781-Article Text-2801-2-10-20211030
781-Article Text-2801-2-10-20211030
781-Article Text-2801-2-10-20211030
ISSN: 2665-7473
Volume 4 : Numéro 4
ZAHI Jamal
Professeur chercheur
Faculté d’économie et de gestion
Université Hassan 1er Settat
Laboratoire de Modélisation Mathématique et de Calcul Économique (LM2CE)
Maroc
zahi71@hotmail.com
KTOUB Karim
Doctorant
Faculté d’économie et de gestion
Université Hassan 1er Settat
Laboratoire de Modélisation Mathématique et de Calcul Économique (LM2CE)
Maroc
karim.ktoub@gmail.com
Résumé
Abstract
Public management reform state and modernization’s prime mission is to alleviate the public
services performance in fulfilling their missions. It first concerns the fiscal reform of 2002
aiming to launch an updated budget management focused on the diversity of results for a
favorable monitory and controlling of the budgets.
The purpose of this article is to provide a proposal for the architecture of an Information
System oriented financial management. The case study is a structuring project of the newly
created Budget and Financial Affairs Division within Moroccan universities, the article is part
of a dimension of modernization of the public service by trying to implant a management
culture results-oriented.
Keywords: Information system; financial information feedback system; management control;
financial management; intervention research.
Introduction
L’information est devenue l’un des principaux actifs des établissements public, d’ailleurs la
circulation de l’information constitue un enjeu majeur dans le processus de prise de décision
tant au niveau stratégique ou opérationnelle. Quand l’information circule bien, elle crée la
cohésion, la réactivité, l’innovation, l’adaptabilité, l’implication, la décision efficace, et la
connaissance de l’environnement, alors que la mauvaise circulation de l’information peut
rapidement avoir des incidences sur la performance organisationnelle notamment sur la
division, le stress, les divergences, les inquiétudes, les tensions, les conflits de personnes et de
priorités.
L’architecture d’un Système d’information de gestion financière a pour but d'améliorer les
services financiers au sein d’un milieu organisationnel.
Dans notre cas c’est l’intégration d’un système de gestion financière au milieu universitaire,
plus précisément les services financiers des établissements , et cela après les changements de
l’organigramme organisationnel des universités marocaine suite à l’application de la décision
conjointe du 17/01/2020 entre le ministre de l’éducation nationale, la formation
professionnelle, de l’enseignement supérieur et de la recherche scientifique et le ministre de
l’économie, des finances et de la réforme de l’administration fixant l’organisation et les
attributions des structures administratives des universités.
Malgré les efforts de gestion et de coordination menés par les universités en termes
d'organisation, l'insuffisance des ressources humaines et de coordination, les difficultés de
communication, l'absence de systèmes d'information, les universités n'atteignent donc pas
toujours leurs objectifs. Ici se pose une question fondamentale :
Pourquoi les établissements d'enseignement supérieur marocains, malgré tous les
moyens mis à leur disposition, lutte encore à engager leur budget et à atteindre leurs
objectifs ?
Peut-être que la question peut donner l'impression d'être « trop empirique », et la réponse peut
être évidente, mais nous avons jugé primordial de l'étudier d'un point de vue scientifique en
introduisant un article axé sur la méthodologie de la recherche scientifique.
Afin de réaliser cet objectif, notre travail s’articule autour de quatre axes : dans le premier Il
s’agit tout d’abord de préciser le cadre théorique. Le deuxième axe est consacré à la
méthodologie et outils adoptées. Le troisième axe sera dédié à la discussion et présentation
des résultats. Enfin dans le quatrième axe nous fournissions une analyse de l’approche du
schéma final du système d’information de gestion.
1. Cadre théorique :
1.1. Contexte national : Le secteur public :
1.3. L’intervention :
L'approche suivie s’est appuyée sur le fait de se focaliser sur les acteurs directs du service
économique nouvellement crée par la dernière décision conjointe entre le ministre de
l’éducation nationale, la formation professionnelle, de l’enseignement supérieur et de la
1
Le Code marocain de bonnes pratiques de gouvernance des entreprises et établissements publics, ministère
de l'économie et des finances, direction des entreprises publiques et de la privatisation, mars 2008.
2. Méthodes et outils :
2.1. La recherche intervention comme démarche :
La recherche intervention fait partie des études de cas où le chercheur intervenant se trouve
intégré et concerné par l'objet de l’étude dans l'objectif final de le transformer et d'observer les
changements qui en découlent2.
Ainsi notre démarche consiste au fait d'intervenir au sein du service économique et financier
universitaire afin de remédier à plusieurs anomalies qui entravent l'atteinte des objectifs tracés
par l'organisation.
Cette action corrective rejoint le modèle de la recherche proposée par [Coughlan & Brady
(1995)] selon le schéma suivant (page 6) :
2
Hazem BEN AISSA, Quelle méthodologie de recherche appropriée pour une construction de la recherche en
gestion ? XIème Conférence de l’Association Internationale de Management Stratégique, 13-14-15 juin 2001
Trois phases sont importantes en amont afin de conduire une position de recherche :
I. Définir le problème à résoudre ou à étudier (la question de recherche) ;
II. Définir et comprendre le champ d’investigation ;
III. Déterminer la méthodologie à appliquer en vue de l’action.
Le but d’une recherche est d’informer sur les pratiques et la compréhension du problème de
recherche mais aussi de développer les connaissances théoriques3.
De ce fait, notre choix méthodologique repose sur la dualité de recherche et d'intervention. La
recherche comme source d'éclaircissements accompagnant le changement, et l'intervention
génère des données de recherche qu'il serait difficile de récolter autrement.
Après une analyse des divers documents comptables composant les dossiers financiers ainsi
que les registres de suivi dans les services concernés, nous avons relevé un ensemble
d'anomalies au niveau des traitements, qu'on peut détailler comme suit :
§ Une grande ambiguïté au niveau de la détermination des champs d'action des acteurs
au niveau des services financiers, chose qui génère des tensions ainsi que des
frustrations relatives aux responsabilités de chacun ;
§ Le cumul des restes à payer atteignent des seuils inquiétants à cause de l’absence des
acteurs qui peuvent se focaliser sur ce volet ;
§ Les taux d'engagements et de paiements ne dépassent guère les 40 à 50 %
annuellement du crédit ouvert ;
§ L’absence d'un référentiel pour les natures organisationnelles qui pourraient servir
comme base de production d'indicateurs ;
§ Des rejets émanant du trésorier-payeur de l’université à cause de non-respect de la
législation en vigueur, dépassement en nature, dépassement en rubrique etc. ;
§ Le manque de contrôle des seuils d'engagement dans les natures plafonnées en matière
de bon de commande qui pourra causer des dépassements multiples sur plusieurs
natures réglementaires ;
§ L’absence du suivi des situations de projets spécifiques ayant des programmes
d'emploi ;
3
Coughlan P. & Brady E. (1995), Understanding performance limiting practices in product development,
European operations management association, May
Liquidation, ordanancement
et paiement.
Elaboration du budget et
Liquidation, ordanancement consolidation des budgets Liquidation, ordanancement
Comptabilité du budget de et paiement. des établissements liées à et paiement.
fonctionnement. l'université.
En ce qui concerne la zone d'intervention du schéma actuel du service (page 8), on peut le
délimiter selon les remarques caractéristiques suivantes :
§ Absence des tableaux de bord de la gestion financière ;
§ L'intervention du service n'est préconisée que lors des besoins en engagement ou
lors des requêtes hiérarchiques par le ministère de tutelle par rapport aux situations
comptables, indicateurs périodiques d'engagement et de paiement, ou vis-à-vis du
trésorier-payeur ;
§ Aucun système de remontée d’information financière n’est disponible, chose qui
rend premièrement : Impossible de suivre les traitements en temps réel,
deuxièmement : Contrôler ou d'avoir l’opportunité de déceler les anomalies de
gestion, et troisièmement : Prendre des décisions stratégiques fondées sur des
indicateurs financiers ;
§ L'architecture initiale du système opérant ne donne aucune visibilité sur les flux
réels internes, surtout que prendre une décision adéquate par rapport à une
situation de gestion au niveau de l'entité de pilotage exige de faire face aux réalités
financières : - Situations comptables du budget de fonctionnement ; - Situations
comptables du budget d'investissement ;
§ Manque de séparation des taches, même personne responsable d’engagement et de
paiement.
§ Problème de suivi des engagements des bons de commandes, plusieurs personnes
participant à cette tâche.
3. Résultats :
3.1. Instauration d’un système de codification des dossiers :
Source : Auteurs
Un dossier financier d’un fournisseur Test qui est engagé sur le budget d’investissement par
marché sous la ligne budgétaire 907.10.13 durant l’année 2021 aura la codification comme
suit : T0001/I/MA/907.10.13/2021
Afin d’éviter tout dépassement des prestations de même nature plafonnées au budget de
fonctionnement à 250,000.00 MAD par nature, un système de codification liées aux lignes
comptables sera utile pour avoir une visibilité sur la situation par nature (Pages 10 & 11).
Un simple Table croisé dynamique 4 sur Excel pourra consolider les données grâce à la
codification nouvellement créée.
Figure N°3 : Système de codification par nature budgétaire
4
Option de consolidation des données sur Excel
Accordé Refusé
DEMANDE D’ACHAT
Demande introduite par
Qualité
Service/Personne destinataire
Désignation du besoin Quantité
Service du budget et de la
affaires financière
comptabilité
Service de l'engagement et
l'approvisionnement
Service de
l'ordonnancement
Service de l'engagement et
Service du budget et de la comptabilité Service de l'ordonnancement
l'approvisionnement
•Elaborer le budget •Elaborer les documents liés à la gestion •organiser et assurer l’ordonnancement
•Assurer l'execution du budget financière. et le paiement de l’université
•Supervision les etablissements dans •Organiser et assurer les actes liées à •Mettre en place les procédures de
l'élaboration du leurs budget. l’achat (BC, Conventions, etc) gestion et les systèmes de contrôle de
•Consolider les situations comptables et •Mettre en place les procédures de qualité de la gestion financière
budgétaires gestion et les systèmes de contrôle de •Coordonner et assurer le suivi des
•Assurer conformité avec la législation et qualité de la gestion financière paiements avec le trésorier payeur de
la réglementation en vigueur •Assurer la réalisation des appels d'offres l’université
•Superviser les missions d’audit interne public et l'organisation des séances •Coordonner et assurer le suivi du visa
public pour les marchés. des actes d’engagements de l’université
•Réalisation des tableaux de bord
•Réalisation des tableaux de bord avec le contrôleur d’état de l’université
mensuels pour une remontée
d'informations en temps réel. mensuels pour une remontée •Réalisation des tableaux de bord
d'informations en temps réel. mensuels pour une remontée
d'informations en temps réel.
Tenant compte la sensibilité et le degré d'importance du rôle assuré par cette entité, le
personnel qui y est affecté doit disposer d'une bonne expérience pratique et compétences
fonctionnels dans le domaine financier et muni des bons réflexes d'auditeurs ou de contrôleur
interne.
Il s'est avéré judicieux de distinguer entre trois entités différentes pour les engagements :
l'unité chargée des engagements par bon de commande, l'unité chargée des engagements par
appels d'offres et celle chargée des engagements en rapport avec les charges fixes et les
indemnités du personnel.
Pour l’approvisionnement, personnels capable d’assurer la planification et la gestion des flux
entre l’université et ses fournisseurs, incluant les problématiques de commande ou d’appels
de livraison, de gestion des stocks, de magasinage et de logistique.
Approvisionnement et
Magasinage
Conclusion et perspectives
Le nouveau système de gestion assure au profit du top management une plate-forme de
remontée des informations financières d'une façon organisée en temps réel, ces facteurs
permettent aux différents responsables de prendre des décisions de remaniement stratégique
des fonds attribués au niveau de la morasse budgétaire et ce, soit pour entamer de nouveaux
chantiers ou même pour remédier à des déséquilibres ou anomalies.
Mis à part le circuit normal que subit chaque dossier financier, il s'est avéré judicieux
d’automatiser les règles de gestion développées ainsi que le savoir-faire métier dans chaque
étape du système d‘information financier.
Ce système va offrir au nouveau schéma un outil à forte valeur ajoutée, surtout par rapport à
la comptabilité des engagements, le contrôle, les paiements et les émissions vers le trésorier-
payeur. Il va assurer la remontée automatique des données relatives à toute activité financière
dans le système avec des indicateurs d'activité en temps réel et une possibilité de suivi
moderne.
Pour avoir un système autonome nos recherches continueront afin de faire impliquer plusieurs
acteurs concernés dans le processus (Auditeurs, Trésorier payeur), et aussi pour proposer des
outils intelligents (Alertes, indicateurs de performance, taux d’utilisation etc.)
BIBLIOGRAPHIE