Instituto Nacional de Administración Pública

Curso Excel Básico

Unidad 2
Tabla de contenido

Formato de celdas ........................................................................................................................................ 3

Estilos de Celda .............................................................................................................................................. 4
Bordes y relleno de celdas ......................................................................................................................... 5
Dibujar bordes................................................................................................................................................ 6
Formato de Número .................................................................................................................................... 8
Combinar celdas ......................................................................................................................................... 11
Tablas.............................................................................................................................................................. 13
Formato de tabla ........................................................................................................................................ 17
Fila o columna con bandas ..................................................................................................................... 18
Fila Totales .................................................................................................................................................... 19
Agregar texto Alternativo a las tablas para la accesibilidad ....................................................... 20
Rango de datos Vs. Tabla........................................................................................................................ 22
Ordenar y filtrar .......................................................................................................................................... 22
Orden Personalizado ................................................................................................................................ 24
Filtro ................................................................................................................................................................ 26
Búsqueda de datos .................................................................................................................................... 28
Buscar ............................................................................................................................................................. 29
Reemplazar ................................................................................................................................................... 31
Referencias Bibliográficas ....................................................................................................................... 34

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Formato de celdas
En Excel podemos cambiar el formato de los datos que estén en la hoja de cálculo para
aplicarle un estilo deseado. Para acceder al mismo se encuentra en el grupo Fuente
de la ficha de Inicio.

En este grupo encontramos los elementos para modificar los datos, al posicionarnos en
entre los cuales son de funciones comunes entre las herramientas de Office los siguientes:
 Tipo de fuente
 Tamaño de la fuente
 Estilos de la fuente
 Color de la fuente
 Relleno de la celda
 Bordes de celda

También en el grupo encontramos en iniciador de cuadro de dialogo en el que

al acceder nos muestra todas las opciones de modificación dentro del mismo como se
observa a continuación:

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Estilos de Celda
Los estilos de celda son otra opción de cambiar el formato a los datos en la hoja, los
cuales son formatos predefinidos. Estos muestran una vista previa de como quedarían los
datos y se encuentran en la ficha de inicio en el grupo estilos en la opción Estilos de
celdas, al seleccionarla se despliega la siguiente ventana en donde se selecciona el estilo
que se quiera aplicar:

También se puede crear un estilo

personalizado.

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Bordes y relleno de celdas
En la hoja de cálculos podemos observar nuestra área de trabajo con las celdas, pero los
bordes de las mismas no se muestran, solo podremos observarlas si la aplicamos y de
esta misma manera poder apreciarlas en una impresión.

Estos bordes lo podemos aplicar en todos los lados o uno específico según las distintas
opciones que nos brinda la lista de sus herramientas. En la misma ficha de inicio en el
grupo Fuente encontramos dicha opción en la cual al seleccionarla se despliega la
siguiente lista:

Se puede observar una vista previa

de cual lado es que se desea aplicar
el borde para poder seleccionar

En este espacio se encuentran las opciones

para dibujar los bordes o borrar un borde.
También se encuentran las opciones para
elegir el color y estilo de la línea que se
quiere aplicar.

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Dibujar bordes
En este grupo de opciones de bordes podemos encontrar “Color de línea” que se utiliza
para cambiar el color a los bordes asignados en una tabla o para definir un rango de
celdas.

También podemos encontrar “Estilos de Línea” para definir si queremos bordes de línea
continua, línea de puntos, línea de guiones entre otras.

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Al seleccionar la opción Más borde que se encuentra al final de la lista nos abre una
ventana con la ficha de bordes activa en la que también se pueden establecer las distintas
opciones de bordes en nuestras celdas como a continuación:

Se puede elegir el estilo

de línea, color y luego
seleccionar a cuáles lados
de la celda se quiere
aplicar.

Una vista de cómo quedaría con ese estilo de bordes color verde y con línea
entrecortadas.

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Formato de Número
En Excel encontramos distintos formatos de números que se pueden aplicar y que
cambian el aspecto de los datos sin cambiar el número.
Estos formatos se encuentran en la ficha de inicio en el grupo Número:

El formato General es el predeterminado para los datos que ingresamos en nuestra hoja
de cálculo. La lista de los formatos son los siguientes que aparecen a continuación:

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Una descripción de los formatos de números disponibles en Excel y que aparecen en la
figura anterior.

FORMATO DESCRIPCIÓN
Éste es el formato de número
predeterminado que aplica Excel cuando
se escribe un número. En la mayoría de los
casos, los números que tienen el formato
General se muestran tal y como se
General escriben. Sin embargo, si la celda no es lo
bastante ancha para mostrar todo el
número, el Formato General redondea los
números con decimales. El formato de
número General también utiliza la
notación científica (exponencial) para
números grandes (de 12 o más dígitos).
Este formato se utiliza para la presentación
general de números. Puedes especificar
Número el número de posiciones decimales que
deseas usar, si deseas utilizar separadores
de miles y cómo deseas mostrar los
números negativos.
Este formato se utiliza para los valores
Moneda monetarios generales y muestra el
símbolo de moneda predeterminado junto
a los números.
Este formato también se emplea para
valores monetarios, pero alinea los
Contabilidad
símbolos de moneda y los separadores
decimales de los números de una
columna.
Este formato muestra los números de serie
Fecha de fecha y hora como valores de fecha,
en función del tipo y configuración
regional.
Este formato muestra los números de serie
Hora de fecha y hora como valores de hora,
en función del tipo y configuración
regional.

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 FORMATO DESCRIPCIÓN
Este formato multiplica por 100 el valor de
Porcentaje
la celda y muestra el resultado con un
símbolo de porcentaje.
Este formato presenta los números en
Fracción
forma de fracción, dependiendo del tipo
de fracción especificado.
Este formato muestra los números
siguiendo la notación exponencial,
Científico reemplazando parte del número con E + n,
donde E (que significa Exponente)
multiplica el número precedente por 10
elevado a la n-ésima potencia.
Este formato trata el contenido de las
Texto celdas como texto y muestra el contenido
exactamente tal y como se escribe, incluso
cuando se escriban números.
Este formato muestra los números como
Especial
un código postal, número de teléfono o
número de seguridad social.
Este formato permite modificar una copia
de un código de formato de número
Personalizado
existente. Crea un formato de número
personalizado que se agrega a la lista de
códigos de formato de número.

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Al seleccionar la opción Más formatos de número al final de la lista nos muestra el
siguiente cuadro de dialogo en donde muestra la lista de los distintos formatos y una
muestra o vista previa de como se verán los datos al aplicarle dicho formato.

Un ejemplo de los estilos más usados son los siguientes:

A cada celda se le ha aplicado el formato que tiene como encabezado y de esta manera
se pueden apreciar los datos.

Combinar celdas
En Excel la opción de combinar las celdas nos permite modificar y ajustar el espacio dentro
del área de trabajo según los datos insertados y mejorar la visualización de los mismos.
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Esta opción se encuentra ligada a la alineación del texto, se pueden combinar 2 o más
celdas convirtiéndose éstas en una sola.

Se encuentra en la ficha Inicio en el grupo Alineación, a continuación, un ejemplo de las

distintas opciones:

En este ejemplo el texto se encuentra en la primera celda de la izquierda para poder lograr
los distintos resultados. Es de suma importancia tener eso en cuenta cuando se quiere
combinar ya que Excel combina y solo deja los datos en la celda superior izquierda de
todo el espacio seleccionado para combinar y borra el resto.

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De igual manera cuando este tipo de acciones va a suceder Excel siempre nos muestra el
siguiente mensaje:

Tablas
Trabajar con tablas en Excel es de gran beneficio ya que nos permite organizar y
administrar la información, brindando un conjunto de funciones diseñadas
exclusivamente para su gestión.

Estas herramientas te permiten controlar los estilos de tablas, ordenar, buscar y filtrar la
información con sólo un par de clics. Antes de poder utilizar cualquiera de estas
funcionalidades, tienes que convertir tus datos a una Tabla de Excel y para ello tenemos
2 maneras de hacerlo:

 Desde la ficha Insertar en el grupo Tablas

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Al seleccionar la opción muestra el siguiente cuadro de diálogo:

Como vamos a crear una tabla, en esa casilla

donde nos pregunta, Dónde están los datos
de la tabla? se debe es seleccionar el rango
de celdas en nuestra hoja ocupando espacio
para que se muestre la misma.

Si selecciono el rango B2: E9 se debe mostrar mi cuadro de diálogo igual al que está en
la parte inferior de la tabla.

Luego seleccionamos el botón de Aceptar para que nos muestre la tabla.

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Ya creada nuestra tabla nos muestra el resultado con una fila adicional al rango
seleccionado siendo esta la fila de encabezados de la tabla. Solo queda agregar todos los
datos deseados.

 Otra forma de agregar una tabla a nuestra hoja de cálculo desde la ficha de inicio
en el grupo Estilos en la opción Dar formato como tabla, al seleccionarla nos
muestra una lista de estilos en la que debemos decidir cual estilo de tabla
deseamos agregar, la ventana es la siguiente:

Al seleccionar el estilo, nos muestra el

mismo cuadro de dialogo que ya vimos
anteriormente:

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Cuando le aplicamos el formato a un rango de datos que ya tenemos en la misma. Como
por ejemplo los siguientes datos:

La selección debe ser la siguiente:

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Seleccionar los datos a los cuales se les quiere aplicar el estilo de la tabla y en el cuadro
de diálogo activar la casilla La tabla tiene encabezados (Esto es porque ya nuestros datos
lo tienen, de no activar la casilla, Excel agrega una fila como encabezado de manera
automática para que se coloquen los datos), al dar clic en aceptar nos muestra los
cambios aplicados:

Formato de tabla
Al tener en un estilo de tabla agregada a nuestra hoja, al estar posicionada sobre la misma
se activan una ficha contextual que brinda todas las funciones de edición:

En estas fichas encontramos la opción para asignarle el nombre a la tabla, modificar el

rango de la tabla, cambiar el estilo por otro de la lista disponible y modificar la apariencia
de la tabla en el grupo Opciones de estilo de tabla. En este grupo se encuentran distintas
opciones que en casillas permiten activar o desactivar funciones en la tabla:

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 Las casillas que se muestran
activa en esta imagen son las
que se muestran aplicadas en
la tabla anterior.

Fila o columna con bandas

Estas opciones modifican la apariencia en poder seleccionar que sean las filas o columnas
sombreadas o rellenas del color según el estilo seleccionado.

Al desactivar las filas con bandas la tabla se visualiza de la siguiente manera:

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Al activar la casilla columna con bandas se visualiza de esta manera:

Fila Totales
Esta función es una fila que se agrega al final de la tabla, Excel aplica automáticamente
negrita a la fila de totales para hacer que se destaque. De forma predeterminada aparece
la suma de la última columna en la última celda.

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Una característica importante de la fila de totales es que cada celda de esta fila al ser
seleccionada puede mostrar una lista desplegable con 8 funciones de forma
predeterminada, para aplicar cualquiera de ellas en el momento necesario.

Agregar texto Alternativo a las tablas para la accesibilidad

El texto alternativo ayuda a los usuarios con deficiencias visuales a comprender las
imágenes y otro contenido gráfico. Cuando alguien usa un lector de pantalla para ver
documentos, escuchan texto alternativo; sin este, solo saben que han llegado a una
imagen, pero no lo que se muestra en ella.

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Para agregar el texto alternativo a una tabla, se debe estar posicionado sobre la misma y
hacer clic derecho con el mouse para que muestre el menú contextual y allí seleccionar la
opción de tabla como se muestra en la siguiente imagen:

Al seleccionar esta opción nos muestra

el siguiente cuadro de dialogo:

En este cuadro de dialogo se coloca la

información descriptiva sobre la tabla y luego
aceptar.

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Rango de datos Vs. Tabla
Los rangos de Excel son un conjunto de celdas contiguas, es decir una selección de
diferentes celdas con datos y pueden ser utilizados para realizar acciones concretas, por
ejemplo, crear gráficos.

Para seleccionar un rango se debe hacer clic sobre una celda y extender el área hasta
donde considere. Las celdas seleccionadas forman un rango, pero no tienen propiedades
en común.

Las tablas de Excel son un rango de celdas con el formato de tabla. Al aplicar dicho
formato los datos tienen relación entre sí, el estilo de las celdas cambia y se activan
funciones especiales integradas solo bajo este formato.

Ordenar y filtrar
Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos.

Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y
encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.

Podemos ordenar datos por:

 Texto de forma Ascendente (A a Z) o de forma Descendente (Z a A)

 Números (de menor a mayor o de mayor a menor)
 Fechas y horas (de más antiguos a más recientes y de más recientes a más
antiguos)

También se puede ordenar por una lista personalizada o por formato, incluyendo el color
de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos. Todo dependerá de lo que tenga
nuestra tabla.

Una de la manera de acceder a la opción de ordenar los datos es en la ficha de Datos en

el grupo Ordenar y filtrar:

También encontramos la
opción en la ficha de inicio
en el grupo Edición.

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En las opciones señaladas en las imágenes anteriores se accede para ordenar los datos
de la tabla y según los datos de la columna en la que se encuentre posicionado si su valor
es texto, número o fecha mostrará la manera de ordenar.

Esta es la tabla que se ha trabajado como ejemplo en cada uno de los temas anteriores:

Ordenándola por la columna de vendedor de A-Z queda de la siguiente manera:

Si se ordena por la columna de Ventas de menor a mayor A-Z:

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Orden Personalizado
Otra de las funciones que podemos aplicar es el orden personalizado, que no es más que
aplicar varios criterios dentro del mismo rango. Se acceden en las mismas ubicaciones de
Ordenar y Filtrar:

Al acceder a cualquiera de esas opciones nos muestra el siguiente cuadro de dialogo:

En ese botón se
agregan la cantidad
de niveles que serán los
criterios para ordenar los
datos.

En columna se despliegan la lista de los encabezados que

se tengan en el rango de los datos, allí seleccionamos una
para definir según su tipo como se va a ordenar.

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 En ordenar según de igual manera se despliega una lista
para seleccionar el tipo de ordenación que aplique para la
columna ya seleccionada.

En Orden allí nos mostrará la lista según el tipo de dato de

la columna las opciones de como podemos ordenar (para
este ejemplo se estaba posicionada en una columna
numérica).

Algo muy importante de tener en cuenta es que en el mismo orden que coloquemos las
categorías de los niveles para ordenar nos indica como realizará los cambios en nuestros
datos.

Luego de colocar la cantidad de criterios para ordenar los datos como, por ejemplo:

Los botones señalados en la imagen, es que luego de crear los niveles si se desea eliminar
solo se debe posicionar en la misma y seleccionar el botón Eliminar, si luego de agregar
los niveles quiere invertir el orden de los niveles, se posiciona en el nivel que quiere mover
y presiona el botón de las flechas según aplique hasta que llegue en el nivel deseado.

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En la misma tabla que se ha usado anteriormente le aplicamos este orden personalizado
y queda de la siguiente manera:

Filtro
Otra función muy útil es el filtrado de datos es una manera fácil y rápida de buscar un
subconjunto de datos en un rango de celdas o una tabla.

Por ejemplo, se puede filtrar los datos para ver únicamente los valores que se especifique,
filtrar los datos para ver el valor máximo y el valor mínimo o filtrar los datos para ver
rápidamente valores duplicados.

Después de filtrar datos en un rango de celdas o en una tabla, se puede volver a aplicar
otro filtro para obtener resultados más definido, o borrar un filtro para volver a mostrar
todos los datos.

Esta función se puede activar o desactivar en el rango de datos o tabla desde la ficha de
Datos en grupo ordenar y filtrar o desde la ficha de inicio en el grupo Edición en Ordenar
y Filtrar.

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En la tabla o rango de datos al activarlo se muestra en los encabezados con este botón
el cual al seleccionarlo se despliegan las distintas opciones para cumplir la función de
filtrar la información según se elija.

Al igual que en Ordenar los datos según el tipo de datos y elementos o estilos en la
columna seleccionada nos muestra las opciones.

Cuando haces clic en la flecha de una columna que tiene un filtro, todos los valores de
esa columna aparecen en una lista.

Con estas opciones podemos filtrar de la manera siguiente enumerada:

1 3

1. Usar el cuadro Buscar para escribir el texto o los números que deseas usar para
realizar la búsqueda.
2. Activar y desactivar las casillas para mostrar los valores que se encuentran en la
columna de datos.
3. Usar criterios avanzados para buscar los valores que reúnen condiciones
específicas.

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Con un filtro en la tabla dejando activa solo la casilla de la sucursal Girasol, mis datos se
muestran de la siguiente manera:

Solo muestra los datos de dicha sucursal, el resto de los datos se encuentran ocultos
(noten los saltos de los números de fila) hasta que se elimine el filtro y muestre toda la
tabla nuevamente.

Al volver a seleccionar el botón de filtro

ahora muestra activa la opción de borrar el
filtro.

Búsqueda de datos
La función de búsqueda, busca en cada celda del libro u hoja hasta que encuentra el
contenido solicitado.

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Buscar
Para ubicar esta función nos ubicamos en la ficha inicio en el grupo Edición en la opción
Buscar y Seleccionar y haga clic en Buscar:

Al seleccionar la opción muestra el siguiente cuadro de dialogo:

En el botón de opciones al seleccionarlo se muestran unos criterios para la búsqueda

muy importante, en la que se define si Excel va a buscar en el libro o solo en la hoja que
se encuentra trabajando, si la coincidencia con un valor es exacta o no con Mayúsculas y
otros.

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Al definir esos criterios, entonces debe escribir en la casilla de buscar la palabra, frase o
número que está buscando.

Al darle clic al botón buscar todos, Excel en el mismo cuadro de dialogo en la parte inferior
muestra la lista con los resultados y su ubicación, como se muestra a continuación:

Para ir hasta cada ubicación se puede hacer clic en el botón Buscar siguiente y nos irá
desplazando por la lista y mostrando en la hoja donde se encuentra o hacer clic en cada
nombre o ubicación de la lista de resultados que la misma funciona como hipervínculo y
nos muestra en la hoja el dato.
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Al encontrar el dato buscado se debe cerrar el cuadro de dialogo que hasta ese momento
lo tendrá visible con los resultados en su pantalla.

Reemplazar
Se puede reemplazar automáticamente un texto o números por otros que se haya
buscado.

Esta opción se encuentra en la ficha de inicio en el grupo Edición en la opción Buscar y

reemplazar, al hacer clic en reemplazar muestra el siguiente cuadro de dialogo:

 En el campo Buscar se escribe el texto o número que se desea reemplazar.

 En el campo Reemplazar se escribe el texto o número de reemplazo.

Al igual que cuando se busca un dato en opciones se puede configurar si el reemplazo es

en el libro o en la hoja de trabajo.
Aquí se puedes elegir alguna de las siguientes opciones.

a. Reemplazar todos: Cambia todas las coincidencias que la búsqueda identifica.

b. Buscar todos: Busca en toda la hoja o el libro y enlista todas las coincidencias.

c. Buscar siguiente: Pasa a la siguiente coincidencia sin hacer ningún cambio, al ir viendo
la lista se puede hacer clic en reemplazar cada vez que se quiera hacer el cambio.

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En la tabla al realizar el reemplazo mostrado en la imagen y selecciono el botón
Reemplazar todos, me muestra el siguiente mensaje:

Finalmente quedando los reemplazos en la tabla listos.

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 Referencias Bibliográficas

https://support.microsoft.com/

http://www.itdesk.info/esp/proyecto-de-educacion-electronica/module-4-hojas-de-
calculo/

Manual avanzado microsoft excel 2016 – Alfredo Rico