UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE EDUCACION

CIENCIA Y TECNOLOGIA “UMECIT”

MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS

Materia: PRESUPUESTO EMPRESARIAL

ACTIVIDAD 1

Estudiante: Angelica María Pérez Doria

Cedula de Identidad: 1.067.892.933

Cuatrimestre: III

Montería, 31 de Julio de 2020

 EL PROCESO ADMINISTRATIVO COMO HERRAMIENTA FUNDAMENTAL EN
EL PRESUPUESTO ORGANIZACIONAL

La administración, como ciencia, exige en su desarrollo teórico y práctico un estilo

de pensamiento sistematizado, con bases sólidas en la investigación y en la
elaboración de sus teorías, que rompa con sistemas rutinarios e improvisaciones
por parte de quien la practica. Éstas son algunas de las características de la
administración que da como resultado el uso de la herramienta más importante
que pudo haber adoptado el administrador en su práctica: el método científico, y
con ello, la creación de una verdadera estructura de trabajo adecuada a su
particular forma de ser: el proceso administrativo.

El proceso administrativo es definido como una consecución de fases o etapas a

través de las cuales se lleva a cabo la práctica administrativa. Algunos autores que
estudian dicho proceso lo han dividido de acuerdo con su criterio en tres, cuatro,
cinco o seis etapas, pero sólo se refieren al grado de análisis del proceso, ya que
el contenido es el mismo que manejan todos. Por eso, en la actualidad, la división
cuatripartita, de cuatro fases, es la más aceptada universalmente: planeación,
organización, dirección y control.

La función de los buenos presupuestos en la administración de un negocio se

comprende mejor cuando estos se relacionan con los fundamentos de la
administración misma o sea, como parte de las funciones administrativas:
planeación, organización, coordinación, dirección y control.

La responsabilidad del manejo del presupuesto a nivel general recae en el

Gerente Administrativo, o administrador, es decir en el área específica de la
administración de la entidad que se trate; por lo tanto es necesario que la
administración mantenga una adecuada comunicación con todas las unidades
operativas del negocio para tener todos los componentes necesarios para el
armado de la estructura del presupuesto en todos sus niveles.
Para explicar con más detalle las etapas del proceso administrativo iniciamos con
la etapa de planeación, esta es una de las etapas más importante teniendo en
cuenta que es la que nos muestra cual es el camino a seguir partiendo de la
pregunta problema que vamos a hacer, cuando planeamos tenemos claro cuáles
son nuestros objetivos y metas a cumplir ya que partiendo de una lluvia de ideas
donde podemos establecer muchas metas a alcanzar la planeación nos ayuda a
aterrizarlas y a poder escoger cual es la ideal para nuestra organización.

Para el autor George Terry, la planeación consiste en determinar los objetivos y

cursos de acción; en ella se determinan las metas de la organización, las mejores
estrategias para lograr los objetivos y las estrategias para llegar a las metas
planteadas.
En segundo lugar encontramos la etapa de organización, esta nos muestra cuales
son las herramientas que tenemos para lograr el objetivo planteado en la
planeación, aquí nos respondemos a la pregunta cómo lo voy a hacer?, esta etapa
nos permite determinar qué actividades se van a realizar, como estarán
agrupadas, quien las desarrollara y señalara los puestos y las jerarquías dentro de
la organización. En la etapa de organización es clave tener claro los roles
desempeñados por cada miembro de la empresa teniendo en cuenta que aquí
asignaremos tareas que nos permitirán conseguir los objetivos y metas
planteados.
Una empresa no logrará sus objetivos si sus recursos no se manejan con base en
una organización eficiente.

Algunos de los elementos más esenciales al momento de implementar la etapa de

la organización son: los organigramas los cuales nos permitirán identificar y tener
claro la jerarquía, los manuales y normas las cuáles serán las pautas a seguir y los
comités quienes harán seguimiento del cumplimiento de las tareas asignadas.
En tercer lugar tenemos la etapa de dirección, los administradores tiene que dirigir
y coordinar eficazmente a los colaboradores de la empresa, para lograr el éxito de
la organización. La dirección comprende el contacto cotidiano y cercano con la
gente para orientarla e inspirarla hacia el logro de las metas del equipo y la
organización.

Dentro de esta etapa encontraremos procesos importantes como la toma de

decisiones las cuales nos permitirán saber si estamos avanzando por un buen
camino y si las estrategias desarrolladas son las adecuadas, también la
motivación parte fundamental de todo el proceso ya que lograr mantener
motivados al personal es clave para el logro de las metas y por ultimo pero no
menos importante la comunicación, sin comunicación no hay nada ya que todos
deben tener claro que papel van a desempeñar y esto solo se logra si tenemos
una comunicación asertiva.

Por ultimo pero no menos importante tenemos la etapa de control este es el

seguimiento de las actividades para asegurarse de que se están realizando de
acuerdo con lo planeado y en su caso, corregir las desviaciones encontradas. El
control asegura el cumplimiento de las metas. Dentro de la etapa de control
podemos evidenciar dos etapas, supervisión y evaluación, en la supervisión
ejercemos una Vigilancia para poder saber si se están desarrollando las
actividades tal como se planearon, por el contrario en la evaluación verificamos el
cumplimiento de los objetivos y comprobamos que se ha cumplido con el objetivo
o meta planteada.

La planeación y control, como funciones de la gestión administrativa, son rasgos

esenciales, del proceso de elaboración de un presupuesto. Además, la
organización, la coordinación y la dirección permiten organizar recursos y poner en
marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos.
Por lo tanto, el presupuesto puede considerarse como una parte importante del
ciclo administrativo de planear, actuar y controlar o más específicamente, como
parte de un sistema total de administración.

Quienes emplean el presupuesto como herramienta de dirección de sus empresas

obtendrán mayores resultados que aquellos que se lanzan a la aventura de
manejarlas sin haber previsto el futuro, sus ventajas son notorias

Objetivos del presupuesto

1. Planear los resultados de la organización en dinero y en volúmenes

2. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa
3. Coordinar y relacionar las actividades de la organización
4. Lograr los resultados de las operaciones periódicas

En un programa de PCU se incluye algo más que la idea tradicional de un

presupuesto periódico o maestro, toda vez que abarca la aplicación de varios
conceptos administrativos relacionados a través de una variedad de métodos,
técnicas y pasos secuenciales. El término integral significa 1) la aplicación del
concepto general de la planificación y control de utilidades a todas las fases de las
operaciones en una empresa, y 2) la aplicación de un enfoque total a los sistemas.
Las partes comunes de un programa de PCU encontramos a) el plan sustantivo, b)
el plan financiero, c) los presupuestos variables de gastos, d) los datos
complementarios y e) los informes de desempeño. El plan sustantivo está
representado por los objetivos generales, las estrategias, los planes específicos y
los programas de la organización, así como por el compromiso coincidente de la
administración general para el logro, a largo plazo, de estos objetivos y planes. El
plan sustantivo puede caracterizarse más bien como la “parte narrativa” (o de la
prosa) del plan que como la “parte numérica” del mismo. Constituye la base para
el plan financiero.
La implantación de los planes de la administración, que se han desarrollado y
aprobado en el proceso de planificación, entraña la función administrativa de
conducir a los principales subordinados hacia el logro de los objetivos y metas de
la empresa. Por consiguiente, la administración eficaz en todos los niveles exige
que los objetivos, las metas, las estrategias y las políticas de la empresa sean
comunicados a los subordinados y que éstos los comprendan claramente. El
liderazgo de la administración ofrece numerosas facetas. Sin embargo, un
programa de planificación y control integral de utilidades puede ayudar mucho en
el desempeño de esta función.

Los planes, las estrategias y las políticas que se desarrollan a través de una
participación considerable establecen la base de la comunicación efectiva. Los
comentarios que anteceden destacan el hecho de que los objetivos y las metas
deben ser realistas y realizables; es decir, deben presentar un verdadero reto a la
empresa en su conjunto y a cada área o centro de responsabilidad. Los planes se
deben desarrollar con la convicción de la administración superior de que van a
cumplirse, o incluso rebasarse, en todos los aspectos principales. Si se observan
estos principios en el proceso de desarrollo, los distintos ejecutivos y supervisores
comprenderán claramente sus responsabilidades, así como el nivel de desempeño
que se espera de ellos.

Es conveniente que la distribución del plan de utilidades incluya una “declaración

de las premisas de planificación”, hecha por el ejecutivo de más alto nivel,
enfatizando el desarrollo, el reto y la motivación positiva. Después de los planes
de utilidades, debe programarse una serie de pláticas sobre el plan de utilidades.
Conforme a dicho plan, el funcionario ejecutivo de más alto nivel debe reunirse
inicialmente con los demás ejecutivos de la administración superior para discutir la
implantación y la acción a emprender de acuerdo con los objetivos y metas
especificados en los planes de utilidades. Deben sostenerse pláticas similares
hasta llegar a todos los centros de responsabilidad principales. Estas reuniones
tienen como objetivo desarrollar la conciencia hacia la utilidad, la orientación del
desempeño y la tenaz, aunque flexible, aplicación de los planes para alcanzar los
objetivos. En estas pláticas debe cubrirse también el aspecto, más amplio, del
proceso administrativo, incluyendo el reforzamiento positivo y otros problemas del
comportamiento.

Asimismo, se debe hacer hincapié en la necesidad de la acción persistente y de la

flexibilidad al implantar los planes y el proceso de control. Debe ponerse particular
énfasis en la forma en que los sucesos y problemas previstos serán manejados en
los distintos niveles de la administración. Los planes de utilidades no pueden
manipular al negocio y, por consiguiente, no deben limitar a la administración en el
aprovechamiento de las oportunidades, incluso de aquellas que no se contemplen
en los planes de utilidades. La aplicación del principio de administración por
excepción y del principio de la flexibilidad, ambos con respecto a los sucesos y
oportunidades imprevistos y en el proceso de control, deben ser puestos de
relieve.

El proceso de planificación de ventas es una parte necesaria de la PCU porque: a)

toma en consideración las decisiones básicas de la administración con respecto a
la comercialización y b) con base en tales decisiones, constituye un enfoque
organizado para desarrollar un plan integral de ventas. Si el plan de ventas no es
realista, la mayoría —si no es que todas—, de las demás partes del plan global de
utilidades tampoco lo es. Por lo tanto, si la administración considera que no puede
desarrollarse un plan realista, es posible que no haya una justificación para la
PCU. A pesar de los criterios de una determinada administración, semejante
conclusión puede ser una administración táctica de incompetencia. Si en realidad
fuera imposible hacer una apreciación del futuro potencial de los ingresos de un
negocio, no habría un gran incentivo para la inversión en dicho negocio, ya fuera
en su inicio o en su continuación, excepto si se tratara de aventuras meramente
especulativas que la mayoría de los administradores e inversionistas prefiere
eludir.
Un plan integral de ventas comprende dos planes diferentes pero relacionados: el
plan estratégico y el plan táctico de ventas. En un plan integral de ventas se
incorporan detalles administrativos como son objetivos, metas, estrategias y
premisas, los cuales se traducen en decisiones de Planificación respecto del
volumen planificado (unidades o trabajo) de bienes y servicios, precios, promoción
y esfuerzos de ventas.

Los principales propósitos de un plan integral de ventas son: a) reducir la

incertidumbre acerca de los futuros ingresos, b) incorporar los juicios y las
decisiones de la administración al proceso de planificación (esto es, en los planes
de comercialización), c) suministrar la información necesaria para desarrollar otros
elementos de un plan de control integral de utilidades y d) facilitar el control
administrativo de las actividades de ventas.

El plan de comercialización especifica el volumen planificado de cada producto (o

grupos de productos similares), para cada subperiodo, dentro del periodo total
cubierto por la planificación. El siguiente paso en una empresa manufacturera es
desarrollar un plan de producción, el cual entraña, a su vez, el desarrollo de
políticas sobre los niveles eficientes de producción, uso de las instalaciones
fabriles y niveles de los inventarios (artículos terminados y producción en
proceso).

Las cantidades que se especifican en el plan de comercialización, las cuales se

ajustan para que estén de conformidad con las políticas de producción e
inventarios, indican el volumen de los artículos que deberán fabricarse, por
producto y por subperiodo. Por consiguiente, el presupuesto de producción puede
representarse en esta forma: Volumen de ventas Cambio en el inventario de
artículos terminados Necesidades de producción. Además del plan de
manufactura, existe una necesidad de presupuestos para planificar los costos en
las funciones ajenas a la fabricación, de promoción de productos, de venta y de
administración.
El presupuesto de producción especifica la cantidad planificada de los artículos a
fabricar durante el periodo del presupuesto. Para desarrollar el presupuesto de
producción, el primer paso es establecer políticas para los niveles de los
inventarios. El siguiente paso es planificar la cantidad total de cada producto que
ha de fabricarse durante el periodo que cubre el presupuesto. El tercer paso es
programar esta producción por subperiodos. Un plan completo de producción debe
mostrar los datos del presupuesto, clasificados por: a) productos por fabricar, b)
subperiodos (o periodos secundarios) y c) actividades de cada área o centro de
responsabilidad, en el proceso de manufactura. El presupuesto de producción es
el paso inicial en la presupuestación de las operaciones de manufactura.

Además del presupuesto de producción, son relevantes a la manufactura otros

tres presupuestos: 1) el presupuesto del material directo y de componentes
comprados, en el cual se explican las necesidades planificadas del material directo
y los componentes comprados que entrarán en la producción; 2) el presupuesto de
mano de obra, que muestra la cantidad y el costo planificados, de la mano de obra
directa, y 3) el presupuesto de gastos indirectos de fabricación, o gastos generales
de la fábrica, que incluye los planes para todos los gastos de la fábrica, excepto el
material y la mano de obra directos.

Las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la

incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en
el mercado competitivo, puesto que cuando mayor sea la incertidumbre, mayores
serán los riesgos por asumir.

El presupuesto surge como herramienta moderna del planteamiento y control al

reflejar el comportamiento de indicadores económicos. Los presupuestos son
importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la
organización.
 PROCESO ADMINISTRATIVO

consecución de fases o etapas a

través de las cuales se lleva a cabo
la práctica administrativa

PLANEACION ORGANIZACION DIRECCION CONTROL

La dirección comprende el
PCU proceso cuyo fin es ayudar a
Aquí se realizan los planes contacto cotidiano y cercano con El control asegura el
la administración a realizar Implica el diseño de la estructura
para dar a la empresa la gente para orientarla e
objetivos y conocimientos eficazmente las importantes fases más adecuada para llevar a cabo
inspirarla hacia el logro de las cumplimiento de las
con el fin de alcanzarlos. de las funciones de planificar y los planes. metas.
metas del equipo y la
controlar
organización

El presupuesto de producción
especifica la cantidad planificada
de los artículos a fabricar durante
el periodo del presupuesto.

El proceso de planificación de
ventas es una parte necesaria de
la PCU porque toma en
consideración las decisiones con
respecto a la comercialización y
constituye un enfoque organizado
para desarrollar un plan integral
de ventas
BIBLIOGRAFIA
 Blandez Ricalde, M. D. G. y María de Guadalupe Blandez Ricalde. (2014).
Proceso administrativo. Editorial Digital UNID.
https://elibro.net/es/ereader/umecit/41174?page=9.
 WELSCH, GLENN A. y Cols. 2005. Presupuestos Planificación y control.
PEARSON EDUCACIÓN, México.