INTRODUCCIÓN A

LAS HOJAS DE
CÁLCULO
MÓDULO I

Por Federico Vera

Rev (1.1)
¿Qué son las hojas de cálculo?
Las hojas de cálculo son documentos compuestos de datos numéricos y alfanuméricos
que se hallan dispuestos en tablas. Estos documentos pueden ser creados, editados y
visualizados con distintos programas, los cuales permiten realizar operaciones matemáticas,
crear tablas dinámicas, gráficos y muchas cosas más.

¿Por qué necesito aprender a usar hojas de cálculo?

Las hojas de cálculo son una herramienta de trabajo muy importante en la actividad
comercial, y permiten automatizar muchas tareas, ahorrar tiempo y garantizar que el resultado
sea el apropiado.

El manejo de hojas de cálculo es una de las habilidades más buscada por empleadores, y
por lo tanto conocerlas y manejarlas puede ser la diferencia entre conseguir o no un determinado
puesto laboral.

Además, las hojas de cálculo pueden hacer más fácil nuestra economía familiar,
permitiéndonos organizar nuestros gastos e ingresos. Básicamente en cualquier situación que
implique una lista o tabla, puede ser reemplazada por una planilla de cálculo.

¿Qué hoja de cálculos existen?

Existen una gran cantidad de software de hoja de cálculo, generalmente enlatadas en
sistemas a los que se conoce como suites/paquetes de ofimática, que incluyen además de las
hojas de cálculo, a procesadores de texto, editores de presentaciones, editores de imágenes,
gestores de bases de datos, etc.

Podemos nombrar entre otras a:

● Calc que es la hoja de cálculos de LibreOffice
● Numbers que está incluida en los equipos de la compañía Apple en la suite iWork
● Lotus 1-2-3: Una de las primeras hojas de cálculo, integradas en Lotus SmartSuite
● Sheets/Hoja de cálculo de Google: Es parte de la suite de Google Drive
● Excel: Es parte de la suite de Microsoft Office
● y muchas más…

Dada la variabilidad que existe y la disponibilidad de estas suites en diferentes sistemas

operativos, este curso será dictado sobre Sheets/Hoja de cálculo de Google que es gratuita y
universal en cuanto a su disponibilidad. Esto no quiere decir que estos conocimientos no sean
transferibles a las otras hojas de cálculo, de hecho vamos a hacer lo posible por utilizar
solamente funciones que estén disponibles en la mayoría de ellas.
¿Qué es una celda?
La unidad básica que constituye una hoja de cálculo es la celda, esta es cada uno de los
lugares donde se pueden ingresar datos.
Cada celda tiene una identificación o coordenada, que está dada por la columna y fila
donde se encuentra. Es común en las hojas de cálculo que las columna estén indexadas o
nomencladas con letras, y las filas con números; de esta manera, al referirnos a una celda lo
haremos de la siguiente manera: A2 (Columna A Fila 2), B6 (Columna B Fila 6), C8 (Columna C Fila
8).
En cada celda podremos ingresar letras, por ejemplo para el encabezado de una columna;
números, por ejemplo datos o mediciones de un experimento, o también fórmulas que involucren
otras celdas, que el programa interpretará mostrando resultados numéricos en dicha celda.

La interfaz
Podemos observar:

● nombre
● el menú de aplicación
● La barra de herramientas
● la hoja propiamente dicha
● la lista de hojas: una planilla puede tener varias hojas/tablas y estas pueden interactuar
entre sí

La mayoría de las hojas de cálculo tiene una interfaz gráfica similar:

Propiedades de las Celdas
Es importante conocer algunas de las propiedades de las celdas:

● Dado que las celdas son la intersección entre una fila y una columna, estas tienen una
coordenada única que nos permite ubicarlas en la tabla.

● Las columnas son generalmente indexadas por medio de letras.

● Las filas por medio de números.

● Las celdas pueden contener un sólo tipo de datos. Numéricos, alfanuméricos o fórmulas.
● Las celdas tienen dos tipos de formato:
○ Uno propio de la celda (borde, tipo de letra, formas numéricas)
○ Uno condicional que va a depender del valor que la celda posea
Parte 1
Ingreso de datos
Vamos a empezar con el manejo básico de la tabla, en particular, cómo editar los valores
de una celda (esto puede costar un poco al principio).

Hacemos clic sobre una celda en blanco y podemos escribir o copiar el contenido que
queramos, para este primer ejemplo vamos a generar una pequeña tabla de stock.

Esta tabla va a utilizar 3 columnas y 5 filas (la primera fila será el encabezado de la tabla):

Producto Cantidad Precio

Lápiz 10 20

Birome azul 20 30

Borrador 2 10,50

Cuaderno 4 99,99

El resultado final se verá de la siguiente manera:

Vemos que algunos de los datos quedan alineados a la izquierda y otros a la derecha, esto
es porque las planillas de cálculo alinean el contenido en función del tipo de dato que detectan,
los datos numéricos quedan automáticamente alineados a la derecha y los alfanuméricos a la
izquierda. Es importante hacer esta distinción porque es común que algunos datos numéricos
estén mal escritos y esto nos permite identificarlos rápidamente.
Editando datos de la celda
Si vemos la imagen, la palabra borrador está escrita con la primera letra en minúsculas, si
hacemos clic sobre la celda y comenzamos a escribir, el total del contenido se borra, por lo tanto
para poder editarlo sin necesidad de volver a escribir todo necesitamos: seleccionar la celda, y
modificar el valor sobre la barra de fórmula que aparece en la parte superior.

En caso de querer editar en línea (en la misma celda) necesitamos activar el modo
edición esto puede lograrse haciendo doble clic sobre la celda, o bien, seleccionando la celda y
presionando la tecla F2 del teclado; lo que colocará un cursor en la celda y podemos hacer
modificaciones.

Operaciones usando referencias

Volvamos por un momento a la tabla que generamos al principio, si observamos las
columnas vemos una de cantidad y una de precio, supongamos que queremos saber cuánto
gastamos en cada uno de los ítems, para eso necesitamos multiplicar los valores que se
encuentran en las celdas, por lo tanto seleccionaremos la celda D1 (columna D fila 1) y
escribiremos Total, esto no afecta a la fórmula pero es una buena idea siempre aclarar que es lo
que representan los datos de la columna.

Luego seleccionamos la celda inferior y escribimos el signo de igual =, sin hacer nada
más, hacemos clic sobre la celda que tiene la cantidad de ese producto (en este caso B2), luego
presionamos la tecla asterisco (que representa la multiplicación) y hacemos click sobre la celda
C2 que es la que tiene el precio, presionamos la tecla enter para aceptar la fórmula y vemos que
el valor es reemplazado por 200.

Algunas aclaraciones sobre las referencias, si observamos lo que ocurre al editar la

fórmula, vemos que las referencias (las coordenadas de la celda que tiene el valor que nos
interesa) aparecen coloreadas, y con ese mismo color se marca el borde de la celda en cuestión,
esta es una herramienta de depuración que nos permite ver rápidamente cuál es la celda a la cual
se está referenciando.
Operaciones sobre referencias
Ahora supongamos que queremos aplicar la misma fórmula en los registros posteriores.
Las hojas de cálculo son muy eficientes a la hora de procesar las referencias, y por lo tanto si
desplazamos la fórmula, las referencias se desplazan en la misma magnitud, es decir, si bajamos
la fórmula un renglón, las referencias también bajan un renglón y si las desplazamos una
columna, las referencias se desplazan una columna.

En este caso, haremos un clic sobre la celda que tiene el valor (D2) y vemos que abajo a la
derecha aparece un cuadrado azul, haremos click sobre él y lo arrastraremos hasta terminar la
lista.

Las operaciones sobre referencias son muy importantes en el universo de las hojas de
cálculo, y por lo tanto es debemos aprender a manejarlas lo mejor posible. Más adelante veremos
algunas consideraciones especiales sobre las referencias como los anclas, y las referencias a
otras hojas.
Parte 2
Aritmética Básica
Las operaciones aritméticas disponibles son suma, resta, multiplicación, división y
además se dispone de un operador para potencias (que no es una operación aritmética, pero en
este caso queda en la misma categoría)

Operador Operación

+ Suma

- Resta

* Multiplicación

/ División

^ Potencia

Para poder realizar operaciones el primer símbolo a insertar en la celda es el igual =, por
ejemplo si seleccionamos una celda e ingresamos =2+2 mostrará 4, pero cuando entramos en
modo edición al hacer doble click sobre la celda volvemos a ver la fórmula y podemos editarla
para que diga por ejemplo =2+3 en cuyo caso el valor se reemplaza por 5.

Las operaciones aritméticas solo pueden hacerse sobre valores de tipo numérico (los que
se alinean a la derecha), o sobre referencias a celdas con valores numéricos (ahora hablaremos
de esto). En caso de ingresar un valor de tipo alfanumérico que no se corresponda a una
referencia o al nombre de una función (que veremos más adelante), la fórmula arrojará un error de
tipo #NAME?

Es importante notar que las operaciones aritméticas tienen las mismas propiedades que
las operaciones que aprendieron en la escuela, es decir, el producto y el cociente tienen mayor
precedencia que la suma y resta lo que implica que se calculen antes .

En caso de que haya operaciones con la misma precedencia se las evalúa de izquierda a
derecha, y por último, diremos que al igual que en la aritmética convencional, el orden de las
operaciones puede alterarse con paréntesis.
Funciones
Hemos visto hasta ahora cómo hacer operaciones básicas sobre tablas (agregar y
modificar datos, así como simples operaciones aritméticas), ahora hablaremos sobre otro tipo de
operación que puede realizarse sobre las tablas llamadas funciones, éstas se identifican mediante
un nombre, y un conjunto de argumentos separados por punto y coma ;

Antes de comenzar a trabajar con funciones vamos a revisar la configuración de idioma,

necesitamos hacer esto porque por defecto los nombres de las funciones son en inglés y
queremos pasarlas al castellano. Al cambiar el idioma no solo cambia el nombre de la función,
sino que también cambia el separador de la coma , (en inglés) al punto y coma ; en castellano.

A fin de realizar el cambio, abrimos nuestra hoja de cálculo, seleccionamos el menú

Archivo y buscamos la opción Configuración de la hoja de cálculo aquí debemos
aseguramos que la opción Usar siempre nombres de función en inglés no esté tildada
y que la configuración regional se corresponda al país en el cuál se generaron los datos (existen
diferencias entre los separadores de miles y decimales que pueden afectar como se detectan los
datos).

Las funciones pueden ser parte de cualquier fórmula, y a diferencia de los operadores
aritméticos estas permiten hacer operaciones con valores numéricos, alfanuméricos y
combinados (no necesariamente al mismo tiempo).
Parte 3
Ejemplo de manejo de alumnos
Haremos un ejemplo de un listado de alumnos que nos permitirá utilizar algunas de las
funciones disponibles.

Vamos a suponer lo siguiente:

Tenemos una lista de personas, que asistir un determinado número de días y a su vez deben
aprobar 2 exámenes (o un examen y un recuperatorio) para poder aprobar la materia

Para comenzar vamos a generar una tabla con los siguientes datos: Nombre, Asistencias
(separadas por Fechas) y la cantidad de faltas, tardes o presentes.

Para generar las fechas utilizaremos la función HOY() en la primera de las celdas, eso
hará que se coloque la fecha actual en la celda (pueden investigar Uds. cómo colocar cualquier
otra fecha o fechas fijas).
Para las fechas siguientes, asumimos que hay una clase por semana, por lo tanto en las
celdas posteriores le sumaremos siete días a la casilla anterior.
Finalmente utilizando una operación de referencias, completamos el resto de las columnas
con las fechas correspondientes.
Una vez completa la lista de alumnos debemos generar las fórmulas que cuenten cuántos
presentes, ausentes o tardes hubo en cada uno de ellos.
Para ello utilizaremos la función CONTAR.SI la cual recibe como argumentos un intervalo
y una condición lógica.
Entonces en la celda H2 ingresamos =CONTAR.SI(B2:G2;"=A") de la misma forma
completaremos la celda I2 con la salvedad de que utilizaremos la condición "=T".
Ahora completaremos la columna titulada presentes. En la cual sumaremos los presentes
representado con la letra P y las llegadas tardes del alumno representadas con la letra T.
Existen varias formas de hacer esto, pero la más sencilla es simplemente:
=CONTAR.SI(B2:G2;"=P") + I2.
Otra de las formas de hacerlo sumando las dos funciones en la misma celda por ejemplo:
=CONTAR.SI(B2:G2;"=P") + CONTAR.SI(B2:G2;"=T")
Exámenes
Una vez completada la tabla con las asistencias pasaremos a agregar las notas de los
parciales, estas deben agregarse seguido de las asistencias.

Para ello haremos clic con el botón derecho sobre la letra que representa la columna de la
última clase y seleccionaremos la opción insertar una a la derecha, lo que nos insertará
una nueva columna a nuestra tabla. Como deseamos agregar 4 columnas, lo repetiremos 3
veces.
En la celda agregadas ingresaremos los títulos Parcial 1, Parcial 2,
Recuperatorio y la columna denominada condición que nos permitirá corroborar la condición
del alumno frente a la cantidad de los exámenes aprobados.

De esta manera el lado izquierdo de la tabla estará compuesto por los datos agregados
manualmente y el lado derecho por los datos calculados por medio de fórmulas.
Como los exámenes suelen expresarse como porcentajes, seleccionaremos el intervalo
donde va la calificación de los diferentes exámenes.

Y luego en la barra de herramientas, seleccionaremos el icono que dice “formatear como

porcentaje”.

Continuaremos con la columna condición para evaluar si se cumplen las condiciones de

aprobación de los exámenes.
Para ello necesitamos saber si de los tres exámenes al menos dos tienen una calificación
superior al 60%, para ello utilizaremos la función CONTAR.SI que permitirá evaluar cuántos
tienen mas del 60% y la función SI para mostrar el mensaje apropiado: ya sea Aprobado o
Desaprobado.
Primero aplicaremos la función CONTAR.SI para contar los exámenes con igual o más del
60% Comenzaremos con el alumno 1, en la celda K2, escribiremos
=CONTAR.SI(H2:J2;">60%")
En este caso el alumno obtuvo 60% o más en 2 exámenes.
Sobre este resultado aplicaremos la función SI para mostrar el mensaje Aprobado o
Desaprobado. El alumno será Aprobado en caso de haber obtenido una calificación del 60% o
superior en dos exámenes y será Desaprobado en caso contrario.

La función SI tiene tres argumentos:

1. El primero es una condición lógica, en este caso si la cantidad de exámenes con 60% o más
es igual a dos.
2. El segundo argumento es el valor devuelto en caso de que la condición sea verdadera en este
caso la palabra APROBADO.
3. Y el tercer argumento es el valor devuelto en caso de que la condición sea falsa en este caso
la palabra es DESAPROBADO.

La fórmula debería de quedar de la siguiente manera:

=SI(CONTAR.SI(H2:J2;">=60%") = 2; "Aprobado"; "Desaprobado")

Combinando las condiciones

A continuación, buscaremos combinar las asistencias y los exámenes para generar una
sola condición final. En la columna O escribiremos el título Condición Final. Para generar dicha
condición final queremos aplicar las siguientes reglas.

Reglas:
1. Si el alumno tiene más de dos faltas, queda en condición de Libre
2. Si el alumno desaprobó dos exámenes y el recuperatorio queda en condición de Libre
3. Si aprueba con más de 80% ambos parciales queda en condición de Promoción
4. Si el alumno aprueba dos exámenes, queda en condición de Regular

Para generar estas reglas, anidaremos un conjunto de funciones SI. Ahora mostraremos como se
implementan las reglas una a una.
Regla 1
La primera regla no presenta grandes diferencias respecto de lo visto hasta ahora:

=SI(L2 >= 3; "Libre"; "")

Regla 2

Tenemos diversas forma de implementar esta regla, en este caso mostraremos dos:

1) Utilizando la función O:
=SI(O(L2 >= 3; CONTAR.SI(H2:J2; ">=60%") = 0); "Libre"; “”)

La función O, recibe un conjunto de argumentos que pueden ser verdaderos o falsos, y devuelve
verdadero en caso de que uno o mas de los argumentos sea verdadero cualquiera de ellos.

2) Anidando funciones SI:

=SI(L2 >= 3; "Libre"; SI(CONTAR.SI(H2:J2; ">=60%") = 0;"Libre";""))

Ninguna de estas forma es “mejor” que la otra, en lo personal considero que aprender a utilizar
las funciones lógicas O, Y, NO, XOR es importante porque facilita la generación condiciones
cuando estas son muy complejas.

Regla 3

Como las primeras reglas ya están cubiertas, en caso de que ellas no se cumplan, debemos
realizar la siguiente operatoria:

SI(CONTAR.SI(H10:J10; ">=80%") = 2;”Promoción”;"")

De esta forma la fórmula quedará:

=SI(O(L3 >= 3; CONTAR.SI(H3:J3; ">=60%") = 0); "Libre";

SI(CONTAR.SI(H2:J2; ">=80%") = 2;"Promoción";""))

Regla 4

La última regla es la más fácil de implementar, ya que si no está en ninguno de los dos
estados anteriores, debe necesariamente caer en el tercero, por lo tanto solamente debemos
agregar la palabra “Regular” en la última condición.

=SI(O(L3 >= 3; CONTAR.SI(H3:J3; ">=60%") = 0); "Libre";

SI(CONTAR.SI(H2:J2; ">=80%") = 2;”Promoción";"Regular"))

Finalmente copiamos la fórmula al resto de las celdas de la columna, seleccionando la

celda O2, haciendo clic sobre el cuadradito azul y arrastrando hasta el último alumno.
Parte 4
Ejemplo monedas con redondeo
Como segundo ejemplo, supongamos que queremos saber la cantidad de billetes o
monedas que mejor representan un monto, es decir, cuál es la menor cantidad de billetes/
monedas que necesito para representar un monto específico.

Para eso crearemos la siguiente tabla:

Moneda Cantidad Resto

Total:

1000

500

200

100

50

20

10

0,50

0,25

0,10

0,05

0,01

Ahora ingresamos las fórmulas, primero haremos una división, entre el total y el monto de
la moneda/billete. Dado que no podemos tener un billete y medio, vamos a utilizar una función
llamada ENTERO que nos devuelve la parte entera de un número, es decir que si ingresamos
ENTERO(1,234) el resultado mostrado será 1.
 Ahora necesitamos calcular el resto, es decir si ya utilicé un un billete de mil, cuánto
queda para los demás montos. La función para obtener el resto de una división entera se llama
RESIDUO.

Como el proceso debe repetirse para los billetes de 500, 200, 100, 50, etc. Lo que
haremos es copiar las fórmulas (recuerdan que las referencias se desplazan?). Para ello
seleccionamos las celdas correspondientes a las dos celdas que creamos y "arrastramos" hasta
el final de la tabla.
 Todo lo que tenemos que hacer ahora es escribir el monto al lado de donde dice total, y la
planilla nos devolverá la cantidad de dinero a utilizar:

En el ejemplo para 123,45 necesitamos: 0 de 500, 0 de 200, 1 de 100, 0 de 50, 1 de 20,

0 de 10, 3 de 1, 0 de 0,50, 1 de 0,25, 2 de 0,10 y ninguno de 0,05 y 0,01.

Controles
Las hojas de cálculo son muy fáciles para trabajarlas, pero esto implica que también es
muy fácil cometer errores, por ello se recomienda en la medida de lo posible generar algún tipo
de control.

En este caso deberíamos evaluar si el total es el que corresponde. Pueden hacer esto
multiplicando los elementos de la fila y sumando al final. Por suerte y como es MUY común hacer
este tipo de operación existe una función llamada SUMAPRODUCTO que recibe dos columnas
como argumentos y saca la cuenta por nosotros.

Seleccionar un intervalo/columna, es similar a la selección de una referencia, con la diferencia de

que necesitamos arrastrar el cursor por la selección.
Cuidado con el redondeo
Ahora... ¿qué pasa si en lugar de usar 123,45 usamos algún valor como 2621,41...?

¿Qué pasó con mi centavo? Por cuestiones que por suerte no vienen a este curso, pero
se corresponden con la norma IEEE 754 existen algunos errores en los cálculos llamados "errores
de redondeo" que pueden generar muy pequeñas diferencias cuando se utilizan números de
punto flotante (que son el análogo computacional a los números decimales).

¿O sea qué las planillas de cálculo no sirven para sacar cuentas? Bueno... no, en un
99.9999% de los casos estos errores de redondeo no afectan al uso corriente, y muchos cursos
incluso evitan hablar de ellos. Pero siempre es importante saber que existen, en particular si
pretendemos que nuestros resultados sean exactamente iguales.

¿Por qué? porque hay una diferencia entre el valor real de un número y el valor mostrado,
por ejemplo, en este caso la planilla muestra los valores con 2 decimales.

Pero el valor real es:

 La solución más conveniente cuando realmente no podemos ignorar estos pequeños
errores es simplemente redondear el número a 2 decimales. La función que utilizaremos para este
fin es llamada TRUNCAR que recibe como primer argumento el número y como segundo
argumento la cantidad de decimales:

¡Y ahora si! nuestros errores de redondeo fueron “resueltos”. Es imprescindible notar que
el análisis de los errores de redondeo en algunos casos es muy complejo, al punto que existe
una especialidad de la ingeniería llamada Métodos Numéricos Computacionales que se encarga
específicamente de tratar los errores que ocurren al utilizar una computadora para sacar cuentas
(no solo las hojas de cálculo). Pero eso por suerte es otra historia...
Formato de Celda
Por formato de celda nos referimos al formato estático que le damos a nuestras celdas, es
decir, es un formato que no cambia en función de los valores. Nos permite agregar colores,
tipografías y tamaños, entre otras.

Debemos intentar asegurarnos que los formatos de nuestras celdas sean simples y
limpios. De esa forma evitaremos posibles complicaciones a la hora de la visualización de los
datos.

Para explicar formato trabajaremos sobre la lista de alumnos que completamos en el

módulo anterior.

Comenzaremos insertando una fila por encima de nuestra tabla, para eso hacemos click
derecho sobre el nombre de la fila 1 y seleccionaremos “Insertar una encima”.

Comencemos por el título nombre, necesitamos unir las primeras dos celdas de la
columna A, para ello seleccionamos las celdas

Y hacemos click en el ícono de combinar celdas

Ahora podemos centrar el contenido verticalmente utilizando el ícono de alineación vertical.

Y horizontalmente con el ícono de alineación horizontal.

 Sobre la celda B1 escribiremos el título asistencias, y seleccionaremos todas las celdas
que están sobre las fechas y seleccionaremos la combinación de celdas. Haremos lo mismo con
los exámenes. Finalmente haremos que todas los títulos queden en Negrita, de manera que sean
más visibles.

Formato condicional
El formato condicional se refiere a condiciones de formato específicas que tienen las
celdas en función de los valores que contienen. Para poder sacar el máximo provecho al formato
condicional debemos intentar siempre que nuestras tablas sean lo más limpias posibles, es
decir que no haya colores en las tablas.

Ahora que tenemos nuestra tabla con todas las fórmulas correspondientes podemos
utilizar las funciones de formato condicional para colorear en verde a aquellos alumnos que, se
encuentren en condición de promoción y en rojo a aquellos alumnos que se encuentren en
condición de libre.

Para ello seleccionaremos el espacio que contiene los datos de los alumnos

Iremos al menú Formato y seleccionaremos la opción Formato Condicional, lo que

hará que se abra un recuadro en el lado derecho de la pantalla.
Seleccionaremos “Dar formato a celdas si…” y elegiremos la opción “la fórmula
personalizada es”

Y en el campo de texto que aparece abajo escribiremos: =O3=”Libre” ahora si queremos que
se pinte de color toda la fila en lugar de solo algunas celdas, colocaremos un signo pesos
adelante de la O. y finalmente podemos elegir el formato que queremos aplicar.

Los formatos condicionales son muy importantes, porque nos permiten visualizar datos
rápidamente.

Quedan invitados a explorar más sobre los formatos condicionales y todas sus condiciones.

Ahora haremos click en “Añadir otra regla” y repetiremos el procedimiento para los
Promocionados.
Filtros
Vamos a ver una funcionalidad muy interesante de las hojas de cálculo, llamada filtros.
Estos filtros permiten mostrar solo aquellas filas que cumplen con alguna condición sin necesidad
de modificar los datos. Para ver los filtros volveremos momentáneamente a la tabla que usamos
para nuestro control de alumnos.

Supongamos que queremos saber cuales de nuestros alumnos aprobaron los exámenes.
Lo primero que hacemos es seleccionar el intervalo que tiene las condiciones:

Ahora seleccionamos la opción crear nuevo filtro de la barra de herramientas.

Vemos que la columna ahora tiene un ícono adicional

Si hacemos click sobre el ícono nuevo se despliega el siguiente menu.

Los valores que aparecen al final son aquellos que existen entre todas las celdas del
intervalo. Si destildamos “desaprobado” vemos que la lista contiene solamente aquellos
elementos que tienen “aprobado”
Ejemplo control de stock
En este ejemplo, aprenderemos sobre la utilización de múltiples tablas y generación
gráficos.

Supongamos que vamos a administrar un local, que tiene entradas y salidas de bienes.
Para ello utilizaremos dos tablas una en la que cargaremos entradas y salidas y la otra que tendrá
la lista específica del stock.

En la barra de hojas en la parte inferior cambiaremos el nombre de la “Hoja 1” haciendo

click derecho y seleccionando “Cambiar Nombre”. Utilizaremos el nombre “Remito”.

A continuación haremos click sobre el ícono de “Añadir Hoja”.

Cambiaremos el nombre a “Stock” y repetiremos el proceso para generar la tabla de “Productos”.

Comenzaremos por la tabla de “Productos”, para ello haremos click sobre la palabra Productos y
veremos que quede seleccionada.

Escribiremos tres títulos

Código Producto Valor Unitario

Y completaremos con algunos valores de ejemplo.

1 Lapiz $10,00
2 Borrador $8,00
3 Hojas $87,00
4 Compás $22,00
5 Regla $15,00
6 Lapicera $14,00
7 Transportador $35,00
8 Cuaderno $48,00
9 Escuadra $54,00
10 Carpeta $72,00

El código suele ser numérico, y se presenta en la mayoría de los productos en forma de

un código de barras. Si consiguen un lector de código de barras comercial, este es muy fácil de
integrar, ya que tiene la particularidad de que emula un teclado, es decir, que si seleccionamos la
celda y leemos el código el lector escribe automágicamente el código (no hacen falta más
configuraciones).
Tabla de stock
En la tabla de stock ingresamos todas las transacciones. Para ello generamos los
siguientes títulos

En código ingresamos el código de producto. El concepto se completará por medio de

una fórmula, la cantidad la ingresamos manualmente y la fecha lo completamos al finalizar el día.

Para generar la fórmula de concepto, utilizaremos la función BUSCAR, el primer

argumento es el valor del código, el segundo es la fila donde se encuentran los valores a buscar,
y el último donde se encuentran los valores a mostrar. La función debería quedar:
=BUSCAR(B2;Productos!A:A;Productos!B:B)

Como el código “vacío” no existe muestra el código de error #N/A que significa que no
fue encontrado. Si queremos evitar el mensaje, podemos utilizar la función SI.ERROR que recibe
como primer argumento la fórmula, y como segundo argumento que hacer en caso de error. La
fórmula debería de quedar: =SI.ERROR(BUSCAR(B2;Productos!A:A;Productos!B:B);”")
Ahora seleccionamos la celda y la arrastramos hasta el final de la hoja.

Podemos probar ahora qué sucede cada vez que ingresamos códigos en la columna B. A modo
de prueba cargaremos algunos valores en el stock.

Fecha Código Concepto Cantidad

20/1/2020 1 Producto 1 10
20/1/2020 2 Producto 2 5
20/1/2020 3 Producto 3 4
20/1/2020 2 Producto 2 1
20/1/2020 1 Producto 1 54
20/1/2020 2 Producto 2 22
20/1/2020 1 Producto 1 14
20/1/2020 5 Producto 5 1
20/1/2020 3 Producto 3 1
20/1/2020 6 Producto 6 4
20/1/2020 8 Producto 8 78
 20/1/2020 8 Producto 8 2
20/1/2020 2 Producto 2 9
20/1/2020 6 Producto 6 3
20/1/2020 5 Producto 5 6
20/1/2020 2 Producto 2 -5
20/1/2020 1 Producto 1 -3
20/1/2020 2 Producto 2 -31

Volveremos por un momento a la tabla de productos y agregaremos una columna que se

llame “Cantidad Total”.

Esta columna mostrará los valores totales en función de los datos cargados en la tabla de
stock. Para ello necesitamos que la fórmula busque todas las filas que tienen el mismo código y
sume los totales.

Para ello utilizaremos la función SUMAR.SI, en la que agregaremos un tercer argumento.

En el primero utilizaremos la columna de códigos de la tabla de Stock, en el segundo el valor
que queremos buscar, en este caso la celda A2, y finalmente la columna Cantidad de la tabla de
Stock (que es la que contiene los valores que queremos sumar)

=SUMAR.SI(Stock!B:B;A2;Stock!D:D)

Ahora, seleccionamos la celda y copiamos hasta el final de la tabla, debería quedar:

¡Listo! Volvamos por un momento a la tabla de Stock ¿cómo ponemos la fecha? Para
ello utilizamos la función FECHA, esta recibe tres argumentos, el año, el mes y el día.
=FECHA(2020;1;20)

Podríamos ingresar la fecha directamente pero, siempre nos conviene utilizar el tipo de
datos apropiado ya que después facilita la creación de gráficos, y permite hacer operaciones
sobre las fechas.
Ver la lista de funciones que aparece para fechas:
Marcar extracciones
Aprovechando el formato condicional que ya hemos aprendido, podemos colorear
automáticamente las filas que representan extracciones.

Para ello vamos a seleccionar toda la tabla haciendo clic sobre el rectángulo que se encuentra
entre los nombres de las columnas y los números de fila.

Y en la fórmula personalizada colocamos =$D1<0

El resultado final queda:

Remitos
Uno de los usos comunes de las hojas de cálculo es utilizar los controles de Stock para poder
evaluar cuánto debemos cobrar a nuestros clientes, para ello utilizaremos la tabla de Remitos

Generamos cuatro columnas

Las filas de Concepto y Valor Unitario se completarán automáticamente al ingresar

el código, para ello utilizaremos la misma fórmula que usamos en el stock para obtener el nombre
del producto.

=SI.ERROR(BUSCAR(A2;Productos!A:A;Productos!B:B);"")

Y una muy similar para los valores unitarios:

=SI.ERROR(BUSCAR(A2;Productos!A:A;Productos!C:C);"")

Ahora copiamos las fórmulas seleccionado la primera y arrastrando el cuadrito azul.

Finalmente agregaremos una celda de “Total” para la cuál usaremos la función

SUMAPRODUCTO que vimos anteriormente, en la que seleccionaremos la columna completa.

Daremos un poco de formato a nuestras tablas, buscaremos todas las columnas que
representan dinero y utilizaremos el formato de moneda.

Es importante notar que esto no actualiza la tabla de stock, así como en cualquier negocio, la
facturación y el stock son elementos separados. Pero podemos trasladar los datos simplemente
copiando y pegando los códigos y las cantidades (pero con valor negativo).
Gráficos
Para completar un poco nuestras tablas agregaremos un gráfico que nos muestre la cantidad de
nuestro stock.

Para ello nos dirigimos a la tabla de Productos, y seleccionamos dos intervalos, primero el de
los nombres de los productos, es decir la columna B.

Y además el de las cantidades totales. Para seleccionar dos intervalos necesitamos presionar la
tecla Ctrl y mantenerla presionada mientras seleccionamos el segundo intervalo Que en este
caso es la columna D.
Finalmente soltamos la tecla Ctrl y hacemos click sobre el menú “Insertar”->”Gráfico”

Si usamos los tipos de datos apropiados el sistema va a mostrar los gráficos que son más
apropiados para esos tipos.

Seleccionamos el diagrama de columna, y terminamos!

¿Cómo compartir nuestros archivos?
Tenemos varias formas de compartir archivos, uno que es descargarlo a nuestro equipo, en cuyo
caso si se modifica el original los archivos permanecen iguales.

Para ello podemos ir al menú de “Archivo” y seleccionar la opción “Descargar”, se deplegará

una lista con diferentes opciones de formatos, entre ellas:

• ODS: El formato de archivo de LibreOffice

• XLS/XLSX: El formato de archivo de Microsoft Excel
• PDF: Es un formato que de solo lectura que por lo general se ve bien en todos los equipos
• CSV/TSV: Son los formatos de datos que suelen pedir las entidades financieras. Es importante
notar que CSV y TSV no guardan ningún tipo de formato (de celda, condicional, bordes de
tablas, ancho de columnas, etc) solamente guardan el contenido.

La otra forma es utilizando el botón de compartir

Que nos permite compartir las tablas de manera tal que se actualizan los cambios en tiempo real.
La función de Compartir que vamos a mostrar es específica de las hojas de cálculo de Google,
pero otros software como Apple Numbers o Microsoft Office tienen opciones similares.

Tenemos dos formas de compartir las tablas, una es mediante un enlace público, en la cual todas
las personas que tengan el enlace pueden acceder a la tabla para verla (solo verla).
Otra alternativa es compartir el documento a personas que también tienen una cuenta en Google,
que nos permite decidir si las personas pueden ver, comentar o editar nuestra planilla.
Plantillas
Existen un conjunto de plantillas predeterminadas que pueden usarse, las plantillas son
hojas de cálculo hechas por un tercero que ya contienen algunos formatos y fórmulas hechas para
un propósito específico.

Estas son hojas de cálculo convencionales y pueden ser usadas y modificadas con los
contenidos que vimos en este curso.