Clase 5 Proceso de Contabilidad

ERP SAP
PROCESO CONTABLE
MODULO FI-CO DE SAP ERP
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Procesos de Negocios
MAGAL AND WORD | INTEGRATED BUSINESS

PROCESSES WITH ERP SYSTEMS | © 2011

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2
Gestión Financiera (FI) Controlling (CO)
SD FI
Ventas y Contabilidad
Distribución Financiera
MM CO
Gestión de Controlling
SM
PP Materiales
Planif. de
Producción
R/3 AM
Gestión Activos
Fjos EC
Gestión de Solución de Negocios Controlling
Servicio Empresarial
QM Integrada PS
Gestión de
Sistema de
Calidad
PM Cliente/Servidor WF Proyecto
Mantenimiento de Workflow
Planta HR IS
Recursos Soluciones de
Humanos Industria
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3
SAP FI: Financial Accounting (Gestión SAP CO: Controlling:
Financiera)
CO-CCA: Contabilidad por Centros Coste
FI-GL: Contabilidad Mayor Contabilidad presupuestaria
FI-LC: Consolidación Sociedades CO-PC: Control de Costes del Producto
FI-AR: Cuentas a Cobrar CO-OPA: Órdenes internas
FI-AP: Cuentas a Pagar CO-PA: Análisis de Rentabilidad
FI-AA: Gestión de Activos CO-PC: Control de Costes del Producto
FI-SL: Special Ledger (libros de CO-ABC: Costes Basados en Actividades
contabilidad especiales)
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4
RESERVED.

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5
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Visión General
Gestión Financiera (FI)

◦ Metas y Objetivos
◦ Audiencia Objetivo
◦ Componentes
Contabilidad Gerencial (CO)

◦ Metas y Objetivos
◦ Audiencia Objetivo
◦ Componentes
Comparaciones y Relaciones

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7
SD FI
MM CO
SM
PP Materiales
Planif. de
Producción
R/3 AM
Gestión Activos
Fjos EC
QM Integrada PS
Gestión de
Sistema de
Calidad
Planta HR IS
Humanos Industria
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8
Metas y Objetivos
La gestión financiera esta diseñada para recolectar

todos los datos necesarios para apoyar la preparación
de los estados financieros para los usuarios externos

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9
Audiencia Objetiva
Interna Externa
Ejecutivos Autoridades Legales
Alta Gerencia Bancos
Cuentas Auditores
Staff de Administración Accionistas
Empleados Seguros
Instituciones recaudadora de
Impuestos
Analistas Financieros

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10
Componentes de Gestión Financiera
Cuentas por
Cobrar
Gestión Financiera Libro Mayor Activos

General Fijos
(FI)
Cuentas por
Bancos
Pagar
Libro de
Propósito
Especial

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11
Controlling (CO)
SD FI
MM CO
SM
PP Materiales
Planif. de
Producción
R/3 AM
Gestión Activos
Fjos EC
QM Integrada PS
Gestión de
Sistema de
Calidad
Planta HR IS
Humanos Industria
RESERVED.
12
Metas y Objetivos
La contabilidad gerencial o de gestión (interna)esta

diseñada de recolectar datos para la preparación y
análisis de reportes utilizados por los usuarios internos

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13
Audiencia Objetiva
Ejecutivos
Alta Gerencia
Gerentes de Departamento
Contralor
Contadores de Costos

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14
Componentes de Contabilidad Gerencial
Ordenes
Internas
Contab
Análisis de
Elemento de
Rentabilidad
Costo
Cál.Costo
Controlling Basado en
(CO) Contab
Actividad
Contab
Centros de Centros de
Costo Beneficio
Controlling
Costo
de Producto

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15
Procesos claves de contabilidad
financiera
Contabilidad Principal (libro mayor): para registrar los impactos financieros de
los procesos de negocio
Contabilidad de Deudores (cuentas por cobrar): asociada al proceso de gestión
de pedidos. Se utiliza para administrar el dinero adeudado por los clientes por los
bienes y servicios vendidos.
Contabilidad de Acreedores (cuentas por pagar): asociada al proceso de
aprovisionamiento. Se utiliza para administrar el dinero adeudado a los
proveedores.
Contabilidad de Activos Fijos: para registrar datos relacionados a la compra, uso
y baja de activos fijos
Contabilidad Bancaria: para registrar datos asociados a transacciones bancarias
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RIGHTS RESERVED.

RIGHTS RESERVED.
RIGHTS RESERVED.

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En SAP…

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Comparación
Gestión Financiera Contabilidad Gerencial o de Gestión

Contabilidad de Centros de Costo
Contabilidad Externa
Contabilidad de Centros de
◦ Hola de Balance Beneficio
◦ Estado de Pérdidas & Ganancias
Cálculo de Costo del Producto
Requerimientos legales Análisis de Rentabilidad
Valoraciones
Estándares
Flexibilidad

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20
Diferencias entre informes FI y CO

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RIGHTS RESERVED.
Reporte Comparativo
Cálculo de
Liquidez Informe de
Gestión Financiera (FI) Ingresos
Hoja de
Balance
Estado de
Reporte Resultados
Externo
Reportes de
Centros de
Costos
ReportesCo
Contabilidad Gerencial (CO) stos Margen de
Producto Reportes Beneficio
Centros
Reporte Beneficio
Interno

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22
Interrelacionados y
estrechamente enlazados
(FI) Documento
Transacción Estado de Ingresos Hoja de Balance
Gast. sum. Banco
Importe
100 100
Cuenta G/L #
Centro de Costo
1900012432 Gestión Financiera
(CO) Documento Centro de Costo

Transacción
Centro de Costo 100
Elemento de Costo
20000657 Controlling

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23
Gestión
Financiera (FI)
FUNDAMENTOS

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RIGHTS RESERVED.
SD FI
MM CO
SM
PP Materiales
Planif. de
Producción
R/3 AM
Gestión Activos
Fjos EC
QM Integrada PS
Gestión de
Sistema de
Calidad
Planta HR IS
Humanos Industria
RESERVED.
25
SD FI
MM CO
SM
PP Materiales
Planif. de
Producción
R/3 AM
Gestión Activos
Fjos EC
QM Integrada PS
Gestión de
Sistema de
Calidad
Planta HR IS
Humanos Industria
RESERVED.
26
Gestión Financiera: Visión General
Libro Mayor
Plan de Cuentas
Hoja de Balance
◦ Activos
◦ Obligaciones / Pasivos
◦ Patrimonio
Estado de Resultados (Informe de Pérdidas y Ganancias)
◦ Ingresos
◦ Gastos

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27
RIGHTS RESERVED.

RIGHTS RESERVED.
Cuentas de ganancias y pérdidas

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RIGHTS RESERVED.
Libro Mayor
Provee de un registro completo de todas las transacciones de

negocio “aceptadas” desde el punto de vista contable
Una transacción de negocios aceptada tiene las siguientes
características
◦ Afecta la posición financiera de la empresa
◦ Medible en una moneda
◦ Afecta por lo menos dos cuentas contables
◦ Activo = Pasivo + Patrimonio
◦ Débitos = Créditos

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30
Plan de Cuentas
La base del Libro Mayor es el Plan de Cuentas

El Plan de Cuentas contiene una lista completa de todas las
cuentas utilizadas en el Libro Mayor para una compañía dada
Los reportes de gestión financiera son preparados desde los
balances contenidos en el Plan de Cuentas del Libro Mayor

RIGHTS RESERVED.
31
RIGHTS RESERVED.
32
RIGHTS RESERVED.
33
RIGHTS RESERVED.
34
Plan de Cuentas (continuación)
Existen 5 clases de cuentas contenidas en un Plan de Cuentas

◦ Activos
◦ Pasivos
◦ Patrimonio
◦ Ingresos
◦ Gastos
Existen 2 reportes contables importantes preparados desde el Plan de

Cuentas del Libro Mayor General
◦ Hoja de Balance
◦ Estado de Resultados

RIGHTS RESERVED.
35
Hoja de Balance: Activo
Cosas de valor que una compañía posee o controla y que los

contadores han acordado medir en términos monetarios.
Ejemplos de estas cuentas incluye:
◦ Banco
◦ Cuentas por cobrar (Deudores)
◦ Planta y equipo
◦ Existencias

RIGHTS RESERVED.
36
Hoja de Balance: Pasivo
Cosas que una compañía debe o tiene que proveer servicios

ha ser consolidados y que los contadores han acordado
medir en términos monetarios.
Ejemplos de estas cuentas incluyen:
◦ Cuentas por pagar (Acreedores)
◦ Notas pagables
◦ Bonos pagables
◦ Ganancias no devengadas

RIGHTS RESERVED.
37
Hoja de Balance: Patrimonio
Es simplemente la diferencia matemática entre activo y

pasivo.
Incluye los importes monetarios recogidos de todas las
transacciones, el ingreso neto adicionado desde la
organización de la compañía, y una reducción por dividendos
que han sido pagados a los accionistas.

RIGHTS RESERVED.
38
Hoja de Balance

RIGHTS RESERVED.
39
Estado de Ingresos: Ingresos
Importes monetarios recogidos de los clientes

consolidados con mercancías compradas o servicios
prestados por nuestra compañía hacia nuestros clientes
durante en año fiscal actual.

RIGHTS RESERVED.
40
Estado de Ingresos: Gastos
Importes monetarios pagados a proveedores

consolidadas por mercancías compradas por nuestra
compañía o servicios prestados a nuestra firma por otras
compañías durante el año fiscal actual.

RIGHTS RESERVED.
41
Estado de Ingresos
RESERVED.
42
Gestión
Financiera (FI)
TIPOS DE DATOS

RIGHTS RESERVED.

RIGHTS RESERVED.
Datos Organizacionales
Jerarquía en la cual las unidades organizacionales de una

empresa son dispuestas de acuerdo con sus tareas y
funciones
Datos estáticos, raramente modificados
La definición de unidades organizacionales es un paso
fundamental, y un factor crítico en como la compañía será
estructurada

RIGHTS RESERVED.
44
Gestión Financiera: Datos
Estructuras Datos Maestros Datos Datos de
Organizacionales  Plan de cuentas Situacionales Transacción
◦ Mandante  Cuentas del Libro Mayor  Fecha  Documento
◦ Sociedad ◦ Cuentas del Balance
contable
◦ Cuentas de la Cuenta de Resultados Cuentas
◦ Sociedad FI Clase de documento
◦ Cuentas asociadas (conciliación) Debe o Haber
◦ Sociedad CO Claves de contabilización
◦ División  Libros Auxiliares Importe o monto
Clase de cuenta
◦ Deudores (clientes)
◦ Área de control de
◦ Acreedores (proveedores)
crédito
◦ Activos fijos

RIGHTS RESERVED.
45
Mandante
Nivel jerárquico más alto en un ambiente SAP

Base de datos completa que contiene todas las tablas
necesarias para crear un sistema de información totalmente
integrado
Los registros maestros son creados a este nivel

RIGHTS RESERVED.
46
Mandante

RIGHTS RESERVED.
47
Sociedad
Los estados financieros consolidados son creados en este

nivel de sociedad
Una sociedad puede incluir una o mas sociedades FI
Todas las sociedades FI deben usar el mismo plan de
cuentas y año fiscal
No es requerida en la definición de una empresa (opcional)

RIGHTS RESERVED.
48
Mandante
Sociedad

RIGHTS RESERVED.
49
Sociedad FI
Una entidad legalmente independiente

La unidad organizacional más pequeña a la cual se le puede
realizar contabilidad
Las transacciones de negocios son procesadas en este nivel
Las cuentas son gestionadas en este nivel
Los estados financieros legales, tales como la hoja de
balance y el estado de ingresos, son generados en este nivel
usando balances del Libro Mayor

RIGHTS RESERVED.
50
Mandante
Sociedad
Sociedad FI

RIGHTS RESERVED.
51
Plan de Cuentas
Listado de las cuentas (activos, obligaciones, patrimonio,

ingresos, y gastos) que están contenidos en el Libro Mayor
Un plan de cuentas debe ser asignado a cada sociedad FI
para crear el Libro Mayor de esa sociedad
Varias sociedades FI pueden usar el mismo plan de cuentas

RIGHTS RESERVED.
52
Plan de Cuentas de Plan de Cuentas
Estados Unidos Canadiense
Sociedad Sociedad Sociedad Sociedad

FI 010 FI 038 FI 110 FI 117

RIGHTS RESERVED.
53
Mandante
Plan de
Sociedad
Cuentas
Sociedad FI

RIGHTS RESERVED.
54
Variante del Ejercicio
Especifica el año fiscal contable para propósitos de informes

Periodos especiales creados para ayudar en el proceso de
ajuste trimestral o al final de ejercicio terminado antes de la
preparación de los estados financieros
Una variante de año fiscal individual es asignada a cada
sociedad FI

RIGHTS RESERVED.
55
Mandante
Plan de Variante
Sociedad
Cuentas de Ejercicio
Sociedad FI

RIGHTS RESERVED.
56
Area de Control de Crédito
Unidad organizacional o área de responsabilidad creada para

controlar los límites de crédito del cliente
Una sociedad FI es asignada a una y sólo a un área de control
de crédito
Múltiples sociedades FI pueden ser asignadas a un área de
control de crédito

RIGHTS RESERVED.
57
Mandante
Plan de Variante de
Sociedad
Cuentas Ejercicio
Área de
Control
de Crédito
Sociedad FI

RIGHTS RESERVED.
58
Mandante
Plan de Variante de
Sociedad
Cuentas Ejercicio
Área de Control
de Crédito
Sociedad FI

RIGHTS RESERVED.
59
Consolidación y Áreas de Negocio
Sociedad
Es una unidad organizacional en la Gestión Financiera que
representa una unidad de negocios de acuerdo con los
requerimientos de la ley comercial para un país en particular.
Áreas de Negocios (División)
Unidad en una empresa que agrupa y combina productos tan
homogéneamente como sea posible para el propósito de
desarrollar una política de negocios unificada.
Ejemplo: en GBI existen la divisiones: Bicicletas y Accesorios

RIGHTS RESERVED.
60
Conceptos claves:
Transacciones
Los principales conceptos de la contabilidad financiera son:
◦ Documento contable
◦ Clase de documento
◦ Claves de contabilización
◦ Clase de cuenta

RIGHTS RESERVED.
63
Estructura de un
documento FI

RIGHTS RESERVED.
64
Clase de documento
Código de dos dígitos que identifica el proceso (la etapa) que
generó el documento.
◦ Documento de contabilidad financiera (FI)
◦ Factura del cliente (DR)
◦ Pago del cliente (DZ)
◦ Salida de Mercancías (WA)
◦ Entrada de Mercancías (WE)
Determina el rango numérico del documento y la clase de

cuenta en la que se puede contabilizar

RIGHTS RESERVED.
65
Clase de Cuenta
Cliente (D)
Proveedor (K)
Activo fijo (A)
Material (M)
Cuentas del libro mayor (S)

RIGHTS RESERVED.
66
Claves de contabilización (CT)
Una clave de contabilización es un código de dos dígitos que
determina cómo se contabiliza una partida individual
La clave de contabilización especifica lo siguiente:
◦ Clase de cuenta para contabilizar la partida individual
◦ Si la partida se contabiliza en el Debe (cargo) o en el Haber (abono)
◦ El status de campo de los datos restantes

RIGHTS RESERVED.
67
Ejemplos de claves de contabilización

RIGHTS RESERVED.
68
Gestión
Financiera (FI)
REGLAS

RIGHTS RESERVED.
Reglas
Definen los parámetros para los Datos Maestros y

Transacciones
Determinan la funcionalidad para los Datos Maestros y
Transacciones
Relativamente fijas
Cambian con las modificaciones de políticas

RIGHTS RESERVED.
70
Gestión Financiera-Reglas
Reglas
◦ Grupos de cuenta
◦ BS – Grupo de Cuentas de Balance
◦ PL – Grupo de Cuentas de Estado de Resultados
◦ RA – Grupo de Cuentas de Reconciliación
◦ Variante de estados de campos
◦ Grupos de estados de campo
◦ Variante de ejercicio
◦ Versión de impuestos

RIGHTS RESERVED.
71
Grupos de cuentas
Id Denominación Denominación - En
BS Cuenta de Balance Balance Sheet Account
FA Cuenta de Activo Fijo Fixed Assets
LA Cuenta de Activo Líquido Liquid Assets
MA Material o existencias Material
RA Cuenta Asociada Reconciliation Account
PL Cuenta de Pérdidas y Ganancias Profit & Loss Account
Grupos de status de campo
Id Denominación Denominación - En
ZEXPCuentas de Gastos Expense Accounts
ZGBSCuentas del Balance General General Balance Sheet Accounts
ZMMA Cuentas de Gestión de Materiales Material Management GR/IR
EM/RF Accounts
ZRAA Cuentas Asociadas Reconciliation Accounts
ZREV Cuentas de Ingresos Renevue Accounts

RIGHTS RESERVED.

RIGHTS RESERVED.
72
Grupos de Cuenta
Plan de ctas Grupo deCta Descripción Desde Hasta

CHRT BS Cta Balance
100000 399999
CHRT PL Cta
PyG 400000 999999
CHRT RA Reconciliación
110000 310000
RESERVED.
73
…Entonces qué es una Cuenta de
Reconciliación?
Los asientos contables en los libros auxiliares (tales como

cuentas por cobrar o cuentas por pagar) son
automáticamente contabilizados concurrentemente a la
cuenta de reconciliación correspondiente en el Libro Mayor
De esta forma, el Libro Mayor es automáticamente
actualizado y permanece en balance los totales de cuentas
individuales del proveedor y cliente

RIGHTS RESERVED.
74
Cuentas de libros auxiliares y asociadas
Cuenta de libro Cuenta
auxiliar asociada
Cliente Deudores
Proveedor Acreedores
Activo fijo Activos fijos
(específico)
CUENTAS ASOCIADAS
LIBROS AUXILIARES  Son cuentas del libro mayor
 Consolidan datos de libros auxiliares
No forman parte del libro
 No se les puede registrar una
mayor
contabilización directamente
Se usan para separar la  Mantienen la suma de las
contabilidad por clientes, contabilizaciones de los libros
proveedores y activos auxiliares correspondientes
fijos  Se especifican en la definición de la
cuenta del libro auxiliar
RIGHTS RESERVED.

RIGHTS RESERVED.
75
Grupo de Cuenta
Identificador que controla qué campos deben ser ingresados

cuando una cuenta es creada
Determina un intervalo de números válidos para cada uno
de los grupos (tipos) de cuentas del Libro Mayor que tienen
atributos comunes
Deben ser creadas antes de poder crear los registros
maestros del Plan de Cuentas del Libro Mayor
Se debe asignar cada cuenta a un grupo de cuenta
apropiado

RIGHTS RESERVED.
76
Grupo de Cuenta
Grupo de Cuenta BS
Control de Cuenta
Gestión de cuenta
Ingreso del documentos
Detalles de Banco/financieros
Cálculo de interés
Joint venture
Control de Cuenta Suprimir Ingreso Req. Ingreso Opt. Visualizar
Moneda
Tipo de Impuestos
Cuenta de reconciliación
…

RIGHTS RESERVED.
77
Estado de campo
El estado de campo controla cómo los datos de un campo

serán ingresados cuando un registro maestro contable esta
siendo usado en una transacción
Determinar si un campo es requerido, opcional, suprimido,
o sólo visualizado
Los controles de estado campo son también relevantes a una
actividad específica — crear, modificar o visualizar

RIGHTS RESERVED.
78
Variantes del estado de campo
Grupo status campo Texto

ZGBS Cuentas de Balance
ZEXP Cuentas de Gastos
ZMMA Cuentas de Gestión de Material
(GR/IR)
ZRAA Cuentas de Reconciliación
ZREV Cuentas de Ingreso
ZALL Cuentas de Todas

RIGHTS RESERVED.
79
Variantes del estado de campo
Variante del estado de campo (V000) - Grupo ZBSA – Cuenta de

Balance
Datos Generales
Asignaciones de cuenta adicionales
Gestión de Materiales
Transacciones de pago
Contabilidad de activos
Impuestos
Datos generales Suprimir Ingreso Req. Ingreso Opt. Visualizar
Numero de asignación
Texto
Referencia de factura
…

RIGHTS RESERVED.
80
Versión de Impuestos
• País de Salida
• País Destino
• Clasificación de Impuestos del Cliente
Países de la UE)
• Clasificación de Impuesto de Material

RIGHTS RESERVED.
81
Asiento Contable

RIGHTS RESERVED.

RIGHTS RESERVED.
82
NOMBRE DE LA CUENTA
Número de la cuenta
DEBE HABER
Cargar o debitar Abonar o acreditar
DÉBITOS CRÉDITOS

RIGHTS RESERVED.

RIGHTS RESERVED.
83
Ejemplo 1 GBI: inversión en una
empresa
• Un capitalista aventurado invierte $ 50.000 en GBI US
el 10/03/2015
• GBI deposita esta cantidad en su cuenta bancaria
• A cambio, el inversionista recibe acciones ordinarias
de GBI a $ 1 por acción
¿Cómo se registra esta transacción en el libro mayor?

RIGHTS RESERVED.

RIGHTS RESERVED.
84
¿Cómo se registra esta transacción en el
libro mayor?
1. Identificar las cuentas relevantes
• Banco (No 100000) – cta. de activo

• Acciones ordinarias (No 329000) – cta. de pasivo
La transacción generará un incremento en ambas

cuentas

RIGHTS RESERVED.

RIGHTS RESERVED.
85
Ejemplo de contabilización 1:
Inversión en una empresa

RIGHTS RESERVED.

RIGHTS RESERVED.
86
Ejemplo 2: compra de suministros
en efectivo
• GBI compra suministros de oficina por $ 500 con un cheque

• Los suministros de oficina se consideran como gastos
(no se consideran como activos)
¿Cómo se registra esta transacción en el libro mayor?

RIGHTS RESERVED.

RIGHTS RESERVED.
87
Ejemplo de contabilización
2: Compra de suministros
en efectivo
Cuentas Relevantes:
• Banco (No 100000) – cta. de activo

• Gastos por suministros (No 740000) – cta. de gastos

RIGHTS RESERVED.

RIGHTS RESERVED.
88
Ejemplo 3: compra de suministros a
crédito
• GBI compra suministros de oficina por $ 1.000 a crédito
Por tratarse de compra al crédito la compra y el pago se registran
Separadamente
Cuentas involucradas:
• Gastos por suministros (No 740000) – cta. de gastos

• Acreedores varios (No 300200) – cta. de pasivos
• Banco (No 100000) – cta.de activos

RIGHTS RESERVED.

RIGHTS RESERVED.
89
Ejemplo de contabilización:
Compra de suministros a
crédito

RIGHTS RESERVED.

RIGHTS RESERVED.
90

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Contabilidad Gerencial (CO)

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La gestión financiera esta diseñada para recolectar

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Gestión Financiera Libro Mayor Activos

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La contabilidad gerencial o de gestión (interna)esta

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Gestión Financiera Contabilidad Gerencial o de Gestión

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Existen 5 clases de cuentas contenidas en un Plan de Cuentas

Existen 2 reportes contables importantes preparados desde el Plan de

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Cosas de valor que una compañía posee o controla y que los

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Cosas que una compañía debe o tiene que proveer servicios

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Es simplemente la diferencia matemática entre activo y

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Importes monetarios recogidos de los clientes

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Importes monetarios pagados a proveedores

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Jerarquía en la cual las unidades organizacionales de una

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