Administración

Es un proceso por medio del cual se consigue calidad en el funcionamiento de un organismo

social, a través del correcto aprovechamiento de sus recursos, en pro del logro de objetivos
predeterminados.

Se logra la calidad cuando la organización es eficiente respecto al uso racional y planeado de

los recursos, internos y externos, y eficaz cuando tiende la misión a través del cumplimiento
de sus objetivos sociales, técnicos, tecnológicos, científicos, políticos, religiosos, culturales,
deportivos, y académicos.

La organización

Es una estructura ordenada donde coexisten e interactúan personas con diversos roles,
responsabilidades o cargos que buscan alcanzar un objetivo particular.

Una organización es un grupo de personas, ordenadas de forma sistemática, reunidas para

cumplir un propósito específico. Es una entidad que tiene propósitos claros, consta de
personas o miembros y tiene una estructura sistemática

La organización usualmente cuenta con normas (formales o informales) que especifican la

posición de cada persona en la estructura y las tareas que debería llevar a cabo.

Toda organización tiene en común tres características:

En primer lugar, el propósito distintivo de una organización suele estar expresado en

términos de una meta o conjunto de metas. Ej. jefe de planta desea revitalizar la mezcla de
productos al crear una identidad de maras de alimentos frescos.

En segundo lugar, los propósitos o metas no de logran solos, las personas deben tomar
decisiones para establecer el propósito y realizar una serie de actividades para convertir la
meta en realidad.

En tercer lugar, todas las organizaciones desarrollan una estructura sistemática (crear reglas
y reglamentos, conferir a algunos miembros control y supervisión sobre otros, preparar
equipos de trabajo), que define y limita el comportamiento de sus miembros y la incidencia
de estos factores en su eficiencia.
La organización, es una entidad que tiene propósitos claros, consta de personas o miembros
y tiene una estructura sistemática.

Objetivos organizacionales

Toda organización para existir debe tener una razón de ser, por consiguiente, su rumbo se
encamina al cumplimiento de una serie de objetivos.

Según Idalberto Chiavenato los objetivos son los siguientes:

a. Satisfacer las necesidades de bienes y servicios en la sociedad.

b. Proporcionar empleo productivo para todos los factores de producción

c. Aumentar el bienestar de la sociedad mediante el uso racional de los

recursos.

d. Proporcionar un retorno justo a los factores de entrada (productividad).

e. Crear un ambiente en que las personas puedan satisfacer sus necesidades

básicas.

Eficiencia y Eficacia en las Organizaciones.

La eficiencia se refiere al uso adecuado de los recursos organizacionales para garantizar el

cumplimiento de su misión y logro de sus objetivos. En este sentido eficiencia implica

manejo racional del recurso humano, técnico, tecnológico, físico y financiero. Puede decirse
entonces, que la organización debe ser racional, en la manera de adecuar los medios
utilizados, a los propósitos y objetivos que desea alcanzar.

La eficacia, puede definirse como el logro de resultados organizacionales que contribuyan a

alcanzar los objetivos y cumplimiento de la misión.

Como aclaración, es necesario tener en cuenta que sobre la eficiencia y la eficacia

organizacional hay muchos conceptos, que, en últimas, confluyen en las definiciones
anteriores y apuntan todos a la calidad organizacional en términos de productividad,
rentabilidad y permanencia, aún en mercados muy competidos.
Según Hal Pickle y Frank Friedlander11, el éxito organizacional se mide en la proporción
que la interacción gerencial – organización- sociedad, apunte a:

a. Satisfacción de las comunidades

b. Satisfacción de los accionistas

c. Satisfacción del gobierno (normatividad)

d. Satisfacción del gerente

e. Satisfacción del cliente

f. Satisfacción de los proveedores

g. Satisfacción de los acreedores

Tipos de organizaciones

Las organizaciones se pueden clasificar de diversas formas. A continuación, vemos algunas

de las más relevantes:

Según la estructura: Las organizaciones pueden clasificarse en:

Formales e
Informales.

A grandes rasgos, la primera es planificada y cuenta con una estructura jerárquica definida
junto con normas de funcionamiento. La segunda, en tanto, nace de manera espontánea por
la afinidad de las personas y el descubrimiento de intereses comunes.

Así, por ejemplo, una empresa que produce calzado es una organización formal ya que está
definida por la administración central. Los cargos y responsabilidades se encuentran
detallados en documentos escritos y deben ser conocidos por todos. Al mismo tiempo, en la
misma empresa, podemos encontrar una organización informal, en donde surgen afinidades
y enfrentamientos entre las personas. Cada persona tiene una posición en el grupo social,
pero esta es informal (no explicitada en documentos).

Según su localización: Pueden ser:

 Locales,
Nacionales e
Internacionales.

Así, por ejemplo, un club deportivo puede ser local (solo de Aranjuez), mientras que una
organización como la Organización de las Naciones Unidas es internacional.

Según su tamaño: Pueden ser:

Pequeñas,
Medianas o
Grandes.

Para definir el tamaño relativo se pueden utilizar diversos criterios. Por ejemplo, en el caso
de las empresas, es importante la utilización simultánea de dos criterios: El número de
trabajadores y el ingreso (o patrimonio en su defecto).

Según su propiedad: Pueden ser de:

Propiedad pública (del Estado o gobierno) o

Privada (de personas comunes o jurídicas).

Por ejemplo, los municipios son parte del gobierno, mientras que una empresa lechera puede
ser de propiedad de privados. Dentro de las organizaciones públicas, a su vez, encontramos
las empresas estatales, los entes reguladores, los ministerios, el parlamento, los juzgados,
entre otros. Igualmente, dentro de las organizaciones privadas, se pueden distinguir las
empresas privadas, las organizaciones no gubernamentales, entre otros.

Según su fin: Pueden ser:

Con fines de lucro o

Sin fines de lucro.

Por ejemplo, los bancos tienen ánimo de lucro, mientras que las organizaciones de ayuda
humanitaria no.

Ejemplos de organizaciones
Las organizaciones pueden ser tan variadas como los intereses de las personas que las
componen.

Cómo ejemplos de organizaciones ampliamente conocidas tenemos:

Sindicatos.
Partidos políticos.
Empresas.
Organizaciones de ayuda humanitaria.
Clubes deportivos.

Las principales funciones del Administrador

Es importante si de alguna empresa o institución nos quisiéramos referir, que

independientemente de la importancia que tendrá el establecimiento o aplicación de un
modelo como en este caso lo es el proceso administrativo, debemos también referirnos, al
papel que como administradores tenemos en una organización, llamada de bienes o de
servicios.

El número de departamentos varía según las necesidades de la misma empresa, dependiendo

del departamento en que se encuentre el administrador, este realiza funciones como:

Producción: Considerado tradicionalmente como uno de los departamentos clave, ya que se

encarga del óptimo aprovechamiento y de la adecuada introducción de infraestructura en un
organismo o empresa.

Mercadotecnia: De suma importancia, dada su especialidad que hoy en día representa, y que
sostiene en la empresa la responsabilidad de elaborar métodos eficientes en el manejo y
coordinación de los sistemas de venta que la empresa ofrece a un mercado específico.

Finanzas: Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se
utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer de los medios económicos
necesarios para cada uno de los demás departamentos, con el objeto de que puedan funcionar
debidamente.
Recursos humanos: Departamento de vital importancia, ya que, mediante el uso adecuado
de programas de reclutamiento, selección, contratación, capacitación y desarrollo, se allega
para la empresa del personal adecuado y afín a los objetivos de la misma.

El papel del administrador

La profesión de administrador es muy variada dependiendo del nivel en que se sitúe el

administrador, deberá vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria del nivel operacional
o con la planeación, organización, dirección y control de las actividades de su departamento
o división en el nivel intermedio, o incluso con el proceso decisorio en el nivel institucional,
orientado hacia un ambiente externo que la empresa pretende servir.

Cuanto más se preocupe el administrador para saber o aprender cómo se ejecutan las tareas,
más preparado estará para actuar en el nivel operacional de la empresa. Cuanto más se
preocupe por desarrollar conceptos más preparado estará para actuar en el nivel institucional
de la empresa. Un administrador debe conocer cómo se prepara un presupuesto de gastos o
una previsión de ventas, como se construye un organigrama o flujo grama, como se interpreta
un balance, como se elabora la planeación y el control de producción, etc. ya que estos
conocimientos son valiosos para la administración, sin embargo, lo más importante y
fundamental es saber cómo utilizarlos y en qué circunstancias aplicarlos de manera adecuada.

Quienes son los gerentes

Es posible que los gerentes no resulten lo que usted esperaba. Sus edades varían entre los 18
y los 80 años de edad. Dirigen tanto grandes empresas como aquellas que apenas empiezan.
Se encuentran en departamentos de gobierno, hospitales, pequeños negocios, agencias no
lucrativas, museos, escuelas e incluso en organizaciones no tradicionales como campañas
políticas y cooperativas de consumo. También es posible encontrar gerentes desempeñando
funciones directivas en cualquier país del mundo. Además, algunos gerentes son de alto nivel,
mientras que otros son de primera línea. Y en la actualidad, los gerentes pueden ser tanto
hombres como mujeres, aunque el número de mujeres que son gerentes de alto nivel aún es
bajo. En 2007 solo había 12 mujeres presidentas dirigiendo empresas importantes en Estados
Unidos. Pero sin importar dónde se encuentren o el género de los gerentes, el hecho es que
tienen trabajos apasionantes y desafiantes, y las organizaciones más que nunca necesitan
gerentes en estos tiempos inciertos, complejos y caóticos. ¡Los gerentes importan! ¿Cómo lo
sabemos? Gallup Organización, que ha encuestado a millones de empleados y decenas de
miles de gerentes, encontró que la variable más importante relacionada con la productividad
y lealtad de los empleados no son el salario, las prestaciones o el ambiente de trabajo; es la
calidad de la relación entre los empleados y sus jefes directos

Gerente. - Es una persona capaz de organizar tareas de forma efectiva, establecer plazos
realistas y delegar labores en las que se tome en cuenta las capacidades de sus colaboradores.
Es la persona quien coordina y supervisa el trabajo de otros para que se logren los objetivos
de la organización.

Un gerente es alguien que coordina y supervisa el trabajo de otras personas para que se logren
los objetivos de la organización. El trabajo de un gerente no tiene que ver con logros
personales, sino con ayudar a otros a realizar su trabajo. Esto puede significar la coordinación
del trabajo de un departamento o supervisar a una sola persona. Podría involucrar la
coordinación de las actividades de un equipo de personas de distintos departamentos o
incluso de personas ajenas a la organización, como empleados temporales o empleados que
trabajan con proveedores de la organización. También tenga presente que los gerentes pueden
realizar labores no relacionadas con coordinar y supervisar el trabajo de otros. Por ejemplo,
un supervisor de reclamaciones de seguros también puede procesar las reclamaciones además
de coordinar las actividades laborales de otros empleados de reclamaciones.

Tres enfoquen describen lo que hacen los gerentes:

Realizan funciones
Desempeñan roles y
Necesitan habilidades.

Clasificación de los gerentes.

Gerente de primera línea. - Individuos que dirigen el trabajo de los empleados que no
ocupan una posición gerencial. dirigen el trabajo del personal que por lo general está
involucrado con la producción de la organización o con el servicio a los clientes de la
empresa. Los gerentes de primera línea con frecuencia se conocen como supervisores, pero
también pueden recibir el nombre de gerentes de turno, gerentes de distrito, gerentes de
departamento o gerentes de oficina.

Gerentes de nivel medio. - Estos gerentes dirigen el trabajo de los gerentes de primera línea
y pueden ostentar títulos como gerente regional, líder de proyecto, gerente de tienda o gerente
de división.

Gerentes de nivel alto. - En los niveles superiores de la organización se encuentran los

gerentes de nivel alto, quienes son responsables de tomar las decisiones de la empresa y de
establecer los planes y objetivos que afectan a toda la organización.

son responsables de tomar decisiones en la empresa y de establecer los planes y objetivos

que afectan a toda la organización.

Referencia: En el dilema del principio de este capítulo, Allyson Koteski es una gerente de
nivel medio. Como gerente de tienda es responsable del desempeño de ésta, pero también es
una de los aproximadamente 1,500 gerentes de tienda de toda la empresa y le reporta a
alguien de la oficina central del corporativo.

Gerentes de Nivel
alto

Gerentes de
Mandos medios

Gerentes de primera
línea
ROLES DEL GERENTE O ROLES GERENCIALES

Los roles gerenciales son básicamente las diferentes funciones o labores que debe realizar un
gerente para poder cumplir con los objetivos estipulados para su puesto según con lo
proyectado por la empresa. Son categorías específicas de comportamiento de los gerentes.

Henry Mintzberg, afirma que los gerentes no solamente realizan las funciones básicas de la
administración clásica, sino que desarrollaban una mayor cantidad de roles, Mintzberg divide
estos 10 roles en tres áreas: la primera, enfocada en las relaciones interpersonales; la segunda,
como centro en el manejo de la información; y la tercera, relacionada con la toma de
decisiones. Los gerentes juegan estos roles en su relación con los demás, con la organización
y con el exterior de la misma. En definitiva, los gerentes desempeñan 10 roles distintos, pero
relacionados entre sí.

En general Mintzberg indica que los gerentes realizan roles semejantes sin importar la
organización o el nivel en que se encuentren. El propósito de una estructura organizacional
es propiciar un ambiente para el desarrollo y trabajo humano, es entonces una herramienta
administrativa y no un fin en sí mismo. Aunque la estructura organizacional, como los
departamentos en los cuales está organizada la empresa, definen las tareas a realizar, los roles
establecidos también se deben establecer con base en las habilidades del personal disponible.

1) Roles interpersonales: En esta área se engloban todos los comportamientos que se

estructuran en torno a las asociaciones de dos o más personas, en términos de largo plazo. La
naturaleza del vínculo puede tener carácter personal, si se basa en sentimientos o emociones;
o profesional, cuando implica un interés concreto u alude a un determinado negocio.

Existen tres roles directivos que pueden aglutinarse en el área de relaciones interpersonales
que propone Mintzberg:

a. El rol de figura central como representante de la empresa. Que la

representa ante el Estado y otros organismos públicos y privados.

b. El rol de líder. Motivador y orientador de las actividades de las personas

que forman la empresa es central para alcanzar objetivos.

c. El rol de enlace con las personas internas y externas de la empresa.

2) Roles informativos. - Describe los comportamientos de los directivos en su faceta
relacionada con la comunicación. En esta área se engloban todas las acciones que de este
intercambio bidireccional o multidireccional se requieren, en último término, para la toma de
decisiones. Su misión la configura como una de las áreas más importantes del trabajo de
cualquiera que ostente un cargo de este tipo.

a. El rol de receptor de información de las actividades de la

empresa. Abarca no sólo la captura de datos sino su procesamiento,
almacenamiento y descarte. Monitorear tanto los procesos internos como
las variables del contexto.

b. El rol de difusor de información a los subordinados. Dar a conocer la

información a los interlocutores que considera relevantes.

c. El rol de vocero transmitiendo información interna y externa. Comunica

hacia el exterior de la empresa: medios de comunicación, competencia,
cámaras, gremios, ferias y exposiciones.

3) Roles de decisión. - Entre sus funciones se encuentra el decidir y escoger lo que es mejor
para la empresa, seleccionando entre todas las alternativas posibles, lo importante es resolver
situaciones de la mejor manera y, muchas veces, en un plazo que no deja tiempo para las
dudas.

a. El rol empresarial (emprendedor). Ser quien capta las oportunidades

y pone en marcha las iniciativas.
b. El rol de manejador de disturbios. Cuando las cosas no ocurren como
se planificó, el gerente es quien revisa los planes, realiza ajustes o toma
medidas correctivas.
c. El rol de asignador de recursos. La asignación de tiempos,
presupuestos y materiales pasa por las decisiones de los gerentes.
d. El rol de negociador con grupos externos a la empresa como los
proveedores. El gerente es quien conduce las negociaciones de contratos,
compras, asociaciones y otras situaciones en las que hay diferencias de
criterios. Interviene como cabeza visible en los procesos de negociación
 que se trasladan al exterior de la organización. Su papel de portavoz es
necesario.

Habilidades gerenciales.

Habilidades de función gerencial, son imprescindibles para coordinar, gestionar y dirigir

asuntos de vital importancia en una empresa. Quienes asumen este cargo deben ser personas
altamente calificadas que puedan representar a la empresa y cumplir con los objetivos de la
organización, estas se subdividen en:

a. Habilidades sociales, permite desarrollar la capacidad de interactuar.

b. Habilidades cognitivas, comprender, conocer y desarrollar todos los

procesos cognitivos

1. Habilidades especializadas o avanzadas, comprende:

Conocimiento en marketing, procesos productivos, desarrollo financiero y gestión humana.

2. Habilidades básicas, el gerente debe tener conocimientos fuertes y sólidos en preceptos

empresariales y administrativos.

3.Habilidades profesionales o especiales, comprende:

a. Habilidades técnicas, manejo de herramientas especiales

b. Habilidades interpersonales, es decir entender el comportamiento

humano.

c. Administración global, tener capacidad para expresarse con

vocabulario técnico- científico

Habilidades gerenciales

Conjunto de capacidades y conocimientos que una persona posee para realizar las actividades
de liderazgo y coordinación en el rol de gerente o líder de un grupo de trabajo u organización.

Existen tres grandes grupos de “habilidades gerenciales”, que debe dominar un gerente para
ser exitoso.
Habilidades técnicas.

Las habilidades técnicas incluyen el uso de conocimientos específicos y la facilidad para

aplicar técnicas relacionadas con el trabajo y los procedimientos. Las habilidades técnicas se
relacionan con el hacer, es decir, con el trabajo con “objetos”, ya sean físicos, concretos o
procesos materiales. Algunas de ellas pueden ser las habilidades en contabilidad,
programación de computadoras, ingeniería, etcétera.

Habilidades humanas.

Las habilidades humanas se relacionan con el trato con las personas, y se refieren a la
facilidad de relación interpersonal y grupal. Incluyen la capacidad de comunicarse, de
motivar, coordinar, dirigir y resolver conflictos personales o grupales, en otras palabras, se
refieren a la interacción personal. El desarrollo del trabajo en equipo, la incentivación a la
participación sin temor, y el desarrollo de las personas son ejemplos característicos de dichas
habilidades. Podemos decir que en conclusión se trata de saber trabajar con personas y por
medio de ellas.

Habilidades conceptuales.

Las habilidades conceptuales implican una visión de la organización o de la unidad

organizacional de manera conjunta, la facilidad de trabajar con ideas, conceptos, teorías y
abstracciones. Un administrador con habilidades conceptuales se encuentra apto para
comprender las diversas funciones de la organización y complementarlas entre sí. Puede
entender cómo se relaciona la organización con el ambiente y cómo afectan los cambios en
una parte de ellas a las demás. Las habilidades conceptuales se relacionan con el
pensamiento, el razonamiento, el diagnóstico de las situaciones y la formulación de
alternativas para la solución de problemas.

La combinación de esas habilidades es importante para el administrador. Cabe destacar que

a medida que un individuo asciende en los niveles de la organización, disminuye su necesidad
de habilidades técnicas y aumenta su necesidad de habilidades conceptuales. Por ejemplo, en
los niveles inferiores, los supervisores requieren considerable habilidad técnica para
enfrentar los problemas operacionales concretos y cotidianos de la organización.

Importancia de las habilidades gerenciales en un líder exitoso

Universalidad de la Administración

Es el proceso global de toma de decisiones orientado a conseguir los objetivos organizativos

de forma eficaz y eficiente, mediante la planificación, organización, integración de personal,
dirección, liderazgo y control. Es una ciencia que se basa en técnicas viendo a futuro,
coordinando cosas, personas y sistemas para lograr, por medio de la comparación y jerarquía
un objetivo con eficacia y eficiencia. La toma de decisiones es la principal fuente de una
empresa para llevar a cabo unas buenas inversiones y excelentes resultados

La universalidad se manifiesta no solo en el concepto de la estructura social, sino también en

la estructura interna de los organismos, es decir la administración es universal porque se
maneja en todos los niveles internos de la organización.

Recompensas y retos de ser gerente.

Recompensas:

Crear un ambiente.
Tener oportunidad de pensar creativamente y utilizar su imaginación.
Ayudar a otros a encontrar sentido y satisfacción en su trabajo.
Apoyar, dirigir y cuidar a otros.
Trabajar con varias personas.
Recibir una remuneración adecuada en forma de salario, bonos o
compensaciones.

Retos.

Trabajar arduamente.
Tener que tratar con distintas personalidades
Con frecuencia tener que trabajar con recursos limitados
Motivar a trabajadores en situaciones caóticas e inciertas.
Combinar conocimientos, habilidades, ambiciones y experiencias de
un grupo de trabajo heterogéneo
El éxito depende del desempeño laboral de otros.

El dilema de un gerente
Allyson Koteski ama su trabajo como gerente de la tienda Toys R Us en Annapolis,
Maryland. Adora los juguetes, el caos y el ruido que hacen muchísimos niños. Incluso ama
las largas e intensas horas de las agotadoras temporadas de vacaciones. Debido a que la
rotación de personal es un asunto importante en el mundo de las ventas al detalle, Allyson
también disfruta el reto de mantener motivados y comprometidos a sus empleados para que
no renuncien; y los clientes que ocasionalmente se disgustan tampoco la perturban. Escucha
con paciencia sus problemas y trata de resolverlos de manera satisfactoria. Así es la vida de
Allyson como gerente. Sin embargo, los minoristas saben que personas con las habilidades y
el entusiasmo de Allyson para administrar una tienda son pocas y difíciles de encontrar. A
pesar de que el salario promedio anual estimado por el Bureau of Labor Statistics es de
aproximadamente $84,000, manejar una tienda minorista no es la carrera a la que aspiran la
mayoría de los graduados universitarios. Atraer y mantener gerentes talentosos sigue siendo
un reto para Toys R Us y otros minoristas. Suponga que está a cargo del reclutamiento de
personal para una gran cadena de tiendas minoristas y quisiera lograr que graduados
universitarios consideraran la administración de tiendas como una opción de carrera.

¿Qué haría usted?

Es posible que los gerentes no resulten lo que usted esperaba. Sus edades varían entre los 18
y los 80 años de edad. Dirigen tanto grandes empresas como aquellas que apenas empiezan.
Se encuentran en departamentos de gobierno, hospitales, pequeños negocios, agencias no
lucrativas, museos, escuelas e incluso en organizaciones no tradicionales como campañas
políticas y cooperativas de consumo. También es posible encontrar gerentes desempeñando
funciones directivas en cualquier país del mundo. Además, algunos gerentes son de alto nivel,
mientras que otros son de primera línea. Y en la actualidad, los gerentes pueden ser tanto
hombres como mujeres, aunque el número de mujeres que son gerentes de alto nivel aún es
bajo. En 2007 solo había 12 mujeres presidentas dirigiendo empresas importantes en Estados
Unidos.2 Pero sin importar dónde se encuentren o el género de los gerentes, el hecho es que
tienen trabajos apasionantes y desafiantes, y las organizaciones más que nunca necesitan
gerentes en estos.