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    U3 S11 Costos 3

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    U3_S11_Costos_3

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    Gestión del Costo del Proyecto

    (Aspectos Complementarios)

    1
    Gestión del Costo
    • Se refiere a los procesos
    involucrados en estimar,
    presupuestar y
    controlar los costos de
    modo que se complete
    el proyecto dentro del
    presupuesto aprobado.
    ¿Qué no es gestión del costo?

    • La gestión de costos
    como la explica el
    PMBoK se concentra en
    la gestión de costos
    diaria no en la gestión
    de fuentes de
    financiamiento.
    Planificar la gestión de costos

    “El proceso que establece las políticas,


    procedimientos y documentación para planificar,
    gestionar, gastar y controlar los costos del
    proyecto”
    Planificar la gestión de costos

    Entradas T&H Salidas

    • Plan de gestión • Juicio Experto • Plan de gestión


    de proyecto • Técnicas de costos
    • Acta de analíticas
    constitución • Reuniones
    • Factores
    ambientales de
    la empresa
    • Activos de los
    procesos de la
    organización
    ¿Qué es un plan de gestión de costos?

    • El plan de gestión de
    costos documenta los
    criterios necesarios
    para planificar,
    estructurar, estimar,
    presupuestar y
    controlar los costos del
    proyecto
    Un plan de gestión de costos debe…

    • Definir la moneda que se utilizará para estimar


    los costos.
    • Definir el nivel de exactitud con el que se
    deben estimar los costos.
    • Definir las técnicas para estimar valor ganado.
    • Determinar los umbrales de control.
    • Determinar los formatos de reporte.

    Mulcahy, 2011
    Estimar los costos

    “El proceso de desarrollar una aproximación de


    los recursos monetarios necesarios para
    completar las actividades del proyecto”
    Estimar los costos

    Entradas T&H Salidas

    • Plan de gestión de • Juicio Experto • Estimaciones de Costos


    costos • Estimación Análoga de las Actividades
    • Planificación de los • Estimación Paramétrica • Base de los Estimados
    Recursos Humanos • Estimación Ascendente • Actualizaciones a los
    • Línea Base Alcance • Estimación por Tres Documentos del
    • Cronograma del Valores Proyecto
    Proyecto • Análisis de Reserva
    • Registro de Riesgos • Costo de la Calidad
    • Factores Ambientales de • Software de estimación
    la Empresa de costos para la
    • Activos de los Procesos dirección de proyectos
    de la Organización • Análisis de Propuestas
    para Licitaciones
    • Técnicas de toma de
    decisiones de grupos
    Clasificación de Costos
    • Variables: Cambian de
    acuerdo con la cantidad
    de trabajo. (materiales,
    mano de obra,
    combustibles, etc)
    • Fijos: En el caso de un
    aumento de la producción
    se mantienen sin
    variación. (alquiler de una
    oficina, leasing de
    maquinaria).
    Mulcahy, 2011
    Clasificación de Costos
    • Directos: Estos costos
    pueden ser atribuidos al
    trabajo del proyecto.
    (materiales, viajes,
    mano de obra).
    • Indirectos: Costos
    incurridos para el
    beneficio de más de un
    proyecto. (seguros,
    impuestos, etc).
    Mulcahy, 2011
    ¿Qué debemos estimar?

    • Mano de Obra
    • Materiales
    • Subcontratistas y asesores
    • Alquiler de equipo e instalaciones
    • Viajes
    • Reservas de contingencia*
    • Reservas de gestión*

    Gido, 2007
    Determinar el Presupuesto

    “El proceso de agregar los costos estimados de


    las actividades individuales o paquetes de
    trabajo para establecer la línea base de costos
    aprobada”
    Determinar el Presupuesto

    Entradas T&H Salidas

    • Plan de gestión de • Suma de Costos • Línea Base de Costos


    costos • Análisis de Reserva • Requisitos de
    • Línea Base del Alcance • Juicio de Expertos Financiamiento del
    • Estimaciones de Costos • Relaciones Históricas Proyecto
    de las Actividades • Conciliación del Límite • Actualizaciones a los
    • Base de las del Financiamiento Documentos del
    Estimaciones Proyecto
    • Cronograma del
    Proyecto
    • Calendarios de
    Recursos
    • Registro de riesgos
    • Acuerdos
    • Activos de los Procesos
    de la Organización
    Niveles de exactitud
    • Estimación preliminar
    de costos (Orden de
    magnitud)
    • Estimación de
    presupuesto
    • Estimación definitiva

    Mulcahy, 2011
    Estimación preliminar de costos
    (Orden de magnitud)
    • Es un estimado del
    costo durante los
    procesos de iniciación,
    un rango típico es +/-
    50%.

    Mulcahy, 2011
    Estimación de presupuesto
    • Es un estimado del
    costo durante los
    procesos de
    planificación, un rango
    típico es -10% / +25%.

    Mulcahy, 2011
    Estimación definitiva
    • Es un estimado
    posterior a la creación
    del presupuesto, un
    rango típico es +/- 10%.

    Mulcahy, 2011
    Reserva de contingencia
    • Cantidad de recursos
    adicionales a la
    estimación de costo,
    necesarios para reducir
    el riesgo de sobrecostos
    en el proyecto.
    • Es establecido en la
    gestión del riesgo
    Reserva de gestión

    • Recursos reservados para cambios no


    planificados al alcance y al costo del proyecto.
    • También se conoce como imprevistos, en
    muchas ocasiones es necesario obtener
    aprobación antes de comprometer o gastar la
    reserva de gestión.
    • Esta reserva no forma parte de la línea base
    de costo.
    Presupuestación

    Mulcahy, 2009
    Línea base de costo

    • Es el costo estimado del proyecto (no incluye


    la reserva de gestión) hasta la conclusión
    distribuido en el tiempo, que se utiliza para
    medir, monitorear y controlar el desempeño
    global del proyecto.
    Línea base de costo

    • Es  la estimación monetaria de cada


    entregable, subentregable y paquete de
    trabajo del proyecto. Debe asegurarse que
    contenga una reserva de contingencia de
    acuerdo con la gestión de riesgos.
    Establecer línea base de costo

    • Descomponer el alcance a un nivel manejable.


    • Asignar responsabilidades.
    • Desarrollar un presupuesto en el tiempo para
    cada tarea.
    • Agregar reserva de contingencia.
    Línea base de medición
    de desempeño

    • Línea base integral de alcance, tiempo y costo.


    • Integra estas áreas de conocimiento para el
    seguimiento integral del proyecto.
    • Al graficarse también se conoce como curva S.
    Curva S
    • La curva “S”, es la curva
    que muestra la línea
    base del desempeño
    esperado del proyecto.
    Inicia sin gastos en el
    día inicial del proyecto,
    concluyendo con el
    100% del gasto en la
    fecha última del
    cronograma.
    Curva S
    • Recibe su nombre de la
    forma usual que toma la
    curva, dibujando una ¨S¨ en
    el gráfico. Esta ¨S¨
    corresponde al
    comportamiento del gasto
    de los proyectos, el cual
    muestra una ligera
    pendiente al inicio y al final,
    y una pendiente vertiginosa
    en las fases intermedias.
    ¿Para qué se usa?
    • Permite comparar el
    avance real vs el avance
    planificado, con el
    propósito de establecer
    las desviaciones del
    proyecto y tomar
    acciones correctivas. Es
    el punto de partida de
    la técnica de valor
    ganado.
    ¿Cómo se crea?
    • La primera versión de la
    Curva S se crea a partir
    del cronograma vigente
    y el presupuesto inicial.
    Posteriormente se
    puede actualizar
    conforme se crean las
    nuevas versiones.
    ¿Cómo se crea?
    • En el eje Y (vertical) se
    colocan los recursos
    financieros (dinero),
    mientras que en el eje X
    (horizontal) se coloca el
    tiempo. La unidad de
    tiempo a utilizar
    dependerá de la
    duración del proyecto.
    ¿Cómo se crea?
    • Lo que se grafica son los
    recursos financieros el
    presupuestados
    acumulados en cada
    período, lo que va
    dibujando el
    comportamiento del
    consumo del
    presupuesto.
    Otras Curvas S
    • Existen variaciones de
    esta curva que utilizan
    en el Eje Y horas
    hombre o porcentaje
    del presupuesto total,
    que también pueden
    ser utilizadas.
    Controlar los costos

    “El proceso de monitorear el estatus del


    proyecto para actualizar los costos del proyecto
    y gestionar cambios a la línea base de costos”
    Controlar los costos
    Entradas T&H Salidas

    • Plan de gestión de • Gestión del valor • Información del


    costos ganado desempeño del
    • Requisitos de • Proyección trabajo
    Financiamiento del • Indice de desempeño • Proyecciones de
    Proyecto para completar costos
    • Datos del desempeño • Revisiones de • Solicitudes de cambio
    del trabajo desempeño • Actualización del plan
    • Activos de los • Sofware de gestión de de gestión de
    procesos de la proyectos proyectos
    organización • Análisis de reserva • Actualización de
    documentos del
    proyecto
    • Actualización de
    activos de los
    procesos de la
    organización
    Valor Ganado

    • Es una técnica para la medición integral del desempeño del


    proyecto.
    • La técnica permite medir el avance del proyecto, proyectar el
    costo final y la fecha de finalización.
    • Además permite determinar donde está el proyecto y hacia
    donde se dirige, al compararlo con donde debería estar y
    hacia donde se debería estar dirigiendo.
    • Es una herramienta efectiva y genera información confiable
    cuando se utiliza correctamente.
    ¿Cuándo se puede utilizar?

    • Es necesario un presupuesto detallado a través del


    tiempo donde se puedan identificar el alcance, costo
    y tiempo del proyecto, y donde se pueda determinar
    el costo presupuestado en cualquier momento.
    Este presupuesto detallado se llama Línea Base de
    Medición de Desempeño.
    Otros temas relacionados con costos
    Análisis de Ciclo de Vida
    • Al gestionar costos
    debemos tomar en
    cuenta el análisis de
    ciclo de vida.
    • En este análisis se
    toman en cuenta tanto
    los costos del proyecto
    como los costos de
    mantenimiento.

    Chamoun, 2002
    Análisis de ciclo de vida
    • Un ejemplo típico de
    análisis de ciclo de vida
    es el considerar dentro
    de los costos del
    proyecto de una nueva
    carretera, los costos de
    conservación vial.

    Chamoun, 2002
    Ingeniería de valor
    • Es una técnica para lograr
    identificar costos
    innecesarios en el
    producto o servicio
    tomando en cuenta el ciclo
    de vida del producto.
    • Su principal objetivo es la
    reducción de costos
    manteniendo o mejorando
    las características del
    producto.
    Chamoun, 2002
    Ingeniería de valor
    • Se deben identificar
    costos innecesarios que
    no aportan calidad, uso,
    garantía, apariencia o
    características
    establecidas.

    Chamoun, 2002
    Ingeniería de valor
    • Un análisis de ingeniería
    de valor nos llevaría a
    comparar como
    alternativas válidas la
    construcción de la
    carretera en cemento o
    la construcción de la
    carretera en asfalto.

    Chamoun, 2002
    Bibliografía
    • Project Management Institute. A Guide to the Project
    Management Body of Knowledge (PMBOK® 2013). Fifth
    Edit. Pennsylvania, Estados Unidos: PMI, 2013.
    • Chamoun, Y. Administración Profesional de Proyectos. La
    Guía. México: Edit. McGraw-Hill, 2002.
    • Rita Mulcahy, PMP. PMP Exam Prep, Seventh Edition: Rita's
    Course in a Book for Passing the PMP Exam. 7th Edit. RMC
    Publications, Inc: RMC,2011
    • Gido Jack, Clements James P. Administración de Exitosa de
    Proyectos. Segunda Edición. México: Internacional
    Thomson Editors, 2007.
    Presentación elaborada con los aportes de los
    profesores:
    – Ing. Alvaro Mata Leitón, MAP, PMP, GPM-b
    – Ing. Carlos Brenes Mena, MAP, PMP, GPM-b
    – Ing. William Ernest Mondol, MAP, PMP

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