Código: GAF-PRO-002

Procedimiento Pago Proveedores

Versión: 003

Fecha de
Gestión Administrativa y Financiera 27/01/2022
Aprobación:

Objetivo

Establecer las directrices y actividades a desarrollar sistemática y ordenadamente para realizar los pagos
de los compromisos adquiridos por INFOTIC SA, bajo criterios de oportunidad y ambiente de control.

Alcance

Las disposiciones contenidas en el presente procedimiento son aplicables para todo pago realizado por la
tesorería derivado de los compromisos generados en todas las actividades de INFOTIC SA. Proceso que
inicia con la recepción de las cuentas por pagar y termina con el archivo de los documentos
correspondientes.

Responsable

El equipo Administrativo y Financiero, liderado por la Vicepresidencia Administrativa y Financiera,

Tesorería y Contabilidad, quienes son los encargados de realizar el proceso a satisfacción. Velando por el
manejo transparente y responsable de los recursos de la compañía.

Definiciones

• Cheque: Título valor por medio del cual una persona natural o jurídica llamada "girador", ordena
a una entidad bancaria que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado
“beneficiario”.
• Transferencia electrónica: Forma de trasladar fondos desde una cuenta a otra, a través de un
servidor autorizado.
• Comprobantes de Egreso: Documento contable que se utiliza para soportar las salidas de dinero
que se realicen en INFOTIC S.A. mediante cualquier medio de pago. Deben están soportados por
una factura o cuenta de cobro emitida por el beneficiario del pago,
• Causación: Es el registro contable de un gasto realizado en el momento en el que sucede el hecho
económico.
• Factura: Es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o
remitir al comprador o beneficiario del servicio.
• Pago PSE: Es un servicio en línea que permite pagar de forma rápida y segura elementos como
facturas de servicios públicos y privados, compras en almacenes de cadena, viajes, y muchos más
debitando de la cuenta corriente o de ahorros de la entidad financiera.
• Portal Empresarial: Sistema electrónico de acceso a los productos del banco, por medio del cual
se realizan operaciones de transferencias de dinero desde y hacia otras entidades.
 • Token: Dispositivo Electrónico que se le asigna a un usuario autorizado en el portal Empresarial
para facilitar el proceso de autenticación.
• Plataforma BPMS (Business Process Management - Gestión de Procesos de Negocio).
Herramienta desarrollada con el fin de sistematizar y facilitar mediante flujos de trabajo los
procesos de CXP y CXC.
• Cuenta de Cobro: Documento equivalente a la factura, que soporta las operaciones económicas
realizadas con no Obligados a facturar. El documento equivalente en ningún momento puede
reemplazar la factura si existe la obligación legal de expedirla.
• Cuenta por Pagar: Obligación generada por la prestación de un servicio o adquisición de un bien.
• Deducciones: Retenciones pertinentes, de acuerdo a los requisitos legales y al tercero beneficiario
del pago.
• ERP: (Enterprise Resource Planning ) es un conjunto de sistemas de información que permite
la integración de ciertas operaciones de una empresa.

Abreviaturas

• CO: Centro de Operación.

• PEL: Pago electrónico transferencia.
• CEG: Comprobante de Egreso – Cheque.
• RCP: Reclasificación de CXP y CXC (Cruces).
• ANT: Anticipos y Prestamos.
• DEC: Documento Equivalente para compras.
• DEQ: Documento Equivalente.
• FCP: Factura Compra Proveedor.
• VIA: Viáticos.
• CXP: Cuentas por pagar.
• CXC: Cuentas por cobrar.

Condiciones Generales

• Todas las cuentas por pagar deben ser justificados mediante un documento válido (Factura de
venta, documento equivalente o cuenta de cobro), según aplique documento requisitos de
facturación proveedor.
• Los pagos a proveedores se programan teniendo en cuenta la fecha de radicación de esta y se pagan
según su vencimiento los viernes de cada semana, según programación de pagos.
• Se realizará únicamente el pago de las facturas que hayan realizado a satisfacción todo el ciclo de
aprobaciones en BPMS, y se encuentren en estado terminado.
• En INFOTIC S.A se podrán realizar pagos por los siguientes medios, en orden de preferencia:
Transferencia electrónica, Pagos PSE, tarjeta crédito y cheques. Los pagos menores podrán
realizarse por caja menor, de acuerdo con lo estipulado en el procedimiento de manejo de Caja
Menor.
• Para todo medio de pago utilizado se debe realizar el comprobante de egreso correspondiente.
• Los pagos a proveedores con cheque deben ser solicitados y autorizados por la Presidencia.
• Los pagos que se realicen con la Tarjeta de Crédito Corporativa deben diferirse a una cuota, y
teniendo en cuenta el flujo de caja se realizara el pago total indicado en el extracto.
 • Para el manejo de los portales Empresariales, la Vicepresidencia Administrativa y Financiera
definirá los perfiles para cada usuario teniendo en cuenta que ningún usuario tendrá atribución
para realizar pagos con una sola autorización, excepto los pagos PSE.
• Cada usuario de los portales transaccionales es responsable del manejo adecuado de las claves y
token asignado y la responsabilidad de su uso no podrá ser delegada a terceros.
• En el caso de las facturas correspondientes a las Uniones Temporales administradas por INFOTIC,
estas no serán gestionadas en la plataforma BPMS, únicamente se notificará por correo electrónico
la recepción de estas a Contabilidad, Tesorería y al supervisor del contrato.
• El supervisor de cada contrato es responsable que en cada periodo determinado (mes) los
proveedores radiquen las facturas (costos) correspondientes a cada uno de los proyectos facturados
por INFOTIC S.A., teniendo en cuenta las fechas máximas de radicación de cuentas por pagar
definidas por la organización. El seguimiento de los costos asociados a un ingreso será verificado
por tesorería, quien previo al cierre del mes, alertará al proceso de Operaciones para su gestión.

ESTRUCTURA DE APROBACION BANCOS

Usuario Administrador: Vicepresidencia Administrativa y Financiera, quien es el encargado de crear y

definir los perfiles de los usuarios que tendrán acceso al portal Empresarial. En caso ausencia total o
parcial de la Vicepresidencia Administrativa y Financiera este rol lo ejercerá el Presidente Ejecutivo.

Usuario Preparador: Auxiliar de tesorería, quien es el encargado de ingresar toda la información

correspondiente al pago de acuerdo con la certificación bancaria del titular. En caso ausencia total o parcial
del Auxiliar de Tesorería este rol lo ejercerá el Tesorero.

Usuario Primer Aprobador: Tesorero, quien es el encargado de realizar la primera aprobación en el

portal Empresarial, verificando la información registrada por el usuario Preparador. En caso ausencia total
o parcial del Tesorero este rol lo ejercerá la Vicepresidencia Administrativa y Financiera. En el caso
específico de Banco Popular el Gerente de la sucursal de Manizales, actuara como primer aprobador.

Usuario Aprobador Final: Vicepresidencia Administrativa y Financiera, es el encargado de dar la

aprobación final para que se realice la dispersión de los pagos en el portal empresarial. En caso ausencia
total o parcial del Vicepresidencia Administrativa y Financiera este rol lo ejercerá el Presidente Ejecutivo.

PAGOS PSE

Usuario Administrador: Vicepresidencia Administrativa y Financiera, quien es el encargado de crear y

asignar usuarios, teniendo en cuenta las labores a desarrollar.

Token Tesorería: Usuario encargado de realizar pagos autorizados por la Vicepresidencia Administrativa
y Financiera tales como: servicios públicos, compra de tiquetes, alojamientos, pólizas, pago de impuestos,
seguridad social, pago de obligaciones financieras, etc.
PROCEDIMIENTO

Ítem Responsable Actividad Descripción

1 Recepcionista Recibir CXP Recibe mediante correo electrónico o en físico las facturas de
venta, documentos equivalentes y/o cuentas de cobro.
Verificar el código CUFE de las facturas electrónicas en la
página de la DIAN en el enlace https://catalogo-
vpfe.dian.gov.co/User/SearchDocument. En el módulo
documento, debe copiar y pegar el código CUFE de cada factura
Validar en su totalidad y descargar el soporte de dicha validación, el cual
2 Recepcionista Documentos se adjunta con los demás soportes. La validación en la DIAN del
Soporte CUFE indica que la factura cuenta con resolución de facturación
vigente.
Así mismo debe validar que las facturas cuenten con sus
respectivos soportes, de acuerdo con el documento requisitos
de facturación proveedor.
Finalmente, se verifica en la base de consecutivos de órdenes
de compra y/o servicios que las ordenes que soportan la compra
o prestación de servicios se encuentren acorde con lo definido
en la misma, verificando que se encuentre firmada, consecutivo,
tercero, proceso de origen, valor y servicio o compra adquirido.
En caso de que el proveedor no se encuentre creado en el
sistema, se debe crear en el software contable. En el módulo
Financiero-Maestros-Terceros-Terceros se debe seleccionar el
tipo de identificación (Nit- cedula), digitar el nombre y número
de identificación, en la pestaña generales se selecciona la clase
de tercero (Interno, Cliente, Proveedor, empleado, accionista,
otros.) y se relaciona el código CIIU del mismo. se debe
Crear diligenciar la información solicitada en la pestaña Contacto,
3 Auxiliar proveedor en información como nombre de contacto, ciudad, dirección,
Contable el software Barrio, teléfonos de contacto y correo. En la pestaña proveedor
contable - se debe seleccionar la opción adicionar, para que habilite las
BPMS pestañas Generales (fecha de ingreso, clase, moneda, tipo de
proveedor), Impuestos (se parametrizan las retenciones del
tercero), Pagos (se registra la cuenta bancaria del tercero) y
Crédito (se selecciona la forma de pago si es de contado a 30
días.) en donde se debe registrar la información
correspondiente.

De acuerdo con la integración del software contable con BPMS

al momento de crear un cliente o proveedor en el ERP
automáticamente se actualizará la información en BPMS.

Para poder crear la tarea en el BPMS se debe escanear el

documento con sus respectivos soportes (en caso de que el
4 Recepcionista Ingresar CXP documento llegue en físico), el documento digital se guarda en
en BPMS la carpeta Recepción-Año en Curso-Facturas y Anexos.
 Se inicia la tarea cuentas por pagar en el BPMS diligenciando
los campos requeridos. especificando el nombre del supervisor
de la cuenta de acuerdo con lo definido en el contrato u orden.
Los documentos son relacionados en el libro “relación de
facturas” (Cuando los documentos llegan en físico) y se
5 Recepcionista Entregar CXP entregan los originales a contabilidad con registro de firma de
recibido. Adicional a esto se debe notificar por correo
electrónico la recepción de estas a tesorería, contabilidad, y al
supervisor del contrato.
Se asigna basado en el tipo de cuenta y lo definido en la Orden
de Compra/Servicio, en esta etapa se verifica que los valores,
6 Supervisor Supervisar conceptos, periodos, cantidades facturadas correspondan a lo
Cuenta Factura en definido en el contrato. En esta etapa se valida que la factura o
BPMS cuenta de cobro corresponda a un servicio efectivamente
prestado o un bien suministrado, se validan los entregables y
soportes de la factura.
La auditoría de contabilidad se encarga de validar que la fecha
de la factura corresponda al ciclo contable, centro de costos,
7 Contador Auditar validez de la factura de acuerdo con lo definido en la
Factura normatividad legal vigente, retenciones e impuestos aplicables
de acuerdo con el objeto del contrato y los bienes/servicios
suministrados.
Vic. Admón. y Una vez cumplidas las etapas anteriores, se aprueba la cuenta
8 Financiera o Aprobar por pagar dando visto bueno para que se programe y realice el
Presidente Factura pago al tercero. En esta etapa se realiza una validación aleatoria
Ejecutivo de los documentos anexos del pago, (factura y soportes).
El proceso de causación de las facturas se realiza en el Software
contable en el módulo Financiero- Compra Serv.- Factura-
Directa se debe digitar la información solicitada como CO, tipo
de documento (ANT, DEC, DEQ, FCP, VIA, RCP, ETC.), el
software automáticamente asigna el número de consecutivo,
fecha de la causación, tercero, (se puede digitar y seleccionar
por número de identificación o por nombre), documento del
proveedor (número relacionado en la factura o cuenta de cobro),
fecha proveedor (fecha de expedición de la factura) y por último
en Notas se relaciona la descripción (se relaciona el número de
la factura y concepto facturado).
Una vez la información se encuentra digitada a satisfacción se
da clic en la opción “siguiente” en donde se debe seleccionar el
servicio correspondiente a la causación (Anticipo, compra de
bienes, mantenimiento, servicios públicos, gastos de viajes,
entre otros.) y el Motivo (Prestamos y descuentos, compra de
activos fijos, bienes y servicios, gastos administrativos, costos
9 Auxiliar Causar
de proyectos, entre otros.) según sea el caso correspondiente, en
Contable Factura ERP
la ventana que se habilita después de diligenciar dicha
información se debe registrar el valor de la factura o cuenta de
cobro, la unidad de negocio, el centro de costos, y notas
 adicionales y se debe dar clic en “adicionar” y “siguiente”.
Dado que el tercero ya se encuentra parametrizado, el software
contable automáticamente calcula las retenciones
correspondientes a este, se procede a verificar los valores
ingresados y que las retenciones correspondan, seguido de esto
se hace clic en la opción “aplicar” el valor de la causación al
documento, se guarda y la causación queda para aprobación del
contador.
En caso de que el proveedor tenga un anticipo se valida y se
aplica para hacer el descuento, se diligencia la fecha de
vencimiento y se hace clic en la opción “aplica”.
Como responsable de la actividad, debe validar que las
retenciones practicadas por el auxiliar contable en cada
10 Contador Aprobar causación se encuentren debidamente practicadas de acuerdo
Causaciones con los bienes y servicios prestados y la norma tributaria
vigente. En caso de que se presente algún error debe ajustarse
para poder aprobar el documento contable.
Previa aprobación del documento se procede a descargar en
11 Auxiliar Descargar PDF cada causación y se archiva digitalmente en la carpeta
Contable Causaciones compartida Contabilidad Siesa – Contabilidad - Año en Curso
- Mes en curso.
Una vez cumplida la actividad 8, el Auxiliar Contable carga la
12 Auxiliar Causar causación correspondiente a cada tarea en BPMS, relacionando
Contable Factura en en el sistema las retenciones practicadas.
BPMS
Una vez termina la tarea en BPMS se notifica a Tesorería quien
13 Tesorero Notificar a es el responsable de programar en el flujo de caja el pago y
Tesorería culminar el ciclo de aprobación en BPMS.

Se entrega la relación de los documentos físicos con las facturas

14 Auxiliar Entregar CXP causadas para su pago correspondiente. La cual es firmada por
Contable Tesorería el responsable de Tesorería.

Se validan las fechas de vencimiento de las cuentas por pagar

15 Tesorero Programar para realizar la programación de pagos en el Flujo de caja, el
pagos cual se encuentra en la carpeta compartida denominada
Financiera - Flujo de caja - Año en curso - Mes en curso Flujo
de caja Mes.
Todos los días hábiles al inicio de la jornada se revisan los
saldos disponibles en las cuentas bancarias, se descargan en
16 Tesorero Registrar PDF, archivando en la carpeta compartida denominada
Saldos Diarios Financiera - Saldos diarios - Año en curso - mes en curso. El
archivo se guarda con el siguiente nombre: día/mes/año/banco
(para bancos con más de una cuenta, el número se pone previo
al nombre del banco. Se registran dichos saldos en el flujo de
caja, correspondiente al año y al mes en curso, y se cargan al
 BPMS.
Una vez se identifica la recepción de un pago de un cliente, para
los pagos recibidos por la Dirección de Tesoro Nacional
(Entidades de orden nacional) se procede a ingresar a la página
del SIIF
17 Tesorero Identificar (https://portal3.siifnacion.gov.co/SIIF.Pagos/,DanaInfo=s2-
Origen de los app001.siif2.red+) con el usuario y clave respectivos para
Recaudos validar el origen de los fondos. Dichos ingresos se registran en
el Flujo de Caja en la sección de Ingresos, incluyendo un
comentario con el numero de la factura y concepto del pago
recibido.
Registrar Previa identificación del pago recibido se registra en el control
Auxiliar Ingresos financiero correspondiente la fecha, valor y numero de recibo
18 Tesorería/ Controles de caja. Se valida el margen de acuerdo con el contrato y el
Tesorero Financieros modelo financiero respectivo, para realizar la programación de
pago del proveedor asociado a dicho ingreso.
Después de realizar la revisión de las fechas de vencimiento de
Revisar y las obligaciones y programarlas para pago, se valida con la
19 Tesorero aprobar pagos Vicepresidencia Administrativa y Financiera los pagos a
programados realizar el viernes siguiente de acuerdo con las necesidades y el
flujo de efectivo.
Los pagos programados se deberán validar en BPMS y
garantizar que cada uno cuente con sus respectivas aprobaciones
Auxiliar Verificar y que se encuentre en estado terminado, de no ser así el pago se
20 Tesorería o aprobaciones deberá reprogramar para la siguiente semana por no cumplir con
Contable BPMS los requisitos exigidos. Se imprime el soporte de la finalización
del proceso de aprobación en BPMS. El cual se anexa al
comprobante de egreso correspondiente.
Se verifican los pagos uno a uno, validando el valor a pagar vs
21 Tesorero Asignar Banco los saldos disponibles en cada cuenta bancaria, de acuerdo con
y Cuenta a dichos saldos se asigna la cuenta a debitar, esto con el objetivo
Debitar de no sobrepasar los recursos disponibles y así evitar quedar en
sobregiros o rechazos por saldos insuficientes.
Los comprobantes de Egreso se realizan en el Software contable
en el módulo Financiero – Cuentas x Pagar- Pagos Electrónicos
– Edición, se debe digitar la información solicitada como CO
(centro de operación), tipo de documento (PEL – CEG - RCP)
dependiendo el caso correspondiente, el software
automáticamente asigna el número de consecutivo, se relaciona
la fecha del documento, tercero, (se puede digitar y seleccionar
por número de identificación o por nombre), automáticamente
el sistema carga la información de la cuenta bancaria del tercero.
Se digita el valor del pago a realizar, y por último en Notas se
relaciona la descripción (se relaciona el número de la factura y
concepto del pago a realizar). Se da clic en “Contracuenta” y se
Auxiliar Elaborar registra el código del auxiliar, por ejemplo 24010101 Bienes y
22 Tesorería o Comprobantes servicios Nacionales. En la ventana que aparece a continuación
contable de Egreso se relaciona la Unidad de negocio, la naturaleza del
comprobante (Db O Cr) y se registra el valor del pago a realizar,
al dar clic en “siguiente” se selecciona el documento contable a
cancelar mediante la elaboración del presente comprobante de
egreso, es decir se selecciona la causación y se da clic en
aceptar. el sistema automáticamente genera otra ventana en la
cual se debe seleccionar la cuenta bancaria origen del pago, se
selecciona de nuevo la unidad de negocio y el concepto (Pago a
proveedores- Pago servicios públicos, Pago Impuestos, etc.).
Se valida que el valor del egreso se encuentre acorde con la
causación y en caso dado que se descuenten las estampillas
correspondientes, así mismo que el pago a realizar se encuentre
Aprobar acorde con la factura radicada en BPMS. Como el auxiliar de
23 Tesorero Comprobante Tesorería o Contable ya cruzo la CXP en el egreso el sistema
de Egreso automáticamente genera otra ventana en la cual se debe
seleccionar la cuenta bancaria origen del pago, se selecciona la
unidad de negocio y el concepto (Pago a proveedores- Pago
servicios públicos, Pago Impuestos, entre otros.) y así se
aprueba el documento.
Auxiliar de Descargar Previa aprobación del documento se procede a descargar en
24 Tesorería o Comprobantes PDF cada comprobante de egreso y se archiva digitalmente en
Contable de Egreso la carpeta compartida Contabilidad Siesa - Tesorería- Año en
Curso- Mes en curso.
Se procede ingresando a los diferentes portales bancarios para
continuar con el proceso de registro de los pagos a realizar,
teniendo en cuenta la fecha de aplicación, cuenta a debitar, datos
Preparar del beneficiario, cuenta destino, valor y el concepto del pago.
25 Tesorero Pagos en
Portales Al finalizar el registro de todos los pagos a realizar, el Tesorero
Bancarios como responsable del proceso es el encargado de realizar la
primera aprobación de los pagos programados en los portales
bancarios. Después de esto se informa a la Vicepresidente
Administrativa y Financiera para que pueda proceder con la
verificación y posterior a esto realice la segunda aprobación de
los pagos. Para que se realice la aprobación de los pagos se
presentan los soportes correspondientes (Egreso, causación,
factura, soportes, y pantallazo finalización proceso aprobación
BPMS). O en caso dado en formato digital en la carpeta
compartida (Financiera -Tesorería - Pagos Contingencia – Año
curso – Mes en Curso – Comprobantes de egreso – Causaciones
– Aprobación BPMS).
Vicepresidente Procede a verificar los pagos programados en el flujo de caja
26 Administrativa y Verificar Pagos contra los Comprobantes de Egreso recibidos en físico o digital
Financiera con respecto a los pagos que se encuentran cargados en el banco.
 Ingresar a los diferentes portales bancarios para continuar con
el proceso de aprobación de los pagos a realizar, teniendo en
Vicepresidente Aprobar Pagos cuenta valor del pago contra el valor relacionado en el flujo de
27 Administrativa y en Portales caja y los soportes de cada pago (comprobante de egreso,
Financiera Bancarios causación y BPMS). Dejando constancia de dicha aprobación en
el comprobante de Egreso (Firma de aprobación). En el flujo de
caja el aprobador final de los pagos debe sombrear cada pago
realizado teniendo en cuenta el medio utilizado.
En los Portales Bancarios se valida el estado de los pagos,
cuando se encuentren en estado Exitoso, se descarga el soporte
Verificar correspondiente y se guardan en la carpeta compartida
28 Tesorero Estado de los Financiera – tesorería – Bancos – Soportes de Pago – Año en
Pagos en curso – mes en curso, cada soporte se debe guardar
Portales especificando el número de comprobante de egreso, numero de
Bancarios factura, nombre del tercero, Valor del pago y fecha.
Así mismo cada soporte de pago se debe imprimir y anexar al
respectivo comprobante de Egreso.
Luego de finalizar el proceso de aprobación y realizarse el pago
respectivo de las CXP, en BPMS se debe actualizar el estado de
estas, en la siguiente ruta: Familias - Familias propias - cuentas
por pagar. Se filtran las CXP por estado (Por pagar- con saldo)
29 Auxiliar de Evacuar CXP de esta forma aparecerá el listado de todas las cuentas que se
Tesorería en BPMS encuentren en el estado seleccionado, se selecciona la cuenta
que se desea actualizar, se relaciona la fecha de pago, valor
pagado, se adjuntan comprobante de egreso y soporte de pago,
para finalmente cambiar el estado de la cuenta a pagada se da
clic en la opción guardar y salir y así finaliza el proceso, dicho
proceso se debe realizar cuenta por cuenta.
Auxiliar de Organizar Se organizan los comprobantes de Egreso por consecutivo de
30 Tesorería Documentos Menor a Mayor, por mes en carpetas X200.

Auxiliar de Al final cada mes se entregan al archivo central las carpetas con
31 Tesorería/Anali Entregar los Comprobantes de egreso Originales junto con una relación
sta de Gestión Archivo que soporta la entrega. a partir de este momento el responsable
Documental del archivo general de INFOTIC será responsable de la custodia
de dicha información.
 EJEMPLO CICLO DE APROBACION BPMS

Fecha Inicio Vencimiento Consumido Margen

2021-02-01 10:20:58 16 Días Hábiles 6 días Hábiles 10 días Hábiles

RASTREO
Clase de Procesos: GAF_TESORERÍA_INGRESO_DE_CXP
Fecha: 2021-02-11 10:51
Referencia Proceso: GAF-9.1_9271 CELAR LTDA Factura No. FME 216541_FECHA FACTURA: 2021-02-01 - VALOR: 68.479,00
Estado: Terminado
 Elaboró: Revisó: Aprobó:

Liz Adriana Alvarado Macías Sandra Jimena Lozano Rendón Adolfo Antonio Tejada Díaz
Tesorera y Control Financiero Vicepresidencia Administrativa y Financiera Presidente Ejecutivo