Entrega Certificada

MANUAL DE ENTREGAS CERTIFICADAS
Versin Grupo xito
Noviembre 2010
Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A.
Pgina 1 de 49
CONTENIDO
1. Generalidades 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Introduccin Definicin Objetivo General Beneficios de las Entregas Certificadas
2. Aplicacin de las Entregas Certificadas
3. Pasos de la Entrega Certificada
3.1.
3.2. 3.3. 3.4. 3.5.
3.6. 3.7.
Paso 1. Verificacin de las condiciones para los participantes en la alianza 3.1.1. Proveedor 3.1.2. Cliente 3.1.3. EPSL Paso 2. Capacitacin Paso 3. Definicin del Acuerdo Paso 4. Definicin de Indicadores de Gestin Paso 5. Procedimiento sugerido para una Entrega Certificada 3.5.1. Preparacin y despacho 3.5.2. Transporte de mercanca 3.5.3. Recibo de mercanca Paso 6. Pasos de la certificacin Paso 7. Procedimiento de acciones correctivas
4. Descertificacin
5. Anexos
Pgina 2 de 49
1. Generalidades
Introduccin
La filosofa ECR nace en el contexto de la logstica, estableciendo con total rigurosidad, la satisfaccin del Consumidor final como su principal objetivo, siendo este el valuarte de la gestin a desarrollar dentro de las redes de valor. ECR brinda la posibilidad de satisfacer al cliente aplicando el reabastecimiento continuo en la que el flujo del producto se da por la demanda del cliente. La responsabilidad de las empresas es hacer de este flujo un proceso dinmico y eficiente en cada uno de los eslabones de la red de valor. La Respuesta Eficiente al Consumidor ECR define Mejores prcticas logsticas que ayudan a las empresas a cumplir con la satisfaccin del consumidor mediante procesos que generan rentabilidad en las organizaciones. Lo anterior se ve plasmado en el Manual de Entregas Certificadas, brindando las herramientas necesarias para entender e implementar este proceso como una mejor prctica no slo para consolidar la relacin entre los socios de negocios mediante la confianza y la reduccin de costos, sino tambin para generarle beneficios tangibles al consumidor final. o Definicin La Entrega Certificada es una alianza estratgica a travs de la cual el Proveedor y el Cliente se comprometen a realizar todas las operaciones necesarias para garantizar al Consumidor Final total confiabilidad en trminos de la calidad del producto, de la informacin que suministra, de su manejo fsico, y de la exactitud de los documentos que amparan cada transaccin. Cuando el Proveedor utiliza para la entrega una Empresa Prestadora de Servicios Logsticos -EPSL- esta empresa ser considerada como parte integral de la compaa proveedora y por lo tanto, bajo el esquema de Entregas Certificadas que se est planteando, el Cliente est certificando al Proveedor. Ha sido definida como una de las mejores prcticas en los programas de Respuesta Eficiente al Consumidor ECR, al minimizar los costos asociados con la verificacin, el tiempo en el recibo, la manipulacin de la mercanca, las notas contables, las devoluciones y la repeticin de operaciones en el proceso logstico.
Pgina 3 de 49
Objetivo General Eliminar la repeticin de verificaciones con base en la garanta ofrecida por el Proveedor sobre la seguridad de su proceso. El Proveedor certifica que lo facturado (reseado en el aviso de despacho o la remisin), solo incluye artculos solicitados y que la cantidad anunciada para cada uno es igual a la entregada fsicamente.
Beneficios de las Entregas Certificadas Reducir el tiempo de atencin del proveedor para recibo de mercanca: espera, descargue y verificacin. Reducir la excesiva manipulacin de la mercanca. Reducir el desgaste administrativo en la solucin de diferencias. Asegurar la calidad de la entrega desde el comienzo de la cadena de abastecimiento. Consolidar la relacin como socios entre el Proveedor y el Cliente.
Pgina 4 de 49
2. Aplicacin de las Entregas Certificadas
La entrega certificada es una mejor prctica que puede ser utilizada en todos aquellos puntos de la Cadena de Valor donde hay transferencia de producto e informacin. Con el objetivo de generar procesos giles, dinmicos y eficientes es importante poder garantizar total confiabilidad en los procesos de cada actor de la Cadena para poder ofrecerle al consumidor final el mayor valor posible. Es importante que en cada relacin queden definidas las herramientas y las responsabilidades de cada uno de acuerdo a las condiciones que se tengan. De esta forma en una red de valor se pueden aplicar entregas certificadas entre:
Socio de Negocio 1 Proveedor Materia Prima o Industrial Empaque Industrial Operador Logstico distribucin) (Cuando Maneja Almacenamiento y Socio de Negocio 2
Industrial
Comerciante (Cadenas Comerciales, Mayorista y Distribuidores, Autoservicios, etc.) ya sea que se entregue en el CEDI o directamente en el Punto de Venta
Aplicabilidad a nivel interno de la empresa: AREA 1 Bodega Satlite 1 Cedi Comerciante AREA 2 Punto de Venta Punto de Venta
Pgina 5 de 49
3. Pasos de la Entrega Certificada
Paso 1. Verificacin de las condiciones para los participantes en la alianza
3..1. Proveedor El proveedor debe brindar las condiciones que garanticen confiabilidad, seguridad y agilidad desde que se recibe el pedido hasta que se carga y se despacha al vehculo. Unidad de Empaque: Contar con Empaque diseado especialmente para el producto de acuerdo con sus especificaciones y los requerimientos de la demanda. Identificacin y Codificacin de Empaques y Subempaques: Expresando el contenido y la identificacin con cdigo de barras EAN/UCC-13, EAN/UCC 14 (utilizando las simbologas ITF-14 o EAN/UCC-128) o el serial del empaque o la estiba SSCC bajo el sistema EAN/UCC 128. Utilizacin de infraestructura (muelles, bodegas, estanteras) y equipos (lectores, gatos hidrulicos, montacargas) que garanticen eficiencias en el proceso de cargue y despacho de mercanca. Paletizacin: Cuando el volumen de la mercanca lo amerite se despachar la carga paletizada en estibas de intercambio estndar. EDI: Capacidad de generar y recibir mensajes (Aviso de despacho, PRICAT, Aviso de recibo, Instrucciones de transporte, entre otros). Proceso de Facturacin: Posterior a la separacin de la mercanca y en el caso de utilizar EDI despus del Informe de Recibo. Certificacin de las EPSL a contratar: Cada proveedor debe informar al cliente sobre la(s) EPSL que estn certificadas.
Pgina 6 de 49
Padrino: Definir un responsable directo como interlocutor con el recibo del Cliente.
NOTA: El Aviso de despacho se considera requisito de la Entrega Certificada. En caso de no tenerlo desarrollado, desde la primera fase, se recomienda la utilizacin obligatoria a partir de la 3ra Fase, por lo cual el Grupo xito solicita que desde la fase 3 los proveedores deben ya estar enviando aviso de despacho. En caso de que el proveedor complete las 4 fases perfectas del proceso y no tiene desarrollado an el ASN, no se debe notificarle la certificacin.
El Grupo xito defini categoras de proveedores que no deben entrar en el programa de Entregas Certificadas y que siempre van a ser objeto del recibo normal (100%) por razones de seguridad, de confiabilidad y de agilidad en el proceso de recibo: Proveedores de Flujo Almacenamiento a excepcin de los que entregan paletizados y con una estiba uniproducto (caso de granos) y de los proveedores de Textil Proveedores que entregan sublnea Digital Proveedores que entregan sublnea Electrodomsticos (pequeos y grandes)
3..2. Cliente El Cliente debe brindar condiciones que garanticen confiabilidad, seguridad y agilidad; debe ofrecer personal idneo y bien capacitado, disponer de una infraestructura fsica y de sistemas adecuados para la recepcin de la mercanca, debe contar con: Infraestructura adecuada: Muelles con plataformas niveladoras. Equipos: Montacargas, estibadoras, Carretillas, bsculas (si aplica), lectores, entre otros. Recurso Humano: El Cliente debe contar con el equipo de trabajo necesario para llevar a cabo la entrega. Capacidad de generar y recibir mensajes EDI (Orden de compra, Aviso de recibo). Programacin de recibos: Mecanismos que permitan programar las entregas y ofrecer un tiempo mximo de recibo, entendido como la permanencia del proveedor desde el momento de la cita hasta que abandona las instalaciones del cliente.
Pgina 7 de 49
Control de horario de recibo: registro del tiempo de permanencia del proveedor en el recibo. Generacin de Pedidos: Se recomienda tener sistematizada la generacin de los pedidos de los puntos de venta a los CEDIS de tal forma que se pueda controlar de una mejor forma la generacin de los pedidos en los horarios establecidos y garantizar que se cumplan las condiciones del acuerdo. Padrino: Definicin de un interlocutor especial que pueda atender de inmediato las situaciones que se presenten con el Proveedor en la aplicacin de ste programa. En el Grupo xito se defini en cada plataforma una persona encargada del programa.
Para la medicin del tiempo de atencin y disponibilidad de facilitadores, el industrial podr acordar con la EPSL el seguimiento a dichos indicadores.
NOTA: El Aviso de despacho se considera requisito de la Entrega Certificada. En caso de no tenerlo desarrollado, desde la primera fase, se recomienda la utilizacin obligatoria a partir de la 3ra Fase.
3..3. EPSL Empresa Prestadora de Servicios Logsticos EDI: Capacidad de generar y recibir mensajes (Aviso de despacho, Instrucciones de transporte, Status del transporte, entre otros). Vehculos: Garantizar el buen estado para asegurar la calidad de los productos en la entrega, es decir que el vehculo este: limpio, carrocera se encuentre en buen estado para que la carga no se afecte por agentes externos. El orden de la mercanca en el vehculo: en caso que el transportador lleve mercanca de varios proveedores, debe estar configurado al cronograma de entregas para que no afecte los tiempos. Seguridad: Utilizacin de los sistemas acordados (sellos o cintas con logo). Facturacin del servicio de transporte: 100% de documentos correctos. Capacidad de informar al cliente y al proveedor en los casos en los que no se pueda cumplir una cita (Fuerza mayor, Novedades, etc). Padrino: Definicin de un interlocutor especial que pueda atender de inmediato las situaciones que se presenten con el proveedor y el cliente en la aplicacin de este programa.
NOTA: El Aviso de despacho se considera requisito de la Entrega Certificada. En caso de no tenerlo desarrollado, desde la primera fase, se recomienda la utilizacin obligatoria a partir de la 3ra Fase.
Pgina 8 de 49
Paso 2. Capacitacin Capacitacin del Personal: Cada una de las partes ser responsable de implementar un programa de capacitacin del personal involucrado en el proceso de Entregas Certificadas. El proveedor debe asegurar que el operador logstico haga parte de estos procesos de capacitacin y este a su vez reforzar la capacitacin cuando realice entregas a otras ciudades. Continuidad: Para asegurar la continuidad del proceso se sugiere que la capacitacin se realice antes y despus de haber finalizado el proceso de implementacin, con el fin de fortalecer el conocimiento a personal nuevo, a los ya capacitados y para mantener vigentes los cambios que se realicen en el acuerdo en el tiempo. Padrinos: sern los responsables durante el periodo de certificacin de garantizar que las personas involucradas en el proceso tengan claros los distintos puntos definidos en el acuerdo as como el conocimiento de lo que representa una Entrega Certificada.
Paso 3. Definicin del Acuerdo Conjuntamente los socios comerciales (cliente, proveedor, EPSL) analizan la situacin actual, y definen el acuerdo para entregas certificadas, precisando el procedimiento para desarrollar cada uno de los siguientes puntos. Ver Anexo 4: Formato del Acuerdo. Recibo del Pedido Determinar la manera de comunicarle el pedido al proveedor: EDI, Fax, Correo, Telfono, etc, durante el proceso de certificacin. Al final del mismo el proveedor debe estar en capacidad de recibir el pedido va EDI para obtener la certificacin. Definir la frecuencia de pedido, das de pedido, fecha y hora de entrega. Cuando el operador logstico prepara el pedido, se debe definir como el proveedor le comunica los pedidos que debe preparar, por medio de Instrucciones de Despacho (EDI) o una lista de despacho en papel. Dentro del acuerdo debe quedar un plan de contingencias en el caso que la transmisin de EDI falle para no reprogramar la entrega y dentro de esta definir si se debe hacer inspeccin al 100%.
Pgina 9 de 49
Despacho Se determin como prerrequisito para la certificacin entregar la informacin al transportador y al cliente, sobre la mercanca enviada, mediante el Aviso de Despacho (EDI). Definir las condiciones de manipulacin de la mercanca entre el proveedor y la EPSL. Definir metas para calificar la capacidad de respuesta a los pedidos de mercanca.
Transporte Definir entre el proveedor y el cliente las EPSL que harn parte del acuerdo en entregas certificadas. Definir el procedimiento a seguir en los casos que vaya a haber un cambio en la EPSL. Definir las caractersticas de los vehculos que llevarn a cabo la entrega en el punto de recibo (centro de distribucin, punto de venta, bodegas principales, etc.) Definir el esquema en el que generador de la carga le enva las instrucciones de Transporte a la EPSL: EDI, fax o telfono. Definir como la EPSL le confirma la Reserva del Servicio de Transporte al generador de la carga: EDI, fax o telfono. Establecer los mecanismos y procedimientos de comunicacin para los casos de fuerza mayor, en los que no se pueda cumplir una cita en un punto de entrega por situaciones ajenas al proveedor y a la EPSL (derrumbes, cierre de vas, etc.) Para estos casos, el cliente no registrar una mala calificacin a la entrega. Definir los esquemas de seguridad a utilizarse durante la operacin de transporte: sellos de seguridad, precintos o cintas con logo original de la empresa. En el caso que un operador logstico sea el mismo para varios industriales, este puede entregar en la plataforma y/o puntos de venta de cadenas comerciales con un solo vehculo, tanto de proveedores certificados como no certificados, garantizando la correcta identificacin de la mercanca del industrial con el precinto de seguridad o la cinta con el logo original del proveedor; en caso de manejar producto en canastillas se debe incluir en el acuerdo de Entregas Certificadas, el mecanismo de seguridad a utilizarse.
Pgina 10 de 49
Entrega y/o Recibo de la Mercanca Determinar la forma de enviar la informacin al transportador y al cliente, de la mercanca recibida: Aviso de Recibo (EDI), Factura Remisin visada con la firma del recibidor y el sello del cliente. Establecer el nmero de personas que van a realizar la entrega y el nmero de personas que van a realizar el recibo de acuerdo al nivel de inspeccin y al tipo de vehculo. Lista de los facilitadores con los que deber contar el cliente para recibir la mercanca. Se consideran facilitadores el personal, el espacio y los equipos para manipulacin de mercanca. Acordar el procedimiento y causales para la devolucin de mercanca. Acordar el procedimiento para los casos en que sucedan averas y extravos. Establecer los mecanismos para la solucin de problemas en el recibo: diferencias en precios, cantidades, presentacin del producto, empaques, documentos, etc.
Verificacin de la Mercanca Definir los perodos de vencimiento y criterios de calidad del producto que se utilizan como base para la inspeccin de la mercanca en el recibo. Precisar los empaques y subempaques a utilizar al entregar la mercanca. En todos los casos el subempaque definido deber poderse manejar como una unidad, de tal forma que ser indispensable el uso de algn implemento que permita agrupar los elementos que lo conforman. Igualmente, se deber establecer cuales ser las garantas ofrecidas por el proveedor a su cliente, que le permitan a ste ltimo saber que la unidad no ha sido violada. Convenir la informacin y codificacin a utilizar tanto en unidades de venta como en empaques.
Acciones Correctivas Si el proveedor requiere que las Solicitudes de Accin Correctiva sean recibidas directamente por la EPSL, esta situacin deber acordarse entre las partes. Deben quedar las direcciones electrnicas, Telfono y Celular de los padrinos a quienes se les transmitir las Acciones Correctivas. As mismo se definir dentro del acuerdo si no se da una respuesta a las Acciones Correctivas a quien se debe escalar esa requisicin para que se le de una solucin.
Pgina 11 de 49
Esquemas de Seguridad: Entre las partes definirn y registrarn el nmeros de Sellos de Seguridad de acuerdo al tipo de vehculo que se vaya a utilizar en el transporte (Carpado; Furgn, etc).
El Grupo xito define el nmero de Sellos de Seguridad de acuerdo al tipo de vehculo que se vaya a utilizar en el transporte:
o Para las entregas exclusivas:
- Para vehculos furgonados se utilizar precinto y/o sello de seguridad. Cuando un vehculo furgonado posea puerta lateral, se debe colocar candado convencional y sello o precinto de seguridad - Para vehculos carpados se utilizarn precintos de seguridad a razn de 20 precintos para vehculos rgidos (camin sencillo), 4 en cada extremo de carpa y 2 en cada lateral del camin; - Para vehculos articulados se utilizar 22 precintos: 4 en cada extremo de carpa y 3 en cada lateral del camin. o Para entregas no exclusivas (entrega de paquetera)
- Se debe utilizar una cinta en la UNIDAD DE EMPAQUE y esta debe tener el logo de la empresa proveedora. NOTA: Estas definiciones se aplican para todas las entregas arrumadas. Para las entregas paletizadas, cualquier excepcin a la definicin anterior, debe quedar soportado y justificado en el acuerdo de Entregas Certificadas (se puede acordar el mnimo de 8 sellos para vehculos sencillos carpados) Es importante mencionar que el inters del Grupo ms adelante es que los vehculos de proveedores certificados que ingresan a nuestras instalaciones sean furgonados.
Relacin de los nmeros de los Sellos:

Se solicita a los proveedores relacionar los consecutivos de los precintos de seguridad en la factura si su sistema se lo permite, de lo contrario se debe hacer de forma manual sin tachones, borrones o enmendaduras. Si por razn tcnica o de proceso, el proveedor no puede cumplir con esta norma, se relacionar estos datos en un documento anexo con los siguientes datos:
Pgina 12 de 49
Logotipo/ Sello del proveedor, Cliente (ALMACENES XITO S.A), Nit Cliente (890.900.607-9), Nombre del proveedor, Nit del proveedor, Lugar de entrega, Fecha de entrega, Placa del vehculo, numero de los sellos, numero de las facturas, Nombre del representante del proveedor y firma de este representante
En el caso de los proveedores certificados de transporte de entrada, los sellos se relacionaran en la Orden de Cargue El auxiliar de seguridad en los cedis es el encargado de la apertura de los camiones y es quien verificar que los sellos, precintos y/o candados se encuentren bien colocados y en buen estado, y que adems correspondan con los nmeros relacionados en la orden de transporte del origen o en la factura, en caso de encontrar una novedad la reportar al encargado del recibo en la dependencia. Si existe diferencia y/o no tiene sello de seguridad se proceder a verificar al 100% de la entrega.
Para el caso de empresas de textiles, farmacia y cosmticos el sello de seguridad corresponder a la cinta en la UNIDAD DE EMPAQUE y esta debe tener el logo de la empresa proveedora. Esto aplicar para aquellas empresas que consolidan carga en un mismo vehculo que tienen distintos destinos. La Cadena, por ser el destinatario de la carga, debe definir el cargo de la persona responsable de retirar y verificar los sellos de seguridad. Ya sea el recibidor o el vigilante de los muelles de recibo. Definir los esquemas de seguridad que se utilizarn para el transporte de la mercanca. Definir las caractersticas de los vehculos que llevarn a cabo la entrega en el punto de recibo (centro de distribucin, punto de venta, bodegas principales del hospital, etc.)
Para el sector farmacutico se tendrn en cuenta los siguientes aspectos: Asepsia Pisos Filtraciones Contaminacin cruzada (Decreto 1609) Vehculos furgonados Cumplir con los requisitos reglamentarios del Ministerio de Transporte. (Decreto 176) Es importante para el sector farmacutico garantizar la cadena de fro, para lo cual las partes tendrn las condiciones necesarias para aquellos casos en los que se requiera.
Pgina 13 de 49
General Precisar la duracin de cada etapa de la alianza para entrega certificada as como el porcentaje de revisin. Acordar el esquema de administracin e intercambio de estibas, canastillas y empaques en general. Determinar un acuerdo para solucionar los casos en que se detectan errores despus de haber efectuado la entrega de la mercanca. Dentro del acuerdo se debe definir la implementacin y utilizacin de PRICAT y la alineacin de bases de datos. Paso 4. Definicin de Indicadores de Gestin
ENTREGA CERTIFICADA PERFECTA
Definicin: Criterio de Medicin: Frmula:
Se considera como entrega certificada perfecta a la entrega realizada a tiempo, sin ninguna novedad y 100%. Se mide de acuerdo con las condiciones encontradas en cada entrega de cada proveedor. # de entregas certificadas perfectas logradas / # entregas totales Entregas a tiempo por parte del proveedor Entregas sin novedades en el momento de la entrega Documentacin sin errores
Compuesto por:
ENTREGA A TIEMPO POR PARTE DEL PROVEEDOR
Definicin:
Se considera que cumple cuando el proveedor/operador logstico llega con la mercanca a tiempo en un rango de tiempo de 15 minutos antes o despus segn la hora acordada. Se mide de acuerdo con la hora de radicacin del proveedor (cumplido con la hora acordada). # de entregas a tiempo por parte de los proveedores / # entregas totales.
Criterio de Medicin: Frmula:
Pgina 14 de 49
ENTREGA SIN NOVEDADES EN EL MOMENTO DE LA ENTREGA Definicin: Se considera novedad, todo evento que afecta la entrega y que puede generar una solicitud de accin correctiva. Se mide de acuerdo con las inconsistencias encontradas en cada una de las entregas. # de entregas sin novedades / # entregas totales
Criterio de Medicin: Frmula:
Ver Novedades en Tabla #7: Valores de inconsistencias
DOCUMENTACIN SIN ERRORES Se considera documentacin sin problemas, cuando la entrega llega soportada por un documento escrito (factura, remisin) sin ningn tipo de error de acuerdo con las condiciones presentadas en la entrega. Se mide de acuerdo con las siguientes variables: Criterio de Medicin: Cantidades diferentes entre lo facturado y lo entregado Precio errado Fechas erradas Orden de compra vencida
Definicin:
CUMPLIMIENTO EN LA HORA DE ATENCIN POR PARTE DEL CLIENTE Se considera que cumple cuando el cliente lo atiende a tiempo es decir hasta 15 minutos despus de la hora acordada para la entrega. Se mide de acuerdo con la hora de radicacin del proveedor (cumplido con la hora acordada). # de veces que cumple el cliente con la hora de atencin / # de mediciones totales donde el proveedor cumpli ventana de recibo.
Definicin:
Criterio de Medicin:
Frmula:
Pgina 15 de 49
Ejemplo: 8:00 A.M. Hora Acordada 8:10 A.M. Hora de anuncio de llegada 8:20 A.M. Hora de anuncio de llegada 8:20 A.M. Inicio de descargue CLIENTE DECIDE Inicio de descargue
o 8:00 A.M. Hora Acordada
Paso 5. Procedimiento sugerido para una Entrega Certificada
3..1. Preparacin y despacho del Pedido. Recibo del pedido. Verificacin del cupo de crdito y dems condiciones comerciales. El proveedor debe garantizar que el cliente tiene la certificacin para expender los medicamentos de uso controlado Reserva de la mercanca. En el caso de medicamentos controlados es importante que la orden de compra se genere por separado de los medicamentos no controlados con el fin de facilitar el control de los entes reguladores Generacin de la lista de Picking, con el visto bueno de la persona encargada de asegurar la calidad del despacho al cliente. En el caso de Operadores Logsticos, el proveedor debe enviar las Instrucciones de Despacho va EDI. Preparacin del pedido por parte del proveedor u operador logstico utilizando los mecanismos de seguridad acordados previamente, con el fin de garantizar el despacho de lo solicitado en la calidad acordada y la facturacin de cantidades iguales a las fsicamente entregadas. En el caso de despacho de cajas mixtas, estibas mixtas, Arrume de Mercanca la lista de empaque estar contenida en el Aviso de Despacho. Generacin y envo del Aviso de Despacho hacia el cliente y la EPSL. Si no se tiene la capacidad de generar un aviso de despacho va EDI, el proveedor al pedir la cita debe especificar la cantidad y tipo de camiones que sern despachados para entregar la mercanca solicitada por el cliente En los despachos de paqueteo, el proveedor debe incluir en la etiqueta de despacho (rtulo) el nmero localizacin del punto de entrega simbolizado en cdigo de barras. Tambin aplica para las entregas Cross Docking Predistribuido.
Pgina 16 de 49
Facturacin registrando el nmero del sello de seguridad que lleve el vehculo al igual que el nmero de estibas, cajas o recipientes. Se debe tener en cuenta la posibilidad de un carrusel* de sellos para entregas parciales en varios almacenes.
Nota: Estos datos debern incluirse en el Aviso de Despacho cuando se aplica EDI. El Grupo xito define requerimientos con respecto a este documento EDI Aviso de Despacho (ver Anexo 4: POLITICA de ASN en ALMACENES EXITO S.A.) Asegurar la Calidad en la entrega tanto de procesos como de productos en los cuales los industriales deben hacer uso de las normas pertinentes. Cargue del vehculo y colocacin de sello de seguridad o su equivalente.
*Es un sistema donde el proveedor, que tiene que despachar a varios destinos, expresa en el documento remisorio el nmero del sello impuesto al comenzar el despacho, as como los nmeros de los sellos que deben ser colocados en el vehculo luego de finalizar cada entrega. De esta forma, quien recibe en un destino verifica que llegue el sello anunciado y garantiza que al finalizar el recibo cierra con el sello anunciado para el siguiente destinatario. Lista de Empaque: El Grupo xito, con el objetivo tanto para nuestros proveedores que para la cadena de controlar la fiabilidad y seguridad del transporte, solicita a todos sus proveedores que estn en el programa de certificacin y entregan arrumados, que entreguen en una hoja adicional anexa a la factura, el documento Lista de Empaque en cada entrega, con los siguientes datos: o Para las entregas de Cross docking consolidado y Almacenamiento
- Cliente: Almacenes Exito S.A. - Nit: 890900608 - Nombre y direccin del lugar de entrega - Razn social y datos generales del Proveedor - Nmero de Orden(es) de Compra - Nmero de Factura(s) - Por cada Plu: la referencia del Plu, su descripcin y la cantidad total de empaques
Para las entregas de Cross docking predistribuido
- Cliente: Almacenes Exito S.A. - Nit: 890900608 - Nombre y direccin del lugar de entrega - Razn social y datos generales del Proveedor - Nmero de Orden(es) de Compra - Nmero de Factura(s) - Por Punto de Venta: el cdigo del almacn, su nombre, y la cantidad total de empaques
Pgina 17 de 49
Este documento permite tambin de facilitar el seguimiento de la entrega por parte del personal del proveedor, y la verificacin y control del recibo por parte del personal del Cedi, del nmero de cajas total entregadas Nota: Esta lista de empaque no se aplica para los proveedores de Textiles 3..1. Transporte de la mercanca La EPSL debe recibir las Instrucciones de Transporte del generador de la carga. Enva la Confirmacin de la Reserva e indica los datos del vehculo, del funcionario y la cantidad y tipo de vehculos a utilizar en el despacho. El vehculo llega al lugar y hora pactada para recoger la mercanca. Se hace el conteo del nmero de empaques y se verifica la calidad de los embalajes. En el caso de transporte masivo y semi masivo se colocan los sellos de seguridad teniendo presente lo acordado con el cliente. Se recibe copia del aviso de despacho generado por el proveedor. Tramitar los documentos de transporte: remesas, entre otros. En los casos en los que la mercanca no es despachada directamente al punto de entrega, se valida el descargue y/o cargue del camin con los avisos de despacho, haciendo lectura de los cdigos de barras en la mercanca transportada. En el caso de despachos por paqueteo, el cdigo de barras de la etiqueta de despacho (rtulo) incluye el nmero de localizacin del punto de entrega. Entrega la mercanca en los puntos de despacho de acuerdo con las fechas y horas pactadas. Recibe los documentos firmados de la entrega y, cuando aplique, el material de intercambio (activos retornables: estibas, canastillas, etc.) y las devoluciones. Recibe copia del Aviso de Recibo (va EDI) del cliente y la solicitud de acciones correctivas, si es el caso. Enva la factura de los servicios prestados (va EDI) al generador de la carga.
3..2. Recibo de la Mercanca Atencin al proveedor en la fecha y hora asignada. Recibo del aviso de despacho (si existe EDI) o del documento remisorio que ampara la mercanca. Asignacin del espacio en la zona de descargue, para que el proveedor coloque los embalajes o las estibas con la mercanca. Verificacin del sello de seguridad, debe corresponder al relacionado en el documento de entrega. Si existe diferencia y/o no tiene sello de seguridad se proceder a verificar al 100%.
Pgina 18 de 49
El recibidor cuenta los embalajes, estibas o recipientes enviados y entrega el resultado al responsable del manejo de los documentos, quien verifica que coincida con el nmero especificado en la factura o aviso de despacho. El responsable de la operacin consulta el tamao de la muestra a chequear fsicamente aplicando el plan de muestreo correspondiente a la fase en que se encuentre el proceso de certificacin (ver Tabla # 1, #2, #3 y #4). En el momento de la verificacin : o en Cross Docking Predistribuido, se har lectura del EAN13 de acuerdo a la muestra o en Cross Docking Consolidado y Almacenamiento, se debe legalizar toda la mercanca con LECTURA del AVISO de DESPACHO o con lectura de EAN13 en el caso en que el volumen de mercanca lo permita. A excepcin de las devoluciones mano a mano, la mercanca para devolucin se deber entregar en empaques debidamente sellados y certificados por el cliente. Las devoluciones de paquetes promocionales debern contener todos los artculos que hagan parte de dicho paquete. Se deber asegurar que las devoluciones diferentes a fechas de vencimiento o averas sean empacadas en el corrugado original del laboratorio farmacutico independiente del producto que se maneje y/o quien recoge la devolucin por parte del laboratorio farmacutico llevar el corrugado para la recoleccin de las devoluciones y as se asegura que el producto sea manejado en las condiciones aptas para su Disponibilidad. Escoge aleatoriamente las cajas a verificar, de acuerdo con la muestra establecida en el paso anterior. Verifica al detalle la cantidad, la calidad de la mercanca, la fecha de vencimiento, la correcta marcacin y los requisitos de ley que correspondan (Estampillas, lista de ingredientes, principio activo, lote, registro sanitarios (medicamentos), precio mximo al pblico y/o sugerido al pblico, etc.) para cada uno de los artculos y recipientes que conforman la muestra. En el caso de encontrar toda la muestra a conformidad se dar por recibido el lote completo (en el caso del sector farmacutico las unidades facturadas). La aceptacin de la mercanca implica el trmite del documento remisorio con el Visto Bueno del recibo. El recibidor, firma y sella el documento de Recepcin en seal de aceptacin. En el caso de detectar en la muestra alguna inconsistencia se debern ejecutar los siguientes pasos: Revisin exhaustiva (100%) de todo el lote. Comunicacin de la novedad al proveedor, solicitando la solucin inmediata y la accin correctiva correspondiente. En el Seguimiento Oficial a Proveedores con Entrega Certificada se califica como rechazado el resultado de la muestra, se reportan los errores
Pgina 19 de 49
detectados segn su tipo y se cuantifican los problemas aplicando la poltica de reclamos. El cliente no recibe la mercanca cuando los artculos no renen las condiciones necesarias para ser vendidos (presentacin, avera, vencimiento, peso, cdigo de barras, precio mximo, estampillas, etc.); cuando el pedido no est vigente o cuando las polticas de reclamos lo ameriten. Cuando se recibe la mercanca en cantidades diferentes a las facturadas, el cliente emite los informes de diferencias como soporte de las notas contables correspondientes (Dbito o Crdito). Para todos los casos se debe registrar el resultado del proceso de recibo en el formato Seguimiento a proveedores con entrega certificada Al finalizar el proceso de recibo es importante verificar al interior del vehculo que transport la mercanca para garantizar el descargue del lote completo enviado por el proveedor. En todas las entregas, se defini no hacer inspeccin al 100% sino manejar una tabla de muestreo por tipo y frecuencia de entrega (ver Tabla #1: Muestra a inspeccionar y Tabla #2 Frecuencia de Inspecciones).
Tabla # 1: Muestra a Inspeccionar

CROSS DOCKIMG PREDISTRIBUIDO 3 almacenes, con una muestra de cajas de acuerdo a la Tabla militar dependiendo de la Fase
CROSS DOCKING CONSOLIDADO y ALMACENAMIENTO
- # facturas a inspeccionar segn la Tabla militar, dependiendo de la Fase, y a mnimo 3 facturas - con un # de PLU a inspeccinar en cada factura segn la Tabla militar, dependiendo de la Fase - los PLU no deben ser repetidos - inspeccin fsica del # de cajas, por cada Plu seleccionado, tambin con respecto a la Tabla militar 'Si un Plu a inspeccionar se encuentra en varias facturas, la verificacin debe ser al 100% del Plu o sea en todas las facturas
Ejemplo para realizar una inspeccin de una entrega de Crossdocking Consolidado y almacenamiento: 1ero: se debe seleccionar el nmero de facturas a inspeccionar con respecto a la Tabla militar (Tabla Plan de Muestro #3 y #4) 2ndo: se debe seleccionar por cada factura el nmero de Plu a inspeccionar tambin con la Tabla militar (Tabla Plan de Muestro #3 y #4); los Plu seleccionados no deben ser repetidos
Si un Plu a inspeccionar se encuentra en varias facturas, la verificacin debe ser al 100% del Plu o sea en todas las facturas.
3ero: se debe inspeccionar fsicamente el # de cajas, por cada Plu seleccionado, tambin con respecto a la Tabla militar
Pgina 20 de 49
Tabla # 2: Frecuencia de Inspecciones

FASE 1, 2, 3 y 4 FRECUENCIA DE ENTREGAS del Proveedor FASE CERTIFICADO Entrega de CROSS DOCKING Entrega de CROSS Entrega de CROSS PREDISTRIBUIDO, CROSS DOCKING CONSOLIDADO o DOCKING PREDISTRIBUIDO DOCKING CONSOLIDADO y ALMACENAMIENTO ALMACENAMIENTO a cada entrega a cada entrega a cada entrega a cada entrega a cada entrega a cada entrega 3 veces por semana 2 veces por semana 1 vez por semana 1 vez por semana a cada entrega a cada entrega no aplica 1 vez por semana 2 veces por mes 2 veces por mes a cada entrega a cada entrega
DIARIA o 5 VECES POR SEMANA 4 o 3 VECES POR SEMANA 2 VECES POR SEMANA SEMANAL QUINCENAL MENSUAL
Tabla # 3: Tabla Militar - Plan de Muestreo en el Recibo

NIVEL DE INSPECCIN TAMAO DEL LOTE 2-8 9-15 16-25 26-50 51-90 91-150 151-280 281-500 501-1.200 1.201-3.200 3.201-10.000 10.001-35.000 RIGUROSO Muestra 3 5 8 13 20 32 50 80 125 200 315 500 FASE 1 y CERTIFICADO NORMAL Muestra 2 4 5 8 13 20 32 50 80 125 200 315 FASE 2 REDUCIDA Muestra 2 3 4 8 10 12 13 18 20 32 40 50 FASE 3 y 4
Tabla # 4: Tabla Militar - Plan de Muestreo en el Recibo Farmacuticos

TAMAO DEL LOTE 3 5 8 13 20 32 50 80 125 200 315 500 RIGUROSO Muestra 3 5 8 13 20 32 50 80 125 200 315 500 FASE 1 y CERTIFICADO NIVEL DE INSPECCIN NORMAL Muestra 2 4 5 8 13 20 32 50 80 125 200 315 FASE 2 REDUCIDA Muestra 2 3 4 8 10 12 13 18 20 32 40 50 FASE 3 y 4
El cliente se reserva el derecho de efectuar revisin usando un nivel de inspeccin mayor (Hasta del100%) al lote entregado cuando lo considere conveniente.
Pgina 21 de 49
Formato de seguimiento: Seguimiento a proveedores con entrega certificada. Se propone no relacionar uno a uno los pedidos en el formato de seguimiento, solo el rango o numero de pedidos, cuando el chequeo es satisfactorio. Cuando hay un pedido en particular con problemas se referencia el nmero de pedido con su correspondiente factura y su accin correctiva. Si se requiere una consulta en particular se tendra disponibilidad del Sistema de Informacin de la Cadena.
El Grupo xito desarrollo un Software para el Seguimiento de sus proveedores en el programa. o Paso 6. Pasos de la certificacin La duracin de cada fase est determinada por un nmero especfico de entregas perfectas, al cabo de las cuales se podr cambiar de fase, tal como lo muestra la Tabla #5. Tabla # 5: Duracin por Fase
FRECUENCIA DE ENTREGAS del Proveedor DIARIA o 5 VECES POR SEMANA 4 o 3 VECES POR SEMANA 2 VECES POR SEMANA SEMANAL QUINCENAL MENSUAL # DE ENTREGAS PERFECTAS Fase 1 100% 24 15 12 8 6 4 Fase 2 75% 18 11 9 6 4 3 Fase 3 50% 12 7 6 4 3 2 Fase 4 50% 12 7 6 4 3 2 # MXIMO DE MESES POR FASE 1 Mes 1 Mes 1 Semana 1 Mes 2 Semanas 2 Meses 3 Meses 4 Meses PERODO MNIMO PARA ALCANZAR CERTIFICACIN 2 Meses 1 Semana 3 Meses 3 Meses 2 Semanas 4 Meses 2 Semanas 9 meses 12 meses
Se cuantifica en forma independiente en cada sitio de entrega. Se obtiene la certificacin al culminar la Fase 4.
Una vez el proveedor se encuentre certificado, se efecta un control de tiempo sobre la acumulacin de las Inconsistencias. Se tomar en cuenta los errores cometidas por un tiempo igual al perodo mnimo en el cual se logra la certificacin. Las empresas estn en libertad de decidir si manejan para todas las fases el mismo nmero de entregas perfectas de la fase 1 o menos de acuerdo al cuadro anterior.
Pgina 22 de 49
El cliente est en el derecho de ubicar a un proveedor, desde el inicio, en la fase de certificacin que ste crea conveniente. Las empresas cuya frecuencia de entregas no esta contemplada en la Tabla # 5, debern llegar a una acuerdo especial con el cliente, con el fin de conseguir la certificacin. Tanto la certificacin como la descertificacin del proceso de entregas, se oficializarn con una carta dirigida por el responsable por parte del cliente al responsable por parte del proveedor, esta carta deber llevar copia a los representantes legales de ambas compaas; para el caso de cambio de fase, esta carta no llevar la mencionada copia. El proveedor generar, en el momento de la certificacin, una carta oficializando el convenio suscrito con la(s) EPSL evaluadas. En cada regional se lleva el registro individual de los recibos, pero la certificacin oficial exige el cumplimiento de las condiciones a nivel nacional. Si un mismo CEDI del Proveedor entrega a varios CEDIS del Comerciante en distintas ciudades entonces: o Si el Proveedor se certifica en una ciudad, esta certificacin es extensiva al resto de ciudades siempre y cuando el proveedor trabaje con el mismo operador logstico. Se requiere todava la firma del Acuerdo de Entregas Certificadas o Si se trabaja con Operador Logstico distinto entonces el resto de ciudades inician el proceso de certificacin en Fase 3. Para todas las inconsistencias que se presenten se debe seguir la poltica de reclamos y realizar las acciones correctivas correspondientes.
Paso 7. Procedimiento de Acciones Correctivas Es un procedimiento para dar solucin gil y coordinada de acuerdo con las inconsistencias presentadas durante el proceso de entregas certificadas. Las inconsistencias que se presentan tienen una valoracin respectiva, sobre la cual se va obteniendo un puntaje como proveedor. Ver Tabla # 7: Valores de Inconsistencias. El cliente se remite a la Tabla #6: Definicin de las Fases con su Nivel de Inspeccin y Acciones a Realizar al Encontrar Inconsistencias.
Pgina 23 de 49
Tabla #6: Definicin de las Fases con su Nivel de Inspeccin y Acciones a Realizar al Encontrar Inconsistencias.
No. FASE Fase1 NOMBRE Previa Inspeccin Rigurosa NIVEL DE INSPECCIN RIGUROSO ACCIONES A REALIZAR AL LOGRAR UN PUNTAJE DE 1 EN INCONSISTENCIAS Debe comenzar el ciclo nuevamente de acuerdo con tabla de duracin por fase. Si el problema se repite se suspende el programa por 3 meses. Debe pasar al nivel de inspeccin riguroso por el trmino de una fase. Si no presenta problema pasa a la fase 3.Si el problema se repite regresa a la fase 1. Debe pasar al nivel de inspeccin riguroso por el trmino de una fase. Si no presenta problema pasa a la fase 4.Si el problema persiste regresa a la fase 1. Debe pasar al nivel de inspeccin riguroso por el trmino de una fase. Si no presenta problema pasa a la fase 4 Certificado. Si el problema persiste regresa a la fase 3. Si el problema es segunda vez que se presenta (2 Acciones Correctivas), en un tiempo igual al necesario para alcanzar la certificacin (Tabla #5) se aplica durante una fase el plan de muestreo con Inspeccin Rigurosa; Si durante esta Fase 1R, se encuentra 2 Acciones Correctivas ( inconsistencias que suman 2 en puntaje), se cancelar el programa de Entregas Certificadas en la regin o a nivel nacional cuando corresponda. Si no, se recobra la condicin de CERTIFICADO sin restricciones.
Fase 2
Inspeccin Normal
NORMAL
Fase 3
Inspeccin Reducida
REDUCIDO
Fase 4
Inspeccin Reducida
REDUCIDO
Fase 5 Certificado
Certificacin Inspeccin Ocasional (Entrega de Diploma y Carta de Certificacin)
RIGUROSO Inspeccin Ocasional, con frecuencia definida en la Tabla#2
Cuando se presenta inconsistencia en el recibo, los pasos a seguir para solucionar la situacin, son los siguientes: Tan pronto se detecte el error, el "padrino" de la parte afectada avisa la situacin por correo electrnico o telefnicamente. El padrino de la parte afectada procede a diligenciar el seguimiento y la solicitud de inconsistencia o de accin correctiva. Cuando la EPSL le sea atribuible la inconsistencia, se debe generar la solicitud de accin correctiva al industrial con copia a la EPSL. Las inconsistencias que se presentan tienen una valoracin respectiva, sobre la cual se va obteniendo un puntaje como proveedor. En caso que ese puntaje acumulado llegue a un resultado de 1, las inconsistencias se consideran como problemas que generan Accin Correctiva. El padrino del proveedor tiene que dar respuesta antes de cinco (5) das hbiles para no generar nuevamente una Accin Correctiva. Se puede remitir al Anexo 1 para compartir el compromiso por su parte En caso que esa inconsistencia sea crtica para el proceso de su compaa, se recomienda ajustar el valor a la naturaleza de la operacin.
Pgina 24 de 49
Tabla #7 Valores Inconsistencias en el Grupo xito

CALIFICACIN A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U Problemas con calidad del producto Peso inferior al declarado Fechas de vencimiento fuera de lo pactado en el acuerdo Averas de producto (Ver Anexo 16: Tolerancias sobre unidades averiadas de producto) Cantidades faltantes : diferencia entre documento remisorio y cantidad recibida fsicamente Diferencia en nmero de recipientes entre documento remisorio y cantidad de canastas, cajas o estibas recibidas Organizacin de la mercanca en la estiba Sellos de seguridad: sello o cinta rota, nmero de sello no coincide con documento remisorio Limpieza y estado del vehculo Organizacin de la mercanca en el vehculo Control de temperatura: productos perecederos entre 4 y 6C. Medicamentos: entre 2 y C C 8 C Incumplimiento de citas :15 minutos antes y despus de la hora pactada implica cumplimiento de la cita. Error en marcacin, codificacin y/o identificacin de la mercanca Error en la identificacin del almacn destino (aplica para entregas crossdocking) Problemas en la facturacin No responder (Industrial) durante los 5 das hbiles despus de generada la accin correctiva Problemas con el aviso de despacho o con el aviso de recibo Etiquetas de ASN no cumplen con las condiciones establecidas por la cadena El contenido de la estiba no coincide con la informacin grabada en la etiqueta de ASN Dimensin del producto diferente de lo anunciado en el perfil logistico Cantidades sobrantes : diferencia entre documento remisorio y cantidad recibida fsicamente TIPOS DE ERROR Peso 1.00 1.00 1.00 0.33 1.00 0.50 0.33 0.50 1.00 0.33 0.50 0.33 0.33 0.33 0.33 1.00 0.20 0.33 0.33 0.00 1.00
NOTA: si en una entrega se presentan ms de una inconsistencia slo se tendr en cuenta aquella con mayor relevancia y de acuerdo a esta se generar la accin correctiva. Las inconsistencias adicionales sern registradas en las observaciones y no sumaran puntos. De acuerdo con el nmero de problemas acumulados en un perodo, se efectan los cambios de fase indicados en la columna Acciones a realizar al lograr un puntaje de 1 en inconsistencias de la Tabla #6
Pgina 25 de 49
Una vez consolidado el proceso, el proveedor y el cliente definirn un sistema de penalizacin con consecuencias pecuniarias, de tal manera que se minimice el riesgo de error manteniendo vivo el inters del proveedor por garantizar la calidad de todas sus entregas.
INCONSISTENCIAS QUE PUEDEN GENERAR ACCIONES CORRECTIVAS DEL INDUSTRIAL AL COMERCIANTE DURANTE LA ENTREGA CERTIFICADA Incumplimiento de citas en el recibo por parte del comerciante: el tiempo pactado para el recibo es de 15 minutos antes y despus de la hora definida con el industrial. Demora en la legalizacin de la documentacin culminado el recibo de la mercanca por parte del comerciante al operador logstico. Se considera como inconsistencia cuando el tiempo de espera para la legalizacin de la documentacin excede el tiempo acordado entre el industrial y la cadena comercial. Se define como inconsistencia cuando la cadena comercial no tiene, momentneamente la capacidad de recibir el aviso de despacho por fallas en el sistema de informacin, fallas en la transmisin de EDI y falta de parametrizacin en su sistema del mensaje electrnico.
Se considera como inconsistencia cuando la cadena comercial incumple el tiempo pactado en el acuerdo, para el envo oportuno de la Orden de Compra.
Respuesta a la Accin Correctiva: la contestacin a la solicitud de accin correctiva se debe realizar en un tiempo no mayor a 5 das hbiles, despus de haber sido generada.
Observaciones: El supervisor de recibo debe mantener una carpeta actualizada con todos los documentos de Seguimientos: las cartas de cambio de Fase, de certificacin, de descertificacin, y todas las notificaciones de error y Acciones Correctivas. Quincenalmente el supervisor designado por el cliente, deber consolidar el seguimiento de los resultados obtenidos tanto en los almacenes como del centro de distribucin para cada proveedor. Una vez obtenido el consolidado y previo anlisis de los proveedores que ameriten cambio de fase de certificacin o descertificacin, el supervisor enviar la informacin correspondiente al responsable del programa de certificacin por parte del cliente. El cambio de fase amerita una carta dirigida al responsable del programa del proveedor.
Pgina 26 de 49
4. Descertificacin
Un proveedor llega a descertificarse cuando logra acumular lo equivalente a 2 problemas a causa de inconsistencias presentadas en las entregas, ver Tabla #6 Acciones a realizar al presentarse inconsistencias Si un mismo CEDI del Proveedor entrega a varios CEDIS del Comerciante en distintas ciudades entonces: o Si se desertifica al CEDI del industrial en una ciudad, la desertificacin se hace extensiva al resto de ciudades Donde se hacen entregas del mismo CEDI. o La certificacin de un proveedor a puntos de entrega atendidos por CEDIS distintos al CEDI descertificado en el punto anterior no se ve afectado.
LAS PARTES ESTN EN LA POTESTAD DE DEFINIR LAS CONSECUENCIAS DE UNA CERTIFICACIN O DESCERTIFICACIN Un proveedor descertificado podr reingresar al programa de certificacin despus de superar el perodo definido en la siguiente tabla:
Tiempo Mnimo para el Reingreso del Proveedor Descertificado segn su Reincidencia.

REINCIDENCIA Primera vez Segunda vez TIEMPO DEFINIDO PARA REINGRESAR AL PROGRAMA Tres meses Seis meses
Despus de certificarse nuevamente, el historial para proveedores de productos perecederos se borrara, despus de pasado un ao de certificado nuevamente, adicionalmente para los otros proveedores se establece un plazo de dos aos para no tener en cuenta dicha historia. Tambin se elabora entre las partes un acta de compromiso dando garanta de cumplimiento de las condiciones necesarias para iniciar nuevamente con el proceso de Entregas Certificadas. La informacin que se obtenga de las solicitudes de accin correctiva y el formato de seguimiento, es la base para que el proveedor haga la respectiva evaluacin a su(s) EPSL certificada(s).
Pgina 27 de 49
ANEXOS
Al MANUAL DE ENTREGAS CERTIFICADAS
Versin Grupo xito
Noviembre 2010
Pgina 28 de 49
CONTENIDO
Anexo 1 Formato: Formato del Acuerdo de Entregas Certificadas
Anexo 2 Propuesta de Formato: Propuesta de Formato (Para uso del Proveedor) ANLISIS Y COMPROMISO DEL PROVEEDOR CON LA ELIMINACIN DEL PROBLEMAS
Anexo 3 Documento: Lista de chequeo entregas proveedores
Anexo 4 Documento: POLITICA de ASN en ALMACENES EXITO S.A.
Anexo 5 Documento: Flujograma de procesos
Anexo 6 Documento: Manual en una pgina
Anexo 7 Proceso: Control de Peso, Tolerancia sobre unidades avariadas de producto y unidades faltantes y sobrantes
Pgina 29 de 49
Anexo 1 Formato: Formato del Acuerdo de Entregas Certificadas
CARTA DE ACUERDO
CEDI ... Proveedor: Cliente: Operador Logstico: 1. Forma de comunicar el pedido al proveedor: EDI (ORDERS) Correo Personalmente Otros Plan de contingencia en caso que EDI Falle: 2. Frecuencia de Pedido: Diaria Otros 3. Pedido: Das de Pedido Fecha de Entrega Hora de Entrega L M M J V S das despus del pedido. 2 Veces por Semana Semanal Quincenal Mensual FAX Telfono NIT: NIT: NIT:
4. Forma de comunicar el envo del pedido al cliente: Remisin Factura
Pgina 30 de 49
Aviso de Despacho va EDI Fase de Implementacin 5. Forma de comunicar el recibo del pedido al proveedor: Aviso de Recibo va EDI (RECADV) Remisin PRICAT Fase de Implementacin Factura Visada
6. Procedimiento a seguir cuando se cambia la EPSL __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _________ 7. Esquemas de Seguridad utilizados para el transporte de la mercanca: Sellos anunciados al comunicar el envo. Tipo de Vehculo # de Sellos Sellos de seguridad equivalente a la Cinta en las cajas con el logo de la empresa. Persona encargada de retirar los sellos: Otros 8. Procedimiento en caso que la EPSL por motivos de fuerza mayor no pueda cumplir con la cita: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _________ 9. Sistema de Administracin e Intercambio de recipientes: Intercambio de recipientes - paletizacin: Si No
Pgina 31 de 49
Recipiente: Estibas Otros Descripcin de la operacin: Canastillas
10. Procedimiento para retornar la mercanca no recibida: Personalmente Descuento en prxima factura Otros 11. Responsables del Proyecto: Cliente: Telfono: Proveedor: Telfono: Operador Logstico: Telfono: 12. Padrinos: Cliente: Telfono: E-mail Proveedor: Celular Ciudad: Ciudad: Ciudad: Ciudad: Envo por Transportadora
Pgina 32 de 49
Telfono: E-mail Operador Logstico: Telfono: E-mail
Celular
Ciudad:
Celular
Ciudad:
13. Para cada referencia y/o EAN UCC-13 se deben anexar especificaciones acerca de: Fechas de Vencimiento (cuntos das antes de la fecha de vencimiento debe tener el EAN UCC-13 para poder ser recibido?). Marcacin Unidades de venta (Tipo y cdigos). Etiquetaje de Origen Marcacin Unidades de Empaque (Tipo y cdigos). Marcacin Subempaques (Tipo y cdigos). Tipo de Empaque (Unidades, Bolsas, Estibas, Cajas, Barras, etc.). Nmero de unidades contenidas en cada empaque. Nmero de unidades contenidas en cada subempaque.
14. Papel del Operador Logstico:
Pgina 33 de 49
15. Consideraciones Adicionales
16. Se acordaron cambios o excepciones al manual Entregas Certificadas? Si No
Cambios o Excepciones:
Por medio del presente documento el proveedor, el operador logstico y el comerciante acuerdan cumplir con lo expresado en el manual Entregas Certificadas y con lo anteriormente expresado en este documento.
Responsable Proveedor Proveedor
Responsable Cliente Cliente
Responsable Operador Logstico Operador Logstico
Pgina 34 de 49
ANEXO 2 - PROPUESTA DE FORMATO (Para uso del Proveedor)

ANLISIS Y COMPROMISO DEL PROVEEDOR CON LA ELIMINACIN DEL PROBLEMA
NOMBRE DEL RESPONSABLE: CARGO: PROVEEDOR: FECHA: PLAZO PARA SU IMPLEMENTACIN: RESPUESTA A ACCIN CORRECTIVA No.
Descripcin de lo sucedido y plan de mejoramiento:
Pgina 35 de 49
Anexo 3 Documento: Lista de chequeo entregas proveedores

GRUPO XITO
CEDI/PLATAFORMA________________________________________ PROCESO DE CERTIFICACION FASE ____________________ NIVEL DE INSPECCIN ____________________ CDULA AUXILIAR: __________________________ PROVEEDOR: ________________________________ FECHA DE PROGRAMACIN VERIFICACIN: _____________ FECHA DE RECIBO: _________________ FECHA DE LEGALIZACIN: ______________ HORA LLEGADA: _______________ HORA INICIO DESCARGUE: _______________ HORA TERMINO DESCARGUE: _______________ HORA INICIO LEGALIZACIN: _______________ HORA TERMINA LEGALIZACIN: _______________
ENTREGA No: _________ * Cantidad de Orden(es) de Compras: _________ * Cantidad de orden(es) de compra con Novedad : _________ * Cantidad de de Facturas: _________ * Cantidad de Facturas con Novedad _________ * No Total de Unidades Verificadas _________ * No Total Unidades Recibidas (dato opcional) _________
CALIFICACIN A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U
TIPOS DE ERROR Problemas con calidad del producto Peso inferior al declarado. Fechas de vencimiento fuera de lo pactado Averas de producto Cantidades faltantes Diferencia en nmero de recipientes Organizacin de la mercanca en la estiba Nmero de sellos diferente al anunciado, o vehiculo sin sellos. Limpieza y estado del vehculo Organizacin de la mercanca en el vehculo Control de temperatura: productos perecederos entre 4 y 6 Medicamentos: entre 2 y 8 C C. C C Incumplimiento de citas Marcacin, identificacin y codificacin de la mercanca Error en la identificacin del almacn destino (aplica para entregas crossdocking) Problemas en la facturacin No responder al industrial la accin correctiva dentro de los 5 das hbiles siguientes Problemas con el aviso de despacho Etiquetas de ASN no cumplen con las condiciones establecidas por la cadena El contenido de la estiba no coincide con la informacin grabada en la etiqueta de ASN Dimensin del producto diferente de lo anunciado en el perfil logistico Cantidades sobrantes
NO CUMPLE Peso del error (marcar con un X) 1.00 1.00 1.00 0.33 1.00 0.50 0.33 0.50 1.00 0.33 0.50 0.33 0.33 0.33 0.33 1.00 0.20 0.33 0.33 0.00 1.00
Se debe ingresar estos datos para las causales A, B, C, D, E, M, T y U Numero de la Orden de Compra con Novedad Numero de la factura o del documento remisorio Tipo de recipientes Recipientes facturados PLU-EAN Pedidas Anunciadas Entregadas Recibidas
OBSERVACIONES: ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________
RECIBIDOR C.D _____________________________ Nombre _____________________________ Firma * Hora llegada: Se define como la hora en la que el proveedor ingresa al centro de distribucin. * Hora Inicio Descargue: Se define como la hora en la que se comienza a descargar la mercanca en el muelle de recibo. * Hora Termina Descargue: Se define como la hora en la que se termina de descargar la mercanca en el muelle de recibo. * Hora Inicio Legalizacin: Se define como la hora en la que se comienza a legalizar la mercanca por medio de la RF. * Hora Termina Legalizacin: Se define como la hora en la que se termina el cuadre de documentos.
FUNCIONARIO PROVEEDOR _____________________________ Nombre _____________________________ Firma
Pgina 36 de 49
Anexo 4 Documento: POLITICA de ASN en ALMACENES EXITO S.A.

DEFINICIONES y APLICACIN del AVISO DE DESPACHO en Almacenes Exito S.A. Objetivo del documento: Definir los requerimientos del Aviso de Despacho en Almacenes xito S.A. Fecha de redaccin: 29 de Marzo de 2010 Fecha de actualizacin: 22 de Julio de 2010
1. DEFINICIN: El Aviso de Despacho es un documento EDI, donde un Proveedor con entrega

certificada notifica el Despacho de un pedido realizado por la Cadena. Este documento tiene como objetivo mejorar la calidad y oportunidad en los procesos de recibo de mercanca.
2. APLICACIN :
2.1. Se defini que en los Centros de Distribucin de Almacenes xito no podrn hacer uso del ASN, si el Proveedor no alcanza la Fase 3 en un proceso formal de Certificacin de Entregas. Por lo cual, no se puede recibir un proveedor con Aviso de Despacho antes de que tiene firmado el Acuerdo y que est al menos en Fase 3 del proceso de Entregas Certificadas 2.2. Para la certificacin, un prerrequisito para los proveedores es tener aviso de despacho. Como lo dice el Manual, " El Aviso de despacho se considera requisito de la Entrega Certificada. En caso de no tenerlo desarrollado, desde la primera fase, se recomienda la utilizacin obligatoria a partir de la 3ra Fase" por lo cual desde la fase 3 los proveedores deben ya estar enviando aviso de despacho. En caso de que el proveedor complete las 4 fases perfectas del proceso y no tiene desarrollado an el ASN, no se debe notificarle la certificacin.
3. CONTACTO OPERACIN :
Telfono: 3395951, 3395948 Email: soporte.edi@grupo-exito.com
4. BENEFICIOS DEL AVISO DE DESPACHO:

Eliminar la repeticin de verificaciones de mercanca. Reducir el tiempo de atencin del proveedor para el recibo de mercanca: espera, descargue y verificacin. Reducir el desgaste administrativo en la solucin de diferencias. Disminuir los tiempos y errores en la legalizacin de la Mercanca por parte de la Cadena. Disponer mas oportunamente de la mercanca en el punto de venta. Disminuir los errores de cartera. Minimizar los reclamos formulados por los proveedores por inconsistencias.
Pgina 37 de 49
Es complemento a los beneficios que tiene una entrega Certificada que permite minimizar los costos asociados con la verificacin, el tiempo en el recibo, la manipulacin de la mercanca y la repeticin de operaciones en el proceso logstico.
5. REQUISITOS OPERACIONALES DE AVISO DE DESPACHO en ALMACENES EXITO Para todas las entregas, se requiere:
Enviar los avisos con la mayor anticipacin posible, al mnimo 2 horas antes de realizar el despacho No enviar NUNCA el aviso de despacho con nmero de factura 0. Enviar el dato de factura completo, incluido el PREFIJO. Notificar los problemas de generacin o de transmisin de aviso de despacho a la Sede Logstica y a la rea de conectividad en los telfonos 3395951, 3395948 y por correo soporte.edi@grupo-exito.com Establecer persona responsable del envo de la informacin. Generar Aviso despus de realizado el Alistamiento de Mercanca Informar a la rea de conectividad, en los telfonos 3395951, 3395948 y por correo soporte.edi@grupo-exito.com datos de contacto para operacin de fin de semana En crossdocking predistribuido se debe marcar el cdigo del punto de venta (obligatorio) y su nombre (opcional) en cada empaque Las cajas uniproducto deben venir marcadas con su cdigo de barras y descripcin que identifique el producto (esto aplica tambin para el caso de Textil) Se debe siempre generar Aviso de Despacho por Orden de Compra
5.1.

Para una entrega paletizada:
En Crossdocking predistribuido: Se debe generar etiqueta por Orden de Compra/ estiba/ punto de venta En Crossdocking consolidado y Almacenamiento : Se debe generar etiqueta por Orden de Compra/ estiba Debe haber equivalencia exacta entre la informacin contenida en el Aviso (etiqueta SSCC) y la mercanca fsica contenida en el pallet Cada pallet debe tener su identificacin: Cross Docking Predistribuido : Si un pallet tiene ms de 1 almacn o ms de una orden de compra, debe generarse etiquetas SSCC como tantos almacenes o rdenes de compra tenga el pallet Cross Docking Consolidado: Si un pallet tiene ms de una Orden de Compra, debe generarse etiquetas como tanta Orden de Compra tenga el pallet 5.1.1. Entrega de Cross Docking Predistribuido:
Informacin obligatoria a contener la etiqueta: Cliente: Almacenes Exito S.A. Nit : 890900608 Nombre y direccin del lugar de entrega Razn social del Proveedor Nmero de Orden de Compra Nmero de Factura
Pgina 38 de 49
Cdigo del almacn destino Nombre del almacn destino Cdigo GLN graficado del almacn destino (dato opcional) Frase Aviso de Despacho Cdigo SSCC EAN 128 graficado Cdigo SSCC EAN 128 Numrico Cantidad de Empaques (Cajas, canastillas) del punto de venta del pallet (dato obligatorio) sobre Cantidad de Empaques total del punto de venta (dato opcional) (Ejemplo : Numero de empaques en la estiba / Nmero total de empaques del punto de venta) Numero del Pallet sobre Nmero total de Pallet de la entrega (dato opcional) ( Ejemplo : Estiba 1 de 2 <=> Primera de 2 estibas que tenga el punto de venta) 5.1.2. Entrega de CrossDocking Consolidado y Almacenamiento con una estiba uniproducto Informacin obligatoria a contener la etiqueta: Cliente: Almacenes Exito S.A. Nit : 890900608 Nombre y direccin del lugar de entrega Razn social del Proveedor Nmero de Orden de Compra Nmero de Factura Frase Aviso de Despacho Cdigo SSCC EAN 128 graficado Cdigo SSCC EAN 128 Numrico Cantidad de Empaques (Cajas, canastillas) de la Orden de Compra del pallet (dato obligatorio) sobre Cantidad de Empaques total de la Orden de Compra (dato opcional) Numero del Pallet sobre Nmero total de Pallet de la entrega (dato opcional) ( Ejemplo : Estiba 1 de 2 => Primera de 2 estibas que tenga la Orden de Compra )
5.2.

Para una entrega arrumada:
Para toda entrega arrumada, es importante notar que un proveedor certificado debe entregar tambin una lista de empaque en una hoja adicional anexa a la factura Se debe siempre generar Aviso de Despacho por Orden de Compra En Crossdocking predistribuido: Se debe generar etiqueta por Orden de Compra/ punto de venta En Crossdocking consolidado: Se debe generar etiqueta por Orden de Compra 5.2.1. Para todas las dems GEN excepto Textil
Se debe imprimir la etiqueta de Aviso de Despacho en una hoja adicional anexa a la factura Solicitud opcional: Paletizacin virtual Para los proveedores de gran volumen, es decir cuando el volumen supera ms de una estiba, se solicita al proveedor conformar las estibas a la entrega con etiquetas de estibas previamente generadas. Debe haber equivalencia exacta entre la informacin contenida en el Aviso y la mercanca fsica del pallet, tal como lo relata los requisitos operacionales para una entrega paletizada.
Pgina 39 de 49
Sobre este tema con todo gusto ofrecemos a los proveedores la asesora del proceso por parte de nuestro equipo de conectividad (en los telfonos 3395951, 3395948 e-mail soporte.edi@grupo-exito.com )
5.2.1.1.
Entrega de Cross Docking Predistribuido:
La impresin debe ser por punto de venta (= todas las etiquetas del almacn sobre la misma hoja) Informacin obligatoria a contener la etiqueta: Cliente: Almacenes Exito S.A. Nit : 890900608 Nombre y direccin del lugar de entrega Razn social del Proveedor Nmero de Orden de Compra Nmero de Factura Cdigo del almacn destino Nombre del almacn destino Cdigo GLN graficado del almacn destino (dato opcional) Frase Aviso de Despacho Cdigo SSCC EAN 128 graficado Cdigo SSCC EAN 128 Numrico Nmero de Empaques (Cajas, canastillas) del punto de venta 5.2.1.2. Entrega de Cross docking Consolidado
Informacin obligatoria a contener la etiqueta: Cliente: Almacenes Exito S.A. Nit : 890900608 Nombre y direccin del lugar de entrega Razn social del Proveedor Nmero de Orden de Compra Nmero de Factura Frase Aviso de Despacho Cdigo SSCC graficado Cdigo SSCC Numrico Nmero de Empaques (Cajas, canastillas) de la Orden de Compra
5.3.
Para el caso de Textil :
5.3.1. Entrega de Cross Docking Predistribuido de Textil o cajas mixtas de aseo personal, cosmticos. Se genera etiqueta por Orden de Compra/ punto de venta /caja Se debe colocar una etiqueta pegada a cada caja con los siguientes datos obligatorios: Cliente: Almacenes Exito S.A. Nit : 890900608
Pgina 40 de 49
Nombre y direccin del lugar de entrega Razn social y datos generales del Proveedor Nmero de Orden de Compra Nmero de Factura Cdigo del almacn destino Nombre del almacn destino Cdigo GLN graficado del almacn destino (dato opcional) Frase Aviso de Despacho Cdigo SSCC EAN 128 graficado Cdigo SSCC EAN 128 Numrico Cantidad de Unidades en la caja 5.3.2. Entrega de Almacenamiento en cajas uniproducto Textil: Se debe generar una etiqueta por Orden de Compra impresa en una hoja adicional anexa a la factura Informacin obligatoria a contener la etiqueta: Cliente: Almacenes Exito S.A. Nit : 890900608 Nombre y direccin del lugar de entrega Razn social del Proveedor Nmero de Orden de Compra Nmero de Factura Frase Aviso de Despacho Cdigo SSCC EAN 128 graficado Cdigo SSCC EAN 128 Numrico Cantidad de Cajas total de la Orden de Compra Cantidad de Unidades total de la Orden de Compra por PLU
Fin de documento
Pgina 41 de 49
Anexo 5 Documento: Flujograma de procesos

PROCESO SUGERIDO PARA ENTREGAS CERTIFICADAS COMERCIANTE
INICIO
Pg 1 de 3
OPERADOR LOGSTICO
PROVEEDOR
Enviar orden de compra al proveedor de acuerdo a frecuencia, da, fecha y hora de entrega por el medio acordado: EDI, Fax, Correo electrnico.
Verificar cupo de crdito y dems condiciones comerciales
Crdito y condiciones com erciales correctas?
NO
Comunicarse con el comerciante y resolver diferencia
SI Reservar la mercanca solicitada
Proveedor con Operador Logstico?
SI
Enviar instrucciones de transporte va EDI
Enviar la Confirmacin de la Reserva e indicar los datos del vehculo, del funcionario y la cantidad y tipo de vehculos a utilizar en el despacho.
NO Generar listado de P icking Recoger mercanca en la fecha y hora pactada con el proveedor
Preparar pedido utilizando los mecanismos de seguridad acordados previamente
Contar nm ero de empaques y revisar calidad de embalajes
Generar y enviar Aviso de Despacho a Com erciante y OP si aplica
Cargar el vehculo y colocar sello de seguridad acordado o su equivalente
Cargar el vehculo y colocar sello de seguridad o su equivalente
Tram itar los respectivos docum entos de transporte y solicitar copia de Aviso de Despacho
1
Asignar y alistar el espacio necesario en la zona de descargue
Tram itar los respectivos docum entos de transporte
Entregar la m ercanca en los puntos de despacho de acuerdo a las fechas y horas pactadas
Entregar la m ercanca en los puntos de despacho de acuerdo con las fechas y horas pactadas
Pgina 42 de 49
PRO CES O S UGE RIDO PARA ENT RE GAS C ER TIFICAD AS C OM ER CIAN TE

1
Verificar si se tiene el sello de seguridad y validarlo con el relacionado en el docum ento de entrega.
Pg 2 de 3 OPE RADO R LOGSTICO
PR OVE EDO R
Corresponde el sello de seguridad al relacionado en el docum ento de entrega? SI Determ inar el m uestreo a realizar de acuerdo a la fase de certificacin en que se encuentra el proceso. (V er tabla 1).
NO
Realizar inspeccin al 100 % de la m ercanca
Contar los em balajes, estibas o recipientes enviados de acuerdo al m uestreo
V erificar al detalle la cantidad, la calidad de la m ercanca, la fecha de vencim iento, la correcta m arcacin y los requisitos de ley que correspondan
M ercanca com pleta y a satisfaccin? SI Diligenciar visto bueno, firm ar y sellar en docum ento de entrega
NO
Revisin exhaustiva (100% ) de todo el lote
Com unicar la novedad al proveedor y solicitar la solucin inm ediata y la accin correctiva correspondiente
Verificar el interior del vehculo que transport la m ercanca
FIN
Registrar en el S eguim iento Oficial a P roveedores con Entrega Certificada la calificacin de rechazado de la m uestra, los errores detectados segn su tipo y la cuantificacin de los problem as aplicando la poltica de reclam os.
Resolver la accin correctiva com unicada por el com erciante en los 5 das hbiles siguientes
Pgina 43 de 49
P R O C E S O S U G E R ID O P AR A E N T R E G AS C E R T IFIC AD AS C O M E R C IAN T E PROVEEDOR

2
P g 3 de 3
O PER AD O R L O G STIC O
E s la accin correctiva generada por el O perador Logstico?
SI
Tram itar accin correctiva con el O perador Logstico
NO Realizar las verificaciones respectivas y dar solucin a la accin correctiva dentro de los 5 das hbiles
A ccin correctiva solucionada en los 5 das hbiles?
SI
R egistrar en form ato de seguim iento la solucin dada a la accin correctiva
NO FIN Registrar com o un problem a en el form ato de seguim iento a proveedores con entregas certificadas
Contactar al padrino del program a del proveedor
Pgina 44 de 49
Anexo 6 Documento: Manual en una pgina

# DE ENTREGAS PERFECTAS CONSECUTIVAS FRECUENCIA DE ENTREGAS del Proveedor Fase 1 100% DIARIA o 5 VECES POR SEMANA 4 o 3 VECES POR SEMANA 2 VECES POR SEMANA SEMANAL QUINCENAL MENSUAL 24 15 12 8 6 4 Fase 2 75% 18 11 9 6 4 3 Fase 3 50% 12 7 6 4 3 2 Fase 4 50% 12 7 6 4 3 2 1 Mes 1 Mes 1 Semana 1 Mes 2 Semanas 2 Meses 3 Meses 4 Meses # MXIMO DE MESES POR FASE PERODO MNIMO PARA ALCANZAR CERTIFICACIN 2 Meses 1 Semana 3 Meses 3 Meses 2 Semanas 4 Meses 2 Semanas 9 meses 12 meses 2-8 9-15 16-25 26-50 51-90 91-150 151-280 FRECUENCIA de INSPECCIONES FASE 1, 2, 3 y 4 FASE CERTIFICADO 281-500 501-1.200
PLAN DE MUESTREO EN EL RECIBO

NIVEL DE INSPECCIN TAMAO DEL LOTE RIGUROSO Muestra 3 5 8 13 20 32 50 80 125 NORMAL Muestra 2 4 5 8 13 20 32 50 80 REDUCIDA Muestra 2 3 4 8 10 12 13 18 20
Se cuantifica en forma independiente en cada sitio de entrega.
FRECUENCIA DE ENTREGAS del Proveedor
Entrega de CROSS DOCKING PREDISTRIBUIDO, CROSS DOCKING CONSOLIDADO y ALMACENAMIENTO
Entrega de CROSS DOCKING PREDISTRIBUIDO
Entrega de CROSS DOCKING CONSOLIDADO o ALMACENAMIENTO
1.201-3.200
200
125
32
DIARIA o 5 VECES POR SEMANA 4 o 3 VECES POR SEMANA 2 VECES POR SEMANA SEMANAL QUINCENAL MENSUAL
a cada entrega a cada entrega a cada entrega a cada entrega a cada entrega a cada entrega
3 veces por semana 2 veces por semana 1 vez por semana 1 vez por semana a cada entrega a cada entrega
no aplica 1 vez por semana 2 veces por mes 2 veces por mes a cada entrega a cada entrega
3.201-10.000 10.001-35.000
315 500 FASE 1 y CERTIFICADO
200 315 FASE 2
40 50 FASE 3 y 4
PLAN DE MUESTREO EN EL RECIBO - FARMACETICOS

NIVEL DE INSPECCIN TAMAO DEL LOTE RIGUROSO Muestra NORMAL Muestra 2 4 REDUCIDA Muestra 2 3
DEFINICIN DE LAS FASES CON SU NIVEL DE INSPECCIN Y ACCIONES A REALIZAR AL ENCONTRAR INCONSISTENCIAS No. FASE NOMBRE NIVEL DE INSPECCIN RIGUROSO ACCIONES A REALIZAR AL LOGRAR UN PUNTAJE DE 1 EN INCONSISTENCIAS Debe comenzar el ciclo nuevamente de acuerdo con tabla de duracin por fase. Si el problema se repite se suspende el programa por 3 meses.
3 5
3 5
Fase1
Previa Inspeccin Rigurosa
Fase 2
Inspeccin Normal
NORMAL
Debe pasar al nivel de inspeccin riguroso por el trmino de una fase. Si no presenta problema pasa a la fase 3.Si el problema se repite regresa a la fase 1.
13
13
Fase 3
Inspeccin Reducida
REDUCIDO
Debe pasar al nivel de inspeccin riguroso por el trmino de una fase. Si no presenta problema pasa a la fase 4.Si el problema persiste regresa a la fase 1.
20
20
13
10
Fase 4
Inspeccin Reducida
REDUCIDO
Debe pasar al nivel de inspeccin riguroso por el trmino de una fase. Si no presenta problema pasa a la fase 4 Certificado. Si el problema persiste regresa a la fase 3.
32
32
20
12
Fase 5 Certificado
Certificacin Inspeccin Ocasional (Entrega de Diploma y Carta de Certificacin)
Si el problema es segunda vez que se presenta (2 Acciones Correctivas), en un tiempo igual al necesario para alcanzar la certificacin (Tabla #5) se aplica durante una fase el plan de muestreo con Inspeccin Rigurosa; RIGUROSO - Inspeccin Si durante esta Fase 1R, se encuentra 2 Acciones Correctivas ( inconsistencias que Ocasional, con frecuencia definida suman 2 en puntaje), se cancelar el programa de Entregas Certificadas en la regin o en la Tabla#2 a nivel nacional cuando corresponda. Si no, se recobra la condicin de CERTIFICADO sin restricciones.
50
50
32
13
80 125
80 125 200 315
50 80 125 200
18 20 32 40
MUESTRA A INSPECCIONAR CROSS DOCKIMG PREDISTRIBUIDO 3 almacenes, con una muestra de cajas de acuerdo a la Tabla militar dependiendo de la Fase - # facturas a inspeccionar segn la Tabla militar, dependiendo de la Fase, y a mnimo 3 facturas - con un # de PLU a inspeccinar en cada factura segn la Tabla militar, dependiendo de la Fase - los PLU no deben ser repetidos - inspeccin fsica del # de cajas, por cada Plu seleccionado, tambin con respecto a la Tabla militar
200 315
CROSS DOCKING CONSOLIDADO y ALMACENAMIENTO
500
500
315
50
'Si un Plu a inspeccionar se encuentra en varias facturas, la verificacin debe ser al 100% del Plu o sea en todas las facturas
FASE 1 y CERTIFICADO FASE 2 FASE 3 y 4
CLASIFICACIN DE LOS ERRORES
TOLERANCIAS SOBRE FALTANTES Y SOBRANTES DE MERCANCA
TOLERANCIAS SOBRE UNIDADES AVERIADAS DE PRODUCTO
CALIFICACIN
Peso
TIPOS DE ERROR
TAMAO DE LA MUESTRA en UNIDADES
UNIDADES CON DIFERENCIAS (FALTANTES O SOBRANTES
TAMAO DE LA MUESTRA en UNIDADES
UNIDADES CON DIFERENCIAS (FALTANTES O SOBRANTES
A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U
1.00 1.00 1.00 0.33 1.00 0.50 0.33 0.50 1.00 0.33 0.50 0.33 0.33 0.33 0.33 1.00 0.20 0.33 0.33 0.00 1.00
Problemas con calidad del producto Peso inferior al declarado Fechas de vencimiento fuera de lo pactado en el acuerdo Averas de producto (Ver Anexo 16: Tolerancias sobre unidades averiadas de producto) Cantidades faltantes : diferencia entre documento remisorio y cantidad recibida fsicamente Diferencia en nmero de recipientes entre documento remisorio y cantidad de canastas, cajas o estibas recibidas Organizacin de la mercanca en la estiba Sellos de seguridad: sello o cinta rota, nmero de sello no coincide con documento remisorio Limpieza y estado del vehculo Organizacin de la mercanca en el vehculo Control de temperatura: productos perecederos entre 4 y 6 Medicamentos: entre 2 y 8C C C. C Incumplimiento de citas :15 minutos antes y despus de la hora pactada implica cumplimiento de la cita. Error en marcacin, codificacin y/o identificacin de la mercanca Error en la identificacin del almacn destino (aplica para entregas crossdocking) Problemas en la facturacin No responder (Industrial) durante los 5 das hbiles despus de generada la accin correctiva Problemas con el aviso de despacho o con el aviso de recibo Etiquetas de ASN no cumplen con las condiciones establecidas por la cadena El contenido de la estiba no coincide con la informacin grabada en la etiqueta de ASN Dimensin del producto diferente de lo anunciado en el perfil logistico Cantidades sobrantes : diferencia entre documento remisorio y cantidad recibida fsicamente
1-499 500-999 1.000-1499 1.500-1999 2.000-2499 2.500-2999 3.000-3499 3.500-3999 4.000-4499 4.500-4999 5.000-5499 5.500-5999 6.000-6499 6.500-6999 7.000-7499 7.500-7999 8.000-8499 8.500-8999 9.000-9499 9.500-999 10.000-12499 12.500-15000 Nivel de Tolerancia: 0.2 %
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 25
1-499 500-999 1.000-1499 1.500-1999 2.000-2499 2.500-2999 3.000-3499 3.500-3999 4.000-4499 4.500-4999 5.000-5499 5.500-5999 6.000-6499 6.500-6999 7.000-7499 7.500-7999 8.000-8499 8.500-8999 9.000-9499 9.500-999 10.000-12499 12.500-15000
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 125
Nivel de Tolerancia Total Entregado 1.0 %
Pgina 45 de 49
Anexo 7 Proceso: Control de Peso, Tolerancia sobre unidades averiadas de producto y unidades faltantes y sobrantes Control de Peso en los Recibos
Grupo xito defini una directriz con respecto al Control de peso de los productos con Peso: Para devoluciones de producto por bajo peso se debe aplicar los Decretos 2269 de 1993 y 3466 de 1982 de la Superintendencia de Industria y Comercio que establecen que El contenido neto de todo producto empacado o envasado debe corresponder al contenido enunciado en su rotulado o empaque. Las tolerancias para masa y volumen netos; y la seleccin de muestras para la verificacin del contenido neto se efectuarn siguiendo los procedimientos estadsticos establecidos en las normas tcnicas obligatorias correspondientes. Debido a que el muestreo y pasos a seguir son extensos para la aplicacin de todos los productos que recibe la Compaa, se realizar un muestreo diariamente as: En Frescos: se revisa en cada entrega de proveedor 5 Plu (referencias) con 5 Unidades cada uno En Secos : se revisa 2 Plu (referencias) con todas las unidades del empaque
Para el caso en el cual el promedio de la muestra sea igual o superior al contenido neto anunciado en el empaque => se acepta el lote completo. Para el caso en el cual el promedio de la muestra sea inferior al contenido neto anunciado en el empaque => se aplica el proceso descrito en los decretos 2269 y 3364. El decreto (vera continuacin) puede resumirse as: Verificar tamao del lote y sacar muestra segn tabla Plan de muestreo sugerida (Tabla 1- Columna 1 y 2) Revise en la misma tabla la columna que indica cuantas unidades defectuosas se aceptan del lote y con cuantas unidades defectuosas se rechaza el lote. (Tabla 1- Columna 3) Revise en la Tabla de deficiencias tolerables, cuntos son los gramos que aceptan como unidad defectuosa y cuntos son los gramos que no se aceptan como unidad defectuosa (Tabla 2) Por ltimo, tenga en cuenta que si al menos una unidad est por debajo del peso en 2 veces la tolerancia de gramos, el lote se rechaza. Para una mejor compresin de la aplicacin del decreto revise el ejemplo que enviamos con la aplicacin del decreto
Es importante notar que se aplica esta definicin para todos los proveedores, aun los proveedores del programa de Entregas Certificadas (no se tomar en cuenta la tabla de GS1)
Pgina 46 de 49
Decretos 2269 y 3364:
CONTROL DE PESO
Decretos 2269 de 1993 y 3466 de 1982 de la Superintendencia de Industria y Comercio
La superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo a los decretos 2269 de 1993 y 3466 de 1982 establece que : El contenido neto de todo producto empacado o envasado debe corresponder al contenido enunciado en su rotulado o empaque. Las tolerancias para masa y volumen netos; y la seleccin de muestras para la verificacin del contenido neto se efectuarn siguiendo los procedimientos estadsticos establecidos en las normas tcnicas obligatorias correspondientes.
Tabla 1 : CONTROL DE PESO PLANES DE MUESTREO

Columna 1 Columna 2 Columna 3 Cantidad de preempacados de la muestra que pueden exceder la deficiencia tolerable Ac Menos de 100 100 a 500 501 a 3200 Ms de 3200 100% de la muestra 50 80 125 0 3 5 7 Re 1 4 6 8
Tamao del lote de inspeccin
Tamao de la muestra
Pgina 47 de 49
Tabla 2 : TABLA DE DEFICIENCIAS TOLERABLES PARA EL CONTENIDO NETO

Contenido nom inal de producto (Q n) en g o m l 0 a 50 50 a 100 100 a 200 200 a 300 300 a 500 500 a 1000 1000 a 10000 10000 a 15000 15000 a 50000 Deficiencia tolerable (T ) Porcentaje en Q n 9 4.5 3 1.5 1 g o ml 4.5 9 15 150 -
Los valores de (T) se deben redondear al siguiente decimal superior de g o ml para valores de Qn inferiores a 1000 g o ml y al siguiente entero para valores de Qn superiores a 1000 g o ml
CONTROL DE PESO, CRITERIOS DE ACEPTACION Y RECHAZO EJEMPLO:

Se recibe un lote de 200 panes cuyo peso neto declarado es 250 gramos.
TAMAO DEL LOTE TAMAO DE LA MUESTRA ACEPTO CON ( Ac ) RECHAZO CON ( Re ) PESO DECLARADO ( Qn ) TOLERANCIA ( T ) Qn - T Qn - 2T
Se concluye segn criterios establecidos: Si el contenido promedio es inferior a 250 se rechaza. Si 3 unidades menos pesan por debajo de 241 se acepta. Si 4 unidades ms pesan por debajo de 241 se rechaza. Si al menos 1 unidad pesa 232 menos se rechaza.
200 50 3 4 250 9 241 232
Pgina 48 de 49
Tolerancia sobre unidades averiadas de producto

Se debe aplicar un nivel de Tolerancia de un 1% (segn la Tabla de Tolerancia homologada por GS1) sobre el total de unidades de la muestra inspeccionada.
Tolerancia sobre faltantes y sobrantes de mercancas unidades averiadas de producto

Se debe aplicar un nivel de Tolerancia de un 0.2% (segn la Tabla de Tolerancia homologada por GS1) sobre el total de unidades de la muestra inspeccionada. Para notar: Cuando las unidades detectadas con inconsistencias estn contempladas en la tolerancia, no se acumula puntos al proveedor pero s se consigna estas situaciones en los seguimientos de los proveedores (generar una inconsistencia, sin contabilizar los puntos)
Pgina 49 de 49

Entrega Certificada

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Entrega Certificada

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Entrega Certificada

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

MANUAL DE ENTREGAS CERTIFICADAS

Versin Grupo xito

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A.

2. Aplicacin de las Entregas Certificadas

3. Pasos de la Entrega Certificada

3.2. 3.3. 3.4. 3.5.

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A.

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A.

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A.

2. Aplicacin de las Entregas Certificadas

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A.

3. Pasos de la Entrega Certificada

Paso 1. Verificacin de las condiciones para los participantes en la alianza

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A.

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A.

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A.

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A.

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A.

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A.

Relacin de los nmeros de los Sellos:

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A.

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A.

Definicin: Criterio de Medicin: Frmula:

ENTREGA A TIEMPO POR PARTE DEL PROVEEDOR

Criterio de Medicin: Frmula:

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A.

Criterio de Medicin: Frmula:

Ver Novedades en Tabla #7: Valores de inconsistencias

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A.

o 8:00 A.M. Hora Acordada

Paso 5. Procedimiento sugerido para una Entrega Certificada

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A.

Para las entregas de Cross docking predistribuido

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A.

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A.

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A.

Tabla # 1: Muestra a Inspeccionar

CROSS DOCKING CONSOLIDADO y ALMACENAMIENTO

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A.

Tabla # 2: Frecuencia de Inspecciones

Tabla # 3: Tabla Militar - Plan de Muestreo en el Recibo

Tabla # 4: Tabla Militar - Plan de Muestreo en el Recibo Farmacuticos

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A.

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A.

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A.

Certificacin Inspeccin Ocasional (Entrega de Diploma y Carta de Certificacin)

RIGUROSO Inspeccin Ocasional, con frecuencia definida en la Tabla#2

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A.

Tabla #7 Valores Inconsistencias en el Grupo xito

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A.

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A.

Tiempo Mnimo para el Reingreso del Proveedor Descertificado segn su Reincidencia.

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A.

Versin Grupo xito

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A.

Anexo 3 Documento: Lista de chequeo entregas proveedores

Anexo 4 Documento: POLITICA de ASN en ALMACENES EXITO S.A.

Anexo 5 Documento: Flujograma de procesos

Anexo 6 Documento: Manual en una pgina

FUNCIONARIO PROVEEDOR _ Nombre _ Firma