Livret d’accueil des collaborateurs

Attention !! Ce document est à personnaliser en fonction de l’organisation du cabinet.

Sommaire

Livret d’accueil des collaborateurs.........................................................................................................1

Sommaire.......................................................................................................................................1
Présentation du cabinet.................................................................................................................3
Présentation générale du cabinet.....................................................................................................3
Organigramme..................................................................................................................................3
Les locaux.......................................................................................................................................3
Accès des visiteurs............................................................................................................................3
Organisation informatique et matérielle........................................................................................3
Au niveau du cabinet........................................................................................................................3
Courrier à envoyer............................................................................................................................5
Au niveau individuel.........................................................................................................................5
Que faire en cas de panne / dysfonctionnement ?...........................................................................6
Documentation.................................................................................................................................6
La vie au cabinet.............................................................................................................................7
Restauration, vie au quotidien..........................................................................................................7
Environnement.................................................................................................................................7
L’environnement de travail............................................................................................................8
Téléphone portable personnel.........................................................................................................8
Le classement des dossiers du cabinet.............................................................................................8
Les outils d’aide à la production.......................................................................................................8
Les plannings....................................................................................................................................9
Suivi des temps...............................................................................................................................10
Les ressources humaines..............................................................................................................11
Convention collective.....................................................................................................................11
Organisation du temps de travail....................................................................................................11
Formalités.......................................................................................................................................12
Formation.......................................................................................................................................12
Les remboursements de transport.................................................................................................13
Annexes........................................................................................................................................13

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Vous faites désormais partie de notre cabinet. Nous vous souhaitons à la bienvenue !

Afin de faciliter votre intégration dans les meilleures conditions, nous mettons à votre disposition ce
livret d’accueil.Il est à parcourir dès votre arrivée mais doit également vous accompagner au
quotidien.

Ce livret a pour objectifs de vous fournir un maximum d’informations tant sur l’organisation interne
du cabinet que sur votre environnement de travail, ou encore les règles applicables au cabinet.

Bien entendu, son contenu est amené à vivre en fonction de l’évolution du cabinet. Un exemplaire
papier vous est remis à votre arrivée. A chaque mise à jour, un mail vous sera envoyé pour vous en
avertir. La nouvelle version sera alors disponible et téléchargeable à partir du lien suivant : lien à
préciser.

Ce livret n’a pas vocation à être exhaustif mais il constitue un premier guide. Certains conseils
prodigués dans ce livet vont vous paraître « basiques » voire inutiles tant ils sont évidents.

Bien entendu, si après lecture de ce livret, certaines questions demeurent, nous sommes à votre
disposition.

Votre avis nous intéresse !

Si des informations vous semblent être utiles à ajouter ou si vous souhaitez apporter des améliorations ou des
corrections sur certains aspects de ce livret, n’hésitez pas à nous en faire part en envoyant un mail à adresse mail à
préciser.

En complément de ce livret, le manuel d’organisation du cabinet est également à votre disposition et

doit impérativement être lu au plus proche de votre arrivée. Ce manuel est accessible par le lien
suivant (à préciser).

Bonne lecture, bonne intégration et une nouvelle fois, bienvenue au sein de l’équipe !

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Présentation du cabinet

Présentation générale du cabinet

Présenter ici succinctement l’historique et l’activité du cabinet, les associés, etc.

Organigramme
Coller ici l’organigramme à jour du cabinet

Les locaux
L’ensemble des bureaux est un espace non fumeur.

Accès des visiteurs

Si vous avez besoin de communiquer un plan d’accès au cabinet à l’un de vos clients, n’hésitez pas à
le renvoyer sur notre site internet (indiquer ici l’adresse de la page du site).

Nos bureaux sont accessibles au public du lundi au vendredi de 9 h à 19 h.

Ils sont fermés entre 12h30 et 13h30.

Organisation informatique et matérielle

Au niveau du cabinet

Logiciels utilisés
L’environnement de travail du cabinet est le suivant
n Bureautique :
 Indiquer ici les logiciels utilisés (office 2007, office 2010, adobe, etc.)
n Production :
 Indiquer ici les logiciels utilisés

Plateforme informatique unique

Le cabinet est organisé autour d’une plateforme informatique unique de gestion des données du
cabinet (le répertoire, la saisie des temps, les codes clients, la facturation client, diverses bases de
données…).

Cette application est accessible par chacun directement en cliquant sur l’icône placée sur le bureau
de son ordinateur.

Le réseau est également accessible à l’extérieur du cabinet.

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Réseau
Au cabinet, tous les ordinateurs sont connectés au réseau (via le réseau filaire ou le wifi). Il est alors
possible d’accéder au serveur ou à l’ordinateur d’un collègue via ce réseau.

Chaque collaborateur travaille sur des fichiers sauvegardés sur son propre ordinateur mais ces
fichiers deviennent ensuite accessible à tout le cabinet via le réseau.

Pour éviter des risques de pertes ou d’écrasement de données, il est déconseillé de travailler sur un fichier qui ne se
trouverait pas sur son ordinateur mais sur celui d’un collègue. Si nécessaire, copier ce fichier récupéré via le réseau et
travailler dessus à partir de votre poste.

Sauvegardes
Les sauvegardes des dossiers clients installés sur chaque ordinateur sont faites automatiquement à
chaque fois que l’ordinateur est connecté à Internet (voir la partie « sauvegarde » dans la partie « au
niveau individuel »).

Photocopieur
Un photocopieur scanner couleur est installé dans la salle prévue à cet effet.

Ce photocopieur sert également d’imprimante. Le pilote est installé sur tous les ordinateurs et cette
imprimante est installée par défaut sous le nom (à préciser).

Il permet également de scanner les documents que vous pouvez récupérer sur votre ordinateur ou
directement envoyer par mail.

Fax
Le fax du cabinet est situé à l’accueil. L’hôtesse d’accueil enregistre et scanne les fax arrivés puis les
transmet aux destinataires.
Pour vos envois de fax, pensez à utiliser le modèle (accessible via la plateforme unique)^. Vous aurez
ainsi un courrier bien mis en page, avec toutes les mentions utiles.

Fournitures administratives
L’hôtesse d’accueil est chargée des commandes de fournitures bureau. Chaque collaborateur doit lui
transmettre ses demandes et attirer son attention lorsque l’on arrive en fin de stock.

Les fournitures bureautiques, les enveloppes, ramettes de papier, blocs, papier à en-tête / suite…
sont à disposition dans la salle du photocopieur.

Il n’est pas inutile de rappeler que l’usage à titre personnel des fournitures de bureau mises à
disposition est formellement interdit.

1
Courrier à envoyer
L’hôtesse d’accueil est chargée de l’affranchissement du courrier. Ce dernier doit être déposé au plus
tard à 15h30 dans la bannette prévue à cet effet pour un envoi le jour même.

Au niveau individuel

Ordinateur
Chaque collaborateur est équipé d’un ordinateur avec :
n un clavier, une souris, un écran externe
n un accès internet
n une connexion wifi (que vous pourrez utiliser ou non au cabinet en fonction des branchements
disponibles pour votre bureau)
n la suite de logiciels Microsoft Office 2007 ou 2010
n accessible avec un identifiant et un mot de passe personnel communiqué par l’équipe
informatique.

Sur chaque bureau d’ordinateur doivent se trouver :

n un dossier « clients » qui sera le seul emplacement de votre ordinateur qui fera l’objet d’une
sauvegarde sur le réseau
Tous les fichiers enregistrés ailleurs que dans le dossier clients situé sur votre
bureau d’ordinateur ne feront l’objet d’aucune sauvegarde !
n un dossier raccourci « scan » permettant de retrouver tous les scans qui auront été faits à votre
attention à partir du Photocopieur
n un raccourci pour accéder au serveur du cabinet

Sauvegarde des fichiers

A chaque fois que votre ordinateur est connecté à Internet, une application lance la sauvegarde de
votre dossier clients.

La sauvegarde est primordiale pour deux raisons :

n En cas de plantage de votre ordinateur : on pourra ainsi récupérer tous vos fichiers de travail à la
date de la dernière sauvegarde.
n En cas d’absence, on pourra accéder à vos fichiers de travail directement à partir de la dernière
sauvegarde qui a été faite sur le réseau.

Les mails
Chaque collaborateur possède un compte utilisateur et une adresse email

Il existe également une adresse que l’on utilise pour envoyer un mail à :
n toute l’équipe en général (exemple : team@cabinet.fr)
n l’équipe de la compta uniquement (exemple : compta@cabinet.fr)

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La messagerie professionnelle est consultable via :
n directement le logiciel de messagerie (outlook , etc.)
 au cabinet
 à distance
n internet en saisissant sur votre navigateur internet l’adresse suivante (à préciser)

Téléphone
Chaque collaborateur du cabient possède un numéro de ligne externe directe et un numéro interne.

L’hôtesse d’accueil vous transmettra :

n votre numéro de ligne directe (à communiquer à vos clients)
n la liste téléphonique des numéros internes
n une matrice pour personnaliser les touches de votre poste

Le répertoire du standard téléphonique est mis à jour par l’hôtesse d’accueil. N’hésitez pas à lui
demander d’ajouter les numéros que vous composez souvent pour gagner du temps.

Seul le poste de l’accueil dispose d’une messagerie vocale.

Que faire en cas de panne / dysfonctionnement ?

L’équipe informatique se tient à votre disposition aux coordonnées suivantes :
n Tél : à compléter
n Mail : à compléter

Afin de ne pas solliciter l’équipe informatique à tout va, en cas de panne, il convient dans l’ordre :
n de redémarrer son ordinateur
n Puis, si la panne persiste, de consulter la base des problèmes informatique accessible sur le
serveur
n Puis, si vous ne trouvez pas la résolution de problème ou si le problème persiste, et seulement
après, de prendre contact avec l’équipe informatique pour qu’elle vienne voir le problème.

Documentation
Toute la documentation à disposition du cabinet est disponible :
n Physiquement dans les locaux (éclatée en plusieurs bibliothèques)
n Sur la serveur via les différentes bases référencées
n Sur internet (tous les mots de passe utiles pour accéder à certains sites payants pour lesquels
nous avons un abonnement, sont disponibles via la base « Mots de passe » sur le serveur).

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 Si vous êtes amenés à utiliser des informations trouvées sur internet, pensez à
bien valider cette information avant de l’utiliser. Pour éviter le moindre souci de
« fraicheur » de l’information utilisez plutôt les sites « officiels » (.gouv.fr,
grouperf.com…)

La vie au cabinet

Restauration, vie au quotidien

Titres restaurant
Des tickets restaurant d’une valeur de (à préciser) sont remis mensuellement en début de mois aux
salariés en fonction du nombre de jours à travailler dans le mois. Des régularisations sont ensuite
faites le mois suivants pour ajuster le décompte des titres distribués au nombre de jours réellement
travaillés le mois précédent.

Cuisine
Une cuisine équipée de deux micro-ondes, un réfrigérateur, lave-vaisselle, espace cuisson et évier est
à votre disposition pour le déjeuner.

Il est demandé à chacun de respecter les règles d’hygiène et de propreté liées à l’utilisation
commune de cet espace. Ainsi, si vous déjeunez au cabinet, pensez à systématiquement nettoyer la
table sur laquelle vous avez pris le repas.

Le cabinet met à la disposition et des clients de l’eau et des boissons fraiches.

Espace café / thé

Le cabinet met à disposition café et thé.

Afin de rester une zone conviviale et agréable, pensez à vider la réserve des capsules usagées quand
elle est pleine et à remplir la réserve d’eau des machines quand elle est vide.

Par ailleurs, pensez à ne pas faire collection des tasses et petites cuillères dans votre bureau !

Pharmacie
Une trousse de secours et des médicaments de base sont disponibles dans les toilettes.

Environnement
Dans un souci de protection de notre environnement, nous recyclons :
n Les capsules de café
n Les piles
n Les bouchons en plastique

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n Le verre
n Les canettes
n Les cartons
n Le papier (nous privilégions notamment les impressions en recto/verso afin de diminuer la
consommation de papier)
n Les cartouches de consommable usagées

Nous vous remercions donc de bien vouloir déposer les consommables usagés dans les cartons
prévus à cet effet (situés dans votre bureau, dans la salle de photocopieur ou au sous-sol).

L’environnement de travail

Téléphone portable personnel

Si vous partagez un bureau avec d’autres personnes, pensez à mettre la sonnerie de votre téléphone
personnel sur vibreur pour le bien être de vos collègues de bureau.

Le classement des dossiers du cabinet

Les dossiers de travail

Chaque classeur a son emplacement bien défini dans les armoires.

Seuls les dossiers N-1 et N sont conservés dans les armoires. Tous les autres dossiers sont archivés
(généralement à la fin de la période fiscale).

Au moins une fois par an, les dossiers clients sont archivés.

Particularité des pièces à rendre aux clients

Lorsque les pièces du client sont réceptionnées au cabinet, elles sont classées dans la salle prévue à
cet effet dans la partie « pièces reçues ».
Après leur enregistrement, ces pièces doivent impérativement être à nouveau remises à leur place
dans la chemise prévue à cet effet dans la partie « pièces à rendre ».

Les outils d’aide à la production

Le cabinet a développé et acquis divers outils afin de faciliter l’organisation et les travaux en
comptabilité.

Vous devez donc en priorité utiliser les outils existants plutôt que de préférer l’utilisation d’outils ou
autres tableurs développés par vos soins.

Pour autant, si vous disposez d’outils qui pourraient être utiles, n’hésitez pas à les partager (après
validation par un responsable de dossier). Il faut éviter de réinventer l’eau chaude chaque matin…

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Logiciel de production comptable
Vous devez nécessairement :
n Utiliser les assistants disponibles dans l’outil
n Editer les feuilles de travail de l’outil pour alimenter le dossier de révision

Lors de l’utilisation des logiciels :

n Si vous découvrez des actions qui pourraient servir aux autres : partagez votre découverte en
envoyant un mail détaillé par exemple !
n Si vous avez des difficultés à faire une action ou si vous rencontrez un problème technique,
demandez autour de vous ou contactez l’assistance à votre disposition. Ne perdez pas des
heures à chercher !

La base de suivi des dossiers en expertise comptable

Une base de suivi de l’avancement des dossiers en expertise comptable est accessible via la
plateforme informatique.

Cette base permet de suivre les échéances de vos dossiers par priorité (à venir, urgent, en retard).
Elle doit être mise à jour dès qu’une tache est terminée.

Les nouveaux collaborateurs doivent être formés sur l’utilisation de cette base par leur supérieur
hiérarchique au plus proche de leur arrivée car elle constitue un réel outil de travail nécessaire à la
bonne organisation et au suivi des dossiers.

Excel
Divers tableaux ont été créés sous Excel afin de faciliter les interventions sur les dossiers.

D’une manière générale, vous devez impérativement prévoir dans vos fichiers excel des
en-têtes/pieds de page avec le nom du fichier et la date d’impression afin de toujours connaître la
version du papier que vous avez entre les mains.

De même, si vous disposez de tableurs qui pourraient être utiles aux autres, n’hésitez pas à les
partager (après validation par un responsable de dossier). Il faut éviter de réinventer l’eau chaude
chaque matin…

Les plannings
Les plannings qui vous sont communiqués doivent être :
n consultés
n pris en compte
n respectés (sauf évènement exceptionnel)

1
Chaque responsable prépare les plannings pour s’assurer que la charge de travail de toute l’équipe
n’est pas disproportionnée dans un sens comme dans l’autre. En outre, les plannings permettent
notamment de respecter autant que possible le budget temps prévu sur chaque dossier.

Un point régulier est fait chaque début de semaine afin de savoir quelles sont les difficultés
rencontrées par chaque collaborateur qui ont pu bousculer (voire repousser) les travaux prévus sur la
période écoulée.

Il est de votre responsabilité d’alerter le responsable du dossier dès que vous

rencontrez une difficulté sur un dossier (qu’elle soit due au client ou interne au
cabinet).

Suivi des temps

Outil et périodicité de la saisie

Les temps passés doivent être saisis Choisissez un élément.par chaque collaborateur sur Choisissez
un élément..

Le respect de la saisie des temps est contrôlé par chaque responsable. Le retard dans la saisie peut
être accepté à titre tout à fait exceptionnel. Des sanctions peuvent être prises si le retard est répété.

Modalités pratiques de saisie

Au cours de sa journée de travail, le collaborateur est amené à travailler sur le dossier de un ou
plusieurs clients.

Pour chacun de ces clients, le collaborateur peut réaliser une ou plusieurs tâches.

Il convient de saisir les temps par client puis par tâche. Une journée de travail est ainsi décomposée
en autant de lignes que de tâches différentes, quand bien même le collaborateur aurait travaillé pour
le compte d’un seul client.

La saisie du temps passé se compte par quart d’heure et s’enregistre de la façon suivante :
n un quart d’heure = 0,25
n une demie heure = 0,5
n trois quarts d’heure = 0,75
n une heure = 1

De l’importance de la lettre de mission

La lettre de mission fixe le montant des honoraires à facturer au client notamment en fonction du
temps à passer et des travaux à réaliser.

Une réunion est organisée en début de mission entre le responsable du dossier et le collaborateur
pour présenter la nature des travaux à accomplir.

1
Tous travaux réalisés n’entrant pas dans ce cadre d’intervention doivent :
n être rapidement remontés au responsable du dossier qui décidera de la suite à donner au client
en terme de facturation
n être saisis distinctement dans les temps du collaborateur au moyen du code tâche spécifique
prévu à cet effet (à préciser)

Les ressources humaines

Convention collective
Le personnel du cabinet relève de la convention collective des cabinets d'experts-comptables et de
commissaires aux comptes.

Celle-ci est consultable sur le site de Légifrance (www.legifrance.gouv.fr) ou au cabinet.

Organisation du temps de travail

Voici les règles applicables au sein du cabinet :

Horaires
Le temps de travail hebdomadaire est de 40 heures compte tenu de l’acquisition de 0,5 jour de RTT
par semaine travaillée.

Les horaires de référence sont : 9h / 18h

La pause déjeuner doit être prise dans le créneau horaire : 12h00 – 14h. Sa durée est d’une heure.

Les congés payés

Les demandes de congés doivent être transmises à l’associé au moins 15 jours avant la date prévue
de l’absence. Le formulaire à remplir est disponible (à préciser).

La validation (ou non) de l’absence est envoyée par mail au collaborateur dans les 5 jours de sa
demande. L’accord du supérieur hiérarchique doit intervenir impérativement avant le départ en
congés.

Les consignes particulières de prises de congés sont les suivantes (à préciser – exemples : prise de
congés obligatoire entre telle date et telle date, fermeture programmée du cabinet, pas de prises de
congés entre telle date et telle date, etc.).

Nous rappelons que les congés doivent impérativement être planifiés dans le planning du
collaborateur et saisis dans les temps. Sauf cas particulier, une journée d’absence correspond à 8h de
travail.

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Les absences pour maladie ou circonstances exceptionnelles
En cas d’absence non prévue, prévenir dans les meilleurs délais le cabinet. L’information sera
diffusée par la personne contactée par le biais d’un mail à l’équipe.

A votre retour, vous devez déposer une feuille de régularisation de votre absence.

Formalités

Visite médicale
Le salarié bénéficie d’un examen médical avant l’embauche ou au plus tard avant l’expiration de la
période d’essai par le médecin du travail.

Les visites médicales périodiques ont lieu tous les deux et se déroulent sur la journée de travail. Les
frais sont pris en charge par le cabinet.

Au cours de cette visite, une fiche d’aptitude en double exemplaire est remise au salarié, l’un d’eux
devant être remis au service des ressources humaines du cabinet.

Prévoyance et complémentaire santé

La caisse d’assurance complémentaire en matière de prévoyance et de frais de santé (la mutuelle)
est (à préciser).

L’adhésion est obligatoire, même si vous bénéficiez déjà de la mutuelle de votre conjoint(e).

Les cotisations sont Choisissez un élément..

Formation
La formation contribue à accompagner l’évolution professionnelle des collaborateurs et à ce titre, cet
axe est particulièrement suivi au cabinet.

Tout au long de l’année, les collaborateurs du cabinet font part des formations qu’ils souhaiteraient
suivre dès qu’ils en ressentent le besoin.

Afin d’établir le plan de formation annuel, les besoins de formation individuels des intervenants sont
définis par la direction. Ils sont ensuite validés par les collaborateurs concernés.

Par ailleurs, des réunions techniques et d’actualités sont régulièrement organisées par le cabinet
pour apporter des réponses et une mise à jour des connaissances des collaborateurs.

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Les remboursements de transport

Trajet quotidien
Le cabinet prend en charge 50% du titre de transport en commun annuel et mensuel réglés par le
collaborateur pour couvrir le trajet de son domicile au cabinet.

Le remboursement se fait sur Choisissez un élément..

Déplacement en clientèle
n Pour les collaborateurs bénéficiant d’une prise en charge partielle de leur titre de transport en
commun :
 en cas de déplacement dans la zone comprise par leur titre de transport quotidien, les
collaborateurs doivent utiliser ce titre de transport pour s’y rendre
 en cas de déplacement hors de la zone comprise par leur titre de transport quotidien, les
frais de transport sont remboursés sur présentation des justificatifs
n Pour les autres collaborateurs, les frais de transport sont remboursés sur présentation des
justificatifs

Une note spécifique sur les modalités de réservation des billets de train, avion, etc ainsi que sur la
nature des frais pris en charge en cas de déplacement en clientèle est disponible (à préciser)

Annexes
n Plan des locaux du cabinet
n Liste des numéros de téléphones internes abrégés
n Liste des codes tâches par nature de mission utilisés pour la saisie des temps
n …