Contenido

Lección 1........................................................................................................................................ 2
Usar formatos de celda personalizados ............................................................................... 2
Aplicar formatos de número personalizados .................................................................. 2
Aplicar formatos de contabilidad personalizados .......................................................... 4
Aplicar formatos de fecha y hora personalizados .......................................................... 4
Usar formato condicional ...................................................................................................... 6
Aplicar formato condicional avanzado ............................................................................ 6
Gestionar reglas de formato condicional ........................................................................ 8
Aplicar formato condicional usando fórmula ................................................................. 9
Usar formatos internacionales ............................................................................................ 11
Aplicar formatos internacionales de moneda y número ............................................. 11
Insertar símbolos de moneda internacional .................................................................. 12
Aplicar formatos personalizados e internacionales de fecha y hora ......................... 13
Configurar el idioma de edición y visualización ........................................................... 14
Comprender las fuentes +Cuerpo y +Título ..................................................................... 16

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Lección 1

Usar formatos de celda personalizados

Aplicar formato a celdas es una actividad crucial ya que las hojas de cálculo a menudo contienen
grandes volúmenes de información numérica. Los usuarios pueden absorber la información mucho
más rápido cuando la hoja de cálculo es visualmente legible usando una variedad de fuentes,
colores y tamaños. La relevancia y las exactitud del contenido es una necesidad absoluta para las
hojas de cálculo, pero una presentación pobre desalienta a los usuarios de prestar atención.
Excel proporciona una buena variedad de formatos de presentación para los números, las fechas,
las horas y los caracteres de texto. Se puede acceder a las opciones más frecuentemente utilizadas
desde la cinta de opciones.
En algunos casos, es probable que necesite usar formatos especiales que no se encuentran en
estas categorías de formatos de celda usados con frecuencia. Por ejemplo, puede necesitar
formato especial para datos como fechas, números de partes, números telefónicos y monedas
(como lo haría en varios países europeos y asiáticos).

Aplicar formatos de número personalizados

Objetivo 2.2.1
El cuadro de diálogo Formato de celdas incluye varios formatos predefinidos en la categoría
Personalizada.

También puede crear su propio formato de número personalizado usando la siguiente

especificación:
formato de número positivo; formato de número negativo; formato de cero; formato de texto
Observe que este formato tiene cuatro secciones separadas por puntos y coma. Un formato
personalizado no requiere las cuatros secciones; puede tener tan poco como una sección. Si
especifica sólo la primera sección, Excel usará este mismo formato para todos los números
(positivo, negativo, y cero). Si especifica sólo las primeras dos secciones, Excel usará el número
positivo para los valores cero así como para los valores positivos y el formato en la segunda sección
para los números negativos.

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 Puede especificar cada formato numérico usando una secuencia de símbolos para indicar la
posición y el tipo de cada uno de los dígitos numéricos que se mostrarán. Algunos símbolos que
pueden ser utilizados en un formato personalizado son:
# Muestra un dígito, pero no muestra nada para los ceros iniciales y finales.
0 Muestra un dígito, incluso si es un cero inicial o final.
? Muestra un dígito y remplaza los ceros finales con un espacio en blanco para que
múltiples celdas con este formar se alineen por el punto decimal.
, (coma) Separa un número en miles y escala un número por un múltiplo de mil. En algunos
países el punto (.) se utiliza como separador de miles.
. (punto) Por lo general se usa como un punto decimal. En algunos países la coma se usa
como punto decimal.
_ (guion bajo) Agrega un espacio en blanco que es el ancho del carácter que sigue al guion bajo
en el formato personalizado. Por ejemplo, el formato #,##0.00_- tiene _- al final,
lo que significa que deja un espacio que es del ancho del signo menos. Este
formato se usa para el componente de número positivo del formato Estilo de
moneda para asegurarse de que los números esté alineado por el punto decimal,
sin embargo permite que los corchetes tengan números negativos.
color Aplica negro, azul, cian, verde, magenta, rojo, blanco o amarillo.
expresión Especifica una condición simple cuando se aplica este formato. Por ejemplo, el
condicional formato [Verde][>1000]#,##0 muestra el número en un celda en verse sólo si
es mayor que 1,000. No obstante, ya que la función de formato condicional en la
cinta de opciones es más flexible y ponderosa que esta función, debería usar la
función de la cinta de opciones más a menudo.
“texto” Las comillas dobles le indican a Excel insertar el texto especificado en el valor
mostrado. Por ejemplo, el formato"$"#,##0.00" DR” coloca el carácter $ del lado
izquierdo y un DR en el lado derecho del número mostrado.
* “carácter” El símbolo “*” le indica a Excel rellenar el resto de la celda con el carácter
especificado.

Ejemplos
Valor Formato Valor mostrado
98765.4 #.### 98765.4
98765.4 0.000 98765.400
98765.4 ?.??? 98765.4 (con dos espacios en blanco al final)
98765.4 [Azul]#,##0.00_);[Rojo](#,##0.00) 98,765.40 (color azul)
-98765.4 [Azul]#,##0.00_);[Rojo](#,##0.00) (98,765.40) (color rojo)
36000 #,##0 36,000
36000 #, 36
36000000 #,, 36
36000000 #,###, 36,000
36 0000 0036
123456.78 “Cdn” $#,##0.00 Cdn $123,456.78
123456789 “Parte #” 000-00-0000 Parte # 123-45-6789
456.78 0.00 “cm” 456.78 cm
456.78 *$0.00 $$$$$456.78 ($ se repite según corresponda para
rellenar el espacio a la izquierda)
La cuarta sección (formato de texto) de la especificación de formato personalizado aplica sólo si la
celda contiene un hilo de texto en vez de un números. También pude mostrar hilos de texto dentro
de las celdas que contienen valores numéricos.
Puede eliminar formatos de celda personalizados que ya no necesita o ha creado por error. Sin
embargo, no puede eliminar cualquiera de los formatos de celda integrados.

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Aplicar formatos de contabilidad personalizados
Objetivo 2.2.1
Se pretende que el formato
Contabilidad se use con número que
representan dinero o monedas. La lista
Símbolo en el cuadro de diálogo
Formato de celdas le permite
seleccionar de entre varios símbolos
de moneda usados alrededor del
mundo.
Puede crear formatos de contabilidad
personalizados al combinar el símbolo
de moneda con el formato de número
personalizado descrito previamente.

Aplicar formatos de fecha y hora personalizados

Objetivo 2.2.17
Hay muchas más formas de aplicar formato a los valores de fecha y hora de las que puede esperar.
Excel proporciona la flexibilidad de adaptarse a casi todas las circunstancias.

Los varios códigos que se pueden usar en un formato de fecha y hora personalizado son:
d, dd, ddd, dddd Muestra el día del mes. La versión “d” muestra los días como 1 a 31; “dd” muestra 01
a 31 (siempre dos dígitos); “ddd” muestra “sab” a “dom”; y “dddd” muestra “sábado”
a “domingo”.

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m, mm, mmm, Muestra el mes del año. La “m” muestra 1 a 12; “mm” muestra 01 a 12; “mmm” muestra
mmmm, mmmmm “ene” a “dic”; “mmmm” muestra “enero” a “diciembre”; y “mmmmm” muestras “E” a
“D” (primera letra del nombre del mes).
aa, aaaa Muestra el valor del año. Las letras “aa” muestran 00 a 99; “aaaa” muestra el valor
completo combinado del siglo y el año.
h, hh Muestra el valor de la hora. La “h” muestra 0 a 23; “hh” muestra 00 a 23.
m, mm Muestra el valor de los minutos dentro del contexto de un valor de hora. La “m”
muestra 0 a 59; “mm” muestra 00 a 59.
s, ss Muestra el valor de los segundos. La “s” muestra 0 a 59; “ss” muestra 00 a 59.
AM/PM, am/pm, Muestra la hora usando el formato de 12 horas (el valor de la hora es 0 a 11). El
a/p formato “AM/PM” muestra “AM” o “PM” en mayúsculas; “am/pm” muestra la hora n
minúscula; “a/p” muestra sólo el primer carácter “am” y “pm.” Si este símbolo está
ausente, la hora se muestra usando el formato de 24 horas (el valor de la hora es 0 a
23).

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Usar formato condicional
Aplicar formato condicional avanzado
Objetivo 2.3.1
Puede usar el formato condicional para cambiar la apariencia de una celda, dependiendo en el
valor de esa celda. El formato de celda cambiará automáticamente cuando el valor de la celda
cambie, desencadenando una regla de formato condicional diferente. Esto le ahorra tiempo y
elimina los errores de tener que hacer los cambios manualmente.

El curso de Excel cubrió el tema de usar la cinta de opciones para crear formatos condicionales. El
método de la cinta de opciones es fácil de usar y le permite crear los formatos condicionales
usados con mayor frecuencia. Tras bambalinas, el método de la cinta de opciones crea reglas de
formato condicional. También puede crear estas reglas directamente usando el cuadro de diálogo
Nueva regla de formato. Haga clic en Nueva regla o en Más reglas en uno de los menús
desplegables de Formato condicional para abrir el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.
El cuadro de diálogo Nueva regla de formato tiene los siguientes tipos de regla disponibles.

Aplicar formato a La aplicación principal de esta regla es presentar indicadores que muestran cómo los
todas las celdas valores en un rango de celdas se relacionan entre sí. Por ejemplo, es recomendable
según sus valores que los valores mayores se muestren en rojo, mientras que las celdas con los valores
menores se muestren en azul. Excel escogerá los colores de degradado entre el rojo y
el azul para todas las demás celdas con los valores de datos entre los dos extremo.
Puede escoger uno de cuatro tipos principales de indicadores: Escala de 2 colores,
Escala de 3 colores, Barra de datos, o Conjunto de iconos. Además puede elegir de
entre varios tipos de iconos para el conjunto de iconos.

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Aplicar formato Es la regla usada con mayor frecuencia; ofrece una gran variedad de operadores para
únicamente a las seleccionar las celda a resaltar, tales como entre, mayor que, e igual que. Todas las
celdas que celdas que cumplen con esa regla serán resaltas con el mismo formato.
contengan

Aplicar formato Aplica un formato específico a las celdas con los valores mayores y menores o
únicamente a los percentiles en un rango de celdas. Por ejemplo, puede usar esta regla para identificar
valores con rango el 10% de los alumnos con las puntuaciones más altas en un curso.
inferior o superior

Aplicar formato Aplica un formato específico a las celdas que están por encima o debajo del promedio
únicamente a los de un rango de celdas. Excel le permite elegir de entre el promedio o varios grados de
valores que estén desviación estándar del promedio.
por encima o por
debajo del
promedio

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 Aplicar formato Identifica todas las celdas dentro de un rango con valores duplicados o únicos.
únicamente a los
valores únicos o
duplicados

Utilice una Introduce una fórmula que evalúa como VERDADERO o FALSO para habilitar el formato
fórmula que condicional para las celdas dentro del rango. Esta fórmula puede hacer referencias a
determine las otra celda en la misma hoja de cálculo, pero no otra hoja de cálculo o libro.
celdas para aplicar
formato

Una celda puede tener tanto un formato manual así como un formato condicional aplicados a ella.
Si una celda no está afectada por un formato condicional, la celda usará el formato manual.
Las opciones de formato incluyen sólo los estilos de fuente (regular, negrita, cursiva o negrita y
cursiva), colores de fuente, bordes y patrones de relleno de fondo. No puede elegir diferente
nombres de fuente o tamaños de fuente en un formato condicional.

Gestionar reglas de formato condicional

Objetivo 2.3.3

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 Todas las reglas de formato condicional para una hoja de cálculo se muestran en la ventana
Administrador de reglas. Para acceder a la ventana Administrador de reglas, haga clic en
Administrar reglas en uno de los menús desplegables. Puede usar el Administrador de reglar para
crear nuevas reglas, modificar las existentes y eliminar reglas que ya no se necesitan.
Puede aplicar múltiples formatos condicionales a un rango de celda al mismo tiempo. Por ejemplo,
una regla puede ser mostrar cierto color si el valor es menor que 3,000 y 10,000; y una tercera
regla si el valor es mayor que 10,000. En esta situación, no hay contradicciones entre las reglas y
una de ellas estará en vigor en cualquier momento.
Suponga en cambio que una regla está en vigor cuando el valor es menor que 10,000 y otra regla
está en vigor cuando el valor es mayor que 3,000. En este caso, las dos reglas superponen. Por lo
general, la regla enlistada como superior a la otra en el Administrador de reglas anulará a la otra.
A esto se le conoce como regla de precedencia. No obstante, ambas estarán en vigor si no hay
contradicciones, por ejemplo, cuando una regla especifica mostrar un conjunto de iconos y la otra
especifica mostrar un color de relleno de fondo.
En el ejemplo de a
derecha, las dos reglas
superiores se
contradicen entre sí ya
que ambas establecen
formatos de relleno de
fondo. Debido a que la
regla en la parte
superior toma
precedencia, todas las
celdas con un valor
mayor que 3,000 tienen
un fondo anaranjado.
Las celdas restantes
tienen un fondo verde
porque cumplen con la
segunda condición de
menor que 10,000.
La tercera regla se aplica a todas las celdas porque un formato de conjunto de iconos no contradice
al relleno de fondo.
Las reglas de la ventana Administrador de reglas se aplican en orden inverso cuando se agregan,
esto es, la última regla agregada siempre se coloca en la parte superior de la lista y toma
precedencia sobre cualquier regla bajo ella. Se puede cambiar la secuencia de estas regla,
simplemente seleccione una regla y haga clic en Subir o Bajar.
Tenga en cuenta que también puede aplicar formato manual a una celda usando el cuadro de
diálogo Formato de celdas o cambiando las configuraciones de formato directamente en la cinta
opciones. Si la celda también tiene un formato condicional, entonces el formato condicional
siempre tomará precedencia sobre el formato manual.

Aplicar formato condicional usando fórmula

Objetivo 2.3.2
Si las reglas de formato condicional predefinidas no pueden proporcionarle lo que está buscando,
también puede crear una personalizada usando una fórmula.
En el siguiente ejemplo, la fórmula =A$1=$B$19 se usa para un nuevo formato condicional en el
rango de celdas A1:M17.

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 Hay dos reglas importantes que hay recordar sobre esta fórmula:
• La fórmula debe resultar en un valor VERDADERO o FALSO.
• Si la fórmula contiene cualquier referencia de celda, se debe de introducir la fórmula en la
celda de la esquina superior izquierda del rango seleccionado. En el ejemplo anterior, la celda
de la esquina superior izquierda para este rango de celda que recibe el formato condicional
es la celda A1. Por tanto, la fórmula de celda =A$1=$B$19 se evalúa para esa celda. Sin
embargo, si el rango de celda seleccionado para el formato condicional es B2:M14, la fórmula
equivalente debe ser =B$2=$B$19.
Tenga en cuenta que si la fórmula contiene referencias de celda, estas referencias pueden ser relativas,
absolutas o combinadas. Para todas las demás celdas en el rango de celdas en las que aplican las regla
de formato condicional, Excel ajustará automáticamente las referencias relativas y combinadas. Las
referencias de celda absolutas y la parte absoluta de las referencias de celda combinadas no cambiarán
de celda a celda. Usando el ejemplo anterior de nuevo, en la celda C1 la fórmula se ajustará
a =C$1=$B$19, pero para la celda C2 la fórmula también será =C$1=$B$19. Tanto para las celdas C1
y C2, la fórmula evalúa en VERDADERO y por tanto, el formato condicional se activará para estas celdas.

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Usar formatos internacionales
Objetivo 1.3.1
Algunos tipos de datos se muestran de forma diferente dependiendo del país en el que se
representen. Algunos ejemplos incluyen la moneda (o el dinero), fechas, y medidas tales como
temperatura y peso. Algunos de estos datos dependientes del país se pueden identificar usando
texto ordinario tal como kg para kilogramos o C para Celsius. Excel tiene capacidades especiales
para gestionar los requisitos de formato único para los valores de moneda y fecha.

Aplicar formatos internacionales de moneda y número

Objetivo1.3.1
La mayoría de los países europeos en la Unión Europea (UE) usan el símbolo € para identificar el
euro como su moneda reconocida. Australia, Canadá, EE. UU., México y varios otros países usan el
símbolo $ para identificar el dólar o el peso como su moneda.
El formato de moneda está establecido para todo el software en su computadora por medio de
las Configuraciones regionales del Panel de control. Windows entonces determina el símbolo de
moneda correcto a usar con la región del mundo seleccionada. Además, puede elegir de entre una
lista larga de símbolos de monedas para otros países en su hoja de cálculo. La lista Símbolo en la
categoría Moneda del cuadro de diálogo Formato de celdas proporciona esta lista. Excel se
asegura de que la posición del símbolo sea correcta cuando muestra los valores de moneda.
La mayoría de los países angloparlantes usan el punto (“.”) como el punto decimal para los
números, y la coma (“,”) para separar grupos de miles. La mayoría de los países europeos; por
ejemplo, Francia e Italia utilizan la coma como el punto decimal y el punto o espacio como el
separador de miles.
País Ejemplo
Estados Unidos 1,234,567.89
Canadá 1,234,567.89
Reino Unido 1,234,567.89
Francia 1 234 567,89
Alemania 1.234.567,89 o 1 234 567,89
Con las Configuraciones regionales del Panel de control configuradas en cualquier país, Excel usará
el formato de moneda correcto para ese país.
También puede anular las configuraciones de formato de moneda predeterminadas usando la lista
de opciones Símbolos en el cuadro de diálogo Formato de celdas.

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Insertar símbolos de moneda internacional
Objetivo 1.3.1
También puede insertar manualmente el símbolo para varias de las monedas internacionales más
comunes como un carácter de texto individual. Puede encontrar estos símbolos en la pestaña
Insertar, en el grupo Símbolos, bajo Símbolo. Los símbolos de moneda están enlistados bajo los
subconjuntos Latín-1 adicional o Símbolos de moneda.

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Aplicar formatos personalizados e internacionales de fecha
y hora
Objetivo 1.3.1
Al igual que los formatos de moneda, también puede seleccionar de entre diferentes formatos de
fecha. Para anular las Configuraciones regionales de formato de fecha, puede cambiar la
configuración Región (ubicación) en el cuadro de diálogo Formato de celdas para un rango de
celdas.

Además, puede personalizar el valor de fecha a cualquier formato de su elección.

Los varios códigos que pueden utilizarse en un formato de fecha y hora personalizado son los
mismos que los descritos en la sección Aplicar formatos de fecha y hora personalizados.

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Configurar el idioma de edición y visualización
Objetivo 1.3.1
Puede cambiar el idioma de edición y visualización en Excel. El idioma de edición consiste en la
disposición del teclado y de las herramientas de revisión (estas incluyen funciones específicas de
idioma tal como diccionarios para la ortografía y revisión gramatical, y botones de dirección de
párrafo). El idioma de visualización afecta el idioma usado en los menús, en la información de las
herramientas y en el sistema Ayuda.
Para acceder a las opciones de idioma, haga clic en Archivo, haga clic en Opciones para abrir el
cuadro de diálogo Opciones de Excel, y luego haga clic en la pestaña Idioma.

Los idiomas de edición actualmente disponibles aparecen en el cuadro de lista Idioma de edición
en la sección Idiomas para mostrar de Office. Seleccione un idioma y haga clic en Aceptar para
establecerlo como el idioma de edición. Para agregar un idioma de edición, haga clic en el botón
Agregar un idioma, seleccione un idioma y luego haga clic en Agregar.

Una vez que agregue un idioma en el cuadro de lista Idioma de edición, es probable que necesite
habilitar el teclado y/o instalar las herramientas de revisión para el idioma.
Tenga en cuenta que también tiene la opción para eliminar el idioma seleccionado o seleccionarlo
como el idioma de edición predeterminados. Los idiomas de visualización y ayuda pueden ser
establecidos de forma independiente. Para agregar idiomas de visualización o ayuda, haga clic en
el vínculo Instalar idiomas para mostrar adicionales de Office.com en el cuadro de diálogo para

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abrir una página web en su navegador. Seleccione un idioma de la lista desplegable, luego haga
clic en el vínculo de descarga para la versión correcta del software (32-bit o 64-bit). Abra el archivo
descargado e instálelo. Reinicie Excel y abra la pestaña Idioma en el cuadro de diálogo Opciones
de Excel.
En la sección Idioma para mostrar de Office, seleccione el idioma que quiere usar en el cuadro de
lista Idioma de visualización. Seleccione el idioma que quiere usar en el cuadro de lista Idioma de
ayuda, Luego haga clic en Establecer como preferido. Haga clic en Aceptar y luego reinicie C Excel.

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Comprender las fuentes +Cuerpo y +Título
Objetivo 1.3.2
En la suite de Microsoft Office, las fuentes +Cuerpo y +Título son las que se ajustan
automáticamente cuando se selecciona un tema diferente. En Excel, la lista Fuente en la pestaña
Inicio y en la minibarra de herramientas identifica estas dos fuentes en las sección Fuentes de tema
con el nombre de la fuente seguido por (Cuerpo) o (Título). Esto también es verdadero para la lista
de fuente que se muestra en la pestaña Fuente del cuadro de diálogo Formato de celdas. Observe
que la pestaña Fuente del cuadro de diálogo Formato de celdas ofrece efectos como Tachado,
Superíndice y Subíndice, que no están disponibles en la cinta de opciones.

Sin embargo, si inserta un cuadro de texto gráfico o WordArt y hace clic derecho en el texto dentro
del objeto gráfico, el cuadro de diálogo Fuente muestra estas fuentes como +Cuerpo y +Título.

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Puede aplicar formato (estilo, tamaño, configuración de color, efectos, y así sucesivamente) a una
de estas fuentes genéricas al igual que lo puede hacer a u una fuente con nombre. Observe que
hay opciones de efecto adicionales (incluyendo Versalitas y Mayúsculas) disponibles para texto en
objetos gráficos.
Si aplica manualmente una fuente diferente a la de la fuente de cuerpo o título actual a una celda
o al texto en el objeto gráfico, la fuente y el tamaño permanecerán sin cambios si selecciona un
tema diferente para su libro.

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