OFIMATICA ESPE S06 - ProjectLibre

E
P
S UNIVERSIDAD DE LAS FUERZAS
ARMADAS - ESPE
E
TEMARIO:
1 COLOCACIÓN DE ACTIVIDADES, DURACIÓN
2 IDENTIFICACIÓN DE HITOS
3 USO DE LA HERRAMIENTA PARA LA ADMINISTRACIÓN

DE LOS PROYECTOS
4 RUTA CRÍTICA
5 DIAGRAMAS
6 AJUSTES DEL PROYECTO, DEL TIEMPO, DEL COSTO
7 INFORMES
7/01/20XX
TEMARIO:
8 TIPOS DE INFORMES
9 SEGUIMIENTO DE UN PROYECTO
10 PASOS PARA REALIZAR EL SEGUIMIENTO DE UN
PROYECTO
11 CRONOGRAMA DE OBRA PROGRAMADA VS
EJECUTADA
7/01/20XX
Colocación de actividades, duración
Consideraciones preliminares de un proyecto
Un nuevo proyecto puede crearse desde cero o

utilizando una plantilla.
La plantilla predeterminada que se abre es la

plantilla de la información global de empresa
(contiene vistas, tablas y campos que se utilizan
en todos los proyectos de la organización.
4
Colocación de
actividades y/o
Agregar actividades / Clic
tareas
derecho en la línea en
blanco / Nuevo
5
Es importante incluir la información del proyecto ya
que de ella depende la normal consecución del
mismo.
Así también se debe definir la fecha de inicio del
proyecto, el calendario con el que se va a trabajar
en general el proyecto.
A continuación se presenta la manera de

escribir esta información en Microsoft Project.
7/01/20XX
A continuación se puede asignar el Calendario laboral del
proyecto, en donde se podrá definir días hábiles, festivos,
jornadas de trabajo, etc.
En la pestaña Proyecto seleccione el botón Cambiar

tiempo de trabajo.
Luego editar la información correspondiente en la ventana Para tal efecto, (Gráfico No. 11),
que se abre luego editar la información
correspondiente en la ventana
que se abre (Gráfico No. 12)
7/01/20XX 7
Recursos y costos
Son los medios necesarios

para llevar al cabo el
proyecto
Materiales y
Humanos
Productos
Equipamiento y
maquinaria
Recursos y
Clic en Recurso / Recursos
Costos
Cambiar el valor por hora

según el salario en la tasa
estándar.
TIPOS DE TAREAS/ACTIVIDADES EN PROJECT
Tarea resumen: Se Tareas Normales: Son

compone de subtareas. las que pueden
Project determina realizarse en un
automáticamente la proyecto, y que no hacen
información de la tarea parte de la ruta crítica, es
de resumen ( duración decir, tiene algún tiempo
y el costo) basado en la de holgura que les
información obtenida permite retrasarse sin
de las subtareas. que se retrase el
proyecto.
Tareas Críticas: son

aquellas que deben ser Tareas Hitos: marcan un
completadas según la evento importante en un
programación para que proyecto, tal como un
el proyecto finalice a entregable o un punto de
tiempo. Si una tarea decisión y que se utiliza
crítica se retrasa, para controlar el
también se retrasa la progreso del proyecto.
finalización del proyecto.
Tareas Repetitivas: Son un conjunto de tareas que tienen un

7/01/20XX periodo de repetición y fechas fijas para su realización. 10
IDENTIFICACIÓN DE HITOS
Un hito es una tarea de duración cero que simboliza el haber

conseguido un logro importante en el proyecto.
Los hitos son una forma de conocer el avance del proyecto sin
estar familiarizado con el proyecto, constituyen un trabajo de
duración cero porque simbolizan un logro, un punto, un
momento en el proyecto. Sin embargo, puede haber hitos con
duraciones diferentes de cero, por ejemplo, el proceso de
aprobación final de una fase puede llevar algún tiempo.
En el cronograma de un proyecto deberían existir

varios hitos que informen la fecha estimada en que
pensamos cumplirlos, y que luego en la ejecución
compararemos con la fecha real. 11
HITOS
Para
Es un punto
de chequeo Identificar las
actividades realizadas
hayan cumplido el
objetivo
Entregar una parte del

Hacer
proyecto o presentar
Rehacer
Continuar un avance
•Crear un hito con duración cero
La manera más rápida de crear un hito es agregar

una tarea sin duración al plan de proyecto.
1. Haga clic en Vista y, a continuación, en el
grupo vistas de tareas, haga clic en Diagrama de
Gantt.
2. Escriba el nombre del hito en la primera fila

vacía o elija una tarea que desee convertir en
un hito.
3. Escriba 0 en el campo duración y, a
continuación, presione Entrar. El símbolo del
hito forma ahora parte del Diagrama de Gantt.
Agregar un hito con una duración
A veces un hito lleva tiempo. Por ejemplo, el proceso de aprobación
al final de una fase puede tardar una semana, por lo que ese hito
debería tener lugar a lo largo del tiempo, como una tarea normal.
1. Haga clic en vista y, a continuación, en el grupo vistas de tareas,

haga clic en Diagrama de Gantt.
2. Escriba el nombre del hito en la primera fila vacía o elija una tarea
que desee convertir en un hito.
3. Seleccione el hito y, a continuación, haga clic en tarea. En el grupo

propiedades, haga clic en información de la tarea.
7/01/20XX 14
USO DE HERRAMIENTA PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE LOS PROYECTOS
 Ruta crítica: es una secuencia de tareas o actividades

interdependientes que definen el camino más largo (en tiempo)
desde el inicio del proyecto hasta su finalización. De tal modo que
muestra el período de tiempo más corto posible en el que se puede
completar el proyecto. Si una actividad se retrasa, todo el proyecto
se retrasa en con ella. Las razones por las que un gran gestor de
proyectos implementa la ruta crítica: identificación de las tareas
críticas, reducir los plazos, comparación de lo planificado con lo
real.
 Método de la ruta crítica (CPM / Critical Path Method): La

técnica básica para usar CPM es construir un modelo que incluya:
Una lista de todas las actividades necesarias para la finalización del
proyecto. Las dependencias entre las actividades y la estimación de
la duración para cada actividad.
 Diagramas: los diagramas más importantes de Project son el de

Gantt y Red. Las presentaciones a clientes y ejecutivos deben ser
simples y fáciles de entender sin llegar a tecnicismos muy 15
avanzados.
AJUSTES DEL PROYECTO
Cuando estamos gestionando un proyecto dependiente del

Ajuste del tiempo, no siempre se cumplen los cronogramas establecidos.
Para facilitar el monitoreo del progreso y hacer todos los ajustes
tiempo para alcanzar la fecha límite se pueden utilizar las siguientes
técnicas: Revisar las fechas límite y la ruta crítica, comprobar y
ajustar las delimitaciones de las tareas, dependencias y
duraciones, agregar recursos a las tareas
Ajuste Si el proyecto está delimitado principalmente por el costo, se

debe tener cuidado con los rubros asignados a los recursos,
del tareas y con los costos estimados del proyecto completo. Existen
varias técnicas para ajustar los costos de forma que se pueda
costo mantener el presupuesto inicial, entre ellas tenemos: Observar

las vistas concretas y las tablas para revisar los costos, ajustar la
programación para reducir los costos, Ajustar las asignaciones
para reducir los costos.
INFORMES
Informe de recursos: muestra el
Informe del panel: muestra el
estado de trabajo de todos los
trabajo realizado, las tareas
recursos sobreasignados con
completadas y el trabajo que
información acerca del trabajo real
queda por hacer.
y restante.
Informes de progreso: muestra

. todas las tareas con programación
Informe de costos: muestra los
ajustada que figuran como críticas
costos y los costos acumulados
en la ruta crítica de su proyecto, lo
por trimestre de todas las tareas
que indica que cualquier retraso
de nivel superior.
en estas tareas provocará retrasos
en la programación.
Informes propios (plantillas): en

caso de que los informes Informes visuales: puede ver
predefinidos no se ajusten a sus datos específicos de proyectos en
necesidades, puede usar una de un informe visual en Excel o Visio,
las siguientes nuevas plantillas de siempre que tenga estos
informes para crear sus propios programas instalados.
informes de proyectos
Informe del panel
7/01/20XX 18
Informe de
recursos
7/01/20XX 19
Informe de
costos
Informe de progreso
7/01/20XX
Informes propios (con
plantillas)
7/01/20XX
Informes visuales de
forma instantánea en
Excel o Visio
7/01/20XX 23
SEGUIMIENTO DE UN PROYECTO
Pasos para realizar el seguimiento

de un proyecto:
1.- Crear una línea base para el proyecto
Una vez que haya creado la programación inicial, cree

una línea base para el mismo.
Una línea base es una instantánea de su proyecto

antes de que comience.
A medida que progresa el proyecto, puede comparar

su progreso con la línea base.
24
Revisar el progreso de la programación
regularmente
Tenga en el hábito de revisar el

progreso de su programación al menos
una vez por semana. Si espera hasta el
medio de su proyecto, es posible que
sea demasiado tarde para resolver los
problemas de programación.
25
Realizar una acción más pronto, en lugar de
más tarde
Los proyectos tienden a deslizar

el control rápidamente después
de que se muestren los
problemas. Cuando el proyecto
comienza a desviarse de cómo
pensaba, tomar medidas
inmediatamente.
CRONOGRAMA DE OBRA PROGRAMADA
VS EJECUTADA
LINEA BASE
Para analizar el cronograma de obra se debe utilizar la línea base de
Project Libre, la cual sirve para establecer una comparativa de la situación
del proyecto con las variantes que se genere en el transcurso del mismo.
Cuando se planifica un proyecto se asignan unos recursos que llevan asociados unos costos, se
estima unos plazos para la ejecución de tareas, etc.; toda esa información sería la primera
línea base. A medida que el proyecto se va desarrollando usted modifica estos datos
ajustándolos a la realidad. De esta manera se crea otra línea identificativa (otra línea base) de
su proyecto que se diferencia de la planificación inicial.
Hacer comparativas entre el plan previsto y la realidad ayuda a analizar por qué se han
producido diferencias. Además, de esta manera le será más fácil planificar con mayor
exactitud proyectos futuros.
27
CÓMO GENERAR
LA LÍNEA BASE
Clic en Archivo / Guardar línea de base
Seleccionar “Proyecto Completo”
Clic OK
Presentación de lanzamiento 28
INSERTAR COLUMNA
1. Clic derecho sobre la columna
2. Clic en insertar columna
PARA ELEGIR EL
TIPO DE TEXTO
1. Se abre una ventana para elegir el

tipo de columna
2. Seleccionamos la opción “porcentaje

completo”
LOS PORCENTAJES SE MODIFICAN DE ACUERDO AL ANÁLISIS DEL
EXPERTO
PARA VALIDAR EL AVANCE
REAL VS EL PROGRAMADO:
1. Insertamos otra columna con el

nombre “avance real”
2. Copiamos y pegamos los

porcentajes como valores
Para poder analizar el
avance estimado se debe
relacionar a una fecha
especifica para esto:
Seleccionamos ARCHIVO /
ACTUALIZAR
Elegimos LA FECHA A LA QUE
DESEAMOS ANALIZAR
Clic en ok
SE DETALLARA LOS
PORCENTAJES DE AVANCE
DE ACUERDO A LA FECHA
SELECCIONADA
1. Insertamos una nueva

columna como “avance
estimado”
2. Copiamos los porcentajes

actualizados en la columna
de avance estimado
Volvemos a copiar
los valores de avance
real en el porcentaje
para que nuestro
diagrama se
actualice
36
GRACIAS
37

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E

3 USO DE LA HERRAMIENTA PARA LA ADMINISTRACIÓN

Consideraciones preliminares de un proyecto

Un nuevo proyecto puede crearse desde cero o

La plantilla predeterminada que se abre es la

A continuación se presenta la manera de

En la pestaña Proyecto seleccione el botón Cambiar

Son los medios necesarios

Cambiar el valor por hora

Tarea resumen: Se Tareas Normales: Son

Tareas Críticas: son

Tareas Repetitivas: Son un conjunto de tareas que tienen un

Un hito es una tarea de duración cero que simboliza el haber

En el cronograma de un proyecto deberían existir

Entregar una parte del

La manera más rápida de crear un hito es agregar

2. Escriba el nombre del hito en la primera fila

1. Haga clic en vista y, a continuación, en el grupo vistas de tareas,

3. Seleccione el hito y, a continuación, haga clic en tarea. En el grupo

 Ruta crítica: es una secuencia de tareas o actividades

 Método de la ruta crítica (CPM / Critical Path Method): La

 Diagramas: los diagramas más importantes de Project son el de

Cuando estamos gestionando un proyecto dependiente del

Ajuste Si el proyecto está delimitado principalmente por el costo, se

costo mantener el presupuesto inicial, entre ellas tenemos: Observar

Informes de progreso: muestra

Informes propios (plantillas): en

Pasos para realizar el seguimiento

1.- Crear una línea base para el proyecto

Una vez que haya creado la programación inicial, cree

Una línea base es una instantánea de su proyecto

A medida que progresa el proyecto, puede comparar

Tenga en el hábito de revisar el

Los proyectos tienden a deslizar

Clic en Archivo / Guardar línea de base

Seleccionar “Proyecto Completo”

1. Clic derecho sobre la columna

2. Clic en insertar columna

1. Se abre una ventana para elegir el

2. Seleccionamos la opción “porcentaje

1. Insertamos otra columna con el

2. Copiamos y pegamos los

1. Insertamos una nueva

2. Copiamos los porcentajes

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