Capítulo 4.

Metodología

4.1.- Participantes.

La Agencia Aduanal cuenta con los siguientes departamentos:

- Área de Exportación: Cuenta con un mandatario, un coordinador, cuatro

ejecutivos, dos desglosadores y tres despachadores.

- Área de Importación: Cuenta con mandatario, un coordinador, seis

pedimentadores, tres glosadores al 100%, dos glosadores - pedimentador y un

asignador de tráfico.

- Área de Operaciones Especiales (OP): Cuenta con un ejecutivo.

- Área de Logística: Cuenta con un gerente, dos coordinadores y una

responsable de facturación.

- Área de Contabilidad: Cuenta con un gerente administrativo, tres ejecutivas de

cobranza, dos ejecutivas de pagos y cheques, una ejecutiva de facturación y dos

ejecutivas de depósitos.

- Área de Sistemas: Cuenta con un solo ingeniero en sistemas.

- RH (Recursos Humanos): Cuenta con tan solo una encargada.

- Área de Mantenimiento: Se compone con dos personales.

- Área de Recepción: Se compone con una recepcionista.

4.1.1.- Población.

La Agencia Aduanal Enrique Mireles y Cía. S.C. típicamente se divide en varias

áreas o departamentos, cada uno con responsabilidades bien definidas. A

continuación, exploraremos las principales funciones que se llevan a cabo en cada una

de estas secciones:

- Área de Exportación: Los ejecutivos reciben la documentación del cliente y

registran el informe del embarque. Luego, asignan un número de tráfico y, en caso de

que el producto sea nuevo para trabajar, lo clasifican adecuadamente. Posteriormente,

se procede a la elaboración del pedimento. Una vez completado, este se envía a la

auditoría para su revisión meticulosa antes de su pago. Después de que la auditoría ha

revisado y validado el pedimento, se remite al cliente para su autorización final. Una

vez obtenido el visto bueno del cliente, se realiza la generación del DODA y se envía la

documentación al cliente y al transportista para el despacho aduanero.

- Área de Importación: Los ejecutivos de la empresa GLOBAL reciben un correo

electrónico que les notifica la necesidad de capturar información sobre el tráfico en el

sistema SLAM (Sistema Logístico de Administración y Monitoreo). Una vez recibido

este aviso, una persona designada dentro de la empresa se encarga de asignar los

diferentes tráficos a los respectivos importadores, asegurándose de que cada uno

reciba la información y los documentos necesarios para proceder. Una vez que los

tráficos han sido asignados, el departamento de GLOBAL imprime la documentación

asociada y realiza una revisión exhaustiva de cada expediente para verificar la

precisión y completitud de la información. Durante esta fase, se identifican los detalles

de la carga y se procede a generar los Certificados de Origen y Valor (COVES),

documentos esenciales para el despacho aduanero. Posteriormente, estos

documentos son ingresados en Aduanet, el sistema electrónico utilizado para la

gestión aduanera en el país correspondiente. En este punto, se añaden observaciones

relevantes, identificadores únicos y detalles sobre el transporte utilizado para el envío

de la carga. Una vez que el proceso de ingreso al sistema Aduanet está completo y se

ha generado el pedimento aduanal, el expediente se envía a un pedimentador. Este

profesional revisa minuciosamente el pedimento para asegurar que todos los datos

sean precisos y estén debidamente documentados según las regulaciones aduaneras

vigentes. Después de esta revisión, el pedimento validado se envía a otra persona

dentro de la empresa, quien verifica la exactitud de la información y procede con el

pago de los aranceles aduaneros y cualquier otro cargo aplicable. Una vez que el pago

ha sido confirmado, el expediente completo se envía a Global Inc., la unidad

encargada de gestionar y coordinar los envíos internacionales y las operaciones

logísticas globales de la empresa. Finalmente, los expedientes son transferidos al

coordinador del departamento correspondiente, quien se encarga de asegurar que

toda la documentación esté completa y precisa antes de ser entregada al

departamento de contabilidad para su registro y gestión financiera adecuada.

- Área de Operaciones Especiales (OP): Se encarga de gestionar aspectos

críticos y complejos relacionados como lo es la gestión de documentación que es de

asegurarse de que todos los documentos necesarios para la importación estén

completos, precisos y cumplan con los requisitos legales tanto del país exportador

como del país importador. Además del cumplimiento normativo el cual garantizar que

todas las importaciones cumplan con las regulaciones aduaneras, arancelarias y

cualquier otra normativa aplicable. De la misma manera la gestión de aduanas tramita

los despachos aduaneros, asegurando que los bienes sean liberados de manera

eficiente y legalmente correcta. Igual que hacen resolución de problemas que manejan

situaciones imprevistas durante el proceso de importación, como retrasos en la

aduana, problemas con los documentos o cambios en las regulaciones.

- Área de Logística: Implica coordinar eficientemente el transporte de

mercancías tanto en importación como exportación. Esto incluye la selección y gestión

de rutas y medios de transporte adecuados, la preparación de la documentación

aduanera necesaria y el seguimiento constante de los envíos para asegurar el

cumplimiento de los tiempos y regulaciones. Además, se encarga de gestionar el

almacenamiento temporal, mantener el control de inventarios y asegurar el

cumplimiento normativo tanto a nivel local como internacional. El objetivo principal es

optimizar los procesos logísticos para garantizar la eficiencia operativa y la satisfacción

del cliente en el comercio internacional.

- Área de Contabilidad: En el área de contabilidad, se desempeñan diversas

funciones cruciales para el flujo de operaciones financieras de la empresa. Esto

incluye recibir pedimentos de diferentes áreas o departamentos para la generación

precisa de facturas, las cuales luego son enviadas a los clientes correspondientes.

Además de este proceso, se lleva a cabo la gestión integral del ciclo de cobranza,

asegurando que los pagos sean recibidos en tiempo y forma. Otra responsabilidad es

la administración de los pagos a proveedores, asegurando que se realicen de acuerdo

con los términos acordados y dentro de los plazos establecidos. Esto implica la

revisión y validación de las facturas de proveedores antes de proceder con los pagos.

En términos de ingresos, el equipo contable se encarga de dar de alta a nuevos

clientes o ingresos en los sistemas contables y financieros de la empresa, asegurando

la integridad y precisión de los registros. Además, se autoriza el pago de pedimentos,

lo cual implica verificar y aprobar los documentos y procedimientos necesarios para

cumplir con las obligaciones legales y financieras de la empresa. Por último, se

registra y se da de alta los depósitos recibidos de clientes y otros ingresos,

asegurando que todos los fondos sean correctamente identificados y contabilizados en

los registros financieros de la empresa.

- Área de Sistemas: En el área de sistemas de una Agencia Aduanal, el

encargado desempeña múltiples funciones críticas. Esto incluye la gestión de sistemas

de internet, correo electrónico, bases de datos y servidores en general. Además, se

encarga del soporte a usuarios, abordando problemas, tanto de mantenimiento

preventivo como correctivo de los sistemas. También participa en el proceso de

compras, buscando optimizar costos y asegurando que las soluciones tecnológicas

sean eficientes y rentables. El rol implica proporcionar asesoría y consultoría interna

para identificar y resolver problemas tecnológicos complejos que puedan surgir. El

monitoreo constante de aplicaciones y cámaras de seguridad es esencial para

garantizar el funcionamiento adecuado y la seguridad física de la agencia. Además, el

encargado de sistemas lleva a cabo análisis de riesgos para prevenir intrusiones y

proteger la información confidencial de la agencia contra amenazas de seguridad. En

resumen, su responsabilidad es mantener la integridad y la eficiencia de los sistemas

tecnológicos de la agencia aduanal, asegurando que cumplan con los estándares de

seguridad y funcionamiento necesarios para las operaciones diarias.

- RH (Recursos Humanos): Desempeña varias funciones clave como la

selección y reclutamiento de personal, encargarse de identificar y contratar a

empleados calificados para diversos roles dentro de la agencia aduanal, también de la

administración de personal que gestiona todos los aspectos relacionados con el

empleo de los trabajadores, como la elaboración de contratos laborales, nóminas,

beneficios sociales, permisos, y cumplimiento de normativas laborales, hacen

evaluación del desempeño que implementa sistemas y procesos para evaluar el

rendimiento de los empleados, proporcionando retroalimentación y desarrollando

planes de mejora, gestiona el clima laboral promueve un ambiente laboral saludable y

productivo, mediante la implementación de políticas de bienestar, resolución de

conflictos, y fomento de la comunicación efectiva entre los empleados e hacen el

cumplimiento normativo asegurándose de que todas las prácticas de recursos

humanos cumplan con las regulaciones locales, estatales y federales pertinentes,

especialmente aquellas relacionadas con la seguridad en el trabajo y las leyes

aduaneras.

- Área de Mantenimiento: Generalmente se encarga de asegurar que todas las

instalaciones físicas, equipos y sistemas operativos estén en óptimas condiciones para

facilitar las operaciones aduaneras de manera eficiente y segura. Algunas de las

actividades típicas que se realizan en el área de mantenimiento pueden incluir el

mantenimiento de instalaciones que se ocupan de la infraestructura física de la

agencia aduanal, incluyendo los edificios, oficinas y almacenes. Esto implica

reparaciones, limpieza y adecuaciones necesarias para mantener las instalaciones en

buen estado. Así como también la gestión de suministros y repuestos que se encargan

de la gestión de inventarios de suministros necesarios para las operaciones diarias, así

como de repuestos para equipos que puedan necesitar reparación, esto con lleva la

seguridad y protección que aseguran que los sistemas de seguridad física (como

cámaras de vigilancia, alarmas) estén operativos y en buen estado para garantizar la

seguridad de las instalaciones y la protección de la mercancía y la información

sensible. Además, el soporte técnico brinda soporte técnico a los empleados en caso

de problemas con equipos o instalaciones, asegurando que cualquier problema técnico

se resuelva rápidamente para minimizar interrupciones en las operaciones.

- Área de Recepción: Esta área se encarga de diversas funciones clave dentro

de la Agencia Aduanal. Principalmente, su labor consiste en gestionar las llamadas

telefónicas entrantes y salientes hacia clientes y proveedores, así como proporcionar

la información solicitada por ellos. Además, se encargan de dirigir las llamadas hacia

las diferentes áreas de la Agencia Aduanal según sea necesario. Además de las

funciones telefónicas, también supervisan el acceso físico a las instalaciones. Esto

implica estar al pendiente de la puerta y los portones, registrando a todas las personas

que ingresan y salen de la agencia. Cada visitante debe completar un formato de

registro donde se detalla el motivo de su visita, las personas con las que se

encuentran y la hora de salida planificada. Otras responsabilidades incluyen la gestión

documental, que abarca desde archivar documentos hasta escanear pólizas que son

enviadas por el departamento de contabilidad. Estos documentos se organizan en

carpetas designadas con el nombre del cliente correspondiente, asegurando un

sistema ordenado y accesible para futuras consultas.

4.1.2.- Muestra.

En el área de exportación, los ejecutivos reciben la documentación del cliente y

registran el informe del embarque. Luego, asignan un número de tráfico y, en caso de

que el producto sea nuevo para trabajar, lo clasifican adecuadamente. Posteriormente,

se procede a la elaboración del pedimento. Una vez completado, este se envía a la

auditoría para su revisión meticulosa antes de su pago. Después de que la auditoría ha

revisado y validado el pedimento, se remite al cliente para su autorización final. Una

vez obtenido el visto bueno del cliente, se realiza la generación del DODA y se envía la

documentación al cliente y al transportista para el despacho aduanero.

4.2.- Instrumentos.

Para registrar los errores más comunes al capturar un pedimento en un archivo

de Excel, se llevará a cabo cuatro pasos que son los siguientes:

Paso 1: Crear una plantilla de Excel.

1. Abrir Excel: Inicia Microsoft Excel en tu computadora.

2. Crear una nueva hoja de trabajo: Selecciona "Nuevo" para crear un nuevo

libro de Excel.

3. Se diseñará la plantilla:

En la primera fila (fila 1), se pondrá en los encabezados para tus columnas.

• Columna A: Fecha.

• Columna B: Tipo de Error.

• Columna C: Descripción del Error.

• Columna D: Número de Pedimento.

• Columna E: Observaciones.

Paso 2: Registrar los errores.

 1. Registrar un nuevo error: Cada vez que identifiques un error al capturar un

pedimento, puedes llenar una nueva fila en tu archivo de Excel.

2. Llenar la información:

• En la columna de "Fecha", ingresa la fecha en que se identificó el error.

• En "Tipo de Error", especifica qué tipo de error fue (por ejemplo, error de

cálculo, falta de documento, etc.).

• En "Descripción del Error", proporciona detalles específicos sobre el error

encontrado.

• En "Número de Pedimento", si es relevante, registra el número de

pedimento al que se refiere el error.

• En "Observaciones", puedes incluir cualquier información adicional que sea

relevante para entender o corregir el error.

Paso 3: Mantener y analizar el registro.

1. Actualizar regularmente: A medida que identifiques nuevos errores,

asegúrate de agregarlos al archivo.

2. Análisis periódico: De manera periódica, revisa los datos recopilados para

identificar patrones recurrentes o áreas donde se cometen más errores.

3. Toma de decisiones: Utiliza esta información para implementar mejoras en

el proceso de captura de pedimentos, como capacitaciones adicionales, controles de

calidad mejorados, o ajustes en los procedimientos.

Paso 4: Mejoras continuas.

1. Itera sobre el proceso: A medida que implementes cambios para reducir

los errores, continúa registrando cualquier error residual para evaluar la efectividad de

las mejoras.
 2. Compartir información: Si es relevante, comparte este registro con tu

equipo para fomentar la transparencia y la colaboración en la mejora continua del

proceso.
4.3.- Procedimiento.

INICIO

Paso 1: Crear una plantilla

de Excel

I. Abrir Excel

II. Crear una nueva

hoja de trabajo

III. Diseñar
la plantilla

Encabezados:

A: Fecha

B: Tipo de Error
C: Descripción del Error

D: Número de Pedimento

E: Observaciones

Paso 2: Registrar los errores

I. Registrar un nuevo error

SI
¿Más
errores por
registrar?

NO

II. Llenar la información

A
 A

Fecha: Ingresar fecha del error

Tipo de Error: Especificar tipo
Descripción del Error: Detalles específicos
Número de Pedimento: Si aplica
Observaciones: Información adicional

Paso 3: Mantener y analizar

el registro

I. Actualizar regularmente

II. Análisis
periódico

¿Identificados SI
III. Toma de
patrones
decisiones
recurrentes?

NO
Fin del Implementar
análisis mejoras

Paso 4: Implementar
mejoras

I. Iterar sobre el proceso

II. Compartir
información

FIN