AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO

DE LA EMPRESA DE SEGURIDAD
UNIDOS SECURITY LTDA

SAN FERNANDO, DICIEMBRE 2018

1
INDICE

RESUMEN...............................................................................................................- 6 -
INTRODUCCIÓN.....................................................................................................- 7 -
DIAGNOSTICO.......................................................................................................- 8 -
OBJETIVO(S) GENERAL(ES) Y ESPECÍFICO(S).................................................- 9 -
OBJETIVO GENERAL:........................................................................................- 9 -
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:..............................................................................- 9 -
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA...................................................................- 10 -
DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA........................................................................- 11 -
CONTROL INTERNO............................................................................................- 12 -
Objetivos de las operaciones.............................................................................- 13 -
Objetivos de los informes..................................................................................- 13 -
Cumplimiento de objetivos.................................................................................- 13 -
LAS CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL INTERNO:........................................- 14 -
COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO......................................................- 15 -
AMBIENTE DE CONTROL...................................................................................- 16 -
Integridad y valores éticos.................................................................................- 16 -
Compromiso de competencia profesional.........................................................- 17 -
Consejo de administración y comité de Auditoría..............................................- 17 -
Filosofía de la dirección y estilo de gestión.......................................................- 17 -
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA..............................................................................18
ASIGNACIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD..........................................19
POLÍTICAS Y PRÁCTICAS EN MATERIA DE RECURSOS HUMANOS.................19
EVALUACIÓN DE RIESGOS....................................................................................20
FACTORES DE RIESGOS EXTERNOS...............................................................21
FACTORES DE RIESGOS INTERNOS.................................................................21
ACTIVIDADES PARA LA EVALUACIÓN DE RIESGO.............................................22
Identificación de riesgos.........................................................................................22
Objetivos de control de riesgos..............................................................................22
Medición y evaluación de riesgos..........................................................................23
Cuantificación de Riesgos......................................................................................23
Gestión de Cambios...............................................................................................24
MATRIZ DE RIESGO................................................................................................25
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS...........................................................................26
CLASIFICACIÓN DEL RIESGO.............................................................................27
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO...............................................................................28
VALORACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS RIESGOS Y CONTROLES................29
ACTIVIDADES DE CONTROL...............................................................................30
MONITOREO Y SUPERVISIÓN............................................................................32

2
 ACTIVIDADES CONTINUAS.................................................................................33
EVALUACIONES PUNTUALES.............................................................................33
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN........................................................................34
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS............................................................................35
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES......................................................................- 34 -
DESCRIPCIÓN DE CARGOS...............................................................................- 36 -
DIAGRAMA DE FLUJO.........................................................................................- 37 -
EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO................................- 38 -
A LA EMPRESA UNIDOS SECURITY LTDA........................................................- 38 -
PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA.....................................................................- 38 -
IDENTIFICACIÓN DE LAS FUENTES DE INFORMACIÓN.................................- 39 -
INFORMACIÓN BÁSICA A REVELAR EN LA AUDITORÍA.................................- 39 -
CONOCIMIENTO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO...................................- 40 -
Departamento de Administración......................................................................- 40 -
DEPARTAMENTO DE SERVICIO DE SEGURIDAD............................................- 42 -
PLAN DE AUDITORÍA..........................................................................................- 43 -
ACTIVIDADES A REALIZAR................................................................................- 43 -
PROGRAMA DE AUDITORÍA...............................................................................- 44 -
RIESGO DE AUDITORÍA......................................................................................- 45 -
CARTA GANTT.....................................................................................................- 46 -
DESCRIPCIÓN DEL ENTORNO AUDITADO.......................................................- 47 -
RESUMEN DE LA INFORMACIÓN OBTENIDA GERENTE................................- 47 -
JEFATURA Y PERSONAL DEL ÁREA ADMINISTRATIVA..................................- 48 -
MATRIZ DE RIESGO............................................................................................- 48 -
PROCESO TRANSVERSAL: GERENCIAL..........................................................- 49 -
PROCESO: ADMINISTRATIVO........................................................................- 49 -
SUBPROCESO: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL / DESARROLLO DE....- 49 -
ACTIVIDADES EN LA EMPRESA.....................................................................- 49 -
HALLAZGOS.........................................................................................................- 50 -
PLAN DE ACCIÓN................................................................................................- 51 -
MISIÓN..................................................................................................................- 52 -
VISIÓN..................................................................................................................- 52 -
PRINCIPIOS..........................................................................................................- 52 -
VALORES..............................................................................................................- 53 -
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA UNIDOS SECURITY LTDA.........................- 54 -
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA.....................................................................- 55 -
MANUAL DE PROCEDIMIENTO Y PERFELIS DE CARGO................................- 56 -
PERFILES DE CARGO.........................................................................................- 57 -
GERENTE GENERAL.......................................................................................- 57 -
ADMINISTRADOR.............................................................................................- 59 -

3
 SUPERVISOR...................................................................................................- 61 -
SECRETARIA (O)..............................................................................................- 63 -
GUARDIAS........................................................................................................- 65 -
MANUAL DE PROCEDIMIENTO..........................................................................- 67 -
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS PARA LAS ÁREAS DE ADMINISTRACIÓN -
67 -
OBJETIVOS ESPECIFICOS.............................................................................- 67 -
HIPOTESIS:.......................................................................................................- 67 -
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE GERENTE..................................................- 68 -
OBJETIVO:........................................................................................................- 68 -
ALCANCE:.........................................................................................................- 68 -
SUPERVISIÓN..................................................................................................- 68 -
DIAGRAMA DE PROCESO DE GERENTE GENERAL....................................- 71 -
MANUAL DE PROCEDIMIENTO SUPERVISOR.................................................- 72 -
DIAGRAMA DE PROCESOS DE SUPERVISOR..............................................- 76 -
DIAGRAMA DE PROCESOS DE SUPERVISOR.................................................- 77 -
DIAGRAMA DE PROCESOS DE SUPERVISOR.................................................- 78 -
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE SECRETARIA ADMINISTRATIVA.............- 79 -
DIAGRAMA DE PROCESOS DE SECREARIA ADMINISTRATIVA.....................- 83 -
DIAGRAMA DE PROCESOS DE ADMINISTRADOR...........................................- 88 -
PROCESO TRANASVERSAL: GERENCIAL........................................................- 89 -
PROCESO: IMPUESTO AL VALOR AGREGADO............................................- 89 -
SUBPROCESO: GASTOS SIN JUSTIFICACIÓN OPERACIONAL
POSTERGACIÓN PAGO DE IVA BALANCE (GASTOS OPERACIONALES)..- 89 -
PLAN DE ACCIÓN EN GASTOS SIN JUSTIFICACCIÓN....................................- 90 -
HALLAZGOS.........................................................................................................- 91 -
DETALLE PLAN DE ACCIÓN...........................................................................- 97 -
PROCESO TRANSVERSAL: DEL NEGOCIO......................................................- 98 -
PROCESO: LIQUIDACIONES DE SUELDO.....................................................- 98 -
PLAN DE ACCIÓN................................................................................................- 99 -
HALLAZGOS.......................................................................................................- 101 -
LIQUIDACIÓN DE SUELDO ACTUAL EN EMPRESA.......................................- 102 -
LIQUIDACIÓN DE SUELDO PROPUESTA........................................................- 103 -
SISTEMA CONTROL DE PAGOS QUE CORRESPONDEN AL MES...............- 104 -
DETALLE DEUDAS PREVISIONALES...............................................................- 105 -
Plan de acción.................................................................................................- 105 -
PROCESO TRANSVERSAL: DEL NEGOCIO....................................................- 106 -
PROCESO: MANEJO DE EFECTIVO.............................................................- 106 -
SUBPROCESO: CONTROL DE FLUJO DE EFECTIVO................................- 106 -
PLAN DE ACCIÓN..............................................................................................- 107 -
HALLAZGOS.......................................................................................................- 108 -

4
DESARROLLO PLAN DE ACCION....................................................................- 110 -
ANEXO 1 CAJA CHICA......................................................................................- 113 -
1.- Introducción................................................................................................- 113 -
2- Descripción de la Planilla............................................................................- 113 -
3.- Manejo de la Caja Chica Durante el Año...................................................- 113 -
4.- Resumen Anual..........................................................................................- 115 -
ANEXO 2 CONCILIACION BANCARIA..............................................................- 116 -
INFORME DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES.......................................- 117 -
CRITERIOS DE AUDITORÍA...........................................................................- 119 -
RECURSOS....................................................................................................- 120 -
OBSERVACIONES Y/O HALLAZGOS............................................................- 120 -
OBSERVACION No. 1........................................................................................- 121 -
Estructura organizacional Condición:..................................................................- 121 -
HALLAZGOS...................................................................................................- 121 -
Causa:.................................................................................................................- 121 -
Consecuencias o Efectos:...................................................................................- 122 -
OBSERVACION No. 2........................................................................................- 122 -
Desarrollo del proceso contable Condición:........................................................- 122 -
HALLAZGOS...................................................................................................- 122 -
Causa:.................................................................................................................- 123 -
Consecuencias o Efectos:...................................................................................- 123 -
OBSERVACION No. 3........................................................................................- 124 -
Remuneraciones Condición:...............................................................................- 124 -
HALLAZGOS...................................................................................................- 124 -
Causa:.................................................................................................................- 125 -
Consecuencias o Efectos:...................................................................................- 125 -
OBSERVACION No. 4........................................................................................- 126 -
Manejo de efectivo Condición:............................................................................- 126 -
HALLAZGOS...................................................................................................- 126 -
Causa:.................................................................................................................- 127 -
Consecuencias o Efectos:...................................................................................- 127 -
RECOMENDACIONES.......................................................................................- 128 -
RECOMENDACIONES N° 1 Estructura Organizacional.................................- 128 -
RECOMENDACIONES N° 2 Desarrollo del Proceso Contable.......................- 128 -
RECOMENDACIONES N° 3 Remuneraciones...............................................- 128 -
RECOMENDACIONES N° 4 Manejo de efectivo............................................- 129 -
BIBLIOGRAFIA...................................................................................................- 130 -

5
RESUMEN

Este proyecto de tesis se desarrolla en la empresa UNIDOS SEGURITY dicha

empresa se dedica especialmente al resguardo de la seguridad en los distintas
instalaciones donde es requerida contribuyendo a la seguridad y resguardo de los
activos de las diferentes empresas, que no cuenta con un organigrama y tampoco
con un manual de procedimientos, por lo que sus funciones se encuentran
desorganizadas, además existe una ausencia de políticas, lo cual conlleva a un
desorden funcional y administrativo; obstaculizando el cumplimiento de los objetivos
y metas propuestas por el dueño de la empresa.

Esta Auditoria consiste en la implementación de una auditoría de control interno,

en la cual se analizarán los procesos y actividades que se realizan dentro del área
administrativa, recolección de datos(contador externo); mediante la aplicación de
estos procesos realizados se pueden identificar riesgos inherentes que afecten el
giro normal del negocio o las actividades realizadas por los funcionarios, los cuales
serán identificados en un informe que incluya recomendaciones y planes de mejora
para ayudar a los trabajadores.

El alcance de los objetivos departamento del área administrativa y de servicio de

seguridad, a los dueños el cumplimiento de las metas propuestas a corto y largo
plazo y a las fuentes externas a la compañía como son: clientes (Entregando un
servicio de seguridad eficiente), proveedores (pago puntual de saldos por días de
crédito otorgados) y entidades de regulación y control (cumpliendo con normas)

El principal problema de la empresa es la mala organización, considerando la

inexistencia de un organigrama y de manuales de procedimientos, el manejo errado
de los flujos de efectivo, entre otras complicaciones que se darán a conocer en el
siguiente informe.

Para controlar esto hallazgos se propone la elaboración de manuales de

procedimientos, organización de los puestos de trabajo y dirección de la empresa

El objetivo principal de este proyecto de tesis es ordenar de manera sistemática y

continua el actuar de la empresa tanto en los procesos como en lo que refiere a los
activos y flujo de efectivo

6
INTRODUCCIÓN

El control Interno a través de los años ha tomado gran importancia, hoy en día es
parte fundamental en las empresas, ya que contribuye a la seguridad de ésta,
fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros que
ayudan a toda empresa a cumplir su objetivo.

Actualmente las empresas de nuestro país van creciendo cada vez más, ya que
se van ligando a la apertura de diferentes mercados tanto nacionales como
extranjeros, que son muy exigentes; esto hace que deban atenerse a otras
normativas y estándares. Es por eso, que se hace necesario contar con un buen
control interno, independiente el tamaño de la institución.

El hecho de no contar con un control interno dentro de una entidad, traerá

consigo una serie de consecuencias y situaciones, que pueden llegar a representar
en el peor de los casos grandes pérdidas

La finalidad de control interno es preservar la subsistencia de las organizaciones

y apoyar su desarrollo; su objetivo principal es contribuir con los resultados
esperados por la empresa.

Cuando hablamos de los esfuerzos de control interno necesarios que deben

realizar las empresas para hacer frente a los cambios que se van suscitando en el
medio, no se hace alusión solamente a las actividades de control propiamente tal,
sino que también, a actividades como la evaluación de riesgos, adecuado entorno
de control, o a la preocupación por la información y comunicación así como también
por la supervisión. Esto se conoce como Sistema de Control Interno.

En este trabajo nos enfocaremos en el área administrativa y gerencial de la

empresa, ya que es ahí en donde están los riesgos más relevantes de la empresa

Es por lo anterior que se desprende como objetivo del presente trabajo es el

evaluar el control interno y presentar mejoras significativas, que contribuyan a un
mejor funcionamiento administrativo y de servicio, lo cual permitirá un mayor control
en las actividades y documentos de la empresa.

7
DIAGNOSTICO

En esta investigación que se realizará a la empresa Unidos Security Ltda, se

tomará en cuenta el estudio y análisis de la información referente al problema que
surge por no poseer un área de Control de interno dentro de la empresa y de
procesos Administrativos en forma consolidada, se tomaron en consideración
aquellos elementos que aporten criterios con los cuales se puedan realizar juicios
valorativos respecto al papel que juega la Administración de la empresa ante este
tipo de situaciones.

El principal limitante para poder realizar esta investigación es la inexistencia del

área de Control Interno que posee la empresa, ya que esta no tiene, esto hace en
la difícil identificación y resolución de este problema que los aqueja y hace difícil un
buen funcionamiento de la empresa.

8
OBJETIVO(S) GENERAL(ES) Y ESPECÍFICO(S)

OBJETIVO GENERAL:

Identificar y analizar los procesos que se llevan a cabo en la empresa, con el fin
de detectar, en un plazo determinado, cualquier desviación respecto a los objetivos
de rentabilidad, tanto en el área administrativa y de operaciones, a través de la
obtención de información confiable y oportuna, además del cumplimiento de leyes y
reglamentos.

Contribuir al mejoramiento de las funciones y asesorar sobre la gestión

administrativa de éstas, ayudándoles a adquirir conocimientos simples y
fundamentales de la gestión empresarial.

.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

 Analizar la situación actual de la empresa

 Detectar los riesgos de errores e irregularidades, promoviendo minimizar

estos riesgos e irregularidades.

 Crear un manual de procedimientos, presentando todas las mejoras

significativas al Control Interno.

 Elaborar diagramas de flujos que faciliten la comprensión de los procesos del

sistema de control interno

 Implementar una estructura organizacional efectiva.

 Implementación de un organigrama dentro de la empresa

 Generar soluciones idóneas y efectivas para el buen desempeño de sus

áreas administrativas

 Establecer dinámicas de trabajo que favorezcan la toma de decisiones.

 Elaborar diagramas de flujos que faciliten la comprensión de los procesos

del sistema de control interno

9
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Para una organización es de vital importancia la planificación y control de sus

actividades, es por eso que un buen control interno y su eficiente aplicación
garantizarán la continuación de las organizaciones, sea cual sea su naturaleza.

El control interno puede ser un instrumento o técnica de apoyo que servirá para
evaluar y examinar en qué grado se están logrando los objetivos de la organización
y de qué manera se administran los riesgos y recursos de ésta.

Desde la conformación de la empresa de Seguridad Unidos Security Ltda, han

tenido varios problemas que fueron surgiendo a través del tiempo, dentro de los
problemas que se pudieron observar y comprobar fueron los siguientes:

 Estructura organizacional
 Elusión tributaria
 Falta de Manual de procedimiento
 Gastos operacionales (Balance)
 Procesos administrativos ineficientes
 Liquidaciones de sueldo
 Caja chica
 Deuda previsional
 Postergación del IVA

10
DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA

Este trabajo de investigación estará delimitado al área administración de la

empresa de seguridad Unidos Security Ltda, ubicada en la Ciudad de San
Fernando, se tomarán los periodos de estudios entre los años 2016 hasta el 2018,
para poder así lograr enfoque más amplio del problema que tiene la empresa

Abarcará desde la gerencia, funcionarios administrativos, trabajadores de la

empresa y por último el contador externo que la empresa tiene; de los cuales se
obtendrá información para el trabajo de investigación a través visitas en terreno,
entrevistas con el personal y el debido levantamiento de información.

11
CONTROL INTERNO

Desde el inicio del concepto del control interno este ha sufrido

modificaciones en la medida en que se han transformado las estructuras
organizacionales, para ello toma como base la manera en la que ha evolucionado
la auditoria.

En la última década los controles internos priorizan la eficiencia, reduciendo el

riesgo en la consecución de los objetivos, ayudan a asegurar la confiabilidad de la
información financiera y la de gestión, a proteger los recursos, y a cumplir las
leyes, reglamentos y cláusulas contractuales aplicables.

El control interno desde hace mucho tiempo ha sido reconocido como

fundamental e indispensable en la actividad empresarial y en la práctica de la
auditoria. Su propósito principal es el minimizar las desviaciones y riesgos,
permitiendo anticiparse en lo posible a la detección de alteraciones a lo
establecido.

El informe COSO 2013 define al control interno como un proceso, ejecutado

por la junta directiva o consejo de administración de una entidad, por su grupo
directivo (gerencial) y por el resto del personal, diseñado específicamente para
proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa las tres
siguientes categorías de objetivos:

 Efectividad y eficiencia de las operaciones.

 Suficiencia y confiabilidad de la información financiera.

 Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

También agrega en ésta definición ciertos conceptos y características

fundamentales, como son:

 Engranajes para el logro de los objetivos en una o más categorías,

operaciones, presentación de informes y cumplimiento.

 Es un proceso que consta de actividades y tareas en curso, un medio para

un fin, no un fin en sí mismo.

 Es elaborado por personas, no solo acerca de políticas y manuales de

procedimientos, sistemas y formas, sobre la gente y las acciones que llevan a
todos los niveles de una organización que afectan el control interno.

 Es capaz de proporcionar una garantía razonable, pero no absoluta a una

entidad gerencial y junta directiva.

 Es adaptable a la estructura de la entidad, flexible en solicitud de la entidad

12
entera o una filial particular, división, unidad operativa o proceso de negocio.

Según el Informe COSO, las organizaciones se centran en tres diferentes aspectos

del control interno.

Objetivos de las operaciones

Permanece a la eficacia y eficiencia de las operaciones de la entidad,
incluyendo objetivos de rendimiento operativo y financiero y salvaguardar los
activos contra la pérdida

Objetivos de los informes

Estos pertenecen a internas y externas, informes financieros y no financieros y
pueden abarcar la confiabilidad, puntualidad, transparencia u otros términos
sucesivamente por los reguladores, formuladores de normas reconocidas o las
políticas de la entidad.

Cumplimiento de objetivos
Estos permanecen a la adherencia a las leyes y reglamentos a los que está
sujeta la entidad Fabián Martínez plantea en su libro “La Auditoria
Administrativa y el contador Público” que los objetivos de control interno son
diseñados para ayudar a organizar, controlar y mejorar las operaciones en las
distintas etapas de su proceso, se clasifican en:
 Objetivos de autorización: Las operaciones se realizan de acuerdo con
autorizaciones generales o específicas de la administración.
 Objetivos de procedimientos y clasificación de transacciones: Las
operaciones se registran para permitir la preparación de estados financieros de
conformidad con principios de contabilidad o cualquier otro criterio aplicable a dichos
estados y para mantener datos relativos a la custodia de los activos.
 Objetivos de salvaguarda física: El acceso a los activos solo se permite de
acuerdo con autorización de la administración.
 Objetivos de verificación y evaluación: Los datos registrados relativos a la
custodia de los activos son comparados con los activos existentes durante intervalos
razonables y se toman las medidas apropiadas con respecto a cualquier diferencia.
Así mismo deben existir controles relativos de verificación periódica de los saldos
que se informan en los estados financieros.

13
LAS CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL INTERNO:

 Establece una estructura estándar de Control Interno que soporte los

procesos de implementación, unifique los criterios de control y garantice un control
corporativo a la gestión de las entidades que les permita el cumplimiento de sus
objetivos.

 motiva a construcción de un entorno ético alrededor de la función

administrativa de la entidad.

 Mantiene una orientación permanente a controlar los riesgos que pueden

impedir el logro de los propósitos de la sociedad.

 Se basa en una gestión de operaciones por procesos.

 Establece la comunicación como un proceso de control a la trasparencia y la

divulgación de información a los diferentes grupos de interés.

 Le otorga un valor preponderante a la evaluación ya sea esta de orden

administrativa, realizada por las oficinas de control interno o efectuado por los
órganos de control fiscal.

 Confiere gran impacto a los planes de mejoramiento, como herramienta que

garantiza la proyección de la entidad hacia la excelencia administrativa.

14
COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

Los componentes del control interno son importantes ya que estos son los
que indican cómo actuar, prevenir, controlar y supervisar las actividades de una
empresa para el cumplimiento de sus objetivos. Estos son:

 Ambiente de Control

 Evaluación de Riesgo

 Actividades de Control

 Información y Comunicación

 Supervisión y Monitoreo

15
AMBIENTE DE CONTROL

El ambiente de control de una empresa, son las políticas y procedimientos que

se establecen, también forma parte la actitud general de los trabajadores. El
ambiente de control tiene una gran influencia en la manera como se estructura las
actividades de una empresa y se establecen los objetivos.

Según el informe COSO, define al ambiente de control como el

establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejercicio de buenas
prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para sensibilizar a los
miembros de la entidad y generar una cultura de control interno. Estas prácticas,
valores, conductas y reglas apropiadas, contribuyen al establecimiento y
fortalecimiento de políticas y procedimientos de control interno que conducen al
logro de los objetivos institucionales y la cultura institucional de control. También
agrega que el ambiente de control es el juego de estándares, procesos y
estructuras que proporcionan la base para realizar el control interno a través de la
organización.

El ambiente de control comprende la integridad y los valores éticos de la

organización; los parámetros que permiten la junta directiva realizar sus
responsabilidades del descuido del gobierno; su estructura y asignación de
autoridad y responsabilidad; el proceso para la atracción, desarrollo, y retener a
individuos competentes; y el rigor alrededor de medidas de la ejecución, incentivos
y recompensas para conducir responsabilidad para rendimiento. El ambiente de
control que resulta tiene un impacto penetrante al sistema total del control interno.

El COSO establece los siguientes componentes del ambiente de control:

Integridad y valores éticos

Es un elemento esencial que afecta el diseño, administración y la supervisión

de los demás elementos ya que la empresa debe estar consciente de que su
imagen es fundamental. El comportamiento ético así como la integridad son
producto de la cultura organizacional, las políticas oficiales especifican lo que la
dirección desea que ocurra, la cultura corporativa determina lo que en realidad
ocurre y las reglas se obedecen, modifican o ignoran.

La dificultad en establecer valores éticos radica en la frecuente necesidad de

atender intereses de las distintas partes que pueden ser contrapuestas. Es una
tarea fundamental lograr equilibrio entre los intereses de la dirección, los de la
empresa, sus empleados, proveedores, clientes, competidores y el público.

16
 Algunas veces, una determinación incompetente de las metas y objetivos en la
misma organización dificulta lograr conductas éticas incitando a los individuos que
en ella trabajan a cometer actos fraudulentos, ilegales o poco éticos.

Compromiso de competencia profesional

Cuando se habla de competencia se hace referencia al conocimiento y las
habilidades que no son necesarias para cumplir con una determinada tarea. Cada
individuo que hace vida profesional dentro de una empresa posee una serie de
habilidades y destrezas, que al combinarlas con sus conocimientos sobre un área le
permite ejecutar una actividad dentro de una empresa.

Consejo de administración y comité de Auditoría

Este debe integrarse con miembros independientes que no sean funcionarios ni

empleados y que tampoco tengan otras relaciones con la empresa que puedan
desviar su independencia, ya que de esta manera podrá cumplir con su función de
supervisión sobre los reportes financieros, e impedir que los ejecutivos dejen a un
lado los controles existentes y comentan actos deshonestos.

Filosofía de la dirección y estilo de gestión

Los estilos gerenciales marcan el nivel de riesgo empresarial y pueden afectar

al control interno. Un planteo empresarial orientado excesivamente al riesgo o no
tomar en cuenta los aspectos de control al emprender negocios son indicativos de
riesgos en el control interno. Desde otro punto de vista, una gerencia que sin dejar
de afrontar riesgos toma en cuenta todos los elementos necesarios para su
seguimiento, pero evitando riesgos inadecuados crea un ambiente propicio para
control interno en la organización.

17
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Todo organismo debe desarrollar una estructura organizativa que atienda el

cumplimiento de su misión y objetivos, la que deberá estar plasmada en algún tipo
de herramienta gráfica. La estructura organizativa, formalizada en un organigrama,
constituye el marco formal de autoridad y responsabilidad. En ella se definen los
puestos de trabajo, así como también las actividades a desempeñar a los fines de
alcanzar los objetivos definidos por la alta gerencia de la organización, clasificando
dichas actividades como de planificación, de gestión o de control.

El nivel de formalidad que alcanza la estructura organizativa definida es

directamente proporcional al tamaño de la organización. Conforme las
organizaciones crecen, las mismas demandan una mayor especialización en los
cargos, lo que conlleva a los niveles de formalidad requeridos.

Existe una nueva tendencia de derivar autoridad hacia los niveles inferiores, de
manera que las decisiones queden en manos de quienes están más cerca de la
operación a modo de auto gestionarse. Esto se ve posibilitado debido a que los
sistemas de control internos han mejorado sustancialmente debido al surgimiento
de programas de aplicación cuya finalidad es registrar los datos transaccionales
facilitando así el control.

Toda delegación de tareas conlleva a la necesidad de que los jefes examinen

y aprueben, cuando corresponda, el trabajo de sus subordinados, y que ambos
cumplan con la debida rendición de cuentas de sus responsabilidades y tareas
tanto en tiempo como en forma. También requiere que todo el personal conozca,
responda y entienda cómo su accionar repercute en los objetivos generales.

18
ASIGNACIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

Se refiere a la medida en que se autoriza e impulsa al personal, tanto a nivel

individual como de equipo, a utilizar su iniciativa a la hora de abordar temas y
soluciones a problemas y, establecer límites a su autoridad. Incluye también las
políticas que describen las prácticas empresariales adecuadas, conocimientos y
experiencia del personal clave, además de los recursos puestos a su disposición
para realizar sus funciones. Por lo que es necesario garantizar que los riesgos se
asumen en función de la capacidad de los responsables de identificar y minimizar
los mismos en base a prácticas prudentes.

POLÍTICAS Y PRÁCTICAS EN MATERIA DE RECURSOS HUMANOS

El personal es el recurso más valioso que posee cualquier organismo. Por

ende, debe ser tratado y conducido de forma tal que se consiga su máximo
rendimiento. Debe procurarse su satisfacción y realización personal en el trabajo
que realiza, tendiendo a que éste se enriquezca. Para lograr este objetivo, la
dirección debe realizar diferentes actividades al momento de selección,
capacitación, rotación y promoción del personal así como también cuando se
aplican sanciones disciplinarias.

19
EVALUACIÓN DE RIESGOS

La evaluación de los riesgos sirve para describir el proceso con que los
ejecutivos identifican, analizan y administran los riesgos de negocio que puede
enfrentar una empresa y el resultado de ello.

Según el COSO cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes

externas e internas. El coso también define el riesgo como la posibilidad que un
acontecimiento ocurra y afectará negativamente el logro de los objetivos.

La evaluación de riesgos implica un proceso dinámico e interactivo para

identificar y tasar riesgos para el logro de objetivos. Los riesgos para el logro de
estos objetivos se consideran con relación a tolerancias del riesgo establecidas.
Así, la evaluación de riesgos forma la base para determinar cómo los riesgos se
manejarán.

Una condición previa a la evaluación de riesgos es el establecimiento de

objetivos, unidos a niveles diferentes de la entidad. La dirección especifica
objetivos dentro de categorías que se relacionan con las operaciones, reportaje y
conformidad con la claridad suficiente para ser capaces de identificar y analizar
riesgos para aquellos objetivos. La dirección también considera la conveniencia de
los objetivos para la entidad.

La evaluación de riesgos también requiere que la dirección considere el

impacto de posibles cambios del ambiente externo y dentro de su propio modelo
de negocio que puede dar el control interno ineficaz.

Todas las empresas, independientemente de su tamaño, estructura, naturaleza

o clase de industria, enfrentan riesgos en todos los niveles.

Los riesgos afectan la destreza de la entidad para sobrevivir. Por lo que, la

identificación de los objetivos en una condición previa para la valoración de
riesgos.

El establecimiento de los objetivos de la empresa, es una condición previa a la

evaluación de los riesgos. La dirección debe fijar primero los objetivos, y luego
determinar cuáles serán los riesgos más importantes que pueden afectar su logro
20
para poder tomar las medidas necesarias. De no seguir este orden no se pueden
determinar cuantificaciones correctas para los riesgos y sus impactos.

Establecer objetivos es un requisito previo para un control interno eficaz. Sin

embargo, aun cuando debería existir una seguridad razonable de que estos
objetivos puedan cumplirse, no siempre existe la seguridad que todos lo hagan.

Esta actividad es una fase clave de los procesos de gestión, y si bien no

constituye estrictamente un componente del control interno, es un requisito que
permite garantizar el funcionamiento del mismo.

Así es como el rendimiento de una entidad puede verse amenazado tanto por
factores internos como externos. Los riesgos internos son abarcados por el control
Interno.
FACTORES DE RIESGOS EXTERNOS

 Avances tecnológicos

 Necesidades cambiantes de los clientes.

 Competencia

 Nueva legislación

 Desastres Naturales

 Cambios económicos

FACTORES DE RIESGOS INTERNOS

 Fallas en el sistema informático

 La calidad de los empleados y los métodos de formación y motivación

 Cambios de responsabilidades de los directivos

 Naturaleza de las actividades de la entidad

 Un consejo de administración o comité de auditoría débil

21
ACTIVIDADES PARA LA EVALUACIÓN DE RIESGO.

Identificación de riesgos

Para identificar los riesgos más importantes es necesario realizar una

descripción de estos, que incluya la especificación de los dominios o puntos clave
de la organización, las interacciones significativas entre la organización y los
terceros, la identificación de los objetivos generales y particulares, y las amenazas
y riesgos que se pueden tener que afrontar.

La dirección tendrá la responsabilidad de identificar riesgos, siendo también

importante que se analicen con la misma profundidad los factores que pueden
contribuir a aumentarlos.

Objetivos de control de riesgos

Los procesos mediante los que se establecen objetivos en una organización,

pueden ser muy estructurados o formales o, por el contrario, informales. Asimismo,
los objetivos pueden encontrarse claramente identificados o bien ser implícitos. Sin
embargo, para permitir un control interno bien determinado es preciso que estén
cuantificados de alguna manera ya que de no estarlo se hace difícil la comparación
de valores categóricos. De existir indicadores cualitativos, es necesario asignarles
una ponderación cuantitativa de acuerdo a las necesidades de la organización.

Los objetivos relativos al riesgo deben considerar controles que aseguren

detectarlo para posteriormente tomar medidas correctivas para reducirlo. Por ello
los parámetros consisten en valores adecuados que de alguna manera aseguren
que el control interno es eficiente y efectivo.

22
Medición y evaluación de riesgos

Se debe estimar la frecuencia con que se presentarán los riesgos

identificados, así como también se debe cuantificar la probable pérdida que ellos
pueden ocasionar. Una vez identificados los riegos a nivel de organismo y de
programa/actividad, se debe proceder a su análisis. Los métodos utilizados para
determinar la importancia relativa de los riesgos pueden ser diversos e incluirán
como mínimo una estimación de su importancia, la evaluación de su probabilidad
de ocurrencia y la valoración de la pérdida que podría provocar en caso de
materializarse. Para determinar el orden de importancia general de los riesgos es
necesario considerar su frecuencia y el impacto que pueden provocar en la
organización. Con estas consideraciones podemos construir una “matriz de
riesgos” que permitirá identificar los riesgos prioritarios

Cuantificación de Riesgos

Se describe un método sencillo que es útil para la valoración de riesgos y que

permitirá disponer de un “índice de importancia”. Este índice considera la
frecuencia de ocurrencia de cada riesgo y el impacto que provoca en la
organización en caso de hacerse realidad.
El impacto está referido a pérdida de activos, pérdida de tiempo, disminución de
la eficiencia y eficacia de las operaciones o el control, efectos negativos en los
recursos humanos, y alteración en la información de la organización, entre otras.

La metodología de análisis de los riesgos puede variar, principalmente porque

muchos de los riesgos son difíciles de cuantificar, por lo que un riesgo que no tiene
un efecto significativo en la entidad y cuya probabilidad de materializarse es baja
generalmente no será motivo de preocupación. Es así como el análisis de riesgo
debe efectuarse en forma racional y minuciosa ya que la envergadura de los
riesgos no es fácil de precisar, en el mejor de los casos pueden clasificarse como
Altos, Moderados o Bajos.
De esa manera una vez analizada la importancia y probabilidad de un riesgo, la
dirección debe estudiar la forma de gestionarlo.

23
Gestión de Cambios

Los cambios producidos en la economía, el sector industrial, la reglamentación

y las actividades de la empresa hacen que un sistema de control interno que se
considera eficaz en un contexto determinado quizás no lo será en otro.

Una parte clave en el proceso de identificar los cambios lo constituyen los

sistemas de información, que captan, procesan y suministran información sobre los
acontecimientos que indican la existencia de cambios.

24
MATRIZ DE RIESGO
La matriz de riesgo como una herramienta de control y gestión que permite
visualizar los riesgos desde la etapa de planificación del proyecto, facilitando así
su mitigación al maximizar las oportunidades de que los riesgos se manejan a
tiempo y minimizando el impacto negativo en el proyecto.

El objeto de la Matriz de Riesgo es identificar los riesgos para lograr una

gestión que permita disminuir la probabilidad y el impacto de que los eventos
adversos afecten al proyecto de forma importante.

La matriz de riesgo permite identificar las acciones que se tomarán para mitigar
los riesgos críticos del proyecto, determinar los responsables para llevarlas a cabo,
especificar un presupuesto y cronograma para realizarlas, y controlar los
resultados de las acciones con base en los indicadores de resultados.

Para el desarrollo de la Matriz de riesgo es necesario identificar las entradas

necesarias que proveerán la información con la trabajarán para desarrollar la
matriz misma.

25
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

 Tipo de proceso: En este proceso debe definirse el tipo de proceso al

que corresponde de acuerdo a los definidos en el Mapa de Procesos: Gerenciales/
Estratégico, Operativo/ Misional, apoyo y Evaluación.
 Proceso: Indicar el nombre del Proceso que corresponde de acuerdo al
Mapa de procesos del sistema de gestión de la corporación.
 Objetivo: hace referencia al objetivo del proceso, descrito en la
caracterización del mismo.

 Procedimiento: Escribir el nombre del procedimiento relacionado con el

proceso objeto de análisis

 Actividades: escribir las actividades correspondientes al procedimiento

en las cuales se identifican los factores de riesgos.

26
CLASIFICACIÓN DEL RIESGO

Durante el proceso de identificación del riesgo se recomienda hacer una

clasificación de los riesgos, con el fin de establecer con mayor facilidad el análisis
del impacto, teniendo en cuenta los siguientes conceptos:

Riesgo estratégico: se asocia con la forma en que se administra la entidad. El

manejo del riesgo estratégico se enfoca asuntos globales relacionados con la
misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la clara definición de
políticas, diseño y conceptualización de la entidad por parte de la alta gerencia.

Riesgos de Imagen: están relacionados con la percepción y la confianza por parte

de la ciudadanía hacia la entidad.

Riesgos Operativos: comprenden riesgos provenientes del funcionamiento y

operatividad de los sistemas de información institucional, de la definición de los
procesos, de la estructura de la entidad, de la articulación entre dependencias.

Riesgos Financieros: se relacionan con el manejo de los recursos de la entidad

que incluyen: la ejecución presupuestal, la elaboración de los estados financieros,
los pagos, manejos de excedentes de tesorería y el manejo sobre los bienes.

Riesgos de Tecnología: están relacionados con la capacidad tecnológica de la

entidad para satisfacer sus necesidades actuales y futuras y el cumplimiento de la
misión.

Riesgos de cumplimiento: se asocia con la capacidad de la entidad para cumplir

con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y en general con su
compromiso ante la comunidad.

27
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO

Se debe describir los riesgos que pueden afectar el normal desarrollo de las
actividades de acuerdo a las causas identificadas.

Análisis de calificación y evaluación de riesgo:

El análisis de riesgos busca establecer la probabilidad de ocurrencia del mismo y

sus consecuencias, éste último aspecto puede orientar la clasificación del riesgo,
con el fin de obtener información para establecer el nivel de riesgo y las acciones
que se van a implementar. Con la información recogida o suministrada se
determina el impacto y la probabilidad de los riesgos clasificándolos y
evaluándolos para poder hallar la capacidad de la corporación en su aceptación o
manejo. Por probabilidad se entiende la posibilidad de ocurrencia del riesgo; esta
puede ser medida con criterios de frecuencia. Por impacto se entiende las
consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo.

Para el Análisis del Riesgo se puede implementar los siguientes criterios de

calificación y valoración del riesgo

.Probabilidad: Se entiende la posibilidad de ocurrencia del riesgo; esta puede ser

medida con criterios de frecuencia

.Impacto: Se entiende las consecuencias que pueden ocasionar a la organización

la materialización del riesgo. Escala de medida cualitativa estableciendo las
categorías y la descripción.

Alcance: Se determinará el área de afectación afectada por la materialización del

riesgo

Calificación: Resultado de la fórmula matemática de la calificación entre los

resultados de la probabilidad v/s impacto v/s alcance, la cual posteriormente
permitirá indicar la zona de riesgo en la cual se clasificará el riesgo.

Zona de riesgo: Una vez realizado el análisis de riesgo con base a los aspectos
de probabilidad, impacto y alcance, de determina la priorización de la zona de
riesgo con base en las formulas establecidas en la matriz.

28
VALORACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS RIESGOS Y CONTROLES

Para realizar la valoración de los controles existentes es necesario recordar que

éstos se clasifican en:

 Preventivos: aquellos que actúan para eliminar las causas del riesgo para
prevenir su ocurrencia o materialización

 Correctivos: aquellos que permitan el restablecimiento de la actividad,

después de ser delectado un evento no deseable; también permite la modificación
de las acciones que propiciaron su ocurrencia.
 Acciones de Control: Una vez determinada la zona de riesgo, se debe
analizar alguna acción preventiva o control para reducir la materialización del
riesgo.

 Responsables: Hace referencia a los líderes de los procesos donde se

desarrollarán las acciones propuestas y los responsables de ejecutarlas.
 Evidencia del Control /indicador: Se debe indicar los registros donde se
evidencia la aplicación del control.

 Valoración del Control: La determinación del control existente al interior

de los diferentes procesos y procedimientos que se realizan.

 Riesgo v/s Control: Resultado de la fórmula matemática resultante de la

calificación del riesgo v/s valoración del control, la cual permitirá la nueva
valoración del riesgo y su clasificación luego de aplicado el control.
 Valoración del Riesgo: La determinación del nivel de riesgo es el
resultado de confrontar el impacto y la probabilidad y el alcance con los controles
existentes al interior de los diferentes procesos y procedimientos que se realizan.
Se debe tener muy claros los puntos del control existentes en los diferentes
procesos, los cuales permiten obtener información para efectos de tomar
decisiones.

29
ACTIVIDADES DE CONTROL
Son políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se están llevando
a cabo las directrices administrativas. Se establecen con el propósito de garantizar
que las metas de la empresa se alcancen.

Según el Coso las actividades de control son las acciones establecidas a

través de políticas y procedimientos que ayuden a asegurar que las directivas de la
dirección puedan mitigar los riesgos para que el logro de objetivos se realice.

Las actividades de control se realizan a todos los niveles de la entidad, en

varias etapas dentro de procesos de negocio, y sobre el ambiente de la tecnología.

Por otra parte, nos dice que estas actividades son políticas y procedimientos
que ayudan a asegurar que las directrices de la gerencia se lleven a cabo. Estas
políticas y procedimientos promueven acciones relacionadas con los riesgos que
enfrenta la organización.

Las actividades de control consideradas en la estructura conceptual integrada

COSO son las siguientes:

 Revisiones de alto nivel, incluye la comparación del desempeño contra

presupuestos, pronósticos, etc. Procesamiento de la información, se realiza una
variedad de controles a fin de verificar la precisión, integridad y autorización de las
transacciones.

 Funciones directas o actividades administrativas, los administradores

dirigen las funciones o las actividades revisando informes de desempeño.

 Controles físicos, equipos, inventarios y otros activos se aseguran

físicamente en forma periódica son contados y comparados con las cantidades
presentadas en los registros de control.

 Indicadores de desempeño, relacionar unos con otros los diferentes

conjuntos de datos operacionales o financieros, además de analizar las
interrelaciones e investigar y corregir las acciones.

30
 Segregación de responsabilidades, para reducir el riesgo de error en las
acciones inapropiadas. Para ello existen cuatro guías generales que orientan las
segregaciones adecuadas de las responsabilidades:

1. Contabilidad separada de la custodia de los activos financieros;

2. Custodia de activos relacionados separados de la autorización de

operaciones;

3. Responsabilidad operativa separada de la responsabilidad de registro

contable;

4. Deberes y responsabilidades del departamento de tecnología de

información separado de los departamentos de usuarios.

31
MONITOREO Y SUPERVISIÓN

Las actividades de monitoreo se refieren a la evaluación continua o periódica

de la calidad del desempeño del control interno, con el propósito de determinar
que controles están operando de acuerdo con lo planeado y que se modifiquen
según los cambios en las condiciones.

“Los sistemas de control interno cambian con el tiempo. La manera como se

aplican los controles tiene que evolucionar. Debido a que los procedimientos
pueden tornarse menos efectivos, o quizás no se desempeñan ampliamente, ello
puede ocurrir a causa de la llegada de personal nuevo, la variación de la
efectividad del entrenamiento y la supervisión, la reducción de tiempo y recursos u
otras presiones adicionales”

El informe coso 2013 nos dice que las evaluaciones en curso, las evaluaciones
separadas o alguna combinación de los dos se usan para averiguar si cada uno de
los cinco componentes del control interno, incluso mandos para efectuar los
principios dentro de cada componente, está presente y funcionamiento. Las
evaluaciones en curso, incorporadas en procesos de negocio a niveles diferentes
de la entidad, proporcionan la información oportuna. Las evaluaciones separadas,
conducidas periódicamente, variarán en el alcance y según evaluación de riesgos,
eficacia de evaluaciones en curso y otras consideraciones de la dirección.

El sistema de control interno puede supervisarse mediante acciones continuas

o por evaluaciones separadas de los administradores

32
ACTIVIDADES CONTINUAS

Comprende las actividades corrientes de gestión, supervisión, comparaciones,

conciliaciones y otras tareas rutinarias

 Conciliación de informes

 Comunicaciones externas

 Supervisión de tareas administrativas

 Comparación de registros con existencia física

 Recomendaciones de auditores

 Seminarios de formación

 Manifestación explícita del personal sobre la comprensión de los códigos

de conducta.

EVALUACIONES PUNTUALES

 Hojas de control

 Cuestionarios

 Flujograma

La documentación del proceso de evaluación deberá contener la

documentación existente del sistema de control de la entidad, complementada con
el respaldo la evaluación, tal como descripciones de pruebas y los análisis
realizados durante la evaluación.

33
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
La información y la comunicación son elementos esenciales en una estructura
de control interno. La información acerca del ambiente de control, la evaluación de
riesgos y los procedimientos de control y la supervisión son necesarios para que
los administradores puedan dirigir las operaciones y garantizar que sean puesto en
práctica las normativas legales, reglamentarias y de información.

Este componente de control interno, se refiere a los métodos empleados para

identificar, reunir, clasificar, registrar e informar acerca de las operaciones de la
entidad y para conservar la contabilidad de los activos relacionados.

Este componente ayuda a la gerencia a cumplir los objetivos de la

organización, de esta manera se necesita información de todos los niveles de la
empresa.

Por otra parte “El sistema de información produce documentos que tienen
información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, la cual hace
posible operar y controlar el negocio. Ella se relaciona no solamente con los datos
generados internamente, sino también con la información sobre sucesos,
actividades y condiciones externas necesaria para la toma de decisiones y la
información externa de negocios. También debe darse una comunicación efectiva
en un sentido amplio, que fluya hacia abajo, a lo largo y hacia Arriba de la
organización. Todo el personal debe recibir un mensaje claro por parte de la alta
administración respecto a que responsabilidades de control deben asumirse
seriamente.”

Según COSO (Coso III. 2013), la información es necesaria para la entidad para
realizar responsabilidades de control internas y apoyar el logro de sus objetivos. La
dirección obtiene, genera y usa información relevante y de calidad tanto de fuentes
internas. La comunicación interna son los medios por los cuales la información
fluye en todas las partes de la organización. Permite al personal recibir un mensaje
claro de los altos directivos de la empresa.

34
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Las empresas al momento de implementar el sistema de control interno, debe

elaborar un manual de procedimientos, en el cual debe incluir todas las actividades
y establecer responsabilidades de los funcionarios, para el cumplimiento de los
objetivos y metas organizacionales.

Se considera manual de procedimientos como el instrumento que establece los

mecanismos esenciales para el desempeño organizacional de las unidades
administrativas.

En este se definen las actividades necesarias que deben desarrollar los

órganos de línea, su intervención en las diferentes etapas del proceso, sus
responsabilidades y formas de participación; finalmente proporciona información
básica para orientar al personal respecto a la dinámica funcional de la
organización. Es por eso, que se considera también como un instrumento
imprescindible para guiar y conducir en forma ordenada el desarrollo de las
actividades, evitando la duplicidad de esfuerzo, todo ello con la finalidad optimizar
el aprovechamiento de los recursos y agilizar los trámites que realiza el usuario,
con relación a los servicios que se le proporcionan.

En este sentido, se pretende que la estructuración adecuada del manual, refleje

fielmente las actividades específicas que se lleva a cabo, así como los medios
utilizados para la consecución de los fines, facilitando al mismo tiempo, la
ejecución, seguimiento y evaluación del desempeño organizacional.

35
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Los procedimientos administrativos permiten establecer la secuencia Se

Plantea que un manual contiene la descripción de actividades que deben seguirse
en la realización de las funciones de una entidad para el logro de sus objetivos,
estas actividades y procedimientos deben estar en concordancia el marco de
control interno aplicado por la entidad.

Los manuales son un medio de comunicación de las políticas, decisiones y

estrategias de los niveles directivos para los noveles operativos, entre las
funciones de los manuales está:

1. Presentar una visión de conjunto de la organización.

2. Precisar las funciones de cada unidad administrativa.

3. Presentar una visión integral de cómo opera la organización.

4. Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento.

5. Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad

administrativa

6. Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un área

específica.

7. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo

ingreso facilitando su incorporación al organismo.

Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y para

efectuar las actividades rutinarias y específicas, estos procedimientos consisten en
describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso
laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores, también se dice
que los procedimientos representan la forma ordenada de proceder para realizar
las tareas y funciones administrativas para mejorar la eficacia y eficiencia de las
actividades dentro de la organización, así como para tener un mejor control sobre
estas.
El manual de procedimiento registra y trasmite, sin distorsiones, la información
básica referente al funcionamiento de las unidades administrativas; además
facilitan la actuación de los elementos humanos que colaboran en la obtención de
los objetivos y el desarrollo de las funciones.

El principal objetivo de los procedimientos dentro de una entidad es lograr la

máxima eficiencia y eficacia posible mediante la obtención de las mejores formas
de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del tiempo, esfuerzo y
dinero.

Los procedimientos existen a todo lo largo de una entidad, si bien tienden a

tomarse más rigurosos en los niveles bajos, más que todo por la necesidad de un
control riguroso para detallar la acción, de los trabajos rutinarios llega a tener una
mayor eficiencia cuando se ordenan de un solo modo.

35
DESCRIPCIÓN DE CARGOS

Es el documento en el cual se establece los deberes y la naturaleza de los

puestos y tipos de personas. Proporcionan datos sobre los requerimientos del
puesto que más tarde se utilizarán para desarrollar las descripciones de los
puestos y las especificaciones del puesto.

(Idalberto, Administración de Recursos Humanos, 1999) Dice que para obtener

la descripción o análisis de cargos completa debe contener la siguiente
información:

Enumerar las tareas que se realiza por persona, cada cuando tiempo realiza esta
operación, la forma de realizarlo y sus responsabilidades.

Por otro lado afirma que cuando se realiza una descripción de puestos la
administración superior debe fijar principios generales y emitir directrices.

Por lo tanto, el análisis de cargos debe ser una estructura que permita describir
las condiciones que debe reunir el candidato a una vacante dentro de la empresa y
también debe contener las habilidades y conocimientos básicos que debe poseer
el nuevo empleado.

36
DIAGRAMA DE FLUJO

El diagrama de flujo, consiste en representar gráficamente hechos, situaciones,

movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.

El diagrama de flujo es un diagrama que emplea gráficamente las distintas

operaciones que componen un procedimiento o parte de éste, estableciendo su
secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede contener información
adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las
personas, las formas, la distancia recorrida, el tiempo empleado.

Por otro lado (Idalberto, Administración Moderna: Flujograma, 1993) el

diagrama de flujo es una gráfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas
simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las
unidades involucradas y los responsables de su ejecución.

La importancia de los diagramas de flujos es que ayuda a designar cualquier

representación gráfica de un procedimiento o parte de este, el diagrama de flujo
como su nombre lo indica representa un flujo de información de un procedimiento.

Los diagramas de flujos en toda organización y departamento, ya que este

permite la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución
del trabajo está equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo
para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.

37
 EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO

A LA EMPRESA UNIDOS SECURITY LTDA

Este etapa muestra las tres etapas de esta auditoría las cuales son:
planificación, ejecución y elaboración del informe que señala los resultados
obtenidos en la auditoría, se redactó una carta al representante de la empresa C
Y C Security; esta carta detalla el tiempo de la ejecución de la auditoría, las
personas que están involucradas en realizar la auditoría, el área a que está
enfocada, los objetivos y alcance de esta auditoría

PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA

En la planificación de auditoría se establecieron los pasos o procedimientos a

seguir para la ejecución del trabajo, obtención de un conocimiento más profundo
de los departamentos intervinientes en el área administrativa, identificar fuentes de
información, conocimiento de la empresa básico a revelar, preparación del plan
global de auditoría y programa de auditoría y elaborar las técnicas de recolección
de datos para la recopilación de información y evidencia que soporte el trabajo
realizado.

38
IDENTIFICACIÓN DE LAS FUENTES DE INFORMACIÓN

Las fuentes y medios de información para realizar el planteamiento del trabajo a

ejecutar pueden ser las siguientes:

 La oficina de contabilidad externa que mantiene la empresa.

 Personal clave que proporcione información relevante en el transcurso de la
auditoría: gerente, jefes y personal administrativo

INFORMACIÓN BÁSICA A REVELAR EN LA AUDITORÍA

Los aspectos básicos e informativos que debería tener la empresa es:

 Organigrama Estructural de la empresa,

 Manual de responsabilidades y asignaciones de trabajo

La empresa a la cual se está realizando la auditoría no tiene ninguno de estos

aspectos básicos e informativos, por lo que se genera un gran problema en el
momento de realizar una auditoría.

39
CONOCIMIENTO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Este conocimiento se realizó con el objeto de efectuar un diagnóstico primario

de las áreas a evaluar, las actividades y otros aspectos generales que estos
presentan como son los espacios físicos, herramientas de trabajo u otros.

La administración es el área donde se realizan todas las actividades que no

intervienen en el servicio de seguridad.

Departamento de Administración
Las actividades que esta área de trabajo realiza son las siguientes:

Manejo de negociaciones con los clientes de la zona para el servicio de seguridad

en las distintas empresas

 Gestión y cotización de productos como uniforme e

implementos de los guardias de seguridad y los suministros de oficina

 Coordinación del transporte de los guardias de seguridad a la

empresa que le corresponde administrar sus servicios de seguridad.
(contratan un servicio de transporte externo)

 Entrega de pagos a proveedores y cobros incluyendo la gestión

del depósito bancario de lo recaudados a los clientes.

 Emisión de facturas a los clientes y recepción de facturas de

proveedores.
 Manejo y elaboración de documentos administrativos y actas de
reuniones
 Gestiona la documentación necesaria para el permiso y
funcionamiento del establecimiento, control y supervisión de los
requerimientos, normativa o reglamentación de las entidades públicas que
regulen a la compañía de seguridad
 Supervisión de las actividades de limpieza dentro y fuera de las
instalaciones

40
 Compra y supervisión mensual de los mismos uniformes de seguridad
(inventario)

 Elaboración de los pagos a proveedores (Emisión de cheques y

pago en efectivo)

 Realización de arqueos mensuales a las cajas chicas de la

compañía

 Pago de liquidación mediante cheques a los trabajadores de la

empresa.

 Pago de luz, agua y teléfono de la empresa

41
DEPARTAMENTO DE SERVICIO DE SEGURIDAD

El Departamento de Seguridad y Vigilancia de la empresa Unidos Security

Ltda, tiene como misión vigilar el cumplimiento de las disposiciones de orden interno
emanada de la autoridad de la Corporación, relativa a la seguridad de las personas
y al cuidado de los bienes de las empresas a las cual les presta servicio y se rige
por el D.L. N° 3.607

Los vigilantes privados desempeñarán sus funciones dentro del recinto o área de
cada empresa, tendrán la obligación de usar uniforme según las características que
la empresa estime conveniente y manuales de procedimientos de cada empresa

42
PLAN DE AUDITORÍA
El plan de auditoría es una herramienta de trabajo el cual indica las actividades
y funciones a ejecutar por cada responsable, asignación de los tiempos estimados
por cada trabajo y oportunidad. Este plan de auditoría detalla los tiempos ocupados
en los procesos de conocimiento general de los procesos administrativos , el
identificar los objetivos (misión, visión y valores estratégicos, las cuales la empresa
no posea), reconocer las problemáticas que se presentan dentro de la institución,
también se incluye el tiempo ocupado en el diseño, aplicación y tabulación de las
técnicas de recolección de datos, gracias a esto se establecieron los niveles de
riesgo y resúmenes que aportaron información relevante para el informe de
conclusiones y recomendaciones.

ACTIVIDADES A REALIZAR
 Se realizará un análisis de los procesos administrativos de la empresa, esto
se hará a través de entrevista al personal administrativo, dueño de la empresa y
contador externo.
 Identificar los objetivos y metas propuestos por la empresa para el desarrollo.
 Identificación de las problemáticas organizacionales a través de la
recolección de datos.
 Se elaboraron técnicas de recolección de datos; cuestionarios dirigidos al
dueño, al gerente y personal administrativos de la empresa.
 Tabulación de los resultados obtenidos a través de los cuestionarios de
revisión de los procesos..
 Elaboración de la matriz de evaluación de riesgos de las áreas que
conforman el departamento administrativo.
 Aplicación de la matriz de evaluación de riesgos las áreas que conforman el
departamento administrativo.
 Elaboración de flujogramas de procesos en las áreas administrativa de la
empresa
 Determinación de los resultados y hallazgos encontrados para la realización
de las conclusiones y recomendaciones.
 Elaboración informe final de auditoría

43
PROGRAMA DE AUDITORÍA

El programa de auditoría se configura como el conjunto de actividades donde se

materializa la planificación del trabajo de auditoría.

De esta forma, se puede considerar que el programa de auditoría es el resultado

principal de la fase de planificación.

Se trata de un plan de acción para guiar y controlar el trabajo. De esta forma, en

los programas se proponen unas pruebas a realizar encaminadas a obtener
evidencias, por lo que el programa de auditoría se configura, en la práctica, como un
programa detallado del trabajo

44
RIESGO DE AUDITORÍA

El nivel de riesgo de auditoría puede ser identificado de las siguientes maneras:

 Riesgo bajo
 Riesgo medio
 Riesgo alto

NIVEL DE EVALUACIÓN EFECTO ACCIÓN A….

RIESGO
BAJO ACEPTABLE POCA RELEVANCIA SEGUIMIENTO Y
PROCEDIMIENTO DE
RUTINA
MEDIO MODERADO RELEVANTE MAYOR
SUPERVISIÓN Y
CONTROL, YA QUE
PUEDE PROVOCAR
DAÑO
ALTO INACEPTABLE MUY RELEVANTE ACCIONES
CORRECTIVAS PARA
LA REDUCCIÓN DE
RIESGOS Y PODER
ATENUAR LA
POSIBLIDAD DE
RIESGOS

45
CARTA GANTT

46
DESCRIPCIÓN DEL ENTORNO AUDITADO

La predisposición de los funcionarios de la empresa Unidos Security Ltda hacia

la auditoría fue favorable, en la primera visita se pudo observar que las
instalaciones, y los puestos de trabajo son los adecuados para la ejecución de las
funciones. Las áreas se encuentran identificadas y los puestos de trabajo de los
funcionarios se encontraban organizados y ordenados.

La difusión de la misión, visión y valores estratégicos de la Empresa Unidos

Security Ltda no se observó en murales, carteleras u otro medio informativo, este
punto es muy importante puesto que encamina a los funcionarios en la toma de
decisiones que cuiden el cumplimiento de estos principios organizacionales.

El uso de medios de comunicación como e-mails y teléfonos son apropiados para la

organización.

RESUMEN DE LA INFORMACIÓN OBTENIDA GERENTE

El conocimiento del organigrama es fundamental en toda empresa, el Gerente

General tiene claro la segregación de funciones de las distintas áreas
lamentablemente Empresa Unidos Security Ltda no cuenta con un diseño
organizacional de trabajo que identifique las áreas, los cargos y las funciones de las
que son responsables.
 Los objetivos que impone la gerencia son enfocados al crecimiento
organizacional, estos eventualmente se comunican al personal y no se realizan los
seguimientos y evaluaciones respectivas para alcanzarlos

JEFATURA Y PERSONAL DEL ÁREA ADMINISTRATIVA

La falta de un organigrama estructural, conocimiento de la misión, visión y

valores estratégicos, definición y asignaciones de responsabilidad es son causantes
de las debilidades funcionales que posee el área administrativa, la empresa no
cuentan con una política escrita la cual soporta las decisiones que tiene que tomar
la empresa en situaciones .

Los medios de comunicación y herramientas de trabajo utilizadas son las

adecuadas pero las instalaciones de este departamento no cuenta con las
seguridades debido a que esta se encuentra a la vista del ingreso de personas
externas a la compañía.

El mantenimiento de los equipos de trabajo es irregular el cual pone en gran peligro

la documentación e información almacenada ya que no se realizan copias de
seguridad a los registros informáticos.

MATRIZ DE RIESGO

En esta sección de la ejecución se aplicaron las matrices de evaluación

correspondientes al departamento administrativo mostrando el estado actual de las
problemáticas, las causas y los efectos que estas presentan en el transcurso diario
de las actividades realizadas.

48
PROCESO TRANSVERSAL: GERENCIAL
PROCESO: ADMINISTRATIVO
SUBPROCESO: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL / DESARROLLO DE
ACTIVIDADES EN LA EMPRESA.

Distribucion jerarquica de cargos en la empresa.

ACTI Flujo continuo de las actividades de planeacion,

VIDA organización,direccion y control en la busqueda de un objetivo
D comun aprovechando los recursos humanos, tecnicos,
materiales con los que cuenta la empresa.

Establecer las funciones jerarquicamente de cada uno de los

OBJ trabajadores para el correcto funcionamiento de esta. Quien es
ETIV el jefe y quien dara las instrucciones.
O DE Definir los objetivos, los recursos necesarios y las actividades
LA que se van arealizar para alcanzar lo propuesto.
ACTI
VIDA
D

Se produce un desorden dentro de la empresa lo que conlleva a

no tener cargos definidos dejando a los trabajadores actuar con
voluntad propia.
La falta de comunicacon con los encargados de departamentos
con sus jefes inmediatos.
RIES Inadaptacion y perdida de competitividad.
GO Podrian ofrecer un servicio al cliente deficiente.
Insatisfaccion de cliente perdemos credibilidad en el mercado
incumplimiento en las metas, ademas del mal funcionamiento de
la empresa.

Se debe crear organigrama jerarquico para establecer las areas y

PLA departamentos, ademas de establecer las funciones para cada
N DE una de ellas, en donde se debe cumplir para derivar
ACCI responsabilidades a trabajadores.
ON Realizar manual de procedimientos y cumplir con los procesos
establecidos, corroborando con controles periodicos.
Se debe dar a conocer la misión y visión de la empresa.

49
HALLAZGOS
Durante el levantamiento de información se aprecia que, si bien existe un
organigrama que define los cargos y su jerarquía, este no se encuentra actualizado
respecto al aumento de personal, lo que deja ciertos cargos sin establecer los
niveles jerárquicos y las relaciones existentes entre diferentes departamentos.

Se hace necesario tener la suficiente claridad sobre quién debe cumplir ciertas
funciones y cuáles son sus responsabilidades, este es un aspecto sumamente
importante y determinante en el orden y la productividad de la empresa.

No contar con un organigrama o los perfiles de cargo personalizados de acuerdo a

las necesidades de la empresa, o tenerlo sin la debida actualización de acuerdo al
aumento de personal, puede mermar la producción y el flujo de trabajo, limitando el
crecimiento y la evolución que puede desarrollar con el tiempo la empresa. Esto se
debe a que contar con uno facilita la identificación de peculiaridades en la estructura
de la empresa, favoreciendo la determinación de sus puntos fuertes y débiles, obliga
a la definición concreta y puntual de las labores y responsabilidades de cada puesto
de trabajo y además esclarece las relaciones de trabajo en la compañía,
favoreciendo los canales de comunicación.

50
PLAN DE ACCIÓN
CARACTERISTICAS DESCRIPCIÓN

CONDICIÓN LA FALTA DE DIFUSIÓN DE LA MISIÓN,

VISIÓN Y VALORES ESTRATÉGICOS DE LA
ORGANIZACIÓN

CRITERIO COMUNICAR AL PERSONAL DE LA

EMPRESA MISIÓN, VISIÓN Y VALORES
ESTRATÉGICOS.

CAUSA LOS FUNCIONARIOS DE LA

ORGANIZACIÓN NO TIENEN CLAROS LOS
LINEAMIENTOS Y OBJETIVOS ALARGO
PLAZO DE LA ORGANIZACIÓN.

EFECTO AUSENCIA Y FALTA DE COMPROMISO POR

PARTE LOS FUNCIONARIOS DE LA
EMPRESA, POR ESO LA IMPORTANCIA.

CONCLUSIÓN NO SE CONOCE LA MISIÓN, VISIÓN Y

VALORES DE LA EMPRESA.

RECOMENDACIÓN REALIZAR CAMPAÑAS DE DIFUSIÓN, PARA

QUE ESTOS SEAN CONOCIDOS.

RIESGOS MEDIO

51
MISIÓN

Responder a los requerimientos de un mercado cada vez más competitivo en el

área de la seguridad con oportunas y eficientes soluciones integrales. Posicionarnos
como la empresa líder en servicios de seguridad, expandiendo nuestra presencia a
nivel nacional y garantizando un excelente desempeño en operaciones de seguridad
con eficiencia, disciplina y honestidad a completa satisfacción de nuestros clientes.

VISIÓN
Lograr ser un referente en la combinación de propuestas de valor en
Seguridad Física para así ser reconocidas dentro de las 10 principales empresas del
país Proporcionar a nuestros clientes la más alta calidad en servicios de Seguridad
y Vigilancia Especializada con soluciones integrales a sus requerimientos eficiente
y constante innovación tecnológica, permitiendo su tranquilidad, satisfacción y
confianza.

PRINCIPIOS
 Servicio eficaz y eficiente para tranquilidad de nuestros clientes y
superar sus expectativas.
 Responsabilidad y alto espíritu de colaboración con nuestros clientes,
trabajadores, comunidades y medio ambiente.
 Desarrollo de actividades de seguridad y complementarias de
acuerdo a las normas legales y disposiciones vigentes.
 Trabajo digno en el que cada integrante de nuestro equipo desarrolla
sus capacidades sintiéndose satisfecho de desenvolverse en un
ambiente grato y seguro para alcanzar sus metas y las de sus
familiares.
 Personalizar la experiencia de cada cliente y aplicarlo en la empresa.

52
VALORES
 Responsabilidad.
 Honestidad.
 Respeto.
 Eficiencia.
 Puntualidad.
 Disciplina.
 Lealtad.
 Orden.
 Solidaridad.
 Vocación de servicio.

La empresa Unidos Security se caracteriza por mantener un ambiente basado

en valores, que son el factor principal para el correcto funcionamiento de esta a
través de la honestidad y el respeto.

La puntualidad y eficiencia es el sello que nos caracteriza como también el

trabajar en un ambiente basado en la disciplina y rigurosidad en el actuar

El personal se encuentra debidamente capacitado para cumplir a cabalidad con

las labores encomendadas además de tener vocación de servicio lo que hace de
este un lugar idóneo para el desarrollo profesional y a su vez formar parte de un
equipo de trabajo ordenado, leal y solidario

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA UNIDOS SECURITY LTDA

CARACTERISTICAS DESCRIPCIÓN

53
CONDICIÓN AUSENCIA DE UN ORGANIGRAMA
ESTRUCTURAL

CRITERIO DISEÑAR E IMPLEMENTAR UN

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL EN LA
EMPRESA

CAUSA LOS EMPLEADOS NO CONOCEN LOS

NIVELES DE JERARQUÍA DE DECISIÓN.

EFECTO DESCONOCIMIENTO DE LOS NIVELES DE

JERARQUÍA QUE TIENE LA
EMPRESA( JEFES, RESPONSABLES Y
SUPERVISORES)

CONCLUSIÓN NO SE REALIZA LAS SUPERVISIONES A LOS

TRABAJADORES DE LOS PROCESOS QUE
SE EJECUTAN.

RECOMENDACIÓN ELABORACIÓN DEL ORGANIGRAMA

ESTRUCTURAL

RIESGOS ALTO

54
 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
El organigrama es una representación gráfica de la estructura de una
empresa o cualquier otra organización, incluyen las estructuras departamentales y
las personas que las dirigen es parte importante en el desarrollo de empresarial

Al momento de diseñar el organigrama debe ser fiel a la realidad de la

empresa respetando los departamentos creados, ya que de no ser así se podrían
generar confusiones en cuanto a la toma decisiones en la organización

DUEÑO DE LA
EMPRESA

GERENTE
SUPERVISOR
GENERAL

SECRETARIA
SECRETARIA GUARDIAS DE
ADMINISTRATIVA SEGURIDAD
ADMINISTRATIVA

CARACTERISTICAS DESCRIPCIÓN

55
CONDICIÓN AUSENCIA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTO Y
PERFILES DE CARGO

CRITERIO DISEÑAR E IMPLEMENTAR MANUAL DE

PROCEDIMIENTO

CAUSA LOS FUNCIONARIOS NO TIENE CLAROS LOS

PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES DE LOS QUE
TIENEN A CARGO Y SON RESPONSABLES

EFECTO
EL TRABAJO SEA ERRÓNEO, PROVOCANDO
ATRASOS EN LA PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN
Y PERDIDAS ECONOMICAS.

CONCLUSIÓN NO SE REALIZA EL TRABAJO DE MANERA

ADECUADA

RECOMENDACIÓN LA ADMINISTRACIÓN DEBE REALIZAR

UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVA
RIESGOS
ALTO

MANUAL DE PROCEDIMIENTO Y PERFELIS DE CARGO

56
PERFILES DE CARGO

GERENTE GENERAL
DESCRIPCIÓN:

Identificación: Gerente General

Área que pertenece: Gerencia General

Jefe Directo: Representantes de la Empresa.

FUNCIÓN PRINCIPAL:

Responsable ante los representantes de UNIDOS SECURITY Ltda.

Responsable de la planificación de estrategias comerciales y corporativas de
la empresa.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

1. Responsable de la Dirección, organización y operación general de la empresa.

2. Responsable de la ejecución de proyectos, acciones y estudios necesarios para

los intereses de la empresa.

3. Responsable de la asignación de recursos para el desarrollo, implementación y

mejora continúa de los procedimientos implementados en la organización.

4. Responsable de la asignación de los recursos humanos de la empresa.

5. Responsable de la representación de la empresa ante organismos nacionales.

6. Responsable de difundir la Política, Visión y Objetivos de la Compañía.

SUPERVISIÓN.

Supervisa a: Administrador, Supervisor, Área administrativa, y Guardias

57
Formación

Conocimiento de planillas electrónicas y procesador de texto.

Conocimientos Financieros, Tributarios y laborales.

Conocimientos ISO 9001/14001/OHSAS 18001y NINF

HABILIDADES

Habilidades Criterio

Liderazgo Transmitir y promover los Valores, la Política y los Objetivos estratégicos

de la Organización.

Negociación Reunir a varias personas para reconciliar diferencias o lograr acuerdos.

Planificación Desarrollar estrategias para llevar a cabo una idea.

58
ADMINISTRADOR
DESCRIPCIÓN:

Identificación: Encargado de Administración.

Area que pertenece: Administración y Finanzas.

Jefe Directo: Gerente General.

FUNCIÓN PRINCIPAL:

Coordinación de la administración general de la empresa y soporte administrativo y

logístico de la organización.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

1. Representación de UNIDOS Ltda. ante organismos fiscalizadores del Estado (SII;

SAG, Inspección del trabajo, Servicio de Salud, Municipalidades, Registro Civil,
Conservadores Bienes Raíces).

2.- Supervisar la administración general de UNIDOS Ltda.

3.- Representación legal UNIDOS Ltda. Ante proveedores y clientes.

4.- Responsable de la administración de control interno, documentos tributarios,

documentos legales, seguros generales, servicios generales.

5.- Responsable de la autorización y control de los gastos generales de la empresa.

6.- Supervisión de control de compras de existencias y consignación.

7.- Responsable de la definición de procedimientos administrativos.

8.- Soporte administrativo de todas las áreas de la empresa.

SUPERVISIÓN.

Supervisa a: Área administrativa y guardias de seguridad.

59
Supervisado por: Gerente General.

COORDINACIÓN:

Supervisor y área administrativa:

Gerentes y Jefes de área

REQUISITOS GENERALES

Estudios y Formación Experiencia

Contador Auditor e Ingeniero Comercial o Carrera afín

Conocimiento de planillas electrónicas y procesador de texto.

Conocimientos de Sistemas Informáticos.

Conocimientos Financieros, Tributarios y laborales.

Conocimiento ISO 9001/14001/OHSAS 1800

2 años experiencia en el rubro

HABILIDADES

Habilidades Criterio

Liderazgo Transmitir y promover los Valores, la Política y los Objetivos estratégicos

de la Organización. Ética Comprometerse con las normas y el marco ético de la
organización y velar que cada integrante del equipo las cumpla. Negociación Reunir
a varias personas para reconciliar diferencias o lograr acuerdos.

60
SUPERVISOR
DESCRIPCIÓN:

Identificación: Encargado supervisión de guardias

Área que pertenece Administración.

Jefe Directo: Administrador

FUNCIÓN PRINCIPAL:

Efectuar coordinación y supervisión de guardias de seguridad en terreno en las

diferentes empresas a las que se preste servicios.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

1. Coordinar la distribución de guardias en terreno.

2. Supervisar en terreno que los guardias cumplan con los requerimientos de las
empresas.

3. Registrar asistencia de guardias de seguridad.

4. Coordinar permisos de guardias.

5. Responder consultas laborales, previsionales y de procedimientos del área.

SUPERVISIÓN.

Supervisa a: Guardias

61
Supervisado por: Administrador.

COORDINACIÓN:

Administrador y secretarias

Envío y recepción de información para el pago de sueldos

Coordinación de permisos administrativos

REQUISITOS GENERALES

Estudios y Formación Experiencia

Técnico en administración de empresas, mención recursos humanos.

Conocimiento de planillas electrónicas y procesador de texto.

Conocimiento de las leyes laborales y Contabilidad básica

Manejo de Sistemas informáticos de remuneraciones.1 año de experiencia en el

área.

HABILIDADES

Habilidades Criterio

Ética comprometiéndose con las normas y el marco ético de la organización y velar

que cada integrante del equipo las cumpla. Trabajo en Equipo, cooperar y trabajar
de manera coordinada con los demás. Evaluación de soluciones y evaluar los éxitos
logrados en la solución de problemas a identificar las lecciones aprendidas o
redirigir esfuerzos.

62
SECRETARIA (O)
DESCRIPCIÓN:

Identificación: Administrativo Contable.

Área que pertenece: Gerencia de Administración y Finanzas.

Jefe Directo: Administrador.

FUNCIÓN PRINCIPAL:

Realizar registros y contabilizaciones diarias y mensuales de todas las actividades

de UNIDOS Ltda.

Colaborar en forma oportuna y eficiente en los procesos administrativos.

Brindar a su jefe y equipo de trabajo apoyo en el cumplimiento de las tareas y

procesos propios de la unidad o área.

Mantener de forma completa y actualizada los registros de la unidad o área que le

corresponda, con sus respectivos respaldos.

Establecer controles que les permitan garantizar resultados beneficiosos que

favorezcan a la empresa.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

1.- Mantener de forma completa y actualizada los registros de la unidad.

2.- Concertar entrevistas y reuniones.

3.- Justificar gastos y movimientos de efectivo con su respectivo respaldo.

SUPERVISIÓN.

Supervisa a: N/A.

Supervisado por: Administrador.

63
COORDINACIÓN:

Encargado de Administración y Supervisor: Reportes de asistencia, situación

de contabilización diarias, otros
temas Financieros.

REQUISITOS GENERALES

Estudios y Formación Experiencia

Contador General o Carrera afín

Conocimiento de planillas electrónicas y procesador de texto.

Conocimientos de Sistemas Informáticos.

Conocimientos Financieros, Tributarios y laborales.

Conocimiento ISO 9001/14001/OHSAS 1800

1 año experiencia en el rubro

HABILIDADES

Habilidades Criterio

Trabajo en Equipo Cooperar y trabajar de manera coordinada con los demás.

Orientación de servicio Buscar activamente la manera de ayudar a los
demás. Ética Comprometerse con las normas y el marco ético de la
organización y velar que cada integrante del equipo las cumpla.

64
GUARDIAS
DESCRIPCIÓN:

Identificación: Guardia de Seguridad.

Área que pertenece: Recursos Humanos.

Jefe Directo: Administrador.

FUNCIÓN PRINCIPA Y ESPECÍFICA:

Proteger la integridad física de las personas y los bienes materiales de la empresa o

lugar donde trabaja, ejecutando funciones de prevención y protección en diferentes
locaciones.

SUPERVISIÓN.

Supervisa a: N/A.

Supervisado por: Administrador, supervisor y OS10 de Carabineros de Chile..

COORDINACIÓN:

Encargado de Administración, Supervisor y Encargados de las locaciones

donde se presta servicio:

Reportes de movimientos ocurridos en lugar de trabajo en el que se encuentre

cumpliendo turno.

65
REQUISITOS GENERALES

Estudios y Formación Experiencia

Curso de OS10 impartido por Carabineros

1 año experiencia en el rubro

HABILIDADES

Habilidades Criterio

Trabajo en Equipo Cooperar y trabajar de manera coordinada con los demás.

Orientación de servicio Buscar activamente la manera de ayudar a los
demás. Ética Comprometerse con las normas y el marco ético de la
organización.

66
MANUAL DE PROCEDIMIENTO

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS PARA LAS ÁREAS DE ADMINISTRACIÓN

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Mejorar las actividades de control para áreas de administración de la

empresa Unidos Security LTDA.

Establecer eficientemente las tareas de las áreas de administración,

secretarias y que cada empleado de áreas con responsabilidades conozca
los procesos de la empresa.

Proponer mecanismos para la supervisión de las actividades mediante la

estandarización de procedimientos.

HIPOTESIS:

Los manuales de procedimientos mejoraran y brindaran agilidad en las

actividades de la compañía permitiendo un mejor control, supervisión de sus
procedimientos y cumplimientos de los objetivos organizacionales.

67
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE GERENTE

OBJETIVO:

El objetivo del presente documento es describir las principales facultades a

cargo del gerente para logar un correcto funcionamiento en la empresa.

ALCANCE:

Este proceso tiene como función principal revisar el funcionamiento

completo de la empresa, negociaciones con proveedores, realizar flujos de
caja, corroborar pagos provisionales, pagos de impuestos, y procurar que
toda la documentación que se exija para el funcionamiento de la empresa
se encuentre actualizada y vigente de acuerdo a la ley

SUPERVISIÓN.

Supervisa a: Administrador, Supervisor, Área administrativa, y Guardias

68
Nª DESCRIPCION

Ejercer la dirección administrativa, operativa y financiera de la Empresa

de acuerdo con el Estatuto de la misma, las facultades otorgadas por el
1.1
socio y las leyes, las prácticas y procedimientos que regulan el negocio
de servicio de seguridad

1.2
Representar judicial y legalmente a la Empresa ejerciendo las facultades
generales y específicas

Informar al socio las acciones tomadas así como elevar a su

1.3 consideración el plan operativo y presupuesto anual de ingresos y
egresos, informando los resultados de las evaluaciones periódicas

Aprobar el Manual de Organización y Funciones elaborado por la

1.4
Gerencia de Desarrollo Corporativo

Aprobar el Cuadro de Perfiles de la Empresa elaborado por la Gerencia

1.5
de Administración de Recursos.

Supervisar las operaciones de la sociedad, los libros de contabilidad,

1.6 cuidar que dicha contabilidad esté al día y suscribir la correspondencia
de la sociedad, cuando sea necesario

Planificar, organizar y mantener una positiva imagen de UNIDOS

SECURITY LTDA. ante la colectividad y los trabajadores, propiciando los
1.7
canales de comunicación necesarios que garanticen la receptividad y
vigencia de la misma ante la opinión pública

69
1.8

Delegar cualquiera de sus atribuciones en funcionarios de menor

jerarquía con conocimiento del Directorio, debiendo en este caso
observar las restricciones que la normatividad establece

1.9 Aprobar y difundir los documentos normativos de la Empresa

2.0 Actuar como secretario de la Junta Generales

Girar aceptar y endosar letras, abrir cuentas corrientes, girar cheques y

endosar los mismos, firmar vales y pagarés, retirar depósitos, contratar
2.1
sobregiros y avances en cuenta corriente y firmar contratos en
representación de Unidos security Ltda

70
DIAGRAMA DE PROCESO DE GERENTE GENERAL

Informar al socio las

Representante legal
Ejercer la dirección acciones tomadas , y
de la
administrativa ,operat presentar el plan
empresa ,ejerciendo
iva y financiera de la operativo y
facultades generales
empresa presupuesto anual
y especificas
de la empresa

Supervisar las
Aprobar el perfil de Aprobar el manual
operaciones de
los candidatos a de procesos y
contabilidad de
guardia de seguridad procedimiento.
queeste al día

Planificar ,organizar aprobar y difundir los

Delegar funciones a
y mantener una documentos
funcionarios de
positiva imagen de la normativos de la
menor jerarquia
empresa empresa

71
MANUAL DE PROCEDIMIENTO SUPERVISOR

El supervisor es el vínculo entre la gerencia de la empresa (en el caso

de las empresas de vigilancia hablamos de la gerencia operacional), que es
el escalón superior, y los equipos que se desempeñan en el nivel de
ejecución de las tareas La actividad de supervisión en el campo de la
seguridad tiene que ver directamente con la prestación de los servicios, la
organización de la vigilancia en los puestos, el establecimiento de normas,
entrenamiento, adiestramiento y evaluación del nivel de satisfacción del
cliente con los servicios que ha recibido.

OBJETIVO:

El objetivo del presente documento es describir las principales

facultades a cargo del supervisor para logar un correcto funcionamiento en la
empresa.

ALCANCE:

Este proceso tiene como función principal revisar y filtrar la

información procesada en la empresa, ventas, compras, y realización de
funciones establecidas de acuerdo a la política de la empresa.

SUPERVISIÓN.

Supervisa a: Área administrativa y guardias de seguridad.

Supervisado por: Gerente General.

COORDINACIÓN

Supervisor y área administrativa:

Gerentes y Jefes de área

72
 Nª DESCRIPCION
Ejercer un control rígido sobre aquello que se encuentran bajo su
Supervisión directa.
1

Verificar las condiciones generales en los puestos de servicio

Mantener un registro completo y actualizado de los puestos de servicio bajo

supervisión/fiscalización, donde aparezcan datos como: nombre y dirección
del puesto, teléfonos del puesto, nombres y teléfonos de los responsables
con los que debe comunicarse en caso de emergencia, nombres de los
2 guardias del personal de seguridad, así como también otro detalle que se
considere oportuno.
.
Inspeccionar los servicios de seguridad prestados

Establecer, cuando se necesite, los horarios de los efectivos del personal

3
seguridad

Cumplimiento de requerimientos establecidos en la empresa, los

trabajadores deben utilizar los implementos establecidos por las empresas
4
mandantes de acuerdo a las leyes vigentes, y cumplir los procedimientos
existentes.

Desarrollar un análisis de los riesgos de seguridad en los puestos de

5
servicio

Determinar qué posición debe ocupar cada guardia e indicarle como debe
6 actuar en su trabajo cotidiano y en caso de emergencia( regirse por los
manuales de procedimiento de cada empresa que prestan servicios

73
7
Instruir y motivar a los profesionales bajo su mando para desempeñar la
actividad de seguridad

Tratar de compensar las deficiencias técnicas de los individuos a través de

8
conferencias, cursos, etc

Convocar a reuniones periódicas con el personal bajo su mando para

analizar el desempeño de todos los miembros del equipo, analizar
9
sugerencias, formular críticas, revisar procedimientos y establecer nuevas
rutinas de trabajo

Preparar notas de instrucción, organizar murales o cualquier otra forma de

10
poner información técnica al alcance de los empleados

Tratar a los empleados con amabilidad, pero sin transigir en lo que tiene
que ver con la disciplina, el cumplimiento de las órdenes de servicio y
11 cualquier falla motivada por indolencia, negligencia o mala fe, que pueda
poner en riesgo el buen funcionamiento del servicio o la integridad física de
terceros

Aplicar ejemplarmente las medidas disciplinarias que se necesiten, dejando

12
constancia, de manera detallada, de la causa que motivó la sanción

74
 Cada vez que se reemplace un guardia, debe dedicarle el tiempo necesario
13 a orientar al nuevo, para que rápidamente esté en condiciones de realizar
su trabajo

Desarrollar una política de concientización de la necesidad de cooperar con

14 todo lo que tiene que ver con la seguridad, mostrando los beneficios que a
todos les trae esa actitud

Verificar el estado de conservación y el funcionamiento de los equipos

15
existentes, comunicando de inmediato las irregularidades

Al registrar cualquier incidente en las operaciones, utilizar el formulario

16 aprobado o, si este no existe, dejar constancia detallada por escrito. Tratar
de ser claro, preciso y minucioso en la explicación de los datos importantes.

17

No olvidar que el registro de incidentes y los reportes constituyen

documentos legales de alto valor jurídico De ahí la necesidad de redactarlos
con corrección

Tener siempre a la mano copias de las diferentes legislaciones relacionadas

18
con la seguridad informática en el ámbito nacional

75
DIAGRAMA DE PROCESOS DE SUPERVISOR

Mantener un registro
Ejercer un control rígido
completo y actualizado de Establecer los horarios
sobre encuentra baja
los puestos bajo su del personal de seguridad
supervición directa.
supervisión.

Instruir a los Determinar que posición

Desarrollar un analisis de
profesionales bajo su debe ocupar cada guardia
los riesgos en los puestos
mando para desempeñar e indicar la forma que
de servicios
la actividad de seguridad. debe actuar

Realizar Capcitaciones Convocar reuniones

Preparar notas de
para evitar las periódicas para analizar
intrucciones que este al
deficiencias tecnicas de el desempeño de los
alcance de todos.
los individuos. miembros de equipo.

76
DIAGRAMA DE PROCESOS DE SUPERVISOR

Tratar a los empleados

Aplicar en forma Orientar al nuevo
con amabilidad, pero
ejemplar las medidas guardia para que este
sin transigir en lo que
disciplinarias ,dejando en condiciones de
tiene que ver con la
constancia realizar su trabajo.
disciplina.

Registrar cualquier
Verificación de los Concientizar la
incidente en las
instrumentos de necesidad de cooperar
operaciones,utilizando
trabajo,comunicando con todo lo que tiene
los formularios
las irregularidades que ver con seguridad
aprobados

Los registros Tener a la mano las

constituyen diferentes legislaciones
documentos legales , de relacionadas con la
alto valor jurídico seguridad

77
DIAGRAMA DE PROCESOS DE SUPERVISOR

Tratar a los empleados

Aplicar en forma Orientar al nuevo
con amabilidad, pero
ejemplar las medidas guardia para que este
sin transigir en lo que
disciplinarias ,dejando en condiciones de
tiene que ver con la
constancia realizar su trabajo.
disciplina.

Registrar cualquier
Verificación de los Concientizar la
incidente en las
instrumentos de necesidad de cooperar
operaciones,utilizando
trabajo,comunicando con todo lo que tiene
los formularios
las irregularidades que ver con seguridad
aprobados

Los registros Tener a la mano las

constituyen diferentes legislaciones
documentos legales , de relacionadas con la
alto valor jurídico seguridad

78
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE SECRETARIA ADMINISTRATIVA

OBJETIVO:

El objetivo del presente documento es describir las principales facultades a

cargo del supervisor para logar un correcto funcionamiento en la empresa.

ALCANCE:

Este proceso tiene como función principal revisar y filtrar la información

procesada en la empresa, ventas, compras, y realización de funciones
establecidas de acuerdo a la política de la empresa.

SUPERVISIÓN.

Supervisa a: N/A.

Supervisado por: Administrador.

COORDINACIÓN:

Encargado de Administración y Supervisor: Reportes de asistencia, situación

de contabilización diarias, otros
temas Financieros.

79
Nª DESCRIPCION

Atender los llamados telefónicos del gerente de la empresa y para el

1
supervisor

Entrar en contacto con los clientes que llegan a la oficina.

Establecer y llevar la agenda con las fechas de las citas ,atender a los
3 clientes que llegan a las citas de acuerdo a las fechas establecidas según la
agenda

Preparar los correos electrónicos y cartas a nombre del jefe, pues si éste se
4
lo permite puede tener la capacidad legal de firmar las cartas a su nombre

Debe contar con la habilidad de preparar base de datos y encargarse de la

5
preparación de hojas de datos

Es responsable de la precisión de los documentos que escribe, por lo tanto

6
debe tratarse de una persona con habilidades certificadas de gramática

Tiene la responsabilidad de la organización, mantenimiento y operación de

7 impresoras, videoconferencias, sistemas de teléfono, fotocopiadoras y todo
equipo que se halle en la oficina

La secretaria administrativa cumple funciones que se focalizan en los

8 proyectos de su propio jefe, por lo tanto no incluye su atención al resto de
los empleados de la empresa

80
 Debe saber manejar la comunicación escrita y oral, preparar documentos,
9
gestionar proyectos y organizar la oficina

10

Como asistente del gerente o supervisor atiende las llamadas de su jefe y

entrará en contacto directo con los clientes que llegan a la oficina, los recibe
y los guía hasta el despacho donde los espera su jefe.

Todos los documentos que genera la gerencia general es preparada,

11
tramitada y controlada por la secretaria de la gerencia

Todos los documentos, las facturas, los informes, las actas, los acuerdos,
12 los contratos, los informes, los escritos y las cartas son confeccionados por
la secretaria del gerente

La secretaria tiene responsabilidad de que los asuntos confidenciales de la

13 compañía sean mantenidos con discreción, ya que son asuntos cuya
confidencialidad no se puede violar

Mantener el buen funcionamiento de la empresa, encargarse que la

14
empresa cuente con toda la documentación exigida por las leyes actuales

15 Negociación con los proveedores, conseguir el mejor precio y calidad

Flujos de caja, hacer proyecciones, registrar y cuadrar ingresos y egresos

16

81
17 Pago a proveedores e imposiciones previsionales

18
Realizar pagos y revisión de impuestos mensuales Controlar y supervisar
los procesos dentro de la compañía y velar para que los procesos se
cumplan

82
DIAGRAMA DE PROCESOS DE SECREARIA ADMINISTRATIVA

Contactar los clientes y Debe realizar una base

Atender los llamados
atender los clientes datos de los clientes

Organización y
Responsable en los
responsabilidad en el
documentos que
mantenimiento de
redacta
impresoras , telefonos

Todas las facturas,

Debe preparar
La secretaria solo resive informes , actas etc...
documentos, gestionar
ordenes del gerente y deben ser
proyectos y organizar la
supervisor confeccionados por la
oficina
secretaria.

Atiende las llamadas de Todo los documentos

los clientes y los pone que genera la gerencia
en contacto directo con es tramitada por la
el gerente o supervisor secretaria

83
 Encargarse en el buen
Los asuntos
funcionamiento con
confidenciales sean
toda la documentación
mantenidos con
exigida por las leyes
discresción.
actuales

Pago a proveedores e Negociación con los

imposiciones proveedores. conseguir
previcionales el mejor precio.

Realizar pagos y
revisión de impuestos
mensuales y velar para
que los procesos se
cumplan.

84
MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRADOR

Un administrador es una persona con visión, que es capaz de aplicar y

desarrollar todos los conocimientos acerca de la planeación, organización,
dirección y control empresarial, donde sus objetivos están en la misma
dirección de las metas y propósitos de la empresa o institución.

OBJETIVO:

El objetivo del presente documento es describir las principales facultades a

cargo del gerente para logar un correcto funcionamiento en la empresa.

ALCANCE:

Este proceso tiene como función principal revisar el funcionamiento completo

de la empresa, negociaciones con proveedores, realizar flujos de caja,
corroborar pagos provisionales, pagos de impuestos, y procurar que toda la
documentación que se exija para el funcionamiento de la empresa se
encuentre actualizada y vigente de acuerdo a la ley.

SUPERVISIÓN.

Supervisa a: Área administrativa y guardias de seguridad.

Supervisado por: Gerente General.

COORDINACIÓN:

Supervisor y área administrativa:

Gerentes y Jefes de área

85
Nª DESCRIPCION
1
Representación, se refiere las actividades legales, ceremoniales y
simbólicas en nombre de la organización

Líder es una de las funciones de un administrador de empresas, de la cual

2
más se adolece. Se refiere a la interacción que tiene con los seguidores

Enlace con personas externas la organización. Significa crear toda una red
3 de contactos para fomentar las relaciones y obtener información y
aceptación

La función de supervisión cuando tienen información. La mayor parte de

4 información se analiza para detectar problemas y oportunidades, y para
entender sucesos externos que pueden afectar la organización

Difusión corresponde a mantener informado al resto del personal de manera

5
oral ya sea a través de pláticas personales o reuniones de grupo

Difusión de informes a personas externas.: Reunirse con el jefe para

6 negociar presupuesto de área. Informar instituciones de gobierno
estadístico de la empresa

Innovar e inicia mejoras. Aquí cabe señalar, que no es necesario tener un

7 negocio para poder ser emprendedor. Aquí se involucra el saber escuchar,
planear y ser creativo

86
 Manejo de problemas cuando realizan acciones correctivas durante
8
situaciones de crisis

DIAGRAMA DE PROCESOS DE ADMINISTRADOR

87
 Enlace con
Representación de Lider es una las
personas externas,
las actividades funciones del
crear una red de
legales. administrador
contactos.

Supervición y
Difundir
analizar información
Difusión de informes corresponde a
,para detectar
a personas externas mantener informado
problemas y
al resto del personal
oportunidades.

Manejo de
Innovar e iniciar
problemas cuando Asiganciones de
mejoras y ser
se realizan acciones recursos
creativo
correctivas.

Manejo de precios
con proveedores y
contratos con
sindicatos

88
PROCESO TRANASVERSAL: GERENCIAL
PROCESO: IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
SUBPROCESO: GASTOS SIN JUSTIFICACIÓN OPERACIONAL
POSTERGACIÓN PAGO DE IVA BALANCE (GASTOS OPERACIONALES)

Compra de iva incurriendo en delito.

Orientado preferentemente a las micro,pequeñas y medianas
empresas que esten acogidos al 14TER, contabilidad completa
ACTI o simpificada, la que puede ser postergada has en 2 meses
VIDA despues de la fecha de pago correspondiente.
D
Reflejar los gastos necesarios para dar correcto
funcionanmiento a la empresa.

OBJE Acumulacion de credito fiscal reduciendo el monto a pagar por

TIVO los formularios 29 y aumentando los gastos reduciendo la
DE utilidad en el balance.
LA Es ordenar el pago de iva dentro de un periodo donde la
ACTI empresa esta con poco movimiento por lo que la entrada de
VIDA dinero esta un tanto lenta.
D Mantener en actividad su condicion de empresa.

Incurrir en delito.
Malversacion de instrumento publico.
Sanciones por parte del SII.
El balace no refleja el real estado de la empresa.
RIES De no ser cancelado dentro de los 2 meses posteriores a la
GO postergacion empiezan a correr intereses y multas las que seran
con la tasa vigente por cada mes o fraccion de mes de retraso.

No contar con la informacion correcta para saber la situacion

contable de la empresa.

El dueño de la empresa no debe seguir comprando IVA, ya que

esto causa alteracion en los EE.FF. y no se conoce la realidad
PLAN economica de la empresa.
DE Es necesario crear un sistema de orden con los pagos para no
ACCI incurrir nuevamente en las postergaciones ya que se acumulan
ON con los pagos que corresponden al mes.
Analizar y verificar que la informacion presentada
en el balance sea real.

89
PLAN DE ACCIÓN EN GASTOS SIN JUSTIFICACCIÓN
CARACTERISTICAS DESCRIPCIÓN

CONDICIÓN LA EMPRESA UNIDOS SECURITY LTDA,

NO CUENTA CON UN SISTEMA DE PAGO
PARA NO INCURRIR EN LAS
POSTERGACIONES DE PAGO DE IVA

CRITERIO CREACIÓN DE UN PROGRAMA DE

GESTIÓN DE PAGOS QUE PERMITIRÁ
AL PERSONAL IDENTIFICAR LOS DÍAS
ASIGNADOS PARA REALIZAR EL PAGO

CAUSA QUE LA ADMINISTRACIÓN NO ASIGNE

TIEMPOS AL PERSONAL ENCARGADO Y
ESTO EVITA LA POSTERGACIÓN DEL PAGO.

EFECTO AL NO CONTAR CON UN PROGRAMA DE

GESTIÓN DE PAGOS LA GERENCIA

NO PODRÁ CONTAR CON LA REAL

SITUACIÓN DE LA EMPRESA.

CONCLUSIÓN LA EMPRESA NO CUENTA CON UN

PROGRAMA DE PAGO

RECOMENDACIÓN REALIZAR UN SISTEMA DE ORDEN DE

PAGOS QUE CORRESPONDEN AL MES

RIESGOS ALTO

90
HALLAZGOS

En la actualidad muchos contribuyentes buscan rebajar el pago de impuesto

mensual a través de la compra de crédito fiscal, con facturas por productos o
servicios que jamás han adquirido o usado, con la acumulación de crédito fiscal
reducen el monto a pagar por los formularios 29 y aumentan los gastos reduciendo
la utilidad en el balance, y a partir de eso tributar por un menor impuesto al
momento de elaborar la Renta.

Entre los riesgos que existen al rebajar de manera falsa tanto el pago de
impuestos como la utilidad de la empresa podemos encontrar sanciones por parte
del SII, malversación de instrumento público y además incurrimos en un delito
penado por la ley. El incurrir en estas prácticas genera un desconocimiento real
sobre la situación financiera de la empresa, punto que podemos ver reflejado en el
balance general.

El IVA en la empresa es un punto muy importante dentro esta, en la actualidad

el SII permite la postergación del pago de este por dos meses, lo que para las
empresas es favorable cuando cuenta con poco movimiento. La no cancelación
dentro de los 2 meses posteriores a la postergación genera intereses y multas las
que serán actualizadas a la tasa vigente por cada mes o fracción de mes de retraso,
lo que provoca desembolsar dineros que podrían ser capital para reinvertir en la
empresa.

91
 FOLIO [07] 6439216526
DECLARACIÓN MENSUAL Y PAGO
RUT [03] 76.446.317-K
SIMULTÁNEO DE IMPUESTOS FORMULARIO PERIODO [15] 201708
29

01 Apellido Paterno o Razón Social 02 Apellido Materno 05 Nombres

06 Calle 610 Número 08 Comuna

POBL. M. RODRIGUEZ PJE 1 586 SAN FERNANDO
09 Teléfono 55 Correo Electrónico 314 Rut del Representante

Código Glosa Valor Código Glosa Valor

503
CANTIDAD FACTURAS EMITIDAS 9 502
DÉBITOS FACTURAS EMITIDAS 7.169.318

509
CANT. DCTOS. NOTAS DE CRÉDITOS 2 510
DÉBITOS NOTAS DE CRÉDITOS 1.140.000
EMITIDAS EMITIDAS
511
CRÉD. IVA POR DCTOS. 12.753 538
TOTAL DÉBITOS 6.029.318
ELECTRÓNICOS
519
CANT. DE DCTOS. FACT. RECIB. DEL 3 520
CRÉDITO REC. Y REINT./FACT. DEL 12.753
GIRO GIRO
151
RET. TASAS DE 10 % SOBRE RENT. 13.556 504
REMANENTE CRÉDITO MES ANTERIOR 1.337.288

563
BASE IMPONIBLE 31.733.249 755
Postergacion pago IVA 4.679.277

115
TASA PPM 1ra. CATEGORÍA 2 537
TOTAL CRÉDITOS 1.350.041

573
REMANENTE ANT. CAMBIO SUJ. PER. 0 089
IMP. DETERM. IVA 0
SGTE.
062
PPM NETO DETERMINADO 634.665
595
SUB TOTAL IMP. DETERMINADO 648.221
547 ANVERSO
TOTAL DETERMINADO 648.221
598
ANTICIPO A IMPUTAR / CAMBIO DE SUJ. 0

TOTAL A PAGAR DENTRO DEL PLAZO LEGAL 91 648.221 +

Más IPC 92 +
Más Interes y Multas 93 +
CONDONACIÓN 795 -
TOTAL A PAGAR CON RECARGO 94 =

60 % Condonación 922 Número de la Resolución 915 Fecha de la Condonación

Tipo de Declaración Corrige a Folio(s) Banco Medio de Pago Fecha de Presentación

Primitiva ESTADO PEL 20-09-2017

92
 FOLIO [07] 6491960896
DECLARACIÓN MENSUAL Y PAGO
RUT [03] 76.446.317-K
SIMULTÁNEO DE IMPUESTOS FORMULARIO PERIODO [15] 201711
29

01 Apellido Paterno o Razón Social 02 Apellido Materno 05 Nombres

C & C SECURITY LIMITADA
06 Calle 610 Número 08 Comuna
POBL. M. RODRIGUEZ PJE 1 586 SAN FERNANDO
09 Teléfono 55 Correo Electrónico 314 Rut del Representante

Código Glosa Valor Código Glosa Valor

503 502 4.480.356

CANTIDAD FACTURAS EMITIDAS 8 DÉBITOS FACTURAS EMITIDAS

511 3.973.051 538 4.480.356

CRÉD. IVA POR DCTOS. TOTAL DÉBITOS
ELECTRÓNICOS
584 562
CANT.INT.EX.NO GRAV.SIN DER. 1 MONTO SIN DER. A CRED. FISCAL 80.000
CRED.FISCAL
519 520 3.973.051
CANT. DE DCTOS. FACT. RECIB. DEL 10 CRÉDITO REC. Y REINT./FACT. DEL
GIRO GIRO
151 504
RET. TASAS DE 10 % SOBRE RENT. 12.666 REMANENTE CRÉDITO MES ANTERIOR 481.463

563 537 4.454.514

BASE IMPONIBLE 23.580.819 TOTAL CRÉDITOS

115 089
TASA PPM 1ra. CATEGORÍA 2 IMP. DETERM. IVA 25.842

062
PPM NETO DETERMINADO 471.616

595
SUB TOTAL IMP. DETERMINADO 510.124
ANVERSO
547
TOTAL DETERMINADO 510.124

TOTAL A PAGAR DENTRO DEL PLAZO LEGAL 91 510.124 +

Más IPC 92 0 +

Más Interes y Multas 93 58.664 +

CONDONACIÓN 795 41.065 -

TOTAL A PAGAR CON RECARGO 94 527.723 =

60 % Condonación 922 Número de la Resolución 915 Fecha de la Condonación

70 013-2015 28-02-2018

Tipo de Declaración Corrige a Folio(s) Banco Medio de Pago Fecha de Presentación

Primitiva SCOTIABANK PEL 29-12-2017

93
 FOLIO [07] 6439216526
DECLARACIÓN MENSUAL Y PAGO
RUT [03] 76.446.317-K
SIMULTÁNEO DE IMPUESTOS FORMULARIO PERIODO [15] 201708
29

01 Apellido Paterno o Razón Social 02 Apellido Materno 05 Nombres

C & C SECURITY LIMITADA
06 Calle 610 Número 08 Comuna
POBL. M. RODRIGUEZ PJE 1 586 SAN FERNANDO
09 Teléfono 55 Correo Electrónico 314 Rut del Representante

Código Glosa Valor Código Glosa Valor

503
CANTIDAD FACTURAS EMITIDAS 9 502
DÉBITOS FACTURAS EMITIDAS 7.169.318

509
CANT. DCTOS. NOTAS DE CRÉDITOS 2 510
DÉBITOS NOTAS DE CRÉDITOS 1.140.000
EMITIDAS EMITIDAS
511
CRÉD. IVA POR DCTOS. 12.753 538
TOTAL DÉBITOS 6.029.318
ELECTRÓNICOS
519
CANT. DE DCTOS. FACT. RECIB. DEL 3 520
CRÉDITO REC. Y REINT./FACT. DEL 12.753
GIRO GIRO
151
RET. TASAS DE 10 % SOBRE RENT. 13.556 504
REMANENTE CRÉDITO MES ANTERIOR 1.337.288

563
BASE IMPONIBLE 31.733.249 755
Postergacion pago IVA 4.679.277

115
TASA PPM 1ra. CATEGORÍA 2 537
TOTAL CRÉDITOS 1.350.041

573
REMANENTE ANT. CAMBIO SUJ. PER. 0 089
IMP. DETERM. IVA 0
SGTE.
062
PPM NETO DETERMINADO 634.665
595
SUB TOTAL IMP. DETERMINADO 648.221
ANVERSO
547
TOTAL DETERMINADO 648.221
598
ANTICIPO A IMPUTAR / CAMBIO DE SUJ. 0

TOTAL A PAGAR DENTRO DEL PLAZO LEGAL 91 648.221 +

Más IPC 92 +
Más Interes y Multas 93 +
CONDONACIÓN 795 -
TOTAL A PAGAR CON RECARGO 94 =

60 % Condonación 922 Número de la Resolución 915 Fecha de la Condonación

Tipo de Declaración Corrige a Folio(s) Banco Medio de Pago Fecha de Presentación

Primitiva ESTADO PEL 20-09-2017

94
 FOLIO [07] 6429229976
DECLARACIÓN MENSUAL Y PAGO
RUT [03] 76.446.317-K
SIMULTÁNEO DE IMPUESTOS FORMULARIO PERIODO [15] 201707
29

01 Apellido Paterno o Razón Social 02 Apellido Materno 05 Nombres

06 Calle 610 Número 08 Comuna

POBL. M. RODRIGUEZ PJE 1 586 1 SAN FERNANDO
09 Teléfono 55 Correo Electrónico 314 Rut del Representante
+2720554

Código Glosa Valor Código Glosa Valor

503
CANTIDAD FACTURAS EMITIDAS 6 502
DÉBITOS FACTURAS EMITIDAS 2.648.412

509
CANT. DCTOS. NOTAS DE CRÉDITOS 1 510
DÉBITOS NOTAS DE CRÉDITOS 506,540
EMITIDAS EMITIDAS
511
CRÉD. IVA POR DCTOS. 3.476.392 538
TOTAL DÉBITOS 2.141.872
ELECTRÓNICOS
584
CANT.INT.EX.NO GRAV.SIN DER. 3 562
MONTO SIN DER. A CRED. FISCAL 550,000
CRED.FISCAL
519
CANT. DE DCTOS. FACT. RECIB. DEL 9 520
CRÉDITO REC. Y REINT./FACT. DEL 3.476.392
GIRO GIRO
077
REMANENTE DE CRÉDITO FISC. 1.334.520 755
Postergacion pago IVA 0

151
RET. TASAS DE 10 % SOBRE RENT. 12,889 537
TOTAL CRÉDITOS 3.476.392

563
BASE IMPONIBLE 11.273.005 062
PPM NETO DETERMINADO 225,460

115
TASA PPM 1ra. CATEGORÍA 2,00 723
TOTAL CREDITO CAPACITACION A 0
IMPUTAR
724
REM CRED CAPACITACION, PERIODO 0 595
SUB TOTAL IMP. DETERMINADO 238,349
SIGUIENTE ANVERSO
573
REMANENTE ANT. CAMBIO SUJ. PER. 0 547
TOTAL DETERMINADO 238,349
SGTE.
598
ANTICIPO A IMPUTAR / CAMBIO DE SUJ. 0

TOTAL A PAGAR DENTRO DEL PLAZO LEGAL 91 238,349 +

Más IPC 92 477 +

Más Interes y Multas 93 129,210 +

CONDONACIÓN 795 90,447 -

TOTAL A PAGAR CON RECARGO 94 277,589 =

60 % Condonación 922 Número de la Resolución 915 Fecha de la Condonación

70 013-2015 30-11-2017

Tipo de Declaración Corrige a Folio(s) Banco Medio de Pago Fecha de Presentación

Primitiva SCOTIABANK PEL 07-09-2017

95
 FOLIO [07] 6429229976
DECLARACIÓN MENSUAL Y PAGO
RUT [03] 76.446.317-K
SIMULTÁNEO DE IMPUESTOS FORMULARIO PERIODO [15] 201707
29

01 Apellido Paterno o Razón Social 02 Apellido Materno 05 Nombres

06 Calle 610 Número 08 Comuna

POBL. M. RODRIGUEZ PJE 1 586 1 SAN FERNANDO
09 Teléfono 55 Correo Electrónico 314 Rut del Representante
+2720554

Código Glosa Valor Código Glosa Valor

503
CANTIDAD FACTURAS EMITIDAS 6 502
DÉBITOS FACTURAS EMITIDAS 2.648.412

509
CANT. DCTOS. NOTAS DE CRÉDITOS 1 510
DÉBITOS NOTAS DE CRÉDITOS 506,540
EMITIDAS EMITIDAS
511
CRÉD. IVA POR DCTOS. 3.476.392 538
TOTAL DÉBITOS 2.141.872
ELECTRÓNICOS
584
CANT.INT.EX.NO GRAV.SIN DER. 3 562
MONTO SIN DER. A CRED. FISCAL 550,000
CRED.FISCAL
519
CANT. DE DCTOS. FACT. RECIB. DEL 9 520
CRÉDITO REC. Y REINT./FACT. DEL 3.476.392
GIRO GIRO
077
REMANENTE DE CRÉDITO FISC. 1.334.520 755
Postergacion pago IVA 0

151
RET. TASAS DE 10 % SOBRE RENT. 12,889 537
TOTAL CRÉDITOS 3.476.392

563
BASE IMPONIBLE 11.273.005 062
PPM NETO DETERMINADO 225,460

115
TASA PPM 1ra. CATEGORÍA 2,00 723
TOTAL CREDITO CAPACITACION A 0
IMPUTAR
724
REM CRED CAPACITACION, PERIODO 0 595
SUB TOTAL IMP. DETERMINADO 238,349
SIGUIENTE ANVERSO
573
REMANENTE ANT. CAMBIO SUJ. PER. 0 547
TOTAL DETERMINADO 238,349
SGTE.
598
ANTICIPO A IMPUTAR / CAMBIO DE SUJ. 0

TOTAL A PAGAR DENTRO DEL PLAZO LEGAL 91 238,349 +

Más IPC 92 477 +

Más Interes y Multas 93 129,210 +

CONDONACIÓN 795 90,447 -

TOTAL A PAGAR CON RECARGO 94 277,589 =

60 % Condonación 922 Número de la Resolución 915 Fecha de la Condonación

70 013-2015 30-11-2017

Tipo de Declaración Corrige a Folio(s) Banco Medio de Pago Fecha de Presentación

Primitiva SCOTIABANK PEL 07-09-2017

96
DETALLE PLAN DE ACCIÓN

Es muy importante mantener un registro real de los ingresos y egresos que

tiene la empresa, esto permite mantener el adecuado funcionamiento de esta,
registrando en diferentes planillas y guiándose por manuales de procedimientos, lo
que nos permitirá acceder al flujo de dinero presente en ella y poder corroborar
mensualmente todos los gastos reales en los que se incurren para mantener
operativa la empresa, a esto nos referimos con los gastos que son necesarios para
desarrollar las diferentes actividades al momento de la prestación de servicios.

Para concretar en forma eficiente este plan de acción , se sugiere la

implementación de sistemas adecuados para llevar una control mas exhaustivo ,
tanto de los ingresos y egresos y así proveer lo que se va pagar y no incurrir delito
tributario.

97
PROCESO TRANSVERSAL: DEL NEGOCIO
PROCESO: LIQUIDACIONES DE SUELDO
SUBPROCESO: BONOS NO IMPONIBLES.

-DEUDAS PREVISIONALES

Pago de remuneraciones a los trabajadores, por mes vencidos, sueldo

base mas horas y turnos extras y diferentes bonos.
Deducción de leyes sociales y otros.
ACTI -Cotizaciones previsionales declaradas y no pagadas por el empleador
VIDA pero son descontadas del su remuneracion mensual.
D

Realizar calculo de haberes en forma correcta, evitar agregar bonos no

imponibles para registrar turnos y horas extras, o diferentes pagos que se
puedan generar durante el mes.
OBJE Es el aporte de los empresarios por concepto de cotizaciones la que se
TIVO suma a la que es descontada cada mes de las remuneraciones
DE mensuales con la finalidad de tener derecho a una pension de vejez,
LA como asi tambien al ser desvinculado de la empresa deben estar todas
ACTI las cotizaciones al dia antes de la firma del finiquito
VIDA
D
Demandas laborales por parte de los trabjadores, riesgo de accidentes sin
cobertura, ya que existe modificacion en el registro de asistencia, multas
de la IDT.
Si el empleador no cancela las cotizaciones ya declaradas se arriesga a
ser sancionado con una multa a beneficio fiscal de 0.5 unidades de
fomento por cada trabajador ya que esta incurriendo en un grave error
RIES ademas se presentan lagunas previsionales para el trabajador lo que
GO complica su situacion al momento de optar a propios beneficios (como
creditos de consumo, hipotecarios etc ) ficalizaciones por parte de
inspeccion del trabajo.

Realizar pago de horas trabajadas como lo establece la ley y no ocultar

como bonos no imponibles, ya que esto es perjudicial tanto para la
empresa como para trabajadores, demandas laborales, insolvencia
PLAN comercial.
DE
Hacer un catastro correspondiente al numero de cotizaciones impagas
ACCI
dentro del periodo y de los anteriores creando un sistema de control de
ON
pagos que sea minucioso y efectivo designando para esta tarea a un
trabajador de RRHH.

98
PLAN DE ACCIÓN
CARACTERISTICAS DESCRIPCIÓN

CONDICIÓN LA EMPRESA UNIDOS SECURITY

LTDA, NO CUENTA CON UN SISTEMA
DE PAGO LIQUIDACIONES PARA NO
INCURRIR EN PROBLEMAS LEGALES.

CRITERIO CREACIÓN DE UN PROGRAMA DE

SISTEMA DE PAGOS DE
LIQUIDACIONES QUE PERMITIRÁ AL
PERSONAL IDENTIFICAR LOS DÍAS
ASIGNADOS PARA REALIZAR EL PAGO
Y NO INCURRIR EN PROBLEMAS
LEGALES.

CAUSA QUE LA ADMINISTRACIÓN NO ASIGNE NO

LE DA LA IMPORTANCIA, POR LOS
PROBLEMAS LEGALES A LOS CUALES
INCURREN.

EFECTO AL NO CONTAR CON UN PROGRAMA DE

SISTEMA DE PAGOS LA GERENCIA

PODRÁ INCURRIR EN PROBLEMAS

LEGALES

CONCLUSIÓN LA EMPRESA NO CUENTA CON UN

PROGRAMA DE PAGO
LIQUIDACIONES

RECOMENDACIÓN REALIZAR UN SISTEMA CONTROL DE

PAGOS QUE CORRESPONDEN AL

99
 MES.

RIESGOS ALTO

HALLAZGOS
Recursos humanos, un área de las empresas que cada vez ha tomado más
importancia, ya que de esta depende el personal, y son quienes se preocupan que
100
estos tengan un clima laboral idóneo y que se cumplan las leyes laborales. Pago de
remuneraciones, deducción de leyes sociales, cumplimiento de horarios, registros
de asistencia entre otros son los puntos que el área abarca.

Pago de remuneraciones a los trabajadores, por mes vencidos, sueldo base más
horas y turnos extras, diferentes bonos, son parte del sueldo mensual que perciben
los trabajadores y estos están siendo pagados de forma indebida. Cotizaciones
previsionales declaradas y no pagadas por el empleador pero son descontadas del
su remuneración mensual, registros de asistencia que tienen discordancia con
liquidaciones de sueldo.

El incumplimiento de los puntos anteriormente mencionados como lo estable la

ley puede generar multas por la IDT, deudas previsionales que pasan a estudios
jurídicos elevándose los valores nominales con altos intereses, descontento de los
trabajadores y accidentes laborales que no serán cubiertos por las entidades
debidas.

Adjunto información enviada por la empresa para realizar liquidación de sueldo en

formato solicitado por la misma.

Formato utilizado para cálculo y realización de liquidación de sueldo

Trabajador RUT DIAS TRABAJADOS SUELDO BASE GRATIFICACION HORAS EXTRAS TURNOS EXTRAS BONOS TOTAL

XXX 15.110.701-9 30 288.888 72000 22.400 85000 50000 518.288

LIQUIDACIÓN DE SUELDO ACTUAL EN EMPRESA

101
 LIQUIDACION DE SUELDOS

TRABAJADOR :

RUT

MES : NOVIEMBRE

HABERES DESCUENTOS

SUELDO BASE $ 288.000 AFP 11,44% 41.184

GRATIFICACION LEGAL $ 72.000 SEG. CESANTIA 0,60% 2.160

BONOS PRODUCCION $ FONASA 7,00% 25.200

HORAS EXTRAS

TOTAL IMPONIBLE 360.000 68.544

ASIG.FAMILIAR 0 $ 0 PRESTAMOSCUOTA $

LOCOMOCION $ DESCUENTO DE TERCEROS $

COLACION $ OROS DESCUENTOS $

VIATICOS $ 226.832

TOTAL HABER $ 586.832 TOTAL DESCUENTOS $ 68.544

CALCULO IMPUESTO UNICO

RENTA IMPONIBLE $ 360.000

DESCTO.PREVISIONAL $ 68.544

BASE IMPONIBLE $ 180.000

IMPUESTO A PAGAR $ 0

SUELDO LIQUIDO $ 518.288

ANTICIPOS $

LIQUIDO A PAGAR $ 518.288

....... ..........................

RECIBO Y FIRMO CONFORME

LIQUIDACIÓN DE SUELDO PROPUESTA

102
 LIQUIDACION DE SUELDOS

TRABAJADOR :

RUT

MES : NOVIEMBRE

HABERES DESCUENTOS

SUELDO BASE $ 288.000 AFP 11,44% 53.471

GRATIFICACION LEGAL $ 72.000 SEG. CESANTIA 0,60% 2.804

TURNOS EXTRAS $ 85.000 FONASA 7,00% 32.718

HORAS EXTRAS 10 $ 22.400

TOTAL IMPONIBLE 467.400 88.993

ASIG.FAMILIAR 0 $ 0 PRESTAMOSCUOTA $

LOCOMOCION $ 25.000 DESCUENTO DE TERCEROS $

COLACION $ 25.000 OROS DESCUENTOS $

VIATICOS $

TOTAL HABER $ 517.400 TOTAL DESCUENTOS $ 88.993

CALCULO IMPUESTO UNICO

RENTA IMPONIBLE $ 467.400

DESCTO.PREVISIONAL $ 88.993

BASE IMPONIBLE $ 0

IMPUESTO A PAGAR $ 0

SUELDO LIQUIDO $ 428.407

ANTICIPOS $

LIQUIDO A PAGAR $ 428.407

....... ..........................

RECIBO Y FIRMO CONFORME

103
SISTEMA CONTROL DE PAGOS QUE CORRESPONDEN AL MES

Aquí vemos un ejemplo de una Liquidación de Sueldo.

EMPRESA :

R.U.T. :

DIRECCION :

FONO :

LIQUIDACION DE SUELDOS

TRABAJADOR :

RUT

MES :

HABERES DESCUENTOS

SUELDO BASE $ AFP 11,44% 0

GRATIFICACION LEGAL $ SEG. CESANTIA 0,60% 0

BONOS PRODUCCION $ FONASA 7,00% 0

HORAS EXTRAS (50% ) $

HORAS EXTRAS (100% ) $

TURNOS EXTRAS $

TOTAL IMPONIBLE 0 0

ASIG.FAMILIAR $ PRESTAMOS
C UOTA $

LOCOMOCION $ DESCUENTO DE TERCEROS $

COLACION $ OROS DESCUENTOS $

VIATICOS $
DESGASTE DE
HERRAMIENTAS $

ASIGANACION DE CAJA $

TOTAL HABER $ 0 TOTAL DESCUENTOS $ 0

CALCULO IMPUESTO UNICO

RENTA IMPONIBLE $ 0

DESCTO.PREVISIONAL $ 0

BASE IMPONIBLE $

IMPUESTO A PAGAR $ 0

SUELDO LIQUIDO $ 0

ANTICIPOS $

LIQUIDO A PAGAR $ 0

....... ..........................

RECIBO Y FIRMO CONFORME

104
DETALLE DEUDAS PREVISIONALES

Período a Fecha de
Rut afiliado Nombre afiliado Tipo producto AFP ó AFC Fecha carta Contacto Teléfono contacto Correo Contacto
regularizar Demanda

DARIO ROBERTO BOZO Seguro de Administradora de Fondos Angelica

10148010-0 MELLA Cesantía de Cesantía, AFC nov-16 31-01-2017 Sepulveda 232 012 766 regulariza15@previred.com Judicial O

PABLO ANDRES Seguro de Administradora de Fondos Angelica

18722404-7 HERNANDEZ SANDOVAL Cesantía de Cesantía, AFC sep-17 30-11-2017 Sepulveda 232 012 766 regulariza15@previred.com Judicial O

JUAN DAGOBERTO Seguro de Administradora de Fondos Angelica

7946926-2 MARIN UGARTE Cesantía de Cesantía, AFC oct-16 31-12-2016 Sepulveda 232 012 766 regulariza15@previred.com Judicial O

Plan de acción
Todos los movimientos de dinero que realiza la empresa son parte fundamental
de la permanencia de esta en el tiempo, es de suma importancia realizar pago de
horas trabajadas como lo establece la ley y no ocultar con bonos no imponibles, ya
que esto es perjudicial tanto para la empresa como para trabajadores, puede
generar demandas laborales, insolvencia comercial entre otros.

Las cotizaciones previsionales son muy importantes para los trabajadores, el

hacer un catastro correspondiente al número de cotizaciones impagas dentro del
periodo y anteriores genera un orden, el cual permite crear un sistema de control de
pagos que sea minucioso y efectivo, designando así para esta tarea a un trabajador
de RRHH, quien seguirá los manuales de procedimientos creados para estos
registros y respectivos pagos.

Realizar liquidaciones de sueldo como lo establece la ley respetando horas

extras, bonos imponibles y no imponibles, y todos los haberes que se generen
mensualmente para la creación de esta, lo cual será beneficioso tanto para la
empresa como para el trabajador.

105
PROCESO TRANSVERSAL: DEL NEGOCIO
PROCESO: MANEJO DE EFECTIVO
SUBPROCESO: CONTROL DE FLUJO DE EFECTIVO

Movimiento de dinero en efectivo para diferentes compras y

ACTI pagos de servicios de la empresa en forma rapida e
VIDA instantanea.
D

OBJE
TIVO Registrar flujo de dinero diario, transparentado y
DE contabilizado con sus respectivos comprobantes (boletas,
LA facturas, ordenes de compra, guias, comprobantes
ACTI electronicos, etc)
VIDA
D

Hurto de dinero en efectivo en grandes cantidades.

Uso del dinero en efectivo para fines propios que no sean
parte de la empresa.
Compras excesivas injustificadas.
RIES
GO Pagos en efectivo que no tienen respaldo.
No existe control contable para todos los gastos que se
cancelan en efectivo.
La cuenta bancaria no va a coincidir con los saldos contables.

Realizar un registro de control para la utilizacion del dinero

de caja chica, realizando rendiciones una vez ocupado el
disponible de efectivo, con los diferentes comprobantes y
epecificacion de los gastos para contabilizar segun item.
Cancelar gastos mayores a 1,5 UTM a traves de pagos
PLAN directos, y en caso de requerir hacer un pago mayor a este
DE monto con el fondo de caja chica, solicitar la debida
ACCI autorizacion del dueño de la empresa.
ON Arqueos sorpresivos por lo menos dos veces al mes.
El pago de anticipos se debe hacer por transferencia
bancaria y contabilizado de manera directa.
Realizar conciliacion bancaria para analizar las diferencias
entre la cuenta bancaria y contable.

106
PLAN DE ACCIÓN

CARACTERISTICAS DESCRIPCIÓN

CONDICIÓN LA EMPRESA UNIDOS SECURITY LTDA,

NO CUENTA CON UN SISTEMA EFECTIVO
DE CAJA CHICA,YA QUE NO TENIAN UN
CONTROL DE ESTA.

CRITERIO REALIZAR UN REGISTRO PARA LA

UTILIZACIÓN DE DINERO DE CAJA CHICA,
REALIZANDO RENDICIONES UNA VEZ
OCUPADO EL DISPONIBLE..

CAUSA QUE LA ADMINISTRACIÓN NO LE DA LA

IMPORTANCIA, YA QUE AL NO SABER USAR
LOS RECURSOS DEL CAJA CHICA,INCURREN
EN PROBLEMAS

EFECTO AL NO CONTAR CON UN CONTROL DE

SISTEMA DE CAJA CHICA,INCURREN EN
PROBLEMAS EL LOS PAGOS Y GASTOS
INJUSTIFICADOS.

CONCLUSIÓN LA EMPRESA NO CUENTA SISTEMA DE

DE CONTROL EN CAJA CHICA.

RECOMENDACIÓN REALIZAR UN SISTEMA DE CONTROL DE

CAJA CHICA.

RIESGOS ALTO

107
HALLAZGOS

Durante el levantamiento de información, se llega específicamente al uso de

caja chica, en donde se encontró una seguidilla de errores en lo que respecta a su
uso, en donde se nos indica que se giran por parte del dueño ciertas sumas de
dinero para hacer pagos, pero no necesariamente cantidades y usos que se
debiesen hacer por este concepto, para dar un ejemplo se cancelan anticipos de
trabajadores en efectivo y sin respaldo y otros gastos sin el debido respaldo que se
requiere para justificar, en donde se puede presumir o llegar a suponer que ciertos
gastos ni siquiera son parte de la empresa, y con esto se hace referencia a los
puntos más críticos (riesgos) que se detallan en la matriz de riesgo y que se
resumen en la tabla anterior y que se detallan a continuación:

• Hurto de dinero en efectivo en grandes cantidades.

Debido a la falta de control, uno de los riesgos más próximos que se podrían
desarrollar, es el hurto, que podría variar de pequeñas a grandes cantidades.

• Uso del dinero en efectivo para fines propios que no sean parte de la
empresa.

Con esto, se hace referencia a que debido a que no existe respaldo, se puede dar
un mal uso a esos recursos por parte de quien se encarga de pagar.

• Compras excesivas injustificadas.

Muchas de las compras, al no existir un respaldo, se podrían duplicar

• Pagos en efectivo que no tienen respaldo.

Este riesgo implica también que no exista un control contable de los gastos, por lo
que a finalizar el periodo contable, éste no reflejará los gastos reales de la empresa,
por lo que deberá tributar por montos más elevados de utilidad al contabilizar menos
gastos de los que realmente se generan.

108
 • No existe control contable para todos los gastos que se cancelan en efectivo.

Al entregar dineros en efectivo sin respaldos, estos no se pueden contabilizar y por

ende no quedan registrados como tal, por ende no se rebajan, lo que provoca una
inconsistencia en la cuenta contable con la cuenta banco o caja, dependiendo de
cómo se hagan los egresos.

• La cuenta bancaria no va a coincidir con los saldos contables.

Debido a que para efectuar algunos pagos se hacen transferencias bancarias o se

giran cheques para tener el dinero en efectivo, y muchos de estos no se contabilizan
al no existir registros, y sumado a esto no existe un control bancario, ni menos
conciliaciones que reflejen los dineros efectivamente egresados, la cuenta banco
jamás cuadrará con los gastos efectivamente realizados por la empresa, lo que
provoca no saber realmente con cuánto dinero cuenta la empresa.

109
DESARROLLO PLAN DE ACCION

Luego de tener la información y analizar los riesgos, se sugiere poner en

práctica el siguiente plan de acción:

• La administrativa contable debe realizar un registro de control para la

utilización del dinero de caja chica, realizando rendiciones una vez ocupado
el disponible de efectivo, con los diferentes comprobantes y especificación
de los gastos para contabilizar según ítem.

La realización de esta actividad se puede llevar a cabo con una simple

planilla que se propone (Anexo 1) o de otra manera que la empresa estime
conveniente.

La responsabilidad de llevar el control y manejo de caja chica es por parte de

la administrativa contable, actividad que requiere la autorización y visaje por
parte del Gerente General.

• Cancelar gastos mayores a 1,5 UTM a través de pagos directos, y en caso

de requerir hacer un pago mayor a este monto con el fondo de caja chica,
solicitar la debida autorización del dueño de la empresa.

Debido a que no corresponde el uso de caja chica para grandes gastos, ya

que la finalidad de su uso para cualquier empresa es cancelar pagos
menores, se propone un límite para sus egresos, esperando que estos se
respeten, o de lo contrario, si existiese un motivo fundado para hacer un
pago superior a 1,5 UTM, se solicita una autorización o solicitud por escrito
del Gerente de la empresa.

Esta actividad tiene la responsabilidad del Gerente, quien debe enviar

solicitud o un documento por escrito, ya que es solo Él quien puede autorizar
dichos pagos elevados.

• Arqueos sorpresivos por lo menos dos veces al mes.

110
 Para mantener un orden y el resguardo de los dineros en efectivo que
mantiene la Administrativa, será el Gerente el encargado de realizar arqueos
sorpresivos a las rendiciones que acrediten el uso de caja chica, esto con la
finalidad de que los egresos tengan relación con el saldo que se mantenga a
disposición y no existan fugas para usos personales o que no correspondan
al desarrollo de la actividad de la empresa.

• El pago de anticipos se debe hacer por transferencia bancaria y

contabilizada de manera directa.

Debido a que el personal operativo de la empresa requiere anticipos,

estos debiesen hacerse de manera directa de igual manera al pago de las
remuneraciones, esto para llevar un control y registro actualizado y que no
lleve a errores al momento de realizar los pagos al finalizar el mes. Y de esta
forma no mantener en efectivo sumas importantes de dinero para este
concepto, por lo que se requiere que exista una planilla con los montos para
anticipo y estas se hagan directamente por transferencia bancarias de
manera de tener un control directo de esos pagos.

La responsabilidad del pago de anticipos es de la administrativa contable

y del Gerente de visar la planilla de manera anticipada al pago para ejecutar
la actividad.

Realizar conciliación bancaria para analizar las diferencias entre la

cuenta bancaria y contable.

La conciliación bancaria es un proceso que consiste en comparar los

registros de las operaciones de la cuenta banco con los movimientos
registrados en las entidades bancarias, mostrados en los extractos bancarios
que éstos emiten, para proceder a hacer las correcciones o ajustes
necesarios en los registros o libros de la empresa.

Este proceso es necesario ya que es bastante habitual que el saldo de

las cuentas bancarias y el saldo de los estados de cuenta de los Bancos no
coincidan con los libros de la empresa.

111
 Las conciliaciones bancarias no tienen como objetivo hacer coincidir los
saldos de bancos que tiene registrados la empresa con los de los extractos
de esas cuentas. Su finalidad, por el contrario, es identificar con claridad qué
es lo que ha generado la diferencia y así tener control de los dineros que
cuenta la empresa.

La conciliación bancaria es un proceso que, si bien no es obligatorio, es

muy aconsejable para cualquier empresa, independientemente de su ámbito,
tamaño o tipo. De hecho, la mayoría de las empresas lo realizan de forma
habitual. Considerando que es de suma importancia que no existan
diferencias de las cuentas, y si esto ocurre, con la conciliación lograr saber
dónde se producen, ya que con esto se mejora el control de los recursos
económicos, la contabilidad se encontrará al día, seguridad ante cualquier
inspección (la contabilidad debe ser real) y por sobre todo tener información
de calidad a la hora de la toma de decisiones.

En ANEXO 2 se encuentra formato tipo que se propone para la realización

de Conciliación Bancaria, la empresa puede utilizar este o mejorarlo de
acuerdo a sus necesidades.

La responsabilidad en la ejecución de esta actividad es de la

administrativa contable, y del Gerente de cerciorarse de que la actividad fue
desarrollada y de los resultados de esta.

Todos los detalles de este plan de acción se insertaran en los manuales

de procedimientos para cada cargo, esto con el fin de que el personal tenga
claro cuáles son sus funciones y que estas se puedan desarrollar como se
debe.

112
ANEXO 1 CAJA CHICA
Realizar un manual de procedimiento para caja chica.

1.- Introducción

Esta planilla de caja chica le permitirá manejar la contabilidad de la caja chica

durante el año y así llevar un registro detallado de los movimientos realizados, así
como también revisar un resumen anual.

2- Descripción de la Planilla
Esta planilla está compuesta por trece hojas, cada una representada por una
pestaña que aparece en la esquina inferior izquierda de la planilla.

3.- Manejo de la Caja Chica Durante el Año

Lo primero que deberá hacer es definir un monto fijo con el que la caja chica deberá
operar cada mes. Empiece ingresando este monto en el campo INGRESOS del
mes de enero, sin importar si empieza a operar con la caja chica en marzo u otro
mes del año.

113
.
Todos los aportes que se hagan, deberá ser ingresado bajo la
columna INGRESOS. El monto de los cargos y egresos por el
contrario, deberá ser ingresado bajo la columna EGRESOS.

114
4.- Resumen Anual
En este resumen anual podemos ver un cuadro con el resumen de todos los aportes
y egresos mes a mes, un saldo mensual y totales anuales para cada columna.

Aportes Suma de todos los aportes del mes, incluido el aporte inicial.

Egresos Suma de todos los egresos del mes.

Saldo Saldo mensual resultante de restar los Egresos de

los Aportes totales de cada mes. Nótese que este
saldo mensual no coincide con el Saldo Final que
aparece en la hoja de cada mes, pues este saldo
no considera el Saldo Inicial de cada mes.

115
ANEXO 2 CONCILIACION BANCARIA

116
INFORME DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES

San Fernando, diciembre 17 año 2018

Señor Gerente General Empresa Unidos Security

PROCESO AUDITADO

Efectividad de control interno relacionado con la información financiera y control

interno y de gestión de la empresa.

AUDITOR(ES)

Claudia Elisa Avalos Gonzalez- Maria Yanet Farias Caroca- Manuel Ignacio
Mira Lopez- Marcela Paz Rodriguez Arias- Ricardo Arturo Yáñez Díaz.

OBJETO

Realizar pruebas selectivas sobre el cumplimiento de las disposiciones y preceptos

legales vigentes para la Administración de Recursos Financieros; así como
también el cumplimiento de directrices internas de la entidad dispuestos a través
de manuales, procedimientos e instructivos de procesos.

ALCANCE

Septiembre año 2016 hasta noviembre del año 2018

METODOLOGÍA

El muestreo realizado estuvo dado de forma indiscriminada y discrecional; dada la

información tenida para efectos de inspección y verificación.

117
Adicionalmente se aplicaron procedimientos de auditoría como:

1. Consulta: realizando preguntas al gerente de la empresa y contador

externo obteniendo respuestas orales.

2. Observación: se observaron los procedimientos establecidos en la

empresa

3. Inspección: se estudiaron documentos y registros de pagos y

movimientos de dinero como balances, formularios 29, liquidaciones de
sueldo, libro de remuneraciones, contratos de trabajo, planillas de
declaración y pago de cotizaciones, registro flujo de caja chica.

4. Revisión de comprobantes: la revisión de comprobantes se realizó

específicamente para probar la validez de la información documentada o
registrada.

5. Rastreo: el rastreo se realizó específicamente para probar la integridad de

la información documentada o registrada.

6. Procedimientos analíticos: se utilizó para identificar anomalías

en la información tales como fluctuaciones, diferencias o correlaciones

inesperadas con respecto a las regulaciones de normativas tanto
internamente como a nivel nacional.

7. Confirmación: Consistió en la obtención de verificación directa.

118
Finalmente se identificaron las observaciones de auditoría o hallazgos que
contienen los siguientes elementos:

8. Condición: La evidencia basada en hechos (realidad).

9. Criterios: Las normas, reglamentos o expectativas utilizadas al realizar la
evaluación, (lo que debe ser).

10. Causa: Las razones subyacentes de la brecha entre la condición esperada

y la real, que generan condiciones adversas (qué originó la diferencia
encontrada).

11. Consecuencias o Efectos: Los efectos adversos, reales o potenciales, de

la brecha entre la condición existente y los criterios, (qué efectos puede
ocasionar la diferencia encontrada).

12. Finalmente se realizan recomendaciones para cada una de las

observaciones identificadas

CRITERIOS DE AUDITORÍA

- Los criterios tenidos durante el desarrollo de la auditoría fueron

básicamente: Inciso tercero del artículo 64 de D.L. N° 825, de 1974,
establece la forma y procedimiento en que se hará efectiva la postergación
del pago del impuesto al valor agregado.
- Inciso 2° del artículo 41 del Código del trabajo, norma que establece que no
constituyen remuneración y, por ende no son imponibles, las asignaciones
de movilización, de pérdida de caja, de desgaste de herramientas y de
colación y viáticos.
- Procedimientos, reportes de los sistemas de información, cruces y
validaciones entre los sistemas de información, página web, intranet,
normas aplicables al proceso etc.
- Ley 19.631 obligación de pago de cotizaciones previsionales atrasadas.

119
 - Artículo 31 de la Ley sobre Impuesto a la Renta requisitos para la
deducción de gastos.

- Resolución Exenta N° 551, de 1975 que instruye sobre la emisión de

facturas de compra y boletas de servicios ocasionales a particulares

- Resolución Exenta N° 20, de 2002 sobre acreditación de gastos de

alojamiento, alimentación y traslado

- Artículo 21 del Código Tributario señala que el SII no podrá prescindir de

las declaraciones y antecedentes presentados o producidos por el
contribuyente, a menos que éstos no sean fidedignos.

Se especifica en cada una de las observaciones.

RECURSOS
Para la realización de la auditoría se hizo uso de recursos como:

Expedientes contractuales, equipo de cómputo, internet, intranet, registros de

estados financieros, excel entre otros.

OBSERVACIONES Y/O HALLAZGOS

Aspectos positivos

Total y entera disposición por parte del Gerente (dueño) y Contador externo de la
empresa, para dilucidar inquietudes durante la auditoría y en general para
suministrar la información requerida para efectos de inspección y verificación.

120
OBSERVACION No. 1.

Estructura organizacional Condición:

La estructura organizacional es la división de todas las actividades de
una empresa que se agrupan para formar áreas o departamentos,
estableciendo autoridades, que a través de la organización y
coordinación buscan alcanzar objetivos.

HALLAZGOS

1.1 Deficiencia en la distribución jerárquica de cargos en la empresa con

ausencia de perfiles requeridos.
1.2 Misión y Visión con pérdida de enfoque a los objetivos y propuestas futuras
establecidos por la gerencia.

- A partir de las observaciones efectuadas a través de las notas expuestas, se

presenta intermitencia en el flujo continuo de las actividades de planeación,
organización, dirección y control en la búsqueda de un objetivo común para
aprovechar los recursos humanos, técnicos y materiales con los que cuenta
la empresa, dejando a los trabajadores actuar con voluntad propia y sin
comunicación con los encargados de departamentos generando una
probable inadaptación y pérdida de competitividad.

No hay certeza de cuando la empresa implementara un organigrama

adecuado a sus necesidades y objetivos a seguir para lograr la consecución
de estos y por lo tanto obtener la base para el correcto funcionamiento
general de la empresa.

Criterio

Objetivos establecidos a nivel empresa

Causa:
Debilidades e incumplimientos en metas y objetivos establecidos
tanto para la empresa como para terceros a los cuales se les presta
los servicios.

121
Consecuencias o Efectos:

Perdida de confiabilidad por clientes, competencia en el mercado

deficiente, mal funcionamiento generalizado en la empresa

OBSERVACION No. 2.

Desarrollo del proceso contable Condición:

El proceso contable se define como un conjunto ordenado de etapas que se

concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos
y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan
la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios.

HALLAZGOS

2.1 Aumento de crédito por compras que no corresponden al giro

2.2 Postergación pago de IVA y posteriores intereses, multas por no pago a
tiempo.

A partir de las observaciones efectuadas a través de las notas expuestas, se

presenta acumulación de crédito fiscal reduciendo el monto a pagar por los
formularios 29 y aumentando los gastos reduciendo la utilidad en el balance, la
empresa utiliza el beneficio de postergación pago de IVA hasta en 2 meses
después de la fecha de pago correspondiente, esto está orientado
preferentemente a las micro, pequeñas y medianas empresas que estén
acogidos al 14TER, contabilidad completa o simplificada.

No hay certeza de cuando entrara en producción por parte de la empresa un

sistema o proceso que ordene el pago de sus obligaciones tributarias mensuales,
basado en un ordenamiento del flujo de caja presente, el cual cada mes vencido
tiene ingresos significativos para poder realizar las transacciones requeridas .

122
Criterio

 Circular N° 9 del 22/01/2015

 Resolución Exenta N° 110 del 02/12/2014

 Circular N°61 del 01/12/2014

Causa:

Debilidades e incumplimiento de leyes y procesos.

Consecuencias o Efectos:

Debilidades de la información en aspectos como confiabilidad, relevancia y

comprensibilidad de la información.

123
OBSERVACION No. 3.

Remuneraciones Condición:
Una Remuneración es el pago que pueda recibir una persona por un trabajo
bien realizado. La remuneración se obtiene como parte de un acuerdo previo
en el que una persona que actúa como jefe, cliente, o empleador adquiere,
compra o reserva los derechos y deberes de una persona a través de un
contrato hablado o escrito para que este cumpla con una serie de tareas o
finalice la entrega de un producto. La remuneración viene al final, cuando el
trabajo está culminado y quien lo realiza recibe su recompensa o pago.

HALLAZGOS

3.1 Inconsistencia en el correcto cálculo de haberes imponibles, horas y

turnos extras reemplazados por bonos no imponibles.
3.2 Deudas previsionales por declaración y no pago.
3.3 Deudas con Estudios Jurídicos encargados de cobrar montos con gran
atraso.

A partir de las observaciones efectuadas a través de las notas expuestas, se

presentan riesgos ante accidentes laborales, ya que existe un manejo de registros
de asistencia ocultando las horas reales trabajadas. Además el trabajador pierde
beneficio económico al momento de presentar licencias medicas

Probables fiscalizaciones y multas por parte de la IDT al no cumplir con normativas

vigentes.

No hay certeza de cuando entrara en producción por parte de la empresa un

correcto registro, cálculo y sistema de pago ante estas obligaciones mensuales.

Criterio

124
  Inciso 2° del artículo 41 del Código del trabajo

 Ley 19.631 obligación de pago de cotizaciones previsionales atrasadas

Causa:

Ahorro en pago de leyes sociales por la empresa.

Consecuencias o Efectos:

Demandas judiciales, excesivo pago de intereses, no coberturas de entidades

hospitalarias, demandas laborales.

125
OBSERVACION No. 4.

Manejo de efectivo Condición:

Administrar el efectivo es saber valorar las fuentes que nos generan dicho
ingresos, en el sentido que el efectivo es el medio por el cual la empresa puede
obtener los bienes y servicios para su debida operatividad.

HALLAZGOS

3.4 Uso del dinero en efectivo para fines propios que no sean parte de la
empresa.

3.5 Compras excesivas injustificadas.

3.6 Pagos en efectivo que no tienen respaldo.

4.5 No existe control contable para todos los gastos que se cancelan en efectivo.

4.6 La cuenta bancaria no coincide con los saldos contables.

A partir de las observaciones efectuadas a través de las notas expuestas se

presenta giro de dinero en grandes cantidades que no son necesariamente para el
uso de la empresa, y los que efectivamente lo son, no debiesen ser movimientos
propios de caja chica, la falta de control presenta un riesgo muy importante para la
empresa.

No hay certeza de cuando se implementara un sistema informático o proceso que

permita el correcto registro y uso que tiene la caja chica.

126
Criterio

 Artículo 31 de la Ley sobre Impuesto a la Renta

 Resolución Exenta N° 551, de 1975

 Resolución Exenta N° 20, de 2002

 Artículo 21 del Código Tributario

Causa:

Inexistencia de sistemas informáticos o manuales de procedimientos para

registrar la fluctuación de dinero.

Consecuencias o Efectos:

Gastos que pueden representar grandes pérdidas para la empresa, ya que si no se

sabe cuánto se gasta y factura realmente no se puede deducir, y por consiguiente
se paga más impuestos.

La falta de control de caja chica hace más vulnerable a la empresa a robos y mal
manejo del dinero.

127
RECOMENDACIONES

RECOMENDACIONES N° 1 Estructura Organizacional

1.1 Crear organigrama jerárquico para establecer las áreas y departamentos,

además de establecer las funciones para cada una de ellas, en cual se debe
cumplir para derivar responsabilidades a trabajadores.

1.2 Realizar manual de procedimientos y cumplir con los procesos establecidos,

corroborando con controles periódicos.

1.3 Se debe dar a conocer la misión y visión de la empresa.

RECOMENDACIONES N° 2 Desarrollo del Proceso Contable

1.4 Conocer el giro de la empresa para realizar compras con facturas que solo
correspondan a este y no se realicen declaraciones de crédito no afecto, ya que
esto causa alteración en los EE.FF. y no se conoce la realidad económica de la
empresa.

1.5 Es necesario crear un sistema de orden con los pagos para no incurrir
nuevamente en las postergaciones ya que se acumulan con los pagos que
corresponden al mes vencido.

RECOMENDACIONES N° 3 Remuneraciones
3.1 Realizar pago de horas trabajadas como lo establece la ley y no ocultar
como bonos no imponibles, ya que esto es perjudicial tanto para la
empresa como para trabajadores, demandas laborales, insolvencia
comercial.

3.2 Hacer un catastro correspondiente al número de cotizaciones impagas

dentro del periodo y de los anteriores creando un sistema de control de
pagos que sea minucioso y efectivo designando para esta tarea a un
trabajador de RRHH.

128
RECOMENDACIONES N° 4 Manejo de efectivo

3.1 Realizar un registro de control para la utilización del dinero de caja chica, a
través de rendiciones una vez ocupado el disponible de efectivo, con los
diferentes comprobantes y especificación de los gastos para contabilizar
según ítem.

3.2 Cancelar gastos mayores a 1,5 UTM a través de pagos directos, y en caso
de requerir hacer un pago mayor a este monto con el fondo de caja chica,
solicitar la debida autorización del dueño de la empresa.

3.3 Arqueos sorpresivos por lo menos dos veces al mes.

3.4 Pago de anticipos a través de transferencias bancarias y respectiva

contabilización de manera directa.

3.5 Realizar conciliación bancaria para analizar las diferencias entre la cuenta
bancaria y contable.

129
BIBLIOGRAFIA

 Dirección del trabajo inciso 2º del artículo 41, tipos de remuneraciones que
reciben diversas denominaciones, tales como aguinaldos, bonos, etc.

 Biblioteca nacional en la ley N° 19.303, que establece obligaciones a

entidades que indica, en materia de seguridad de las personas; el decreto
ley N° 3.607, de 1981, del Ministerio del Interior, que deroga DL N° 194, de
1973, y establece nuevas normas sobre funcionamiento de vigilantes
privados; en el decreto N° 1.772, de 1994, del Ministerio del Interior, que
Aprueba Reglamento de la ley N° 19.303; en el decreto N° 1.773, de 1994,
del Ministerio del Interior, que aprueba el reglamento del decreto ley N°
3.607, de 1981; en el decreto N° 93, de 1985, del Ministerio de Defensa
Nacional, que aprueba

 Superintendencia de pensiones C. Ley N° 19.631. Obligación de pago de

cotizaciones previsionales
 Tesorería general de la republica lo que refiere a las postergaciones de
pagos de impuestos
 Servicio de impuestos internos donde se obtiene la situación tributaria de la
empresa para el pago de impuestos y ciclo de vida de la empresa
 Tesis previa para la obtención del título de ingeniería en contabilidad y
auditoria

130