Ejecución de Proyectos

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El grupo de procesos “Ejecución” tiene lugar cuando el proyecto entra en
acción porque se procede a poner en marcha todos los planes que se
elaboraron para cada una de las gestiones del proyecto con el fin de generar
los entregables para cumplir con los objetivos del mismo.

Una vez que se han desarrollado todos los procesos del grupo de
“Planificación” del proyecto se procede entonces a realizar los procesos de
la “Ejecución” del proyecto, que involucra siete de las diez gestiones; estas
son: “Integración”, “Calidad”, “Recursos”, “Comunicaciones”, “Riesgos”, 1
“Adquisiciones” e “Interesados”.

Tabla de contenido
Introducción ............................................................................................... 2
1. Gestión de Integración ......................................................................... 5
1.1 Proceso: Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto ........................... 6
1.2 Proceso: Gestionar el conocimiento del proyecto ............................. 6
2. Gestión de Recursos ............................................................................. 7
2.1 Proceso: Adquirir recursos ................................................................ 7
2.2 Proceso: Desarrollar el equipo .......................................................... 7
2.3 Proceso: Dirigir al equipo .................................................................. 8
3. Gestión de Calidad ............................................................................... 8
3.1 Proceso: Gestionar la calidad ............................................................ 8
4. Gestión de Comunicaciones ................................................................. 9
4.1 Proceso: Gestionar las comunicaciones ............................................. 9
5. Gestión de Riesgos ............................................................................... 9
5.1 Proceso: Implementar la respuesta a los riesgos ............................... 9
6. Gestión de Adquisiciones ................................................................... 10
6.1 Proceso: Efectuar las adquisiciones ................................................. 10
7. Gestión de Interesados ...................................................................... 10
7.1 Proceso: Gestionar la participación de los interesados.................... 10
Referencias .............................................................................................. 11
Glosario .................................................................................................... 11

Introducción
Este grupo lo conforman los procesos requeridos para poner en marcha
todos los planes de cada una de las gestiones que un gerente de proyectos
realiza, y que se construyeron en el grupo de procesos “Planeación”; estos
procesos permiten medir la capacidad de dirección de un director de 2

proyectos porque es aquí donde todo entra en acción luego de haber

elaborado todos los planes del proyecto.

Es muy importante que en el desarrollo de todas las actividades que

contempla el proyecto y de las cuales se van elaborando los entregables, el
director del proyecto asimismo vaya registrando los eventos en una
bitácora (registro de hechos importantes) y construyendo un registro de
incidentes o de los hechos que van ocurriendo en el proyecto; esta
información tiene muchos beneficios como, por ejemplo:

• Ayuda a documentar todo lo que ha pasado en el proyecto, de modo

que casi todas las preguntas que puedan surgir en torno al proyecto
podrán ser respondidas.
• Permite recopilar oportunamente la información de los hechos
ocurridos en el proyecto y se evita el riesgo de perder datos o no estar
seguro de lo que realmente ha ocurrido.
• Sirve de base para hacer los reportes periódicos porque siempre se
necesitará sustentar cualquier informe que se genere sobre el avance
y/o estado actual del proyecto.
• Toda la información que se genere y que se documente en forma
organizada también será uno de los principales insumos para el
registro de lecciones aprendidas.

Una vez que todo el plan del proyecto está listo se podrá pasar a la acción,
y para ello se lleva a cabo lo que se conoce como “Kick Off” o “reunión de
lanzamiento”, que consiste en el acto que marca formalmente el comienzo
de actividades. Básicamente es una reunión que se desarrolla luego de
 haber realizado toda la planeación del proyecto, y antes de iniciar la
ejecución para generar los entregables del proyecto.

El siguiente es el cuadro de procesos del libro PMBOK (Project Management

Body Of Knowledge), del PMI (2017) en su versión 6:

1. Introducción
2. El entorno en el que operan los proyectos 3
3. El rol del director del proyecto

GRUPOS DE PROCESOS
Gestión o área de iv). monitoreo y
i). inicio ii). planificación iii). ejecución v). cierre
conocimiento control
Monitorear y
Dirigir y gestionar el
Desarrollar el controlar el trabajo
Desarrollar el plan trabajo del proyecto Cerrar el
acta de del proyecto
4. Integración para la Dirección del proyecto
Constitución Gestionar el Realizar el control
proyecto o fase
del proyecto conocimiento del integrado de
proyecto cambios
Planificar la gestión
del Alcance Validar el Alcance
Recopilar requisitos
Definir el alcance
5. Alcance
Crear la EDT
(Estructura de Controlar el Alcance
Desglose del
Trabajo)
Planificar la gestión
del Cronograma
Definir las
actividades
Secuenciar las Controlar el
6. Cronograma
actividades Cronograma
Estimar la duración
de las actividades
Desarrollar el
Cronograma
Planificar la gestión
de los Costos
7. Costos Estimar los Costos Controlar los Costos
Determinar el
Presupuesto
Planificar la gestión
8.Calidad Gestionar la Calidad Controlar la Calidad
de la Calidad
 Planificar la Gestión
Adquirir Recursos
de Recursos Controlar los
9.Recursos Estimar los Recursos Desarrollar el Equipo Recursos
de las actividades Dirigir al Equipo
Planificar la gestión
Gestionar las Monitorear las
10.Comunicaciones de las
Comunicaciones Comunicaciones
Comunicaciones
Planificar la gestión
de los Riesgos
Identificar los
Riesgos
4
Realizar el análisis
cualitativo de Implementar la Monitorear los
11.Riesgos Riesgos respuesta a los Riesgos Riesgos
Realizar el análisis
cuantitativo de
Riesgos
Planificar la
Respuesta a los
Riesgos
Planificar la gestión Efectuar las Controlar las
12.Adquisiciones
de las Adquisiciones Adquisiciones Adquisiciones

Identificar a Planificar el Gestionar la Monitorear el

13. Interesados los involucramiento de participación de los involucramiento de
Interesados los Interesados Interesados los Interesados
Tabla 1. Cuadro de procesos del libro PMBOK
Fuente: PMI (2017)

El grupo de procesos “Ejecución” del proyecto abarca siete de las diez

gestiones de la gerencia de proyectos; que serán objeto de estudio en este
módulo:
La gestión de Integración, tiene siete procesos y en el grupo de ejecución
del proyecto están dos de ellos: “Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto”,
y “Gestionar el conocimiento del proyecto”.
La gestión de Calidad, tiene tres procesos y en el grupo de ejecución del
proyecto se involucra a solo uno de ellos: “Gestionar la calidad”.
La gestión de Recursos, tiene seis procesos y en el grupo de ejecución del
proyecto están tres de ellos: “Adquirir recursos”, “Desarrollar el equipo”,
“Dirigir al equipo”.
La gestión de Comunicaciones, tiene tres procesos y en el grupo de
ejecución del proyecto se involucra a solo uno de ellos: “Gestionar las
comunicaciones”.
La gestión de Riesgos, tiene siete procesos y en el grupo de ejecución del
proyecto se involucra a solo uno de ellos: “Implementar la respuesta a los
riesgos”.
La gestión de Adquisiciones, tiene tres procesos y en el grupo de ejecución
del proyecto se involucra a solo uno de ellos: “Efectuar las adquisiciones”. 5

La gestión de Interesados, tiene cuatro procesos y en el grupo de ejecución

del proyecto se involucra a solo uno de ellos: “Gestionar la participación de
los interesados”.

1. Gestión de Integración
Incluye todos los procesos para coordinar los recursos y actividades
disponibles y planeados para el proyecto, con los cuales se establecieron
planes para generar todos los entregables del proyecto.

Esta gestión es la única que tiene procesos en todos los grupos de procesos,
y sirve para poder hacer de forma transversal todo el trabajo que se
requiere por parte del director del proyecto.

Se puede concluir que en esta gestión están en forma resumida todas las
tareas que hace el gerente de proyectos para lograr los objetivos que se le
han encomendado.

Los procesos de integración se deben llevar a cabo con una visión global de
todas las áreas involucradas, procurando que de cada recurso se logre el
mejor desarrollo posible y estableciendo siempre reglas claras de
comportamiento y de comunicación, para lo cual la tecnología sirve de
manera fundamental porque con ella se puede tener datos en diversos
medios para ser compartidos con todos los interesados dependiendo de su
nivel de autoridad y compromiso con el proyecto.
1.1 Proceso: Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto

Es el proceso que consiste en establecer el momento en el cual todos los

recursos hacen sus labores, atendiendo las necesidades que surgen de la
interacción entre las personas que realizan las actividades para generar los
entregables del proyecto; en otras palabras, es el proceso para liderar el
trabajo de todos los interesados con tareas asignadas.

Al revisar la definición de proyecto se encuentra que es un “esfuerzo” que 6

se hace de “manera temporal” y con el cual se generan entregables que son

un producto, un servicio o un resultado que es único; es importante precisar
que los entregables se van desarrollando con una elaboración progresiva,
es decir, no se trata de lograr un resultado en forma inmediata sino
paulatinamente de acuerdo al tema a desarrollar, el entorno en el cual se
lleva a cabo, las habilidades del equipo y los recursos disponibles. Esta
elaboración progresiva va brindando más información y permite tener un
mejor dominio de todo el trabajo que se va realizando.

Es relevante tener claro que el alcance del proyecto y el alcance del

producto no tienen igual definición debido a que en el proyecto se tendrán
todas las características y funcionalidades requeridas para el producto final.

Ejemplo: en el caso de un proyecto cuyo producto final es un “software de

contabilidad” el alcance del producto es que el software pueda exportar
informes a Excel o a PDF. En el caso del alcance del proyecto se trata del
trabajo que se hace durante todo el proyecto para poder generar los
entregables con los requisitos acordados; siguiendo con el mismo ejemplo
del “software de contabilidad” se trata de la asistencia a reuniones, o la
generación de informes periódicos.

1.2 Proceso: Gestionar el conocimiento del proyecto

Con este proceso se documentan las acciones realizadas en el proyecto, se

crean insumos para alimentar la base corporativa de conocimiento y se
tienen fundamentos para actualizar los procesos y procedimientos
establecidos en el proyecto.
Es recomendable contar con herramientas de manejo de bases de datos
para que todo el conocimiento de la empresa que solicita y la que desarrolla
el proyecto se recopile de forma organizada, que la información pueda ser
compartida y consultada por toda la organización.

2. Gestión de Recursos
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Es el conjunto de procesos con los cuales se identifican, se ubican y se
adquieren cada uno de los recursos humanos y/o materiales que serán
utilizados en el proyecto.

Implica tener un gran sentido de liderazgo para:

• Poder marcar la hoja de ruta que se debe seguir por parte de todas
las personas que harán tareas para generar los entregables del
proyecto.
• Establecer las normas para hacer uso de los recursos materiales
utilizados.

2.1 Proceso: Adquirir recursos

Es el proceso por medio del cual se obtienen los recursos necesarios para el
proyecto, llegando incluso a ubicarlos fuera de la zona geográfica donde se
desarrolla el mismo, pero que puedan hacer su trabajo en forma remota o
desplazarse hasta el sitio donde el proyecto se realiza.

En algunos casos no será posible obtener de manera local a todos los roles
que se requieren en el proyecto y será necesario acudir a contratar personal
que se encuentra en otra región, país o continente; estas personas
conformarán lo que se denomina como “equipos virtuales”.

2.2 Proceso: Desarrollar el equipo

Es el proceso que permite que todos los recursos humanos optimicen sus
habilidades, desarrollen nuevas destrezas, adquieran nuevos
conocimientos y se capaciten en los temas que son necesarios para generar
correctamente los entregables del proyecto.

2.3 Proceso: Dirigir al equipo

Con este proceso el director de proyecto va liderando las acciones que

todos los recursos deben realizar en el marco del mismo, para lo cual
informa en forma oportuna y suficiente cuáles son las actividades que cada
uno debe desarrollar, al tiempo que hace todas las tareas que sean 8

necesarias para que se disponga de los recursos materiales que el proyecto

necesita.

3. Gestión de Calidad
Es el conjunto de acciones para lograr el cumplimiento de los requisitos
acordados entre las partes y con los cuales se podrá determinar el nivel de
cumplimiento de las expectativas del cliente.

Implica tener una excelente comunicación entre las partes que hicieron el
requerimiento y quienes asumen la labor de generar los productos del
proyecto; se recomienda que todos los requisitos se documenten
claramente antes de iniciar la construcción de los entregables, así como la
determinación de la forma como se evaluará el cumplimiento de esos
requisitos.

3.1 Proceso: Gestionar la calidad

Es el proceso con el cual se asegura que se están siguiendo todos los pasos
establecidos en el plan de calidad, en donde se habrán incorporado las
políticas de calidad de la organización y se habrán documentado cuáles son
las pruebas que permiten determinar si se está logrando generar los
entregables con los requisitos acordados.
 4. Gestión de Comunicaciones
Incluye todas las acciones indispensables para lograr la correcta interacción
entre los interesados del proyecto y para generar toda la documentación
necesaria para el proyecto. Dentro de las opciones posibles se tienen los
documentos formales o informales, interacción en forma verbal o escrita.

4.1 Proceso: Gestionar las comunicaciones

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En este proceso se ejecutan todas las acciones dispuestas en el plan de

comunicaciones para que los mensajes se generen y lleguen de la forma
como se dispuso y se acordó según los medios y recursos disponibles.

Exige que se vayan generando todos los documentos acordados en la

metodología de la gerencia del proyecto.

5. Gestión de Riesgos
Incluye todos los procesos que se realizan para identificar los riesgos y
darles un tratamiento adecuado de modo que se tenga el control de todo
evento que pueda afectar el curso normal del proyecto.

5.1 Proceso: Implementar la respuesta a los riesgos

Si llega a ocurrir alguno, varios o todos los eventos posibles de presentarse

que se identificaron y que pudieran afectar al proyecto, es necesario poner
en marcha los planes de respuesta para cada uno de estos riesgos.

Este proceso establece que se debe proceder de acuerdo a las normas y

recursos disponibles para ejecutar la respuesta que se dispuso para cada
riesgo.
 6. Gestión de Adquisiciones
La gestión de adquisiciones también se puede llamar gestión de compras,
porque se trata de las acciones que se realizan para obtener todos los
productos y servicios de los cuales no se dispone pero que se necesitan.
Para ello inicialmente se eligieron varios proveedores que podrían ofrecer
todos esos elementos para ser contratados.

6.1 Proceso: Efectuar las adquisiciones 10

Este proceso establece que se evalúan todas las opciones de los

proveedores y se toma la decisión de a quien se le hará la compra o se le
generará el contrato.

Conviene tener más de una opción por si llegase a fallar alguna, entonces
se pueda proceder con las otras alternativas.

7. Gestión de Interesados
Los interesados se conocen en el idioma inglés como los “Stakeholders”.
Esta gestión constituye una de las más importantes porque se trata de tener
en cuenta a todas aquellas personas y/o entidades, tanto internas como
externas, que puedan influir en el proyecto, y por lo tanto no es posible
desconocer a ninguno de ellos.

Inicialmente se realizó un “Registro de interesados” que se generó al revisar

todas las personas o entidades que hacen parte del proyecto de forma
directa o indirecta, a favor o en contra; luego se estableció un plan para
interactuar con todos los interesados que aparecen en este registro, y ahora
lo que se busca es que esa interacción se haga según lo planeado.

7.1 Proceso: Gestionar la participación de los interesados

Este proceso también puede denominarse “Gestionar el involucramiento de

los interesados” y ocurre luego de haber identificado a todos los
interesados y de haber elaborado un plan de la forma cómo se va a
interactuar con cada uno de ellos, es necesario proceder de conformidad
con este plan para que todos actúen en la forma acordada de modo que se
cumpla al máximo con las expectativas, incrementar el apoyo y disminuir la
resistencia de los interesados.

Referencias
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Project Management Institute, Inc. (2017). A Guide to the Project

Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), Sixth Edition.

Glosario
Los siguientes conceptos del Glosario son tomados del libro PMBOK (Project
Management Body Of Knowledge), versión 6:

Project Management, I. (2017). A Guide to the Project Management Body

of Knowledge (PMBOK® Guide)–Sixth Edition (SPANISH). Newtown Square,
PA: Project Management Institute.

Elaboración Progresiva / Progressive Elaboration: proceso iterativo de

incrementar el nivel de detalle de un plan para la dirección del proyecto a
medida que se cuenta con mayor cantidad de información y con
estimaciones más precisas.

Entregable / Deliverable: cualquier producto, resultado o capacidad único

y verificable para ejecutar un servicio que se debe producir para completar
un proceso, una fase o un proyecto.

Equipos Virtuales / Virtual Teams: grupos de personas que comparten una

meta y cumplen sus roles dedicando poco o nada de tiempo para reunirse
cara a cara.

Registro de Incidentes / Issue Log: documento del proyecto donde se

registra y monitorea información sobre los incidentes.
Registro de Interesados / Stakeholder Register: documento que incluye la
identificación, evaluación y clasificación de los interesados del proyecto.

Registro de Lecciones Aprendidas / Lessons Learned Register: documento

del proyecto que se utiliza para registrar el conocimiento adquirido durante
un proyecto de modo que pueda ser empleado en el proyecto actual e
ingresado al repositorio de lecciones aprendidas.
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 Ejecución de Proyectos

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Autor
Juan Carlos Ribero Gómez

Universidad de La Sabana
Forum e-Learning

Versión 1
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