Fuid Letra A
Fuid Letra A
Fuid Letra A
SEDE
OFICINA PRODUCTORA
OBJETO:
Hoja 1 de
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y AUTOCONTROL
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
SEDE
OFICINA PRODUCTORA
OBJETO:
Hoja 1 de
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y AUTOCONTROL
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
SEDE
OFICINA PRODUCTORA
OBJETO:
Hoja 1 de
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y AUTOCONTROL
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
SEDE
OFICINA PRODUCTORA
OBJETO:
CARGO
FIRMA
FECHA
Secretaria General - Grupo Administración de Documentos
GD-F-004-V3
Hoja 1 de
NOTA: NO IMPRIMIR ESTA HOJA DE INSTRUCCIONES
Los campos se deben diligenciar en MAYÚSCULA SOSTENIDA, sin excep
SEDE : Registre el nombre de la sede en la que se encuentra la oficina productora, acorde con el organigrama actual del SENA. Ej: DIRECCIÓ
Formación, se identificará con el nombre de la Regional seguido del nombre del Centro de Formación. Ej: REGIONAL QUINDÍO - CENTRO D
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Registre el nombre de la dependencia de superior jerarquía de la que depende la oficina productora. Ej. DIREC
DE CENTRO
OFICINA PRODUCTORA: Registre el nombre de la dependencia de donde procede la documentación. Ej: GRUPO DE PRODUCCIÓN CURRICU
FUNCIONALES, GRUPO DE ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA
REGISTRO DE ENTRADA: NO DILIGENCIE campos, pues éstos los realizar el Grupo de Administración de Documentos o del área encargada d
de Formación para llevar el respectivo control.
NÚMERO DE TRANSFERENCIA: NO DILIGENCIE. Control de parte del Grupo de Administración de Documentos o del área encargada del pro
Formación.
OBJETO: Registre el motivo por el cual realiza el inventario. Ej. Inventario para el archivo de gestión, inventario para el archivo central, inve
No ÍTEM: Digite el Número Consecutivo y en orden de cada uno de los expedientes que se registran en el inventario.
CÓDIGO: Registre el código de la serie y/o subserie documental indicado en la Tabla de Retención Documental (TRD) vigente de la Oficina
NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS: Registre el nombre de la serie y/o subserie documental junto con los datos necesarios p
SERVICIOS - ÁNGEL ALBERTO AMAYA ABRIL - CC 5742814
FECHAS EXTREMAS: Digite en la respectiva casilla las Fechas Extremas (inicial y final) en la casilla correspondiente con los dígitos requerid
UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Marque con una equis (X), el tipo de unidad de conservación en el que se encuentra la documentación: Cuan
marcará en la columna “OTRO” y describa el tipo de soporte en el área de notas.
FOLIOS: Registre allí en números arábigos el rango de folios que contiene cada unidad de conservación. Ej. 1 al 25; 200 al 301
SOPORTE:Registre la presencia de soportes diferentes al papel. Videos (V), casetes (C), CD, DVD, etc
FRECUENCIA DE CONSULTA: Seleccione de la lista desplegable si la consulta de la documentación en ALTA, MEDIA o BAJA.
NOTAS: Registre los datos que sean relevantes y cuya informacion no es posible incluir en las columnas anteriores. Para la documentación
entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en difere
ELABORADO POR: Registre en la casilla correspondiente Nombre, Cargo y la fecha en que la persona elaboró el inventario. Una vez impres
ENTREGADO POR: Registre en la casilla correspondiente Nombre, Cargo y la fecha de la persona que entrega el inventario. Una vez impre
RECIBIDO POR: Registre en la casilla correspondiente Nombre, Cargo y la fecha de la persona que recibirá el inventario. Una vez impreso,
HOJA DE INSTRUCCIONES
YÚSCULA SOSTENIDA, sin excepción.
grama actual del SENA. Ej: DIRECCIÓN GENERAL, REGIONAL SUCRE. En caso de ser una Centro de
j: REGIONAL QUINDÍO - CENTRO DE COMERCIO Y TURISMO
Documentos o del área encargada del proceso de Gestión Documental en las Regionales y Centros
entos o del área encargada del proceso de Gestión Documental en las Regionales y Centros de
tal junto con los datos necesarios para identificar el expediente. Ej: CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE
SEDE
UNIDAD ADMINISTRATIVA
OFICINA PRODUCTORA
OBJETO:
ELABORADO POR
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA
Secretaria General - Grupo Administración de Documentos
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y AUTOCONTROL
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
REGISTRO DE
DIA MES AÑO
ENTRADA
SOPORTE NOTAS
RECIBIDO POR