Planilla Calculo 5

Hojas de Cálculo
Apunte N° 5
Validar, buscar y reemplazar
Ordenar y filtrar datos
Esquemas y vistas
Validación de datos:
• La validación de datos permite asegurar que los valores que se
introducen en las celdas son los adecuados; pudiendo incluso mostrar
un mensaje de error o aviso si no es correcto.
• Para aplicar una validación a una o un rango de celdas:
1. Seleccionar la/s celda/s a validar.
2. En (MS) Cinta de opciones\Datos opción Validación de datos (OOO) menú Datos
opción Validez hacemos clic para acceder al cuadro de diálogo de opciones de
validación.
3. En la sección Criterio de validación indicar la condición dentro de Permitir
encontraremos Cualquier valor, Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora,
Longitud de texto y personalizada. Ej elegido Número entero, sólo permitirá
números enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un número decimal, se
producirá un error.
4. Se pueden restringir más los valores permitidos en la celda con la opción Datos,
donde, por ejemplo, podemos indicar que los valores estén entre 2 y 8.
5. Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para
que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro
que aparecerá, Origen: podremos escribir los distintos valores separados por ;
(punto y coma) para que aparezcan en forma de lista.
Validación de datos:
• En la pestaña Mensaje/Ayuda de entrada podemos introducir un mensaje que

se muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos
de datos son considerados válidos para esa celda.
• En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que
queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor
incorrecto.
Buscar y reemplazar datos:
• Cuando se maneja una cantidad importante de datos, en ocasiones es
necesario localizar en el libro un dato concreto. Para facilitar esta
tarea existe la herramienta de búsqueda. La encontraremos en (MS)
la Cinta de opciones\Inicio > Buscar y seleccionar (OOO) en la Barra
de herramientas o en el menú Editar opción Buscar y reemplazar o
presionando CTRL+B abrirá un cuadro de diálogo que permite
introducir el dato a buscar.
• A su vez, Reemplazar permite buscar y reemplazar un valor numérico
o de texto fácilmente en hojas de calculo muy extensas es muy útil.
Buscar y reemplazar datos:
• Al hacer clic en Buscar siguiente iremos pasando de una celda a
otra, de entre las que contienen el valor introducido. Buscará a partir
de donde estemos situados, por lo que deberemos situarnos en la
primera celda para que busque en toda la hoja. Además, si tenemos
varias celdas seleccionadas, sólo buscará en ellas.
• Al pulsar Buscar todos, mostrará en la propia ventana un listado con
la localización de cada una de las celdas en que se encuentra el
dato. La lista de resultados será un conjunto de enlaces y
simplemente haciendo clic sobre uno de ellos nos situará en la celda
en cuestión.
• Con Reemplazar podremos realizar una sustitución de los datos,
cambiando un valor original por otro. Se escribe el valor a buscar y
el valor de reemplazo, pudiendo reemplazar celda por celda donde
se encuentre el valor a buscar o hacerlo rápidamente en todas las
celdas donde se encuentre el valor.
•
Ordenar datos:
• Cuando disponemos de muchos datos, lo más habitual es ordenarlos
siguiendo algún criterio. Esta ordenación se puede hacer de forma
simple, es decir, ordenar por una columna u ordenar por diferentes
columnas a la vez, siguiendo una jerarquía.
• Para hacer una ordenación simple debemos posicionarnos en la
columna que queramos ordenar y, desde (MS) la Cinta de opciones\
Datos (OOO) la Barra de herramientas presionamos para que la
ordenación sea ascendente o descendente respectivamente.
• Hay que tener en cuenta que el ordenamiento se realizará sobre la
columna o celdas seleccionadas desafectando a las otras columnas y
datos de la misma fila, por lo cual se recomienda seleccionar toda la
sección de la hoja que se desee ordenar.
• La opción Ordenar está más enfocada a ordenar por más de un
criterio de ordenación. Al pulsarlo, aparece el cuadro de diálogo
donde podemos seleccionar los campos por los que queremos
ordenar.
Ordenar datos:
• En el desplegable Ordenar por elegiremos la columna. Si los datos tienen un
encabezado que les da nombre los mostrará. Si no, mostrará los nombres de
columna (columna A, columna B, ...).
• Indicar el Criterio de ordenación: ascendente (A a Z), descendente (Z a A).
• Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro. De forma que
podremos ordenar por ejemplo por nombre y en caso de que dos o más
registros tengan el mismo nombre, por apellido.
Filtrar datos:
• Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros
almacenados en la hoja de cálculo, seleccionar aquellos que se correspondan
con algún criterio fijado por el usuario.
• A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado
oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.
• Cuando se filtra filas, permite modificar, aplicar formato, representar en
gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo
ni ordenarlo.
• Autofiltro:
o Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los
rótulos de columna del rango filtrado.
o Puede utilizar Autofiltro personalizado (MS) predeterminado (OOO) para mostrar filas que
contengan un valor u otro. También puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar las
filas que cumplan más de una condición en una columna; por ejemplo, las filas que
contengan valores comprendidos en un rango específico.
o Cuando hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono o color.
o Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción Seleccionar Todo,
reaparecerán todos los registros de la lista. También podemos quitar el filtro pulsando en
Borrar filtro en la pestaña Datos.
Filtrar datos:
• Filtros avanzados/especial:
o Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja,
utilizaremos el cuadro de diálogo (MS) Filtro avanzado (OOO) Filtro especial.
Previamente deberemos tener en la hoja de cálculo, unas filas donde
indicaremos los criterios del filtrado.
o Para abrir el cuadro de diálogo (MS) Filtro avanzado, pulsaremos en la opción
Avanzadas en la Cinta de opciones\Datos. Para abrir el cuadro de diálogo
(OOO) Filtro especial ingresamos al menú Datos\Filtro opción Filtro especial
Filtrar datos:
o Rango de la lista (MS) o Area de datos (OOO): Aquí especificamos los registros de la lista
a los que queremos aplicar el filtro, podemos ya tenerlos seleccionados antes.
o Rango de criterios (MS) o Leer criterios del filtro (OOO): Aquí seleccionamos la fila donde
se encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios).
o También podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando
la opción Copiar a (MS) otro lugar o Escribir resultados en (OOO), en este caso
rellenaremos el campo con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado.
o Si marcamos la casilla Sólo registros únicos (MS) o sin duplicados (OOO), las repeticiones
de registros (filas con exactamente los mismos valores) desaparecerán.
o Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al menú Datos\Filtro Borrar
filtro.
Filtrar datos:
o Ejemplo: a partir de la tabla que se puede ver en la imagen deseo filtrar de

acuerdo a si el código de la película es mayor a 1250.
o Lo primero es copiar el rotulo con su formato inclusive en algun otro lugar de la
hoja y escribir el criterio que vamos a utilizar.
o Seleccionar las celdas que queremos filtrar e ingresar a Filtro especial o avanzado.
o Seleccionar el rango de criterios
o Seleccionar las opciones
o Clic en aceptar para ver el filtrado.
Esquemas y subtotales:
• Un esquema es como un resumen preciso que refleja los conceptos más
importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado.
• Antes de ponernos a crear un esquema debemos asegurarnos de que los
datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos apropiados para
crear un esquema deben tener una jerarquía o disponer de una estructura
por niveles, por ejemplo si tenemos datos sobre las precipitaciones
ocurridas a lo largo del año en Argentina con las precipitaciones
mensuales de todas las provincias, estos datos son buenos candidatos a
formar un esquema. Pero si únicamente tenemos datos sobre los gastos
efectuados en una compra, con una estructura compuesta por Producto---
Precio, no disponemos de niveles suficientes para hacer un esquema.
• Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una hoja de cálculo
nos estamos refiriendo a crear subtotales agrupando los registros por
alguno de los campos de la lista.
• Por ejemplo si tenemos una lista de alumnos con los campos nombre,
dirección, localidad y edad; podemos obtener un resumen de la edad
media de los alumnos por localidad.
• Ejemplo de Subtotales: disponemos de una lista de vehículos
clasificados por marca y modelo; y queremos averiguar el
precio total de cada marca.
Para crear un subtotal de esta tabla
considerada por Marca, seleccionaremos toda
la tabla incluyendo los rótulos de columnas e
iremos a (MS) la Cinta de opciones\Datos
(OOO) menú Datos y hacer clic en la opción
Subtotales.
En el cuadro de dialogo podrá seleccionar de

a cuerdo a que columna aplicar el subtotal,
con que función (suma, cuenta, promedio,
max, min…) y donde agregar el subtotal
resultante.
• Como se puede observar se generan nuevas líneas para los subtotales por
marcas y para el total general.
• A la izquierda encontramos los niveles del esquema para poder filtrar, en
este caso por el total general (nivel 1) y por el total de cada marca (nivel
2). El nivel 3 nos permite ver todos los datos. Para comprimir y expandir el
esquema sólo tenemos que hacer clic en los símbolos - y + de cada nivel.
• Para quitar los subtotales debemos ingresar a (MS) Cinta de opciones\
Datos en la opción Subtotales seleccionar Quitar todos (OOO) menú Datos
en la opción Subtotales seleccionar Agrupar por ninguno.
• Otra opción es crear un esquema manualmente para lo que
debemos crear grupos de filas o de columnas dependiendo del
tipo de esquema que queramos hacer.
• Para crear un grupo debemos seleccionar las filas
(seleccionando los números de las filas) o columnas
(seleccionando las letras de las columnas) de las cuales
vayamos a crear un grupo, pero no debemos incluir las filas o
columnas que contengan fórmulas de sumario.
• Una vez seleccionadas las filas o columnas vamos a la opción
Agrupar de la (MS) Cinta de opciones\Datos (OOO) menú
Datos\Agrupar y Esquemas, desde este mismo podremos
Desagrupar o eliminar el esquema.
• Veremos los niveles a la izquierda si realizamos el esquema
por filas o arriba si realizamos el esquema por columnas.
Vistas:
• Suele suceder de forma muy común que al estar realizando hojas de
cálculo vayamos ampliando cada vez más el campo de visión de la
pantalla, llegando a ocupar más de una página por hoja, y cuando se
trata de estar cotejando datos resulta bastante incómodo tener que
desplazarse cada vez de arriba hacia abajo o de un lado al otro.
• Podemos utilizar la opción de ver la misma hoja en varias ventanas, o
utilizar la opción de ver la misma hoja en varios paneles.
• Para ver la misma hoja en varias ventanas, debemos utilizar la opción
Nueva ventana, en (MS) Cinta de opciones\Vista (OOO) menú Ventana. si
la ventana que teníamos estaba maximizada no nos daremos cuenta de
que haya ocurrido algún cambio en la ventana, pero si nos fijamos en la
barra de título podemos ver que ahora el nombre del documento además
tiene añadido al final ":2" indicando que es la segunda ventana del
mismo documento.
• Ahora podrá desplazarse sobre una ventana independientemente de la
otra y realizar modificaciones en una u otra ventana, ya que es el mismo
documento.
Vistas:
• Otra opción es dividir la hoja por paneles: hacer clic en la opción
Dividir de (MS) Cinta de opciones\Vista (OOO) menú Ventana y
automáticamente nos aparecen dos barras, una vertical y otra
horizontal las cuales podemos desplazar para ajustar el tamaño de las
porciones de ventana a nuestro gusto.
• Otra opción para definir los paneles y dividir la pantalla a nuestro
gusto es utilizando las barras de división que se encuentran en ambas
barras de desplazamiento, en la vertical se encuentra arriba y en la
horizontal a la derecha
Vistas:
• Si lo que nos interesa es dejar inmóviles los rótulos de los datos y así
desplazarnos únicamente sobre los datos teniendo siempre disponible
la vista de los rótulos, podemos utilizar la opción de inmovilizar los
paneles que se encuentra en (MS) Cinta de opciones\Vista (OOO)
menú Ventana.
• Para inmovilizar una fila seleccionar la fila completa posterior hacia
abajo e inmovilizaremos.
• Para inmovilizar una columna seleccionar la columna completa a la
derecha de la misma.
Webgrafía y Licencia:
• Textos tomados, corregidos y modificados de diferentes
páginas de Internet, tutoriales y documentos.
• Este documento se encuentra bajo Licencia Creative Commons

2.5 Argentina (BY-NC-SA), por la cual se permite su exhibición,
distribución, copia y posibilita hacer obras derivadas a partir de
la misma, siempre y cuando se cite la autoría del Prof. Matías
E. García y sólo podrá distribuir la obra derivada resultante
bajo una licencia idéntica a ésta.
• Autor:
Matías E. García
.
Prof. & Tec. en Informática Aplicada
www.profmatiasgarcia.com.ar
info@profmatiasgarcia.com.ar

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o Ejemplo: a partir de la tabla que se puede ver en la imagen deseo filtrar de

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