PROGRAMA DE INSPECCIONES CÓDIGO:

Versión 09
PLANEADAS PRO-1300-SIPG-05
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PLANEACIÓN Y GESTIÓN

TABLA DE CONTENIDO

Contenido
1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................................2
2. DEFINICIONES .........................................................................................................................................2
3. REQUERIMIENTOS LEGALES U OTROS REQUISITOS .....................................................................5
4. OBJETIVOS ...............................................................................................................................................5
5. ALCANCE..................................................................................................................................................5
6. DESARROLLO ..........................................................................................................................................5
6.1 ETAPAS DE LA INSPECCIÓN .......................................................................................................9
Preparación. ..............................................................................................................................................9
Inspeccionar ............................................................................................................................................10
Desarrollar Planes de Acción. ..............................................................................................................10
Seguimiento a los planes de acción. ...................................................................................................10
6.2 ACCIONES CORRECTIVAS.........................................................................................................10
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1. INTRODUCCIÓN

Conforme a lo establecido en la legislación colombiana en lo que se refiere a las actividades del

Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo y Gestión Ambiental, se encuentra la
realización de inspecciones en las áreas de trabajo, con el objetivo primordial de identificar
riesgos que puedan afectar la salud de los colaboradores de la UNGRD.

La inspección, es uno de los mejores instrumentos disponibles para descubrir los problemas y
evaluar sus riesgos antes que ocurran los accidentes y otras pérdidas. Además de evaluar desde
el área ambiental los aspectos que puedan generar impactos negativos como positivos al medio
ambiente, dado a que el descubrimiento de las condiciones y prácticas inseguras por medio de
la inspección y su rápida corrección es uno de los mejores métodos que pueda emplear la entidad
para prevenir accidentes o impactos ambientales negativos.

Por otra parte, las inspecciones permiten evidenciar el interés y compromiso de la Alta dirección
en la adopción de forma eficaz de las recomendaciones lo cual demuestra su interés y disposición
en la mejora de los ambientes laborales, conservando y mejorando la seguridad y salud en el
trabajo de todos los colaboradores.

2. DEFINICIONES

Áreas y partes críticas: Áreas de la unidad y componentes de la maquinaria, equipos,

materiales, o estructuras, que tienen la probabilidad de ocasionar pérdidas, si se deterioran, fallan
o se usan en forma inadecuada.

ATS: Análisis de Trabajo Seguro.

Condiciones Subestándar: Toda circunstancia física que presenta una desviación de lo

estándar o establecida y que facilite la ocurrencia de un accidente.

Controles existentes: Aquí se registra la información de medidas de control existentes

identificadas durante la inspección. Los controles se realizan en:

Fuente: Acciones presentes en el origen del factor de riesgo y que permiten manejarlo.
Medio: Acciones presentes en el lugar del factor de riesgo y que permiten manejarlo.
Persona: Acciones presentes en el servidor y/contratista y que permiten disminuir el factor de
riesgo.

Historial de pérdida: Gravedad, magnitud y frecuencia de las pérdidas ocasionadas por

accidentes que hayan ocurrido anteriormente.

Inspección Planeada: Requiere de un cronograma y un proceso previo de planeación que

obedezca a necesidades específicas que se desarrollen en la unidad y de aspectos generales
de seguridad o saneamiento de la unidad; sus principales características son:

✔ Precisan de un cubrimiento sistemático de las áreas críticas de trabajo de acuerdo con

los factores de riesgo específicos a vigilar.
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✔ Están orientadas por listas de chequeo previamente elaboradas de acuerdo con los
factores de riesgo propios de la unidad.

✔ Las personas que hacen este tipo de inspecciones requieren de un entrenamiento previo.

✔ Tienen unos objetivos claramente definidos sobre los aspectos a revisar.

✔ Están dirigidas a la detección precoz de detalles y circunstancias no obvias que tienen la

capacidad potencial de generar siniestros.

✔ Utilizan un sistema definido para la priorización de las situaciones o condiciones sub-

estándar encontradas, lo que permite sugerir un orden claro para la corrección de las
mismas.

✔ Permiten la participación de los servidores y/o contratistas del área implicada, sus jefes y
supervisores.

✔ Estas inspecciones tratan de determinar lo que falla y también aquello que podría fallar.

✔ Requieren de un informe final detallado con los resultados obtenidos.

Inspección Pre-operacional: La que hace parte de la rutina de trabajo de toda persona y que
tiene por objetivo determinar cualquier condición de peligro que pueda presentarse durante la
labor que realiza. En estos casos, el servidor y/o contratista puede de inmediato corregir la
situación o informar la condición subestándar por escrito al responsable.

Impactos ambientales: Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso,

como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organización.

Inspección Informal: Es la que hace la persona al demostrar preocupación determinada al

encontrar una condición o situación que corregir en el ejercicio normal de su trabajo.

Pérdidas: Toda lesión personal o daño ocasionado a la propiedad, al ambiente o al proceso.

Potencial de Pérdida: Gravedad, magnitud y frecuencia de las pérdidas que pueden ocasionar
un accidente.

Riesgo: Toda situación (elementos, fenómenos, ambiente y acciones humanas) que, en una
operación, encierra la capacidad potencial de producir una lesión o un accidente. Los siguientes
riesgos pueden ser calificados con la metodología para los Riesgos de Seguridad (Consecuencia
* Probabilidad * Exposición).

 Riesgos mecánicos: Atrapamientos, caídas desde altura, fricción, pisadas sobre

objetos, caídas al mismo nivel, cortes con objetos, golpes o choques por objetos,
proyección de objetos, caídas de objetos, pinchazos con objetos, partes móviles sin
protección.
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 Riesgos eléctricos: Contacto directo, contacto indirecto, electricidad estática.

 Riesgos de incendios y explosiones: Explosiones, incendios de líquidos, incendios

eléctricos, incendios combinados, incendios de sólidos, incendios de gases.

 Riesgos locativos: Almacenamiento inadecuado, falta de orden y aseo, rampas

inadecuadas, andamios inseguros, falta de señalización, superficies de trabajo
defectuosos, escaleras inadecuadas, pisos defectuosos, techos defectuosos.

 Riesgos químicos: Exposición a, aerosoles, líquidos, polvos, vapores, gases, material

articulado, rocíos, humos, neblinas, sólidos.

 Riesgos físicos: Exposición a, iluminación inadecuada, radiaciones no ionizantes,

temperaturas bajas, ventilación insuficiente, presiones anormales, ruido, vibraciones,
humedad, temperaturas altas, radiaciones ionizantes.

 Riesgos biológicos: exposición a, bacterias, parásitos, hongos, virus, otros riesgos

biológicos, animales peligrosos.

 Riesgo carga física: Carga de los sentidos, carga de trabajo dinámico, carga postural
estática, diseño del puesto de trabajo, posiciones erróneas, movimientos erróneos,
posturas estáticas en desviación de la muñeca, posturas estáticas de pie, sobreesfuerzo,
posturas estáticas.

 Riesgos psicosociales: Aislamiento, falta de participación, horas extras, organización

del tiempo, altos ritmos de trabajo, funciones ambiguas, jornadas prolongadas, relaciones
humanas, turnos rotativos, contenido de la tarea, monotonía, gestión administrativa,
relaciones interpersonales conflictivas.

 Riesgos administrativos: Carencia de normas de seguridad, normas de trabajo

inadecuadas, entrenamiento deficiente, procedimientos inadecuados, inducción
deficiente.
 Riesgos públicos: Delincuencia, incumplimiento de normas de tránsito, colisiones,
volcamientos, etc.

 Riesgos de origen social: Contra las instalaciones, personas.

 Riesgos de origen natural: Inundaciones, tormentas eléctricas, terremoto,

deslizamientos, vendavales, otros.

SG-SST: Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

SGA: Sistema de Gestión Ambiental.

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3. REQUERIMIENTOS LEGALES U OTROS REQUISITOS

Ley 9 de 1979: Dicta normas para preservar, conservar y mejorar la salud de los individuos en
sus ocupaciones.

Ley 1562 de 2012: Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras
disposiciones en materia de Salud Ocupacional.

ISO 14001:2015: Sistema de Gestión Ambiental.

ISO 45001:2018 : Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Resolución 2400 de 1979: Por la cual se establecen algunas disposiciones sobre vivienda,
higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo.

Decreto 1072 de 2015: Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo.

Decreto 1076 del 2015: Decreto Único Reglamentario del Sector Ambiente y Desarrollo
Sostenible.

Resolución 312 del 2019: Estándares mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el Trabajo.

4. OBJETIVOS

Identificar de manera proactiva, condiciones inseguras en las actividades realizadas por los
colaboradores de la UNGRD con el fin de corregirlas, controlarlas y minimizar la probabilidad de
ocurrencia de lesiones, daños o interrupciones del trabajo y evitar afectaciones al medio
ambiente.
5. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todas las áreas de la entidad y tiene cubrimiento a todos los
trabajos realizados por personal de la UNGRD.

6. DESARROLLO

Las inspecciones planeadas se entienden como un proceso que tiene como finalidad, la
identificación o localización, análisis y control de situaciones, actos o condiciones determinadas,
que encierran la posibilidad de alterar la dinámica normal de la organización; de acuerdo con
esta definición, las inspecciones se aplicarán según el alcance de estas así:
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N° DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE

Inspección a Procesos:

Verificar la actualización continua de la Check List –

documentación de los procesos, así como la Inspección a
identificación de necesidades de los mismos, en Procesos
1 cuanto a: aplicabilidad de documentos (propios (FR-1300-SIPG- SIPLAG
del proceso y transversales del SIPLAG), 32)
manejo de registros, cumplimiento de metas,
actualización de normogramas, entre otros.

Frecuencia: Cuando se requiera, antes de una

auditoría.
Inspecciones Locativas:

Verificar el cumplimiento de los programas

ambientales vigentes en materia de protección y
prevención de los aspectos relacionados para la
preservación del medio ambiente, así como
verificar las condiciones de las diferentes áreas
en materia de seguridad, con el objetivo de
detectar factores de riesgo, disminuyendo la
ocurrencia de incidentes y/o accidentes Formato de
laborales en los lugares de trabajo. SST - SGA –
Inspecciones
COPASST-
2 Locativas
Para esta inspección se tiene en cuenta la BRIGADA DE
(FR-1300-SIPG-
verificación de los siguientes ítems: EMERGENCIAS
60)

 Insp. Orden y aseo – Locativo

 Insp. Eléctrico
 Insp. Bodegas – Archivos
 Insp. Áreas comunes
 Insp. Saneamiento
 Insp. Bodegas

Frecuencia: Trimestral
Formato
Inspección de Condiciones de Puestos de Inspección De
Trabajo Condiciones De
Puesto De
3 Realizar la identificación oportuna de Trabajo. SST - ARL
condiciones ergonómicas desfavorables y
factores de riesgo, emitiendo medidas (FR-1300-SIPG-
preventivas y correctivas que brinden confort en 57)
las actividades desarrolladas.
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N° DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE

Frecuencia: Semestral

Inspección de Condiciones de Puestos de

Trabajo – Conductores Formato de
Inspección de
Verificar las condiciones de puesto de trabajo de Puestos de
4 los conductores y determinar las condiciones Trabajo – SST
generales en la ejecución de su labor. Conductores
(FR-1300-SIPG-
Frecuencia: Semestral 62)

Inspección Extintores:
Formato de
Identificar el estado y las condiciones de los Inspección de
SST - COPASST
extintores de la sede de la entidad con el fin Extintores
5 – BRIGADA DE
asegurar el uso adecuado y su disposición a la EMERGENCIAS
hora de controlar el fuego. (FR-1300-SIPG-
59)
Frecuencia: Trimestral

Inspección Botiquín de Primeros Auxilios:

Formato de
Revisar el estado de los elementos de primeros Inspección de
Auxilios (agotados, vencidos y condiciones de SST – COPASST
Botiquín
6 salubridad) para su disposición en cualquier – BRIGADA DE
sede de la entidad. EMERGENCIAS
(FR-1300-SIPG-
58)
Frecuencia: Trimestral

Formato de
Inspección pre operacional Vehículos:
Inspección de
Vehículos
Realizar la verificación detallada antes del
desplazamiento, de los sistemas que componen
(FR-1603-SA-10)
el vehículo y así determinar el buen
funcionamiento de este o descubrir problemas GAA –
7 que pueden causar una avería o falla durante el Responsable
viaje. PESV
Formato de
Inspección de
Frecuencia: Diaria
Seguridad para
Vehículos
Adicionalmente se inspecciona:
(FR-1603-SA-21)
1. Botiquín de primeros auxilios
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N° DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE

2. Equipo de carreteras.

Frecuencia: Mensual
Inspección almacenamiento Sustancias
Químicas:
Inspección
Evidenciar el almacenamiento correcto de los sustancias
8 productos químicos que se manipulan dentro de químicas y SGA – SST
la entidad para prevenir incidentes y almacenamiento
enfermedades laborales.
(FR-1300-SIPG-
Frecuencia: Trimestral 56)

Inspección de EPP:

Identificar las condiciones en las cuales se

encuentran los Elementos de Protección Formato de
Personal con el objetivo de disminuir la Inspección de
generación de lesiones en los colaboradores, EPP
9 SST
para esta inspección se tomará una muestra
aleatoria de todo el personal, incluido los FR-1300-SIPG-
proveedores que ejecuten actividades para la 61)
entidad.

Frecuencia: Semestral

Inspección kit de derrames locativos

Verificar el estado de los elementos que ayuden

a controlar y permitan contrarrestar y disminuir FR-1300-SIPG-
10 SGA
la posible ocurrencia de emergencias 46
ambientales en la Entidad.

Frecuencia: Semestral

Mecanismo para reporte de condiciones de

SST y ambiental.
Gestionar el cierre de los hallazgos informados
STOP: FR-1300-
por los colaboradores de la UNGRD, así como
SIPG-07 Contratistas y
11 brindar conocimiento de estos por medio de las
ICAI: FR-1601- funcionarios
tarjetas ICAI y STOP, a los líderes de los
GTH-71
Sistemas de gestión para su cierre.

Frecuencia: Cada que se requiera.

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N° DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE

Inspección de Condiciones de Puesto de

Trabajo en Casa. Formato de
verificación de
Verificar las características del entorno de condiciones de
12 trabajo, de los colaboradores de la UNGRD que puesto de trabajo SST
desempeñen funciones bajo la modalidad de (FR-1601-GTH-
trabajo en casa. 148)

Frecuencia: Cada que se requiera.

Jornadas de Orden y Aseo

Incentivar el orden y aseo en todas las áreas de

trabajo, apoyados en los Líderes Ecosiplag,
mediante la socialización de pieza de
comunicación informativa y previo envío por
correo electrónico de los lineamientos a tener en
Formato de
cuenta en materia de SST y ambiental, durante
Inspecciones SST - SGA –
la ejecución de esta actividad.
13 Locativas GAA - LÍDERES
(FR-1300-SIPG- ECOSIPLAG
Con los reportes anteriormente mencionados,
60)
las áreas de SST, SGA y GAA, según
corresponda, realizarán el seguimiento y gestión
necesaria para dar cierre a los hallazgos
evidenciados.

Frecuencia: Según fechas planificadas en el

cronograma.

En caso de encontrar hallazgos que puedan generar incidentes o accidentes laborales, se deberá
dejar registro por escrito en el formato de inspección y/o mediante reporte de tarjeta ICAI - STOP
de lo evidenciado.

6.1 ETAPAS DE LA INSPECCIÓN

Preparación.
Una preparación adecuada incluye:

✔ Planificar la inspección: Elaborar el cronograma de inspecciones a realizar durante el

próximo período.
✔ Determinar los responsables de cada inspección de acuerdo al área, equipo, instalación
y/o proceso a inspeccionar.
✔ Desarrollar una actitud positiva: prepararse mentalmente para buscar no sólo lo que está
mal, sino también para comentar y resaltar las buenas prácticas y condiciones.
✔ Disponer de las listas de chequeo existentes para realizar las inspecciones.
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Inspeccionar
Los siguientes son algunos de los puntos claves que ayudan a hacer más efectivas las
inspecciones:
✔ Orientarse por medio de mapas o esquemas y la lista de verificación.
✔ Acentuar lo positivo.
✔ Buscar los aspectos que se encuentran fuera de vista.
✔ Adoptar medidas temporales inmediatas.
✔ Describir e identificar claramente cada aspecto.
✔ Clasificar los peligros con base en el diagnóstico de las condiciones de la unidad.
✔ Determinar las causas básicas de los actos y condiciones subestándar.
✔ Determinar los impactos ambientales que se pueden generar en la unidad.

Desarrollar Planes de Acción.

Con la realización de las inspecciones se busca evitar, reducir y controlar la recurrencia tanto de
accidentes, incidentes, como de los impactos ambientales que puedan generar las actividades
de la unidad, para ellos se deben identificar los hallazgos encontrados y describirlos con el fin de
establecer e implementar planes de acción, estos se adicionarán en el Plan de trabajo para
Ambiental o SST, según aplique.

Los planes de acción que sean propuestos por los integrantes del COPASST deben ser
considerados con el Profesional de Seguridad y Salud en el Trabajo, para adoptar una mejor
decisión en relación con alguna acción propuesta se debe tener en cuenta el análisis de causas
y asignar el responsable de ejecutarla y determinar el tiempo de ejecución.

Seguimiento a los planes de acción.

En las reuniones del COPASST se realiza seguimiento a los hallazgos a mejorar dentro de las
inspecciones realizadas, con el fin de verificar el cumplimiento de las acciones que se tomaron y
su eficacia. El responsable de la inspección debe hacer un seguimiento de la ejecución de las
acciones correctivas recomendadas, verificando y facilitando los medios para que se cumplan.

✔ Dar a conocer a través de los informes a los colaboradores directamente responsables

de ejecutar las acciones correctivas.
✔ Verificar que la acción se inició de acuerdo con lo programado, dirigiendo los
inconvenientes a la autoridad respectiva.
✔ Comprobar la efectividad de las acciones ejecutadas y establecer las modificaciones
que sean necesarias.

6.2 ACCIONES CORRECTIVAS

De toda condición o acto Subestándar detectado, se debe en la medida de lo posible generar
una acción correctiva, para lo cual pueden existir varias opciones en cuanto a costos,
aplicabilidad y efectividad.

Los factores para tener en cuenta para la selección de una acción correctiva entre varias
alternativas son:

✔ El potencial de pérdida grave, serio, leve.

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✔ La probabilidad de ocurrencia de la pérdida es alta, moderada, baja.

✔ El grado probable del control.
✔ Justificación de la medida de control.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre: Juan Camilo Cardona / Nombre: Lina
Nombre: Lina Hernández
Angie Quintero / Mónica Andrea Hernández Reyes /
Reyes / David Valdés Cruz /
Echenique / Yinna Marcela David Valdés Cruz /
Ángela Calderón
Sierra /Hugo Lozano Ángela Calderón
Cargo: Profesional
Cargo: Profesional
Universitario - GTH /
Universitario - GTH / Jefe
Cargo: Contratista OAPI / Jefe Oficina Asesora de
Oficina Asesora de
Contratista GTH / Contratista Planeación e
Planeación e Información /
GTH / Contratista GAA Información /
Coordinadora Grupo de
Coordinadora Grupo de
Apoyo Administrativo
Apoyo Administrativo

7 CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA
1 Versión inicial 27/06/2014
2 Actualización ítem de indicadores del programa. 10/02/2015
Ampliación del alcance del Programa de Inspecciones
Planeadas, aplicable en UNGRD calle 26, Proyectos
3 30/04/2015
Especiales Calle 100, PGIR-AVG Pasto- Nariño Y
Centro Nacional de Logística.
Actualización información de inspecciones y
4 19/10/2015
mecanismos de medición.
Ajuste del documento en marco del cumplimiento
ambiental y el alcance del programa.
Adiciona en la metodología de inspecciones, los
formatos vigentes para la aplicación como la inspección
locativa - Orden y Aseo, Inspección De Condiciones De
Puesto De Trabajo, Inspección de Extintores, Inspección
de botiquines, los formatos de control de entrega de EPP
5 10/07/2020
y la inspección diaria de vehículos.
Se vincula como responsables también a los miembros
de la brigada de emergencias
Se modifica el Anexos el formato del cronograma de
actividades FR-1601-GTH-04_2 y adiciona la alineación
al Programa de Inspecciones, Orden, Aseo, Sistema De
SGA-SST en el FR-1300-SIPG-39.
Se adiciona la frecuencia con la que se realizan las
6 inspecciones y se adecua el formato para descripción de 08/10/2021
la actividad.
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Incorporación de inspecciones puntales en áreas de

7 trabajo, realizadas por parte de los contratistas y 10/02/2022
colaboradores por medio de las tarjetas ICAI y STOP.
Se incluye la descripción y lineamientos según
oportunidad de mejora a las jornadas de orden y aseo,
además se modifica el ítem de inspecciones puntuales
8 por Mecanismo para reporte de condiciones de SST y 14/07/2022
ambiental y se adicionan la inspección de puesto de
trabajo para conductores y inspección de puesto de
trabajo en casa.
Se realiza modificación en las frecuencias para las
9 inspecciones a los procesos, puestos de trabajo, 01/02/2023
inspección de orden y aseo y inspecciones de EPP.

8
ANEXOS
ANEXO 1
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Las actividades de inspecciones planeadas están en la matriz de seguimiento del programa de

Inspecciones, Orden, Aseo, Sistema De SGA-SST en el FR-1300-SIPG-39.