Son los bienes de una empresa destinados a la venta o la produccin para su posterior venta, tales como materias primas,

produccin en proceso, artculos terminados y otros materiales, que se utilicen en el empaque, envases de mercancas o las refacciones para el mantenimiento, que se consuman en el ciclo normal de operaciones.

Los Materiales y su Clasificacin

Los materiales son bienes tangibles los cuales forman parte del producto terminado, mediante procesos de transformacin (fsico, qumico, biolgico o mecnico), o que ayudan a transformar a otros, y son necesarios en procesos de produccin, ventas y/o administrativos.

Materiales
Suministros

Directos
Indirectos

Materias Primas Piezas acabadas Empaques

de Fbrica de Ventas

3.1. FUNCIN DE COMPRAS DE LOS MATERIALES

Asegurar la disposicin de los artculos necesarios para la produccin, con una calidad satisfactoria y a un costo apropiado.
Elaboracin del presupuesto de compras Cunto y qu comprar?

Establecimiento de procedimientos sistemticos para la adquisicin y reemplazo de materiales.

Realizar inversiones adecuadas en inventarios.

EXCESO

ESCASES

3.2. PROCEDIMIENTOS SOBRE LAS COMPRAS 3.2.1. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA CONTABILIZACIN DE LOS MATERIALES

Registros oportunos. Rutinas sistematizada. Conciliaciones peridicas. Sistemas de valoracin de inventarios.

3.2.2. PROCESO DE COMPRA Requisicin en compra. Cotizaciones. 1. Adquisicin Ordenes en compra. Facturas.

2. Recepcin e Inspeccin
3. Almacenamiento 4. Uso

Facturas. Informe de recepcin. Ordenes en compra

Registros de inventarios continuos
Requisicin de materiales

5.Reemplazo

ADQUISICIN

4.3. CALIDAD EN LA GERENCIA DE MATERIALES CALIDAD Totalidad de aspectos o caractersticas de un producto para desempear sus funciones para satisfacer las necesidades del cliente o consumidor, incluye durabilidad, confiabilidad, precisin, reparacin, etc. (Kloter, 1999)

Tecnolog a Mano de Obra

Materiales
Expectativas del mercado

Medio de Trabajo

CONTROL DE CALIDAD DE LOS MATERIALES

rea que interviene en la aprobacin de los materiales recibidos, efectuando revisiones tcnicas, anlisis qumicos y todas las pruebas necesarias que permitan comprobar su calidad previa (condiciones de durabilidad, resistencia, etc.) (Garca Coln, 1996)

Costos de Calidad:
Costos de Prevencin Costos de Evaluacin. Costos por Fallos Internos. Costos por Fallos Externos.

3.4. ADMNISTRACIN Y CONTROL DE INVENTARIOS

Administracin de Inventarios

Ventajas Competitivas

Calidad y Tiempos de precios del respuesta Producto Capacidad en exceso y clientes satisfechos

Ser el motor de la venta, lo que producir la utilidad a travs de un precio superior al costo de adquisicin y/o fabricacin. Esta utilidad permitir a la empresa su existencia a travs del tiempo.

 Materias primas y materiales auxiliares de fabricacin, Empaques y envases,

Produccin en proceso,
Productos terminados. Otros (Mercancas en trnsito, Art. Reventa)

Generando la utilidad en el ciclo operativo a corto plazo al convertir las ventas en cuentas por cobrar y en efectivo al lograr su cobro.

Comercio

Compras

Costo de ventas
Materia Prima

Industria

Mano de obra
Gastos indirectos

Productos en proceso

Productos terminados

Junto con las cuentas por cobrar,

constituyen la principal inversin dentro de los conceptos que dan origen al capital de trabajo. 1) Por el monto de la inversin que se requiere, 2) Por la complejidad y grado de dificultad que implica una administracin efectiva, cuyo fin es mantener y/o aumentar la productividad de la empresa. 3) Son necesarios para la operacin, sin ellos no hay ventas, no habiendo ventas no hay utilidad y esto llevara al cierre del negocio.

Los responsables del manejo y monto de los inventarios requiere tener por lo menos un conocimiento continuo respecto a lo siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Estado actual de los inventarios Localizacin Antigedad Existencias actuales Consumo o venta anual Lote ptimo de compra Mximo y mnimos Costos actuales Precios de las materia primas principales

10. Abastecimiento, etc.

Que tan grande deben ser los inventarios para poder

servir a la produccin y al mercado?

La respuesta es obvia, deben ser lo suficientemente

grandes para poder servir a la produccin y al mercado, y esto trae consigo la determinacin de polticas para su

administracin financiera.

Considerar:

Produccin programada Respuesta de los proveedores Estacionalidad de estas Eficiencia en la funcin de compras

La Produccin en proceso ser determinada por los consumos que se requieren y la duracin del periodo de produccin, que representa el tiempo que transcurre entre la fecha en que se entrega la materia prima en la lnea de produccin y la fecha en que sale el producto terminado de produccin.

Los Productos terminados es el resultado de la

coordinacin entre la produccin y las ventas presupuestadas.

Regla de oro
Al aumentar la rotacin de los inventarios

puede llegar a reducirse la inversin.

Las principales causas que son determinantes de la

inversin de inventarios son:

A) El nivel de las ventas.

B) La duracin y la tecnologa en el proceso productivo.

C)

La durabilidad y la naturaleza de los

productos perecederos y estacionales. D) La moda o estilo temporal.

Deben de tener como objetivo elevar al mximo el rendimiento sobre la inversin, satisfaciendo las necesidades del mercado.
Las principales polticas son las siguientes: 1. Reducir al mximo la inversin de inventarios en das de inversin, sin afectar las ventas y la produccin. 2. Obtener el mximo financiamiento (sin costo) a travs de los proveedores. 3. Fijar el nivel aceptable de surtido de productos en los pedidos de los clientes. 4. Mantener las existencias, mediante una administracin eficiente. 5. Vigilar la exposicin de los inventarios ante la inflacin y la devaluacin.

El costo de mantenimiento del inventario incluye principalmente el almacenamiento, el seguro, el deterioro del producto y el costo de oportunidad del dinero. Los costos de mantenimiento del inventario se pueden expresar como una tasa anual del valor del dinero del inventario.
La frmula para calcular el costo de mantenimiento del inventario (CMI) seria: CMI = U x Cu x % Cm

Donde: U = unidades Cu = costo unitario Cm = costo de mantenimiento

Supongamos que la empresa mantiene en promedio 600 unidades a un costo unitario de $ 16.00 c/u. y se tienen los siguientes costos relacionados con los inventarios: Almacenaje 10% Seguros 2% Deterioro y obsolescencia 3% Costo de oportunidad 20% Total 35% CMI = 600 x 16 x 35% = $ 3,360.00 En caso de requerir saber cul es el costo de mantenimiento unitario, se realiza el siguiente clculo: 16 x 35% = $ 5.60

Los gastos de la gestin de compras representan generalmente gastos fijos del departamento de compras y tal vez del control de calidad de materias primas y materiales. Los gastos se generan para poder formular los pedidos con especificaciones, seleccin del proveedor, negociaciones en los precios, fechas de entrega, gastos de oficina, etc. Los gastos anuales que se generan en la gestin de compras se dividen entre el nmero de pedidos emitidos y se obtiene el costo por pedido.

Ejemplo: si el importe anual de la gestin de compras es de $360,000.00 y se han formulado 1,500 pedidos, el costo promedio por pedido es de $ 240.00.

Existe un modelo de inventarios bastante conocido que determina la cantidad ptima de compra. Para hallar cul es el lote ptimo de compra (LOC) se utiliza la siguiente frmula: LOC = 2 Da x Cp Cm Donde: Da = demanda anual Cp = costo por pedido Cm = costo de mantenimiento

Datos: Demanda anual = 1,200 unidades Costo x pedido = $ 240.00 Costo de mantenimiento $ 5.60 LOC =

2 (1,200) (240)
5.60

LOC = 321 unidades

Nmero de pedidos anuales (1,200 / 321) = 3.74 4

Costo anual por comprar (3.74 x 240) = $ 898.00

Inventario promedio (321 / 2) = 160 unidades

Costo anual de mantenimiento (160 x 5.60) = $ 896.00

Costo total (898 + 896) = $ 1,794.00

Es una prctica bastante extendida en las empresas industriales y bsicamente consiste en la existencia de una seal al departamento encargado de colocar los pedidos indicando que las existencias de determinado material ha llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido. El punto al que debe hacerse el nuevo pedido debe ser aquel que permita, mientras llega el nuevo pedido, seguir produciendo o vendiendo las existencias. Para determinar el punto de reorden debe tomarse en cuenta el consumo diario, el tiempo de envo del pedido, el surtido del pedido, el tiempo de transportacin y entrega, el tiempo de recepcin y revisin de calidad y almacenaje.

Suponga usted que los das que transcurren para solicitar una orden de compra, es como sigue: Tiempos de Envo del pedido das 3

Surtido del proveedor

Transportacin y entrega Recepcin y revisin de calidad Total

2
4 1

11 das

Tomando en cuenta los datos anteriores, se requiere comprar 1,200 unidades anuales a travs de cuatro pedidos de 300 unidades cada uno, por lo que el consumo diario se obtiene dividiendo las 300 unidades entre el inventario promedio que es de 120, el resultado es de 2.5 unidades, multiplicados por 11 das representa un consumo de 27.5 unidades.

En los negocios tambin existe la prctica de mantener un inventario de seguridad, con el objeto de amortiguar los choques o situaciones que se crean por cambios impredecibles en las demandas de los artculos por parte de los consumidores. Es generalmente imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones que pueda tener la demanda, pero tambin es cierto que los negocios deben tener ciertas existencias de reserva si no quieren tener clientes insatisfechos.
El inventario de seguridad se calcula como sigue: IS = % sobre cada pedido, del ejemplo anterior: IS = 300 x 10% = 30 unidades y para calcular su costo, este es: CMIS = IS x Cu x Cm CMIS = 30 x 16 x 35% = $ 154.00 Por lo tanto el nuevo punto de reorden sera = 27 + 30 = 57 unidades

Una valiosa herramienta prctica para el manejo de los inventarios que da resultados magnficos, es el mtodo ABC. Que consiste en efectuar un anlisis de los inventarios estableciendo capas de inversin o categoras con objeto de lograr un mayor control y atencin sobre los inventarios, que por su nmero y monto merecen una vigilancia y atencin permanente. Los niveles se establecen as: Nivel A artculos con mayor inversin, pero representan un nmero menor dentro del inventario. (Mayor control). Nivel B artculos con una inversin media, pero representan un nmero intermedio dentro del inventario. Nivel C artculos con una menor inversin, pero representan un nmero mayor dentro del inventario. (Menor control).

Se utiliza para minimizar la inversin en inventarios. La filosofa es que los materiales deben llegar exactamente en el momento en que se necesitan para la produccin. Lo ideal es que la empresa slo tenga inventario para trabajo en proceso. Puesto que su objetivo es minimizar la inversin en los inventarios, no se utiliza un inventario de seguridad. Un sistema justo a tiempo exige partes de alta calidad a los proveedores, por eso cuando el JIT funciona adecuadamente, descubre las ineficiencias del proceso.

Las principales son:

La rotacin de inventarios. Inventarios a capital neto de trabajo.

Inventarios a activos circulantes.

Inventarios de activos totales. Inventarios a capital contable.

Representan la velocidad con que se mueven los inventarios dentro de la empresa. Se calcula calcula dividiendo el importe de los inventarios entre el importe del costo de ventas.
Inventarios (netos) (360) = 8,320 (360) = 179 das

Costo de ventas

16,700

Representa la parte que constituyen inventarios de capital neto de trabajo.

Inventarios (netos) = 8,320 = 79%

los

Capital de trabajo

10,500

Si el resultado es superior al 100% del capital de trabajo, puede generalmente indicar una sobre existencia en inventarios.

Representa la parte que constituye los inventarios del total de los activos circulantes.
Inventarios (netos) = 8,320 = 42%

Activo circulante

20,000

Debe vigilarse su tendencia y en su caso reducir su participacin, dependiendo de la poltica de inversin que se quiera mantener.

Representa la participacin que los inventarios tienen en el total de los activos.

Inventarios (netos) = 8,320 = 13%

Activo Total

62,000

Esta razn muchas veces nos da a conocer que tipo de negocio es, comercial o industrial, dependiendo del grado de inversin que se tenga.

Representan la parte de la propiedad de los accionistas que ha sido invertida en inventarios.

Inventarios (netos) = 8,320 = 34%

Capital contable

24,800

Por lo tanto el porcentaje restante est siendo financiado va pasivos, es decir el 66%.

El principal financiamiento de los inventarios: Se obtiene de los proveedores. No tienen costo y se tiene oportunidad de obtener descuentos por pronto pago.
Otros: Prstamo de habilitacin o

la

avo se destina a la adquisicin de materias primas, mano de obra y costos relacionados con la produccin en proceso. Programas para micro y pequea empresa para atender todas las necesidades de financiamiento. Programas de modernizacin que apoya al capital de trabajo derivado del incremento de la capacidad de la produccin.

En algunas empresas existen riesgos de: Obsolescencia

Caducidad
Tiempo de vida (perecederos) Robo

Los inventarios deben estar asegurados contra: Incendio Terremoto Huracn Robo con violencia Cualquier otro riesgo inherente a su condicin Se debe implementar controles que salvaguarden los activos y el patrimonio de la empresa y sus accionistas

Incrementar la inversin es una proteccin desde el el punto de vista econmico. (Partida no monetaria). Estos producen una utilidad por exposicin a la inflacin.
Comunicacin continua entre los departamentos ventas y finanzas. Activando las compras. Modificando los costos de acuerdo a los nuevos precios de compra. (Constante actualizacin). Modificando los precios de venta. de produccin,

La SOBREINVERSIN es una proteccin econmica, para minimizar el efecto de la inflacin acelerada, pero tiene un costo de oportunidad que debe ser cuantificado. Si la tasa de inflacin supera al costo del capital, deber optarse por elevar la inversin en inventarios, hasta donde la liquidez de la empresa lo permita. Se debe evitar la erosin del margen de utilidad bruta para conservar la productividad de la empresa.

Ser el motor de la venta, lo que producir la utilidad a travs de un precio superior al costo de adquisicin y/o fabricacin. Esta

utilidad permitir a la empresa su existencia a travs del tiempo.

Sacrificable
No sacrificar
Riesgo

Margen

Precio
Recuperar el 100% Costo

El sistema del control debe incluir: Control Contable Control Fsico

Kardex o software

Almacn y custodia Rotacin

Control de nivel de inversin

Entenderemos por valuacin de inventarios la forma en que se valan las salidas del almacn, afectando directamente el costo de ventas identificndolo con el ingreso obtenido, pudiendo ser:

Promedios ponderados Primeras entradas, primeras salidas (PEPS) ltimas entradas, primeras salidas (UEPS) Identificados Detallistas

Se le conoce como slo promedios y para determinar el costo a que se le da salida del almacn, se divide el costo total de las existencias entre el nmero de unidades totales de las mismas.
Unidades Salida 50 50 200 150 160 150 50 50 Costo Unitario Promedio 50.00 50.00 52.00 52.00 53.00 52.76 52.76 56.00 54.23 54.23 Importe Haber 2,500.00 10,400.00 7,800.00 8,480.00 7,914.29 2,800.00 2,711.69

Fecha ene-10 ene-12 abr-20 abr-25 jul-15 ago-19 sep-05 oct-27

Concepto compra venta compra venta compra venta compra venta

Entrada

Existencia 50 0 200 50 210 60 110 60

Debe 2,500.00

Saldo 2,500.00 0.00 10,400.00 2,600.00 11,080.00 3,165.71 5,965.71 3,254.03

Este mtodo consiste en valuar las salidas del almacn a los primeros precios, es decir para poder aplicar esta tcnica debemos identificar el costo a que se le dio entrada a los lotes de los productos para que al darles salida, los costos de los lotes en existencia ms antiguos sean los primeros a los que se les de salida.

El costo de venta en la empresa comercial queda valuado a los precios ms antiguos, mientras que los inventarios quedan a los costos ms actuales.
Entradas Costo unitario Total 50.00 2,500.00 52.00 53.00 10,400.00 150 160 8,480.00 50 100 50 56.00 2,800.00 50 53.00 2,650.00 52.00 53.00 2,600.00 5,300.00 52.00 7,800.00 Salidas Costo Unidades 50 200 unitario 50.00 Total 2,500.00 Unidades 50 0 200 50 210 60 110 60 Importe 2,500.00 0.00 10,400.00 2,600.00 11,080.00 3,180.00 5,980.00 3,330.00 Existencias

Fecha ene-10 ene-12 abr-20 abr-25 jul-15 ago-19 ago-19 sep-05 oct-27

Concepto compra venta compra venta compra venta venta compra venta

Unidades 50

Este mtodo consiste en valuar las salidas del almacn a los ltimos precios, es decir para poder aplicar esta tcnica debemos identificar el costo a que se le dio entrada a los lotes de los productos para que al darles salida, los costos de los lotes en existencia ms recientes sean los primeros a los que se les de salida.

El costo de venta en la empresa comercial queda valuado a los precios ms recientes, mientras que los inventarios quedan a los costos ms antiguos.
Entradas Costo unitario Total 50.00 2,500.00 52.00 53.00 56.00 10,400.00 150 160 50 8,480.00 150 2,800.00 50 56.00 2,800.00 53.00 7,950.00 52.00 7,800.00 Salidas Costo Unidades 50 200 unitario 50.00 Total 2,500.00 Unidades 50 0 200 50 210 60 110 60 Importe 2,500.00 0.00 10,400.00 2,600.00 11,080.00 3,130.00 5,930.00 3,130.00 Existencias

Fecha ene-10 ene-12 abr-20 abr-25 jul-15 ago-19 sep-05 oct-27

Concepto compra venta compra venta compra venta compra venta

Unidades 50

En los mtodos promedios, PEPS y UEPS se destaca que el manejo fsico de los artculos no necesariamente tiene que coincidir con la forma en que se valan y que para una correcta asignacin del costo, deben establecerse las diferentes capas del inventario segn las fechas de adquisicin.
Independientemente de los mtodos, las empresas estn obligadas a llevar un control de inventarios de mercancas, para conocer en cualquier momento el valor de los artculos en existencia, as como las unidades fsicas, sin necesidad de practicar un inventario fsico.