PS

IPS

Las 5S para orden

y limpieza

Autor: Ing. Luis Murillo Flores

Antecedentes:
Las herramientas Lean constituyen un gran
Herramientas Lean
avance para la implementación de las
mejoras en los procesos que generan valor
en un negocio. Sin embargo, uno de los
elementos de gran importancia para esto Mejorar los procesos
tiene que ver con la cultura y los hábitos
desarrollados a Io largo del tiempo.
EI método de las 5’s fue desarrollado por Valor al negocio
Hiroyuki Hirano y representa una de las
piedras que enmarcan el inicio de
cualquier herramienta o sistema de
mejora. Por ello, se dice que un buen
evento de mejora es aquel que se inicia
con las 5’s.
Definición
Las 5's constituyen una disciplina para Iograr mejoras en la
productividad del lugar de trabajo mediante la estandarización de
hábitos de orden y limpieza.

Esto se logra implementando cambios en los procesos en cinco etapas,

cada una de las cuales servirá de fundamento a la siguiente, para así
mantener sus beneficios en el largo plazo.
Definición
Se dice que si en una empresa no ha funcionado la
implementación de 5s, cualquier otro sistema de
mejoramiento de los procesos esta destinado a
fracasar.
Esto se debe a que no se requiere tecnología ni
conocimientos especiales para implementarlas, solo
disciplina y autocontrol por parte de cada uno de los
miembros de la organización.
Este autocontrol organizacional adquirido en estas
Cinco etapas será el cimiento de sistemas mas
complejos, de mayor tecnología y mayor inversión.
Un programa de 5's se construye mediante el
desarrollo de las siguientes etapas:
Definición
Seiri (Seleccionar) Seiketsu (Estandarizar)
Consiste en retirar de nuestro lugar de trabajo Consiste en lograr que los procedimientos,
todos los artículos que no son necesarios. prácticas y actividades logrados en las tres
Seiton (Organizar) primeras etapas se ejecuten consistentemente y de
Consiste en ordenar los artículos que manera regular para asegurar que la selección, la
necesitamos para nuestro trabajo, organización y la limpieza se mantengan en las
estableciendo un lugar especifico para cada áreas de trabajo.
cosa, de manera que se facilite su
identificación, localización, disposición y Shitsuke (Seguimiento)
regreso al mismo lugar después de usarla. Consiste en convertir en un habito las actividades
Seiso (Limpiar) de las 5’s,manteniendo correctamente los
Consiste básicamente en eliminar la suciedad procesos generados mediante el compromiso de
y evitar ensuciar, siempre con la idea en todos, así como participando en los eventos kaizen
mente de que al limpiar también estamos que resultan de las necesidades de mejora
inspeccionando lo que limpiamos. surgidas en el lugar de trabajo.
¿Para qué se implementan las 5's?
Un programa de 5’s nos ayuda a mejorar la limpieza, la organización y el uso de nuestras áreas de
Trabajo. Con esto conseguimos:
 Aprovechar mejor nuestros recursos, en especial nuestro tiempo.
 Hacer visibles y evidentes anomalías y problemas.
 Gozar de un ambiente de trabajo más seguro y placentero.
 Incrementar nuestra capacidad de producir mas artículos de mejor calidad.
 Tener un lugar presentable ante nuestros clientes.
¿ Cuando se utilizan las 5's ?
 Cuando necesitamos reducir los tiempos de Esta herramienta es muy poderosa y
podemos aplicarla en áreas como:
ciclo aprovechando al máximo el tiempo
disponible para producir y reduciendo el • Almacenes.
tiempo para cambiar herramentales. • Áreas de producción.
 También resultan útiles cuando deseamos • Áreas de uso común.
implementar nuevos sistemas en la
administración de la cadena de valor (como • Oficinas.
lSO9000, control estadístico de procesos, Seis • Talleres.
Sigma o, como ya lo habrá deducido, Lean
manufacturing ), ya que todos éstos dependen • Vehículos.
en gran medida de la calidad (disciplina) de las • Portafolios.
personas que participan en ellos.
• En el propio hogar.
¿Cuanto tiempo toma implementar las 5’s?
La implementación inicial, con las tres primeras etapas a un nivel aceptable, es de uno
a seis meses. Es preciso tomar en cuenta que la cuarta y quinta etapas consisten en la
estandarización y el seguimiento, por Io que este proceso tiene un inicio, pero nunca un
Final.
Cuando hablamos de tiempo de implementación, es recomendable seguir esta
secuencia:
 Etapa 0. Planeación y preparación: 1 mes.
• Etapa 1. Selección: 1 mes, “el mes de la selección" para todos.
• Etapa 2. Orden: 1 mes.
• Etapa 3. Limpieza: 1 mes.
• Etapa 4. Estandarizar: 1 mes.
• Etapa 5. Seguimiento: no tiene fin.
Procedimiento para
implementar las 5's
Etapa 0. Planeación y preparación

1. Proporcione un curso de capacitación a todo el 7. Establezca un día para iniciar

personal, en el que se explique qué son las 5's,
para qué servirán y como se llevara a cabo su
Formalmente la implementación. La
implementación. persona de mayor rango en la
empresa debe dar el banderazo de
2. Prepare una campana de difusión en la
compañía sobre las 5's, expresando la utilidad y
arranque, así como un mensaje a
los beneficios que representara para todos su todos los miembros de la empresa
implementación. en el que les haga ver que este
3. Realice visitas a otras plantas donde se hayan proyecto es un esfuerzo estratégico
implementado las 5's. para alcanzar un nivel de empresa
limpia, segura y productiva. Este
4. Aplique las 5's en una o dos áreas de muestra
para que todos comprendan el proceso. arranque se podrá complementar
con dinámicas, juegos, videos u
5. Establezca las áreas de las que cada uno será otras actividades que le confieran la
responsable en cada etapa.
importancia debida.
6. Haga un tablero en el que se vean todas las
áreas donde se realicé la implementación y su 8. Fotografié las áreas antes de iniciar
avance gradual. para establecer el punto de partida.
Etapa 1. Implementación de la primera S (Seleccionar)
1. Asigne un grupo líder o grupo guía para esta
fase. Este grupo será responsable, entre
otras cosas, de fotografiar las áreas
designadas y generar una evaluación inicial
de todas las áreas.
2. Seleccionar es retirar del lugar de trabajo
todos los artículos que no son necesarios,
así que en esta etapa debe eliminar todo
aquello que no necesita o no sabe si
realmente lo necesita. Al seleccionar, tome
en cuenta todos los objetos que no se han
utilizado y no se utilizaran en el futuro, y
retírelos para liberar espacio.
3. Establezca criterios de selección como los
de la figura siguiente.
Etapa 1. Implementación de la primera S (Seleccionar)

Puede establecer los criterios de selección

con base en la frecuencia de uso, el
tiempo o la cantidad por usar;
Ejemplos:
Seleccionar como necesario todo Io que
se va a usar durante un mes de
producción.
Seleccionar como no necesario el
excedente de lo que se usa en el área de
trabajo.
Etapa 1. Implementación de la primera S (Seleccionar)

4. Los objetos seleccionados como no necesarios se

identifican y confinan en un área de cuarentena
definida previamente. Se puede usar como
herramienta de control Ia tarjeta roja incluida en
la Forma 7.1. Una vez que se ha cumplido el
tiempo para decidir, los artículos etiquetados con
las tarjetas rojas se pueden exponer en un bazar
interno de la compañía para que todos puedan
verlos y decidir si serán útiles para alguien mas, si
serán vendidos o donados.
La clave para un lugar sin elementos inútiles es no
permitir que ingresen a las áreas objetos innecesarios
que se puedan acumular.
Etapa 1. Implementación de la primera S (Seleccionar)

5. Un entregable para esta etapa es una

lista de objetos necesarios en cada área
donde se aplique (forma 7.2).
El principio que debe regir en esta etapa es:

Solo lo que se necesita, solo la cantidad

necesaria y solo cuando se necesita.
Etapa 2. implementación de la Segunda S (ordenar)
En esta etapa debemos ordenar los artículos que
seleccionamos como necesarios en nuestro trabajo,
estableciendo un lugar especifico para cada cosa, de
manera que se facilite su identificación, localización,
disposición y regreso al mismo lugar después de
usarla. Para ello necesitamos:

1. Dividir nuestra área de trabajo en partes

manejables y fácilmente identificables.
2. Generar una guía de ubicaciones.
3. Establecer sitios para cada objeto.
4. Hacer las siluetas o delimitar con colores las
posiciones de los objetos en las áreas designadas.
Etapa 2. implementación de la Segunda S (ordenar)
Además de designar un lugar y marcarlo para
Básicamente ordenaremos los artículos y mobiliario Iocalizarlo visualmente ,un entregable para esta
que dejamos en la lista de objetos necesarios y etapa puede ser una guía para especificar las
estableceremos un orden adecuado para tener coordenadas o ubicación de todos los artículos para
estos artículos a la mano para nuestro trabajo. de esa manera localizarlos con rapidez (menos de
Es conveniente establecer áreas especificas, 30 segundos).
marcadas o señaladas para colocar cada objeto. De Si lo logra, su trabajo habrá sido satisfactorio.
esta manera, no los colocaremos en lugares que no
les corresponden. Después de un periodo de 30 o 40 días, debemos
decidir qué hacer con los objetos ubicados en las
Al llevar a cabo esta etapa, considere designar áreas de cuarentena, para lo cual se recomienda
Iugares específicos en anaqueles, escritorios, realizar una especie de bazar interno para que el
cajones, archivos electrónicos, almacenes ,etcétera. personal de todas las áreas pueda ver qué objetos
podrían ser útiles para otras áreas.
Etapa 3. Implementación de la tercera S (Limpiar)

Enlistar los artículos y equipos de limpieza que

Limpiar es básicamente eliminar la suciedad, tomando
en cuenta que al hacer limpieza también estamos se necesitan.
inspeccionando. Así podemos descubrir problemas Documentar las actividades de limpieza en un
potenciales antes de que se conviertan en críticos. procedimiento.
Diseñar el programa de limpieza. En esta etapa se hacen las asignaciones para que
Definir los métodos de limpieza. cada empleado tenga la responsabilidad de
cuidar la limpieza, aun cuando sea una actividad
Establecer la disciplina. que realiza el departamento de limpieza.
Asignar responsables de las actividades de limpieza. Además, es importante considerar que no solo
se trata de limpiar, sino de buscar maneras de no
Definir su frecuencia y cuándo se deben llevar a ensuciar o de hacer que las actividades que
cabo. generan basura contengan esa basura en el
Enlistar cada una de las actividades de limpieza por momento de generarla.
realizar. "El lugar mas limpio no es el que mas se asea,
sino el que memos se ensucia"
Etapa 4. implementación de la cuarta S (Estandarizar)

Estandarizar es lograr que los procedimientos, En esta etapa se recomienda elaborar también un
practicas y actividades se ejecuten manual de estandarización para que se mantengan
consistentemente y de manera regular para las 5's y exista continuidad en aspectos como:
asegurar que la selección, la organización y la  Estandarización de colores.
limpieza se mantengan en las áreas de trabajo.
 Colores y tipos de líneas.
Proceso  Codificación de artículos, espacios, anaqueles,
 Integrar las actividades de 5’s en el trabajo etcétera.
regular.  Guías de ubicaciones.
 Evaluar los resultados.  Etiquetas.
 Estándares para la organización.
 Estándares para la limpieza.
 Reglamento.
Etapa 4. implementación de la cuarta S (Estandarizar)
Las evaluaciones deben ser objetivas y debe llevarlas a cabo personal
designado exclusivamente para ese fin. Cuando la implementación haya
madurado, cualquier persona podrá evaluar otra área que no sea la suya.
Mas adelante se presenta una evaluación modelo que puede servirle
para crear la suya. Estas evaluaciones generalmente se diseñan para
aplicarlas en almacenes, oficinas y áreas de producción.
Al realizar una evaluación, es muy importante comparar la evidencia
encontrada en la evaluación anterior con los resultados obtenidos en la
evaluación actual.
En esta presentación de resultados podemos ver la situación anterior y
el resultado actual (figura 7.3).
Lo mas importante de las evaluaciones es que influyan en la cultura de la
organización y, sobre todo, que creen un ambiente competitivo que
permita la continuidad de lo logrado.
Es recomendable que las evaluaciones no sean motivo de castigos o
presiones que hagan que el proyecto sea una obligación, sino un logro
compartido de mucho beneficio.
Etapa 4. implementación de la cuarta S (Estandarizar)

Un entregable para esta etapa es una guía de

estandarización por área, en la que se pueda
consultar la ubicación de los objetos, el dibujo de
la distribución, Ia guía de estandarización de
colores y etiquetado, así como el reglamento de
seguimiento.

"Di lo que haces, haz lo que dices y demuéstralo"

Etapa 5. implementación de la quinta S (Seguimiento)
Seguimiento es convertir en un habito las
actividades de las 5’s, manteniendo
correctamente los procesos generados a través
del compromiso de todos.
En esta etapa se recomienda:
 Hacer campañas de promoción a lo que se ha
ganado.
 Organizar visitas a las instalaciones.
 Proporcionar capacitación continua.
 Hacer campañas de difusión.
 Realizar juntas de seguimiento.
 Realizar presentaciones de proyectos.
"Lo dificil no es llegan sino mantenerse.”
Consideraciones importantes
Es recomendable que al final de cada etapa de
La mejor herramienta para implementar las 5's es el implementación tome fotografías preferentemente desde
liderazgo que puede tener la dirección de la el mismo sitio y con la misma iluminación cada vez, para
empresa y el apoyo para que todos se contagien del que se note que son cambios en el mismo lugar.
entusiasmo de este proyecto. Esto hará que todos Cuando el proceso de las 5’s haya llegado a la madurez,
se esfuercen por lograr que las empresas no solo quizá después de un periodo de seis meses a un año
luzcan mejor al ser más ordenadas y limpias, sino continuo, y cuando se haya convertido en un hábito,
que aumenten la productividad significativamente personas de otras empresas podrán visitar su empresa así
al eliminar tiempos de búsqueda. como usted realizo esas visitas. Será motivo de gran
orgullo para toda su compañía mostrar los avances y
Normalmente, gran parte de nuestro tiempo lo logros obtenidos.
dedicamos a buscar algo. Buscamos objetos,
documentos, archivos en la computadora, Archivos y formas aplicables
herramientas, órdenes, etc.  Archivo 5s,xls
Por lo tanto, mas allá de mejorar el aspecto  Forma 7.1, “Tarjeta roja".
estético, debemos enfocarnos en la productividad  Forma 72, "Lista de objetos necesarios“.
que podemos lograr.  Forma 7,3, “Evaluación de orden y limpieza".
Referencias Bibliográficas:

Fuente: Libro de Luis Socconini