Archivo Digital

INDICE
ARCHIVO DIGITAL..................................................................................................2
¿QUE ES?............................................................................................................2
¿COMO FUNCIONA?...........................................................................................2
VENTAJAS........................................................................................................... 3
PROCESOS TECNICOS DE LA GESTION DOCUMENTAL EN COLOMBIA.....3
1. PLANEACIÓN.........................................................................................3
2. PRODUCCIÓN …....................................................................................3
3. GESTIÓN Y TRAMITE............................................................................3
4. ORGANIZACIÓN.....................................................................................3
5. TRANSFERENCIA..................................................................................3
6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS.........................................................3
MEDIDAS DE SEGURIDAD DEL ARCHIVO DIGITAL.........................................3
OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES...................4
LOS PRINCIPALES SON:....................................................................................4
1. Firma electrónica...........................................................................................4
a) Sello electrónico............................................................................................4
2. Sistemas de gestión digital............................................................................4
3. Nube..............................................................................................................4
ARCHIVO DIGITAL DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA............................5
CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DIGITALES EN EL ÁMBITO DEL ESTADO.....5
FORMA.................................................................................................................5
TIEMPO................................................................................................................6
MIGRACIÓN DE DATOS......................................................................................6
ARCHIVO DIGITAL DE DOCUMENTACIÓN JUDICIAL.......................................6
GESTIÓN ELECTRÓNICA DEL ARCHIVO JUDICIAL............................................6
CONVERSIÓN DE SOPORTE.................................................................................7
REUTILIZACIÓN DE SENTENCIAS........................................................................7
ARCHIVO DIGITAL
¿QUE ES?
El archivo digital puede explicarse como un sustituto del papel: su principal función
es almacenar documentos generados en formato digital. Asimismo, este puede ser
denominado fichero, el cual equivale a una unidad de datos que puede ser
utilizada por medio de aplicaciones instaladas en una computadora.
Las principales necesidades que cubre el archivo digital son la construcción y
disposición de un espacio único de consulta y almacenamiento de documentación
que facilita el orden
¿COMO FUNCIONA?
Dentro de las peculiaridades que un archivo digital debe tener, encontramos:

 Un contenido estable
 Cinco personas involucradas en su creación: autor, escritor, remitente,
destinario y creador.
 Sustento de acciones que facilitan la toma de decisiones.
 Componentes digitales en su reproducción.
Gracias a la transformación digital es posible migrar archivos físicos a un formato
digital respetando los siguientes pasos básicos:
 Elegir la información que queremos convertir.
 Digitalizar la información por medio de escáneres o cámaras fotográficas en
documentos o imágenes.
 Indexar y clasificar el material de forma que su búsqueda y difusión sean
accesibles.
 Almacenar la información en servidores, nubes o memorias especiales que
posean características de seguridad y confidencialidad.
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VENTAJAS
 Ahorro de dinero y tiempo.
PROCESOS TECNICOS DE LA GESTION DOCUMENTAL EN COLOMBIA

1. PLANEACIÓN: Entre la planeación hay que organizar, (depurar, crear
formas de foliación, se manejan las formas, y se manejan formatos).
2. PRODUCCIÓN: Elaborar un archivo organizado, registrando en forma
organizada los documentos, carpetas, folios, archivos etc…
3. GESTIÓN Y TRAMITE: Por medio de aplicaciones como JPG, PDF, DOCX,
EXE.
4. ORGANIZACIÓN: Las memorias, el correo, archivo físico, archivo digital,
CD, folio, carpeta.
5. TRANSFERENCIA: Archivo de gestión, archivo central y archivo histórico.
(Migración, emulación, refreshing, conversión)
6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS: TRD, TVD, nos ayuda a hacer una
preservación a largo plazo y esto trae: perdurabilidad, integridad, estabilidad,
protección, también nos ayudan a la valoración la cual nos resulta como
conservación total y eliminación.
MEDIDAS DE SEGURIDAD DEL ARCHIVO DIGITAL

Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deben contar con
medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad,
calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular,
han de asegurar la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como
el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.
OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES

Existen diferentes modelos de gestores documentales y herramientas que
permiten la optimización en la gestión de archivos.
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LOS PRINCIPALES SON:
1. Firma electrónica.
Con esta herramienta, se puede digitalizar, firmar, escanear y archivar los
documentos de manera virtual, con validación y protección legal, ya que los datos
cuentan con encriptación y otras herramientas de protección.
a) Sello electrónico
Un sello electrónico, también llamado eSeal, es básicamente información en
formato digital que se añade o conecta de forma inteligente con otro conjunto de
datos. Su propósito es confirmar de dónde vienen esos datos y asegurar que no
han sido alterados.
2. Sistemas de gestión digital.

Existen sistemas diseñados para gestionar documentos digitales, que almacenan,
actualizan y comparten archivos, según los niveles de acceso y privacidad
establecidos por la empresa.
La plataforma se puede personalizar según las necesidades de cada institución y

facilita las tareas diarias, haciendo que todo sea más sencillo y automatizado.
3. Nube.
Facilita el acceso, reduce la necesidad de hardware robusto y garantiza la
seguridad de los archivos.
Así, los gestores y los equipos pueden consultar los documentos desde cualquier
dispositivo y en cualquier lugar en que se encuentren. Los archivos, por su parte,
están protegidos, ya que no dependen de un ordenador específico para guardarse.
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ARCHIVO DIGITAL DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Pueden almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en
las actuaciones administrativas.
Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a

derechos o intereses de los particulares deben conservarse en soportes de esta
naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o
en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información
necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar
los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes
aplicaciones.
CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DIGITALES EN EL ÁMBITO DEL ESTADO

La Administración General del Estado y sus organismos públicos o dependientes
deben atender a los siguientes requisitos:
FORMA
Todos los documentos electrónicos utilizados en actuaciones administrativas, que
formen parte de un expediente electrónico, así como aquellos otros que tengan
valor probatorio de las relaciones entre los ciudadanos y la Administración, deben
conservarse en soporte electrónico.
La conservación de los documentos electrónicos debe realizarse de forma que

permita su acceso y comprenda, como mínimo, su identificación, contenido,
metadatos, firma, estructura y formato.
También es posible la inclusión de su información en bases de datos siempre que,

en este último caso, consten los criterios para la reconstrucción de los formularios
o modelos electrónicos origen de los documentos, así como para la comprobación
de la identificación o firma electrónica de dichos datos.
TIEMPO.
Los periodos mínimos de conservación de los documentos electrónicos se
determinan por cada órgano administrativo de acuerdo con el procedimiento
administrativo de que se trate. Los plazos de conservación de esta información
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están sujetos a los mismos plazos establecidos para los correspondientes
documentos electrónicos.
MIGRACIÓN DE DATOS.
Bajo la supervisión de los responsables de la seguridad y custodia del archivo
digital, han de habilitarse medios tecnológicos para la migración de los datos a
otros formatos y soportes que permitan garantizar la autenticidad, integridad,
disponibilidad, conservación y acceso al documento, cuando el formato de los
mismos, deje de figurar entre los admitidos por el Esquema Nacional de
Interoperabilidad y normativa correspondiente.
ARCHIVO DIGITAL DE DOCUMENTACIÓN JUDICIAL

Todos los documentos utilizados en las actuaciones judiciales pueden
almacenarse por medios electrónicos.
Se entiende por archivo judicial, tanto el conjunto orgánico de documentos

judiciales, como el lugar en el que quedan debidamente custodiados y clasificados
los documentos judiciales.
Los documentos electrónicos que contengan actos procesales que afecten a

derechos o intereses de los particulares deben conservarse en soportes de esta
naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o
en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información
necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar
los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes
aplicaciones.
GESTIÓN ELECTRÓNICA DEL ARCHIVO JUDICIAL

Los archivos judiciales se deben gestionar mediante programas y aplicaciones
informáticas, compatibles con los ya existentes en juzgados y tribunales,
adaptados a las funciones y cometidos de cada uno.
Los programas y aplicaciones informáticas han de ser aprobados por el Consejo

General del Poder Judicial a propuesta del Ministerio de Justicia o de las
comunidades autónomas con competencias en materia de provisión de medios
6
materiales y económicos para el funcionamiento de la Administración de Justicia, y
deben cumplir los requisitos exigidos en la legislación vigente.
CONVERSIÓN DE SOPORTE
Los documentos judiciales cuyo soporte sea papel, que se hallen almacenados y
custodiados en los archivos judiciales, pueden convertirse a soporte magnético o
cualquier otro que permita la posterior reproducción en soporte papel, a través de
las técnicas de digitalización, microfilmación u otras similares, siempre que se
garantice la integridad, autenticidad y conservación del documento, con el fin de
obtener una fácil y rápida identificación y la búsqueda de la documentación.
REUTILIZACIÓN DE SENTENCIAS
Sin perjuicio de lo dispuesto en la LO 3/2018, el Consejo General del Poder
Judicial regula reglamentariamente la reutilización de sentencias y otras
resoluciones judiciales por medios digitales de referencia o reenvío de
información, sea o no con fines comerciales, por parte de personas físicas o
jurídicas, para facilitar el acceso a las mismas de terceras personas.

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Dentro de las peculiaridades que un archivo digital debe tener, encontramos:

PROCESOS TECNICOS DE LA GESTION DOCUMENTAL EN COLOMBIA

MEDIDAS DE SEGURIDAD DEL ARCHIVO DIGITAL

OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES

2. Sistemas de gestión digital.

La plataforma se puede personalizar según las necesidades de cada institución y

Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a

CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DIGITALES EN EL ÁMBITO DEL ESTADO

La conservación de los documentos electrónicos debe realizarse de forma que

También es posible la inclusión de su información en bases de datos siempre que,

ARCHIVO DIGITAL DE DOCUMENTACIÓN JUDICIAL

Se entiende por archivo judicial, tanto el conjunto orgánico de documentos

Los documentos electrónicos que contengan actos procesales que afecten a

GESTIÓN ELECTRÓNICA DEL ARCHIVO JUDICIAL

Los programas y aplicaciones informáticas han de ser aprobados por el Consejo

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