Procedimiento Descarga y Recepción

Procedimientos de almacén Enero_2012

La operación de descarga y recepción en un almacén, tiene una gran incidencia en el mismo,

por ser el punto final de a relación con el eslabón anterior de la cadena de suministro y por la
incidencia que tiene en el inventario
1.- INTRODUCCIÓN.

La operación de descarga y recepción en un almacén se define como la fase final del acuerdo que
establecemos con un proveedor al realizarle un pedido. En esta operación se deberá:

1. Recoger mercancía del transporte del proveedor e introducirla en nuestro almacén.

2. Verificar contenido, cantidad y calidad de los envíos.

3. Identificar y codificar los artículos.

4. Dar de alta en stock.

2.- OBJETO

Realizar la descarga, control de la calidad y cantidad de mercancía que entra en el almacén, así como el
registro en archivos informáticos de toda la información que se produce en el proceso de identificación
y recepción de artículos en el almacén. También se incluye el etiquetado de bultos o pallets de los
artículos recepcionados, mejorando así la identificación posterior de estos en almacén y en la
preparación de pedidos. Opcionalmente se incluyen los controles calidad de los productos
recepcionados.

3.- CAMPO DE APLICACIÓN

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Todas las recepciones de material de nuestros proveedores o suministradores.

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4.- DIAGRAMA DE PROCESO

DESCARGA Y RECEPCIÓN.- Información y confronte previo

ADMINISTRATIVO ALMACÉN COMPRAS

Recogida albarán
de entrega de
manos de
transportista
Solicita al
Se
departamento de
necesita el
compras solución a
producto
No incidencia
Existen
pedido
pendiente
si

Grabación d e
si
pedido
No

Esta el No Comunica al
Imprime documento
pedido en No
proveedor
de pedido
papel motivos
devolución

si

Se
Existe necesita el
diferencia a si Solicita a Compras EXCESO
mas entre solución a la
pedido y incidencia
albarán

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si
No
Grabación d e
pedido
No
Autoriza el inicio de
la descarga
Comunica al
proveedor
motivos
devolución

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DESCARGA Y RECEPCIÓN.- Descarga y Recepción física. Etiquetado
ADMINISTRATIVO
RESPONSABLE ENTRADAS
ALMACÉN

Descarga de la
mercancía desde
camión a ubicación Confirma la recepción en el
playa ERP

Control de Emite documentos de

Control de calidad de transportista y etiquetas
cantidades y datos
embalajes y envases
logísticos

si Recogida de
Dispone muestras para
de todos control de calidad
Archiva documentación
los datos
logísticos

No
Da conformidad a la
recepción
Recoge datos en
ficha de datos
logísticos Entrega albarán
sellado y
documentación al
transportista

Etiqueta mercancía

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recepcionada

Grabación de Ficha de
datos logísticos en ERP

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5.- DESARROLLO DEL PROCESO

Un desglose de las tareas a realizar en cada una de las etapas sería:

5.1.- Información y confronte previo.

TAREA RESPONSABLE FRECUENCIA DOCUMENTO

Recepción de albarán portado en mano del RESP. ENTRADAS Todas las Albarán proveedor
transportista DEVOLUCIONES entregas

Consulta en el listado de pedidos pendientes, los RESP. ENTRADAS Todas las Listado de pedidos
siguientes datos: DEVOLUCIONES entregas pendientes

 Proveedor.
 Nº de pedido
Si no existe pedido, comunica al responsable de RESP. ENTRADAS Entregas sin
compras, la inexistencia de pedido de cara a que el DEVOLUCIONES pedido
tome la decisión entre:

 Descarga, para lo cual deberá proceder de

RESP.COMPRAS
manera inmediata a la grabación del pedido.
 Rechazo del pedido y devolución a
proveedor.
Si no se autoriza la descarga anota los motivos del RESP. ENTRADAS Entregas Control recepción
rechazo así como el proveedor, matricula del camión DEVOLUCIONES rechazadas
y hora de llegada

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Si existe pedido pendiente, comprueba la existencia RESP. ENTRADAS Entregas Pedido interno
del documento físico de pedido interno en la carpeta DEVOLUCIONES aceptadas
de pedidos pendientes de entrega.

Si no existe pedido interno realiza su emisión a través RESP. ENTRADAS Entregas

del sistema informático. DEVOLUCIONES aceptadas

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 TAREA RESPONSABLE FRECUENCIA DOCUMENTO

Chequeo en pedido interno de los siguientes datos: RESP. ENTRADAS Entregas Pedido interno
DEVOLUCIONES aceptadas
 Artículos
 Cantidades
Si existe alguna discrepancia entre pedido interno y RESP. ENTRADAS Entregas con Albaran proveedor
albarán, consulta al Dpto. de Compras la autorización DEVOLUCIONES incidencia
Pedido interno
de descarga
RESP.COMPRAS

Si no se autoriza la descarga anota los motivos del RESP. ENTRADAS Entregas no Control recepción
rechazo así como el proveedor, matricula del camión DEVOLUCIONES aceptadas
y hora de llegada

Si la entrega es admitida, une al albarán del proveedor RESP. ENTRADAS Entregas Albarán proveedor
el pedido interno, indicando al transportista que inicie DEVOLUCIONES aceptadas
Pedido interno
el proceso de descarga de la mercancía

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5.2.- Descarga y recepción física de la mercancía.

TAREA RESPONSABLE FRECUENCIA DOCUMENTO

Descarga los artículos y los deja preparados en la Entregas Pedido interno

zona de descarga y recepción para su control RESP. ENTRADAS aceptadas
(Ubicación PLAYA) DEVOLUCIONES.

Control de cantidades y datos logísticos (peso, RESP. ENTRADAS Entregas Pedido interno.
volumen, código de barras, unidades embalaje, DEVOLUCIONES. aceptadas
Ficha datos
unidades fracción) de la mercancía posicionada en
logísticos
PLAYA

Control de calidad embalajes y revisión de posibles RESP. ENTRADAS Entregas

roturas de mercancías DEVOLUCIONES. aceptadas

Toma de muestras para control de calidad

En el caso de no disponer de todos los datos RESP. ENTRADAS Entregas Ficha datos
logísticos, recoge dicha información. DEVOLUCIONES. aceptadas logísticos

Dar conformidad a la recepción señalando si es RESP. ENTRADAS Entregas Pedido interno.

necesario DEVOLUCIONES. aceptadas
Albarán
 Cantidad recepcionada valida proveedor

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 Cantidad recepcionada no valida (
devolución a proveedor que no se lleva el
transporte )
Posiciona documentación en oficina para proceder a RESP. ENTRADAS Entregas Pedido interno
su recepción administrativa DEVOLUCIONES. aceptadas

RESP. ENTRADAS Entregas Albarán proveedor

Conforma albarán del proveedor entregando la copia
DEVOLUCIONES. aceptadas
del mismo al transportista.

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5.3.- Control administrativo de recepción.

TAREA RESPONSABLE FRECUENCIA DOCUMENTO

Grabación de datos de albarán de entrega en el ADMON Entregas Menú Recepción

sistema de gestión aceptadas ERP o SGA
RESP ENTRADAS

Graba datos logísticos de los artículos o de ADMON Entregas Menú Recepción

modificación de los mismos aceptadas ERP o SGA
RESP ENTRADAS

En caso de ser necesario se procederá a emitir ADMON Entregas Etiquetas de

etiquetas de todos los productos recepcionados para aceptadas código de barras
RESP ENTRADAS
su identificación física.

Archivo de los documentos recepcionados en carpeta ADMON Entregas Albarán proveedor

diaria de recepción aceptadas
RESP ENTRADAS Pedido interno

5.4.- Etiquetado de artículos.

TAREA RESPONSABLE FRECUENCIA DOCUMENTO

Se posicionarán dos etiquetas en caras contiguas en RESP ENTRADAS Entregas Etiqueta

cada caja o pallet a los que haya que realizar la aceptadas
ubicación en el almacén.

Ordena el inicio del proceso de evacuación de la RESP ENTRADAS

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mercancía, para su ubicación en almacén.

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