El ERP

PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

Daniela Beltrán, José Cedeño, Stick Pereira César Narváez

Maryoris Camargo Mirlays Márquez

Comercio exterior

Dic/2024
Implementación de un ERP en una empresa
manufacturera media

Un ejemplo de una empresa que podría estar presentando

problemas y necesite implementar un ERP (Enterprise
Resource Planning, o Planificación de Recursos
Empresariales) es una empresa manufacturera mediana
que enfrenta los siguientes desafíos:

1. Gestión ineficiente del inventario: La empresa tiene

dificultades para controlar los niveles de inventario, lo
que genera excesos o faltantes de productos. Esto
conduce a problemas en la producción y entrega a
tiempo, así como a costos adicionales por
almacenamiento o compras urgentes.

2. Falta de integración entre departamentos: Los

departamentos de ventas, compras, finanzas y
producción operan de manera independiente, lo que
genera duplicación de esfuerzos y datos
inconsistentes. Por ejemplo, el equipo de ventas no
tiene acceso en tiempo real a la información de
inventario o de producción, lo que podría afectar la
toma de decisiones sobre los pedidos de los clientes.

3. Procesos manuales y errores humanos: Gran parte de

las tareas son realizadas manualmente, como la
entrada de datos en hojas de cálculo o sistemas
 distintos para cada departamento. Esto aumenta el
riesgo de errores y retrasa las operaciones.

4. Dificultades para obtener reportes y análisis: La

dirección de la empresa no tiene una visión clara y
actualizada del estado financiero, la producción o las
ventas, lo que complica la toma de decisiones
estratégicas.

5. Problemas en la gestión financiera: La empresa tiene

dificultades para hacer un seguimiento eficiente de
sus flujos de caja, cuentas por cobrar y cuentas por
pagar, lo que afecta su liquidez y planificación
financiera.

Necesidad de implementar un ERP:

Un sistema ERP permitiría integrar todas las áreas clave de
la empresa (finanzas, ventas, compras, inventarios,
producción) en una plataforma unificada, resolviendo varios
de estos problemas:
• Control del inventario: Permite realizar un seguimiento de
las existencias en tiempo real y automatizar la reordenación
de productos, lo que ayuda a optimizar los niveles de
inventario.
• Automatización de procesos: Se reduce la dependencia
de procesos manuales, lo que minimiza los errores y
mejora la eficiencia.
• Visibilidad y análisis en tiempo real: Ofrece reportes
instantáneos sobre las operaciones, lo que facilita una
mejor toma de decisiones.
• Integración de departamentos: Facilita la colaboración
entre diferentes áreas de la empresa, eliminando la
duplicación de datos y mejorando la comunicación interna.
• Gestión financiera eficiente: Mejor seguimiento de las
cuentas por cobrar, por pagar y la tesorería.
Al implementar un ERP, la empresa puede mejorar su
eficiencia operativa, reducir costos y mejorar la toma de
decisiones en todos los niveles.

Identificación del problema de raíz

EL PROBLEMA RAIZ que enfrenta la empresa

manufacturera mediana es la falta de integración y
coordinación entre los diferentes departamentos y procesos
de la empresa, lo que genera ineficiencias y errores en la
gestión del inventario, la producción, las finanzas y las
ventas.

Plan de acción para resolverlo:

1. Implementar un sistema de ERP: Seleccionar un

sistema ERP que se adapte a las necesidades de la
empresa y que permita integrar todos los
departamentos y procesos en una plataforma
unificada.

2. Análisis y diseño de proceso: Realizar un análisis

detallado de los procesos actuales de la empresa y
 diseñar nuevos procesos que se adapten al sistema
ERP y que permitan mejorar la eficiencia y la
productividad.

3. Capacitación y entrenamiento: Proporcionar

capacitación y entrenamiento a los empleados sobre
el nuevo sistema ERP y los procesos diseñados para
que puedan utilizarlos de manera efectiva.

4. Implementación y pruebas: Implementar el sistema

ERP y realizar pruebas para asegurarse de que esté
funcionando correctamente y que se adapte a las
necesidades de la empresa.

5. Monitoreo y evaluación: Monitorear y evaluar el

desempeño del sistema ERP y los procesos
diseñados para identificar áreas de mejora y realizar
ajustes necesarios.

6. Mejora continua: Establecer un proceso de mejora

continua para asegurarse de que el sistema ERP y los
procesos diseñados sigan siendo efectivos y eficientes
a lo largo del tiempo.

Costos y tiempos estimados: proyecciones para

implementar las soluciones.
El costo y tiempo estimados para implementar un sistema
ERP en una empresa manufactura mediana dependerán de
diversos factores, como la complejidad de los procesos, el
tamaño de la empresa, el nivel de personalización
requerido y el tipo de sistema (ERP en la unbe o local).

Número de usuarios: Más usuarios implican mayores

costos de licencias y capacitación.
Personalización: Adaptar el ERP a procesos específicos
puede aumentar costos y tiempo.
Integración: La necesidad de integrar el ERP con otros
sistemas existentes puede complejizar el proyecto.
La implementación también puede variar por
La ubicación de la empresa y la complejidad del proyecto.

¿Cuál es el principal problema que enfrenta la empresa

durante la implementación de un erp y cómo puede
absorberse?

La empresa manufacturera mediana podría enfrentarse a

diversos problemas durante la implementación del erp
como:
1. Resistencia al cambio
Problema: Los empleados pueden resistirse a adoptar el
nuevo sistema debido a la costumbre con los procesos
antiguos o la falta de capacitación adecuada.
Solución: Involucrar a los empleados en el proceso desde
el principio, ofreciendo capacitaciones continuas y
explicando claramente los beneficios del ERP. La gestión
del cambio es crucial para disminuir la resistencia.

2. Falta de personal capacitado

Problema: La falta de personal con experiencia en la
implementación o el uso de un ERP puede generar retrasos
o errores en el proceso.
Solución: Contratar consultores externos especializados en
la implementación de ERP o proporcionar una capacitación
extensiva a los empleados clave que estarán al frente del
sistema.

3. Costos inesperados
Problema: Los costos asociados con la implementación
(licencias, personal, soporte técnico, etc.) pueden superar
el presupuesto inicial.
Solución: Hacer una estimación realista de los costos
desde el principio, considerando todos los aspectos
(licencias, infraestructura, formación). Establecer un plan
de contingencia para manejar posibles imprevistos
financieros.

4. Demora en el retorno de inversión (ROI)

Problema: La implementación de un ERP puede no generar
beneficios inmediatos, lo que puede generar frustración y
dudas entre los directivos.
Solución: Establecer metas claras y medibles para el
retorno de inversión, y tener una visión a largo plazo del
impacto que el ERP tendrá en la eficiencia y la
productividad de la empresa.

5.Problemas en la migración de datos

Problema: La migración de datos desde sistemas antiguos
al nuevo ERP puede ser complicada y propensa a errores,
lo que puede afectar la calidad de la información.
Solución: Planificar cuidadosamente la migración de datos,
realizar pruebas exhaustivas y asegurarse de que se
cuente con una copia de seguridad completa antes de la
migración.

¿Porque es importante planificar cuidadosamente la

migración de datos durante la implementación de un
erp?

La planificación cuidadosa de la migración de datos durante

la implementación de un ERP es crucial por varias razones:
1. Integridad de los datos: La migración de datos implica
trasladar información desde sistemas antiguos a la nueva
plataforma ERP.
2. Continuidad operativa: Una migración mal ejecutada
puede interrumpir las operaciones diarias de la empresa,
afectando la productividad y eficiencia.
3. Ajuste a las necesidades del ERP: No todos los datos del
sistema antiguo son necesarios o adecuados para el nuevo
ERP.
4. Cumplimiento normativo y legal: Muchas empresas
deben cumplir con normativas sobre el manejo de datos
(por ejemplo, protección de datos personales o registros
contables). Planificar la migración asegura que el proceso
cumpla con todas las regulaciones aplicables y no cause
problemas legales.
5. Ahorro de tiempo y recursos: Una migración bien
planificada evita retrasos, correcciones y el tiempo perdido
debido a errores.
6. Adaptación a nuevas tecnologías: La migración de datos
es una oportunidad para optimizar la estructura de los
datos y adaptarlos a las nuevas tecnologías o procesos que
el ERP introduce.
7. Capacitación y soporte: Una planificación detallada
también permite preparar a los usuarios y equipos técnicos
para los posibles desafíos durante la migración,
asegurando que se cuente con soporte adecuado y que los
usuarios puedan adaptarse rápidamente al nuevo sistema.

En resumen, una migración de datos bien planificada es

esencial para garantizar que el ERP funcione de manera
eficiente y efectiva, respetando la integridad de la
información y minimizando los riesgos asociados a la
implementación.
¿Qué estrategia pueden reducir los Costos
inesperados durante la implementación de un erp?

1. Planificación y análisis exhaustivo: Antes de iniciar la

implementación, analiza detalladamente los procesos
y necesidades de la empresa.

2. Definir objetivos claros y medibles: Establece objetivos

claros y medibles para la implementación del ERP.

3. *Selección de un proveedor de ERP adecuado*: Elige

un proveedor de ERP que se adapte a las
necesidades y presupuesto de la empresa.

4. Implementación gradual: Implementa el ERP de

manera gradual, comenzando con los módulos más
críticos.

5. Capacitación y soporte adecuados: Proporciona

capacitación y soporte adecuados a los usuarios
finales.

6. Pruebas y depuración exhaustivas: Realiza pruebas y

depuración exhaustivas antes de la implementación.
 7. Gestión de cambios: Establece un proceso de gestión
de cambios para asegurarte de que los cambios se
realicen de manera controlada.

8. Monitoreo y seguimiento: Monitorea y sigue el

progreso de la implementación para identificar
posibles problemas.

9. Flexibilidad y adaptabilidad: Mantén una actitud

flexible y adaptable durante la implementación.

10. Revisión y ajuste del presupuesto: Revisa y

ajusta el presupuesto regularmente para asegurarte
de que se estén cumpliendo los objetivos y de que no
se estén incurriendo en costos inesperados.

¿Cómo se puede medir los resultados del éxito de la

implementación del erp?

La implementación exitosa de un ERP en una empresa

manufacturera mediana que enfrenta diferentes desafíos
puede medirse a través de algunos indicadores claves de
rendimiento ejemplo el KPI
Operativos:
Precisión del inventario: Comparar la discrepancia entre el
inventario registrado y el físico antes y después de la
implementación del ERP.
Tasa de error en la producción: Seguimiento de defectos o
errores en los productos fabricados.

Financieros:
Reducción de costos operativos: Identificar ahorros en
costos relacionados con inventario, logística o mano de
obra.
Mejor flujo de caja: Comparar los tiempos de cobro a
clientes y pago a proveedores.
Automatización de procesos manuales: Medir qué
porcentaje de tareas repetitivas han sido automatizadas.

¿Qué papel juegan los líderes de la organización en el

éxito de la implementación de un rp?

1. Definir la visión y el alcance: Los líderes deben definir

claramente la visión y el alcance del proyecto de
implementación del ERP.
2. Establecer objetivos y metas: Los líderes deben
establecer objetivos y metas claras para el proyecto,
incluyendo plazos, presupuestos y beneficios
esperados.

3. Asignar recursos y presupuesto: Los líderes deben

asignar los recursos y el presupuesto necesarios para
el proyecto, incluyendo personal, tecnología y
consultoría.

4. Gestionar el cambio: Los líderes deben gestionar el

cambio organizacional que conlleva la implementación
del ERP, incluyendo la comunicación, la capacitación y
el apoyo a los empleados.

5. Monitorear y evaluar el progreso: Los líderes deben

monitorear y evaluar regularmente el progreso del
proyecto, identificando y abordando cualquier
problema o desafío que surja.

6. Fomentar la colaboración y la comunicación: Los

líderes deben fomentar la colaboración y la
comunicación entre los diferentes departamentos y
equipos involucrados en el proyecto.

7. Garantizar la adopción y el uso: Los líderes deben

garantizar que los empleados adopten y utilicen el
sistema de manera efectiva, proporcionando
capacitación y apoyo adecuados.
8. Evaluar y medir el éxito: Los líderes deben evaluar y
medir el éxito del proyecto, identificando los beneficios
y mejoras obtenidas, y utilizando esta información
para informar decisiones futuras.