Política Interna de

Autorización de Jornada
Extraordinaria

Fecha: 17 Julio 2019

Departamento: Asesoría Legal
Responsable: Licda. Stephanie Delgado Bolívar
 CONTENIDO

INTRODUCCIÓN Y OBJETO..........................................................................................................................2
FUNDAMENTO LEGAL.................................................................................................................................3
DEFINICIONES.............................................................................................................................................3
PLANTILLA DE CONSENTIMIENTO INFORMADO........................................................................................6
 INTRODUCCIÓN Y OBJETO

El presente Reglamento tiene por objeto establecer las disposiciones de acatamiento obligatorio
para la autorización, reconocimiento y pago del tiempo extraordinario de los funcionarios de
AFS Costa Rica.

FUNDAMENTO LEGAL

El artículo 58 de la Constitución Política, dispone la obligación de reconocer el pago de la

jornada extraordinaria.
Que el Código de Trabajo, en sus artículos 139 y 140, autoriza laborar jornada extraordinaria, la
cual, unida a la ordinaria, no podrá exceder de doce horas diarias, excepto en situaciones muy
especiales e imprevisibles.
Que para la consecución de sus fines y objetivos AFS Costa Rica, debe establecer normas claras
y precisas para su buen funcionamiento, debiendo regular el uso racional de los recursos y en el
caso concreto determinar las necesidades para la aprobación del pago de jornadas extraordinarias
a sus servidores(as), observando las disposiciones que al efecto contiene el ordenamiento
jurídico vigente, la jurisprudencia y los principios doctrinarios que rigen esta materia.
 DEFINICIONES

Patrono: Es toda persona física o Jurídica o particular, que emplea los servicios de otras
personas en virtud de un contrato de trabajo, expreso o implícito, verbal o escrito.

Colaborador: Aquella persona que preste sus servicios materiales, intelectuales o ambos a
favor AFS Costa Rica, en forma permanente o transitoria, a cambio de una retribución o salario
a nombre y por cuenta de AFS Costa Rica.

Tiempo de trabajo efectivo: Aquel en que el trabajador permanezca a las órdenes del patrono
realizando labores propias de su cargo, conforme al artículo 137 del Código de Trabajo, dentro
de una jornada ordinaria o extraordinaria.

Jornada ordinaria: Trabajo efectivo de un colaborador que no podrá ser mayor de ocho horas
diurnas, conforme con lo dispuesto en los artículos 136 y 138 del Código de Trabajo.

Jornada extraordinaria: Trabajo efectivo de un colaborador, que exceda la jornada ordinaria,

que se ejecute en razón de trabajos eminentemente ocasionales y que no corresponda a
subsanación de errores imputables al servidor. La jornada extraordinaria sumada a la ordinaria,
no podrá exceder de doce horas, conforme al artículo 140 del Código de Trabajo.

Horas extraordinarias previsibles. El tiempo extraordinario requerido por las diferentes

Direcciones o Jefaturas, que pueda ser establecido en virtud de proyectos o actividades
programadas con anticipación en el lapso de un año calendario.

Horas extraordinarias imprevisibles. El tiempo extraordinario que deba ser laborado ante la
imperiosa necesidad de la Organización, que por su naturaleza resulten imposibles de prever,
sin que excedan del límite diario de cuatro horas adicionales a la jornada ordinaria y de ciento
veinte horas al mes.

Siniestro o riesgo inminente: Circunstancia excepcional, derivada de una situación imprevisible

para la organización o sus colaboradores, que pueda causar grave perjuicio al cumplimiento de
cualquiera de sus funciones.
 CAPITULO I
Disposiciones Generales

Artículo 1º—Obligatoriedad de laborar la jornada extraordinaria: Cuando las necesidades de

la organización así lo requieren, los servidores quedan en la ineludible obligación de laborar
horas extraordinarias, dentro de los límites señalados por el presente Reglamento, salvo causa
justa o fuerza mayor para negarse. La negativa injustificada para hacerlo será tomada como
falta grave para efectos disciplinarios.

Artículo 2º—Reconocimiento y pago. La organización, sólo reconocerá el pago del trabajo

laborado en jornada extraordinaria, cuando éste se haya ejecutado de conformidad con el
presente Reglamento. La jornada extraordinaria será remunerada de acuerdo con el artículo
139 del Código de Trabajo. En ningún caso se considerará como jornada extraordinaria, el
tiempo inferior a una hora por día laborada por los colaboradores después de su jornada
ordinaria.
No se considerarán horas extraordinarias las que el colaborador ocupe en subsanar los errores
imputables sólo a él, cometidos durante la jornada ordinaria. Ni se reconocerá el pago de la
jornada extraordinaria en casos que el servidor se encuentre incapacitado o disfrutando
vacaciones.

Artículo 3º—Criterios para otorgar la autorización. Para la autorización de la jornada

extraordinaria, tanto previsible como imprevisible, en los términos de los artículos 9º y 13 de la
presente política, se deben aplicar los principios de economía, eficiencia y eficacia de la, así
como la sana administración de los recursos En caso de horas extraordinarias imprevisibles,
cuando el período necesario no pueda ser establecido porque dependa de una situación
especial de tiempo indeterminado, se estudiará el caso y de ser procedente se autorizarán las
horas que se consideren necesarias.

Artículo 6º—Para su debido reconocimiento, tanto la jornada extraordinaria previsible como la

imprevisible no se deberán laborar, si no se cuenta previamente con la autorización a la que se
refieren los artículos 9, 11 y 12 de la presente política. En aquellos casos en que, a pesar de la
ausencia de autorización, se ordene la realización de trabajo en tiempo fuera de la jornada, éste
será reconocido, sin embargo, ello generará responsabilidad disciplinaria para el superior que
encargó el trabajo.

Artículo 7º—Del Contenido Económico y Previsión Presupuestaria. Previo a la aprobación de

jornada extraordinaria, el Departamento o Dirección solicitante, debe aportar la certificación o
correo electrónico emitido por el Departamento Financiero Contable donde consta la existencia
del contenido económico suficiente para honrar la erogación por ese concepto.
Para la determinación de la cantidad de horas extraordinarias que se requerirán para el año
siguiente, se debe tomar en cuenta los informes de gasto que cada departamento o dirección
elabore, los cuales deberán ajustarse al monto asignado a la subpartida presupuestaria
correspondiente.
Artículo 8º—Registro de asistencia para reconocimiento de jornada extraordinaria. El
colaborador autorizado para laborar jornada extraordinaria, deberá registrar su asistencia por
los medios que al efecto disponga la Organización.

Artículo 9º—De la forma de reconocimiento. Se procederá a reconocer pago de la jornada

extraordinaria, de la siguiente forma:

a-. En la jornada diurna, después de la jornada ordinaria, se reconocerá un máximo de cuatro

horas, a tiempo y medio. La laborada los días de descanso, feriados o fuera de rol, las primeras
ocho horas se reconocerán a tiempo sencillo y las siguientes cuatro horas serán contabilizadas a
doble tiempo.

b-. En la jornada mixta, después de la jornada ordinaria se reconocerá un máximo de cinco

horas a tiempo y medio. La laborada los días de descanso, feriados o fuera
de rol, las primeras siete horas se reconocerán a tiempo sencillo y las siguientes cinco horas
serán contabilizadas a doble tiempo.

c-. En la jornada nocturna, después de la jornada ordinaria se reconocerá un máximo de seis

horas a tiempo y medio. La laborada en los días de descanso, feriados o fuera de rol, las
primeras seis horas se reconocerán a tiempo sencillo y las siguientes seis horas serán
contabilizadas a doble tiempo.
Únicamente se reconocerán para efectos de pago, un máximo de cuatro horas diarias y ciento
veinte horas al mes. El reconocimiento se deberá calcular de acuerdo con el tipo de horario del
servidor, de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento Autónomo de Servicios del
Ministerio. El salario con el cual se cancelarán las horas extras es aquel que corresponde al
período en que laboró el tiempo extraordinario. Del horario correspondiente dependerá la
determinación de los días de descanso.
Tratándose de servidores que brinden sus servicios en virtud de convenios que determinen el
préstamo de sus plazas a favor del Ministerio, únicamente se podrá reconocer la jornada
extraordinaria, cuando así se haya estipulado en el convenio de préstamo respectivo.

CAPÍTULO SEGUNDO
Tipos de jornada extraordinaria
Artículo 10. —Horas extraordinarias previsibles. Durante el mes de octubre de cada año, los
Directores y Jefes de Departamentos deberán remitir a Recursos Humanos una solicitud, por
escrito, de autorización de jornada extraordinaria para el año siguiente. Dicha solicitud debe
contener:

a-. Justificación razonada de la necesidad de realizar trabajos fuera de la jornada ordinaria.

b-. Descripción de las labores que se desarrollarán,

c-. Total, de horas requeridas y el periodo aproximado de duración del trabajo,

d-. Cantidad y nombres de los funcionarios que participarán en el trabajo.

Artículo 11.—Recomendación. Recibidas las solicitudes de todas las Direcciones y

Departamentos del Ministerio, el Departamento de Recursos Humanos revisará que cumplan
todos los requisitos, y remitirá una recomendación de la Oficialía Mayor para su estudio y
aprobación. Dicho informe deberá ponderar las horas extraordinarias solicitadas por las
diferentes unidades administrativas, las necesidades reales de cada una de ellas y las
prioridades del Ministerio, con el propósito de garantizar que las horas extraordinarias, cuya
aprobación se recomendará, procuren la eficiencia administrativa y un beneficio para el
administrado.

Artículo 12.—Autorización. Recibida la recomendación a la que se refiere el artículo anterior, la

Oficialía Mayor, decidirá lo que corresponda. De no estar de acuerdo con la recomendación de
Recursos Humanos, podrá establecer los cambios que considere pertinentes.

Artículo 13.—Vigencia de la autorización. La autorización de jornada extraordinaria previsible,

regirá para el año que expresamente se autoriza, y deberá renovarse para cada año venidero.

Artículo 14.—Horas extraordinarias imprevisibles. Los Directores y Jefes de Departamentos

podrán solicitar al Departamento de Recursos Humanos la autorización de jornada
extraordinaria imprevisible, ante situaciones que, por su naturaleza, resulten imposibles de
prever, y deban ser atendidas de manera apremiante con el objeto de no causar perjuicio al
cumplimiento de cualquiera de las funciones del Ministerio.

Artículo 15.—Pago de las horas extraordinarias imprevisibles. Las horas extraordinarias

imprevisibles serán canceladas de conformidad con lo dispuesto por la normativa laboral
vigente, según lo dispuesto en el artículo 9 del presente reglamento.
Artículo 16.—Solicitud. La solicitud de horas extraordinarias imprevisibles deberá ser
presentada al Departamento de Recursos Humanos para su autorización, a más tardar 24 horas
después de que se tenga conocimiento de la situación especial, y deberá contener:

a-. Justificación razonada de la necesidad de realizar trabajos fuera de la jornada ordinaria,

b-. Descripción de las labores a realizar,

c-. Total, de horas requeridas y período aproximado de duración del trabajo. Cuando el
período necesario no pueda ser establecido, porque dependa de una situación especial de
tiempo indeterminado, se solicitará con el fin de que el asunto sea analizado por Recursos
Humanos y oportunamente por la Oficialía Mayor.

d-. Cantidad y nombres de los funcionarios que participarán en el trabajo.

Artículo 17.—Trámite de la solicitud. Recibida la solicitud, Recursos Humanos revisará que

cumpla con todos los requisitos y remitirá una recomendación a la Oficialía Mayor, para su
estudio y aprobación. Dicho informe deberá ponderar la situación imprevisible aludida en la
petición, las necesidades reales y las prioridades del Ministerio, las ventajas que recibiría la
Administración con la labor extraordinaria que se pretende ejecutar, en relación con la
necesidad de reconocer oportunamente el pago de ese trabajo extraordinario. Todo con el
propósito de garantizar que las horas extraordinarias, cuya aprobación se pretende procuren la
eficiencia administrativa y un beneficio para el administrado.

Artículo 18.—Recibida la recomendación a la que se refiere el artículo anterior, se aplicará lo

establecido en el artículo 11 del presente Reglamento.

CAPÍTULO TERCERO
Límites a la jornada extraordinaria

Artículo 19.—Límite de la jornada laboral. Salvo lo dispuesto en el artículo 20 del presente

Reglamento, la jornada ordinaria sumada a la extraordinaria no podrá ser mayor de doce horas
diarias, según lo dispuesto por el artículo 140 del Código de Trabajo. Por lo tanto, el máximo de
la jornada extraordinaria no podría exceder de 4 horas diarias, salvo los días de descanso,
feriados o asuetos declarados por norma expresa, en que se podrá autorizar un máximo de
doce horas.
Artículo 20.—Excepción al límite de horas para jornada extraordinaria. No obstante, la
anterior limitación, cualquier trabajador del Ministerio, podrá laborar más de doce horas
diarias, en caso de siniestro o riesgo inminente, en los términos referidos en el artículo 2, inciso
k) del presente Reglamento, y según lo dispuesto en el artículo 140 del Código de Trabajo. La
ocurrencia de un siniestro o riesgo inminente podrá derivar una jornada extraordinaria
remunerada, aunque exceda las 12 horas, siempre que concurra lo siguiente:

a-. Que el servidor voluntariamente esté anuente a prestar sus servicios.

b-. Que las labores que se deban realizar se deriven efectivamente de un siniestro o riesgo
inminente, de manera que de no atenderse de forma inmediata se cause o pueda causar
grave perjuicio al cumplimiento de cualquiera de las funciones que desarrolla el Ministerio.

c-. Que el servidor cuente con el visto bueno, aún de manera verbal en casos de suma
urgencia, de sus superiores.

Artículo 21.—Reconocimiento. Laborada una jornada extraordinaria por más de doce horas, de
conformidad con lo indicado en el artículo anterior, el servidor deberá presentar ante Recursos
Humanos, dentro de los próximos cinco días de su realización, una solicitud en la que se
indique:

a-. Nombre completo, número de cédula y oficina en la que está destacado el servidor.

b-. Lajustificación correspondiente, mediante la cual se indique lugar y la oficina en la cual

se laboró y número de horas laboradas.

c-. Descripción detallada de las circunstancias que ameritaron la labor y el perjuicio que se
evitó.

d-.En esta solicitud deberá constar la firma del encargado de la oficina que recibiera el
servicio.

e-. Visto bueno del superior jerárquico del servidor que laboró la jornada extraordinaria por
más de doce horas.

Artículo 22.—Aprobación. Recibida la solicitud, Recursos Humanos la analizará y de cumplir con

todos los supuestos, la elevará a la Oficialía Mayor, para su aprobación definitiva. En caso de no
cumplirse con los supuestos para su reconocimiento, Recursos Humanos o la Oficialía Mayor
denegarán el reconocimiento.
 CAPÍTULO CUARTO
Disposiciones finales

Artículo 23.—Período de recepción de solicitudes de pago de la extraordinaria laborada. El

pago de la jornada extraordinaria se realizará de forma mensual, para lo cual el funcionario
deberá presentar la solicitud correspondiente ante Recursos Humanos, durante los primeros 5
días hábiles del mes siguiente al que se laboró las horas extras.

Artículo 24.—Requisitos. La solicitud para el pago de la jornada extraordinaria laborada, debe

contener los siguientes requisitos:

a-. Consignar la autorización del superior inmediato del servidor.

b-. El total de las horas laboradas en jornada ordinaria y el total de las horas laboradas en
jornada extraordinaria, señalando el mes laborado, y por cada día, la hora de ingreso a la
institución (inicio de la jornada ordinaria) y la hora de egreso, especificando si se trata de
antes meridiano (a.m.) o después meridiano (p. m).

c-. Nombre completo del servidor, número de cédula.

d-. Nombre y número del puesto que desempeña.

e-. Fecha de entrega.

f-. Lugar de trabajo y justificación de la labor realizada durante la jornada extraordinaria.

g-. Firma y sello.

Toda la información que conste en la referida solicitud será exclusiva responsabilidad del
servidor y del superior inmediato que la aprueba. Lo anterior sin perjuicio de la potestad de
Recursos Humanos de verificar la veracidad de todos los aspectos que consten en la petición. La
información incorrecta que por dolo o culpa grave se haga constar en la solicitud y propicie un
pago irregular, implicará falta grave del servidor o servidores responsables. De así considerarse
por parte de Recursos Humanos u otras instancias administrativas del Ministerio, lo
comunicarán a la Asesoría Jurídica para lo que proceda.

Artículo 25.—Funcionarios destacados en otras instituciones. El pago de tiempo extraordinario

autorizado a los servidores que prestan servicio en otras instituciones, se realizará con cargo a
la partida presupuestaria correspondiente en aquella institución.
Artículo 26.—Prohibiciones. La jornada extraordinaria deberá ajustarse al principio de
excepción y eventualidad, por lo que se prohíbe que un servidor trabaje en forma permanente
jornada extraordinaria, salvo labores de carácter voluntario. El superior jerárquico inmediato
del servidor que así laborare, deberá hacer cesar cualquier situación contraria a lo indicado, en
caso contrario será el responsable directo por el monto que deba reconocérsele al funcionario.

Artículo 27.—Reconocimiento de jornada extraordinaria de funcionarios del Ministerio en

calidad de préstamo. El reconocimiento de jornada extraordinaria de funcionarios que brinden
sus servicios al Ministerio, en virtud de convenios que determinen el préstamo de sus plazas a
favor de la institución, únicamente procederá cuando ello se haya contemplado en el
documento mediante el cual se efectuó el préstamo.

Artículo 28.—Disponibilidad. No se reconocerá pago en dinero por concepto de jornada

extraordinaria, a los servidores que perciban un porcentaje de su salario por disponibilidad, por
lo que Recursos Humanos denegará cualquier solicitud sobre el particular.

Artículo 29.—Fiscalización. Recursos Humanos, será la unidad administrativa responsable del

registro, verificación y control del uso, reconocimiento y pago de la cantidad de horas
extraordinarias autorizadas.

Artículo 30.—Rige a partir de su divulgación.

Dado en San Pedro, a los dieciocho días del mes de junio del dos mil ocho.

1.- La autorización y pago de tiempo extraordinario queda reservado exclusivamente a aquellas

labores eminentemente ocasionales, impostergables y necesarias, que no puedan ser ejecutadas
dentro de la jornada ordinaria.

2.- Al inicio del período presupuestario, la Dirección Ejecutiva comunicará la cantidad de horas
extra asignadas a cada dependencia conforme a los objetivos planteados en sus planes operativos
anuales y la disponibilidad presupuestaria.

3.- Toda solicitud de jornada extraordinaria deberá contener, como mínimo, el nombre y firma de
la jefatura o encargado solicitante, nombre de la dependencia o programa electoral, naturaleza
del trabajo y detalle de la urgencia del trabajo a realizar, fechas y horario en que se va a laborar,
nómina del personal que laborará, visto bueno de la Dirección General del Registro Civil en el
caso de sus dependencias, verificación de contenido económico por parte de la Contaduría y
aprobación de la Secretaría del Tribunal, la Dirección Ejecutiva o la Dirección General de
Registro Electoral, según corresponda.

4.- Los formularios de solicitud de jornada extraordinaria se deberán presentar a la instancia que
corresponda con la antelación suficiente para su trámite de aprobación. En ningún caso la
jefatura o encargado de programa solicitante, podrá dar orden de inicio de laborar las horas extra
al personal a su cargo si no ha recibido la copia del formulario con la aprobación respectiva.
Caso contrario, será el responsable directo ante el Estado, del monto resultante de las jornadas
extraordinarias que se pagaren sin ajustarse a lo aquí establecido.

5.- El uso de tiempo extraordinario deberá ajustarse a los principios de excepcionalidad y

eventualidad, por lo tanto, es improcedente que un funcionario o funcionaria trabaje en forma
permanente jornada extraordinaria.

6.- Todo funcionario o funcionaria a quien se autorice laborar tiempo extraordinario deberá
efectuar los registros respectivos en el reloj marcador, de manera tal que se demuestre el tiempo
efectivamente laborado. Tal disposición aplica también para los colaboradores que han sido
exonerados de la marca de asistencia en virtud de lo que dispone el artículo 11 del Reglamento
Autónomo de Servicios del Tribunal Supremo de Elecciones, es decir, deberán marcar
normalmente cuando estén laborando jornada extraordinaria. En los casos en que no sea posible
utilizar el reloj marcador, o bien, el funcionario esté comprendido dentro del supuesto del
artículo 143 del Código de Trabajo y por lo tanto está exento de marca, el propio funcionario o
su respectivo encargado deberá llevar el control en forma manual mediante el formulario que
facilitará el Departamento de Recursos Humanos, el cual será refrendado por el encargado de
programa o jefatura respectiva dando fe del tiempo extraordinario reportado por el servidor.

7.- La jornada ordinaria sumada a la extraordinaria podrá ser hasta de doce horas diarias, según
lo dispuesto en el artículo 140 del Código de Trabajo. Por lo tanto, el máximo tiempo a laborar
horas extras será hasta de cuatro horas por día en jornada diurna, hasta cinco horas en jornada
mixta y
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hasta seis horas en jornada nocturna. Durante los fines de semana, feriados o asuetos, declarados
en forma expresa, se podrá laborar hasta un máximo de doce horas. Sin embargo,
excepcionalmente se podrá laborar más allá de las doce horas, en los supuestos establecidos en el
numeral 140 del Código de Trabajo y en concordancia con lo dispuesto en el artículo 28 de la
Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y Registro Civil.

8.- La jornada extraordinaria, por su propia naturaleza, solamente procede una vez cumplida la
jornada ordinaria. No se considerarán horas extraordinarias aquellas reportadas antes del inicio
de la jornada laboral ordinaria.

9.- Sólo se reconocerá el pago de tiempo extraordinario a funcionarios que laboren como
mínimo media hora extra, luego de finalizada la jornada ordinaria.

10.- Toda jefatura o encargado de programa que solicite jornada extraordinaria, es responsable
de controlar y supervisar el trabajo que sus colaboradores realicen y que éste se ajuste a las
normas aquí establecidas. Cuando así le sea requerido, deberá rendir un informe sobre los
resultados obtenidos ante la Secretaría del Tribunal, la Dirección Ejecutiva o la Dirección
General de Registro Electoral, según corresponda. La jefatura será la responsable directa ante el
Estado, del monto resultante de las jornadas extraordinarias que se pagaren sin ajustarse a lo aquí
establecido.

11.- En los procesos electorales, de referéndum y otros similares, el Tribunal, la Secretaría del
Tribunal, la Dirección Ejecutiva o la Dirección General del Registro Electoral, según
corresponda, podrán variar los horarios ordinarios y la jornada laboral, lo que deberán comunicar
por escrito a cada jefatura -quien lo hará de conocimiento del personal a su cargo- en forma
previa a la realización de las funciones en dicho horario. Tal variación en los horarios se
comunicará también a los Departamentos de Contaduría y de Recursos Humanos.

12.- Las horas extras laboradas de lunes a viernes, se calcularán y cancelarán a tiempo y medio
del valor normal u ordinario de la hora de trabajo diario. Las horas extras en días sábado,
domingo, feriados o asuetos, se remunerarán de la siguiente forma:

a) Jornada diurna: primeras ocho horas a tiempo sencillo, el exceso doble.

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b) Jornada mixta: primeras siete horas a tiempo sencillo, el exceso doble. c) Jornada nocturna:
primeras seis horas a tiempo sencillo, el exceso doble.

13.- En el caso de los funcionarios cubiertos por el artículo 143 del Código de Trabajo, las extras
se computarán luego de haber cumplido doce horas de jornada ordinaria y se reconocerán a
tiempo y medio del valor normal u ordinario de las horas de trabajo diario. En días sábado,
domingo, feriados o asuetos, las primeras doce horas se remunerarán a tiempo sencillo y el
exceso doble.

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