GESTION DOCUMENTAL

MANUAL DE ARCHIVO Y MANEJO DOCUMENTAL
Dada la importancia del manejo y conservación de los documentos archivísticos, se

consigna en este manual las normas y procedimientos establecidos para el manejo
de la documentación producida en la ASOCIACION LIDERES INFANTILES
Este instructivo pretende cubrir todos los requerimientos mínimos tanto de
procedimientos como de técnicas para satisfacer las necesidades de poder
organizar de manera eficiente la información, consulta y conservación.
La legislación colombiana establece que los organismos están en el deber de
organizar y conservar los documentos que se generen en el ejercicio de sus
funciones.
Toda la documentación producida por la EAS forma parte de su patrimonio
documental y de su memoria institucional e histórica.
Cabe anotar que en la actualidad este proceso se esta priorizando y gestionando

de manera electrónica ya que hoy en día se generan muchos documentos y
comunicaciones de forma digital, y se reconocen como legales, es importante y
necesario conservar este capital documental en toda su integridad y autenticidad,
además la parte electrónica de los documentos ayuda a generar un impacto positivo
al medio ambiente pues minimiza la utilización del papel.
1. OBJETIVO:
Establecer la metodología para la creación, eliminación, modificación, retención y

disposición final de los documentos ya que el incremento del volumen documental
de la ASOCIACION ASOCIACION LIDERES INFANTILES hace necesaria la
normalización de la gestión de la documentación administrativa, así como la
aplicación de criterios de calidad y eficacia en la organización y acceso a la misma.
2. Objetivos específicos:
 Unificar la elaboración, envío, recepción y distribución de la

correspondencia interna y externa, con absoluta responsabilidad y
confiabilidad basándonos en un control permanente.
 Agilizar el tramite y control en a la respuesta oportuna a cada
documento que se encuentre en espera de……
 Localizar y consultar en forma fácil y segura cualquier documento
que se encuentre en el archivo.
 Orientar, concientiza y responsabilizar a las Madres Comunitarias
de las diferentes UDS sobre la importancia de la adecuada
elaboración, tramite y conservación de los documentos.
 Aplicar normas sobre la conservación, localización, retención,
transferencia, duplicación, eliminación de documentos de acuerdo
con su importancia, utilización y consulta, conforme a las
disposiciones legales vigentes (ley 594 del 2000., ley general de
archivos y otras normas legales) y políticas de la EAS.
 Establecer a nivel institucional los procedimientos para el archivo
de los documentos de cada una de las UDS, para la transferencia
de documentos al archivo gestión y el archivo central para la
eliminación de documentos según las tablas de retención
documental.
3. MARCO LEGAL
La actividad documental esta regida bajo las siguientes normas legales:
Ley 594 del 2000: por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan
otras disposiciones.
Acuerdo 049 del 2000. En la cual se desarrolla el artículo 7 “conservación de

documentos” del registro general de Archivos.
Acuerdo 042 del 2000: por el cual se establecen los criterios para la organización
de los archivos de gestión en las entidades publicas y privadas que cumplen
funciones públicas, se regula el inventario único documental y se desarrolla los
artículos 21, 22, 23 y 26 de la ley general de archivos
Acuerdo 006 del 2014: en la cual se dictan artículos 46, 47 y 48 del título
“conservación de documentos” de la ley 594 del 2000
Acuerdo 008 del 2014: por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los
requisitos para la prestación de los servicios de depósitos, custodia, organización,
reprografía y conservación de documentos de archivo y demás proceso de función
documental.
4. ALCANCE:
El presente procedimiento aplica a todas las Madres Comunitarias de la

ASOCIACION ASOCIACION LIDERES INFANTILES desde el momento en el que
se detecta la necesidad de acceder, crear, modificar, eliminar, retener, disponer y
divulgar a las partes interesadas un documento requerido para cualquier situación
o proceso.
5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD:
Es responsabilidad de la representante Legal y junta administrativa, cumplir y hacer

cumplir las actividades dispuestas en el presente procedimiento; la socialización y
el entendimiento de todas las partes interesadas. De igual modo cualquier
colaborador que realice el cambio (creación, modificación, eliminación, retención y
disposición final) de un documento debe ceñirse a las disposiciones establecidas en
este procedimiento.
4. DEFINICIONES
DOCUMENTO: Información soportada en cualquier medio.
DOCUMENTO DE ORIGEN EXTERNO: Documento que no es emitido por la

organización, pero que por su información impacta directamente la prestación del
servicio.
APROBACIÓN: Verificar que el contenido de los documentos o registros

corresponda con las políticas, objetivos, con los procesos de la EAS,
REVISIÓN: asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del tema objeto de

revisión.
INFORMACIÓN: Datos que poseen significado
MANUAL: Documento que especifica todo lo relacionado con los documentos.
REGISTRO: Documento que presenta resultados o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas. "
COPIA CONTROLADA: Copias de documentos cuya distribución se encuentra

autorizada y es válida
COPIA NO CONTROLADA: Copias de documentos cuya distribución NO se

encuentra autorizada y NO es válida
TIEMPO DE CONSERVACIÓN: Tiempo que un registro permanece en el área para

consulta antes de su disposición. Se puede establecer con base en las necesidades
propias del proceso o en requisitos contractuales.
DISPOSICIÓN GENERAL: Mecanismo de control o directriz orientada a garantizar

el cumplimiento de una actividad y la consecución de un objetivo.
FORMATO: Documento diseñado para registrar información en él.
ALMACENAMIENTO: Lugar donde se conservan los registros. Para la

organización, los registros se almacenan en: sistemas de información, bases de
datos, archivadores, fólder y carpetas que los protegen de daño ambiental.
TIEMPO DE RETENCIÓN: Es el tiempo que el registro permanece en el área para

consulta antes de su disposición.
6. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Clasificación + ordenación + descripción = ORGANIZACIÓN

Clasificación:
Consiste en dar una distribución intelectual y jerarquía a los documentos,
agrupándolos en grandes conjuntos.
Categorías administrativas.
Fondo: comprende la entidad o empresa prestadora de cualquier tipo de servicio.

Sección: es una unidad administrativa principal que corresponde a la entidad
Subsección: dependencia que se deriva de la sección.
Unidades documentales: proceso de identificación y caracterización documental,
puede ser simple constituida por un solo documento o compleja cuando varios
documentos forman un expediente.
Unidades documentales simples: una sola tipología como decretos, acuerdos,
actas, asambleas, comités, resoluciones, acuerdos.
Unidades documentales complejas. Variedad de tipologías de documentos
relacionados formando un expediente como contratos, historias clínicas, procesos
judiciales, requerimientos, planes de mejora.
Ordenación:
En este proceso se realiza el reconocimiento y la organización de carpetas de todos

los tipos documentales concernientes a cada una de las series.
Ordenación alfabética se utiliza para los expedientes o documentos relativos o

personas y a entidades publicas y privadas, como correspondencia, expedientes
personales, entre otras, su desempeño puede ser secuencial o jerárquico.
Ordenación numérica se trata de adjuntar a cada expediente o documento un

número de manera consecutiva, el cual busca servir de elemento localizador, para
implementar este sistema debe elaborar una base de datos de las personas,
asuntos, entidades públicas y privadas, lugares, de tal manera que se tenga acceso
a su localización al momento de la búsqueda de los documentos.
Ordenación mixta se ordena la serie documental utilizando a la vez orden

alfabético y numérico.
Descripción:
Acciones que se realizan para la descripción documental son las siguientes:

- Análisis de información y extracción de contenido
- Diseño de instrumentos de recuperación como guías, inventarios, catálogos
e índices.
- Actualización permanente de instrumentos
7. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Los principios fundamentales son.
Principio de procedencia: conservación de los documentos dentro del fondo
documental al que naturalmente procede dependencia que los origino.
Principio de orden original: ordenación interna de un fondo documental manteniendo

la estructura que ha tenido durante el servicio activo. Primero documento que se
originó según el trámite.
8. CICLO VITAL DOCUMENTAL, FASES DE ARCHIVO
Son las etapas por las que atraviesa un documento desde su fabricación hasta su
destino final, por lo que debe pasar por tres etapas; archivo de gestión, archivo
central y archivo histórico.
Los de gestión y centrales son valores primarios es decir que pertenecen a
documentos de la parte administrativa, financiera, técnica, legal.
Y los históricos son de valores secundarios como documentos que hacen parte de
la historia de la EAS, documentos culturales, documentos científicos entre otros.
9. DISPOSICIONES GENERALES O MECANISMOS DE CONTROL
- La persona interesada en el cambio (creación, modificación, retención,

eliminación y disposición final) de un documento debe informar al
responsable a través de un correo electrónico, sobre el cambio específico
que desea realizar y las razones en las que se sustenta; el responsable
evaluará en conjunto con el líder del proceso la pertinencia del cambio
solicitado e informará al solicitante si la solicitud es aprobada o denegada,
mediante un correo electrónico de respuesta. En caso de que la solicitud sea
aprobada, el agrupado solicitante debe realizar el cambio del documento de
acuerdo con lo establecido Guía para la elaboración de documentos, enviar
el documento para revisión estructural al responsable, para que finalmente el
responsable de la aprobación, apruebe el Documento si se encuentra de
acuerdo a la estructura o lo devuelve a la persona que hizo el cambio para
que realice el ajuste respectivo.
- Los documentos aprobados serán divulgados y publicados, el responsable

dejara dichos documentos en medio magnético de acuerdo con el proceso y
agrupado al que pertenezcan y serán compartidos con las partes interesadas
según sea el caso.
- Los cambios realizados a los documentos deberán ser actualizados en el

listado maestro de documentos y registros por el responsable
- Los documentos que se manejan son: manuales, políticas, caracterización,
programas, planes, procedimientos, instructivos y formatos, entro otros que
se puedan implementar en el desarrollo de la prestación del servicio.
En el formato que se utiliza para la entrega de documentación, será utilizado para

entregarle a las Madres Comunitarias documentación necesaria como certificados,
carnet de cursos tomados, carnets de identificación del a EAS, carnets de la ARL,
entre otros.
Las copias obsoletas de los documentos reposarán en medio magnético a la que

tendrá acceso directo el responsable. Las copias duras de los documentos
obsoletos, en caso de que existan, se pueden utilizar como papel reciclable para
impresión, tachando la parte usada, o en su defecto pueden ser destruidas. Siempre
que alguna persona requiera consultar un documento obsoleto, deberá solicitarlo
por correo electrónico al responsable.
La divulgación de los documentos para las Madres Comunitarias se encuentre en

UDS, se debe realizar de forma presencial o virtual por parte del jefe inmediato o
del responsable.
10. DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO
 El responsable debe revisar anualmente la actualización, pertinencia y

actualización de los documentos de origen externo de la ASOCIACION
ASOCIACION LIDERES INFANTILES
 Las márgenes de los documentos se manejarán según las necesidades del
mismo.
 Siempre que alguna parte interesada (ente certificador, cliente o proveedor
entre otros) requiera algún documento de la ASOCIACION ASOCIACION
LIDERES INFANTILES , se debe solicitar ya sea por correo electrónico o por
escrito y argumentar el destino del documento, para que va a ser utilizado.
11. LIMPIEZA DE LA DOCUMENTACION
- Eliminación de material metálico: quitar todos los ganchos y soportes

metálicos, tratar de utilizar solo plásticos.
- Cuando la aumentación es recepcionada en cajas, cajones o recipientes
que guarden polvo esta limpieza debe realizarse con aspiradora y eliminar
el polvo desde la parte externa.
- Revisión y foliación; los documentos se enumeran consecutiva y
cronológicamente, con lápiz de mina negra, en la esquina superior derecha,
sin enmendaduras, los documentos como planos u otros que estén
doblados se enumeran como un solo folio, los que están en blanco no se
envían.
- Se deben utilizar guantes de nitrilo para le manejo de la documentación
evitando hongos y ácaros
- Tapabocas para evitar la transpiración de polvo que contengan los
documentos.
- Gorro para cubrir el cabello del polvo y los ácaros
- Bata para que la ropa no se manche y se contamine.
Aprobado: Representante legal FLRO ALBA DUEÑAS ALFONSO

Fecha: Febrero /2019
Observación de cambios:
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MANUAL DE ARCHIVO Y MANEJO DOCUMENTAL

Dada la importancia del manejo y conservación de los documentos archivísticos, se

Cabe anotar que en la actualidad este proceso se esta priorizando y gestionando

Establecer la metodología para la creación, eliminación, modificación, retención y

 Unificar la elaboración, envío, recepción y distribución de la

La actividad documental esta regida bajo las siguientes normas legales:

Acuerdo 049 del 2000. En la cual se desarrolla el artículo 7 “conservación de

El presente procedimiento aplica a todas las Madres Comunitarias de la

Es responsabilidad de la representante Legal y junta administrativa, cumplir y hacer

DOCUMENTO: Información soportada en cualquier medio.

DOCUMENTO DE ORIGEN EXTERNO: Documento que no es emitido por la

APROBACIÓN: Verificar que el contenido de los documentos o registros

REVISIÓN: asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del tema objeto de

INFORMACIÓN: Datos que poseen significado

MANUAL: Documento que especifica todo lo relacionado con los documentos.

REGISTRO: Documento que presenta resultados o proporciona evidencia de

COPIA CONTROLADA: Copias de documentos cuya distribución se encuentra

COPIA NO CONTROLADA: Copias de documentos cuya distribución NO se

TIEMPO DE CONSERVACIÓN: Tiempo que un registro permanece en el área para

DISPOSICIÓN GENERAL: Mecanismo de control o directriz orientada a garantizar

FORMATO: Documento diseñado para registrar información en él.

ALMACENAMIENTO: Lugar donde se conservan los registros. Para la

TIEMPO DE RETENCIÓN: Es el tiempo que el registro permanece en el área para

Clasificación + ordenación + descripción = ORGANIZACIÓN

Fondo: comprende la entidad o empresa prestadora de cualquier tipo de servicio.

En este proceso se realiza el reconocimiento y la organización de carpetas de todos

Ordenación alfabética se utiliza para los expedientes o documentos relativos o

Ordenación numérica se trata de adjuntar a cada expediente o documento un

Ordenación mixta se ordena la serie documental utilizando a la vez orden

Acciones que se realizan para la descripción documental son las siguientes:

7. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Principio de orden original: ordenación interna de un fondo documental manteniendo

8. CICLO VITAL DOCUMENTAL, FASES DE ARCHIVO

9. DISPOSICIONES GENERALES O MECANISMOS DE CONTROL

- La persona interesada en el cambio (creación, modificación, retención,

- Los documentos aprobados serán divulgados y publicados, el responsable

- Los cambios realizados a los documentos deberán ser actualizados en el

En el formato que se utiliza para la entrega de documentación, será utilizado para

Las copias obsoletas de los documentos reposarán en medio magnético a la que

La divulgación de los documentos para las Madres Comunitarias se encuentre en

10. DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO

 El responsable debe revisar anualmente la actualización, pertinencia y

11. LIMPIEZA DE LA DOCUMENTACION

- Eliminación de material metálico: quitar todos los ganchos y soportes

Aprobado: Representante legal FLRO ALBA DUEÑAS ALFONSO

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