UNIVERSIDAD PERUANA

LOS ANDES

GESTION DE LAS COMPRAS Y

SUMINISTROS
 LA FUNCION DE
APROVISIONAMIENTO

2
La función de Aprovisionamiento

3
 Concepto

La función de aprovisionamiento esta compuesta por

aquellas actividades que se ejecutan con la finalidad
de seleccionar, adquirir y almacenar las materias
primas necesarias en el proceso productivo.
El conjunto de operaciones que lo componen debe
estructurarse de modo que se mejore el rendimiento
de las personas, se controlen los costes y se
mantenga a la empresa en consonancia con su
entorno.

4
 Política de Aprovisionamiento

 Es la principal relación de la empresa con el

proveedor, y a aquella le interesa tener cuanto antes
el producto solicitado.
 Desde el punto de vista comercial, a la empresa le
conviene tener el menor stock de materiales
inmovilizados, pues una gran cantidad de
existencias en el inventario puede acarrear costos
excesivos y disminuir la competitividad empresarial.

5
Objetivos

6
LA FUNCION DE
COMPRAS

7
 Concepto

La función de compras es la
responsable del proceso de
adquisición de insumos y
materiales, en la cantidad
necesaria, con la claridad
adecuada y a un precio
conveniente, puestos a
disposición de la empresa
en el momento requerido.

Recordemos que la función de aprovisionamiento, además de la gestión de

compras, comprende las operaciones de recepción y almacenamiento de los
materiales.
8
Objetivos de la Función de Compras

 Dar continuidad en el abastecimiento.

 Asegurar la calidad y cantidad de los
suministros.
 Definir el nivel de inventarios, evitando
roturas de stocks y mermas por
obsolescencia y deterioro.
 Estudiar nuevas fuentes de suministros.
 Mantener los costes de adquisición y
mantenimiento de stocks a niveles
adecuados.
9
 Objetivos de la Función de Compras

Para alcanzar estos objetivos es necesario se tomen

decisiones respecto a:
 Las ESPECIFICACIONES de los productos a adquirir
 Los detalles sobre las AUTORIZACIONES de
solicitudes y ordenes de compra, y la colocación de
las mismas con el proveedor seleccionado.
 Las políticas de CONTROL DE CALIDAD en las que se
FIJAN los estándares, se EVALUA la capacidad de los
proveedores y se VERIFICA el cumplimiento de la
calidad requerida de los suministros.

10
 Actividades en la Función de Compras

 Estudio de las fuentes de suministro.

 Búsqueda, selección y evaluación de proveedores.
 Control de las especificaciones de calidad requeridas.
 Gestión de negociación: incluye precios, condiciones de pago
y plazos de entrega.
 Seguimiento de las operaciones realizadas en todos los
acuerdos y condiciones establecidas con el proveedor.
 Mantenimiento de un registro actualizado de productos con
información referida a características técnicas, códigos de
identificación, suministradores, precios y condiciones de
entrega y pago.
 Realización de pedidos, determinando los volúmenes y fechas
de lanzamientos previstos. Recepción del pedido y su control
de calidad.
11
 Estrategia de Compras

Planificación Estratégica
 Una estrategia de suministro es un plan de acción para
abastecerse, diseñado para permitir el logro de metas y
objetivos seleccionados. Una estrategia general de suministro
está formada por varias sub-estrategias que se pueden agrupar
en seis categorías mayores.
Estrategias para: Asegurar el Reducir
suministro costos

Apoyar la Prever los

cadena de cambios
suministros ambientales

Lograr
Administrar
ventajas
el riesgo
competitivas 12
 Estrategia de Compras

La Administración del Riesgo

En los instrumentos financieros, se supone que una tasa de
rendimiento más alta compensa al inversionista o prestamista por
un nivel más alto de exposición al riesgo. En la cadena de
suministro los riesgos se pueden clasificar en tres categorías
principales:

1) Operativo: el riesgo de una interrupción y demoras del

suministro de bienes o servicios;
2) Financiero: el riesgo de que el precio de los bienes o
servicios adquiridos cambie de manera significativa;
3) El riesgo de la Reputación.

Estos tres riesgos afectan la Supervivencia, la Competitividad y

la Rentabilidad de la Organización y pueden ocurrir de manera
simultanea.
13
 Estrategia de Compras

Componentes Estratégicos:

14
 Componentes Estratégicos:
Estrategia de Compras

15
 La Matriz de Kralij

Es un modelo en el que se agrupan los productos comprados por la

empresa en función de dos parámetros:
 Impacto que tiene la compra en el resultado de la empresa.
 Riesgo en el suministro de dichos productos.

16
 Estrategia de Compras

El Coste de las Compras

Para empezar, debemos indicar que se entiende por
coste de la compra, pues existen criterios diferentes:

17
 El Coste de las Compras

Primer Criterio:
Formado por el importe neto facturado por el proveedor,
por tanto incluye el importe bruto y los impuestos que
no sean recuperables.

Segundo Criterio:
El precio de adquisición esta formado por los mismos
datos que en el primer criterio más los gastos adicionales
hasta que el producto se encuentre en el almacén de la
empresa.

18
 El Coste de las Compras

Caso Práctico 01.

La empresa Dulces Sueños S.A., produce diariamente

100 unidades durante 300 días al año, del colchón
SOFLEX. Las cantidades y costes actuales de
materiales para la producción diaria son los
siguientes:

Artículo Unidades Costo S/.

Látex 100 m2. 400.00
Muelles 1,500 und. 1.50
Tela 250 m2. 5.00

19
 El Coste de las Compras

Emite una carta solicitando ofertas, y recibe una de la

empresa Pikolon SRL, para un contrato de
aprovisionamiento anual teniendo en cuenta las
siguientes condiciones económicas respecto a la
materia prima:
Artículo Precio Unitario Otros
Látex 390.00 Bonificación de 1m2 por cada 100 m2.
Muelles 1.20 Descuento Comercial del 4%
Tela 5.50 Descuento Comercial del 4%
Portes: 0.15 por unidad/m2. recibido.

A partir de esta información debemos analizar la oferta y

compararla con los costes actuales anuales.
20
 El Coste de las Compras

Caso Práctico 02.

La Empresa Turbulencias S.A. que se dedica a la

fabricación del ventilador “fresquebere”, recibe una
oferta de la empresa Ventol S.A. respecto de los
siguientes productos y cantidades
Artículo Cantidad Costo S/.
Motor 500 und. 240.00
Aspas 1,200 und. 5.00
Interruptor 500 und. 2.00
Descuento Comercial 5%, Portes: S/. 50.00, Embalaje S/.30.00

Calcular el coste unitario de cada producto.

21
El Control de Compras y sus Indicadores

Definir una serie de indicadores que cumplan los

dos siguientes requisitos:
 Tener relación con las actividades que se están
llevando a cabo en cada departamento.
 Servir como vara de medida, con la finalidad de
detectar desviaciones sobre las previamente
establecidas y poder corregir o seguir
avanzando

22
El Control de Compras y sus Indicadores

El Control Presupuestario de las Compras

Consiste en la comparación de las desviaciones producidas

en las necesidades de materiales utilizados en el proceso
productivo:
 La económica, llamada desviación de precios. Surge al
comprar el precio prestablecido con el precio efectivo
realmente obtenido.
 La técnica, llamada desviación en cantidad. Aparece
cuando se compara la cantidad preestablecida a
comprar con la realmente adquirida.

23
El Control de Compras y sus Indicadores

El Control Presupuestario de las Compras

Sistema de
Control

Alcanzar Economía de
Motivación
objetivos: medios:
del equipo
eficacia eficiencia

24
El Control de Compras y sus Indicadores

Indicadores de Compras
Son instrumentos que nos van a servir para medir y
establecer comparaciones, dándonos una visión
mensurable de lo acontecido

Orienta para la Mide

obtención de los
mejores resultados. cambios.

Permite un Mide
seguimiento del INDICADOR el
proceso resultado.
25
El Control de Compras y sus Indicadores

Indicadores de Compras
Índice de compras
𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑑𝑒𝑙𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙𝑒𝑠
∗100
𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙𝑒𝑠 𝑑𝑒𝑙 𝑎ñ 𝑜𝑎𝑛𝑡𝑒𝑟𝑖𝑜𝑟

Índice del coste del departamento de compras

𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑑𝑒 𝑙𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙𝑒𝑠
𝐶𝑜𝑠𝑡𝑒 𝑑𝑒𝑙 𝑝𝑒𝑟𝑠𝑜𝑛𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠
Índice del coste de un pedido de compras
𝐶𝑜𝑠𝑡𝑒 𝑑𝑒𝑙 𝑝𝑒𝑟𝑠𝑜𝑛𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠
𝑁 ú 𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒𝑝𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑎𝑙𝑎 ñ 𝑜
26
 El Control de Compras y sus Indicadores
Indicadores de Compras
Índice de rotación del stock de materias primas
𝐶𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠 𝑎𝑛𝑢𝑎𝑙𝑒𝑠 𝑑𝑒𝑚𝑎𝑡𝑒𝑟𝑖𝑎𝑙𝑒𝑠
𝑆𝑡𝑜𝑐𝑘𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜 𝑎𝑛𝑢𝑎𝑙
365
Cociente 𝐼𝑛𝑑𝑖𝑐𝑒 𝑑𝑒 𝑟𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖 ó 𝑛 𝑑𝑒𝑙 𝑠𝑡𝑜𝑐𝑘

Índice del periodo medio de pago

365
…
𝐶𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠 𝑎𝑛𝑢𝑎𝑙𝑒𝑠
𝑆𝑎𝑙𝑑𝑜 𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜 𝑎𝑛𝑢𝑎𝑙 𝑑𝑒𝑝𝑟𝑜𝑣𝑒𝑒𝑑𝑜𝑟𝑒𝑠
Índice de rechazos
𝐷𝑒𝑣𝑜𝑙𝑢𝑐𝑖ó 𝑛 𝑑𝑒𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠
𝐶𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠 𝑎𝑛𝑢𝑎𝑙𝑒𝑠 𝑑𝑒𝑚𝑎𝑡𝑒𝑟𝑖𝑎𝑙𝑒𝑠
27
 El Control de Compras y sus Indicadores

Otros Indicadores de la Gestión de Compras

Financiación de Proveedores:
𝑃𝑒𝑟𝑖𝑜𝑑𝑜 𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜 𝑑𝑒𝑝𝑎𝑔𝑜 𝑋 𝑅𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖 ó 𝑛 𝑑𝑒 𝑆𝑡𝑜𝑐𝑘
𝑥 100
365
Rotación de Proveedores:
𝐶𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠 𝑎𝑝𝑟𝑜𝑣𝑒𝑒𝑑𝑜𝑟𝑒𝑠𝑛𝑢𝑒𝑣𝑜𝑠
𝑥 100
𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙𝑒𝑠

Plazo medio de entrega:

𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑑𝑒𝑙𝑜𝑠 𝑝𝑒𝑟𝑖𝑜𝑑𝑜𝑠 𝑝𝑒𝑛𝑑𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠
𝑥 100
𝑃𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜 𝑑𝑖𝑎𝑟𝑖𝑜 𝑑𝑒𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠
28
 El Control de Compras y sus Indicadores

Otros Indicadores de la Gestión de Compras

Calidad de las Compras:
𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑑𝑒𝑙𝑎𝑠 𝑑𝑒𝑣𝑜𝑙𝑢𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑎 𝑝𝑟𝑜𝑣𝑒𝑒𝑑𝑜𝑟𝑒𝑠
𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑑𝑒 𝑙𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠
Carga del trabajo:
𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑑𝑒𝑙𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠
𝑃𝑙𝑎𝑛𝑡𝑖𝑙𝑙𝑎 𝑑𝑒𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠

29
 El Control de Compras y sus Indicadores
Otros Indicadores de la Gestión de Compras
Caso Práctico.
La empresa Gargamel SRL, fabricante de golosinas,
proporciona información respecto al consumo de productos y
existencias, durante los periodos que se indican en el año.
Periodo
Consumo Existencias
Desde Hasta días
01/01/2015 31/03/2015 90 23,000.00 1,200.00
01/04/2015 30/06/2015 91 30,200.00 850.00
01/07/2015 30/09/2015 92 20,000.00 1,300.00
01/10/2015 31/12/2015 92 16,000.00 1,200.00
 Total consumo 89,200.00 
30
 El Control de Compras y sus Indicadores
Otros Indicadores de la Gestión de Compras
Igualmente se sabe que:

 Las ventas del año anterior ascendieron a S/. 500,000

 Los costes salariales del departamento de compras fueron
de S/. 22,000
 Se han emitido 430 pedidos.
 Las devoluciones anuales de compras ascendieron a S/.
2,200
 El saldo medio de proveedores es de S/. 2,300

A partir de esta información, calcula los diferentes índices de

gestión de compras.
31
 El Proceso de compras

Un proceso es un conjunto de actividades con un principio y un fin, que

ocurre en determinada secuencia y opera sobre insumos y productos.

El proceso de administración del suministro empieza con el reconocimiento

y termina con la supervisión de los proveedores y de las relaciones.

Las siguientes son cinco razones fundamentales para desarrollar un

proceso vigoroso:
1. Alto número de artículos.
2. Grandes cantidades de dinero.
3. Necesidad de un seguimiento de auditoría.
4. Consecuencias severas debido a un desempeño deficiente.
5. Contribución potencial a operaciones organizacionales efectivas
inherentes a la función.

32
 El Proceso de compras

Flujos de Información:

Flujos hacia el interior Flujos hacia el exterior

• la información que proviene del • La información que surge del

interior de la organización, área de suministro, por ejemplo,
incluye declaraciones sobre las fijación de precios de los
necesidades de materiales y proveedores, condiciones de
servicio, y se envía al área de mercado y pronósticos de
suministro; suministro para los presupuestos
• La información que proviene de del flujo de efectivo, se envía a
fuentes externas puede proceder otras unidades de la
de los proveedores o de otras organización.
fuentes y se envía al área de • Cierta información, como las
suministro. solicitudes de cotizaciones o de
propuestas, se envía desde el
área de suministro hacia las
fuentes externas (proveedores)

33
 El Proceso de compras

Pasos del proceso de Compra:

4. Seguimiento
1.
y/o despacho 7. Recepción e
Reconocimiento
rápido de la inspección.
de la necesidad
orden.

5. Preparación y 8. Autorización y
2. Descripción de
colocación de la pago de la
la necesidad
orden de compra. factura.

3. Identificación y 6. Selección del

9. Mantenimiento
análisis de las proveedor y
de registros y de
posibles fuentes determinación de
relaciones.
de suministro los términos.
34