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    Pr1.MDE Procédure de Maitrise Des Documents

    Transféré par

    Othmane Allaoui
    Ce document décrit la procédure de maîtrise des documents et enregistrements d'une société. Il définit les responsabilités, la méthodologie pour la gestion et révision des documents internes et externes, ainsi que la maîtrise des enregistrements.

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    Pr1.MDE Procédure de Maitrise des documentS

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    Pr1.MDE Procédure de Maitrise Des Documents

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    Code Pr1.

    MD
    Procédure Maitrise des documents Indice de
    ré vision
    Rev00-01/07/22

    Sommaire

    1. Objectif
    2. Domaine d’application
    3. Responsabilité
    4. Méthodologie
    5. Annexes

    Mise à jour :
    Version Nature des modifications Date d’application

    00 Création 01/07/2022

    Rédaction Approbation

    Fonction Responsable Qualité Directeur Général

    Nom M. BELHOUSSAINE Fahd M. ADDAL Abdelkbir

    Date 01/07/22 01/07/22

    Visa

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    Code Pr1.MD
    Procédure Maitrise des documents Indice de
    ré vision
    Rev00-01/07/22

    1. OBJECTIF
    L’objectif de cette procédure est la maîtrise des documents internes et externes et des
    enregistrements relatifs à la qualité.
    2. DOMAINE D’APPLICATION
    Cette procédure est applicable pour tous les documents et les enregistrements qualité de la
    société « PROMO CARE INDUSTRY ».
    Le schéma suivant récapitule les différents documents composant le système documentaire :

    Politique
    & engagement
    Documents de Références

    Procédures et Instructions

    Formulaires, Listes, Registre et Plans

    Enregistrements

    Documents externes

    3. RESPONSABILITES
    Le responsable qualité est chargée de la maîtrise et de la tenue à jour de cette procédure.
    4. METHODOLOGIE
    4.1 MAITRISE DES DOCUMENTS
    4.1.1- REPARTITION DES DOCUMENTS
    Les documents sont répartis en :
    Documents internes :
    -L’expression documentée de la politique et de l’engagement de la direction en matière de
    sécurité des produits,
    -Les documents de références,
    -Les procédures,
    -Les instructions, règles et/ou consignes
    -Les formulaires, listes, plans, et registres ;
    Documents externes :
    - Les documents fournis par les clients,
    - Les documents fournis par les fournisseurs de produits et services (Bulletins d’analyses,
    fiches techniques, …),
    - Normes et réglementation.

    4.1.2- PRESENTATION DES DOCUMENTS


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    Code Pr1.MD
    Procédure Maitrise des documents Indice de
    ré vision
    Rev00-01/07/22

    Chaque document contient un en-tête contenant les informations suivantes :


    - Logo de l’entreprise situé à gauche de l’en-tête,
    - Le type du document et son titre en caractère gras, situés au milieu de l’en-tête,
    - La référence du document (un code d’identification, voir paragraphe ci-dessus),
    - L’indice de révision (comprenant la version, le jour, mois et l’année) :
     Indice de révision : Il est représenté comme suit :

    RevWW –XX / YY / ZZ
    La version du document

    Jour de la création ou la révision

    Mois de la création ou la révision

    Année de la création ou la révision

    Le document intitulé « Procédure » contient aussi une page de garde contenant les
    informations suivantes :
    - Le sommaire,
    - La mise à jour,
    - Le rédacteur et l’approbateur.
    Code d’identification d’un document :
    Il est composé de 3 parties :
     La partie 1 est la référence au type de document (Pr7.MD) par exemple :,

    Référence Type de document


    Pr Procédure
    Fr Formulaire
    Ist Instruction
    Dr Document de référence
    Mo Mode opératoire
    Dgr Diagramme de production
    lst Liste
    PL Plan
     La partie 2 : La succession des documents du même type dans la même procédure o rubrique (Pr7.MD)
     La partie 3 : L’abréviation du titre de la procédure ou de la rubrique de référence (Pr7.MD)

    Procédure ou rubrique de
    Référence (Abréviation)
    documents
    Procédure maitrise des documents
    MDE
    et des enregistrements
    Procédure de production PRD
    Procédure d’achat ACH
    Laboratoire LAB
    Hygiène HYG

      Date d’application : elle correspond à la date à partir de laquelle le document prend effet.
    La date d’application est la date d’approbation.

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    Code Pr1.MD
    Procédure Maitrise des documents Indice de
    ré vision
    Rev00-01/07/22

    4.1.3- MAITRISE DOCUMENTAIRE


    En matière de gestion documentaire, tous les documents sont mentionnés au niveau de la
    liste des documents et des enregistrements référencée : Lst.MD, tenue à jour.

    4.1.4- GESTION
    La gestion de documents se fait de telle manière à disposer toujours de la version en vigueur
    du document.
    La version périmée est identifiée comme telle pour empêcher toute utilisation non
    intentionnelle.

    4.1.5- REVISION 
    Un document peut être révisé ou modifié à chaque fois que le besoin s’en fait sentir afin de
    rester en permanence pertinent, conforme et cohérent.
    La Synthèse des modifications de chaque document est répertoriée au niveau de la colonne
    « Motif » du tableau des documents et des enregistrements référencés : Lst1.MDE

    4.1.6- MAITRISE DES DOCUMENTS EXTERNES


    Cette maîtrise est assurée par le classement des documents relatifs aux clients/fournisseurs
    et la réception régulière des mises à jour des textes réglementaires et des normes. En effet, la
    liste des documents externes répertoriant tous ces documents.
    4.1.7- CLASSEMENT
    Est assuré par le stockage de tous les documents en vigueur relatifs au système de gestion.
    4.2 MAITRISE DES ENREGISTREMENTS
    Les enregistrements relatifs à la qualité sont lisibles, facilement identifiables et accessibles à
    des endroits appropriés permettant d'éviter toute détérioration, endommagement ou perte.
    En effet, les enregistrements sont conservés dans des endroits leur garantissant une
    préservation optimale (à l’abri de l’humidité, des rongeurs, de sources d’incendie, …).
    Les conditions d’identification, de classement, de conservation, d’accessibilité et d’archivage
    sont définies dans le tableau liste des documents et des enregistrements référencés :
    Lst1.MDE
    5. Annexes
    Tableau de maîtrise des documents TAB1.MDE

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