SUBSISTEMA DE EROGACIONES O PAGOS

Lecturas / Bibliografía.

Se recomienda la lectura del caso Trafalgar, en el cual puede observarse un ejemplo de un procedimiento
de pago a proveedores, al igual que el pago de remuneraciones, formalizados ambos mediante los
narrativos con sus correspondientes diagramas de bloque y cursogramas, así como la descripción de estos
procesos de pago en el capítulo 6 del libro Diseño organizativo estructura y procesos de J.J. Gilli.

ALCANCE

El alcance de este subsistema comprende desde que surge la obligación de pagar una obligación
contraída por el abastecimiento o compra de bienes o servicios, sueldos y jornales del personal,
impuestos, obligaciones financieras, etc. (derivado del subsistema pertinente), hasta la cancelación de la
deuda por el medio que sea, y el registro contable correspondiente.

ETAPAS

Las etapas del proceso de pago, conforme la bibliografía citada, son las siguientes:

Revisión de obligaciones pendientes de pago >> Autorización de liquidación del pago >> Preparación del
pago >> Registración contable del pago >> Confirmación de cancelación de la obligación >>

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MODALIDADES

Las modalidades de pago y cobranza han evolucionado al ritmo de los avances tecnológicos, por ese
motivo, destacaremos las habituales e indagaremos en dos modalidades que se abren paso de manera
exponencial, especialmente en estos tiempos, aun cuando la bibliografía tradicional no las contempla:
nos referimos al cheque electrónico y los pagos mediante código QR.

Pago mediante entidad financiera: por depósito en cuenta (por cajero automático o humano),
transferencia bancaria, pago mediante cheques propios o de terceros (mediante endoso), pagos
mediante tarjeta de débito y crédito.
Pagos en sede del acreedor: se abona en el domicilio del acreedor y en el mismo momento se obtiene el
recibo cancelatorio de la obligación.
Pago a un cobrador o vendedor o viajante: en este caso, un representante del acreedor viene a la
organización para percibir el importe adeudado.
Pago en efectivo o mediante fondo fijo: se utiliza cuando se abonan compras menores.
Pago de Sueldos y Jornales: constituye una modalidad particular del pago que requiere normas de
control y procedimientos específicos. El pago se realiza mediante una transferencia bancaria realizada a
una caja de ahorro denominada genéricamente “cuenta sueldo” abierta desde la organización a nombre
del trabajador, que no tiene costo operativo para el mismo y le permite percibir su sueldo mediante una
tarjeta de débito. Puede retirarlo cuando el trabajador lo desee, en cualquier cajero automático (con
ciertos límites en cuanto a los montos permitidos para el retiro) o bien, puede hacerlo en la caja del
propio banco. También puede conservar los fondos en su cuenta y operarlos directamente con la Tarjeta
de débito que le permite hacer compras, pagar insumos o servicios operando desde su propio
homebanking.
Pago mediante cheque electrónico: Esta modalidad de pago, permite a la organización emitir un cheque
con las mismas modalidades que el valor en papel (cheque común o de pago diferido), pero se opera
directamente en el homebanking (desde la oficina virtual del banco, que se habilita mediante “intranet”
gracias a un nombre de usuario y clave). Una vez emitido el valor, se envía al acreedor sin mención de
entidad bancaria, sino solo mediante el número de CUIT o CUIL y automáticamente, el sistema envía el
valor quedando disponible en la/ las cuentas bancarias que nuestro acreedor tenga en el sistema. Una vez
aceptado, puede a su vez (según como fuera emitido) endosarlo nuevamente “solo” mencionando el
número de CUIT O CUIL del beneficiario (no hay límites de endosos), o bien esperar a la fecha de cobro y
acreditarlo en la cuenta corriente.
Pagos mediante códigos QR: Los expertos en este tipo de pagos destacan la practicidad y seguridad en
los mismos, ya que pagar utilizando códigos QR implica que no haya uso de efectivo ni tarjetas de débito
o crédito, sino que simplemente se realice una transferencia desde puntos como billeteras o bolsillos
virtuales. El código QR es como el de barras (en rigor, es su evolución). Es un módulo para almacenar
información en una matriz de puntos o en un código de barras bidimensional. Permite que, al ser
escaneado, pueda ofrecer información adicional. Una de las claves del QR es que se integra con las
billeteras electrónicas. Estas funcionan mediante una aplicación que se descarga en el celular. Lo primero
que debe hacer un usuario es cargar los datos de las cuentas bancarias y las tarjetas a ese sistema. Luego,
al llegar a un local, podrá optar por escanear el código desde alguna de estas apps. Al querer abonar, se
podrá elegir el medio de pago desde el teléfono.
Otras modalidades: Mercado pago, otras modalidades digitales de pago.
Pago de Importaciones: dada la particular condición de la ubicación especial de comprador y vendedor,
se habilitan modalidades de pago como apertura de cartas de crédito, se requieres habilitaciones y
permisos especiales del gobierno para realizar tanto la adquisición del bien del exterior como el pago del
mismo.

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Pago de Obligaciones tributarias y fiscales: Es una modalidad especial de pago que se genera desde la
aplicación de AFIP (Administración federal de ingresos públicos) y que permite pagar las obligaciones
nacionales, provinciales y municipales mediante la emisión de un VEP (Volante electrónico de pago). En
este caso el generador del volante, elige la modalidad de realización del mismo, por ejemplo,
Interbanking, Pago mis Cuentas, Mercado Pago, etc.

COMPROBANTES

Tal como se hizo mención anteriormente, el uso de comprobantes no implica que la empresa
necesariamente utilice soportes en papel, pues los programas informáticos generan comprobantes y el
ingreso de los datos necesarios para ello se realiza en formularios de carga que el programa muestra en
pantalla.

Los comprobantes utilizados con mayor asiduidad en este procedimiento son:

 Listado de Facturas a Vencer (LFV): También puede ser llamado Listado de deudas o Listado de
Facturas a pagar, etc. Es el listado que se emite por sistema para detectar las obligaciones en
condiciones de ser abonadas. Este listado, generalmente lo emite el sector encargado de Pagar y
Cobrar (puede ser Cuentas a Pagar, Pagos y Cobranzas, etc.). Este documento, permite armar el
cronograma de pagos según las fechas de vencimientos de las obligaciones para con los
acreedores de la organización. Si bien, hay empresas que no lo utilizan, los propios sistemas
informáticos los generan para facilitar la tarea de quienes deben decidir las prioridades de pago
para los compromisos asumidos.
Contiene los datos comunes a todo listado cuyo orden depende del gusto del operador: fecha de
compra, fecha de vencimiento de la obligación, código y nombre del acreedor o proveedor,
número de comprobante, importe adeudado. Estos datos pueden agruparse y presentarse
totalizados por cada proveedor u ordenarse por fecha de vencimiento de las obligaciones.

 Orden de Pago (OP): Es el comprobante que emite el sector encargado de ordenar el pago
(Cuentas a Pagar, Pagos y cobranzas, etc.) y, junto con el legajo de documentación respaldatoria
de la compra (Informe de recepción, Orden de Compra, Factura y Remito del proveedor), permite
que el tesorero pueda preparar el pago con los avales suficientes para hacerlo. El mismo contiene
detalle del proveedor o acreedor del pago, código del mismo, fecha de la orden de pago, numero
correlativo, datos relacionados con la obligación que se cancela (fecha y número de la factura,
importe al vencimiento, descuentos si proceden, retenciones impositivas si corresponden, etc.). A
continuación del detalle que acabamos de mencionar, se incluye el detalle del medio de pago
elegido (numero, fecha e importe del o de los cheques que se endosan para el pago, efectivo,
datos del banco si se realiza una transferencia, datos del cheque propio si procede el caso, etc.). La
orden de pago debe contener la firma de o los responsables que autorizan la misma.

 Comprobante de Transferencia Electrónica (CTE): Es el comprobante que emite como informe del
banco elegido para operar, donde consta la transferencia de fondos desde nuestra cuenta
corriente, hacia la cuenta corriente de nuestro proveedor. El mismo contiene fecha, numero de
transacción, importe transferido y número de cuenta corriente al que se remitieron los fondos.
Generalmente, también puede visualizarse el nombre del titular de la cuenta corriente donde
fueron los fondos.

 Recibo (REC): Mediante este documento cuya emisión es obligatoria por parte del proveedor, se
demuestra la cancelación de la deuda. Entre los datos deberán constar fecha, número de
comprobante, nombre del proveedor (quien lo emite) con todos sus datos impositivos (domicilio

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 fiscal, numero de CUIT, ingresos brutos o convenio multilateral, etc.) datos del pagador,
generalmente nombre y domicilio fiscal. Detalle de la/ las facturas que se cancelan con su importe
y fecha. Descuentos y retenciones impositivas. Detalle de valores o constancia de forma de pago
elegida para cancelar las facturas referidas. Importe total cancelado en números y letras. firma y
aclaración de quien recibe el pago cuyo aval garantiza la validez probatoria del recibo.

 Recibo de sueldo (REC.SDO): En este documento se deja constancia del pago de sueldos y
jornales que perciben los trabajadores que forman parte de la nómina de la organización. El
recibo contiene los datos del empleador, domicilio de pago, numero de legajo del trabajador,
fecha de ingreso y categoría, valor que percibe por hora trabajada en pesos, detalle del total de
horas trabajadas, horas de vacaciones o de ART (aseguradora de riesgo de trabajo), importe de
antigüedad, otros conceptos remunerativos y no remunerativos que correspondan a la actividad
en cuestión. También constan las retenciones legales del empleado, los aportes obligatorios de
jubilación, obra social y sindicales más otros aportes que pueden ser también voluntarios, como,
por ejemplo, sumas que el empleado aporta por encima de su obligación, para una obra social
determinada. También se deja constancia de la fecha en que se hicieron los aportes y
contribuciones del mes anterior al liquidado. Por último, el recibo se emite por duplicado, un
ejemplar es firmado por el empleado y el otro por el empleador.

CONTROL INTERNO

Tal como analizaremos al estudiar el subsistema se cobranzas, existen normas de control interno que
aplican a los movimientos de fondos, tanto de ingreso como de egresos, y que por lo tanto sirven para
ambos casos. No obstante, es factible distinguir algunas particularidades para los pagos.

Como vimos en la unidad 3 existen distintas medidas que ayudan al cumplimiento de los 4 objetivos
básicos del control interno, se detalla a continuación cómo se aplican algunas de las principales medidas
en particular para este procedimiento:

Observación: estas normas son generales para los movimientos de fondos.

1. Separación de funciones
El manejo de fondos y la registración deben estar en manos de distintas personas.
Particularmente en los pagos, la liquidación del pago y la autorización del mismo debe ser
realizada por una persona responsable ajena a Tesorería.

2. Concentración de la responsabilidad
Una sola persona será la responsable de la custodia y manejo de fondos (valores en cartera,
chequeras y talonarios de recibos en blanco, acceso a las cuentas corrientes para transferencias)
Esa persona suele ser el Tesorero.

3. Separación total de fondos

Se refiere a la recomendación de separar los fondos provenientes de la cobranza de aquellos
destinados a los pagos. Se sugiere depositar siempre los valores recibidos y efectuar pagos con
cheques propios de la empresa. Si bien esta recomendación es atendible, en la realidad de los
negocios, y dado el elevado gasto que implica para las empresas el impuesto al cheque, se hace
complicado cumplir con esta premisa en muchas ocasiones.

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 4. Rotación del personal
Se refiere a la conveniencia de rotar periódicamente al personal que maneja fondos, de manera
que se puedan detectar posibles errores en el sistema.

5. Contabilización de las operaciones

Debe medirse la consistencia de la información relacionada con los movimientos de fondos,
comparándolos con la información provista por otros sectores. Ejemplo: el total de débitos o
créditos en cuentas de terceros.

6. Arqueos sorpresivos
Sirven para verificar si las existencias de valores y/o efectivo, coinciden con los que surgen de las
registraciones contables.

7. Conciliación bancaria
Consiste en cotejar el detalle de los movimientos bancarios otorgados por la entidad bancaria con
la cual se opera normalmente, comparando ese detalle con los registros de los movimientos que
se llevan a cabo en la organización, a fin de compararlos y conciliar las diferencias que aparezcan
como producto de esa comparación.

Observación: estas normas son específicas para el subsistema de pagos.

8. Uso del cheque

Es aconsejable que todos los pagos se efectúen mediante emisión de cheques propios, salvo
los gastos menores, que pueden abonarse mediante el fondo fijo o caja chica. Los cheques
deberían ser firmados, por lo menos, por dos responsables de la organización. Esto permite el
control reciproco de los involucrados, y al mismo tiempo evita que una sola persona disponga
en forma indiscriminada de los fondos.
Los cheques anulados, deben dejarse adheridos a la chequera e inutilizar el mismo mediante
destrucción del ángulo inferior derecho (donde va la firma del cheque)

9. Pago amparado con la totalidad de los comprobantes y anulación de los mismos.

Cuando se confecciona el cheque, el responsable debe tener a la vista la documentación
respaldatoria que origina el pago (factura, remito conformado, orden de compra, etc.). Una
vez efectuado ese control, y hecho el cheque, se coloca el sello “PAGADO” a los documentos
que validan el pago, a fin de evitar duplicidad del pago del citado comprobante.

10. Existencia de fondo fijo o caja chica.

Se utiliza para realizar pagos menores en efectivo. Estará a cargo de una persona responsable
quien se ocupará de su reposición periódicamente mediante la emisión de un cheque previa
presentación de los comprobantes que respalden los pagos efectuados.

11. Pago de sueldos y jornales.

Debe existir separación entre las tareas de quien controla la asistencia del personal, quien
prepara la liquidación de haberes, quien efectúa el pago, quien entrega y hace firmar los
recibos correspondientes.

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 12. Registración de las operaciones
Como siempre la registración contable debe realizarse con el respaldo de la documentación
correspondiente, y el pago no es la excepción. Cuando tenemos la orden de pago y/o el recibo del
proveedor debidamente firmados, el sector encargado de la registración contable, sobre la base
anterior, registra el pago que cancela la obligación pendiente.

13. Emisión de comprobantes

La documentación respaldatoria mencionada debe cumplir con el requisito de prenumeración,
ya sea a través de imprenta si se utilizan formularios en papel, o en el momento de la generación
de los comprobantes a través de un sistema informático, cuidando en este caso que el usuario no
pueda alterar la numeración correlativa que otorga el sistema.
Por otro lado, se deben diseñar los formularios teniendo en cuenta todos los datos que van a ser
necesarios para obtener la información requerida por los usuarios, los principales datos de cada
documento fueron mencionados anteriormente.
Asimismo, será necesario diseñar los archivos de tal forma que su acceso sea fácil y rápido,
especialmente si contamos con un programa informático es posible establecer distintos criterios
de búsqueda para agilizar la consulta.

Todas estas normas deben estar establecidas en los distintos manuales de la organización y el personal
debe ser seleccionado y capacitado correctamente de manera que sean llevarlas a cabo de forma
eficiente.

INFORMACION GERENCIAL:

La información que surge de los procesos administrativos debe ser útil para la toma de decisiones, los
gerentes necesitan información resumida y orientada a las decisiones del área.

Los registros y archivos utilizados en este subsistema, contienen datos referidos a operaciones de pagos y
son la base para la información de uso gerencial.
Algunos de los informes que habitualmente pueden solicitar los gerentes del sector son:

1. Resumen de cuentas a pagar clasificadas en VENCIDAS y A VENCER

2. Detalle de los diez principales acreedores y sus movimientos mensuales
3. Proyección de pagos de la próxima semana
4. Saldos bancarios
5. Montos de cheques emitidos y aun no entregados
6. Monto pagado en relación a monto presupuestado
7. Índice de liquidez (disponibilidades en relación con las deudas a corto plazo)

BIBLIOGRAFIA:
GILLI, JUAN JOSÉ y otros (1998) “Sistemas administrativos. Técnicas y aplicaciones”. Ed. Docencia. Bs. As.
RUSENAS, RUBEN O. “Manual de Control interno”. Ed. Macchi. Bs. As.

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