Adquisicin de un software de archivo para la serie

documental de expedientes de contralora

PROGRAMA ESPECIAL DE TITULACIN, BIBLIOTECOLOGA

UNIVERSIDAD BOLIVARIANA

Asignatura: Base de Datos III

Profesora: Cristina Riquelme

Integrantes: Betsab Salazar

Nadia Contreras

Santiago, Junio- 2012

 TABLA DE CONTENIDO

Introduccin.

Oficina General de Partes y

Archivo General de Contralora.

Realidad del Archivo General de Contralora.

Por qu Automatizar?.

Nuestros objetivos..

Criterios de seleccin de un software

Evaluando los software seleccionados..

Diagramas

Recursos.

Conclusiones

Anexos

Bibliografa..

INTRODUCCION
Las crecientes necesidades de proveer informacin de manera efectiva y eficaz en
nuestro mbito laboral, nos ha llevado a planificar una mejor gestin de los recursos que
se poseen actualmente, tanto en el mbito financiero como en el de recursos humanos.

Es por ello que se pretende implementar un software para la automatizacin de una de las
series documentales mas utilizadas en la unidad del Archivo General, la cual corresponde
a los expedientes (oficios mas sus antecedentes), con el objeto de contar con un sistema
que permita la gestin eficaz de los recursos de informacin y documentacin al interior
de este archivo.
 OFICINA GENERAL DE PARTES

ARCHIVO GENERAL DE CONTRALORIA

La contralora General de la Repblica (CGR) tiene como misin el garantizar el

cumplimiento del ordenamiento jurdico, resguardando la proteccin y el debido uso
del patrimonio pblico, para preservar y fortalecer la probidad, fidelidad y transparencia
de la gestin financiera en la Administracin del Estado.

Para ello busca posicionarse como el mximo organismo fiscalizador del pas, capaz
de actuar con independencia, contribuyendo a travs de su gestin al mejoramiento
de las condiciones de gobernabilidad. Actuando siempre bajo la premisa de resguardar
la probidad administrativa y de crear en la ciudadana las condiciones de legtima
confianza sobre el accionar y el funcionamiento de la Administracin del Estado.

Para poder llevar a cabo su misin y su visin, cuenta con el apoyo de la Oficina General
de Partes y Archivo General de Contralora, estos son los encargados del ingreso,
timbraje y despacho de toda la documentacin que ingresa a la institucin, siendo
tambin los encargados de guardar una copia de cada documento que pasa por su
unidad.

Es por esta razn que el Archivo General de la Contralora posee el segundo archivo mas
grande de la nacin, motivo por la cual se hace vital el poder sistematizar la informacin
que ingresa a la dependencia del archivo para su utilizacin de manera eficiente.
El acervo documental del archivo se compone de las siguientes series:

Oficios desde 1927 hasta 2010

Expedientes desde 2002 hasta 2012 (consta de los oficios ms sus antecedentes)

Decretos desde 1920 hasta 2007

Decretos exentos desde 2007 hasta 2012

Resoluciones desde 1927 hasta 2007

Resoluciones exentas desde 2007 hasta 2012

Leyes 1927 hasta 2003

Decretos ley 1927 hasta 2003

Decretos con fuerza de ley desde 1973 hasta 1990

Desahucios desde 1980 hasta 2012

Diario oficial desde 1927 hasta 2007

El recurso humano con el que cuenta actualmente el archivo corresponde a

1 Tcnico en Bibliotecas y Centros de Documentacin

2 Administrativos

1 Auxiliar
DIAGNSTICO

REALIDAD DEL ARCHIVO GENERAL DE CONTRALORA

Dentro de las Series Documentales que resguarda el Archivo de Contralora, destaca por
su utilizacin, la serie de expedientes de oficios, pues son estos los ms solicitados por
los usuarios de la institucin. Esto responde en gran medida, a que solo en esta serie se
archivan los antecedentes que servirn para la realizacin de procesos sumarios y
auditorios a otros servicios pblicos.

Dada su importancia es que estos documentos fueron digitalizados por una empresa
externa, en una psima calidad por lo dems, pero presenta la problemtica de su
acceso, ya que solo se pueden consultar mediante una carpeta compartida de acceso
restringido. Por este motivo es que cuando uno de estos documentos digitalizados se
solicita al archivo, las copias o archivo electrnico son enviadas por correo o impresas
segn el requerimiento del usuario, tomando mucho tiempo en el proceso de entrega de la
documentacin solicitada.

La CGR cuenta con mltiples plataformas, pero ninguna de ellas permite la carga de un
documento completo, solo detalles de quien lo recepcion, tramit y despach, es por ello
que se hace necesaria la consulta en lnea de esta serie documental, la cual, como
mencionamos anteriormente, es una de las ms solicitadas del Archivo.
 DIAGRAMA DE FLUJO

PRSTAMO

Archivo General

Contralora

Pblico Tipo de Interno

Solicitud/
Ley 20.285 Usuario Consulta en sala

Registrar
en

papeleta

Bsqueda en

estantera

Respuesta Unidad de SI NO
Quizs en otro
acceso a la informacin
Disponible momento
?

Prstamo documento

solicitado
 DIAGRAMA DE FLUJO

INGRESO DOCUMENTOS

Archivo Archivo

Hco. Adm.

Ingreso Permanente

Archivo General
de
Contralora

Divisiones de

contralora

Transfiere Archivo Archivo

Hco. Adm.

Acervo Documental

Destinar a:
Ingresa

Describir Almacenar
Se
Documento en archiva Archivar
Excel ?
PROBLEMTICA

Actualmente, los expedientes se encuentran arrumbados en el suelo por falta de

espacio en las estanteras y su descripcin se realiza de forma bsica en la unidad
generadora, mayoritariamente en Tabla Excel o impreso en una hoja oficio que pegan
en la caja, tcnicas que no describen el contenido total, si no solo una parte de ste.

Si bien es cierto, la institucin cuenta con varios software de bsqueda e ingreso de

documentos, estos no funcionan como un sistema integrado de gestin, sino que
trabajan como mdulos completamente independientes uno de otros. Cabe destacar,
que ninguno de estos sistemas est desarrollado ni enfocado a satisfacer las
necesidades del archivo, por lo que todos los procesos ya sean de prstamo o
ingreso, son realizados de forma manual mediante papeletas o planillas Excel.

Este es uno de los mayores problemas (papeletas), ya que los funcionarios al no

tener el cuidado suficiente traspapelan los recibos y es as como documentos
prestados estn en los archivadores de devoluciones, generando un costo de tiempo
mayor al ideal, en cada bsqueda del documento solicitado.

Otro de los problemas que presenta la institucin se visualiza en el rea de los

recursos humanos, ya que el personal especializado en archivstica, es reducido; tan
solo uno, de los 4 funcionarios, cumple con el requisito de especializacin y solo dos
de ellos, saben utilizar las herramientas tecnolgicas e informticas, razn por la cual
el proceso en general, tiende a entorpecerse y ralentizarse.
 POR QUE AUTOMATIZAR?

Son muchas las ventajas que la automatizacin ofrece al archivo, podemos

mencionar entre ellas:

Tener en lnea la informacin, cuando se requiera.

Reducir el deterioro que se produce en los documentos al manipularlos.

Entregar en un mnimo de tiempo la respuesta a las solicitudes de los usuarios.

Poder crear un sistema integrado con el resto de bases de la contralora

Misin del archivo

El archivo general de la contralora, busca permanentemente, proveer informacin

oportuna y de calidad a sus usuarios, reduciendo los tiempos de bsqueda y acceso a la
informacin de los distintos fondos documentales, tambin acta como ente mediador
entre la informacin y la ciudadana mediante la ley de transparencia.

Por otra parte, se preocupa por la conservacin y preservacin del acervo documental
histrico, resguardando el patrimonio nacional contenido en los documentos que integran
su coleccin.

Visin del archivo

El archivo general, busca trasformarse en el segundo archivo ms grande de Chile con el

total de su documentacin histrica digitalizada, y de esta forma, resguardar la
conservacin y preservacin de sus documentos y por otra parte, asegurar la entrega de
informacin a cualquier ciudadano, sin importar la distancia geogrfica.
Nuestros usuarios

La gran mayora de los usuarios que solicitan los servicios del Archivo General,
corresponden a los funcionarios de la misma institucin, solo una pequea parte
corresponde a usuarios externos, como profesores e investigadores.

La posibilidad de un aumento en el nmero de consultas sera aproximadamente un 30%,

considerando las solicitudes de las contraloras regionales y de otros ministerios que
puedan requerir informacin, por lo que se hace indispensable el acceso remoto a la
informacin.

Promedio Mensual de Usuarios 2010-2011

TOTAL TOTAL
PRESTAMOS 1590 PRESTAMOS 1575

USUARIOS USUARIOS
MENSUALES 546 MENSUALES 649

DCTO MAS DCTO MAS

SOLICITADO oficios (688) SOLICITADO oficios (1033)

DIVISON CON
DIVISON CON MAYOR Municipalidades
MAYOR SOLICITUD TRR (613) SOLICITUD (455)

AO CON
AO CON MAYOR MAYOR
MOVIMIENTO 2009 (111) MOVIMIENTO 2010 (124)

Total prstamo anuales 2010: 19.080 Total prstamo anuales 2011: 18.900

Total usuarios anuales 2010: 6.552 Total usuarios anuales 2011: 7.788

Documentos ms solicitados: Oficios Documentos ms solicitados: Oficios

Divisin con mayor solicitud: Municipalidades Divisin con mayor solicitud:

Municipalidades

Ao con mayor movimiento: 2009 Ao con mayor movimiento: 2010

 Qu caractersticas buscamos en nuestro software?

Que permita la interrelacin con otra bases de datos

Que se fundamente en la Norma Internacional General de Descripcin Archivstica

(ISAG G)

Que se base en la Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de

Archivos relativos a Instituciones (ISAAR CPF)

Que contenga al menos los Mdulos de: circulacin, ingreso y descripcin

Posibilidad de adaptar los mdulos a las necesidades de la institucin

Permitir el ingreso de registros y la visualizacin de forma remota

Capacidad para generar distintos tipos de informes tanto de consulta en lnea,

como de ingreso de documentos y prstamo

Creacin de copias de seguridad cada 1 hora

Existencia de un campo de bsqueda simple y otra avanzada

Permitir la carga y visualizacin de documentos con extensin .PDF

Tipo de licencia concurrente tanto para staff como para clientes

Conversin de archivos y levantamiento de datos

Que permita el uso de cdigo de barras

Recuperacin de informacin por los distintos campos de acceso.

OBJETIVOS

Objetivos generales del archivo

Ser un apoyo en el principio de probidad administrativa y transparencia en la

gestin pblica.

Implementar un software de archivo para la reduccin en los tiempos de entrega

de las series documentales del archivo general, y su conservacin y preservacin
a travs del tiempo.

Conservar historia en sus documentos.

Conservar la historia de la nacin mediante sus actos administrativos.

Objetivos especficos del archivo

Administrar las copias documentales, de todos los procesos administrativos que

ingresan a contralora, de forma digitalizada, minimizando los tiempos de
respuesta hacia las distintas unidades de la institucin.

Reducir los tiempos de entrega de la documentacin solicitada por usuarios

externos que hagan uso de la ley de transparencia, dando rpida respuesta
mediante la utilizacin del formato electrnico del documento, siendo ste, ms
rpido y efectivo en cunto a acceso a la informacin.

Poder entregar las herramientas informacionales a las unidades responsables de

las auditorias, fiscalizaciones y dems acciones que permitan la transparencia en
la administracin pblica.

Conservar la informacin en su formato original, el papel, a travs del tiempo como

documentos histricos patrimoniales.

Crear un software que unifique o permita un protocolo de bsqueda con los otros
sistemas que maneja la institucin.
CRITERIOS DE SELECCIN DE UN SOFTWARE

FORMULARIOS

1-Formulario: RFI (Request for Information), Requerimiento de Informacin

DATOS DE LA COMPAA FABRICANTE:

Nombre de la compaa

Ao de creacin de la compaa

Casa Matriz

Sucursales

Personal dedicado a investigacin y desarrollo

DATOS DEL DISTRIBUIDOR EN CHILE:

Nombre de la Compaa

Ao de creacin de la Compaa

Direccin

Personal dedicado a soporte (incluir nombres y curriculum)

Tipo de conexin a Internet

CLIENTES

N de archivos que lo usan en Chile

N de archivos que lo usan en el resto del mundo

N de clientes nuevos en el 2012

CAPACITACIN Y DOCUMENTACIN

Entrenamiento in situ o remoto

Manuales en espaol

CARACTERSTICAS GENERALES DEL SISTEMA

CARACTERSTICAS MDULOS

REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE DEL SISTEMA

Requerimientos de Hardware para estacin cliente

-Requerimientos Mnimos

-Requerimientos recomendados
Requerimientos de software para estacin cliente

-Requerimientos Mnimos

-Requerimientos recomendados

Requerimientos del Servidor

-Requerimientos Mnimos

-Requerimientos recomendados
2- Formulario: RFQ, (Request for Quotation) solicitud o requerimiento de cotizacio n

REQUEST FOR QUOTATION

Proveedor:

Nombre de la Empresa:

Casa Matriz:

Representante en Chile:

Contacto:

Telfono:

Email:

Por intermedio de la presente, la Contraloria General de la Republica, solicita formalmente

cotizar un software Integrado para su Achivo, de acuerdo a como se detalla a continuacin,
por :

1.- Licencias Estndar del Software

Indicar el valor de la Licencia de uso del software

2.- 30 Licencias Staff

Indicar los valores asociados a la licencias concurrentes licencias para el Staff de archivo

3.- 45 Licencias OPAC

Indicar los valores asociados a licencias concurrentes para los usuarios

4.- Nmero de Registro que debe soportar el Software

De 50.000 a 100.000

De 100.000 a 200.000

De 200.000 a 500.000
5.- Nmero de Usuarios de la Institucin

De 2.000 a 5.000

De 5.000 a 10.000

6.- Nmero de Sedes que conforman el archivo

Solo nivel central

7.- Software adicionales al Servidor

Oracle, MySQL, Apache, Otros

8.- El SIGB tiene los Mdulos de:

Recuperacin

Gestin del Sistema de Clasificacin

Gestin de los Expedientes y los Documentos

9.- Conversin del Sistema actual

Conversin a isad g

Conversion a isaar cpf

Conversin y carga

Otros costos asociados

10.- Instalacin, implementacin y servicios asociados

Especificar item

11.- Capacitacin

Manuales

Entrenamiento de usuarios

12.- Mantencin Anual

Especificar desde que fecha se inicia el cobrar luego de la instalacin del Software

13.- Hardware requerido

Servidores

Desktops

Otros especificar
14.- Otros Gastos

Especificar en detalle

15.- Condiciones de Pago

Informacin relativa a condiciones de pago

Condiciones de venta especiales

16.- Contratos, licencias y acuerdos

Informacin documental sobre los siguientes tems: Acuerdo de compra, Contrato de

mantenimiento, Periodo de garanta

Licenciamiento del software, Acuerdos de confidencialidad

EVALUACIN DE SOFTWARE SELECCIONADOS

Puntos importantes para evaluar son:

TABLA DE REQUERIMIENTO PARA CADA SOFTWARE

Ica-Atom Archon

MDULO DE RECUPERACIN A B

Bsqueda avanzada Si

Bsqueda por serie documental Si

Bsqueda por registro de autoridad Si

Operadores booleanos (and, or, not) Si

Bsqueda semntica Si

Bsqueda por ndices Si

Bsqueda por campos Si

Orden de relevancia No

Recupera abstrac Si

Recupera full text Si

Recupera imgenes Si

Utilizacin de cdigo de barras No

MODULO DE GESTIN DEL SISTEMA
DE CLASIFICACION

Estructuras de campo definidas Si

Posibilidad de descripcin fondos, series

y subseries Si

Estructura segn normas internacionales

de archivstica Si

Posibilidad de modificar estructura No

Lista de campos Si

Calendario con plazos de conservacin No

permite la interrelacin con otra bases de No

datos

Disponibilidad/Tipo de prstamo
No

MODULO DE GESTIN DE LOS

EXPEDIENTES Y LOS DOCUMENTOS

Estructura de campos definidas

Si

Posibilidad de modificar estructura no

La unidad de descripcin corresponde a Si

un expediente

Si
Estructura nica para todos los
expedientes

Posibilidad de introducir expedientes con Si

los datos mnimos

Relacin entre series, expedientes y Si

documentos

No
Posibilidad de gestionar un registro de
entrada y salida

Control de autoridades Si
Registro de autoridades de organismos Si

Control de expedientes repetidos No

Transferencias del archivo de gestin al No

archivo administrativo

Transferencias del archivo administrativo No

al histrico

Permite el ingreso de registros y la Si

visualizacin de forma remota

Capacidad para generar distintos tipos No

de informes

Creacin de copias de seguridad cada 1 No

hora

Tipo de licencia concurrente tanto para Si

staff como para clientes

Conversin de archivos y levantamiento Si

de datos
METODOLOGA DE EVALUACION

COEFICIENTE DENOMINACION MODULO

DE
RELEVANCIA

MDULO DE RECUPERACIN
2 IMPORTANTE Bsqueda avanzada
INDISPENSABLE Bsqueda por serie documental
3
INDISPENSABLE Bsqueda por registro de autoridad
3
IMPORTANTE Operadores booleanos (and, or, not)
2
2 IMPORTANTE Bsqueda semntica
3 INDISPENSABLE Bsqueda por ndices
3 INDISPENSABLE Bsqueda por campos
2 IMPORTANTE Orden de relevancia
2 IMPORTANTE Recupera abstrac
2 IMPORTANTE Recupera full text
2 IMPORTANTE Recupera imgenes
DISPENSABLE
1 Utilizacin de cdigo de barras

MODULO DE GESTIN DEL SISTEMA DE

CLASIFICACION
INDISPENSABLE
3 Estructuras de campo definidas
INDISPENSABLE
Posibilidad de descripcin fondos, series y
3 subseries
INDISPENSABLE
Estructura segn normas internacionales de
3 archivstica
IMPORTANTE
2 Posibilidad de modificar estructura
3 INDISPENSABLE Lista de campos
DISPENSABLE
1 Calendario con plazos de conservacin
IMPORTANTE
2 permite la interrelacin con otra bases de datos
IMPORTANTE
2 Disponibilidad Tipo de prstamo

MODULO DE GESTIN DE LOS EXPEDIENTES Y

LOS DOCUMENTOS
INDISPENSABLE
3 Estructura de campos definidas
IMPORTANTE
2 Posibilidad de modificar estructura
 INDISPENSABLE
La unidad de descripcin corresponde a un
3 expediente
3 INDISPENSABLE
3 INDISPENSABLE Estructura nica para todos los expedientes
INDISPENSABLE
Posibilidad de introducir expedientes con los datos
3 mnimos
INDISPENSABLE

3 Relacin entre series, expedientes y documentos

INDISPENSABLE
Posibilidad de gestionar un registro de entrada y
3 salida
3 INDISPENSABLE Control de autoridades
INDISPENSABLE
3 Registro de autoridades de organismos
IMPORTANTE
2 Control de expedientes repetidos
IMPORTANTE
Transferencias del archivo de gestin al archivo
2 administrativo
IMPORTANTE

2 Transferencias del archivo administrativo al histrico

INDISPENSABLE

Permite el ingreso de registros y la visualizacin de

3 forma remota
IMPORTANTE

2 Capacidad para generar distintos tipos de informes

INDISPENSABLE
3 Creacin de copias de seguridad cada 1 hora
IMPORTANTE
Tipo de licencia concurrente tanto para staff como
2 para clientes
IMPORTANTE
2 Conversin de archivos y levantamiento de datos
RECURSOS ASOCIADOS AL PROYECTO

Recurso Humano y roles

Para la implementacin de este proyecto y segn lo revisado en la literatura, ser

necesario contar con capital humano con formacin especfica necesaria en el rea de
archivos.

As tambin, es fundamental desarrollar una red de colaboracin con unidades claves de

la institucin, como lo es el rea de informtica.

PERSONAL DEL ARCHIVO

1- Director/a Jefe del Archivo

1- Archivero/a

3- Tcnicos en Nivel Superior

2- Auxiliares de archivo

3- Asistentes de archivo

1- Informtico

Ser necesario fijar criterios mnimos que definan la misin y funcin de los cargos,
estableciendo responsabilidades y niveles en la estructura orgnica de la institucin.
PERFIL Y ROLES DEL PERSONAL DE ARCHIVO

1. Director o jefe del archivo

1.1. Datos del puesto

Nombre del cargo: Director o Jefe del Archivo

Categora profesional: Profesional Universitario de Bibliotecologa, especializacin en
Archivstica y administracin de personal.
Grado US: 12

Requisitos:

Licenciatura o ttulo equivalente, adems de la exigida para optar al puesto de trabajo.

Conocimientos tericos en gestin documental y archivstica, obtenidos preferentemente

en cursos universitarios de especializacin (masters y postgrados).
Experiencia y prctica en la organizacin y direccin de sistemas de gestin documental
y archivos de administraciones pblicas.

Conocimientos tericos y prcticos en la automatizacin de sistemas de gestin

documental y archivo de administraciones pblicas.

Conocimiento y dominio de idioma ingls.

Conocimiento de la legislacin sobre produccin, gestin y acceso a los documentos;

as como sobre procedimiento administrativo comn y rgimen jurdico de los archivos.

Experiencia en la planificacin y organizacin de actividades formativas en el mbito de

la gestin documental y la archivstica.

Publicaciones sobre gestin documental y archivstica, particularmente en la

Administracin Pblica.

Experiencia en funciones directivas.

1.2. Misin

Dirigir, impulsar y coordinar, con los recursos humanos y materiales necesarios, la

creacin, desarrollo y mantenimiento del servicio de archivo y del sistema de gestin de
los documentos y de los archivos, as como aquellas funciones relacionadas con este
mbito competencial que le sean asignadas.

1.3. Funciones

Analizar la situacin y las necesidades de organizacin y de gestin de la

documentacin en el Archivo, de cualquier poca y en cualquier soporte fsico,
atendiendo a los aspectos de su produccin, tramitacin y valor (jurdico,
econmico e histrico).
 Regular y planificar toda la actividad archivstica mediante sistemas automatizados
de registro, gestin documental y archivo corporativos.

Proponer y supervisar los mecanismos necesarios para dotar de credibilidad a los

documentos administrativos en cualquier soporte fsico, con especial incidencia en
las operaciones de autenticacin, certificacin, y reproduccin documental.

Dirigir el Archivo y las unidades en que se estructure.

Organizar y supervisar las tareas del personal adscrito a su mbito.

Disear y actualizar el cuadro de clasificacin de la documentacin; los

procedimientos de registro general de entrada y salida de documentos, de
constitucin y seguimiento de expedientes; el calendario de conservacin y
eliminacin de documentos y el programa de descripcin y recuperacin de la
informacin. Elaborar, actualizar y aplicar las normas que estructuran los
procedimientos de archivo, transferencias, eliminacin, consulta y prstamo de la
documentacin.

Evaluar las condiciones de conservacin de los documentos, en funcin de cada

tipo de soporte, y proponer y aplicar medidas para garantizarlas adecuadamente.

Proponer y organizar actividades de formacin y asesoramiento del personal de

archivo.

Proponer y organizar acciones divulgativas (exposiciones, visitas, talleres,

publicaciones, etc. ) sobre la historia del archivo, con la explotacin de los fondos
documentales del Archivo.

Desempear todas aquellas otras funciones que le asignen en relacin con su

mbito competencial.

2. Archivero/a

2.1. Datos del puesto

Nombre del cargo: Archivero
Categora profesional: Biblioteclogo/a con especializacin en Archivstica
Grado US: 13

Requisitos
Licenciatura o ttulo equivalente, adems de la exigida como requerida para optar al
puesto de trabajo.

Conocimientos en gestin documental y archivstica, obtenidos preferentemente en

cursos universitarios de especializacin (masters y postgrados).

Conocimiento y dominio de idioma ingls.

Conocimiento de la legislacin sobre produccin, gestin y acceso a los documentos;

as como sobre procedimiento administrativo comn y rgimen jurdico de los archivos.
 Publicaciones sobre gestin documental y archivstica.

Experiencia en organizacin e imparticin de actividades formativas en el campo de la

gestin documental y la archivstica.

2.2. Misin

Colaborar en todas aquellas tareas de carcter tcnico que el director le encomiende,

especialmente, implantar y supervisar el sistema de gestin documental y coordinar la
organizacin y el acceso a los fondos del archivo.

2.3. Funciones

Colaborar en el establecimiento de los mecanismos y programas que forman parte

del sistema de gestin documental y de archivo.

Participar en la elaboracin y actualizacin de las normas que regulan la

organizacin y funcionamiento del archivo y el sistema de gestin documental. Al
igual que proponer cuantas actuaciones sean necesarias para mejorar y facilitar la
gestin del archivo.

Controlar la implantacin del sistema de gestin documental, efectuando el

seguimiento y su evaluacin.

Colaborar en la valoracin y expurgo de la documentacin, as como en la

elaboracin y aplicacin del calendario de conservacin y eliminacin.

Colaborar en el establecimiento de los instrumentos de descripcin de la

documentacin, as como la supervisin del acceso en lnea y la atencin a
usuarios remotos.

Proponer el calendario de transferencias y supervisar sus operaciones.

Coordinar la organizacin y las actuaciones en los depsitos del archivo y

supervisar sus condiciones ambientales.

Establecer criterios de preservacin de los documentos en distintos soportes y

proponer medidas para garantizar su adecuacin.

Colaborar en la organizacin e imparticin de la formacin de usuarios.

Coordinar el establecimiento de sistemas de informacin, de consulta y prstamo

de documentos del archivo. Al mismo tiempo que orientar a los usuarios sobre la
bsqueda especializada de documentacin.
3. Tcnico Nivel Superior

3.1. Datos del puesto

Nombre del cargo: Tcnico de Archivo

Categora profesional: Tcnico NS en Bibliotecas y Centros de Documentacin
Grado US: 16

Requisitos:

Ttulo de Tcnico NS en Bibliotecas

Realizacin de cursos especializados en archivstica y gestin documental.

Conocimiento nivel medio de idioma ingls.

Conocimiento de la legislacin sobre produccin, gestin y acceso a los documentos.

Experiencia en la imparticin de actividades formativas sobre gestin documental y

archivstica.

3.2. Misin

Colaborar y participar en la implantacin y desarrollo del sistema de gestin documental,

especialmente en la clasificacin y en la descripcin de la documentacin, as como
tambin en la consulta y difusin de la misma.

3.3. Funciones

Colaborar en la implementacin del sistema de gestin documental en el archivo.

Gestionar y controlar las transferencias de documentos al Archivo.

Gestionar el depsito del Archivo.

Llevar a cabo el control de la conservacin de la documentacin en las adecuadas

condiciones de seguridad y preservacin.

Gestionar y controlar la consulta, el prstamo y la reproduccin de la

documentacin custodiada en el Archivo.

Colaborar en los procedimientos de seleccin y eliminacin de la documentacin,

aplicando las tablas de valoracin aprobadas por la

Otras funciones que le sean encomendadas, dentro del mbito de su trabajo.

4. Auxiliar de archivo

4.1. Datos del puesto

Nombre del cargo: Auxiliar de Archivo

Categora profesional: Funcionario
Grado US: 22

Requisitos:

Conocimientos de archivstica y gestin documental, obtenidos a travs de cursos

bsicos y de iniciacin.

Experiencia en el desempeo de funciones similares, preferentemente en la

administracin pblica.

Actividades formativas complementarias (informtica, idiomas, etc.)

4.2. Misin

Servir de apoyo al personal tcnico (facultativos y tcnicos), ejecutando, de acuerdo a sus

directrices y bajo su supervisin, tareas archivsticas bsicas, fundamentalmente de
organizacin de fondos, control y gestin de depsitos, transferencias y servicios al
usuario.

4.3. Funciones

Recepcin y cotejo de los documentos transferidos.

Registro de las transferencias y de los ingresos extraordinarios.

Control y toma de datos de los aparatos de medicin medioambiental, y control del

funcionamiento de otros aparatos y sistemas de proteccin documental.

Control de la periodicidad y de la ejecucin de los tratamientos de control de

plagas.

Control de la sala de lectura.

Gestin de prstamos, devoluciones y reproducciones.

Registro de los expedientes y de los documentos en prstamo.

Control del proceso de escaneado de documentos y de la introduccin de datos.

Control del proceso de eliminacin de documentos.

5. Asistente de archivo

5.1. Datos del puesto

Nombre del cargo: Asistente de archivo

Categora profesional: funcionario
Grado US: 25

5.2. Misin

Recibir y atender al pblico. Realizar las tareas administrativas de acuerdo con lo

establecido por su jefatura.

5.3. Funciones

Recibir y atender al pblico. Dar la informacin requerida.

Realizar las tareas administrativas del Archivo.

Introducir los datos de algunas series documentales ya inventariadas en el sistema

informtico.

Realizar las estadsticas de la actividad del Archivo: usuarios, consultas, prstamo

de la documentacin, etc.

Procesamiento de datos y escaneado de documentos.

Realizar otras tareas que le sean encomendadas por su jefe inmediato.

8.2 Recursos Tecnolgicos

Se evala al final cuando se haya seleccionado el software

8.3 Recursos Econmicos

Se evala al final cuando se haya seleccionado el software
 CONCLUSIONES

Dentro del proceso de remodelacin por el cual esta pasando la Contralora General, se
encuentra la adquisicin de un software de archivo para la automatizacin de uno de los
acervos documentales mas grandes del pais, es por ello que se realizo una seleccin y
evaluacin dos software conocidos en el mundo archivstico propios de esta disciplina,
como lo son ica-atom y archon, esta evaluacin conto con un equipo multidisciplinario de
recurso humano, quienes aportaron segn su rea de especializacin los requerimientos
tcnicos, especificaciones del sistemas y la evaluacin de los mdulos.

Al finalizar la parte tcnica del estudio se logra concluir que si bien ambos software
comparten caractersticas similares, y ambos fueron creados especficamente para el uso
archivstico, se recomienda la adquisicin del software ica-atom/archon, debido a que
cubre de una mejor manera las necesidades del archivo y es lo mas cercano a la realidad
de la unidad.

La eleccin fue determinada por que el puntaje ponderado del software ica-atom/archon
fue superior al de su competencia, ponderacin que puede apreciarse en el cuadro de
resumen comparativo de ambos software, donde queda explcitamente demostrado el
porque este software tuvo una mayor calificacin.

ANEXOS
Ejemplos de Anexos:
Organigramas
Oferta de proveedores
Respuestas al Formulario de Requerimientos Tcnicos
Tabla de Evaluacin de los 2 software
 ANEXOS

Anexo 1

Organigrama institucional
Anexo 2

Organigrama de la divisin
Anexo 3

Tablas de evaluacin de software

ESCALA DE NOTAS

NOTAS DENOMINACION
1 MUY MALO
2 MALO
3 REGULAR
4 BUENO
5 EXCELENTE
BIBLIOGRAFIA

Encuestas sobre archivos universitarios 2001 y 2003, accesibles en la pgina web

de la CAU (www.crue.org/CAU/inicio.htm)

Heredia Herrera, Antonia. Definicin de funciones y planificacin de servicios

tcnicos de archivos en el mbito estatal y en el mbito autonmico. En: Boletn
de Anabad, XXXV, n. 2-3 (1985), pp. 189-220.

Alfonso Delgado, Carlos. Formacin y estatuto de los archiveros de las

administraciones pblicas andaluzas. En: Tria, n. 1 (1994), pp. 67-114.
GLOSARIO DE TRMINOS

ACCESO A LOS DOCUMENTOS.- Posibilidad y condiciones de utilizacin de los

documentos del archivo, previstos en los actos normativos.

ARCHIVO.- Institucin o una parte estructural de ella, que realiza la recepcin,

organizacin y conservacin de los documentos para su utilizacin; Conjunto orgnico de
documentos producidos y/o acumulados por una persona natural o jurdica.

ARCHIVO ADMINISTRATIVO.- Archivo vigente, activo, que guarda con carcter temporal
los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de la institucin a la cul
pertenecen.

ARCHIVO CENTRAL.- Archivo administrativo que pertenece a los rganos de gobierno.

Es fuente de completamiento del Archivo Nacional.

ARCHIVO DE OFICINA.- Aquel que rene documentacin en trmite o sometida a

continua utilizacin y consulta administrativa.

ARCHIVO HISTRICO.- El que conserva documentacin de valor permanente.

ARCHIVO PARTICULAR.- Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales.

ARCHIVO PRIVADO.- Conjunto de documentos producidos y/ recibidos por entidades no

gubernamentales.

CATEGORA DEL FONDO.- Rango del fondeo determinado por su valor informativo y
cientfico histrico, su plenitud, su lugar de importancia de la institucin o persona
formadora del mismo.

CONSERVACIN DE DOCUMENTOS.- Conjunto de medidas tomadas para garantizar el

buen estado de los documentos.

CONSERVACIN PREVENTIVA.- Cualquier accin tendiente a disminuir el posible

deterioro de un objeto.

COPIA DE SEGURIDAD.- Reproduccin en microformas de documentos de valor

especial, por si estos se perdieran o daaran.

DPOSITO DE ARCHIVO.- Local especialmente equipado y destinado para la

conservacin de documentos de archivo.

DEPURACIN DE DOCUMENTOS.- Destruccin del documento al cumplirse los plazos

de conservacin y carecer de significacin histrica.

DOCUMENTO.- Medio por el que se registra o por el que se transmite informacin en

cualquier soporte y que en sentido general contiene la expresin del trabajo de la creacin
humana en formato impreso o no impreso.

DOCUMENTO DE VALOR HISTRICO PERMANENTE.- El que por su significado o

importancia para el gobierno, soberana nacional, actividades cientficas, tecnolgicas,
jurdicas, econmicas, culturales, polticas, as como por su valor autogrfico o por sus
rasgos externos, se convierte en parte del Patrimonio Documental del pas.

FONDO DOCUMENTAL.- Conjunto de documentos producidos orgnicamente y/o

reunidos por una persona, familia u organizacin en el ejercicio de sus actividades o
funciones.

GESTIN DOCUMENTAL.- Conjunto de principios, mtodos y procedimientos tendientes

a la planificacin, manejo y organizacin de los documentos generados y recibidos por las
organizaciones, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilizacin y conservacin.