Control Efectivo

CONTROL
EFECTIVO
INTRODUCCIN
El control es un mecanismo que permite corregir
desviaciones a travs de indicadores cualitativos
y cuantitativos dentro de un contexto social
amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los
objetivos claves para el xito organizacional, es
decir, el control se entiende no como un proceso
netamente tcnico de seguimiento, sino tambin
como un proceso informal donde se evalan
factores culturales, organizativos, humanos y
grupales.
CONTROL
Una funcin administrativa,
ya que forma parte del
Proceso Administrativo,
que
permite
verificar,
constatar, palpar, medir, si
la
actividad,
proceso,
unidad, elemento o sistema
seleccionado
est
cumpliendo y/o alcanzando
o no los resultados que se
esperan.
SIGNIFICADOS DE CONTROL
El control, adquiere diversos significados si se lo
aplica a las Organizaciones, a la Administracin,
a la Ciberntica, o a la Teora de Sistemas.
A) Organizaciones: El control puede ser de tres
tipos: Fsico, Material o Simblico.
Es Fsico cuando la aplicacin de la sancin
afecta al cuerpo humano. El uso del ltigo, el
encierro o del revlver son designados como
control coercitivo.
Es Material cuando se usan recompensas para

el logro de objetivos, que pueden ser cosas o
servicios, y no se dan cuando no se alcanzan
esos objetivos. Se denomina control utilitario y
su principal smbolo es el dinero.
Es Simblico cuando se busca la obediencia a
travs de la adhesin de los individuos a un
credo, idea u otro smbolo. Se denomina control
normativo.
El grado de rigurosidad del control crece a
medida que se pasa del control normativo al
utilitario y de ste al coercitivo.
B) Administracin: El control para la Administracin

tiene tres elementos:
1)Normas que representan una actuacin deseada.
Estas pueden ser tangibles o intangibles, vagas o
especficas, pero si los interesados no entienden los
resultados esperados se crean confusiones.
2)Comparacin de los resultados efectivamente
logrados contra las normas. De esa comparacin
surge una evaluacin, hecha por alguien competente
que luego informa a la Direccin Superior con
autoridad para tomar las decisiones correctivas.
3)Acciones correctivas, que como resultado de la
evaluacin realizada rectifican los errores detectados
para obtener los resultados planeados.
C) Ciberntica: Considerndola como la ciencia de los

mensajes entre hombres y mquinas, puede decirse
que el control es el envo de mensajes que cambian la
conducta de quienes los reciben. En esencia no difiere
mucho de la definicin anterior. Primero se supone que
hay una norma o conducta a seguir, segundo existe un
mecanismo que enva un mensaje cuando la norma o
la conducta no se cumplen, y tercero el mensaje
correctivo modifica la conducta desviada: Control
homeosttico. "Homestasis": Proceso por el cual una
mquina detecta desviaciones e introduce cambios.
D) Teora de sistemas: Control, es aquella

funcin del sistema, que sostiene las variaciones
de lo ejecutado dentro de los lmites permitidos, de
acuerdo a un plan . Aqu se enfatiza que existe en
todo sistema un plan con objetivos que tienen
tolerancias definidas y que las variaciones, fuera
de los lmites permitidos, son corregidas por el
control.
QUE SE CONTROLA
Tres son los elementos que deben someterse a control:
1) Los Bienes, propiedad de la Organizacin, son los
recursos materiales e inmateriales de propiedad de la
empresa. El control se dirige a preservar la integridad
de los mismos mediante su custodia y a obtener el
mximo rendimiento reduciendo su inmovilizacin o uso
improductivo.
2) Las personas integrantes de la Organizacin,
ligadas a la misma por diversos nexos jurdicos. Aqu el
control trata de mantener todos los puestos
adecuadamente cubiertos para que las actividades se
desenvuelvan fluidamente y se pueda obtener de los
recursos humanos un rendimiento acorde a su
capacidad y remuneracin.
3) Las actividades, principales y conexas,

desarrolladas por la Organizacin para el logro
de sus objetivos. Las primeras, que tienden
directamente a la consecucin de sus fines y las
segundas, que tienden a actuar en apoyo de las
primeras cuidando la existencia misma de la
Organizacin o estableciendo las condiciones
bsicas
para
que
aquellas
puedan
desarrollarse.
ELEMENTOS DEL CONTROL

Los elementos que componen el control estn
distribuidos de la siguiente manera:
1) Una caracterstica o atributo o condicin a
controlar. (Norma, Plan, Conducta), Un sistema
"anda bien" cuando cumple sus objetivos, para
poder controlarlo hay que seleccionar de la
totalidad de operaciones que se desarrollan dentro
del sistema, aquellas ms relevantes, cuya
medida da la pauta del funcionamiento total del
sistema.
2) Un mecanismo o sistema sensor, que sea

capaz de medir, a intervalos determinados, el
atributo bajo control. El desarrollo de tcnicas de
control consiste fundamentalmente en disear
estos instrumentos de medicin y su colocacin
dentro del sistema, de manera tal que el consumo
de energas para el control sea lo ms bajo
posible.
Por ejemplo, el diseo de un buen plan de
cuentas y su correcta utilizacin, sern
fundamentales para el xito del sistema de control
contable.
3) Una red de comunicacin que vincula al

instrumento de control con el grupo de control. Siendo
el control informacin para evaluar y corregir, es
fundamental que en el diseo de la red de
comunicacin se tengan presentes los dos principales
problemas que se presentan: La longitud y el ritmo
del flujo de la informacin. La rapidez que el
conocimiento de la informacin requiera, se puede
ver afectada por una excesiva amplitud y
bifurcaciones en el sistema de comunicaciones
internas dentro de la organizacin.
4) Una Unidad de Control, para que compare lo
planeado con lo ejecutado, detectando la magnitud y
el sentido de los desvos.
IMPORTANCIA DEL CONTROL

Una de las razones ms evidentes de la
importancia del control es porque hasta el
mejor de los planes se puede desviar. El
control se emplea para:
Crear mejor calidad
Enfrentar el cambio
Producir ciclos ms rpidos
Agregar valor
Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo
REQUISITOS DEL CONTROL

A) Debe reflejar la naturaleza y necesidades de
cada actividad y organizacin: Un sistema de
control debe adaptarse al tipo de operaciones que
se deseen controlar. Los instrumentos para
controlar ventas sern distintos de los diseados
para ser empleados en las compras o las finanzas
de la empresa. Asimismo una pequea empresa
necesita controles distintos a una mediana o gran
empresa.
B) Debe reflejar rpidamente los desvos: La
informacin debe llegar al responsable de tomar
las decisiones correctivas lo antes posible para
minimizar los daos que puedan causar las fallas
detectadas.
C) Debe ser flexible: en caso de cambios en los

planes o de circunstancias imprevistas, el control
tiene que ser factible de ser modificado.
D) Debe reflejar el modelo de organizacin: Al
ser la organizacin el vehculo fundamental de
coordinacin entre las personas que forman la
estructura de la empresa, los controles deben
respetar el modelo estructural vigente.
E) Debe ser econmico: es decir, cada control
debe justificar lo que cuesta implantarlo.
Depender de la capacidad de quin elija los
factores autnticamente estratgicos en las
reas ms importantes y disee los instrumentos
para controlarlos.
F)
Debe
ser
comprensible:
algunos
dispositivos de control, frmulas matemticas,
grficos complicados, estadsticas, etc. suelen
ser complicados y poco comprensibles para
los dirigentes que han de servirse de ellos.
G) Debe asegurar una accin correctiva: el
control debera indicar el camino para la
accin necesaria identificando
BASES DEL CONTROL

Podramos decir que el control se basa en la
consecucin de las siguientes actividades:
Planear y organizar.
Hacer.
Evaluar.
Mejorar.
Los objetivos son los programas que desea lograr la
empresa, los que facilitarn alcanzar la meta de esta.
Lo que hace necesaria la planificacin y organizacin
para fijar qu debe hacerse y cmo.
El hacer es poner en prctica el cmo se planific y
organiz la consecucin de los objetivos.
El evaluar que no es ms que la interpretacin y

comparacin de la informacin
La mejora es la puesta en prctica de las
medidas que resolvern las desviaciones que
hacen perder el equilibrio al sistema.
PASOS DEL PROCESO DE

CONTROL
El control administrativo: Es un esfuerzo sistemtico
para establecer normas de desempeo con
objetivos de planificacin, para disear sistemas de
reinformacin, para comparar los resultados reales
con las normas previamente establecidas, para
determinar si existen desviaciones y para medir su
importancia, as como para tomar aquellas medidas
que se necesiten para garantizar que todos los
recursos de la empresa se usen de la manera ms
eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos
de la empresa".
En ella se divide el control en cuatro pasos los
cuales son:
1. Establecer normas y mtodos para medir el

rendimiento: Representa un plano ideal, las
metas y los objetivos que se han establecido
en el proceso de planificacin estn definidos
en trminos claros y mensurables, que incluyen
fechas lmites especficas.
2. Medir los resultados: Comparar
los resultados medidos con las
metas o criterios previamente
establecidos. Si los resultados
corresponden a las normas, los
gerentes pueden suponer "que todo
est bajo control"
3. Tomar medidas correctivos: Este paso es

necesario si los resultados no cumplen con los
niveles establecidos (estndares) y si el anlisis
indica que se deben tomar medidas. Las
medidas correctivas pueden involucrar un
cambio en una o varias actividades de las
operaciones de la organizacin.
4. Retroalimentacin: Es bsica
en el proceso de control, ya que
a travs de la retroalimentacin,
la informacin obtenida se ajusta
al sistema administrativo al
correr del tiempo.
REQUISITOS DE UN BUEN
CONTROL
Correccin de fallas y errores: El
control debe detectar e indicar errores de
planeacin, organizacin o direccin.
Previsin de fallas o errores futuros: el
control, al detectar e indicar errores
actuales, debe prevenir errores futuros, ya
sean de planeacin, organizacin o
direccin.
PRINCIPIOS DE CONTROL
Equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido
debe proporcionarle el grado de control
correspondiente. De la misma manera la autoridad
se delega y la responsabilidad se comparte.
De la oportunidad: El control, necesita ser
oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se
efecte el error, de tal manera que sea posible
tomar medidas correctivas, con anticipacin.
De los objetivos: Se refiere a que el control

existe en funcin de los objetivos.
De las desviaciones: Todas las variaciones o
desviaciones que se presenten en relacin con
los
planes
deben
ser
analizadas
detalladamente.
De la costeabilidad: El establecimiento de un
sistema de control debe justificar el costo que
este represente en tiempo y dinero, en relacin
con las ventajas reales que este reporte.
De excepcin: El control debe aplicarse,

preferentemente,
a
las
actividades
excepcionales o representativas, a fin de
reducir costos y tiempo, delimitando
adecuadamente que funciones estratgicas
requieren el control.
De la funcin controladora: La funcin
controladora por ningn motivo debe
comprender a la funcin controladora
TIPOS DE CONTROL
Control preliminar, este tipo de control tiene
lugar antes de que principien las operaciones e
incluye la creacin de polticas, procedimientos
y reglas diseadas para asegurar que las
actividades planeadas sern ejecutadas con
propiedad. En vez de esperar los resultados y
compararlos con los objetivos es posible ejercer
una influencia controladora limitando las
actividades por adelantado.
Control concurrente, este tipo de control tiene

lugar durante la fase de la accin de ejecutar los
planes e incluye la direccin, vigilancia y
sincronizacin de las actividades segn ocurran,
en otras palabras, pueden ayudar a garantizar
que el plan ser llevado a cabo en el tiempo
especfico y bajo las condiciones requeridas.
La forma mejor conocida del control concurrente
es la supervisin directa.
Control de retroalimentacin, este tipo de

control se enfoca sobre el uso de la
informacin de los resultados anteriores para
corregir posibles desviaciones futuras de
estndar
aceptable.
Control
de
retroalimentacin, este tipo de control se
enfoca sobre el uso de la informacin de los
resultados anteriores para corregir posibles
desviaciones futuras de estndar aceptable.

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