MANEJO DE LIBROS

CONTABLES EN VENEZUELA

Lcdo. Wilmer Landaeta

Contador Publico Independiente
 MANEJO DE LIBROS CONTABLES EN VENEZUELA
Para que una empresa surja y tenga éxito, es por medio de La contabilidad que se ejerza en dicha
entidad. Así mismo, todo empresario individual así como las sociedades mercantiles deberán llevar
una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, la cual permita un seguimiento
cronológico de todas sus operaciones mercantiles; así como la elaboración periódica de inventarios,
balances y estados financieros.
El manejo de libros contables es el registro de las transacciones financieras, y la contabilidad es el
análisis y la estrategia basados en esta información.
¿Que son los Libros Contables?
Los libros de contabilidad, son registros o documentos que deben llevar obligatoriamente, los
comerciantes y en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan
durante un período de tiempo determinado. En Venezuela Todo comerciante debe llevar en idioma
castellano su contabilidad, la cual comprende los siguiente: el libro Diario, el libro mayor y el de
inventario". En este sentido se hace necesario el estudio y adopción de las normas vigentes para su
correcto uso y registro.
¿Importancia de los Libros Contables?
Llevar la contabilidad de una empresa es sumamente importante para conocer el desarrollo de todas
las actividades económicas. Por ello, los libros contables toman importancia tanto para pequeñas,
medianas y grandes empresas. Tanto para el ámbito legal como administrativo, el tipo de libros
contables permite manejar una mejor gestión contable que les ayudará a tomar buenas decisiones. 

Los libros permiten construir la información contable de la entidad, y en ellos aparecen todos los datos
necesarios para poder entender el funcionamiento económico-financieros de una empresa, es decir
nos muestran en un periodo determinado los estados financieros
 Libros Contables (libros Diario, Mayor e Inventario) según
las exigencias del Código de Comercio Venezolano. 
Ü   LIBRO DIARIO
Es el libro donde se registran cronológicamente todas las transacciones realizadas por la empresa durante el mes, en el orden
que haya tenido lugar durante el lapso de tiempo (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). Consta de las columnas del
Debe y la del Haber. Al finalizar el mes se cuentan los registros de débitos y de créditos, y se añaden al libro mayor.

Es decir, es un libro que debe ser llevado obligatoriamente por todo comerciante, según lo señala el Código de Comercio en el
Art. 32, además de ser sellado y presentado en el Registro Mercantil antes de ser utilizado (Art. 33 C.C.); deberá ser un libro
empastado, foliado y deberá quedar completamente sellado en todas sus páginas.

El Diario de Dos Columnas. (Este libro es el más utilizado) al momento de llevarlo al Registro Mercantil para registrarlo y
sellarlo, en su primera página irá la Nota del Tribunal.
 Libros Contables (libros Diario, Mayor e Inventario) según
las exigencias del Código de Comercio Venezolano. 
Ü   LIBRO MAYOR
Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado. Es el
registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el propósito de
conocer su movimiento y saldo en forma particular. Los cargos y créditos a las distintas cuentas,
según se muestra en los asientos de diario, se registran en las cuentas mediante el proceso
llamado pasar al mayor. Cuenta es una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta
en el debe y en el haber, así como el saldo de la misma. El libro mayor precisamente lo que hace
es eso; anotar las cantidades que intervienen en los asientos en su correspondiente cuenta del
libro mayor, representada por una T.
 Libros Contables (libros Diario, Mayor e Inventario) según
las exigencias del Código de Comercio Venezolano. 
Ü   LIBRO INVENTARIO
Llevar un libro de inventarios y balances es esencial para cualquier organización que pretenda proteger su
patrimonio. Permite a los responsables de las finanzas cumplir con las obligaciones fiscales, seguir la
variabilidad de los activos y controlar la situación contable de la empresa.

En pocas palabras, es un resumen de los activos físicos de la empresa. Incluye las mercancías, los activos
fijos, como terrenos, edificios y maquinaria, y también las deudas, como los préstamos. Este libro cumple la
función de ayudarnos a mantener un control de inventarios actualizado y entender el rendimiento financiero
de cada activo.

Aunque no existe un formato estándar para el libro de inventario y balance, es importante pensar en él como
un sistema de inventario que, por lo tanto, debe reunir la información de manera ordenada
Libros Contables (libros Diario, Mayor e Inventario) según
las exigencias del Código de Comercio Venezolano. 
Según el Código de Comercio de Venezuela en su Artículo
260
Hace referencia que adicionalmente los administradores de la compañía deben llevar los siguientes libros:

• Libro de Accionistas: Es donde se colocan los nombres y domicilios de cada uno de los accionistas, la
cantidad de acciones que posea y de las sumas que haya entregado por cuenta de las acciones, tanto por el
capital primitivo, como por cualquier aumento y las cesiones que haga.

• Libro de Actas de la Asamblea: Es donde se registran todas las asambleas, tanto ordinarias como
extraordinarias.

• Libro de Actas de la Junta de Administradores: Cuando la empresa tiene varios administradores que

compongan la junta directiva, para que sus decisiones tengan validez, se necesita la presencia de la mitad de
los administradores y se deciden por mayoría de número, esto es si los estatutos no disponen de otra cosa.
Según el Código de Comercio de Venezuela en su Artículo
260

Libro Acta Libro de Junta

Administrativa
Libro Accionista
 MARCO LEGAL DEL MANEJO EN LOS LIBROS CONTABLES
(ART. 34, 35, 36, 37, 44 Y 260 CODIGO DE COMERCIO EN VENEZUELA)
Artículo 34°
En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente
quién es el acreedor y quién el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de
esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por
día.
No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente sólo vendan al detal, directamente al consumidor,
cumplirán con la obligación que impone este artículo con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al
contado, y detalladamente las que hicieran a crédito, y los pagos y cobros con motivo de éstas.
 

Artículo 35°
Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de
todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio.
El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los
beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras
obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida.
Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación.
 MARCO LEGAL DEL MANEJO EN LOS LIBROS CONTABLES
(ART. 34, 35, 36, 37, 44 Y 260 CODIGO DE COMERCIO EN VENEZUELA)
Artículo 36°
Se prohíbe a los comerciantes:
1º Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas.
2º Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos.
3º Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras.
4º Borrar los asientos o partes de ellos.
5º Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los libros.
 
Artículo 37°
Los errores y omisiones que se cometieron al formar un asiento se salvarán en otro distinto, en la fecha en que se notare la falta
 
Artículo 44°
Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante diez años, a partir del último asiento de cada libro.
 

Artículo 260°
Además de los libros prescritos a todo comerciante, los administradores de la compañía deben llevar:
1º El libro de accionistas, donde conste el nombre y domicilio de cada uno de ellos, con expresión del número de acciones que posea y de las
sumas que haya entregado por cuenta de las acciones, tanto por el capital primitivo, como por cualquier aumento, y las cesiones que haga.
2º El libro de actas de la asamblea.
3º El libro de actas de la Junta de administradores.
Cuando los administradores son varios se requiere, para la validez de sus deliberaciones, la presencia de la mitad de ellos, por lo menos, si los
estatutos no disponen otra cosa, los presentes deciden por mayoría de número.
MARCO LEGAL DEL MANEJO EN LOS LIBROS CONTABLES
LIBROS LEGALES REQUERIDOS POR EL CODIGO DE COMERCIO
 LIBROS AUXILIARES DE CONTABILIDAD
Libro de compra y venta:

Es un libro obligatorio para los contribuyentes afectos al Impuesto al Valor Agregado (IVA), en el que se deberá llevar un
registro cronológico de las compras y ventas.

El Libro de Compra-Venta es un registro de datos que se realiza para un período tributario (mes- año), dando origen a un
resumen y detalle de las facturas emitidas. En él se registran las compras y ventas diarias que realiza el contribuyente
con el objetivo de determinar el IVA.
 LIBROS AUXILIARES DE CONTABILIDAD
Libro de compra y venta:
Ley IVA (GO 38.263  01-09-2005)

Artículo 56. Los contribuyentes deberán llevar los libros, registros y archivos adicionales que sean necesarios  y abrir las cuentas especiales del caso para el
control del cumplimiento de las disposiciones de esta Ley y de sus normas reglamentarias. Los contribuyentes deberán conservar en forma ordenada, mientras no esté
prescrita la obligación, tanto los libros, facturas y demás documentos contables, como los medios magnéticos, discos, cintas y similares u otros elementos, que se hayan
utilizado para efectuar los asientos y registros correspondientes.
En especial, los contribuyentes deberán registrar contablemente todas sus operaciones, incluyendo las que no fueren gravables con el impuesto establecido en esta Ley,
así como las nuevas facturas o documentos equivalentes y las notas de crédito y débito que emitan o reciban, en los casos a que se contrae el artículo 58 de esta Ley.

Las operaciones deberán registrarse en el mes calendario en que se consideren perfeccionadas, en tanto que las notas de débitos y créditos se registrarán, según el caso,
en el mes calendario en que se emitan o reciban los documentos que las motivan.
Los contribuyentes deberán abrir cuentas especiales para registrar los impuestos o débitos fiscales generados y cargados en las operaciones y trasladados en las facturas,
así como los consignados en las facturas recibidas de los vendedores y prestadores de servicio que sean susceptibles de ser imputados como créditos fiscales.
Los importadores deberán, igualmente, abrir cuentas especiales para registrar los impuestos pagados por sus importaciones y los impuestos cargados en sus ventas.
Parágrafo Único: La Administración Tributaria establecerá, mediante normas de carácter general, los requisitos, medios, formalidades y especificaciones, que deben
cumplirse para llevar los libros, registros, archivos y cuentas previstos en este artículo, así como los sistemas administrativos y contables que se usen a tal efecto.
La Administración Tributaria podrá igualmente establecer, mediante normas de carácter general, los términos y condiciones para la realización de los asientos contables y
demás anotaciones producidas a través de procedimientos mecánicos o electrónicos.
 LIBROS AUXILIARES DE CONTABILIDAD
Libro de compra y venta:

Reglamento Ley IVA (Decreto 206 09-07-1999)

Artículo 70: Los contribuyentes del impuesto además de los libros exigidos por el Código de Comercio, deberán llevar un Libro de Compras y otro de Ventas.
En estos libros se registrarán cronológicamente y sin atrasos las informaciones relativas a sus operaciones en el mercado interno, importaciones y exportaciones,
documentadas mediante facturas emitidas y recibidas, documentos equivalentes de venta de bienes y servicios, así como, las notas de débito y de crédito modificatorias de
las facturas originalmente emitidas y otros comprobantes y documentos por los que se comprueben las ventas o prestaciones de servicios y las adquisiciones de bienes o
recepción de servicios.

Artículo 71: Los Libros de Compras y de Ventas deberán mantenerse permanentemente en el establecimiento del contribuyente.

Artículo 72: En los Libros de Compras y de Ventas, al final de cada mes, se hará un resumen del respectivo período de imposición, indicando el monto de la base imponible y
del impuesto, ajustada con las adiciones y deducciones correspondientes; el débito y el crédito fiscal, así como, un resumen del monto de las ventas de bienes y prestaciones
de servicios exentas, exoneradas y no sujetas al impuesto y del monto de las exportaciones de bienes y servicios.
En el caso de operaciones gravadas con distintas alícuotas, deberán indicarse dichos bienes separadamente, agrupándose por cada una de las alícuotas.
Estos resúmenes deberán coincidir con los datos que se indicarán en el formulario de declaración y pago, medios y sistemas autorizados por el Ministerio de Hacienda para la
declaración y pago mensual del impuesto.
Los contribuyentes que lleven más de un libro para el registro de sus compras y ventas, deberán hacer en los Libros de Compras y de Ventas diarias, un resumen con los
detalles de cada uno de ellos.
Conclusión de los libros contables:

 Permiten tomar decisiones financieras oportunas.

 Promueven una correcta y eficiente administración del negocio.

 Facilitan el registro y el control de los valores que ingresan y salen de la empresa.

 Muestran el estado financiero y económico de la empresa en un periodo de tiempo.

Muchas Gracias

Lcdo. Wilmer Landaeta

Contador Publico Independiente