Reglamento Kardex

UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS
VICERRECTORADO
REGLAMENTO DE
KARDEX ACADÉMICO
PREGRADO
SISTEMA DE INFORMACIÓN ACADÉMICA
(SIA – UMSA)
LA PAZ – BOLIVIA
2017
ÍNDICE
Capítulo I ............................................................................................... 7
Principios Generales .............................................................................. 7
Artículo 1. Objetivo General .................................................................................................... 7
Artículo 2. Objetivo Especifico................................................................................................. 7
Artículo 3. Alcance ................................................................................................................... 7
Artículo 4. Responsabilidades Legales ..................................................................................... 7
Artículo 5. Marco Legal ............................................................................................................ 8
Artículo 6. Funciones de la Unidad de Kardex Académico ...................................................... 9
Artículo 7. Funciones Complementarias ............................................................................... 11
1. Encargado de Kardex ................................................................................................. 11
2. Kardixta Académico I ................................................................................................. 12
3. Kardixta Académico II ................................................................................................ 12
Capítulo II ............................................................................................ 14
Sistema de Información Académica (SIA- UMSA) ................................. 14
Artículo 8. Definición. ............................................................................................................ 14
Artículo 9. Proceso SIA-UMSA ............................................................................................... 14
Capítulo III ........................................................................................... 15

Sistema de Registro Universitario – Matriculación ............................... 15
Artículo 10. Registro Universitario, Definición. ..................................................................... 15
Artículo 11. Matriculación, Definición. .................................................................................. 15
Artículo 12. Matriculación Electrónica, Definición. ............................................................... 15
1. Estudiantes nuevos: ............................................................................................... 15
2. Estudiantes antiguos (regulares): .......................................................................... 16
3. Estudiantes observados (casos especiales): .......................................................... 17
4. Estudiantes con Matricula Temporal:.................................................................... 17
Artículo 13. Expediente Único del Estudiante, Definición. .................................................... 17
Artículo 14. Expediente Completo del Estudiante. ............................................................... 17
Capítulo IV ........................................................................................... 19
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Sistema de Seguimiento Académico (SSA) ........................................... 19
Artículo 15. Definición. .......................................................................................................... 19
Artículo 16. Inscripción de Asignaturas, Definición. .............................................................. 19
Artículo 17. Inscripciones. ..................................................................................................... 19
1. Estudiantes nuevos: ............................................................................................... 20
2. Estudiantes antiguos: ............................................................................................ 20
Artículo 18. Prohibiciones...................................................................................................... 22
Artículo 19. Control de Estudiantes Inscritos. ....................................................................... 22
Artículo 20. Registro de Notas. .............................................................................................. 23
Artículo 21. Plazos de Entrega de Notas................................................................................ 23
Artículo 22. Retiro y Adición de Asignaturas ......................................................................... 23
Artículo 23. Acta de Calificaciones Finales, Definición. ......................................................... 24
Artículo 24. Docente responsable de la Asignatura. ............................................................. 24
Artículo 25. Formato electrónico de Actas. ........................................................................... 24
Artículo 26. Impresión de las actas Finales. .......................................................................... 24
Artículo 27. Respaldo Electrónico.......................................................................................... 25
Artículo 28. Enmiendas.......................................................................................................... 25
Artículo 29. Firmas en el Acta. ............................................................................................... 25
Artículo 30. Adiciones de Nombres en las Pre Actas de Calificaciones. ................................ 25
Artículo 31. Notas de una Gestión Académica. ..................................................................... 25
Artículo 32. Entrega y Recepción de Actas de Finales. .......................................................... 25
Artículo 33. Libro de Actas de Calificaciones. ........................................................................ 26
Artículo 34. Actas con incumplimiento de requisitos obligatorios de gestiones anteriores a
la aprobación del presente Reglamento ............................................................................... 26
Artículo 35. Convalidaciones de Asignaturas, Definición. ..................................................... 26
Artículo 36. Convalidación de Asignaturas. ........................................................................... 26
Artículo 37. Certificado de Calificaciones, Definición. ........................................................... 27
Artículo 38. Certificado Único de Calificaciones. ................................................................... 27
Artículo 39. Informe de Kardex, Definición. .......................................................................... 27
Artículo 40. Certificado de Conclusión de Estudios, Definición. ........................................... 28
Artículo 41. Emisión certificado Conclusión de Estudios. ..................................................... 28
Artículo 42. Requisitos. .......................................................................................................... 28
3
Artículo 43. Modalidad de Graduación, Definición. .............................................................. 29
Artículo 44. Actas de Defensa................................................................................................ 29
Artículo 45. Verificación de Datos Académicos. .................................................................... 29
Artículo 46. Actualización de Datos. ...................................................................................... 30
Artículo 47. Estandarización de Reportes Académicos. ........................................................ 30
Artículo 48. Seguridad del Sistema (Acceso al SIA) ............................................................... 30
Artículo 49. Sistemas Propios de Seguimiento Académico ................................................... 30
Capítulo V ............................................................................................ 31
Sistema de Kardex Académico Digital .................................................. 31
Artículo 50. Definición ........................................................................................................... 31
Artículo 51. Unidad de Kardex Académico – Expediente Único del Estudiante .................... 31
1. Estudiantes de la UMSA (nuevos y antiguos). ....................................................... 31
2. Estudiantes de Carreras Paralelas, Traspasos y Profesionales. ............................. 31
Capítulo VI ........................................................................................... 32
Sistema de Kardex Actas de Notas Digital ............................................ 32
Artículo 52. Definición. .......................................................................................................... 32
Artículo 53. Búsqueda. .......................................................................................................... 32
Artículo 54. Movimiento de Expedientes y Actas de Notas. ................................................. 32
Capítulo VII .......................................................................................... 33

Disposiciones Finales ........................................................................... 33
Artículo 55. Disposiciones Finales. ........................................................................................ 33
Capitulo VIII ......................................................................................... 34

Glosario ............................................................................................... 34
Siglas y Glosarios. .................................................................................................................. 34
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5
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REGLAMENTO DE KARDEX ACADÉMICO DE PREGRADO
SISTEMA DE INFORMACIÓN ACADEMICA
(SIA - UMSA)
Capítulo I
Principios Generales
Artículo 1. Objetivo General

El presente instrumento normativo tiene como objetivo reglamentar las funciones,
actividades y tareas del personal de las Unidades de Kardex Académico de la
Universidad Mayor de San Andrés y establecer responsabilidades.
Artículo 2. Objetivo Especifico

Uniformar las tareas de organización, administración del Tratamiento Archivístico y
Digitalización de los Documentos Académicos (Expediente Único del Estudiante, Acta
de Notas, Certificados, Informes y otros) del estudiante desde el ingreso a la Carrera
hasta su titulación en las Unidades de Kardex Académico del Sistema de Información
Académica.
Artículo 3. Alcance
I. Las disposiciones contenidas en el presente Reglamento son de aplicación
obligatoria en todas las Unidades de Kardex Académico de la Universidad Mayor de San
Andrés, como indica la Resolución del HCU. N° 098/2016, relacionada con el Expediente
Único del Estudiante.
II. Las oficinas de la Unidad de Kardex Académico y su personal de la Universidad

Mayor de San Andrés se sujetarán al presente Reglamento.
Artículo 4. Responsabilidades Legales

Los responsables de las Unidades de Kardex Académico y los encargados de los centros
de cómputo, deberán firmar un compromiso de lealtad, responsabilidad y de
transparencia ante el Director y Vicedecano de la Facultad, además debe existir una
Reglamentación especifica con responsabilidad administrativa, civil y penal para los
Encargados de los Centros de Cómputo en caso de identificarse alguna alteración de
notas, previa investigación.
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Artículo 5. Marco Legal
a) Ámbito Nacional
 Constitución Política del Estado Plurinacional.
 Ley 004 Lucha Contra la Corrupción, Enriquecimiento ilícito e
investigación de Fortunas.
 Ley No. 1178 (Ley SAFCO) “De Administración y Control
Gubernamental” del 20 de julio de 1990.
 Reglamento de la Responsabilidad por la Función Pública, aprobado
mediante el Decreto Supremo No 23318-A, de la Ley No 1178.
 Ley 2341 de Procedimiento Administrativo y el Decreto Supremo No.
27113 del 23 de julio que Reglamenta a la Ley 2341.
b) Ámbito Universitario
 Estatuto Orgánico de la U.M.S.A. aprobado por el 1ER. Congreso

Interno de la Universidad Mayor de San Andrés del 31 de octubre de
1988.
 Reglamento de Procesos Universitarios.
 Reglamento del Régimen Académico Estudiantil.
 Reglamento Interno de Personal Administrativo.
 Reglamento Específico del Sistema de Organización de la Universidad
Mayor de San Andrés de las Normas Básicas del Sistema de
Organización Administrativa Resolución del Honorable Consejo
Universitario No. 288/99 de fecha 10 de diciembre de 1999.
 Resolución H.C.U. No. 082/2013, inclusión del Certificado de Grado y/o
Tesis la Fotocopia Legalizada del Acta de la Modalidad de Graduación,
con su recibo original.
 Resolución H.C.U. No. 383/2013 Manual de Estandarización de las
Actas de Grado y el Diseño de los Modelos de Actas de las Unidades
Académicas de la Universidad Mayor de San Andrés, en todas sus
modalidades de Pregrado.
 Resolución HCU 230/2013.
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Artículo 6. Funciones de la Unidad de Kardex Académico
Son:
a) Aplicar de forma adecuada los procedimientos según normas universitarias

establecidas.
b) Identificar, clasificar, ordenar, acondicionar e instalar los documentos que se
generan en soporte impreso y en soporte digital (Expediente Único del
Estudiante), para fines de seguimiento académico y cumplimiento de la
normativa vigente.
c) Ordenar los expedientes de los estudiantes hasta su titulación, de manera
ordenada para facilitar su ubicación con los documentos originales que se
generan.
d) Resguardar y Conservar los libros impresos y digital de las Actas de Calificaciones
Finales de acuerdo a la gestión en el plan semestral o anual, incluido los cursos
de temporada y los Exámenes de Mesa, con los índices y guías correspondientes
en medio físico, con su respaldo en memoria informática, el foliado y número de
Libro correspondiente. Para evitar el extravío y la dispersión de Actas.
e) Brindar información ágil, oportuna y transparente a través de solicitudes
oficiales y respetando la jerarquía de las autoridades académicas y
administrativas, para su eficiente gestión y toma de decisiones
correspondientes.
f) Brindar información ágil, oportuna y transparente al estudiante para su
conocimiento. A través de las unidades de kardex académico y del Sistema de
seguimiento Académico.
g) Operar de manera eficiente el Sistema de Información Académico de la División
de Sistemas de Información y Estadísticas (SIA-UMSA).
h) Informar el estado y seguimiento académico documentado del estudiante, toda
vez que se requiera en instancias académicas, administrativas, judiciales, Unidad
de Transparencia y/o procesos universitarios. A través de solicitudes oficiales
escritas y respetando la jerarquía institucional.
i) Recibir las Actas de Calificaciones de los docentes a la conclusión de cada
semestre o año académico y dentro de los plazos establecidos en el Calendario
Académico.
j) Elaborar informes de orden judicial por seguimiento del juez, fiscalía,
transparencia y otras instancias, para dar respuesta en 48 horas según normativa
vigente.
k) Los Encargados de las unidades de kardex academico, asumen la responsabilidad
de la recepción, impresión, conservación y custodia de las Actas de
Calificaciones, documentos que deben llevar la firma del docente, Director de
9
Carrera y deben tener el sello de Kardex y Carrera, Asimismo el documento
deberá contemplar el Año Académico, Asignatura, Nombre del Docente, Sigla,
Paralelo, Periodo, Plan de estudios, Folio, Numero de Estudiantes, Registrado la
hora y fecha de la recepción.
l) Elaborar proyecto de Resolución de Convalidación de asignaturas externas,
traspasos internos de la Universidad Mayor de San Andrés, para su consideración
y firma del Director y Vicedecano y/u otros de acuerdo a tablas establecidas
internamente.
m) Controlar los expedientes de los estudiantes que tengan documentos completos
y actualizados en cada gestión y publicar, aquellos que no tengan., para su
regularización oportuna.
n) Imprimir listas de estudiantes por excelencia para entregar a Dirección para su
Titulación Directa y para la premiación a Secretaria General en cada gestión.
o) Elaborar el POA de la Unidad de Kardex Academico.
p) Elaborar Historiales del Rendimiento Académico al Secretario General de los
Becarios del Convenio Municipal.
q) Atender y orientar a los estudiantes en los reclamos que requieran.
r) Efectuar el seguimiento de las Actas Oficiales por los docentes en el tiempo
estipulado por la Dirección de Carrera.
s) Los o las kardixtas de las Unidades de Kardex Académico deben coordinar para
la ordenación y sistematización de los documentos de acuerdo a normas
internacionales Archivísticas, para su ubicación inmediata.
t) Revisar y verificar los registros de evaluación que ingresan las notas al SIA de los
docentes y elaborar e imprimir las actas.
u) Al término de cada gestión académica, las unidades de kardex académico
deberán cuidadosamente empastar las actas de calificaciones de manera
obligatoria.
v) Digitalizar las actas de notas de cada gestión en orden descendente (2016, 2015,
2014,).
w) De acuerdo a la resolución del H.C.U. No: 235/2011 la Unidad de Kardex son
responsables de la apertura, organización, actualización y custodia del
Expediente Académico de estudiantes de los Centros Regionales Universitarios,
en Coordinación con el Coordinador Académico.
x) El Encargado de la Unidad de Kardex Académico, es responsable de la apertura,
organización, actualización y custodia del Expediente Único Académico de los
estudiantes del Pregrado.
y) Actualización permanente del Expediente Único del Estudiante en impreso y
memoria informática, desde su ingreso hasta su egreso.
10
z) Responsabilizarse de la impresión, revisión y firma en los certificados
académicos a través del SIA.
aa) La responsabilidad de mantener y cuidar sus equipos asignados en la Unidad de
Kardex Académico.
bb) Cumplir con los plazos establecidos para la entrega de los reportes
estandarizados no mayor a 48 horas.
cc) Elaborar listas de estudiantes inscritos por paralelos, siglas, asignaturas y gestión
para entregar al docente.
dd) Reguardar y custodiar los Libros de las diferentes modalidades de Titulación.
ee) Matricular a los Nuevos y Validar sus documentos en el Expediente Único.
Artículo 7. Funciones Complementarias
1. Encargado de la Unidad de Kardex Académico

Coadyuvar en los instructivos, circulares, Honorable Consejo Universitario todo
referente a lo Académico, deberá hacer conocer oportunamente a las Unidades de
Kardex Académico y capacitación continua conjuntamente con Recursos Humanos y
Sistema de Seguimiento Académico oportunamente.
a) Planificar, organizar, sistematizar el tratamiento archivístico de la Unidad de
información para dar fluidez en los trámites de los documentos estudiantiles y
controlar la custodia para su preservación.
b) Coordinar, planificar, supervisar y realizar un control de calidad con el Kardixta I y
Kardixta Académico.
c) Recibir las Actas de Notas entregados por el docente en formato físico y digital,
revisando los nombres del estudiante, asignatura, sigla, paralelo, gestión y nombre
del docente.
d) Imprimir y firmar certificados de notas cotejando el formato físico y digital de
cursos regulares y de temporada.
e) Controlar el Expediente Único del Estudiante, que tengan documentos completos
y actualizados (Estudiante Regular, Estudiante Egresado, pasivo, activos,
P.E.T.A.E.N.G. y Estudiante Titulado) y aquellas Carreras que tienen SEDES.
f) Elaborar tres juegos de las Actas Oficiales de las notas de los estudiantes de las
Sedes, Un juego para la Carrera, Unidad de Kardex Académico y otro para el titular
de la asignatura de acuerdo a Resolución del Honorable Consejo Universitario.
g) Elaboración Proyecto de Convalidaciones Externas e Interna de acuerdo al
Reglamento de Convalidaciones y el Director considerara si es viable o no, he
instruirá al Encargado de la Unidad de Kardex Académico para su Elaboración de la
Resolución de Convalidación y su aprobación del Vicedecano (se debe hacer una
complementación a la reglamentación para determinar la nota que debe tener
cuando se convalida una Asignatura Anual por dos Semestrales). H.C.U. No.
230/2013
h) Resguardar, custodiar las Actas Oficiales de cada gestión.
i) Mantener y cuidar sus equipos asignados en la Unidad de Kardex
11
j) Elaborar informes inherentes al Jefe Inmediato Superior.
k) Cumplir otras funciones inherentes y afines a cargo.
2. Kardixta Académico I
a) Apoyar en el seguimiento académico de los estudiantes de la Carrera, de
acuerdo a Reglamento Interno y disposiciones de las Unidades Académicas
Superiores.
b) Coadyuvar en la gestión del archivo de la kardex a fin de brindar atención
oportuna a los diferentes tramites e inscripción de estudiantes.
c) Realizar la recepción, registro y precintar a las Actas Oficiales de todas las
asignaturas de las Sedes Universitarias.
d) Recepcionar y archivar las Convalidaciones y Certificados de Conclusión de
Estudios.
e) Realizar el llenado de formularios de: Reinscripciones, Carreras Paralelas,
Profesionales y Traspasos (Internos y del Sistema Universitario)
f) Elaborar certificados de grado y certificados de notas cotejando con las actas
correspondientes.
g) Registrar y archivar la documentación necesaria en los expedientes
individuales de estudiantes de acuerdo a normas establecidas de manera que
se hallen completos.
h) Realizar el seguimiento académico de los estudiantes y elevar a instancias
superiores para su consideración.
i) Atender a los estudiantes en la recepción de certificados de notas, plan de
estudios, inscripciones, matrículas y otros documentos para su incorporación
en los expedientes académicos.
j) Elaborar estadísticas de estudiantes y docentes.
k) Recibir y despachar solicitudes de traspaso interno, externo y otras
certificaciones conforme a requerimiento de la División de Registros y
Admisiones.
l) Elaborar listas de estudiantes inscritos, aprobados, reprobados y abandonos.
m) Informar al jefe de inmediato acerca de las tareas efectuadas.
n) Cumplir otras funciones inherentes y afines a cargo.
o) Mantener y cuidar sus equipos asignados en la Unidad de Kardex Académico
p) Cumplir otras funciones inherentes y afines a cargo.
3. Kardixta Académico II
a) Registrar y recepcionar los documentos que ingresan para el seguimiento
académico.
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b) Identificar, clasificar, ordenar, acondicionar los documentos impresos en los
Expedientes Único Estudiantil de cada estudiante y resguardar la información
en formato físico y digital.
c) Identificar los Expedientes Único Estudiantil con apellidos, nombres y año de
ingreso de los estudiantes en las pestañas (marbeteado) para su ordenación e
identificación.
d) Entregar los certificados de notas a los estudiantes y como constancia hacer
firmar en un libro de registro, donde lleva su No de registro, No. De
Certificados de Calificaciones, Firma de entrega, seguimiento del mismo, hasta
la entrega final de la estudiante donde firma su conformidad que le están
entregando los mismos números de certificados que dejo.
e) Participar en la etapa de la matriculación, inscripción, retiro y adición de
asignaturas.
f) Mantener y cuidar sus equipos asignados en la Unidad de Kardex Académico
g) Colaborar en la ubicación de las series documentales en los expedientes,
cuando solicita el interesado para fotocopiar.
h) Cumplir otras funciones inherentes y afines a cargo.
i) Elaborar informes inherentes al Jefe Inmediato Superior.
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Capítulo II
Sistema de Información Académica (SIA- UMSA)
Artículo 8. Definición.
La División de Sistema de Información y Estadísticas (DSIE), dependiente del
Departamento de Tecnología de Información y Comunicación (DTIC), ha elaborado e
implementado el Sistema de Información Académica del estudiante durante su
permanencia en la universidad (SIA – UMSA) y esta descentralizado funcionalmente en
las facultades.
Artículo 9. Proceso SIA-UMSA

El Sistema de Información Académica implica:
a) Sistema de Registro Universitario (SRU) - Matriculación.

b) Sistema de Seguimiento Académico (SSA).
c) Sistema de Kardex Académico Digital (SKD).
d) Sistema de Kardex Actas de Notas Digital (SKN).
14
Capítulo III
Sistema de Registro Universitario – Matriculación
Artículo 10. Registro Universitario, Definición.

El Sistema de Registro Universitario es el número de identificación personal que
asigna la División de Sistemas de Información y Estadística (DSIE) que permanecerá
inalterable durante su permanencia del estudiante en la Universidad Mayor de San
Andrés.
Artículo 11. Matriculación, Definición.

La matrícula universitaria es el documento académico administrativo que acredita
derechos y obligaciones a los estudiantes durante la gestión académica en la
Universidad Mayor de San Andrés.
Artículo 12. Matriculación Electrónica, Definición.

I. La matrícula electrónica es el documento académico que está vinculado a la
cuenta de usuario de los estudiantes para realizar acciones de forma automática
durante la gestión académica en la Universidad Mayor de San Andrés.
II. El Sistema de Registro Universitario (Matriculación), aprobado mediante

Resoluciones del Honorable Consejo Universitario 639/2013 y 512/2014 señala que los
estudiantes deben cumplir con el periodo establecido para el proceso de la
matriculación previsto en cada gestión, para legitimar su permanencia en la
Universidad Mayor de San Andrés de acuerdo a las siguientes particularidades:
1. Estudiantes nuevos: Las facultades deben remitir a la DGAR y a la DSIE la siguiente

documentación de manera simultánea, tanto en formato impreso, digital y por
correo electrónico (dsie@umsa.bo, dgar@umsa.bo):
a) Resolución Facultativa aprobando la Nómina de Aprobados del curso

preuniversitario y prueba de Suficiencia Académica.
b) Nomina Impresa de Aprobados.
c) Medio magnético y correo electrónico, conteniendo exactamente la
misma información. (Descrito en los puntos 1 y 2)
d) Las nóminas deberán tener la siguiente información:
 Apellido Paterno (Primer Apellido).
 Apellido Materno (Segundo Apellido).
 Nombre Completo.
 Número de cédula de identidad.
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 Carrera.
 Nacionalidad.
e) Las impresiones de los certificados de habilitación de los postulantes
deberán imprimirse mínimo en dos ejemplares, destinados uno para el
estudiante y el otro para su file.
III. Para los estudiantes nuevos por convenio, deben remitir la respectiva
resolución a la DGAR y una copia al DSIE.
IV. Los estudiantes para ser matriculados deberán registrar, sus datos de
identificación personal, su fotografía y sus documentos vía Internet a
través de una computadora o dispositivo móvil.
V. Los estudiantes nuevos de la UMSA deberán presentar en su Carrera el

momento de su matriculación los siguientes documentos en un folder de
color crema, tamaño oficio con nepaco en el siguiente orden:
a) Certificado de nacimiento (original)

b) Cédula de identidad vigente (fotocopia)
c) Diploma de bachiller (fotocopia legalizada)
d) Certificado de habilitación (original)
e) Fotografía 3x3 con fondo celeste
f) Formulario Registro Estudiantil
VI. Los responsables de la Unidad de Kardex Académico deben verificar la

autenticidad e igualdad entre los dos formatos (físico y digital) del
expediente único del estudiante.
VII. Los estudiantes nuevos una vez que dejen su documentación se debe
Marbetear el file académico, archivar por gestiones.
2. Estudiantes antiguos (regulares): Deberán depositar en la red bancaria autorizada

el valor de la matrícula universitaria. A partir de haber realizado su depósito, el
estudiante ya estará matriculado de manera automática. Los responsables de la
unidad de kardex académico de cada Unidad Académica verificarán la matricula
electrónica en el Sistema de Información Académica (SIA-UMSA).
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Los estudiantes antiguos que no cuenten con el diploma de bachiller por tercera
vez consecutiva durante su matriculación se consideran estudiantes
observados.
3. Estudiantes observados (casos especiales): Los estudiantes antiguos observados,

serán matriculados en la División de Gestiones Admisiones y Registros una vez
resuelto la observación.
4. Estudiantes con Matricula Temporal: Los estudiantes que se encuentran sujetos a

Convenios o Acuerdos Internacionales de Intercambio – Estudiantil, con presencia
temporal en el país de 6 meses a un año, conforme al Reglamento de Traspaso
Temporal o pasantía que deberán quedar exentos del pago de matrícula, aporte
facultativo, multa si fuera el caso y otros relativos a la matriculación como prorroga
de Diploma de Bachiller, Resolución del Honorable Consejo Universitario No.
355/2012.
Artículo 13. Expediente Único del Estudiante, Definición.

Es el conjunto de documentos originales relacionados entre sí, que tratan de un mismo
tema o asunto, son generados por el estudiante desde el ingreso a la Carrera, hasta la
obtención de su título académico.
Artículo 14. Expediente Completo del Estudiante.

La apertura y cierre del expediente único del estudiante, tanto en formato físico y
digital en las Carreras y Sedes Universitarias, estará compuesta por la siguiente
documentación:
a) Documentos obligatorios
1. Certificado nacimiento computarizado, original.
2. Fotocopia simple de la cédula de identidad vigente.
3. Diploma de Bachiller (fotocopia legalizada).
4. Los estudiantes antiguos que no cuenten con el diploma de bachiller por
tercera vez consecutiva durante su matriculación se consideran estudiantes
observados.
5. Certificado original de habilitación que certifique la aprobación del curso Pre
Universitario o Examen de Dispensación. En caso de Admisión Especial, el
formulario correspondiente o Resolución.
6. Plan de estudios con el que ingresa firmado por el Director de la Carrera.
7. Formulario de reinscripción, si corresponde.
8. Otros formularios de movilidad estudiantil (Admisión especial cambios de
Carrera, traspasos, Carrera paralela) indispensables para respaldar procesos
de convalidación.
17
9. Formulario de Convalidación de asignaturas si corresponde.
10. Certificado único de calificaciones.
11. Una fotografía 3 x 3 cm., fondo celeste.
12. Acta de defensa de grado (fotocopia simple). Con una copia de su valorado.
13. Certificado de calificaciones de grado (fotocopia simple).
14. Resolución de titulación.
15. Formulario GAR 101.
16. Certificado de Conclusión de estudios.
17. Informe de Kardex.
18. Resolución o carta firmada por el Director de Carrera aprobando el tema de
la tesis.
19. Nota de suficiencia del tutor. (Dependiendo la modalidad de titulación)
20. Perfil de la Tesis (Carátula con sello de recepción). Dependiendo la
modalidad de titulación y de cada carrera.
18
Capítulo IV
Sistema de Seguimiento Académico (SSA)

El Sistema de Seguimiento Académico permite el registro de notas de las asignaturas y
la automatización de las necesidades y procesos académico-administrativo del
estudiante durante su permanencia en la UMSA, con los reportes académicos de notas,
rendimiento académico (número de inscritos, aprobados, reprobados y abandonos por
asignatura y paralelos), certificado de calificaciones, historial académico de estudiantes
de Pre grado en la Universidad Mayor de San Andrés, utilizando formularios
estandarizados y otorgar el Certificado Único de Calificaciones.
Artículo 16. Inscripción de Asignaturas, Definición.

I. La inscripción es un proceso de registro de asignaturas según pre requisitos
establecidos en el Plan de Estudios vigente.
II. Para el proceso de inscripción el estudiante deberá ingresar a la Web con su

cuenta de usuario, su cédula electrónica o la huella digital para realizar su inscripción
en las fechas establecidas, de acuerdo al cronograma establecido por la Carrera.
III. Este registro, es realizado en el Sistema de Seguimiento Académico con

información necesaria como ser; nombre completo del estudiante, nombre de la
asignatura, sigla, paralelo, docente, horario y aula para el conocimiento del estudiante.
IV. El estudiante deberá registrar las asignaturas autorizadas según el plan de

estudios respetando el sistema de prerrequisitos.
Artículo 17. Inscripciones.

Es imprescindible que al inicio del proceso de inscripciones en cada Carrera o Unidad
Académica debe contar con:
a) Las notas del estudiante deben estar actualizadas hasta antes del periodo de
inscripciones.
b) El pensum vigente de la Carrera.
c) Número de paralelos por asignatura.
d) Horario de las asignaturas por paralelo y aulas.
e) Nombre del docente de la asignatura.
f) Tabla de convalidación de asignaturas. (Si el caso amerita)
19
Los requisitos para inscripción a asignaturas son los siguientes:
1. Estudiantes nuevos:
a) El o la responsable de la Unidad de Kardex Académico de la Carrera antes del

registro de asignaturas del estudiante nuevo deberá verificar física y
digitalmente los documentos indispensables para la inscripción que son los
mismos para la matriculación (artículo 10).
b) Todos los documentos en físico serán resguardados en el Expediente Único del
Estudiante, identificados por apellidos y nombres completos y año de ingreso a
la Carrera en letra Arial Nº 20 (negrilla) con pestañas de color crema, conforme
establece la Resolución del Honorable Consejo Universitario HCU 697/08.
c) El responsable de la inscripción proporcionará al estudiante su respectiva
cuenta de usuario del sistema de seguimiento académico (SSA), el cual le
permitirá realizar futuras inscripciones y reportes correspondientes.
2. Estudiantes antiguos:
El estudiante antiguo para la inscripción de asignaturas correspondiente a la

gestión, deberá previamente estar matriculado (artículo 9 inc. b y c), del presente
reglamento, según resolución HCU Nº 756/2014, caso contrario, no corresponde
el proceso de inscripción.
a) Al inicio de cada gestión, la Dirección de cada Carrera, en cumplimiento del

cronograma general aprobado en el H. Consejo Facultativo publicará el instructivo
para las inscripciones correspondiente a la gestión académica (semestral, anual y
cursos de temporada).
b) Simultáneamente publicará los horarios para la gestión en los que deberá

incorporarse materias, docentes horas y aulas. En este instructivo debe señalarse
además la información necesaria y el depósito bancario respectivo.
c) Antes del inicio de una inscripción académica se deberá contar con la totalidad de
las notas de un periodo académico anterior.
d) Las inscripciones son anuales, semestrales o de temporada, se realizan a través del

sistema de seguimiento académico por Internet o en su Unidad de Kardex
Académico. Para el efecto, los estudiantes son responsables del manejo de sus
claves de acceso personal vía web debiendo reemplazarlas periódicamente para
garantizar mayor seguridad.
20
e) En la programación anual o semestral, la Dirección de carrera deberá establecer el
número de estudiantes para cada paralelo en función de la capacidad de las aulas y
del número potencial de estudiantes de cada materia. La asignación de plazas para
cada paralelo y materia se realizará progresivamente durante el periodo de
inscripciones cuidando que se mantenga una homogénea distribución en los
paralelos habilitados.
f) Durante el periodo de inscripciones, el ingreso al sistema será establecido en función

a la población estudiantil de cada carrera.
g) En las carreras donde la población estudiantil es numerosa la dirección de carrera

deberá emitir los criterios (mejores promedios, aleatorio, etc.) para el sorteo de
horarios de toma de materias.
h) Se dispondrán cupos en todos los niveles y materias para estudiantes que hubieran
pasado clases en el curso de verano de la gestión anterior y que por razones
administrativas no cuentan con notas en el sistema, lo cual les impide inscripciones
regulares.
i) Después del periodo de inscripciones, se establecerá un periodo de 5 días para

atención a casos especiales que por motivos justificados no hubieran podido
inscribirse regularmente. Pasado este plazo no se aceptarán solicitudes de
inscripción.
j) Los estudiantes de traspaso de otras universidades, deberán contar con matrícula y

estar resueltos sus trámites de convalidación de materias para realizar su inscripción
en forma regular.
k) En cada periodo de inscripción anual o semestral la Dirección de cada Carrera

determinara de manera detallada el número de materias que puede tomar un
estudiante de cada nivel o semestre.
l) Los estudiantes que solicitarán la inscripción de una materia extra que exceda el
límite de toma de materias definido por la Dirección de Carrera deberán ser avaladas
a través del H. Consejo de Carrera. Las solicitudes para una materia extra no deberán
ser fuera del tiempo establecido en el cronograma de inscripciones.
m) Las inscripciones como estudiantes libres y semi libres se realizan conforme

reglamento específico existente para el efecto, presentando solicitudes durante los
primeros veinte días de cada semestre. Los estudiantes no deberán inscribirse
regularmente en aquel/as materias en las que solicitan la condición de "libres".
n) Las inscripciones se realizarán respetando los criterios (por prerrequisitos, por

niveles, etc.) establecidos en el plan de estudios y malla curricular aprobados en
21
H.C.U. Todos rompimientos de criterios en la toma de materias deberán ser
justificadas mediante Dirección de cada Carrera.
o) Los estudiantes extranjeros, convenios especiales, reinscripciones, beca municipios,

serán registrados e inscritos excepcionalmente en el marco de lo establecido en cada
convenio.
p) La entrega de nóminas a los docentes se realiza una vez que concluyen las
inscripciones de cada periodo académico no debiendo haber cambio de paralelos
posterior a la entrega de lista oficiales a los docentes.
q) En caso de haber modificaciones de cambio de paralelos después de la finalización

del cronograma de inscripción estas deberán ser justificadas de manera excepcional
a través de Dirección de Carrera, en caso de que se hayan emitido listas oficiales esta
se deberá hacer conocer al docente de la materia.
r) Todo estudiante que hubiera interrumpido sus estudios por tres gestiones
continuas o más, sin la obtención de matrículas, procederá al trámite de
reinscripción, siendo el requisito fundamental el haber vencido por lo menos dos
materias.
Artículo 18. Prohibiciones

En el proceso de inscripción se prohíbe el rompimiento de pre-requisitos y solicitudes
de ampliación de inscripción.
a) Después del periodo de inscripciones, se establecerá un periodo de 5 días
para atención a casos especiales que por motivos justificados no hubieran
podido inscribirse regularmente. Pasado este plazo no se aceptarán
solicitudes de inscripción.
b) Las inscripciones se realizarán respetando los criterios (por prerrequisitos,
por niveles, etc.) establecidos en el plan de estudios y malla curricular
aprobados en H.C.U.
Artículo 19. Control de Estudiantes Inscritos.

Los docentes son responsables de controlar que los estudiantes de la asignatura a su
cargo y que asisten a clases, estén debidamente inscritos e incorporados en las listas
oficiales. Para el efecto podrán ingresar a consultar sus listas en cualquier momento al
sistema de seguimiento académico. También podrán requerir listas impresas a Kardex
o al Director de Carrera.
22
Artículo 20. Registro de Notas.
I. Los docentes son responsables de la evaluación y manejo de las notas de sus
estudiantes para lo cual están obligados a incorporarlas en los plazos establecidos
por cronograma en el sistema de seguimiento académico. Para ello cuentan con
las correspondientes claves de acceso y se les proporciona la capacitación y
soporte requeridos para el manejo del sistema. Durante cada periodo los docentes
pueden modificar sus registros parciales de notas en el sistema de acuerdo al
proceso académico a su cargo. Una vez confirmados y verificados sus registros
finales, se procede personalmente al cierre de los mismos sin poder tener posterior
acceso a ellos.
II. Los docentes no deben procesar evaluaciones académicas de estudiantes que no

se encuentran oficialmente inscritos y que, por tanto, no figuren en las listas
oficiales de la asignatura. El incumplimiento a esta disposición dará lugar a la
aplicación de las determinaciones establecidas en el Reglamento de Régimen
Docente por incumplimiento de deberes y obligaciones.
Artículo 21. Plazos de Entrega de Notas.

A la conclusión del periodo académico semestral, anual o de temporada, el docente
que regenta la asignatura tiene la obligación de apersonarse a la Unidad de Kardex
Académico en un periodo de 48 horas para la entrega de notas y 72 horas para validar,
rubricar y dar legalidad con su firma el Acta Oficial. Por ningún motivo las actas oficiales
deberán salir de predios de la Unidad de Kardex Académico para ser firmadas por los
docentes.
Artículo 22. Retiro y Adición de Asignaturas

I. Una vez concluido el proceso de inscripciones de un determinado periodo
académico, se programará un periodo de retiro, adición y cambio de paralelos
(simultáneo) de acuerdo al cronograma académico establecido por la Carrera, la
adición o cambio de paralelos se realizará siempre y cuando exista la disponibilidad
de cupo de la asignatura.
II. Retiro de asignaturas por situaciones especiales Se establece que solamente en

situaciones de fuerza mayor, debidamente documentadas, los estudiantes podrán
solicitar al Director de Carrera el retiro de asignaturas después del plazo
establecido en el anterior artículo y durante el mismo semestre.
23
III. Para los estudiantes nuevos que cursan primer año no se permiten cambios de
paralelos con excepción de casos de fuerza mayor debidamente documentados.
En estos casos el trámite debe realizarse directamente mediante entrevista con el
Director de Carrera.
Artículo 23. Acta de Calificaciones Finales, Definición.

I. Es un documento original, único y útil con valor administrativo, legal, e histórico
que refleja las calificaciones finales de las asignaturas que el estudiante ha cursado
durante la gestión semestral, anual o cursos de temporada en la Carrera, estos
documentos deben llevar las firmas del Docente y Director de Carrera.
II. Estas actas de calificaciones finales deben ser digitalizadas para el control de las
notas de los estudiantes de una determinada asignatura en una gestión académica, a
través de la visualización de dichas actas debidamente firmadas. Se debe precintar para
su posterior empaste con el foliado y el número de Libro y el índice correspondiente.
Artículo 24. Docente responsable de la Asignatura.

I. El docente designado para impartir una asignatura es el único responsable de
validar las calificaciones finales de los estudiantes.
II. El docente como responsable de la asignatura, registrará en el sistema de

seguimiento académico en forma personal las calificaciones en formato electrónico,
planificación directa dentro el sistema con su cuenta y clave de acceso, o en formato
físico para que el kardixta proceda a la migración, de cada una de las modalidades, el
docente está obligado a realizar una verificación antes de firmarlas, en los plazos
establecidos.
Artículo 25. Formato electrónico de Actas.

Las actas de calificaciones en formato electrónico, que son almacenadas en la Base de
datos del Sistema de Información Académica (SIA) y en los servidores del
Departamento de Tecnología de la Información y Comunicación (DTIC), serán
resguardados y son de entera responsabilidad de estas unidades.
Artículo 26. Impresión de las actas Finales.

Antes de concluir el semestre o año académico, el director de la Carrera deberá remitir
un comunicado a los docentes recordando el calendario de exámenes y el cierre de las
actas.
El o la Encargado(a) de la Unidad de Kardex Académico imprimirá las Actas de

Calificaciones Finales con la fecha de emisión, en dos ejemplares con el nombre de la
24
asignatura, del docente y del director de la Carrera: una para el empaste del libro de
actas y la otra para el docente.
Artículo 27. Respaldo Electrónico.

La Unidad de Kardex Académico será responsable de realizar el escaneo de las Actas
finales de notas firmadas por el docente para ser almacenadas en el Sistema de
Información Académica (SIA – UMSA) una vez finalizada la gestión académica.
Artículo 28. Enmiendas.

Queda terminantemente prohibido realizar cualquier enmienda (tachaduras, borrones,
correcciones) a las Actas de Calificaciones impresas, caso contrario se sancionará de
acuerdo a normas universitarias.
Artículo 29. Firmas en el Acta.

El o la Encargado(a) de la Unidad de Kardex Académico debe verificar, que las firmas
de docentes y autoridades de Carrera se registren en el lugar que corresponde, ya que
el Director de Carrera, Vicedecano, o Decano, no podrán firmar el Acta de Calificaciones
Finales en lugar del docente, por considerarse como suplantación de firmas penado por
ley, salvo determinaciones superiores (Resoluciones facultativas y/o Universitarias)
Artículo 30. Adiciones de Nombres en las Pre Actas de Calificaciones.

Se prohíbe adicionar apellidos, nombres y calificaciones de estudiantes que no figuren
en la nómina de inscritos proporcionada por el personal de la Unidad de Kardex
Académico, salvo instrucciones superiores.
Artículo 31. Notas de una Gestión Académica.

Las calificaciones no deben tener decimales y la nota de aprobación en el segundo
turno es de 51 puntos sobre 100, Aprobado, Reprobado y Abandono.
Artículo 32. Entrega y Recepción de Actas de Finales.

g) Se prohíbe estrictamente la entrega y recepción de Actas Finales de Calificaciones
del docente en fechas fuera de los términos establecidos por el Calendario
Académico de la Universidad Mayor de San Andrés y cronograma de la Carrera, para
evitar la retardación de funciones e incumplimiento de deberes. El incumplimiento
será sancionado de acuerdo a normas y reglamentos universitarios.
h) El o la Encargado(a) de la Unidad de Kardex Académico deberá elaborar un
cronograma con la autorización del Director de la Carrera para remisión o recepción
de actas.
25
Artículo 33. Libro de Actas de Calificaciones.
I. El Libro de Actas de Calificaciones, no debe salir de la Unidad de Kardex
académico, bajo ningún motivo. Toda consulta se realizará en la Unidad de Kardex
académico.
II. El o la Encargado(a) de la Unidad de Kardex Académico podrá visualizar los

expedientes realizando la búsqueda por gestión académica, asignatura y paralelo; si se
requiere la información en físico lo podrá ubicar de la misma manera.
Artículo 34. Actas con incumplimiento de requisitos obligatorios de gestiones

anteriores a la aprobación del presente Reglamento
I. Las actas que no cumplen los requisitos obligatorios como:
a. No figura la firma del docente.

b. Actas con Adición de nombres y notas en algunos casos tachaduras,
borrones, correcciones u modificaciones a mano, sin ninguna
autorización o firma de docente responsable.
c. Actas o notas que figuran en el Sistema, pero que no existen actas en
formato físico que las respalden.
d. En el caso de certificados de notas originales, que poseen sellos y firmas,
pero no tienen respaldo de actas de calificaciones finales ni figuran en
el Sistema.
II. Todos estos casos deben ser solucionados mediante la reposición y

regularización de Actas a cargo de los docentes que regentaron esa asignatura, en caso
de imposibilidad (por muerte u otro aspecto) el Consejo de Carrera asignará un
Tribunal, para el examen respectivo y regularización mediante acta de la asignatura
respectiva.
Artículo 35. Convalidaciones de Asignaturas, Definición.

Es un procedimiento académico administrativo producto de la movilidad estudiantil o
cambio de plan de estudios en la misma Carrera, a partir del cual se reconocen y validan
los estudios universitarios previa revisión y análisis de los Planes, Programas y
contenidos insertos en el Currículo de las Unidades Académicas, con el objeto de
establecer las equivalencias entre las asignaturas del Sistema Universitario.
Artículo 36. Convalidación de Asignaturas.

La Unidad de Kardex Académico revisará y verificará la convalidación según las tablas
de convalidación aprobadas por las instancias de cogobierno de carrera, facultad o
universitario en base al Reglamento de Convalidación de estudios.
26
Se deberá mantener la nota de origen en los siguientes tipos de convalidaciones:
a) En la misma Carrera por cambios de Plan de Estudios.

b) Estudios realizados en una misma Carrera con programas diferentes.
c) Estudios realizados en la misma Carrera de diferentes Universidades del Sistema
Universitario.
d) En procesos admitidos y concluidos de Carrera Paralela (simultánea) al interior de
la U.M.S.A.
e) En procesos admitidos y concluidos en condición de profesional Universitario
(admisión especial).
f) En casos de traspaso y/o inscripción profesional de estudiantes con estudios en
Universidades del exterior reconocidas por el Sistema Universitario Boliviano y de
convenios con las Universidades Nacionales y la U.M.S.A.
g) Convalidación para efecto de graduación por excelencia.
Artículo 37. Certificado de Calificaciones, Definición.

Es un documento original con valor académico - universitario que autentifica y acredita
las calificaciones obtenidas por el estudiante en una gestión académica, curso de
temporada y/o mesa de examen, que se encuentran resguardadas en Actas de
Calificación Final de asignatura(s) que sirven al estudiante en trámites de
administración académica y movilidad estudiantil.
Artículo 38. Certificado Único de Calificaciones.

I. Al concluir el Plan de Estudios, el estudiante solicita el Certificado Único de
calificaciones, presentando el formulario valorado adquirido en Cajas Recaudadoras,
de acuerdo a Resolución de HCU. N° 576/2014.
II. El Certificado Único de Calificaciones se implementa en todos los tramites de

egreso y titulación, para todas las Carreras y programas de pre y postgrado de la
universidad, de acuerdo a la R.H.C.U. Nª 276/2016.
Artículo 39. Informe de Kardex, Definición.

I. El informe de Kardex tiene la finalidad de concentrar y sintetizar los datos del
historial académico del estudiante para respaldar y garantizar la elaboración del
certificado de Conclusión de Estudios señalando los siguientes aspectos: fecha y
modalidad de admisión.
II. Plan de Estudios vigente al momento de la conclusión, asignaturas aprobadas,

asignaturas reprobadas, asignaturas convalidadas, promedio general de notas,
ratificando el vencimiento de todas las asignaturas de acuerdo a Plan vigente.
27
III. Documento firmado por el o la encargado(a) de la Unidad de Kardex Académico,
como referente indispensable para la emisión del Certificado de Conclusión.
Artículo 40. Certificado de Conclusión de Estudios, Definición.

Es un documento oficial con valor legal e histórico que da cuenta de la culminación del
Plan de Estudios de la Carrera. Con este documento el estudiante es habilitado para
optar a las modalidades de graduación vigentes.
Artículo 41. Emisión certificado Conclusión de Estudios.

El certificado de conclusión de estudios, es emitido previa revisión de los documentos
académicos y confrontados cuidadosamente con los certificados de calificaciones y el
Plan de Estudios vigente de la Carrera.
Articulo 39 Plazos de Entrega de los Reportes Estandarizados.
Los plazos máximos para la elaboración y entrega de reportes estandarizados serán de

7 días hábiles para casos sin observaciones
Artículo 42. Requisitos.

I. Para la emisión del Certificado de Conclusión de Estudios, el estudiante deberá
presentar los siguientes requisitos en la Unidad de Kardex académico:
a) Carta de solicitud del Certificado de Conclusión de Estudios, dirigida al Director

de la Carrera.
b) Certificado Único de Calificaciones.
c) Valores Universitarios.
II. El Director de la Carrera, en conocimiento de la solicitud de Certificado de

Conclusión de Estudios, instruirá en forma escrita (proveído) a él o la Encargado(a) o
Responsable de la Unidad de Kardex académico la prosecución de la solicitud.
III. El o la Encargado(a) de la Unidad de Kardex Académico emitirá previamente el

Informe de Seguimiento Académico. En función al expediente del estudiante y a los
documentos presentados. Si el informe amerita su conformidad, corresponderá:
a) Habilitar en el Sistema de Seguimiento Académica SSA-UMSA el Certificado de

Conclusión de Estudios para la elaboración, impresión, firma del Director de
Carrera y visto bueno del Decano(a).
b) El o la Encargado(a) de la Unidad de Kardex Académico, bajo registro en libro y

número de folio, entregará al interesado un ejemplar original del Certificado de
28
Conclusión de Estudios, Plan de Estudios con firma del Director, Certificado
Único de Calificaciones y copia del Informe Académico con firma y sellos
respectivos.
IV. Los documentos deberán ser parte del Expediente Único del Estudiante y
ordenados tomando en cuenta el principio archivístico del orden original o natural,
secuencialmente insertados y foliados en un fólder color crema. Paralelamente toda
esta documentación deberá estar almacenada en el expediente digital del sistema de
Kardex.
Artículo 43. Modalidad de Graduación, Definición.

I. Las modalidades de graduación constituyen parte integrante del plan de estudio
de una Carrera. La modalidad de graduación es la etapa final de evaluación del
estudiante, en aplicación al Reglamento de Régimen Estudiantil de la Universidad
Boliviana.
II. Con los resultados de suficiencia avalada por el Tutor, Asesor y Dirección de
Carrera y a solicitud del estudiante, la Unidad de Kardex Académico, enviara a la
División de Gestiones de Admisiones y Registros el expediente único del estudiante
para su revisión adjunto al formulario GAR-101.
III. Las modalidades de graduación aprobada en la VIII Conferencia Nacional
Ordinaria de Universidades se tienen:
a) Nivel Licenciatura. - Tesis de grado, Proyecto de grado, Examen de grado,
Internado rotatorio, Trabajo dirigido y por Excelencia.
b) Bachiller universitario en ciencias o artes.
c) Técnico universitario superior.
d) Técnico universitario medio (programa).
IV. Esta modalidad de titulación debe ser registrada en el sistema de seguimiento
académico del estudiante.
Artículo 44. Actas de Defensa.

Serán impresas en el Sistema de Seguimiento Académico, así como los Certificados de
Grado, conforme establece la Estandarización de las Actas de Grado en el sistema de
información académica, en conformidad a la Resolución del Honorable Consejo Universitario
Nª 383/2013.
Artículo 45. Verificación de Datos Académicos.

Las Unidades de Kardex Académico son responsables de verificar los datos académicos
y hacer las modificaciones pertinentes con autorización formalizada a través de la
Dirección de la Carrera por medio de una Resolución de Carrera y Facultativa.
29
Artículo 46. Actualización de Datos.
I. Los datos administrados por las Unidades de Kardex Académico en las Carreras
o Facultades permanecerán inalterables. La actualización o modificación de la
información generarán nuevos registros y seguirán un procedimiento de autorización
en cada Carrera y Facultad.
II. El SIA-UMSA permite el acceso a la base de datos, con los niveles previamente
determinados y las respectivas Resoluciones. Los datos como nombres y cambios serán
almacenados para un control de registros modificados (hora, día, mes, año, usuario).
Artículo 47. Estandarización de Reportes Académicos.

Todos los informes y reportes académicos generados por el SIA estarán estandarizados
y cualquier modificación de acuerdo al avance de la ciencia y tecnología debe ser del
conocimiento del Supervisor de la Unidad de Kardex Académico y con aprobación del
CAU para su socialización.
Artículo 48. Seguridad del Sistema (Acceso al SIA)

El sistema de información académica tiene sus propios sistemas de seguridad y acceso.
a) Niveles de Seguridad
b) Niveles de Consulta
c) Respaldo de Datos
d) Impresión de reportes estandarizados.
Artículo 49. Sistemas Propios de Seguimiento Académico

I. Las Carreras o Facultades que tuvieran su propio Sistema de Seguimiento
Académico, deberán adecuarlo al SIA-UMSA a través de una plataforma de
interoperabilidad y búsqueda única de información académica, manteniendo su
independencia, de acuerdo a la recomendación de las R.H.C.U. Nº 639/2013, previo análisis
técnico de interoperabilidad.
II. Todo sistema desarrollado por los programadores, informáticos, ingenieros

electrónicos u otras personas contratadas por las Carreras o Facultades se constituye
en propiedad de la UMSA, por tanto, no podrán vender o transferir a personas o
instituciones bajo sanciones penadas.
30
Capítulo V
Sistema de Kardex Académico Digital
Artículo 50. Definición

I. El Sistema de Kardex Digital es el software que tiene la capacidad de almacenar,
organizar y administrar los expedientes estudiantiles, para que los encargados de la
Unidad de Kardex Académico puedan recuperar, manipular y controlar la información
de un estudiante.
II. Permitirá realizar el seguimiento y control mediante la digitalización, por medio

de la visualización en pantalla de los documentos de un estudiante, mostrando el
informe de movilidad de un expediente, además de mostrar de manera inmediata la
información de los documentos en lo físico y digital, dando lugar al Expediente Único
del Estudiante.
Artículo 51. Unidad de Kardex Académico – Expediente Único del Estudiante

1. Estudiantes de la UMSA (nuevos y antiguos).
a) Los encargados de la Unidad de Kardex Académico deberán recepcionar los

documentos de los estudiantes en físico y digital (en formato imagen), verificando
su autenticidad e igualdad entre los dos formatos, para luego almacenarlo en el
sistema y también físicamente según el Tratamiento Archivístico ya definido.
b) La cantidad de documentos a almacenar y el orden de almacenamiento serán
según el artículo 6, inciso A.
2. Estudiantes de Carreras Paralelas, Traspasos y Profesionales.
a) Si un estudiante realiza una Carrera paralela, el o la encargado(a) de la primera

Carrera debe registrarlo en el sistema y el o la encargado(a) de la nueva Carrera
debe proceder al almacenamiento del segundo expediente.
b) En el caso de traspaso interno, externo o profesional el o la encargado(a) de la
Unidad de Kardex Académico deberá registrar en el sistema la documentación
pertinente, si el estudiante ha concluido el trámite de traspaso.
31
Capítulo VI
Sistema de Kardex Actas de Notas Digital

I. Los encargados de las Unidades de Kardex Académico, deben almacenar las
actas de notas debidamente firmadas y selladas para el empaste, al final de cada
gestión académica (semestral, anual, cursos de temporada), deberán digitalizarlas para
su almacenamiento en el sistema.
II. Permitirá el control digitalizado de las notas de un estudiante de una

determinada asignatura, en una gestión académica, a través de la visualización del acta
de notas firmadas por el docente de la asignatura y Directo de Carrera.
Artículo 53. Búsqueda.

a) Búsqueda de expedientes estudiantiles. - El Sistema de Kardex Digital permitirá
el acceso fácil a la información de cada uno de los estudiantes, el o la
encargado(a) de la Unidad de Kardex Académico podrá visualizar los
documentos de cada expediente, así como la verificación de su nota en las actas
finales.
b) Búsqueda de nota en las actas. - El o la encargado(a) podrá visualizar los
expedientes realizando la búsqueda por gestión académica, asignatura y
paralelo.
c) La búsqueda física, si así lo requiere, se realizará observando las características
definidas en el Tratamiento Archivístico.
Artículo 54. Movimiento de Expedientes y Actas de Notas.

Si por alguna razón un expediente o acta de notas fuera objeto de movimiento a otras
instancias debe ser registrado en el sistema, para ser visualizado en el estado de cada
expediente para una mejor administración de los documentos.
32
Capítulo VII
Disposiciones Finales
Artículo 55. Disposiciones Finales.

I. El presente Reglamento integrado por 8 capítulos y 55 artículos tendrá vigencia
a partir de la aprobación del mismo por el Honorable Consejo Universitario.
II. El o la encargado(a) de la Unidad de Kardex Académico, es responsable de
supervisar la aplicación del Proceso de Matriculación, Inscripción, Retiro y Adición de
las Asignaturas de acuerdo a Calendario Académico de la Universidad Mayor de San
Andrés y el Cronograma de la Dirección de la Carrera.
III. Brindar la información exacta y útil del SIA a la comunidad universitaria
garantizando el acceso de la transparencia de la información.
IV. Toda situación no prevista en el presente Reglamento, será resuelta mediante
el Consejo Académico Universitario.
33
Capitulo VIII
Glosario
Siglas y Glosarios.
UMSA. - Universidad Mayor de San Andrés.
DSIE. - División de Sistemas de Información y Estadística.
DTIC. - Departamento de Tecnologías de Información y Comunicación
SIA. - Sistema de Información Académica.
SPU. - Sistema Pre-Universitario.
SRU. - Sistema de Registro Universitario.
STD. - Sistema de Títulos Digitalizado.
SSA. - Sistema de Seguimiento Académico.
SKD. - Sistema de Kardex Digitalizado.
DGAR. - División de Gestiones Admisiones y Registros.
CAU. - Consejo Académico Universitario.
HCU. - Honorable Consejo Universitario.
HCF. - Honorable Consejo Facultativo.
HCC. - Honorable Consejo de Carrera.
Asignatura. - Cada una de las cátedras que se enseñan en una Carrera que forman
un plan académico de estudios.
Registro Universitario. - Se refiere a un número de identificación que permanece
inalterable durante su permanencia del estudiante en la UMSA.
Archivo. - Es el lugar donde se generan, organizan y conservan los documentos.
Kardex. - Es un documento que se maneja administrativamente en las Unidades
de Educación, que incluye datos generales de la Institución y del estudiante;
además de las calificaciones obtenidas en los periodos académicos; el promedio
de las mismas y la calificación final obtenida al final de cada ciclo académico.
Clasificación. - Distribución de un conjunto de unidades de documentos de
acuerdo con un sistema de ordenamiento.
Expediente. - Unidad documental formada por un conjunto de documentos
generados orgánicamente por un productor.
Folio. - Número arábigo, que indica el orden correlativo de las hojas de un
expediente.
Ordenación. - Es una operación archivística realizada en el proceso de
organización, que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas,
alfabéticas dentro del archivo administrativo.
Principio de orden original. - Ordenación interna de los documentos dentro del
expediente de acuerdo al orden en que se generan.
34
Tratamiento archivístico. - Es el conjunto de operaciones técnicas que se realizan
en los archivos con el propósito de mantener ordenados los documentos.
35
VICERRECTORADO
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
REGLAMENTO DE KARDEX ACADEMICO
(SIA – UMSA)
LA PAZ – BOLIVIA
2017
REPORTES
ESTANDARIZADOS
Certificado Único de Calificaciones
Historial Académico
Informe de Kardex
Certificado Conclusión de Estudios
Informe Convalidación interna de Materias
Récord Académico
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y FINANCIERAS
CARRERA DE CONTADURÍA PÚBLICA
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________
FOLIO 93
ACTA DE SUSTENTACION
MODALIDAD: TRABAJO DIRIGIDO
Gestión: 2017
En la ciudad de La Paz, a horas 09:30 del día 27 del mes de julio del año en curso, se instala. El tribunal Examinador conformado
por el Mg.Sc. Ronny Yañez Mendoza, Director a.i. de la Carrera de Contaduría Pública, los Docentes Tribunales:
Tribunal 1:
Tribunal 2:
Mg.Sc. VICTOR HUGO ENDARA VILLARROEL
Lic. JUVENAL ESPEJO DAVALOS
AL
Tribunal 3: Lic. GUIDO ROGELIO YUJRA SEGALES
E G
denominado:
R L
Como observador en su calidad de Tutor Mg.Sc. RAMIRO MENDOZA CACERES para la sustentación de TRABAJO DIRIGIDO
"AUDITORIA ESPECIAL AL PROCEDIMIENTO PARA EL CUMPLIMIENTO

OPORTUNO DE LA DECLARACION JURADA DE BIENES Y RENTAS (PCO-DJBR)
L
DEL MINISTERIO DE JUSTICIA GESTION 2014 O
V A
De acuerdo a reglamento se procedió a la sustentación por el tiempo de treinta minutos, seguidamente se efectuaron las preguntas
de rigor y se determinó cuarto intermedio para proceder a la calificación habiéndose arribado al siguiente resultado.
NO.
1
C.I.
S
6945379 I N POSTULANTE
NINA SAICO, TANIA

NUMERAL
80
LITERAL
OCHENTA
VALORACION
SOBRESALIENTE
Con lo que concluye el acto académico, como constancia firman los miembros del Tribunal Examinador
Mg.Sc. VICTOR HUGO ENDARA VILLARROEL Lic. JUVENAL ESPEJO DAVALOS Lic. GUIDO ROGELIO YUJRA SEGALES
TRIBUNAL 1 TRIBUNAL 2 TRIBUNAL 3
Mg.Sc. RAMIRO MENDOZA CACERES Mg.Sc. RONNY YAÑEZ MENDOZA

TUTOR DIRECTOR a.i. CONTADURIA PUBLICA
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________
FOLIO 204
ACTA DE SUSTENTACION
MODALIDAD: PROYECTO DE GRADO
Gestión: 2016
En la ciudad de La Paz, a horas 17:30 del día 29 del mes de septiembre del año en curso, se instala. El tribunal Examinador
conformado por el Mg.Sc. Ronny Yañez Mendoza, Director a.i. de la Carrera de Contaduría Pública, los Docentes Tribunales:
Tribunal 1:
Tribunal 2:
Lic. HERNAN ALVARADO RALDE
Lic. HERNAN ANDRADE BALLESTEROS
AL
Tribunal 3: Lic. GUMERCINDO ANAHUAYA MAMANI
E G
denominado:
R L
Como observador en su calidad de Tutor Mg.Sc. RAMIRO MENDOZA CACERES para la sustentación de PROYECTO DE GRADO
DISEÑO DE UN MODELO DE RECONOCIMIENTO CONTABLE DE OPERACIONES

FINANCIERAS EN ENTIDADES PRESTADORAS DE SERVICIO DE AGUA POTABLE
L
Y ALCANTARILLADO SANITARIO DEL ÁREA RURAL "CASO DE ESTUDIO: O
V A
"EPSAS DEL MUNICIPIO DE LAJA"
De acuerdo a reglamento se procedió a la sustentación por el tiempo de treinta minutos, seguidamente se efectuaron las preguntas
NO.
1
C.I.
S
8460930
I N
de rigor y se determinó cuarto intermedio para proceder a la calificación habiéndose arribado al siguiente resultado.
POSTULANTE
SACARI QUINO, NOEMI SOFIA

NUMERAL
85
LITERAL
OCHENTA Y CINCO
VALORACION
SOBRESALIENTE
Con lo que concluye el acto académico, como constancia firman los miembros del Tribunal Examinador
Lic. HERNAN ALVARADO RALDE Lic. HERNAN ANDRADE BALLESTEROS Lic. GUMERCINDO ANAHUAYA MAMANI
Mg.Sc. RAMIRO MENDOZA CACERES Mg.Sc. RONNY YAÑEZ MENDOZA

TUTOR DIRECTOR a.i. CONTADURIA PUBLICA
FACULTAD CS. ECONÓMICAS Y FINANCIERAS
CARRERA CONTADURIA PUBLICA
ACTA DE GRADO
Materia: EXAMEN DE GRADO CICLO CONTABLE Sigla: EXG 001
Tema: 1
Gestión: 2017 Periodo: 2do. EXAMEN
No. Cedula Registro Apellidos y Nombres Nota Literal Valoracion
1 6074862 1612542 AGUILAR SULLCANI, YESICA LEONELA 42 CUARENTA Y DOS REPROBADO

2 9959621 1661478 ALANOCA MAMANI, JENNY 42 CUARENTA Y DOS REPROBADO
3 7021944 1630095 ALEJO, AURORA 36 TREINTA Y SEIS REPROBADO
4 6849556 1629897 ARANA CORTEZ, JHENY 42 CUARENTA Y DOS REPROBADO
5 7080258 1660509 ARI MULLISACA, EDWIN 5 CINCO REPROBADO
6 7609206- 1660546 AÑEZ VIDAL, ADOLFO 39 TREINTA Y NUEVE REPROBADO
1C
7 8447159 1660529 BUSTOS CUTILE, JHANETH ERIKA 39 TREINTA Y NUEVE REPROBADO
8 442624 3350 CANAVIRI CHOQUEHUANCA, JUAN 42 CUARENTA Y DOS REPROBADO
9 8360000 1622759 CESPEDES, CARLA CLEIDE 27 VENTISIETE REPROBADO
10 6890676 1660760 CHAMBILLA PACORICONA, NESTOR 36 TREINTA Y SEIS REPROBADO
11 8315977
12 4768046
1660734
1637993
CHARCAS CHOQUE, ZULEMA
CHOQUE OLANO, LUZ ANGELA
33
36
AL
TREINTA Y TRES
TREINTA Y SEIS
REPROBADO
REPROBADO
13 6985537
14 7020944
1645683
1638359
CHOQUEHUANCA COAQUIRA, PAMELA BELEN
COLQUE CARVAJAL, JULIETA MARGA
E
45
15 QUINCE
G
CUARENTA Y CINCO REPROBADO
REPROBADO
L
15 6842248 1645213 CONDORI QUENTA, JUAN CARLOS 36 TREINTA Y SEIS REPROBADO
16 8352267 1652845 CUEVAS CALLE, GLADYS ISABEL 39 TREINTA Y NUEVE REPROBADO
17 6741656
18 6841528
1646430
1645393
FLORES RIOS, MARIELA
GARCIA PEÑARANDA, CARLA
O R 24
39
VENTICUATRO
TREINTA Y NUEVE
REPROBADO
REPROBADO
L
19 6957922 1638698 HUASCO CALLISAYA, JHONNY GERMAN 30 TREINTA REPROBADO
A
20 8308296 1661466 HURTADO CHAVEZ, DAVID ARIEL 44 CUARENTA Y CUATRO REPROBADO
21 7303547 1661121 IRUSTA PEÑALOZA, JESSICA ALEJANDRA 42 CUARENTA Y DOS REPROBADO
22 4948911
23 6982108
1612947
N
1661248
V
MACHACA TOLA, CAROLA
MAMANI ALEJO, MARCO ANTONIO
36
42
TREINTA Y SEIS
CUARENTA Y DOS
REPROBADO
REPROBADO
24 7049514
25 6110711
26 6734289
27 8315573 S I
1653299
1645124
1660406
1653408
MAMANI QUILLA, CRISTINA
MARCA CHOQUE, JHON ADAMS
MARTINEZ CLAROS, HELEN MARITZA
MAYTA CORIZA, JHANETT ENEIDA
33
27
42
42
TREINTA Y TRES
VENTISIETE
CUARENTA Y DOS
CUARENTA Y DOS
REPROBADO
REPROBADO
REPROBADO
REPROBADO
28 6827360 1638540 MEDRANO RENGEL, JAVIER MARCOS 39 TREINTA Y NUEVE REPROBADO
29 8431595 1653289 MELGAR CUENTAS, KEVIN 33 TREINTA Y TRES REPROBADO
30 8329351 1653352 MILLAN PEREZ, STEPHANIE JASMIN 21 VEINTIUNO REPROBADO
31 4815796 1661236 MIRANDA MARCA, KARRY SARAH 33 TREINTA Y TRES REPROBADO
32 6987472 1653292 NOGALES SANGALLY, JENNY LIBIA 24 VENTICUATRO REPROBADO
33 9227913 1661986 ORTIZ VIGABRIEL, KATTERYN GABRIELA 36 TREINTA Y SEIS REPROBADO
34 8443590 1661558 QUISBERT RAMIREZ, JUAN DANIEL 24 VENTICUATRO REPROBADO
35 8358267 1661513 QUISPE ADUVIRI, LIZETH OLIVIA 45 CUARENTA Y CINCO REPROBADO
36 7045832 1661703 QUISPE POMA, NELSON 36 TREINTA Y SEIS REPROBADO
37 9127683 1653422 RAMIREZ CASTRO, VICTOR LUIS 45 CUARENTA Y CINCO REPROBADO
38 9947845 1661898 SANTAMARIA TAPIA, BELEN 42 CUARENTA Y DOS REPROBADO
39 7010748 1653560 SUXO LAYME, INGRID ARACELY 42 CUARENTA Y DOS REPROBADO
40 7046257 1661859 TOLA FLORES, JIMENA 39 TREINTA Y NUEVE REPROBADO
La Paz, 5 de octubre de 2017 SUMA: 1414 APROBADOS: 0 REPROBADOS: 40 ABANDONOS: 0 TOTAL: 42
Mg.Sc. TERAN GANDARILLAS, GONZALO J. Mg.Sc. ANCALLE CHOQUE, DEMETRIO Mg.Sc. RONNY YAÑEZ MENDOZA
DOCENTE DOCENTE DIRECTOR DE CARRERA a.i.
CARRERA CONTADURIA PUBLICA
ACTA DE GRADO
Materia: EXAMEN DE GRADO CICLO CONTABLE Sigla: EXG 001
Tema: 1
No. Cedula Registro Apellidos y Nombres Nota Literal Valoracion
41 7023312 1649388 TORREZ TICACALA, TITO WILZON 21 VEINTIUNO REPROBADO

42 10015879 1661946 VELASQUEZ LOZA, AMANDA AMERICA 42 CUARENTA Y DOS REPROBADO
La Paz, 5 de octubre de 2017 SUMA: 63 APROBADOS: 0 REPROBADOS: 2 ABANDONOS: 0 TOTAL: 42
Mg.Sc. TERAN GANDARILLAS, GONZALO J. Mg.Sc. ANCALLE CHOQUE, DEMETRIO Mg.Sc. RONNY YAÑEZ MENDOZA
DOCENTE DOCENTE DIRECTOR DE CARRERA a.i.
AL
E G
R L
L O
V A
S I N
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________
FOLIO 46
ACTA DE GRADO
MODALIDAD: EXCELENCIA
Gestión: 2016
En la Ciudad de La Paz, a horas 10:30 del día 21 del mes de abril del año en curso, en cumplimiento al
reglamento de Titulación Graduación por Excelencia Académica vigente se constituye la comisión
académica de la Carrera de Contaduría Pública, designada mediante resolucion Nro. 002/2016 ,del
Honorable Consejo de Carrera de fecha 11 de enero de 2016, conformado por los docentes:
AL
Tribunal 1:
Tribunal 2:
Lic. HERNAN ALVARADO RALDE
Mg.Sc. DEMETRIO ANCALLE CHOQUE
E G
Tribunal 3: Lic. NELSON ALBARRACIN PAREDES
R L
L O
De acuerdo a Resolución Nro. 123/2016 del Honorable Consejo de Carrera de fecha 5 de abril de 2016,
se aprobó el informe presentado por la Comisión Académica, quienes recibieron los antecedentes y
V A
record académico, para su respectiva evaluación y decidieron sobre la solicitud presentada por el (la)
postulante : Univ. MELVIN ADALID PARDO ROCA con C.I. 6189719 razón por la cual corresponde su
S N
Graduación por Excelencia Académica.
I
En conformidad al art. 6to del Reglamento y el pronunciamiento del Honorable Consejo Facultativo, a
través de la Resolución Nro. 434/2016, se asigna una calificación del 100% (cien por ciento).
NO C.I. POSTULANTE NUMERAL LITERAL VALORACION

1 6189719 PARDO ROCA, MELVIN ADALID 100 CIEN EXCELENTE
Para constancia de lo señalado, firman los miembros de la Comisión Académica.
Lic. HERNAN ALVARADO RALDE Mg.Sc. DEMETRIO ANCALLE CHOQUE Lic. NELSON ALBARRACIN PAREDES
Mg.Sc. RONNY YAÑEZ MENDOZA

DIRECTOR a.i.
CARRERA CONTADURÍA PÚBLICA
CARRERA CONTADURÍA PÚBLICA
ACTA DE DEFENSA
MODALIDAD EXAMEN DE GRADO
(EXG 003) EXAMEN DE GRADO CICLO ECONÓMICO
En la ciudad de La Paz, a horas 11:07 del dia jueves 05 del mes de octubre del año en curso, se procedío
a instalar al Tribunal Evaluador correspondiente al EXAMEN DE GRADO CICLO ECONÓMICO,
conformado por los siguientes docentes:
Ph.D. ANGEL PEDRO GUEVARA VALENCIA, Mg.Sc. AURELIO CHURA FERNANDEZ, Lic. CAMILO
REHECHAR NINA MACHACA, Lic. DARIO DAVID YUJRA CRESPO, Mg.Sc. DEMETRIO ANCALLE
CHOQUE, Mg.Sc. EDITH ESTHER LOPEZ MAMANI, Mg.Sc. EDWIN GUTIERREZ ZAPANA, Lic.
ESPERANZA MEJILLONES RODRIGUEZ, Lic. GUIDO ROGELIO YUJRA SEGALES, Lic. HERNAN
ROGER CHAVEZ TORRICO, Lic. JORGE CESPEDES ESTEVEZ, Lic. JUAN LAURA MAMANI, Lic.
ALBERTO MENDOZA MENDOZA, Dr. LUIS ENRIQUE HINOJOSA RODRIGUEZ, Dra. MARIA DEL
AL
JUAN PEREZ VARGAS, Lic. JUVENAL ESPEJO DAVALOS, Lic. LUIS MEDINA RIVERO, Mg.Sc. LUIS
CARMEN PINELL VARCARCEL, Mg.Sc. MIGUEL COTAÑA MIER, Mg.Sc. RAMIRO MENDOZA
E
CACERES, Mg.Sc. SALVADOR GONZALES MENDEZ, Lic. SANTOS ANGEL QUIROZ MAMANI, G
L
Mg.Sc. SIGFRIDO ARIEL BURGOA CORTEZ, Lic. TEDDY ORLANDO CATALAN MOLLINEDO,
R
L O
Una vez realizado el sorteo de bolos y de acuerdo a las formalidades de rigor; se procedio al examén. De
acuerdo a reglamento y luego de dos horas de evaluación, el Tribunal Evaluador, determino cuarto
A
intermedio para proceder a la calificación habiéndose arribado a los siguientes resultados adjuntos.
V
S I N Mg.Sc. RONNY YAÑEZ MENDOZA
DIRECTOR DE CARRERA a.i.
Procedimientos del
Sistema de
Información
Académica
PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACION BASE DE DATOS (SIA - UMSA) PARA TITULACION
DIVISION DE SISTEMAS DE INFORMACION Y

VICERRECTORADO
ESTADISTICA (DSIE)
U.M.S.A. UNIDADES ACADEMICAS
PROCESO DE ACTUALIZACION BASE DE DATOS
DPTO. DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN (DTIC)
(SIA - UMSA) PARA TITULACION
Nª UNIDAD RESPONSABLE FLUJOGRAMA DESCRIPCION / TAREAS
INICIO
1 KARDEX CARRERA KARDIXTA La unidad de kardex debe actualizar el expediente unico del estudiante tanto el fisico como digital.
Actualizacion del expediente
unico (fisico y digital)
DIVISION DE
GESTIONES PERSONAL Concluye modalidad de El estudiante se apersona a la D.G.A.R. para la conclusion de sus tramites y asi estar habilitado para
2 graduacion
ADMISIONES Y RESPONSABLE la encuesta.
REGISTRO
Registro de encuesta El estudiante ingresa a la pagina http://sia.umsa.bo/encuestaTituloSIA para el llenado del
DIVISION DE
formulario donde actualizara y verificara sus datos de identificacion personal y fotografia. Con el
SISTEMAS DE
3 ESTUDIANTE Impresion Certificado de
formulario lleno impreso se apersona a las oficinas del DSIE con la presentacion de sus requisitos:
INFORMACION Y
Encuesta Copia del Certificado de Calificaciones de Grado y Formulario GAR, para la validacion de su
ESTADISTICA
encuesta.
La Division de Titulos y Diplomas verifica y valida la documentacion del estudiante segun requisitos
DIVISION DE Verifica y valida
PERSONAL documentacion del
para titulación. Tambien debe actualizar el expediente unico del estudiante fisico y digital ademas
4 TITULOS Y
RESPONSABLE estudiante de actualizar su estado a PROFESIONAL. Por ultimo la Division de Titulos y Diplomas imprime el
DIPLOMAS
Diploma Academico para la firma de autoridades.
Proc_Act_BD_Titulados
PROCEDIMIENTO CEDULA ELECTRONICA

VICERRECTORADO
ESTADISTICA (DSIE)
PROCESO CEDULA ELECTRONICA DPTO. DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN (DTIC)
INICIO
1 RED BANCARIA El estudiante deposita el valor de la Cedula Electronica en la Red Bancaria.
DEPOSITO
CONTROL Y El encargado de Kardex para la emision de la cedula electronica debera verificar si el

2 CARRERA KARDIXTA
VERIFICACION estudiante cuenta con su expediente fisico y digital.
ACTUALIZACION Si el estudiante NO tiene el Expediente Unico debe actualizar para poder obtener su Cedula
3 CARRERA KARDIXTA EXPEDIENTE Elctronica con caracter obligatorio.
DIVISION DE
SISTEMAS DE PERSONA CEDULA Si el estudiante tiene su expediente unico actualizado y cuenta o esta registrado su deposito
4 ELECTRONICA
INFORMACION Y RESPONSABLE correspondiente en la Base de Datos, la D.S.I.E. imprimira la Cedula Electronica.
ESTADISTICA
Proc_Cedula_Electronica
PROCEDIMIENTO EXPEDIENTE UNICO DEL ESTUDIANTE

VICERRECTORADO
ESTADISTICA (DSIE)
PROCESO EXPEDIENTE UNICO DEL
ESTUDIANTE
INICIO
Los estudiantes NUEVOS deben presentar al momento de su matriculacion en la carrera sus
1 CARRERA KARDIXTA documentos en forma obligatoria en un folder color azul. El kardixta debe verificar la autenticidad
CONTROL Y
de los documentos almacenados en sistema y los documentos fisicos.
VERIFICACION
El encargado de kardex debe actualizar el expediente del estudiante durante su permanencia en la

ACTUALIZACION carrera. En el caso de los estudiantes ANTIGUOS, estos deben apersonarse a las oficinas de kardex
2 CARRERA KARDIXTA
para proceder a la creacion de su expediente unico. Según Resolucion 098/2016 los encargados de
kardex deben crear y tener el Expediente Unico de los estudiantes que hayan concluido la carrera.
DIVISION DE
La Division de Sistemas de Informacion y Estadistica escaneo los expedientes de aquellos
SISTEMAS DE PERSONAL FIN
3 estudiantes que entraron a colacion. La Gestion 2016 se procedio a almacenar todos los
INFORMACION Y RESPONSABLE
documentos de cada expediente en el sistema de kardex digital.
ESTADISTICA
Proc_Expediente_Unico
PROCEDIMIENTO SISTEMA DE KARDEX DE NOTAS

VICERRECTORADO
ESTADISTICA (DSIE)
PROCESO DE KARDEX DE NOTAS DPTO. DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN (DTIC)
INICIO
El docente entregara sus notas al encargado de kardex (kardixta) en dos ejemplares, una vez
1 DOCENTE recibida no se podra realizar cambios en las notas, a excepcion de entregar alguna resolucion que lo
ENTREGA DE permita hacer.
NOTAS
El encargado de kardex recepcionara los dos ejemplares para luego sellarlos y firmarlos con lo que
ALMACENAMIENTO corresponde, se le entregara un ejemplar al docente para su respaldo y el otro ejemplar debe ser
2 CARRERA KARDIXTA
escaneada y almacenada en el Sistema de Kardex de Notas y el formato fisico almacenada en el
archivo fisico.
Proc_Kardex_Notas
PROCEDIMIENTO MATRICULACION ESTUDIANTES ANTIGUOS
DIVISION DE SISTEMAS DE
VICERRECTORADO
INFORMACION Y ESTADISTICA (DSIE)
PROCESO MATRICULACION
ESTUDIANTES PREGRADO
INICIO
ENTIDADES Deposita el valor de la matricula en la red bancaria, proporcionando el Nro de Cedula de Identidad
1
FINANCIERAS o Nro de Registro Universitario. El sistema mostrara el monto que le corresponde pagar.
DEPOSITO
Si no existe observacion alguna el kardixta podra visualizar la matricula electronica en el Sistema de

MATRICULA
2 CARRERA KARDIXTA UNIVERSITARIA
Registro Universitario y esta habilitado para la toma de materias en la carrera. Ademas si el
estudiante lo requiere podra exigir la matricula fisica en oficinas de kardex.
DIVISION DE Son observados , cuando: deben documentos a la División de Gestiones, tenga procesos
GESTIONES PERSONAL administrativos.
3 CASO Estos estudiantes deben apersonarse a la División de Gestiones Admisiones y Registro para
ADMISIONES Y RESPONSABLE ESPECIAL regularizar sus tramites pendientes y así matricularse.
REGISTRO
Proc_Matriculacion_Antiguos
PROCEDIMIENTO MATRICULACION BECA MUNICIPIO ESTUDIANTES ANTIGUOS
DIVISION DE SISTEMAS DE
VICERRECTORADO
INFORMACION Y ESTADISTICA (DSIE)
PROCESO MATRICULACION BECA
MUNICIPIO ANTIGUOS
DIVISION DE INICIO
GESTIONES PERSONAL El estudiante debe aproximarse a la Division de Gestiones Admisiones y Registro a tramitar el
1
ADMISIONES Y RESPONSABLE RENOVACION DE beneficio.
BENEFICIO
REGISTRO
DIVISION DE
MATRICULA Si no existe observacion alguna la persona responsable podra visualizar la matricula electronica en
GESTIONES PERSONAL
2 UNIVERSITARIA el Sistema de Registro Universitario y estara para la toma de materias en la carrera. Ademas si el
ADMISIONES Y RESPONSABLE estudiante lo requiere podra exigir la matricula fisica en oficinas de kardex.
REGISTRO
Proc_Matriculacion_Beca_Municipio_Antiguos
PROCEDIMIENTO BECA MUNICIPIO ESTUDIANTES NUEVOS

VICERRECTORADO
ESTADISTICA (DSIE)
PROCESO MATRICULACION BECA MUNICIPIO
NUEVOS
INICIO
PRE Envia la lista de estudiantes beneficiados a las Unidades Academicas, para ser almacenado en la
1 IDRU Resolucion HCF
UNIVERSITARIOS base de datos por la Division de Sistemas de Informacion y Estadistica.
Aprobados PSA o CPU
El estudiante ingresa a la pagina http://sia.umsa.bo/registroSIA , registra sus datos de identificacion

2 ESTUDIANTE personal, su fotografia a traves de un celular o mediante un computador que tenga internet y
almacena los documentos escaneados en formato imagen.
DIVISION DE Los estudiantes deben presentar al momento de su matriculacion en la Division de Gestiones

GESTIONES PERSONAL
CONTROL Y Admisiones y Registro sus documentos en forma obligatoria en un folder color crema. La persona
3 VERIFICACION
ADMINISIONES Y RESPONSABLE responsable de Gestiones debe verificar la autenticidad de los documentos almacenados en sistema
REGISTRO y los documentos fisicos.
DIVISION DE
MATRICULA
Si no existe observacion alguna se asigna el Registro Universitario, que permanecera inalterable
GESTIONES PERSONAL
4 UNIVERSITARIA durante su permanencia en la universidad y esta habilitado para su inscripcion y toma de materias
ADMINISIONES Y RESPONSABLE
en la carrera. Por ser la primera matricula en la carrera esta sera impresa y entregada al estudiante.
REGISTRO
DIVISION DE
GESTIONES PERSONAL CEDULA A los estudiantes nuevos que cumplieron con todos los requisitos se les otorgara la Cedula
5 UNIVERSITARIA
ADMINISIONES Y RESPONSABLE Universitaria, de acuerdo a cronograma dispuesto para el efecto.
REGISTRO
Proc_Matriculacion_Beca_Municipio_Nuevos
PROCEDIMIENTO MATRICULACION ESTUDIANTES NUEVOS

VICERRECTORADO
ESTADISTICA (DSIE)
PROCESO MATRICULACION ESTUDIANTES
PREGRADO
INICIO
ENTIDADES El estudiante deposita el valor de la matricula en la red bancaria, proporcionando el Nro de Cedula
1
FINANCIERAS de Identidad. El sistema mostrara el monto que le corresponde pagar.
DEPOSITO
El estudiante ingresa a la pagina http://sia.umsa.bo/registroSIA , registra sus datos de identificacion

2 ESTUDIANTE personal, su fotografia a traves de un celular o mediante un computador que tenga internet y
almacena los documentos escaneados en formato imagen.
CONTROL Y Los estudiantes deben presentar al momento de su matriculacion en la carrera sus documentos en
3 CARRERA KARDIXTA VERIFICACION forma obligatoria en un folder color crema. El kardixta debe verificar la autenticidad de los
documentos almacenados en sistema y los documentos fisicos.
Si no existe observacion alguna se asigna el Registro Universitario, que permanecera inalterable

MATRICULA
4 CARRERA KARDIXTA UNIVERSITARIA
durante su permanencia en la universidad y esta habilitado para su inscripcion y toma de materias
en la carrera. Por ser la primera matricula en la carrera esta sera impresa y entregada al estudiante.
CARRERA KARDIXTA INSCRIPCION El estudiante estara habilitado para la toma de materias en su carrera.
DIVISION DE
SISTEMAS DE PERSONAL CEDULA A los estudiantes nuevos que cumplieron con todos los requisitos se les otorgara la Cedula
5 UNIVERSITARIA
INFORMACION Y RESPONSABLE Universitaria, de acuerdo a cronograma dispuesto para el efecto.
ESTADISTICA
DIVISION DE Los estudiantes OBSERVADOS, nacionales, extranjeros, nuevos antiguos y admisiones especiales
GESTIONES PERSONAL CASO ESPECIAL (traspasos, reinscripciones, carreras paralelas, profesionales, convenios nacionales e
6
ADMISIONES Y RESPONSABLE internacionales, reconocimientos de pre facultativos, entre otros) deberan apersonarse a la Division
REGISTRO de Gestiones, para su habilitacion.
Proc_Matriculacion_Nuevos
PROCEDIMIENTO SISTEMA DE SEGUIMIENTO ACADEMICO

VICERRECTORADO
ESTADISTICA (DSIE)
PROCESO DE SEGUIMIENTO ACADEMICO DPTO. DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN (DTIC)
INICIO Una vez matriculado el estudiante, podra acceder a su cuenta del Sistema de Seguimiento
1 ESTUDIANTE Academico para realizar su inscripcion, ingresando su numero de Registro Universitario y Cedula de
INSCRIPCION Identidad.
El encargado de kardex podra acceder al sistema con su cuenta de usuario y poder generar reportes
REPORTES
2 CARRERA KARDIXTA ESTANDARIZADOS
estandarizados, como: certificado unico de calificaciones, record academico, historial academico,
entre otros.
La Division de Sistemas de Informacion y Estadistica, ha instalado en cada una de las oficinas

UNIDADES PERSONAL FIN
3 academicas el Sistema de Informacion Academica para la impresión de resportes y facilitar el acceso
ACADEMICAS RESPONSABLE
a la informacion de los estudiantes.
Proc_Seguimiento_Academico
PROCEDIMIENTO SISTEMA DE SEGUIMIENTO ACADEMICO
ESTUDIANTES
VICERRECTORADO
ESTADISTICA (DSIE)
PROCESO DE SEGUIMIENTO ACADEMICO
ESTUDIANTES
INICIO Una vez matriculado el estudiante, podra acceder a su cuenta del Sistema de Seguimiento
1 ESTUDIANTE Academico para realizar su inscripcion, ingresando su numero de Registro Universitario y Cedula de
INSCRIPCION Identidad.
El encargado de kardex podra acceder al sistema con su cuenta de usuario y poder generar reportes
REPORTES
2 CARRERA KARDIXTA ESTANDARIZADOS
estandarizados, como: certificado unico de calificaciones, record academico, historial academico,
entre otros.
La Division de Sistemas de Informacion y Estadistica, ha instalado en cada una de las oficinas

UNIDADES PERSONAL FIN
3 academicas el Sistema de Informacion Academica para la impresión de resportes y facilitar el acceso
ACADEMICAS RESPONSABLE
a la informacion de los estudiantes.
Proc_Seguimiento_Academico_Est
Flujogramas del
Sistema de
Información
Académica
SISTEMA PRE UNIVERSITARIO (SPU)
 Aplicación Móvil
 Registra sus datos personales y su fotografía a través de su celular
CERTIFICADO DE HABILITACIÓN
SISTEMA DE REGISTRO UNIVERSITARIO (SRU)
 Datos de identificación personal de pre grado y post grado

 Número de registro universitario
 Censo registro universitario
 Padrón electoral.
MATRICULA ELECTRÓNICA
CEDULA UNIVERSITARIA ELECTRÓNICA
SISTEMA DE TÍTULOS DIGITALIZADO (STD)

 Actualización digitalización de documentos para la titulación
 Registro único profesional
TITULO ELECTRÓNICO
SISTEMA DE SEGUIMIENTO ACADÉMICO SISTEMA DE KARDEX DIGITALIZADO (SKD)

(SSA)
 Kardex digitalizado Expediente único del estudiante
 Registro de notas desde su ingreso.  Kardex físico Expediente único del titulado
 Reportes estandarizados
 Rendimiento académico, aprobados,  Libro de notas digitalizadas Transparencia
reprobados, abandonos por materia, paralelo  Libro de notas físico
y carrera.
CERTIFICADO ÚNICO DE CALIFICACIONES
EXPEDIENTE ÚNICO DEL ESTUDIANTE EN LA UMSA
ESTUDIANTES
Matriculación, • Matricula electrónica
inscripción, retiro y/o • Cedula universitaria
electrónica
adición de materias, • Historial Académico
actualiza su • Control de sus
Expediente Único calificaciones
DOCENTE
Realiza la
evaluación, SISTEMA DE
registra notas de SEGUIMIENTO • Control de actas de
la asignatura DOCENTE
ACADÉMICO notas
REGLAMENTO
DE KARDEX
ACADÉMICO
KARDIXTA REPORTES ESTANDARIZADOS
• Certificado único de
Clasifica, conserva el KARDIXTA calificaciones
Expediente Único y el • Informe de kardex
acta de notas del • Informe académico
estudiante hasta la • Certificado de Conclusión
de Estudios
titulación. • Acta de defensa
AUTORIDADES REPORTES ESTANDARIZADOS

• Datos de identificación del
estudiante
Capacitación en el • Seguimiento Académico de
manejo del SIA estudiantes
• Mejores alumnos
BASE DE DATOS • Estudiantes matriculados
DEL SISTEMA DE • Datos estadísticos
INFORMACIÓN
ACADÉMICA
EXPEDIENTE
KARDEX VERIFICA ÚNICO
http://sia.umsa.bo/registroSIA CARRERA documentos físicos
y digital FÍSICO
0
DIGITAL
MATRICULA
UNIVERSITARIA
REGISTRA ELECTRÓNICA
Datos de identificación
personal, fotografía y
documentos digitales
POSTULANTE
INSCRIPCIÓN
OBSERVADOS TOMA DE
MATERIAS
DEPOSITA
el valor de la
CEDULA
matricula ELECTRÓNICA
(Credencial)
División de
Gestiones
Admisiones y
Registro
ENTIDADES
FINANCIERAS
KARDEX MATRICULA
CARRERA UNIVERSITARIA
ELECTRÓNICA
OPCIONAL
Sistema emite matricula

virtual del estudiante antiguo
INSCRIPCIÓN
TOMA DE
MATERIAS
CEDULA
ELECTRÓNICA
Estudiante hace (Credencial)
pago de aporte OBSERVADOS
y matricula
División de
Gestiones
Admisiones y
Registro
IDRU
ENVÍA
Listas de estudiantes División de Gestiones
beneficiados por carreras Admisiones y Registro EXPEDIENTE
VERIFICA ÚNICO
http://sia.umsa.bo/registroSIA documentos físicos FÍSICO

y digital 0
DIGITAL
ESTUDIANTE
MATRICULA
NUEVO UNIVERSITARIA
REGISTRA ELECTRÓNICA
Datos de identificación
personal, fotografía y
documentos digitales
KARDEX
CARRERA
INSCRIPCIÓN
TOMA DE
MATERIAS
División de Gestiones
Admisiones y Registro EXPEDIENTE
VERIFICA ÚNICO
documentos físicos FÍSICO
ACTUALIZA y digital 0
Datos y documentos DIGITAL
ESTUDIANTE MATRICULA
ANTIGUO UNIVERSITARIA
ELECTRÓNICA
KARDEX
CARRERA
INSCRIPCIÓN
TOMA DE
MATERIAS
ESTUDIANTE NUEVO
FÍSICO
DIVISIÓN
CASOS ESPECIALES
2017
DE
GESTIONES
DIGITAL DIVISION
DE
TÍTULOS
VERIFICA Y VALIDA LA
DOCUMENTACIÓN
SISTEMA DE
ESTUDIANTE ANTIGUO CARRERA KARDEX SEGÚN REQUISITOS
DIGITALIZADO PARA TITULACIÓN
FÍSICO FÍSICO
2017
DIGITAL DIGITAL
UNIDAD DE KARDEX
ACTUALIZA Y VERIFICA EXPEDIENTE ÚNICO
(FÍSICO - DIGITAL)
LA AUTENTICIDAD DE • Certificado de Nacimiento
LA DOCUMENTACION BASE DE DATOS DEL • Fotocopia C.I.
ESTUDIANTE POR GRADUARSE SISTEMA DE INFORMACIÓN • Diploma de Bachiller.
ACADÉMICA • Certificado de habilitación
• Plan de estudios
FÍSICO • Certificado único de calificaciones.
• Acta de defensa de grado
• Certificado de calificaciones de
DIGITAL grado
ASESORIA
• Resolución de Diploma Académico
JURÍDICA • Certificado de notas
• Matricula
• ……
http://sia.umsa.bo/registroSIA
INGRESA POR: PREPARA DOCUMENTACIÓN DEPOSITA REGISTRA

• Examen de dispensación (físico y digital)
el valor de la Datos de identificación
• Curso Pre Universitario • Certificado de habilitación
• Certificado de nacimiento matricula personal, fotografía y
• Por convenio u otros
• Diploma de bachiller documentos digitales
• Fotografía
• Carnet de identidad
FÍSICO DIGITAL
KARDEX
EXPEDIENTE CARRERA
ÚNICO VERIFICA
documentos físicos
FÍSICO y digital
0
DIGITAL
FÍSICO DIGITAL
http://sia.umsa.bo/registroSIA
KARDEX
CARRERA
Certificado de Nacimiento Original
ESTUDIANTE
Fotocopia de C.I.
Diploma de Bachiller legalizado
Copia Formulario GAR REGISTRA
Ejemplar del Certificado de
Calificaciones de Grado
Fotocopia legalizada del Acta de
Documentos digitales y
Modalidad de Graduacion
Certificado de PROMES fotografía
Certificado de Biblioteca Central
KARDEX
CARRERA
EXPEDIENTE
ÚNICO VERIFICA
Certificado de Nacimiento original
documentos físicos Fotocopia de C.I.
Diploma de bachiller legalizado
FÍSICO y digital Copia Formulario GAR

DIGITAL Certificado de PROMES
http://sia.umsa.bo/encuestaTituloSIA D.S.I.E.
D.G.A.R.
KARDEX
CARRERA Certificado de Nacimiento Original
Fotocopia de C.I.
Diploma de Bachiller legalizado
Certificado de habilitacion
Plan de estudios
Certificado unico de calificaciones
ESTUDIANTE Acta de defensa de grado

Copia Formulario GAR
Certificado de Conclusion de
estudios
ACTUALIZA Y VERIFICA
Informe de kardex
Resolucion o carta firmado por el
Director de carrera
Datos de identificación Imprime la
personal, fotografía
ACTUALIZA
Certificado de PROMES
encuesta
expediente único
(físico y digital)
ACTUALIZA
expediente único DIVISIÓN DE TÍTULOS Y
(físico y digital) DIPLOMAS
D.S.I.E. VERIFICA y VALIDA
ORDENA IMPRESIÓN la documentación del estudiante
2016 - 2017 según requisitos para titulación
Diploma Académico para las todo
firmas de autoridades ok..?
DIGITALIZA Certificado de Nacimiento Original
Fotocopia de C.I.
expediente de Diploma de Bachiller legalizado
Certificado de habilitacion
titulados DIVISIÓN DE
Plan de estudios
Certificado unico de calificaciones
Acta de defensa de grado
DOCUMENTOS Ejemplar del Certificado de

Copia Formulario GAR
Y ARCHIVO ACTUALIZA Certificado de Conclusion de
estudios
Informe de kardex
estado del Resolucion o carta firmado por el
Director de carrera
RECEPCIONA estudiante a Fotocopia legalizada del Acta de

Certificado de PROMES
expedientes de PROFESIONAL Certificado de Biblioteca Central
titulados
NO TIENE EXPEDIENTE ÚNICO
El estudiante actualiza su
información
Almacena
pago en la
Base de
Datos
ESTUDIANTE SI TIENE EXPEDIENTE ÚNICO
Imprime Cedula Electrónica
Internet
KARDEX
CARRERA
• Uso de laboratorios.
Verificara el • Uso de bibliotecas.
Expediente Único • Uso de predios universitarios.
(físico y digital) • Acceso a evaluaciones.
• Identificación en elecciones.
• Tarifa diferenciada en los servicios de
ENTIDADES transporte publico (teleférico, puma katari,
FINANCIERAS huayna bus).
• Acceso y cobro al BUS UNIVERSITARIO.
CERTIFICADO
ÚNICO DE
Realiza su inscripción CALIFICACIONES
ESTUDIANTE mediante el internet
MATRICULA
UNIVERSITARIA
ELECTRÓNICA REPORTES ESTANDARIZADOS
• RECORD ACADÉMICO
• HISTORIAL ACADÉMICO
• BOLETA DE INSCRIPCIÓN
BASE DE DATOS
DEL SISTEMA
SEGUIMIENTO
ACADÉMICO
1
Es entregada al
docente para su
respaldo.
1 Entrega DOS
ejemplares de su
DOCENTE Acta de Notas, KARDIXTA
2 debidamente
firmadas
2 Debe ser digitalizada y

almacenada en el Sistema
de Kardex de Notas y luego
almacenado en el Archivo
físico de kardex
BASE DE DATOS
ARCHIVO
del SISTEMA DE
FÍSICO
KARDEX DE
NOTAS
VICERRECTORADO
ANEXOS
SISTEMA DE INFORMACIÓN ACADÉMICA
(SIA – UMSA)
LA PAZ – BOLIVIA
2017
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UNIVERSIDAD BOLIVIANA
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES C.E.HCU.: 5.1/0315/1022/96
HONORABLE CONSEJO UNIVERSITARIO
La Paz — Bolivia
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RESOLUCION
COMITE EJECUTIVO DEL HONORABLE CONSEJO UNIVERSITARIO No. 315/96
A, 5 de noviembre de 1996
VISTOS Y CONSIDERANDO:
Que, el Comité Ejecutivo del Honorable Consejo Universitario en

su sesión de la fecha ha tomado conocimiento de la nota A-JUR-
NOTA 395/96 enviada por el Departamento de Asesoría Jurídica,
observando la falta de empaste de actas de calificaciones en
varias facultades y desde hace varias gestiones; lo que crea
susceptibilidad de probables falsificaciones, adición de actas
y otros aspeqtos, sugiriendo que las Facultades exijan a las
Carreras de su dependencia el empaste de Actas de Calificación
consignando el correspondiente número de libro y folio, en un
plazo perentorio hasta la próxima colación de grados en el mes
de marzo de 1997.
Que, el Comité Ejecutivo del Honorable Consejo Universitario en

consideración a los antecedentes del caso ha determinado dictar
la presente resolución.
POR TANTO
SE RESUELVE:
Artículo Unico.- Se instruye a las diferentes Facultades de

la Universidad Mayor de San Andrés, la
obligación que tienen de exigir a las
Carreras de su dependencia el empaste de
Actas de Calificaciones, consignando el
correspondiente numero de libro y folio.
Los señores Decanos quedan encargados de
otorgar el plazo según las necesidades.
Regístrese, comuníquese y archívese.
c. Rober 6 Ai ar Gómez
SECRETARIO GEN RAL U.M.S.A.
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CIRCULAR
DE: Dr. F. Alberto QUEVEDO IRIARTE

PRESIDENTE CONSEJO ACADÉMICO UNIVERSITARIO (CAU)
Mg. Sc. Gloria LIZÁRRAGA DE SOSSA

SECRETARIA ACADÉMICA a.i
A: Decanos, Vicedecanos, Directores de Carrera y personal administrativo que

conserva y custodia documentos impresos y documentos electrónicos.
REF.: Queda terminantemente prohibido la eliminación de Documentos Oficiales

universitarios.
FECHA: 10 de diciembre de 2013
De nuestra mayor consideración:
En los últimos años, el número de estudiantes en la universidad tuvo un crecimiento

progresivo, de tal manera que genera gran cantidad de documentos impresos y documentos
electrónicos en diferentes tramites, y que actualmente se encuentran en peligro y pone en
riesgo" la propia integridad de los documentos originales. Ante la imposibilidad de su total
conservación, se hace preciso y urgente...normar y reglamentar procedimientos que permitan
desprenderse de lo innecesario y conservar aquello que se considere necesario.
La Constitución Política del Estado califica como propiedad inviolable a los bienes públicos y
privados y determina la obligación de respetar-1y proteger, en este sentido se dicta el D.S. N°
22144 de 1989, donde se garantiza la seguridad de los documentos públicos. Asimismo,
prohibe la destrucción o enajenación de documentaciones públicas inactivas, bajo sanciones
establecidas en los artículos 223°, 224"y 358° incisos 3 y 4 del Código Penal en vigencia.
Por los antecedentes descritos, toda propósito de eliminación de documentos en la Universidad

Mayor de San Andrés está prohibida, mientras no exista un marco reglamentario institucional y
políticas de gestión de documentos universitarios.
Agradecidos por su gentil atención saludamos a ustedes reiterando las expresiones de nuestra
alta y distinguida consideración.
718 0 172 ,
/
L5:51
- --N 0--
Mg. Sc. Gloria Lizárraga de Sossa c9
SECRETARIA ACADÉMICA a.i. 2VICERRECTORADOI,
ORIGINAL FIRMADO POR:
V. Bo. Dr. F. Alberto Quevedo triad
VICERRECTOR -
PRESIDENTE CONSEJO ACADÉMICO UNIVERSITÁR
UNWERSIDAD MAYO.R DE SAN ANDRÉS
"LA UMSA: De la Gestión a la ransrormacion universitaria
c.cAvlqiilvAn Nro. 1995, Monoblock Central ler. - telefax (591-2)2440493 - 2612247 - 2612259
Correo electrónico: sc_icadtburnsa.boTortc.ii: httpl/www.sacactumsa.bo
VICERRECTORADO
SECRETARÍA ACADÉMICA
La Paz - Bolivia
STRIA.ACAD/C1TE/CIRCULAR/002/2016
CIRCULAR
A: Señores Vicedecanos, Jefes de Carreras, Personal Administrativo

de Kardex Académico y Operadores de Computo.
Asunto: Instructivo N°1, a las unidades de Kardex Académico y Centros de Cómputo.
Fecha: 22 de abril de 2016

De mi mayor consideración:
Con el propósito de transparentar el trabajo en las unidades de Kardex Académico y los

Centros de Cómputo, mientras no se apruebe el Reglamento de Kardex Académico en el
Honorable Consejo Universitario, se emite la siguiente circular:
1. Las Unidades de Kardex Académicos, en las diferentes Carreras y Facultades de la

Universidad, son responsables de la apertura, organización, actualización y custodia
del Expediente Académico de los estudiantes de pregrado.
2. Todas las unidades de kardex Académico, asumen la responsabilidad de la recepción,
impresión, conservación y custodia de las Actas de Calificaciones, documentos que
deben llevar la firma del docente, Director de carrera y deben tener el sello de
Kardex y Carrera. Asimismo, el documento deberá contemplar el Año Académico,
Materia, Nombre del Docente, Sigla, Paralelo, Periodo, Plan de estudios, Folio, Número
de Estudiantes, registrando la hora y fecha de la recepción.
3. En las Unidades de Kardex Facultativas, el Centro de Cómputo es responsable de la
recepción, elaboración e impre.jón de las Actas de Notas, en coordinación con la
unidad de kardex.
4. Para emitir Certificado de Calificaciones o el Certificado de Conclusión de Estudios de
gestiones pasadas y que las notas no se hallan registrados en el SIA u otro sistema,
se debe contrastar minuciosamente con los Libros de Actas, Actas Complementarias,
Centralizadores o Boletas de Inscripción. Si corresponde a materias de servicio,
verificar en los archivos de la carrera de origen.
5. Los estudiantes desde el vencimiento del primer semestre, Anual, Verano, Invierno,
Módulos y Examen de Mesa deben obligatoriamente contar con 1 copia del Historial
Académico, sellado y firmado por el encargado de kardex, en el expediente.
6. Apoyar en la atención de los tramites académicos de traspaso Externos, Internos,
Convenios Municipales, Carreras Paralelas, Legalización de Documentos Académicos,
Readmisiones y Casos Especiales de acuerdo a reglamentación vigente.
7. De acuerdo a la R.H. C. U. N° 235/2011, se ratifica que la unidad de kardex de Carrera
y/o Facultad son responsables de la apertura, organización, actualización y custodia
fi ,(-1 ,:...
'tsi:\ del Expediente Académico de estudiantes de los Centros Regionales Universitarios, en
.z‘ .51/P\\\coordinación con el Coordinador Académico.
,
otacer conocer en lugares visibles, como en el tablón de anuncio de la Carrera y/o ."
-I Facultad, que los tramites son personales.
S ECI2ETA RiA.
\\\ s,sCADÉ,MICA 15- ,
.0.4.-,,,.... C
\ c,
. ..: 5 .'' Lic. Alberto Bonadona Cossío Vo.Bo. Dr. F. A erto _ evedo Iría er
i__,VICERRECTORADOE
SERETARIO ACADEMICO - UMSA VICE' 'CETOR - UMSA
a z - B0\14,
Av. Villazón N' 1995, Monoblock Central ler. Piso Telfax: (591-2) 2440493 - 2612247 - 2612259

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UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS

Capítulo III ........................................................................................... 15

Capítulo VII .......................................................................................... 33

Capitulo VIII ......................................................................................... 34

Artículo 1. Objetivo General

Artículo 2. Objetivo Especifico

II. Las oficinas de la Unidad de Kardex Académico y su personal de la Universidad

Artículo 4. Responsabilidades Legales

 Estatuto Orgánico de la U.M.S.A. aprobado por el 1ER. Congreso

a) Aplicar de forma adecuada los procedimientos según normas universitarias

Artículo 7. Funciones Complementarias

1. Encargado de la Unidad de Kardex Académico

Artículo 9. Proceso SIA-UMSA

a) Sistema de Registro Universitario (SRU) - Matriculación.

Artículo 10. Registro Universitario, Definición.

Artículo 11. Matriculación, Definición.

Artículo 12. Matriculación Electrónica, Definición.

II. El Sistema de Registro Universitario (Matriculación), aprobado mediante

1. Estudiantes nuevos: Las facultades deben remitir a la DGAR y a la DSIE la siguiente

a) Resolución Facultativa aprobando la Nómina de Aprobados del curso

V. Los estudiantes nuevos de la UMSA deberán presentar en su Carrera el

a) Certificado de nacimiento (original)

VI. Los responsables de la Unidad de Kardex Académico deben verificar la

2. Estudiantes antiguos (regulares): Deberán depositar en la red bancaria autorizada

3. Estudiantes observados (casos especiales): Los estudiantes antiguos observados,

4. Estudiantes con Matricula Temporal: Los estudiantes que se encuentran sujetos a

Artículo 13. Expediente Único del Estudiante, Definición.

Artículo 14. Expediente Completo del Estudiante.

Artículo 15. Definición.

Artículo 16. Inscripción de Asignaturas, Definición.

II. Para el proceso de inscripción el estudiante deberá ingresar a la Web con su

III. Este registro, es realizado en el Sistema de Seguimiento Académico con

IV. El estudiante deberá registrar las asignaturas autorizadas según el plan de

Artículo 17. Inscripciones.

a) El o la responsable de la Unidad de Kardex Académico de la Carrera antes del

El estudiante antiguo para la inscripción de asignaturas correspondiente a la

a) Al inicio de cada gestión, la Dirección de cada Carrera, en cumplimiento del

b) Simultáneamente publicará los horarios para la gestión en los que deberá

d) Las inscripciones son anuales, semestrales o de temporada, se realizan a través del

f) Durante el periodo de inscripciones, el ingreso al sistema será establecido en función

g) En las carreras donde la población estudiantil es numerosa la dirección de carrera

i) Después del periodo de inscripciones, se establecerá un periodo de 5 días para

j) Los estudiantes de traspaso de otras universidades, deberán contar con matrícula y

k) En cada periodo de inscripción anual o semestral la Dirección de cada Carrera

m) Las inscripciones como estudiantes libres y semi libres se realizan conforme

n) Las inscripciones se realizarán respetando los criterios (por prerrequisitos, por

o) Los estudiantes extranjeros, convenios especiales, reinscripciones, beca municipios,

q) En caso de haber modificaciones de cambio de paralelos después de la finalización

Artículo 18. Prohibiciones

Artículo 19. Control de Estudiantes Inscritos.

II. Los docentes no deben procesar evaluaciones académicas de estudiantes que no

Artículo 21. Plazos de Entrega de Notas.

Artículo 22. Retiro y Adición de Asignaturas

II. Retiro de asignaturas por situaciones especiales Se establece que solamente en

Artículo 23. Acta de Calificaciones Finales, Definición.

Artículo 24. Docente responsable de la Asignatura.

II. El docente como responsable de la asignatura, registrará en el sistema de

Artículo 25. Formato electrónico de Actas.

Artículo 26. Impresión de las actas Finales.