INSTITUTO TECNOLÓGICO DE TUXTEPEC

MATERIA:

INT. DE PRESUPUESTACION EMPRESARIAL

DOCENTE:

ISABEL LIRA VAZQUEZ

ALUMNA :

LIZBETH PEREZ RAFAEL

CARRERA:

INGENIERO EN GESTIÓN EMPRESARIAL

ACTIVIDAD

REPORTE DE INVESTIGACION
El control, como función administrativa, forma parte del ciclo conocido
como proceso administrativo, constituye la última de sus fases, le
corresponde la comprobación de las acciones y programas plani cados
para determinar si se cumplen los objetivos jados y plantear medidas
de corrección y mejora cuando sea posible.

A continuación se presentan, de manera sintética, algunas de las

principales características del control como etapa del proceso
administrativo, sus funciones, objetivo, los pasos dentro de su propio
proceso y algunos de sus principales tipos.

Qué es el control como etapa del proceso administrativo

Sabemos que el proceso administrativo, es un conjunto de pasos,

etapas o fases mediante las cuales se aprovechan los recursos con los
que cuenta una empresa. Estas etapas se dividen en planeación,
dirección, organización y control. Como observamos, el control es la
última etapa del proceso administrativo. Esta etapa consiste en medir y
corregir el desempeño de las actividades y procesos que se llevan a
cabo para asegurar que los objetivos de la empresa sean alcanzados.

Tiene las siguientes funciones:

• Función restrictiva y coercitiva: se emplea para evitar los

desvíos indeseables o comportamientos no aceptados. Se usa
para delimitar funciones y ejercer el mando dentro de la empresa.
• Sistema automático de regulación: cuando se detecta que las
actividades o funciones de los colaboradores, los procesos, las
áreas o departamentos se han desviado o presentan
irregularidades, esta regulación los hará volver a las actividades
ya planeadas.
• Función administrativa: como ya se indicó, el control forma parte
del proceso administrativo, junto con la planeación, la
organización y la dirección.

Objetivo del control

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 El objetivo de la función administrativa de control es la de ver que todo
se haga conforme fue planeado y organizado, según las órdenes
dadas, para identi car los errores o desvíos con el n de corregirlos y
evitar su repetición.

Proceso de control

El control o evaluación, como hoy se conoce, consiste en el proceso

sistemático de regular o medir las actividades que desarrolla la
organización para que estas coincidan con los objetivos y expectativas
establecidos en sus planes (Bernal y Sierra, p. 211). A n de identi car
los errores o desviaciones y con el objetivo de corregirlos y evitar su
repetición, la función de control, como fase del proceso administrativo,
se desarrolla dentro de un proceso compuesto por las siguientes fases:

1. Establecimiento de estándares. Se establecen los criterios de

evaluación o comparación. Usualmente se determinan dentro de
las siguientes cuatro variables:
◦ De cantidad: establece el volumen de producción, cantidad
de existencias, materias primas, número de horas de
trabajo.
◦ De calidad: establece la calidad del producto, sus
especi caciones.
◦ De tiempo: es el tiempo estándar para producir un
determinado producto, tiempo medio de elaboración de un
producto.
◦ De costos: establece los costos de producción,
administración, costos de ventas.
2. Evaluación del desempeño. Tiene como n evaluar lo que se
está haciendo.
3. Comparación de desempeño con el estándar establecido.
Compara el desempeño de las funciones realizadas con el que fue
establecido como estándar, para veri car si hay desvió o variación
o algún error o falla con relación al desempeño esperado.
4. Acción correctiva: busca corregir el desempeño para adecuarlo
al estándar esperado.
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 El control es un medio de retroinformación que sirve para reiniciar el
proceso administrativo. Si el n último de la administración es la calidad
y e ciencia, la manera de veri car que esto se ha logrado es a través
del control.

El sistema de control administrativo se considera cada vez más un

sistema de retroalimentación cuyo propósito central es identi car
oportunidades de mejoramiento que les permitan a las organ zaciones
una mejora continua en la optimización de sus recursos y el logro de
sus resultados en función de una mejor competitividad, mediante un
mejor desempeño de las actividades.

Mancera propone una variación al proceso de control, dice que el

verdadero proceso de control incluiría los siguientes pasos:

• Una fase de plani cación de objetivos para cada segmento de la

organización.
• Ejecutar los objetivos.
• Medir los resultados.
• Interpretar los resultados.
• Emprender acciones correctoras. Estas acciones correctoras, a su
vez podrían ser de tres tipos:
◦ Modi car la actuación del segmento cuyos resultados son
insatisfactorios.
◦ Modi car el objetivo inicialmente asignado.
◦ Modi car la estructura del segmento y organizarlo de otro
modo, asignando objetivos particulares a cada
subsegmento.

Tipos de control

Existen diferentes tipos de control, entre los principales se encuentran:

• Control Preliminar: Es el realizado antes de que el proceso

operacional comience. Esto incluye la creación de políticas,
procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las
actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.
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 • Control Concurrente: Se aplica durante la fase operacional. Esta
incluye dirección, vigilancia, sincronización de las actividades que
ocurran para que el plan sea llevado a cabo bajo las condiciones
requeridas.
• Control de Retroalimentación: Se enfoca en el uso de la
información de los resultados anteriores para corregir posibles
desviaciones.
Importancia del control dentro del proceso administrativo

De acuerdo con Munch (p. 57. 2007), el control es una función del
proceso administrativo de vital importancia, dado que:

• Sirve para comprobar la efectividad de la gestión.

• Promueve el aseguramiento de la calidad.
• Protege los activos de la empresa.
• Se garantiza el cumplimiento de los planes.
• Establece medidas para prevenir errores, y reducir costos y
tiempo.
• Sirve para determinar y analizar las causas que originan las
desviaciones, y evitar que se repitan.
• Es el fundamento para reiniciar el proceso de planeación y sus
etapas.

Principios del control

1. Equilibrio. Para cada grado de delegación conferido debe

establecerse el grado del control correspondiente. De la misma
manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se
comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los
mecanismos para veri car que se cumpla con la responsabilidad
conferida y que la autoridad se ejerza.
2. Indicadores o estándares. Los indicadores de actuación o
estándares sirven de patrón para evaluar los resultados. La
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 efectividad del control está en relación directa con la precisión de
los indicadores, ya que estos permiten la ejecución de los planes
dentro de ciertos límites, minimizando errores y,
consecuentemente, evitando pérdidas de tiempo y dinero.
3. Oportunidad. El control que no es oportuno carece de validez y
no cumple con su propósito: Para que sea e caz, requiere ser
oportuno y propiciar que se aplique antes de que se efectúen
errores, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas
con anticipación. Es indispensable que los controles existan en
tiempo y forma.
4. Desviaciones. Las no conformidades o desviaciones que se
presentan en relación con los planes deben ser analizadas, para
detectar las causas que las originaron a n de tomar las medidas
necesarias para evitarlas.
5. Costeabilidad. Un sistema de control debe justi car el costo que
representa en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales
que este reporte. Solo deberá implantarse si su costo se justi ca
ante los resultados esperados.
6. Excepción. El control debe aplicarse preferentemente a las
actividades excepcionales y representativas a n de reducir costo
y tiempo con la nalidad de aplicarlo a funciones estratégicas. Es
necesario que en una empresa se utilice la estadística como un
medio de control por excepción.
7. Función controlada. El responsable de aplicar el control no debe
estar involucrado con la actividad a controlar. La función
controladora por ningún motivo debe comprender a la función
controlada, ya que el control pierde efectividad.

Herramientas y técnicas de control

El uso de diferentes herramientas y técnicas de control conforman lo

que se conoce como el sistema de control de la empresa u
organización. Dichas técnicas son aplicadas a lo largo y ancho de la
rma, en todas sus áreas funcionales, con el propósito de evaluar el
desempeño en todos los niveles, por cargo, por actividad, por proceso,
por departamento, por área y en general, a n de establecer las
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desviaciones y, a través de esas medidas, determinar las acciones
correctivas necesarias.

Algunas de las técnicas de control son enunciadas a continuación

• Auditoría. De gestión o administrativa, interna, nanciera,

contable, externa, legal, operativa, informática.
• Reportes e informes.
• Indicadores de gestión, productividad y desempeño.
• Contabilidad.
• Presupuestos.
• Diagramas.
• Modelos matemáticos.

Las siguientes son algunas de las preguntas más comunes que se

realizan antes de decidir el uso de herramientas y técnicas de control:

• ¿Qué se va a medir?
• ¿Quién llevará a cabo la acción o proceso?
• ¿Con cuáles elementos de control se cuenta?
• ¿Existe un nivel de aceptación de errores?
• ¿A quién le interesa el posible reporte?
• ¿Qué se puede hacer a partir de obtener la información?

Conclusión

El control es uno de los pasos más importantes dentro del proceso

administrativo, ya que en este, se observan todas las irregularidades
que se presentaron en el proceso y facilita que se vuelvan a hacer de
acuerdo a su planeación. Sin embargo, todos los pasos son importantes
y se deben de cumplir cada uno a su tiempo, utilizando la herramienta
necesaria para mantener un buen control de la organización, por lo
tanto es de vital importancia comprender estas herramientas y generar
los cambios necesarios en la empresa.
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