Gestión de Archivos Documentos de Oficina Chile

Los Documentos en la Administración
¿Qué se entiende por DOCUMENTO?

Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica,
sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes
informáticos.
¿Qué es un DOCUMENTO DE ARCHIVO?
“Es el testimonio material de un

hecho o acto realizado en el ejercicio
de sus funciones por personas físicas
y jurídicas, públicas o privadas, de
acuerdo con unas características de
tipo material o formal”
Antonia Heredia Herrera. Archivera y doctora en
Historia de América, España
El DOCUMENTO soporte y clases
Textuales
Sonoros
CLASES
En imagen
Electrónicos
Dispositivos electrónicos
Papel
SOPORTES Soporte tecnológicos:
magnéticos y digitales
Telas: Algodón, seda , lana
¿Cómo nace un DOCUMENTO?
Nace de la función administrativa, es decir de la gestión de una institución, organización o
empresa, a ésta se le denomina unidad productora y puede provenir de una Unidad
organizacional (Dirección, Departamento, Oficina, entre otros)
Características fundamentales del DOCUMENTO
UNICIDAD: Es único, copias pero un solo

original
INTEGRIDAD: Es un todo con la materia
AUTENTICIDAD: tiene firma del creador y timbre

¿Para qué sirve el DOCUMENTO?
Es elemento probatorio
Es testimonio de fe pública
Es fuente de verdad
Es instrumento de la historia
Características de un DOCUMENTO
CARACTERÍSTICAS EXTERNAS
Cantidad
Clase
Forma
Formato
Soporte
CARACTERÍSTICAS INTERNOS
Asuntos
Data tópica - lugar
Data Crónica - fecha
Personas : Natural o Jurídica
Productor
Clase: lo determina el procedimiento

empleado para transmitir la información
(textuales, iconográficos, audiovisuales,
electrónicos o informáticos);
Tipo: revela tanto su contenido como su
estructuración en el documento (Oficio
Ordinario, Resolución, entre otros);
Formato: esta en relación a la función de
reunir los documentos y el soporte (Carta,
Oficio, A4);
Cantidad: se refiere al número de

unidades (volúmenes, legajos,
documentos,…) y al espacio que ocupan
los documentos (metros lineales);
Soporte: es el material sobre el cual se
puede registrar, almacenar y recuperar la
información (papel, pergamino, metal,
magnéticos, cintas, entre otros)
Forma: es la condición de original,
copia simple, copia certificada….)
CARACTERÍSTICAS INTERNOS
Productor: Autor del documento

Data tópica – lugar: lugar donde se
produce
Data Crónica – fecha: fecha de
producción
Personas : Natural o Jurídica
Asuntos: De qué se trata el tema, cuales
son los objetivos de este documento.
Formalidad: Numeración, sellos,
firmas.
IDENTIFICACIÓN Y TIPOLOGÍA
DOCUMENTAL
junio, 2018
Identificación Documental
Identificación es:
«Una operación previa a la clasificación, que nos lleva al conocimiento del
órgano y de las unidades administrativas que producen los documentos y las
funciones de éstos a través de la Normativa que los origina o crea»
Ana Dupla del Moral
Tareas:
1° Conocimiento e Identificación del Organismo Productor
2° Conocimiento de sus funciones
3° Conocimiento de todos los posibles tipos documentales
Instrumentos apoyo identificación Documental
Tipología Documental
Tipología es:
El estudio de las diferentes actuaciones de la Administración, reflejadas en
distintos soportes, documentales y con unos determinados caracteres internos
que responden a la actividad que los generó.
Tipo Documental es:

Una unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una
actividad concreta, regulada por una norma preestablecida y cuyo formato y
contenido informativo y son homogéneos. El soporte puede variar.
Agrupaciones Documentales
Serie Documental es:

Es la sucesión de documentos testimonio continuado de una actividad
regulada normalmente por un procedimiento administrativo.
Sub-serie Documental es:

División de la Serie en función
de variaciones del trámite o
del procedimiento.
Tipología Documental: TIPO y SERIE
Las Tipologías dan

Certificado origen a la
de Titulo denominación de
SERIES
Tipo documental
TIPOLOGÍA
Certificado Certificado de
de Matrimonio
Nacimiento
Tipo documental
Tipos documentales están definidos por el
elemento dispositivo
SERIE DOCUMENTAL TIPO DOCUMENTAL DOCUMENTO
Contratos Contrato de Honorarios Contrato de Honorarios Sr.
Martín Navarro
Certificados Certificados de Certificado de Nacimiento
Nacimiento Martín Navarro
Solicitar Solicitud
Informar Informe
Acta Levantar Acta
Certificación Certificar
Requerimiento Requerir
Resolución Resolver
Notificación Notificar
Publicación Publicar
ESQUEMA DE ANALISIS DE UN TIPO DOCUMENTAL
1 Tipo Documental
a) Denominación
b) Definición
c) Caracteres Externos,
d) Caracteres Internos
2 Unidad Productora
a) Unidad Productora
3 Destinatario
a) Destinatario
4 Legislación o Normativa (Elemento legal que

identifica la base legal de la función)
a) Legislación o Normativa
5 Trámite (Creación-Seguimiento y Evolución de la información

relacionada con un procedimiento administrativo o
proceso, que se materializa en documentos y/o expedientes)
a) Incidencias
b) Duración del Trámite
ESQUEMA DE ANALISIS DE UN TIPO DOCUMENTAL
6 Documentos básicos que componen el

Expediente
7 Ordenación de la Serie: Métodos alfabético,
numérico, cronológico
8 Contenido
Personas
Lugares
Fechas
Asuntos
9 Vigencia Administrativa
10 Eliminación
11 Acceso y Accesibilidad
Ejercicio Práctico N°1

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¿Qué es un DOCUMENTO DE ARCHIVO?

“Es el testimonio material de un

Características fundamentales del DOCUMENTO

UNICIDAD: Es único, copias pero un solo

INTEGRIDAD: Es un todo con la materia

AUTENTICIDAD: tiene firma del creador y timbre

Clase: lo determina el procedimiento

Cantidad: se refiere al número de

Productor: Autor del documento

Tipo Documental es:

Serie Documental es:

Sub-serie Documental es:

Las Tipologías dan

4 Legislación o Normativa (Elemento legal que

5 Trámite (Creación-Seguimiento y Evolución de la información

6 Documentos básicos que componen el

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