Delegar es que una persona encarga a otra la realización de parte o toda una tarea que
le corresponde. Al delegar le trasmite la autoridad para poder cumplir la tarea. El
responsable del cumplimiento de la tarea sigue siendo de la persona que hizo la
delegación. No puede desentenderse de los resultados que obtiene aquel en quien
confió para hacer la tarea.
Es por ello que es necesario al delegar: definir bien las tareas a realizar, indicar los
límites, capacitar adecuadamente y a su vez darle la libertad necesaria para fijar los
detalles de la tarea a realizar.
Descentralizar, en cambio, se da cuando se otorga poder de decisión. En este caso se
distribuye información y autoridad.
La centralización y descentralización son dos conceptos relacionados con la delegación.
Cuando el poder está concentrado en manos de una sola persona se dice que la
centralización es absoluta.
Cuando el poder de tomar de decisiones está concentrado en pocas personas se dice
que en esa organización existe centralización.
Cuando el poder de tomar decisiones está distribuido en toda la organización se dice
que hay descentralización.

Tipos de estructura: lineal, funcional, por comités.

Lineal: Es propia de las pequeñas y medianas empresas, en la que el dueño o gerente
es el que toma todas las decisiones e imparte todas las órdenes a quienes se
encuentran bajo su mando. Si la empresa es de mediana envergadura, aparece el nivel
medio, pero predomina las relaciones lineales o de verticalidad.
Este tipo de estructura define con claridad los deberes y responsabilidades de cada uno.
La autoridad es única. Establece fácilmente la disciplina. Es un sistema propio de las
empresas pequeñas que depende de un mínimo de directivos, los cuales tienen
conocimientos en todas las actividades de la empresa.

Lineal asesorada: Este tipo de estructura posee similares características que la lineal solo
que en este caso se agrega organismos de asesoramiento para resolución de
problemas que la cabeza estratégica no puede resolver. Ejemplo un empresario que
consulta por asesoramiento impositivo o laboral.

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Funcional pura: En este tipo de organización se da prioridad a la especialización. Los

subalternos o subordinados (empleados, operarios, etc.) reciben órdenes de cado uno
de los especialistas que existen en la empresa. Este tipo de organizaciones vulnera el
principio de unidad de mando, es decir un solo jefe para un grupo de empleados. Si
bien se gana en especialización se pierde autoridad y responsabilidad. la autoridad es
compartida Por ejemplo en una fábrica de electrodomésticos:

Organización por comités o proyectos: Es otra forma de organizar la empresa en la cual

existen comités formados por el gerente de un área y los gerentes que de él dependen,
para resolver problemas específicos. Estos también pueden tener carácter transitorio
o permanente y ad hoc.
Los comités de carácter transitorio se constituyen para resolver una situación o
proyecto en particular y luego cada uno vuelve a su cargo especifico.
Los de carácter permanente se dispone de ellos en cualquier momento y los ad hoc se
forman para resolver un problema imprevisto.
En ciertas ocasiones se llama a integrar un comité a especialistas que no pertenecen a
la empresa. El costo en tiempo y dinero de las actividades del comité tiene que justificar
y compensar los beneficios de su constitución.
Tercerización y organización virtual o en red: Cuando la administración de una
organización contrata funciones específicas a otra, por ejemplo, distribución, limpieza
o seguridad en lugar de tenerlas internamente en su propia estructura realiza
tercerización de funciones. Por ejemplo, una empresa que contrata a otra la función de
distribución sin tener su propia estructura ni personal, ni activos dedicados a cumplir
con esta. Según la evolución de las ventas contratará mayor o menor cantidad de
camionetas para realizar la distribución de sus productos.
En el caso en que la administración tenga internamente muy pocas actividades y
contrate una gran cantidad de funciones a otras organizaciones se dice que la
organización es virtual.
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Si nos encontramos frente a un conjunto de empresas en el que cada una se especializa

en una función definidas y entre todas se combinan para ofrecer sus productos
esperando así responder de forma dinámica a las necesidades de los clientes, se dice
que se trata de una red de organizaciones virtuales.

Departamentalización. Principios Básicos de Organización.

Evidentemente existe una limitación concreta, dada la capacidad humana, para poder
supervisar a todos los subordinados de una organización de muchas personas.
Es necesario recordar que en una organización hay múltiples actividades que deben ser
agrupadas de manera lógica para que sean posibles su coordinación y supervisión.
Al agrupar las actividades en unidades homogéneas que permiten su coordinación y
control, se favorece el crecimiento de la organización. Esta agrupación es conocida
como departamentalización. Existen diferentes criterios para departamentalizar:
Por números simples: es el agrupamiento de las personas que tienen que ejecutar ciertas
tareas bajo la supervisión de un jefe en función de su cantidad. Por ejemplo, en una
línea de cajas de un supermercado con 30 posiciones, asignar un supervisor cada 10
cajas. Este método es de utilización muy restringida y en general se aplica a actividades
de bajo nivel.
Por tiempo: consiste en agrupar actividades en base a turnos. Es usado cuando las
características de las actividades requieren más de una jornada laboral normal. Ej.
Fábricas de producción continua, hospitales, central de policía, etc.

Por función: Este método es el más usado y consiste en agrupar según el tipo de
actividades que se desarrollan. Por ejemplo, área de producción, de ventas, compras,
finanzas, recursos humanos, etc.

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Por territorio o área geográfica: es un criterio utilizado cuando la organización está

distribuida en varias áreas geográficas. La idea es que todas las actividades de un área
las supervise una misma persona. Por ejemplo, una empresa que tenga plantas de
producción y/o departamentos de comercialización en diferentes provincias, porque
posee varias sedes, sucursales o filiales.

Por producto: esta división ocurre cuando los productos o servicios revisten mucha
importancia. Cada división se ocupa de un producto en particular. Ejemplo una
empresa que comercialice artículos de hogar, artículos de electrodomésticos, etc.

Por tipo de clientes: Está orientada al cumplimiento de las metas. Los productos se
diseñan acordes a las necesidades de los usuarios. Para esto, conocer quiénes son los
clientes de la empresa es fundamental.

Por forma de comercialización: Aquí se tiene en cuenta los canales de comercialización,

es decir como distribuye sus productos o servicios al cliente. También se diferencia al
tipo de cliente. Como por ej. Clientes mayoristas, minoristas, o ventas telefónicas, por
internet, etc.
Para armar una estructura se debe tener en cuenta los siguientes principios básicos:

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Unidad de mando: Cada integrante debe conocer las funciones que cumple. Cada
persona debe saber quién es su superior y cada jefe debe saber quiénes son las
personas que dependen de él. Ninguna persona puede tener más de un jefe.
Alcance del control: Se debe tener en cuenta el alcance del control que puede ejercer
cada jefe sobre sus subordinados. Ningún jefe puede tener bajo su mando una
cantidad mayor de personas a las que puede dirigir.
Homogeneidad operativa: Cada jefe debe realizar actividades homogéneas y no
diversificar sus tareas. No se pueden superponer tareas diferentes en una misma
persona.
Delegación efectiva: Se pueden delegar tareas o funciones en otras personas, sé debe
dotar a las mismas de la suficiente autoridad para realizarlas. Lo que no se delega es la
responsabilidad.

Herramientas de diseño organizacional: organigrama y manuales.

La representación gráfica de la estructura recibe el nombre de "organigrama”.
En ellos se pueden visualizar las actividades y cargos asignados como también las
relaciones de jerarquía entre los mismos.
Por lo general los elementos que se utilizan para el diseñar las estructuras son
rectángulos y líneas, aunque en algunos casos se pueden realizar organigramas
circulares o semicirculares.
Las líneas verticales y horizontales conectan, unen. Las líneas verticales indican relación
de autoridad y responsabilidad. Las horizontales indican igualdad de niveles
jerárquicos o de áreas de responsabilidad. Las líneas discontinuas o cortadas expresan
relación de staff. También pueden ser oblicuas.
Los rectángulos: la ubicación de los rectángulos indica la relación jerárquica de la
estructura. De arriba hacia abajo, mayor nivel jerárquico y áreas de responsabilidad
superior. En el mismo nivel indican igualdad jerárquica de los cargos y funciones.
Los cargos de staff se ubican en el mismo nivel del que es asesorado unidas por líneas
discontinuas.
El tamaño de los rectángulos indica la importancia relativa del cargo que representa, la
relación debe tener cierta proporcionalidad que le confiera armonía gráfica y facilite su
lectura.
De acuerdo a su representación gráfica también encontramos:
organigrama horizontal: la jerarquía queda plasmada de izquierda a derecha.
organigrama vertical: El orden se forma de manera piramidal, de arriba hacia abajo.
organigrama circular: En este organigrama se refleja la figura de la autoridad principal
en el centro. mientras que a su alrededor se delimitan en espacios concéntricos y de
forma decreciente los cargos siguientes.

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El organigrama horizontal es el más utilizado hoy día por todas las empresas, ya que este
no estructura los niveles jerárquicos de la misma, sino todo el proceso laboral que se
realiza dentro de la empresa. Por lo cual es más fácil su entendimiento y su realización.

El organigrama vertical: muestra las unidades con mayor autoridad en la posición

superior.

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Y, por último, los circulares: en donde los niveles jerárquicos se muestran mediante
círculos concéntricos en una distribución de adentro hacia a afuera.

En el organigrama circular, la figura central indica la máxima autoridad y los círculos

alrededor de este corresponden a la organización bien sea por departamentos, áreas
o gestiones. Como por ejemplo la siguiente imagen que muestra dicha estructura con
dos niveles de jerarquía:

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Para que un organigrama sea útil debe reunir las siguientes características:
- Ser fácilmente comprensible.
- Presentar los elementos importantes de la empresa, por ejemplo, departamentos o
secciones.
- Incluir la denominación específica de cada unidad que representa, por ejemplo,
Departamento de Ventas o sección de muebles de cocina.
- Mostrar correctamente la jerarquía de la empresa.
El manual de estructura es el complemento del organigrama para definir la estructura
formal de la organización. El manual de estructura tiene la descripción de los puestos
del organigrama, cubriendo para cada puesto las posiciones que se encuentran en él.
En líneas generales, define:
- Misión: es el objetivo del puesto.
- Función: no incluye el detalle de las tareas a cumplir. Debe dar respuesta a la pregunta
¿qué hace?, no a la pregunta ¿cómo se hace?
- Relaciones Jerárquicas: según nivel de autoridad.
- Perfil del puesto: son los diferentes requisitos para cubrir el puesto.
Por ejemplo: Para la función empleado administrativo: secundario completo con
conocimientos de utilitarios para procesamiento de texto y planilla de cálculo.
El manual de estructura es particularmente útil para facilitar la coordinación entre las
áreas, sobre todo en organizaciones medianas y grandes, como así también para
colaborar en la inserción de nuevos colaboradores.
Existen manuales de organización, de normas y procedimientos, departamentales, de
políticas, etc.

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